Assurance-emploi (a.-e.) et le relevé d'emploi de 53 semaines sur le web (RE Web)
Les exigences techniques de l'utilisateur pour le format de 53 semaines du RE sont disponibles. Visionnez un exemple en format PDF (183 ko) de 53 semaines du RE
Renseignements concernant le projet pilote sur les 14 meilleures semaines de rémunération
Qu'est-ce que c'est le RE Web?
Exactitude des renseignements
Quand et qui peut utiliser l'application RE Web?
Quand devez-vous émettre un RE?
Configuration nécessaire
Quels sont les intervenants?
Documentation
Ce que vous devez faire pour vous inscrire
Le menu d'options que vous verrez après avoir accédé au RE Web
Nous assurons la protection des renseignements personnels
Avis de protection des renseignements personnels
La réponse que vous recherchez est probablement dans notre Foire aux questions (FAQ)
Pour plus de renseignements sur l'assurance-emploi...
Qu'est-ce que c'est le RE Web?
RE Web est la réponse de Ressources humaines et Développement Social Canada (RHDSC) à une demande pressante des employeurs qui souhaitent que le mode de production de RE soit plus facile. Chaque année, plus d'un million d'employeurs canadiens produisent, à grands frais, huit millions de formulaires de RE à parties multiples. Un employeur doit compléter un formulaire de RE dès que survient un arrêt de rémunération. RE Web permet aux employeurs de créer, imprimer et envoyer électroniquement des RE via Internet. Cette application comprend:
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Entrée en ligne des données du RE Web — permet aux utilisateurs de créer, modifier, imprimer et soumettre des RE en utilisant une version Web du formulaire du RE; et
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RE Web Lot — permet aux utilisateurs de transférer un grand nombre de leurs données du système de paye automatisé au serveur de RHDSC.
RHDSC a pris les mesures nécessaires pour assurer la sécurité de vos transactions électroniques avec le Ministère et pour assurer la protection de vos renseignements personnels et ceux de vos employés.
Exactitude des renseignements
Lorsque vous complétez un RE, il est important que les renseignements que vous soumettez à RHDSC sur l’emploi assurable de vos employés soient exacts. Le RE Web minimise les risques d’erreurs, car il certifie les données transférées à RHDSC. En terme économique, cela fait gagner du temps et de l’argent pour tous, tout en assurant la protection des fonds de l’assurance-emploi.
Quand et qui peut utiliser l'application RE Web?
L’application RE Web de 53 semaines est actuellement disponible aux entreprises canadiennes qui ont au moins un numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et qui répondent aux exigences du système. Si votre entreprise est à l’extérieur du Canada, votre filiale inscrite et exploitée au Canada peut utiliser l’application RE Web.
Les comptables et aide-comptables qui souhaitent inscrire des clients peuvent aussi utiliser RE Web.
Si votre entreprise a conclu une entente avec un fournisseur de service de paye (FSP) pour qu’il émette des relevés d’emploi, RHDSC a élaboré un modèle de RE électronique pratique pour les FSP. Communiquez avec votre FSP pour savoir si le service est disponible.
Si votre entreprise utilise un logiciel de paie spécialisé pour émettre les RE, communiquez avec votre vendeur de logiciels pour vérifier si RE Web fait partie des applications comprises dans leur logiciel.
Nous ne sommes pas en mesure, à ce jour, de fournir le service de RE Web aux pêcheurs indépendants.
Quand devez-vous émettre un RE?
Le RE joue un rôle important dans le contrôle des fonds de l'assurance-emploi (a.-e.) et il doit être émis même si un employé n'a pas l'intention de faire une demande de prestations. Les employeurs qui ne respectent pas cette obligation d'émettre un RE sont passibles d'une pénalité, tel que le prévoit la Loi de l'a.-e. Pour en savoir davantage sur les délais pour émettre un RE...
Configuration nécessaire
Le RE Web fonctionne dépendant des exigences suivantes:
- Accès Internet haute vitesse — compte tenu que l'accès Internet par ligne téléphonique conventionnelle est trop lent pour permettre la transmission des informations avec succès.
- Adobe Acrobat Reader, version 5 ou plus récente;
- Satisfaire aux exigences techniques minimales pour l’utilisation d’un epass, telles que précisées sur le site epass Canada
; - Les utilisateurs doivent accepter le message d’avertissement de l’applet lorsqu’ils utilisent l’application RE Web.
Quels sont les intervenants?
Afin d'utiliser le RE Web, l'employeur devra identifier les personnes suivantes:
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Agent principal – Agent, employé ou préposé de l'employeur qui est dûment autorisé à signer l'entente au nom de l'employeur et à identifier un agent désigné aux fins du programme RE Web; il est entendu que l'agent principal peut agir comme agent désigné et peut être un signataire de RE Web.
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Agent désigné – Un employé ou une personne autorisée par l'employeur pour le représenter et pour agir en son nom afin de demander l'authentification de l'identité d'un employé et qui sera autorisé à transmettre des relevés d'emploi; il est entendu qu'un agent désigné peut être un signataire de RE Web.
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Signataire de RE Web – Employé, préposé ou entrepreneur agissant au nom de l'employeur qui est autorisé à transmettre les relevés d'emploi à la Commission.
Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est recommandé que l'agent principal désigne une autre personne au sein d'une entreprise afin d'agir comme agent désigné. Des renseignements additionnels concernant les rôles et les responsabilités des intervenants sont inclus dans la documentation de l'entente de l'employeur.
Documentation
Reportez-vous aux documents suivants pour connaître les spécifications techniques et les responsabilités de l’employeur en ce qui a trait à RE Web :
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Exigences techniques de l'utilisateur - description détaillée des spécifications techniques requises pour installer et faire fonctionner l'application dans les meilleures conditions de sécurité. Spécifications actuelles relatives au service RE Web de 53 semaines.
Remarque : Si vous êtes un employeur qui utilise l’option RE Web de mise en lot et que vous désirez convertir votre système de paye pour avoir accès à des données de paye de 53 semaines, veuillez faire modifier votre système tel que décrit à l’annexe B des exigences techniques de l’utilisateur. La version 27 semaines du RE n'est plus offerte aux nouveaux employeurs qui s'inscrivent au RE Web. Il ne vous sera pas nécessaire de compléter aucun autre formulaire ou de communiquer avec votre Centre Service Canada. Si vous utilisez seulement la version du formulaire qui peut être rempli à l’écran, aucun changement n’est nécessaire.
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Entente de l’employeur (PDF 77 ko) – description des responsabilités de l’employeur pour participer au programme RE Web. L’employeur devra en imprimer une copie, y inscrire l’information requise, la signer et la remettre à l’agent de RHDSC.
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Entente du fournisseur de services (PDF 169 ko) – description des responsabilités des fournisseurs de services — comptables, aide-comptables, etc. — et de leurs clients par rapport au RE Web. Le fournisseur de services doit imprimer le document, inscrire les renseignements demandés et signer l’entente. Chaque employeur client doit en outre signer l’annexe (PDF 61 ko) autorisant le fournisseur de services à émettre en son nom les RE. Le fournisseur de services présente la documentation à l’agent de RHDSC.
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Lettre d'autorisation. Voici un spécimen de la lettre d'autorisation que l'agent principal doit soumettre pour s'inscrire au RE Web.
Au sujet des fichiers de format PDF
Ce que vous devez faire pour vous inscrire
Si vous êtes un employeur et souhaitez utiliser le RE Web de 53 semaines, votre entreprise doit s'inscrire auprès de RHDSC en suivant les étapes 1 à 5 :
Les comptables et aide-comptables doivent s’inscrire de la même façon que les autres employeurs, car ils agissent à titre d’agent principal.
- Un agent principal — représentant de l’entreprise — se rend au Centre Service Canada le plus proche de l'entreprise et demande à avoir accès à l’application RE Web. Dans le cas où l’employeur ne peut pas se rendre à un bureau local, l’employeur qui veut avoir accès à l’application RE Web peut demander qu’un représentant de RHDSC se rende en personne dans les bureaux de l’entreprise. Veuillez noter que nos bureaux n'offrent pas toute la gamme complète des services dispensés par le Ministère. Nous vous recommandons donc d'appeler le bureau local avant de vous y rendre.
Remarque: L'agent principal est la personne à laquelle l'employeur a confié la responsabilité de RE Web au sein de l'entreprise. L'agent principal inscrit l'employeur à RE Web et crée les accès des employés au système. Ceci comprend l'ajout, la suspension ou la révocation de cet accès au besoin.
- Le représentant de l’entreprise présente une lettre d'autorisation portant l'en-tête de la compagnie et signée par son superviseur. Cette lettre doit indiquer qu’il est dûment autorisé par l’entreprise à agir en son nom, qu’il a le pouvoir de signature et assume la responsabilité pour l’entreprise à l’égard de l’application. Le représentant de l’entreprise doit aussi remettre le formulaire d’inscription — qui peut être rempli à l’écran et imprimé — et apporter deux pièces d’identité, dont une comportant sa photographie, telles son permis de conduire, son certificat de naissance, son passeport canadien ou sa carte d’identité d’employé.
- Le représentant de l’entreprise lit et signe pour l’employeur l’entente de l'employeur sur le RE Web — ou l’entente du fournisseur de services. Il prend soin de compléter les pages appropriées. Le représentant remet alors l’entente — et, pour les comptables, toutes les annexes signées — à l’agent de RHDSC, qui la signe au nom de RHDSC.
- Un employé de RHDSC crée une entrée — compte d’entreprise — dans la base de données de l’application. Une fois que les renseignements relatifs à l’employeur sont entrés, la base de données produit un code d’activation qui sera envoyé par la poste au représentant de l’entreprise, c.-à-d. l’agent principal. Ce code d’activation est nécessaire pour s’inscrire au RE Web. Après avoir soumis les documents d'inscription dûment remplis à l'employé de RHDSC, l'agent principal doit attendre 15 à 20 jours ouvrables avant de recevoir le code d'activation.
- Ayant reçu le code d'activation, l'agent principal:
- se rend à l'adresse Internet du RE Web;
- s'inscrit pour l'obtention d'un epass gouvernemental — s'il n'en possède pas déjà un; et
- complète son inscription au RE Web.
Si vous désirez obtenir plus d’information sur le RE Web, contactez un de nos conseillers du programme de RE.
Le menu d'options que vous verrez après avoir accédé RE Web
Ayant eu accès à l'application du RE Web, vous pourrez sélectionner une des options suivantes dans le menu principal:
- Admin: permet à l'agent principal ou à l’agent désigné — ayant les mêmes droits que l'agent principal — de créer, modifier, suspendre ou révoquer l’accès d’un utilisateur. Permet aussi à chacun des utilisateurs de choisir un profil d'entreprise par défaut, et de choisir, ajouter ou modifier le nom par défaut de la personne-ressource;
- Référence: donne accès en direct aux utilisateurs:
- au guide d'utilisateur,
- aux dernières nouvelles concernant le RE Web,
- aux services à l'intention des employeurs et entrepreneurs;
- RE — Entrée en ligne des données du RE Web: permet aux utilisateurs de créer, modifier, imprimer et soumettre des RE en utilisant une version Web du formulaire du RE;
- Lot — RE Web Transfert en Lot: permet aux utilisateurs de transférer un grand nombre de leurs données du système de paye automatisé au serveur de RHDSC.
Définition: Le profil d'entreprise comprend le nom et adresse de l'employeur, le Numéro d'Entreprise (NE) de l'Agence du revenu du Canada (ARC), et la personne-ressource par défaut tel qu'indiqué dans la case 16 du RE.
Nous assurons la protection des renseignements personnels
Par ces trois principes élaborés, nous assurons la sécurité exigée par les Canadiens pour leur confiance dans les transactions d'affaire électroniques avec le gouvernement Canadien.
Les moyens suivants assurent la sécurité des transactions des clients: l’encryptage, la barrière de sécurité et l’authentification. L’encryptage nous permet de nous assurer que les données transmises sont codées électroniquement, minimisant de la sorte le risque qu’elles soient lues ou piratées par des personnes non autorisées. La barrière de sécurité, constituée en partie d’équipement et en partie de logiciels, est conçue pour isoler en toute sécurité nos systèmes informatiques internes et bases de données du monde extérieur. L’authentification nous permet de vérifier l’identité de la personne qui transmet les données.
Avis de protection des renseignements personnels
Les renseignements inscrits sur le RE Web sont recueillis par RHDSC et servent à l’administration et la mise en application de la Loi sur l’assurance-emploi. Ces renseignements seront conservés dans les Répertoires de renseignements personnels RHDSC/HRSDC PPU 150, 180 et 385, et seront utilisés et divulgués conformément aux exigences établies pour ces répertoires. Ces renseignements pourraient aussi servir à des fins d’analyse de politiques, de recherche et/ou d’évaluation. Pour effectuer ces activités, les renseignements dont RHDSC a la garde et le contrôle peuvent être liés entre eux. Les renseignements recueillis seront gérés en vertu de la Loi sur la protection de la vie privée selon laquelle les personnes à qui appartiennent des renseignements ont le droit à la protection de ceux-ci et le droit d’y accéder. Le site InfoSource explique comment quelqu’un peut obtenir ses renseignements personnels et décrit en détails les Répertoires de renseignements personnels. Le Centre Service Canada de votre localité peut aussi vous aider dans votre démarche.
Comme employeur vous devez obligatoirement compléter un RE à chaque arrêt de rémunération. Si vous ne le faites pas dans les limites du délai, vous contrevenez à l’article 136 de la Loi sur l’assurance-emploi. Après condamnation, vous pourriez être soumis à une amende ou être incarcéré ou les deux.
