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Avant d'entreprendre votre campagne de relations avec les médias, prenez en considération les conseils ci-dessous et répondez aux cinq questions fondamentales du journalisme :
Il existe certainement dans votre collectivité un, plusieurs ou la totalité des médias suivants : station de radio ou de télévision, station câblo-diffusée, journal quotidien, journal communautaire. Vous pouvez retenir une partie ou l'ensemble de ces véhicules, selon l'auditoire ciblé. Rappelez-vous que ces médias réservent habituellement une section ou du temps d'antenne aux avis communautaires. Si vous annoncez la tenue d'un événement, connaissez les heures de tombée avant de communiquer l'information.
Vous pouvez opter pour un communiqué, un avis aux médias ou une fiche de suggestions. Vous en trouverez des exemples dans les pages qui suivent. N'oubliez pas d'y indiquer tous les détails pertinents et les coordonnées de porte-parole fiables. Assurez-vous d'avoir un message intéressant, prévoyez des arrière-plans intéressants pour les photographies, etc. Est-il préférable d'utiliser le télécopieur ou le courrier?
Cherchez un cadre intéressant pour les photographies et les prises de vue. Si possible, organisez un événement sur les lieux du projet. Si vous invitez la presse, assurez-vous d'en indiquer clairement l'heure et le lieu et voyez à ce que l'endroit soit facilement accessible. DÉBUTEZ À L'HEURE PRÉVUE. Les journalistes sont des gens occupés... limitez toute l'activité à une demi-heure au maximum.
Les médias ont généralement un horizon de planification d'environ une semaine. Il est bon de diffuser votre information à peu près deux semaines avant l'événement, en ravivant la mémoire des journalistes au moyen d'un appel téléphonique un ou deux jours avant l'événement.
DEMEUREZ AU FAIT de ce qui se passe dans votre collectivité. Si votre événement coïncide avec le lancement de la campagne électorale du maire de la ville, votre annonce risque d'être reléguée aux dernières pages du journal, voire même d'être laissée de côté. Tentez de prévoir votre annonce ou votre événement pour une journée où l'actualité sera tranquille.
Un mot sur les journaux communautaires : Les journaux communautaires ont des heures de tombée qui varient et disposent d'un personnel réduit. Dans leur cas, le télécopieur n'est pas un outil efficace; un contact personnel avec le chef de la rédaction est une bonne façon de connaître les délais et s'avère la meilleure méthode pour diffuser l'information et s'enquérir de la disponibilité du personnel.
Réfléchissez à ce que vous souhaitez retirer de toute cette attention. Voulez-vous un reportage sur votre projet? Tentez-vous d'éduquer la population sur les enjeux environnementaux de votre projet? Espérez-vous recruter d'autres bénévoles? Voulez-vous lever des fonds? Tentez de faire correspondre l'outil employé et les médias ciblés avec les résultats souhaités.
Pour obtenir des résultats optimaux, faites vos devoirs. Appelez les médias locaux et posez les questions suivantes :
- À qui dois-je adresser un communiqué faisant état d'une nouvelle locale? Un avis aux médias annonçant un événement? Un avis communautaire?
- Est-il préférable d'expédier le communiqué par télécopieur, par courrier ou de le remettre en mains propres?
- Quelle est l'heure de tombée pour les nouvelles? Pour les avis communautaires?
- Quand décidez-vous si vous allez couvrir un événement?
- Quels sont vos besoins, pour ce qui est des caméras, de la prise de son, des photos, etc.?
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