Vérification de l'initiative de Revitalisation du Secteur Riverain de Toronto (IRSRT) - Plan d'action de la gestion

1. Contexte

CIC - Direction générale de la vérification et de la divulgation internes

Décembre 2005

En janvier 2005, Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a entrepris la vérification de l'Initiative de revitalisation du secteur riverain de Toronto (IRSRT). L'IRSRT relevait à ce moment de RHDCC. L'objectif de la vérification était de s'assurer que la Société de revitalisation du secteur riverain de Toronto (SRSRT) respectait les conditions de l'accord de contribution. RHDCC a terminé la vérification en décembre 2005 et a déposé son rapport.

Cette vérification porte sur les activités de la SRSRT de novembre 2001 au 31 mars 2004 et touche les mouvements relatifs aux cinq projets décrits dans l'accord de contribution. Au début de cette période (du 27 novembre 2001 au 7 mars 2004), l'IRSRT ressortissait à Transports Canada, puis elle est passée sous l'autorité de RHDCC (du 8 mars 2004 au 31 mars 2004).

Le 3 février 2005, l'Initiative a été transférée à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). C'est RHDCC qui a demandé la vérification dont il est question ici; il en a accepté les conclusions. Citoyenneté et Immigration Canada a dressé un plan d'action de la gestion pour donner suite aux conclusions présentées dans ce rapport. La prochaine section du présent document expose ce plan d'action.

2. Plan d'Action de la Gestion

Le tableau ci-dessous détaille le plan d'action de la gestion conçu pour donner suite aux recommandations de la vérification interne figurant dans le rapport déposé par RHDCC.
RECOMMANDATIONS DE LA VÉRIFICATION INTERNE		PLANS D´ACTION DE LA GESTION - MESURES CORRECTIVES	DATE D´ACHÈVEMENT PRÉVUE	CR ET TITRE DU POSTE DE LA PERSONNE RESPONSABLE
1.	La SRSRT devrait réimputer ses charges non réparties. Le Secrétariat de l´IRSRT devrait revoir la méthode de répartition employée. Après avoir vérifié que cette méthode est rationnelle et acceptable, il devrait s´assurer qu´aucun des cinq projets ne dépasse la limite de dépenses imposée par l´accord de contribution. Si la Société refuse de réimputer ces frais, la Couronne devrait entreprendre de recouvrer la partie des charges non réparties qui a été acquittée pour la Société.	La question est actuellement examinée au Comité directeur intergouvernemental (CDI) dans le cadre de l´examen et de la négociation de l´accord de contribution relatif aux charges de la Société. Les charges en question seront réimputées à l´aide d´un modèle de répartition convenu.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
2.	Un calendrier des dates repères et des dates d'achèvement visées des projets devrait être annexé à l'accord de contribution, ce qui aiderait à vérifier si les travaux sont accomplis dans le respect du budget et du plan établi. Des prévisions de trésorerie devraient aussi être intégrées à l'accord, ce qui aiderait le Secrétariat à préciser quand les fonds sont requis et à quelle catégorie de frais ils devraient être imputés.	Le modèle d´accord de contribution actuellement appliqué à CIC veut que toute la proposition approuvée soit annexée à l´accord de contribution avec le détail des activités et le plan de travail, comprenant budget, calendrier et résultats attendus de chaque activité d´un projet. Le Secrétariat de l´IRSRT veillera à ce que la version modifiée de l´accord relatif aux projets prioritaires comporte ce niveau de détail.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
3.	Le Secrétariat de l'IRSRT devrait redéfinir les « frais indirects et généraux » à l'annexe B de l'accord de contribution. Il y a lieu de s'inspirer pour ce faire des Principes des coûts contractuels de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (DSS-MAS 1031-2).	Le Secrétariat consultera des documents internes et externes pour définir les frais indirects et généraux, et ajoutera les définitions à l'article 1.1 du nouveau modèle d'accord de contribution relatif aux projets prioritaires.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
4.	Le Secrétariat de l'IRSRT devrait veiller à ce que l'accord de contribution comporte des objectifs mesurables, ce qui permettrait au Ministère de fixer des limites budgétaires et de déterminer les dates repères de chaque tâche de chaque projet prioritaire. Il serait ainsi possible de surveiller les progrès, d'en faciliter l'évaluation et de prévenir les dépassements de budget dans les diverses tâches exécutées dans le cadre des quatre projets prioritaires de l'accord de contribution.	Le modèle d´accord de contribution actuellement appliqué à CIC veut que toute la proposition approuvée soit annexée à l´accord de contribution avec le détail des activités et un plan de travail comprenant budget, calendrier et résultats attendus de chaque activité d´un projet. Ce niveau de détail permet à CIC de s´assurer que les coûts afférents à certaines activités ne dépassent pas les montants autorisés. Le Secrétariat de l'IRSRT veillera à ce que la version modifiée de l'accord relatif aux projets prioritaires comporte ce niveau de détail.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
5.	Il faudrait prévoir un calendrier de rapports sur la situation financière et les progrès semblable à l'annexe D du modèle d'accord de contribution (élaboré en 2004) de la SRSRT pour s'assurer que toutes les parties connaissent bien les dates d'exigibilité des divers rapports.	L'article 5, « Payments and Reporting » de l'accord de contribution actuellement appliqué à CIC, qui a été élaboré avec la Direction générale des finances de CIC, est assez détaillé et s'aligne sur la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert. Le Secrétariat de l'IRSRT veillera à ce que la version modifiée de l'accord relatif aux projets prioritaires comporte ce niveau de détail.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
6.	Il faudrait annexer à l'accord de contribution des modèles de demande et de rapport d'étape. La SRSRT serait tenue d'appliquer ces modèles dans ses rapports financiers et ses rapports d'étape de manière à renseigner plus en détail sur l'utilisation des fonds et à mieux mettre en correspondance les données financières et les données d'avancement des projets.	Le modèle d'accord de contribution actuellement appliqué à CIC comporte une annexe D, intitulée « Quarterly and Annual Progress Report Guidelines for the Proponent », qui a été élaborée avec les services financiers et juridiques de CIC et s'aligne sur la Politique du Conseil du Trésor sur les demandes de transfert. L'accord de contribution entre CIC et l'IRSRT sera examiné dans le but d'évaluer s'il suffit d'améliorer l'annexe D ou s'il faut annexer à l'accord des formules de déclaration de trésorerie, de dépenses et d'état d'avancement. Le Secrétariat de l'IRSRT veillera à ce que la version modifiée de l'accord relatif aux projets prioritaires comporte le niveau de détail requis.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
7.	L'accord de contribution devrait également exiger que soit annexée aux rapports financiers et aux rapports d'étape une copie du grand livre général de la SRSRT, au niveau récapitulatif des comptes.	L'article 5, « Quarterly and Annual Progress Report Guidelines for the Proponent », de l'accord de contribution actuellement appliqué à CIC, qui a été élaboré avec la Direction générale des finances de CIC est assez détaillé. L'article exige du bénéficiaire qu'il produise un état provisoire de sa situation financière et un état de ses résultats englobant l'ensemble des produits et des charges liés à un projet. Ce niveau de détail équivaut au fait de joindre le grand livre général à la formule de demande. Le Secrétariat de l'IRSRT veillera à ce que la version modifiée de l'accord de contribution relatif aux projets prioritaires comporte ce niveau de détail.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
8.	Tous les redressements de demandes d'acompte antérieures devraient être décrits et expliqués dans un rapport présenté au Secrétariat à des fins d'examen.	De nouvelles discussions auront lieu avec la SRSRT d'ici le 31 mars 2006 au sujet des redressements antérieurs. Le Secrétariat de l'IRSRT examinera la documentation nécessaire sur les acomptes et les redressements antérieurs. Il a d'ailleurs rappelé à la SRSRT qu'un exercice arrêté et clos doit demeurer clos et ne peut être rouvert pour corrections.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
9.	Le Ministère devrait soumettre à un examen et à une enquête les marchés de plus de 75 000 $ qui ont été adjugés sans mise en concurrence.	De nouvelles discussions auront lieu avec la SRSRT en vue d'obtenir une justification écrite de l'adjudication de marchés hors régime de concurrence. Toute enquête de suivi sera menée à terme et décrite au dossier du projet.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
10.	Bien que, dans des circonstances particulières, l'organisme doive passer des contrats de plus de 75 000 $ avec des tiers, l'adjudication de ces marchés hors régime de concurrence n'est pas conforme à la clause 5.1 de l'accord de contribution. Le Ministère devrait donc modifier cette clause pour obliger la SRSRT à obtenir son autorisation pour tout marché à passer hors régime de concurrence (sauf dans les circonstances définies par les règlements du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de passation de marchés).	La clause relative aux procédures de passation de marchés est devenue l'article 12 du nouveau modèle d'accord de contribution. Le Secrétariat de l'IRSRT veillera à ce que cette clause figure dans l'accord de contribution relatif aux projets prioritaires. Il veillera aussi à ce qu'elle s'harmonise avec la politique de la SRSRT et à ce que la Société y adhère.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
11.	Le Secrétariat devrait examiner le caractère raisonnable des déplacements à l'étranger et faire enquête au besoin.	De nouvelles discussions auront lieu avec la SRSRT pour qu'une justification écrite soit versée au dossier pour tous les déplacements à l'étranger. Toute enquête de suivi sera menée à terme et décrite au dossier du projet.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur
12.	Le Secrétariat de l'IRSRT devrait modifier l'accord de contribution pour y inclure une définition des déplacements admissibles. La politique et les lignes directrices nouvelles devraient s'aligner sur la Directive du Conseil du Trésor sur les voyages ainsi que sur le guide ministériel.	La SRSRT a reçu de la documentation au sujet de la politique du Conseil du Trésor concernant les voyages. La Société est en train de se doter d'une politique sur les déplacements. La version modifiée de l'accord de contribution relatif aux projets prioritaires comportera une clause expliquant les déplacements admissibles.	31 mars 2006	Secrétariat de l´IRSRT Directeur