Examen du Business Advisory Centre de Hamilton-Wentworth

Examen du Business Advisory Centre de Hamilton-Wentworth

pour l'exercice comptable 1997 à l'intention du Bureau de la vérification interne de Développement des ressources humaines Canada

Le 7 décembre 1999

INDEX

Contexte

Principales méthodes utilisées

Principales observations

Excédent fonds par fonds - Annexe I

Rapprochement des recettes reportées -Annexe II

Excédent de DRHC - Annexe III

Recettes reportées réelles au 31 décembre 1997 - Annexe VI

Excédent de DRHC pour les programmes en

entrepreneuriat en 1997 - Annexe VII

CONTEXTE

Le Bureau de la vérification interne de Développement des ressources humaines Canada (DRHC) a demandé un examen du Business Advisory Centre (« BAC ») de la région de Hamilton-Wentworth pour :

1)     établir l’existence d’un excédent

2)     déterminer l’origine de l’excédent

3)     déterminer la raison de l’existence de l’excédent

Cet examen a débuté le 26 juillet 1999 et a pris fin le 11 août 1999.

Notre examen se limitait à l’année 1997. Nous avons toutefois effectué une étude en profondeur des années 1993 à 1998 afin de comprendre la nature de l’excédent. Nous indiquons dans le présent rapport des montants étayés pour 1997 et des montants estimés pour les autres années.

PRINCIPALES MÉTHODES UTILISÉES

·        Discussions avec le personnel clé de DRHC,                                      , du MDECT et du BAC

·        Examen financier/analyse financière de l’excédent et détermination de son origine

·        Examen détaillé des recettes et des dépenses par programme en 1997

·        Évaluation analytique de la répartition des fonds entre les programmes

·        Vérification du solde de trésorerie au 31 décembre 1997 et examen de tous les rapprochements bancaires mensuels

·        Examen du dossier de vérification externe de 1997 se rapportant aux recettes reportées

·        Revue et évaluation des méthodes de contrôle interne relatives à la comptabilité des recettes et des dépenses des programmes

PRINCIPALES OBSERVATIONS

Selon nos constatations, trois grands facteurs ont contribué à l’excédent :

·        Des méprises quant à l’attribution des allocations de subsistance des clients : une somme de 80 000 $ était réservée, dans le programme ATI-APR (aide au travail indépendant – anciens prestataires réadmissibles), pour remise au programme ATI-PAE (aide au travail indépendant – prestataires d’assurance-emploi) en tant qu’allocations de subsistance des clients. Le BAC prévoyait dépenser les fonds selon les besoins. Cet argent n’a pas été utilisé en 1997.

·        Les formules de demande de DRHC envoyées par le BAC ne reflétaient pas les dépenses réelles engagées.

·         

L’excédent au 31 décembre 1997 a été calculé par la compilation des données des états financiers vérifiés du BAC de 1993 à 1997. Le calcul est le suivant :

Excédent d’ouverture au 31 décembre 1992

Les excédents des recettes sur les dépenses pour 1993 à 1997 sont tirés des états financiers vérifiés.

Afin de déterminer l’origine de l’excédent, nous avons additionné les excédents enregistrés entre 1993 et 1997 pour chaque fonds (voir l’annexe I) en nous servant des états financiers vérifiés des années précisées. Dans les états financiers, les fonds étaient répartis comme suit :

·        Fonds d’administration générale – utilisé pour l’exploitation du Centre de la petite entreprise (SBEC)

·        Programmes en entrepreneuriat (« PE ») – fonds alloué à l’administration des programmes ATI-PAE et ATI-APR financés par DRHC et des programmes de soins de santé

·       

Nous avons relevé un fonds de « surplus désigné » dans les états financiers vérifiés du BAC au 31 décembre 1997. Les excédents du fonds d’administration générale et du fonds du GHTEC ont été reportés dans ce fonds de surplus désigné pendant l’année à l’étude. D’après les notes contenues dans les états financiers au 31 décembre 1997, ce fonds était réservé à des projets précis dans le cadre des programmes suivants :

·        le Business Advisory Centre de Hamilton-Wentworth

·       

Pour calculer l’excédent avec précision, nous avons tenu compte des reports dans ce fonds. Sauf pour les programmes de soins de santé et du marché du travail local financés par DRHC, les programmes étaient associés à des grands livres et à des comptes bancaires différents pour faire le suivi des recettes et des dépenses. Cette administration séparée des programmes permet un bon contrôle de gestion des recettes et des dépenses liées à chaque programme. Des grands livres et des comptes bancaires étaient tenus pour les programmes suivants :

·       

·        ATI-PAE (dans le cadre des PE)

·        ATI-APR (dans le cadre des PE)

·        Initiatives en entrepreneuriat (dans le cadre des PE)

·        Boulot Ontario

·        Stratégie « Les chemins de la réussite »

Nous avons examiné les recettes et les dépenses consignées au grand livre du BAC pour 1997 pour vérifier l’intégralité, l’exactitude et la bonne comptabilisation des sommes reçues et distribuées. Notre analyse a révélé que les registres du BAC étaient exacts.

DRHC

                                                                                                                                                  et un excédent de 7 000 $ des recettes accumulées sur les dépenses pour les programmes en entrepreneuriat selon les états financiers vérifiés de 1993 à 1997 (voir l’annexe I). Le contrat de DRHC de 1997 avec le BAC indique que ces contributions excédentaires doivent être remboursées à DRHC.

Nous avons examiné le dossier de vérification de 1997 du vérificateur de cette année-là pour déterminer comment les recettes reportées avaient été calculées; ce document nous a été transmis par le vérificateur actuel du BAC. L’excédent des recettes sur les dépenses, en 1997, pour les programmes ATI-PAE et ATI-APR a été contre-passé dans les revenus et ajouté aux recettes reportées. Ces dernières ont été calculées comme un excédent des recettes sur les dépenses plutôt qu’en tant que recettes reportées réelles (recettes excédentaires par rapport aux dépenses pour les projets actuels en cours). Donc, en réalité, le compte des recettes reportées se compose des recettes reportées réelles et de l’excédent des recettes sur les dépenses des projets terminés avant 1997.

Le compte des recettes reportées des états financiers s’élevait à 293 000 $ au 31 décembre 1997. D’après le dossier de vérification de 1997, le gestionnaire des programmes en entrepreneuriat du BAC a déclaré en entrevue que “ les contrats avec DRHC pour les programmes ATI-APR et ATI-PAE stipulent que tout excédent de financement doit être remboursé. Mais, pour des raisons d’ordre pratique, au lieu de rembourser l’excédent, les programmes continuent d’être administrés jusqu’à épuisement des fonds ”. Cependant, les fonds ne se sont jamais épuisés et les sommes excédentaires n’ont jamais été signalées à DRHC au moment du renouvellement des contrats pour les programmes ultérieurs.

Nous avons calculé que les recettes reportées réelles pour les programmes, au 31 décembre 1997, se chiffraient en fait à 70 000 $ (voir l’annexe VI). La différence de 223 000 $ (293 000 $ - 70 000 $) ne correspond pas aux recettes reportées réelles, mais plutôt à des contributions excédentaires par rapport aux dépenses de 1997 et des années précédentes. Le montant de 30 000 $ correspond aux contributions versées en trop par Boulot Ontario et les 193 000 $ restants (voir l’annexe II), au financement fourni par DRHC. Cette dernière somme comprend 10 000 $ provenant de la stratégie “ Les chemins de la réussite ”.

Il y a des preuves de l’existence d’un excédent de contributions par rapport aux dépenses associé aux contrats pour les programmes ATI-PAE et ATI-APR de la période 1996-1997. Nous avons noté dans le grand livre une différence totale de 22 000 $ entre les demandes soumises et les dépenses réelles engagées pour le programme. Ces 22 000 $ sont inclus dans le montant de 77 531 $ à l’annexe V. Nous avons découvert que 80 000 $ ont été demandés en allocations de subsistance en 1996-1997. Ces sommes n’ont pas été utilisées en 1997. Nous n’avons pas cherché à savoir si elles avaient été dépensées après 1997, car cela débordait du cadre de notre examen. Il est utile de noter que la durée des contrats ne correspond pas à l’exercice comptable indiqué dans les états financiers (du 1^er  janvier au 31 décembre).

DRHC s’attend à ce que le solde bancaire se rapportant à un contrat en particulier soit presque écoulé (sauf pour les sommes à verser et les chèques en circulation) avant le début du contrat suivant. Toutefois, d’après l’examen effectué, il est évident qu’il n’en a pas été ainsi. Le solde bancaire a rapporté au cours des années des intérêts qui sont compris dans le montant excédentaire précisé plus haut. Conformément au contrat de DRHC de 1997, les intérêts produits sur les soldes de trésorerie doivent également être remboursés à DRHC.

Il est possible qu’il y ait également des montants excédentaires dus à des contributions versées en trop par DRHC dans le cadre des programmes d’initiatives en entrepreneuriat. Les contrats courants de DRHC pour ces programmes stipulent que le registre de chaque programme doit être exact. Les programmes de soins de santé et du marché du travail local, de même que les programmes à rémunération des services, ont été combinés dans le grand livre et le compte bancaire des initiatives en entrepreneuriat, rendant impossible le contrôle des dépenses relatives à chacun des programmes.

Puisqu’il n’y avait pas de grand livre distinct pour le programme de soins de santé, nous n’avons pas pu discerner quelles dépenses lui étaient associées. Nous avons effectué un examen analytique des dépenses des programmes d’initiatives en entrepreneuriat afin de déterminer quelle portion des dépenses pouvait se rapporter aux soins de santé. Les dépenses totales liées aux programmes d’initiatives en entrepreneuriat pour la période de mai 1997 à mai 1998 (la durée du contrat du programme de soins de santé) se chiffraient à 143 000 $. Nous avons constaté que les programmes d’initiatives en entrepreneuriat comptaient trente-sept clients, don’t onze (environ 30 %) participaient au programme de soins de santé. Comme les mêmes services étaient offerts pour les programmes d’initiatives en entrepreneuriat et pour le programme de soins de santé, nous avons calculé que des dépenses s’élevant à 43 000 $ (143 000 $ x 30 %) pourraient être directement liées au programme de soins de santé. DRHC a engagé 114 000 $ dans ce programme. Comme les dépenses associées au programme sont évaluées à 43 000 $, DRHC a versé une contribution excédentaire de 71 000 $ (114 000 $ – 43 000 $). La part de cette participation excédentaire en 1997 est de 41 000 $ (71 000 $ x 7/12). Étant donné qu’il s’agit d’un calcul analytique, nous n’avons pas ajouté ce montant à l’excédent de DRHC.

En nous basant sur notre examen de chacun des protocoles d’entente intervenus entre le MDECT et le BAC de même qu’entre Industrie Canada et le BAC et sur les conversations que nous avons eues avec le personnel du MDECT et celui d’Industrie Canada, il nous apparaît que les fonds versés au BAC par ces deux ministères étaient des subventions et que par conséquent, aucune des parties n’a droit au remboursement de ces sommes.

Boulot Ontario

Le BAC a tenu un compte bancaire et un grand livre distincts pour le programme Boulot Ontario depuis sa création. Bien que Boulot Ontario ait pris fin, le compte bancaire du BAC qui lui était réservé comporte encore un solde de 30 000 $. L’examen des recettes et des dépenses enregistrées en 1997 a montré que les montants ont été comptabilisés avec exactitude dans le grand livre et les comptes bancaires des divers programmes. L’examen des relevés bancaires de 1997 a révélé qu’il n’y avait pas eu d’opérations dans le compte réservé au programme (c’est-à-dire des virements à partir d’autres comptes bancaires du BAC). Le solde de 30 000 $ est par conséquent une somme versée en trop par Boulot Ontario.

ANNEXE VI