Relevé d’emploi sur le Web (RE Web)
Foire aux questions de l'assurance-emploi (a.-e.)
- En quoi consiste le RE Web?
- Quand et qui peut utiliser l'application RE Web?
- Qui est responsable de l'élaboration de cette application et comment puis-je y accéder?
- Où m’adresser pour de plus amples renseignements ou pour m’inscrire?
- Quel est l'équipement requis au fonctionnement du logiciel?
- Prévoyez-vous que j'entre moi-même les données dans l'application?
- En quoi consiste le transfert en lot des données?
- Qu'est-ce qui arrive après avoir complété le RE en direct ou après avoir effectué le transfert en lot?
- Quelle grosseur de fichier puis-je envoyer lors du transfert en lot?
- Dans quel format les données du RE sont-elles emmagasinées?
- Une interface peut-elle être écrite à partir des états de paie d'un employeur au logiciel RE Web?
- Ressources humaines et Développement Social Canada (RHDSC) fournira-t-il ce service d'écriture de l'interface?
- Comment les employeurs peuvent-ils accéder aux exigences de l'utilisateur?
- Les données d'une telle interface pourront-elles être manipulées librement et en utilisant le logiciel RE Web?
- Si les données ont été manipulées par RE Web, sera-t-il possible de transférer les changements au système de paie des employeurs?
- À quoi ressemble la copie imprimée du RE Web de 53 semaines?
- Le logiciel RE Web imprime-t-il le formulaire ainsi que les données? Ou l'employeur doit-il posséder un inventaire spécial pour l'impression des données réelles seulement?
- Une fois le RE imprimé, l'information peut-elle être visualisée à l'écran du RE Web?
- Un RE peut-il être réimprimé suite à des problèmes d'impression? Doit-on alors émettre un nouveau numéro de série?
- Un RE peut-il être modifié avec l'application RE Web? Si oui, comment est-il répertorié?
- En quoi consiste le RE Web?
Le RE Web est une application qui permet aux employeurs canadiens de créer et d'imprimer des RE pour ensuite les transmettre électroniquement à Ressources humaines et Développement Social Canada (RHDSC) en utilisant la technologie Internet. Les applications incluent :
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Entrée en ligne des données du RE Web : Les employeurs utiliseront des explorateurs disponibles sur le marché tels que Netscape Navigator et Internet Explorer pour remplir les formulaires de relevé d'emploi sur Internet et les transmette ensuite à RHDSC aux fins de validation électronique et de traitement. Les RE validés seront reconnus, recevront un numéro de série débutant par "W" et seront sauvegardés dans la base de données de RHDCC pour une période de 11 ans. Les RE valides sauvegardés pourront être retrouvés et imprimés plus tard. L'infrastructure de clés publiques (ICP) assurera la confidentialité, l'intégrité et l'authentification des données échangées entre les employeurs et RHDCC avec l'utilisation d'Internet.
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Transfert en lot du RE Web : Les employeurs avec un haut volume de RE pourront extraire les données de leur système de paie automatisé et transmettre des lots de relevés d'emploi à RHDSC sur Internet en utilisant des fichiers de transfert. L'auteur recevra un accusé de réception des transactions validées et rejetées. De plus, tout comme pour l'entrée en ligne, l'infrastructure à clés publiques assurera la confidentialité, l'intégrité et l'authentification des données échangées entre les employeurs et RHDSC avec l'utilisation d'Internet.
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- Quand et qui peut utiliser l'application RE Web?
L’application RE Web de 53 semaines est actuellement disponible aux entreprises canadiennes qui ont au moins un numéro d’entreprise de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et qui répondent aux exigences du système. Si votre entreprise est à l’extérieur du Canada, votre filiale enregistrée et exploitée au Canada peut utiliser l’application RE Web.
Les comptables et aides-comptables qui souhaitent inscrire des clients peuvent aussi utiliser RE Web.
Si votre entreprise a conclu une entente avec un fournisseur de service de paye (FSP) pour qu’il émette des relevés d’emploi, RHDSC a élaboré un modèle de RE électronique pratique pour les FSP. Communiquez avec votre FSP pour savoir si le service est disponible.
Si votre entreprise utilise un logiciel de paye spécialisé pour émettre les RE, communiquez avec votre vendeur de logiciels pour vérifier si RE Web fait partie des applications comprises dans leur logiciel.
Nous ne sommes pas en mesure, à ce jour, de fournir le service de RE Web aux pêcheurs indépendants.
haut - Qui est responsable de l'élaboration de cette application et comment puis-je y accéder?
Les applications ont été développées par RHDSC. Tous les employeurs intéressés à produire leurs RE avec cette nouvelle technologie devront d'abord être authentifiés et inscrits par RHDSC. Ils devront également obtenir un mot de passe électronique du Gouvernement du Canada—epass—, lequel pourra être utilisé avec RE Web et tous autres services en ligne du Gouvernement du Canada auquels ils sont enregistrés.
haut - Où m’adresser pour de plus amples renseignements ou pour m’inscrire?
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le RE Web de 53 semaines ou pour vous inscrire en vue d’utiliser le système, veuillez communiquer avec votre Centre Service Canada.
haut - Quel est l'équipement requis au fonctionnement du logiciel?
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Accès Internet haute vitesse—compte tenu que l'accès Internet ligne téléphonique conventionnelle est trop lent pour permettre de transmettre des informations avec succès;
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Adobe Acrobat Reader, version 5 ou plus récente;
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Satisfaire aux exigences techniques minimales pour l’utilisation d’un epass, telles qu’elles sont précisées sur le site epass Canada
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Les utilisateurs doivent accepter le message d’avertissement de l’applet lorsqu’ils utilisent l’application RE Web.
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- Prévoyez-vous que j'entre moi-même l'information dans l'application?
Oui. Comme mentionné plus haut, les employeurs ont le choix d'entrer les données par lots ou au clavier. Pour ceux qui opteront pour l'entrée des données au clavier, l'entrée par défaut des données invariables réduira le nombre d'entrées.
haut - En quoi consiste le transfert en lot des données?
Les employeurs pourront extraire leurs données salariales en créant un fichier de texte ASCII à partir de leur système de paye automatisé selon un format déjà défini. Grâce à l'application RE Web, vous pourrez choisir un fichier en particulier à partir de votre base de données et l'acheminer à RHDSC.
haut - Qu'est-ce qui arrive après avoir complété le RE en direct ou après avoir effectué le transfert en lot?
Voici les prochaines étapes que vous pouvez vous attendre à voir en utilisant les deux outils principaux de RE Web:
- Le RE Web: Après avoir complété le RE vous pouvez choisir soit de le sauvegarder en ébauche ou de le soumettre directement à RHDSC. Les RE validés sont reconnus, reçoivent un numéro de série commençant par "W" et sont sauvegardés dans la base de données de RHDSC pour une période de 11 ans. Les RE valides sauvegardés peuvent être récupérés et imprimés plus tard, comme par exemple lorsqu'un employé vous demande un duplicata de RE parce qu'il a perdu l'original.
- Le transfert lot du RE Web : Les employeurs avec un haut volume de RE peuvent extraire les données de leur système de paie automatisé et transmettre des lots de RE à RHDSC sur Internet en utilisant des fichiers de transfert. L'employeur peut visualiser à l'écran les RE: créés, réussis, échoués et rejetés. Une confirmation est émise lorsque le fichier est transféré avec succès.
Rappel: Vous devez imprimer une copie du RE pour remettre à votre employé(e) même si l'employé(e) n'a pas l'intention de demander des prestations d'a.-e.
Quelques définitions:
- RE créés: RE qui ont été soumis et ont passé avec succès la validation;
- RE réussis: RE qui ont été sauvegardés en tant qu’ébauche et ont passé avec succès la validation;
- RE échoués: RE qui ont échoué au moins un critère de validation;
- RE rejetés: RE qui ont un numéro d'entreprise de l'ARC invalide ou manquant.
- Le RE Web: Après avoir complété le RE vous pouvez choisir soit de le sauvegarder en ébauche ou de le soumettre directement à RHDSC. Les RE validés sont reconnus, reçoivent un numéro de série commençant par "W" et sont sauvegardés dans la base de données de RHDSC pour une période de 11 ans. Les RE valides sauvegardés peuvent être récupérés et imprimés plus tard, comme par exemple lorsqu'un employé vous demande un duplicata de RE parce qu'il a perdu l'original.
- Quelle grosseur de fichier puis-je envoyer lors du transfert en lot?
Vous pouvez actuellement envoyer jusqu'à 500 RE à la fois. Les versions futures de l'application vous permettront d'envoyer un plus grand nombre d’enregistrements.
haut - Dans quel format les données du RE sont-elles emmagasinées?
Les données du RE sont emmagasinées dans une base de données Oracle localisée à RHDSC. Seuls les employeurs enregistrés, autorisés et certifiés peuvent accéder à la base de données avec Internet.
haut - Une interface peut-elle être écrite à partir des états de paie d'un employeur au logiciel RE Web?
Une interface peut être créée afin d'extraire les données de paie des employeurs. RHDSC fournira les spécifications du format requis pour créer l'interface.
haut - Ressources humaines et Développement Social Canada (RHDSC) fournira-t-il ce service d'écriture de l'interface?
Non. Il existe un trop grand nombre de systèmes de paie, de matériel-logiciel et d'environnements opérationnels pour que RHDSC puisse considérer l'écriture de telles interfaces.
haut - Comment les employeurs peuvent-ils accéder aux exigences de l'utilisateur?
La version des exigences techniques de l'utilisateur pour le 53 semaines RE est disponible à travers le site Internet de RHDSC.
haut - Les données d'une telle interface pourront-elles être manipulées librement et en utilisant le logiciel RE Web?
Les programmes d'entrées par clavier permettront aux employeurs de modifier les données transférées à partir d'une application de paie.
haut - Si les données ont été manipulées par RE Web, sera-t-il possible de transférer les changements au système de paie des employeurs?
RE Web disponse d'une fonction d'importation qui permet d'extraire de l'information pertinente de la base de données RE Web à un fichier XML. Les employeurs pourront par la suite importer ces données à leur système de paie et pourront les utiliser pour modifier un RE dans un fichier en lot - format 53 semaines seulement. La disposition pour les fichiers importés en format XML est basée sur les exigences décrites à l’annexe C .
- À quoi ressemble la nouvelle copie imprimée du RE Web de 53 semaines?
Le RE Web a exactement le même format que le présent formulaire imprimé en trois parties avec l'exception qu’il y a suffisamment d’espace dans le champ 15C pour 53 périodes de paye et que le numéro de série assigné au relevé d'emploi Web commence par la lettre « W ».
haut - Le logiciel RE Web imprime-t-il le formulaire ainsi que les données, ou l'employeur doit-il posséder un inventaire spécial pour l'impression des données réelles seulement?
L'application du RE Web créera un fichier PDF qui contiendra les données qui seront présentées selon le format du formulaire du RE Web. Les employeurs pourront imprimer et voir le RE dans ce format ainsi que l’information inscrite à l'endos du RE.
haut - Une fois le RE imprimé, l'information peut-elle être visualisée à l'écran du RE Web?
Les RE avec des numéros de série sont conservés dans la base de données de RHDSC pour une période de 11 ans. Ces relevés d'emploi peuvent être vus ou imprimés n'importe quand à l'intérieur de cette période. Les RE sans numéro de série sont indiqués comme étant des ébauches et sont conservés pendant une période de 15 jours dans la base de données de RHDSC. À l'intérieur de cette période, les employeurs ont le choix de transmettre et d'emmagasiner les RE ou de voir et d'imprimer les RE ébauches. Après la période de 15 jours, tous les RE ébauches seront supprimés de la base de données.
En vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, les employeurs doivent conserver une copie de tous les RE transmis à RHDSC dans leurs registres et livres comptables pendant une période de 6 ans. RE Web permet aux employeurs de conserver ces RE sous forme électronique.
haut - Un RE peut-il être réimprimé suite à des problèmes d'impression? Doit-on alors émettre un nouveau numéro de série?
Un RE peut être imprimé aussi souvent que nécessaire. Le numéro de série demeure le même.
haut - Un RE peut-il être modifié avec l'application RE Web ? Si oui, comment est-il répertorié?
Si un employeur souhaite modifier un RE, il peut choisir « RE » dans le menu principal, puis la fonction Modifier ou modifier ses RE par lot en utilisant la fonction Importation et l’un des modèles de fichiers par lots pour 53 semaines. La fonction Modifier, du menu RE, apporte l'original du RE à l'écran et permet à l'employeur d’apporter les modifications et transmettre le RE modifié. Un nouveau numéro de série sera assigné au RE modifié. La modification en lot d’un RE permet à l’utilisateur de modifier les renseignements contenus sur le RE original, dans un fichier par lot, en incluant le numéro de série original du RE que l’on modifie. Un nouveau numéro de série sera assigné au RE modifié.
