Vérification du Système en développement de Gourvernement en direct (GED)

Rapport national

Vérification du Système en développement de Gourvernement en direct (GED)

N° de projet : 6522/00

TABLE DES MATIÈRES

RÉSULTATS

PLAN D’ACTION

ANNEXES

ANNEXE a       –  OBJECTIFS

ANNEXE b       –   PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

CONTEXTE

D'ici l'an 2004, DRHC offrira aux Canadiennes et Canadiens la possibilité de recevoir des services essentiels à l'aide d'Internet et permettra à ses employés d'utiliser cette technologie pour le travail et les communications. Au nom du Bureau de coordination de GED de DRHC, les SVIGR ont effectué une évaluation des risques, exigence de la production de rapports destinés au CT à la deuxième étape en septembre 2000,. Des entrevues ont été réalisées avec la haute direction à l'AC et dans quatre régions.

RÉSULTATS

Les ressources que DRHC peut attribuer à GED sont limitées. En raison du manque de financement du gouvernement fédéral, la mise en œuvre de GED à DRHC est compromise.

Notre évaluation des secteurs de risques horizontaux, liés à la prestation de technologie Internet au gouvernement fédéral et dans les ministères, a soulevé des interrogations. Parmi les risques horizontaux, on compte le manque de normalisation des systèmes de courrier électronique, des moteurs de recherche, des groupes de terminaux, des portails, des recoupements et de la connectivité. L'élaboration fragmentée des normes, la séparation des zones tampons et le dédoublement des travaux ont également été mentionnés comme secteurs de risques.

Il n'y a pas de charte générale pour GED à DRHC qui définit la structure de gouvernance, ce qui comprend les structures de reddition de comptes, de leadership, de rôles, de responsabilités, d'organisation et de comité. De plus, personne n'a été affecté à la production d'un plan détaillé du projet. Le Bureau de coordination n'a pas reçu la directive d'adopter une structure de Bureau de projet, ni d'établir une charte qui appuie la planification, la surveillance et la stratégie de financement.

Les retombées législatives du commerce électronique, comme la signature électronique, demandent un examen plus poussé. La protection des données, les renseignements personnels, les canaux protégés et la protection de la vie privée sont source d'incertitude. De plus, les partenariats, la propriété, le contenu et le financement doivent être clarifiés. Les accords de compétence fédérale n'ont pas été rédigés, pas plus que les normes n'ont été définies.

DRHC reconnaît que la prestation de services par Internet aura des répercussions sur la façon d'exécuter ses opérations. L'organisation doit cependant démontrer comment elle intégrera GED dans sa vision de prestation de services et ses activités de modernisation des opérations. Un manque sur ce plan pourrait entraîner une utilisation inefficace des technologies Internet. De plus, la stratégie de RH portant sur l'évolution constante des rôles, de la formation, des ensembles de compétences et des communications avec les employés est à un stade peu avancé.

Les premières échéances pour la réponse automatique par courriel et le moteur de recherche risquent de ne pas être respectées, à cause de l'incertitude entourant le cycle d'élaboration (exigences, élaboration, essais et mise en œuvre). Les changements à l'infrastructure de DRHC présentement en cours compliquent encore plus la situation et pourraient avoir un impact sur les réalisations attendues susmentionnées.

PLAN D’ACTION

1^re observation

Les ressources que DRHC peut consacrer à GED sont limitées et en raison du manque de financement du gouvernement fédéral, la mise en œuvre de GED à DRHC est compromise.

Intervention

Pour l’instant, les interventions ont surtout pour objet la mise en œuvre d’analyses de rentabilité de deuxième échéance. Les autres interventions s’appuieront sur les processus budgétaires et les processus de planification existants. 

2^e observation

Notre évaluation des secteurs de risques horizontaux, liés à la prestation de technologie Internet au gouvernement fédéral et dans les ministères, a soulevé des interrogations. Parmi les risques horizontaux, on compte le manque de normalisation des systèmes de courrier électronique, des moteurs de recherche, des groupes de terminaux, des portails, des recoupements et de la connectivité. L'élaboration fragmentée des normes, la séparation des zones tampons et le dédoublement des travaux ont également été mentionnés comme secteurs de risques.

Intervention

Des questions horizontales à l’échelle du gouvernement ont été identifiées au Conseil du Trésor dans le rapport de septembre des deuxièmes échéances. Au même moment, des interventions sont menées à l’interne sur des questions horizontales spécifiques à DRHC.

3^e observation

Il n'y a pas de charte générale pour GED de DRHC qui définit la structure de gouvernance, ce qui comprend les structures de reddition de comptes, de leadership, de rôles, de responsabilités, d'organisation et de comité. De plus, personne n'a été affecté à la production d'un plan détaillé du projet. Le Bureau de coordination n'a pas reçu la directive d'adopter une structure de Bureau de projet, ni d'établir une charte qui appuie la planification, la surveillance et la stratégie de financement. 

Intervention

Le Bureau de GED a commencé l’élaboration d’un arrêté de projet. Cet arrêté sera ensuite présenté aux Comités de direction pour être approuvés. Le Bureau de GED s’est mis en action afin d’améliorer sa capacité de concevoir un plan de projet pour GED à DRHC, en ouvrant des postes de planification de projets au sein du bureau.

4^e observation

Les retombées législatives du commerce électronique, comme la signature électronique, demandent un examen plus poussé. La protection des données, les renseignements personnels, les canaux protégés et la protection de la vie privée sont source d'incertitude. De plus, les partenariats, la propriété, le contenu et le financement doivent être clarifiés. Les accords de compétence fédérale n'ont pas été rédigés, pas plus que les normes n'ont été définies.

Intervention

Le Bureau de GED a recommandé que le Comité des programmes et des politiques de DRHC assure le leadership de ces questions. Les efforts ministériels comprennent l’identification des restrictions juridiques dont les modifications dépendent des ministères, et celles qui dépendent de l’ensemble du gouvernement. L’examen des questions à l’interne se fera de façon continue et le traitement se fera au cas par cas.

Les questions de partenariat et de propriété peuvent contribuer à la complexité du processus de changements culturels. Les principales étapes pour y parvenir comprennent un plan stratégique défini, le marketing et les communications, ainsi qu’une stratégie de RH et de la formation continue.

5^e observation

DRHC reconnaît que la prestation de services par Internet aura des répercussions sur la façon d'exécuter nos opérations. L'organisation doit cependant démontrer comment elle intégrera GED dans sa vision de prestation de services et ses activités de modernisation des opérations. Un manque sur ce plan pourrait entraîner une utilisation inefficace des technologies Internet. De plus, la stratégie de RH portant sur l'évolution constante des rôles, de la formation, des ensembles de compétences et des communications avec les employés est à un stade peu avancé.

Intervention

Le Bureau de GED a recruté une équipe spéciale régionale chargée d’étudier les retombées au premier plan et de fournir des solutions et des recommandations. Le premier rapport de l’équipe sera bientôt diffusé et ses recommandations seront prises en considération.

Le Comité des ressources humaines a accepté d’assurer le leadership de l’élaboration d’une stratégie approfondie de RH, comprenant les retombées de GED qui s’inscrivent dans un contexte plus large (c.-à-d. : NGC, vieillissement de la population active, etc.)

6^e observation

Les premières échéances pour la réponse automatique par courriel et le moteur de recherche risquent de ne pas être respectées, à cause de l'incertitude entourant le cycle d'élaboration (exigences, élaboration, essais et mise en œuvre). Les changements à l'infrastructure de DRHC présentement en cours compliquent encore plus la situation et pourraient avoir un impact sur les réalisations attendues susmentionnées.

Intervention

DRHC a établi et mis en œuvre un cadre dans lequel les premières échéances seraient respectées, y compris la normalisation des sites Internet. Ce processus s’est révélé exigeant en terme de ressources, et les besoins en coordination, en consultation, en négociations et en encadrement se sont montrés imposants. Alors que l’approche de DRHC est onéreuse, elle a su respecter les premières échéances tout en assurant la gestion des risques associés aux frais connexes pour l’année fiscale en cours. L’expérience acquise par le respect des échéances, malgré les difficultés, a donné une leçon qui sera étudiée afin d’assurer une gestion plus efficace des canaux de prestation de services électroniques de DRHC à l’avenir.   

ANNEXE A

OBJECTIFS

La vérification a pour but de fournir aux gestionnaires une opinion sur l’adoption des pratiques et des cadres de contrôle de GED qui sont généralement acceptés, en ce qui a trait aux fonctions suivantes :

·        Cadre de gestion - indicateurs de responsabilité, de leadership, de planification, d’organisation, de contrôle, de communication et de performance

·        Gestion des ressources humaines

·        Gestion de projet

·        Gestion des biens

·        Opérations à l’ordinateur

·        Gestion de réseau

·        Relations avec les représentants

·        Infrastructure

·        Sécurité

·        Clients

Dans le cadre de cet examen, une vérification du projet GED sera effectuée dans le but d’informer le SM de DRHC, le SMAP de RPS et le SMA de Systèmes relativement à :

·        l’efficience, l’économie et   l’efficacité des politiques, des pratiques et des contrôles de gestion;

·        la conformité aux politiques, aux pratiques et aux contrôles des autorités législatives ou autres, y compris ceux de DRHC;

·        le caractère adéquat et la conformité aux contrôles de gestion et aux contrôles opérationnels pour assurer que les données traitées sont complètes, justes, et authentiques;

·        la qualité de la prestation de services;

·        le caractère adéquat et la conformité aux systèmes et procédures de DRHC;

·        les risques et problèmes anticipés en raison des pratiques actuelles;