Chaque demande faite en vertu de la Loi sur l'accès à l'information doit être accompagnée de 5 $ (chèque ou mandat-poste à l'ordre du Receveur général pour Canada*). Des frais supplémentaires peuvent être exigés pour les copies, le traitement informatique ou le temps supplémentaire consacré aux recherches et à la préparation. (Les cinq premières heures de recherches et de préparation sont gratuites.) La plupart des demandeurs n'ont à débourser que les premiers 5 $.

• Si vous faites votre demande auprès de la Banque du Canada ou le Conseil des Arts du Canada, c'est à l'ordre de l'institution que vous devez rédiger votre chèque ou mandat-poste.

La grande majorité des documents du gouvernement peuvent être consultés. Font exception notamment les documents et les renseignements du Cabinet dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité ou l'économie du Canada, aux relations fédérales-provinciales et aux affaires internationales. Les renseignements sur les particuliers ne peuvent être communiqués qu'avec le consentement de ceux-ci ou dans l'intérêt public. En outre, ce n'est pas en vertu de la Loi sur l'accès à l'information mais en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que toute personne est autorisée à consulter les renseignements qui la concernent.

Déterminez quelle institution fédérale a le plus de chances d'avoir les renseignements que vous désirez. Dans le doute, consultez Info Source, un répertoire où sont décrits les renseignements que possèdent les diverses institutions fédérales. Info Source est disponible dans la plupart des bibliothèques, dans les bureaux de comté des députés et dans les bureaux d'Emploi et Immigration Canada. Pour l'obtenir, on peut aussi s'adresser au centre de distribution du Conseil du Trésor, 9e étage, L'Esplanade Laurier, Tour est, 140 rue O'Connor, Ottawa (Ontario) Canada, K1A 0R5, téléphone : (613) 995-2855.

Il est souvent possible d'obtenir les renseignements que l'on désire sans formalité, en en faisant simplement la demande à l'institution fédérale appropriée. Si vous devez présenter une demande en vertu de la loi, envoyez une lettre ou une Formule de demande d'accès à l'information dûment remplie à l'adresse de l'institution qui figure dans Info Source. Joignez-y la somme de 5 $. La formule, facile à remplir, peut être obtenue aux mêmes endroits qu'Info Source.

L'institution dispose de trente jours pour répondre à une demande faite officiellement. (Aucune limite ne s'applique aux demandes informelles.) S'il est nécessaire de faire des recherches longues ou complexes pour trouver les renseignements, l'institution a le droit de repousser le délai. Normalement, si c'est le cas, vous en serez prévenu. En outre, la plupart des demandes sont traitées en moins de 60 jours.

Lorsqu'une partie ou la totalité des renseignements à divulguer concernent un tiers (personne ou organisme autre que le demandeur ou qu'une institution fédérale), l'institution doit aviser ce tiers, et celui-ci peut alors entamer une procédure devant la Cour fédérale pour empêcher la divulgation des renseignements.

Demandez si les renseignements sont disponibles par la voie directe et épargnez-vous les formalités et les frais.

Accompagnez votre demande de la somme de 5 $. Le ministre n'est pas tenu de répondre si vous n'avez pas acquitté les droits.

Ne demandez pas tous les renseignements sur un sujet à moins que vous ne les vouliez vraiment tous. Une demande plus restreinte devrait entraîner une réponse plus rapide et coûter moins cher.

Bien sûr, les raisons qui vous poussent à vouloir consulter un document ne regardent que vous. Toutefois, vous pouvez faciliter les recherches en expliquant exactement ce que vous voulez et pourquoi. Vous pourrez peut-être examiner les documents vous-même et ne faire copier que ce qui vous intéresse vraiment.

Même si de nombreuses institutions ne demandent rien pour les frais de copies et de traitement lorsque le total est inférieur à 25 $, il est conseillé de se faire faire un devis. On peut vous demander de verser un accompte sur les frais de traitement associés à votre demande. Si vous recevez une facture, demandez quelle portion des frais sont liés aux recherches et à la préparation, car les cinq premières heures sont gratuites.

Si vous voulez un remboursement ou une dispense de frais, indiquez-le sur votre demande, en précisant les raisons pour lesquelles vous voulez les renseignements.

Restez en contact avec le ministère. Inscrivez votre numéro de téléphone sur votre demande et demandez au ministre de vous contacter pour de plus amples renseignements. Téléphonez ou écrivez au ministère si vous ne recevez aucune réponse dans un délai raisonnable après l'échéance de 30 jours.

Conservez une copie de votre demande et de toutes la correspondance à ce sujet jusqu'à ce que votre affaire soit entièrement réglée.

Vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à l'information sur n'importe quel sujet touchant votre demande ou la façon dont celle-ci a été traitée. Par exemple, vous pouvez porter plainte si vous avez présenté une demande écrite et que vous estimez que l'on vous a refusé indûment les renseignements que vous aviez demandées, que l'institution a mis trop de temps pour répondre à votre question ou que les frais sont trop élevés. Vous pouvez aussi vous plaindre si l'on ne vous a pas fourni les renseignements dans la langue officielle de votre choix. Une enquête est alors menée par le Commissariat à l'information. C'est gratuit. Toute plainte doit être déposée moins d'un an après la date à laquelle le ministère a reçu votre demande écrite.

Écrivez ou téléphonez au Commissariat à l'information du Canada.

Toutes les enquêtes sont menées sous le sceau de la confidence. Votre identité ne sera connue que des membres du personnel qui seront chargés d'instruire votre plainte et des fonctionnaires de l'institution où vous avez fait votre demande, qui doivent répondre aux enquêteurs du Commissariat.

Vous recevrez un accusé de réception et l'on vous donnera le nom de l'enquêteur à qui votre plainte aura été confiée. L'enquêteur communiquera avec vous pour vous poser des questions et vous donner l'occasion de faire valoir toutes vos vues. L'enquêteur recueillera aussi les représentations de l'institution mise en cause et pourra peut-être régler votre plainte par médiation. De nombreuses plaintes sont résolues simplement en dissipant les malentendus et en corrigeant les erreurs. Évidemment, il est aussi possible que l'institution ait agi correctement.

Avant de tirer une conclusion, le Commissaire tient compte des résultats de l'enquête, de vos arguments et de ceux de l'institution fédérale et, éventuellement, de ceux de tout tiers concerné par la divulgation des renseignements. La conclusion vous est alors communiquée directement.

Une fois que vous avez reçu le rapport du Commissaire - que celui-ci reconnaisse ou non le bien-fondé de votre plainte - vous pouvez demander à la Cour fédérale du Canada de réviser la décision selon laquelle on vous a refusé l'accès aux documents demandés. Dans certains cas, le Commissaire peut décider de porter lui-même l'affaire devant la Cour fédérale du Canada.