Frais de voyage et d'accueil

Ces rapports doivent être préparés trimestriellement. L'information sera affichée tous les 30 jours suivant la période de présentation du rapport. Le calendrier pour l'exercice financier 2003-2004 et l'exercice financier 2004-2005 est le suivant :

Période visée par le rapport	L'information doit être affichée sur le Web le
Du 12 décembre 2003 au 1er mars 2004	31 mars 2004
Du 2 mars au 1er juin 2004	1er juillet 2004
Du 2 juin au 1er septembre 2004	1er octobre 2004
Du 2 septembre au 1er décembre 2004	31 décembre 2004
Du 2 décembre 2004 au 1er mars 2005	31 mars 2005

2. Quelle est la raison de la divulgation de cette information?

Le 12 décembre 2003, le gouvernement a diffusé le Guide du ministre et du ministre d'État et les Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres qui stipulent que tous les frais de voyage et d'accueil des ministres, des ministres d'État, des secrétaires parlementaires et du personnel exonéré doivent être affichés sur les sites Web institutionnels.

Cette exigence s'applique aussi aux cadres supérieurs du gouvernement du Canada.

3. Quelles dépenses des employés doivent être divulguées de cette façon?

LLe ministre de l'APECA, le personnel ministériel exonéré, la présidente de l'APECA et chaque vice président doivent faire rapport de leur frais de voyage et d'accueil.

4. Qui désigne-t-on par le personnel exonéré?

Le personnel exonéré est le personnel qui n'est pas assujetti au processus de nomination habituel du gouvernement du Canada.

Le chef de cabinet du ministre et d'autres membres du personnel associés au portefeuille sont désignés de cette façon. La structure du bureau du présent ministre de l'APECA est caractéristique. Elle comprend le personnel exonéré suivant :

un chef de cabinet;

un conseiller principal en matière de politiques;

un directeur des communications;

un directeur des affaires parlementaires;

un adjoint spécial - communications;

un adjoint spécial - affaires parlementaires;

trois adjoints spéciaux - bureaux régionaux.

5. Que sont les frais d'accueil?

L'accueil est une activité au cours de laquelle on offre des boissons, des repas et parfois un divertissement aux invités de l'APECA. Les activités d'accueil sont offertes de façon économique, uniforme et adéquate lorsque cela peut faciliter la conduite des affaires du gouvernement ou lorsqu'elles sont jugées souhaitables sur le plan de la courtoisie.

Les frais d'accueil engagés par tous les ministères et organismes gouvernementaux sont régis par la politique du Conseil du Trésor.

6. Quels genres de dépenses sont déclarés en vertu des frais de voyage?

Habituellement, les employés de l'APECA obtiennent le remboursement des frais raisonnables qui ont dû être engagés pendant un voyage pour le compte du gouvernement.

Le voyageur recevra compensation pour les frais de transport par avion ou par train, les frais de location de voiture ou tout autre mode de transport raisonnable afin d'atteindre sa destination.

Au besoin, les voyageurs reçoivent également le remboursement des frais d'hébergement dans un établissement commercial ou particulier.

Le voyageur recevra également compensation pour les repas et les faux frais.

L'allocation pour faux frais sert à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un déplacement et à l'égard duquel on ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité. Elle vise une compensation pour les dépenses engagées en raison du déplacement pour le compte du gouvernement. Il s'agit, sans s'y limiter, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, l'eau en bouteille, les appels téléphoniques et l'envoi de certains effets personnels.

Tous les employés de l'APECA reçoivent un remboursement conformément aux taux et allocations de la Directive sur les voyages et des Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor.

7. Quelle information doit être précisée?

Dans le cas des voyages, l'information suivante est requise :

But du voyage : Une description des raisons justifiant le voyage gouvernemental en question.

Mois et nombre de jours : Indique le mois au cours duquel vous voyagez et la durée en jours (complets et partiels) de votre voyage.

Destination : Indication de tous les lieux visités pour exécuter les activités gouvernementales durant le voyage en question.

Frais aériens : Coût total du billet d'avion, s'il y a lieu.

Autres frais de transport : Coût total de tous les autres frais de transport (p. ex. train, autocar, voiture de location, voiture privée, taxis), s'il y a lieu.

Frais d'hébergement : Coût total de l'hébergement.

Frais de repas et faux frais : Coût total des repas et des frais accessoires.

Autres dépenses : Tous les autres frais engagés non indiqués dans les champs susmentionnés (p. ex. coût d'un passeport spécial, visas et photographies connexes, appels au bureau ou à domicile, garde de personnes à charge, le cas échéant).

Montant total : Coût total du voyage en question.

Dans le cas de l'accueil, l'information suivante est requise :

Description : La description doit traiter du type (p. ex. petit déjeuner, déjeuner, dîner, réception, rafraîchissements, café et muffins, billets de théâtre) et des circonstances (c.-à-d. son but) de l'activité.

Date(s) : La ou les dates où s'est déroulée l'activité d'accueil.

Participant(s) : Le nombre total de participants, le nombre de fonctionnaires du gouvernement du Canada et le nombre d'invités.

Lieu : Indication de la ville où s'est tenue l'activité ainsi que le nom de l'établissement commercial (p. ex. restaurant ou autre emplacement) et/ou traiteur (pour les activités d'accueil à l'interne) concerné.

Montant total : Coût total de l'activité d'accueil en question.