Harcèlement en milieu de travail
Politique
Énoncé de la politique
Chaque employé du ministère doit être traité équitablement au travail, dans un milieu exempt de harcèlement, de comportements offensifs et de discrimination. On ne tolérera aucun comportement qu'on juge être du harcèlement ou de la discrimination. Toute action de cette nature sera traitée en fonction de la sévérité de l'offense et fera l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.
Application
Cette politique s'applique à tous les employés du ministère, y compris les employés nommés pour une durée déterminée et les étudiants. Elle s'applique également aux personnes qui ne sont pas des employés mais qui travaillent au ministère, y compris les contractuels, les bénévoles, les travailleurs émérites et les scientifiques invités. Elle s'applique aux situations de harcèlement qui se produisent sur le lieu de travail ou ailleurs, pendant ou après les heures de travail, à condition que de telles situations aient un effet négatif sur les relations de travail, l'efficacité du travail ou la sécurité d'emploi d'un employé du ministère. Le genre masculin est utilisé uniquement pour alléger le texte.
Définitions
On entend par harcèlement tout comportement malséant et blessant d'un employé envers un autre employé dont l'importunité était connue de l'auteur ou n'aurait pas dû lui échapper. Tout propos, action ou exhibition répréhensible qui humilie, rabaisse ou embarrasse un employé du ministère, que ce soit une fois ou continuellement, est une manifestation de harcèlement. Cela comprend le harcèlement au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne, c. à d., qui est relié à l'un des motifs de discrimination illicite énoncés dans cette loi.
On entend par harcèlement sexuel tout comportement, propos, geste, ou contact d'ordre sexuel, qu'il s'agisse d'un incident unique ou d'une série continuelle d'incidents, dont il est raisonnable de penser qu'ils puissent choquer ou humilier un employé ou que l'employé peut raisonnablement interpréter comme l'assujettissement d'ordre sexuel par rapport à un emploi ou des possibilités de formation ou de promotion. Généralement, le harcèlement sexuel est délibéré, non sollicité, coercitif et unilatéral et les employés hommes ou femmes peuvent en être la victime ou l'agresseur.
L'abus de pouvoir est une forme de harcèlement qui se produit lorsqu'une personne exerce de façon indue l'autorité ou le pouvoir inhérent à son poste dans le dessein de compromettre l'emploi d'un employé, d'entraver l'exécution de cet emploi, de mettre son moyen de subsistance en danger ou de s'ingérer de toute autre façon dans sa carrière. Il comprend l'intimidation, la menace, le chantage ou la coercition. (Voir les procédures et lignes directrices qui suivent, Généralités, paragraphe 2.)
Procédures et lignes directrices
Généralités
La définition du harcèlement a été rédigée en lui donnant un sens très large, afin d'assurer la meilleure protection possible à tous les employés. Toutefois, il faut reconnaître que le harcèlement est considéré comme une question très grave au ministère, et que les employés qui commettent de telles infractions feront l'objet de mesures disciplinaires. De plus, les gestionnaires qui permettent au harcèlement ou aux comportements offensifs de continuer dans leur organisation une fois qu'ils en ont pris connaissance feront l'objet de mesures disciplinaires. Les employés doivent avoir des motifs valables avant de déposer une plainte. Autrement, il pourrait y avoir des répercussions graves et possiblement irréparables dans le milieu de travail.
Toutes les situations qui semblent correspondre à la définition peuvent, en bout de ligne, ne pas nécessairement être définies comme des cas de harcèlement. Par exemple, un employé désigné comme étant excédentaire ou un candidat non retenu dans un processus de dotation peut se sentir offusqué ou menacé, mais un examen attentif des faits peut confirmer qu'il n'y a aucune preuve de harcèlement. De même, les efforts d'un superviseur d'encadrer un employé éprouvant des problèmes de rendement peuvent ne pas constituer un abus de pouvoir, si les actions du superviseur sont basées sur des faits objectifs, démontrables; ou il se peut qu'une liaison entre deux employés ne soit pas confirmée comme étant du harcèlement sexuel si les faits n'appuient pas l'allégation. Il est entendu que le ministère n'a pas l'intention, en fournissant ces exemples, de restreindre la définition du harcèlement, ni de restreindre l'engagement de traiter de façon exhaustive et rapide les incidents qui sont portés à l'attention des gestionnaires et/ou superviseurs.
Coordonnateur des plaintes de harcèlement
Le coordonnateur des plaintes de harcèlement du ministère est le directeur de la Division des relations employeur employé. Le sous ministre, tout en reconnaissant son ultime responsabilité et autorité pour la politique sur le harcèlement du ministère, a autorisé le coordonnateur des plaintes de harcèlement du ministère à gérer toutes les activités liées à la mise en vigueur et à l'efficacité continue de la politique sur le harcèlement du ministère. Cela comprend le pouvoir de recevoir et de coordonner la résolution des plaintes de harcèlement. Cela comprend également la responsabilité de s'assurer que des systèmes et des procédures sont en place afin d'appuyer la politique, c. à d., la modification de toutes les lettres d'offre et les contrats aux fins d'emploi afin d'inclure une modalité/déclaration ayant trait à la politique sur le harcèlement et à leurs obligations envers le ministère.
Confidentialité
Tous les gestionnaires, employés et autres personnes qui sont au courant d'une plainte de harcèlement, ou qui contribuent à la régler, doivent reconnaître la gravité de la situation et respecter la nature délicate de cette question et la confidentialité qu'il faut lui accorder. Ils doivent s'abstenir de discuter de la plainte entre eux ou avec toute personne qui n'a pas "besoin de savoir". On s'efforcera par tous les moyens de préserver la dignité des parties visées par la plainte. Toute l'information et toute la documentation concernant une plainte seront donc conservées et transmises en tant que documents confidentiels/protégé s. Les personnes qui ne respectent pas entièrement cette confidentialité peuvent faire l'objet de mesures disciplinaires.
Information et communication
Le sous ministre communiquera avec tous les employés une fois par année, afin de les informer de leurs responsabilités et droits en vertu de la politique sur le harcèlement du ministère et de s'assurer qu'ils sont au courant de toutes les lignes directrices et procédures. Au même moment, le sous ministre demandera aux sous ministres adjoints de discuter du sujet avec tous les gestionnaires et superviseurs responsables, afin de leur expliquer leurs responsabilités et obligations de rendre compte, de leur offrir du soutien et de s'assurer qu'ils sont au courant des ressources mises à leur disposition pour leur venir en aide.
Les sous ministres adjoints et leurs équipes de gestion peuvent élaborer et diffuser les communications spéciales qu'ils croient nécessaires ou appropriées pour faire en sorte que tous les aspects de la politique sur le harcèlement du ministère sont connus, compris et respectés dans leur secteur.
Chaque nouvel employé, y compris les étudiants, recevra un exemplaire de la politique sur le harcèlement du ministère au cours du processus de documentation. Un exemplaire de la politique sera également remis aux 'travailleurs' (comme les scientifiques émérites ou invités, les personnes en affectation, les contractuels ou le personnel d'agence) lorsqu'ils signent l'entente/le contrat afin de travailler au ministère.
Processus informel de traitement des plaintes (médiation rapide)
Le processus informel de traitement des plaintes vise à fournir un mécanisme au moyen duquel l'employé a la possibilité de discuter d'une allégation de harcèlement d'une façon ouverte, honnête et non menaçante avec la personne qui l'offusque. On espère que, par la médiation rapide, les deux parties comprendront le point de vue de l'autre, et que le comportement qui cause le problème cessera. Cette approche fournit une occasion d'éliminer le problème promptement et, il est à espérer, avant que les parties adoptent une position figée et commencent à se quereller.
Lorsqu'un employé se sent harcelé, il devrait, dans la mesure du possible, signaler sa désapprobation immédiatement à la personne ou aux personnes en question et demander que le comportement cesse. L'employé devrait aussi prendre en note les détails de l'incident et de la discussion. Ces notes devraient être très précises et comprendre la date, l'endroit et le nom des autres personnes présentes ou des témoins. Si l'employé se sent mal à l'aise d'aborder seul la personne ou les personnes, il devrait obtenir l'aide de son superviseur, du conseiller en ressources humaines ou du conseiller principal en relations de travail (agent chargé des cas de harcèlement). Si les parties décident que les services d'un médiateur seraient utiles, l'agent chargé des cas de harcèlement coordonnera la nomination d'un médiateur qui est convenable pour toutes les parties.
Si l'employé décide de ne pas poursuivre la question, sa décision sera respectée. Toutefois, si la situation qui a occasionné la plainte est jugée grave, la gestion en sera informée en raison de son besoin de savoir. En raison de la responsabilité des gestionnaires de veiller à ce que le milieu de travail soit exempt de harcèlement, des mesures pourraient être prises afin d'aborder la situation, de façon confidentielle en tant qu'une question organisationnelle sans mention de la plainte elle même.
Processus formel de traitement des plaintes
Lorsque le plaignant le désire, il/elle devrait transmettre la plainte par écrit au coordonnateur des plaintes de harcèlement du ministère, Division des relations de travail et rémunération, 140 Promenade du Portage, Gatineau, Québec K1A OJ9 (Télécopieur : (819) 953-1271).
Lorsque le coordonnateur des plaintes de harcèlement du ministère reçoit une plainte, il l'assignera habituellement à l'agent chargé des cas de harcèlement (conseiller principal en relations de travail) du secteur en question. L'agent chargé des cas de harcèlement examinera la plainte et communiquera avec le plaignant afin d'établir et de confirmer tous les faits de base.
L'employé/la personne contre laquelle une plainte de harcèlement a été déposée et le plaignant seront avertis par écrit, dès que possible, qu'une plainte a été reçue. Cet avis comprendra une description de la nature de la plainte et des déclarations faites, le nom des témoins, et tous documents pertinents. Il comprendra également une explication des mesures que l'agent chargé des cas de harcèlement prendra pour assurer la médiation et/ou l'enquête de la plainte, et des délais proposés. Les deux parties recevront un exemplaire de la politique sur le harcèlement du ministère, afin qu'elles comprennent l'ampleur du processus. Elles seront également informées de leur droit d'être accompagnées par une personne de leur choix (y compris un représentant de leur syndicat/agent de négociation) pendant toutes entrevues ayant trait à la plainte.
Au même moment, le sous ministre adjoint du secteur en question sera informé de la plainte et du plan d'action proposé pour la régler. Le sous ministre adjoint pourrait décider à ce moment là d'informer le Directeur général ou le Directeur pertinent. Au besoin, on conseillera au sous ministre adjoint de prendre des mesures immédiates et de demander au gestionnaire hiérarchique de séparer physiquement ou hiérarchiquement l'employé contre lequel une plainte a été déposée et le plaignant. De telles mesures peuvent comprendre l'affectation à un autre emploi de l'un des employés, la possibilité du télétravail par l'un des employés ou les deux et la possibilité d'une demande de congé pour l'un des employés ou les deux.
Étape 1 : Médiation informelle/Résolution
Chaque fois qu'une plainte est déposée auprès du coordonnateur des plaintes de harcèlement, on s'efforcera, sous réserve de l'accord des deux parties, de régler la question de façon informelle avant de débuter une enquête formelle. Une telle résolution exigerait l'accord du plaignant et du répondant ou des répondants. L'agent chargé des cas de harcèlement communiquera avec les parties, les informera de leurs droits d'être représenté es et passera des entrevues avec chaque partie concernant l'incident ou les incidents signalés de harcèlement. Si l'agent chargé des cas de harcèlement détermine alors que la question peut être réglé e de façon informelle à l'étape de la médiation, on s'efforcera de réconcilier les parties. Cette démarche sera normalement coordonnée par l'agent chargé des cas de harcèlement, bien qu'on puisse obtenir les services d'un médiateur neutre, soit à l'intérieur du ministère ou du secteur privé, lorsqu'il y a lieu. Le répondant et le plaignant seront tous les deux consultés sur le choix du médiateur, et doivent approuver le choix. Lorsque la médiation rapide règle la plainte, le rapport confidentiel final se limitera à une description de l'entente entre les parties.
Étape 2 : Enquête formelle
Lorsqu'une enquête formelle est nécessaire, le sous ministre adjoint en sera informé immédiatement, et il approuvera l'acquisition des services d'un enquêteur. Les agents de négociation/syndicats seront consultés au moment de la sélection de l'enquêteur, s'il y a lieu.
L'enquêteur sera choisi en consultant l'une des quatre listes suivantes : (a) employés et gestionnaires choisis et formés parmi le personnel du ministère, (b) enquêteurs formés de l'extérieur du ministère mais qui font parties de la fonction publique, y compris la Commission de la fonction publique, (c) enquêteurs du secteur privé qui sont approuvés par le coordonnateur des plaintes de harcèlement/l'agent chargé des cas de harcèlement, ou (d) enquêteurs formés provenant des agents de négociation/syndicats du ministère. Lorsque des coûts sont engagés pour enquêter sur une plainte, ces coûts sont assumés par le secteur dans lequel la plainte a eu lieu.
L'enquêteur procédera selon les paramètres établis pour l'enquête, en consultation avec le sous-ministre adjoint. L'enquêteur documentera la situation de façon précise et exhaustive. Les personnes qui fournissent des renseignements durant l'enquête seront informées que les renseignements qu'ils fournissent feront partie d'un rapport confidentiel, dont une copie sera remise au plaignant et à la personne contre laquelle une plainte a été déposée. Ils seront également informés qu'ils pourraient être appelés au besoin, pour témoigner devant un tiers, s'il s'avérait nécessaire. À la fin de chaque entrevue, l'enquêteur pourrait lire au témoin les notes qu'il a prises.
Après l'achèvement de l'enquête formelle, le rapport confidentiel écrit sera remis à l'agent chargé des cas de harcèlement. Ce rapport comprendra tous les faits pertinents, les témoignages signés des parties, et une analyse appropriée de l'information.
Étape 3 : Rapport au sous ministre adjoint
Lorsqu'il recevra le rapport de l'enquêteur, l'agent chargé des cas de harcèlement :
1. communiquera avec le plaignant et la personne contre laquelle une plainte a été déposée, leur fournira une copie du rapport de l'enquêteur, et leur donnera l'occasion de répondre aux déclarations dans le rapport et/ou de fournir tous renseignements supplémentaires ayant trait à la plainte;
2. apportera tous changements que l'une ou l'autre partie juge nécessaire, après les avoir vérifiés auprès de l'enquêteur;
3. portera le rapport à l'attention du sous ministre adjoint du secteur en question, lui remettra une copie du rapport final et lui donnera des conseils sur les mesures correctives qui conviendraient;
4. préparera une lettre pour le coordonnateur des plaintes de harcèlement, afin d'informer la personne contre laquelle une plainte a été déposée et le plaignant des résultats de l'enquête et de la décision du sous-ministre adjoint.
Suivi des plaintes
Les sous ministres adjoints sont responsables de s'assurer que la direction prend des mesures correctives lorsqu'il y a lieu. De telles mesures peuvent comprendre des mesures disciplinaires dans les cas où l'employé a poursuivi de façon déraisonnable une allégation non fondée et jugée comme frivole ou vexatoire. L'agent chargé des cas de harcèlement assurera la liaison avec la direction locale afin de donner suite à ces mesures, et le coordonnateur des plaintes de harcèlement communiquera les résultats au sous ministre adjoint.
Une fois qu'une plainte a fait l'objet d'une enquête, soit de façon informelle ou formelle, les gestionnaires et les superviseurs surveilleront étroitement la situation afin de s'assurer que toutes les parties visées par la plainte retournent au travail qui leur est assigné aussi facilement et rapidement que possible. Lorsqu'il y a lieu, cela pourrait comprendre l'acquisition de services professionnels de counseling pour aider toutes les parties à accepter les résultats du processus. Les gestionnaires et les superviseurs surveilleront aussi leur milieu de travail étroitement afin de s'assurer qu'il n'existe aucune possibilité que le comportement importun se répète.
Autres mécanismes de redressement
Les employés sont encouragés à recourir au processus du ministère afin de régler les plaintes de harcèlement. Toutefois, un employé qui préfère procéder autrement, ou qui n'est pas satisfait des mesures prises par le ministère, peut renvoyer sa plainte à la Direction des enquêtes de la Commission de la fonction publique ou à la Commission canadienne des droits de la personne. Il est entendu que l'un ou l'autre de ces organismes peut retourner la plainte au ministère afin de trouver une solution avant de passer à la médiation ou à une enquête. Une autre option serait de déposer un grief.
NOTA : Les plaintes de harcèlement signalées au coordonnateur des plaintes de harcèlement feront l'objet de médiation ou d'enquête. Toutefois, elles seront seulement traitées en tant que plainte de harcèlement lorsqu'il semble que : (a) la plainte constitue du harcèlement selon la définition de la présente politique; (b) la plainte ne pourrait pas être mieux réglée par soit la Direction des enquêtes de la Commission de la fonction publique ou la Commission canadienne des droits de la personne, auquel cas on informerait le plaignant de soumettre la plainte immédiatement à l'autre organisme; (c) la plainte est valable et a été présentée de bonne foi; et, (d) la plainte porte sur des actes ou omissions dont la dernière a eu lieu moins d'un an avant la réception de la plainte (ou toute période plus longue jugée convenable par le ministère). Le plaignant sera informé si la plainte n'est pas considérée comme étant une plainte de harcèlement et il sera informé des mesures qui seront prises afin d'examiner et de régler la situation. Cela pourrait comprendre une évaluation en milieu de travail, c. à d., un examen confidentiel de la situation afin de déterminer s'il y a quelque chose qui entrave l'objectif et le fonctionnement positif d'une unité de travail. Bien qu'on ne le fera pas dans le contexte d'une plainte de harcèlement, on le fera dans le but d'assurer un milieu de travail sain et professionnel.
Services professionnels de counseling
Les gestionnaires du ministère peuvent, à leur discrétion, verser des honoraires pour défrayer le coût des services professionnels comme du counseling (mais non des services juridiques) relativement à une plainte de harcèlement. Lorsque ces honoraires sont versés pour l'une des parties, il faut donner la même possibilité à l'autre partie ou aux autres parties.
Toutes les demandes de services professionnels passeront normalement par le Programme volontaire d'aide aux employés (PVAE) et les services seront obtenus par l'entremise du fournisseur du ministère.
Lorsqu'un employé désire obtenir les services d'un fournisseur autre que le PVAE, l'agent chargé des cas de harcèlement vérifiera qu'il y a un avantage à dévier de la pratique habituelle, et que le barème des honoraires est acceptable. L'agent chargé des cas de harcèlement aidera ensuite l'employé à présenter une proposition à son gestionnaire, afin que la dépense puisse être approuvée par le sous ministre adjoint pertinent.
Les factures pour des services professionnels seront envoyées au secteur pour lequel les parties travaillent et ce secteur devra les payer. Dans les cas comportant deux secteurs, les factures pour les services professionnels seront traitées par le secteur pour lequel travaille l'employé utilisant les services.
Il faudrait noter que les plaignants qui désirent retenir les services d'un avocat sont responsables de toutes les dépenses liées à cette décision. Les répondants et les autres employés qui sont visés par la plainte seront également personnellement responsables de retenir les services d'un avocat, à moins que les faits de la situation ne répondent aux exigences de la politique du Conseil du Trésor régissant la représentation des fonctionnaires (Politique sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'État).
Surveillance
Le coordonnateur des plaintes de harcèlement du ministère obtiendra et conservera des données sur : les communications générales aux employés; la fréquence et la nature de la formation; le nombre de plaintes, y compris la nature et le résultat des enquêtes ou médiations; le suivi subséquent à une plainte; la nature et le coût du counseling faisant suite à une plainte; les mesures correctives ou disciplinaires; les coûts des enquêtes ou médiations.
Un rapport sur ce qui précède sera remis au sous ministre à la fin de chaque année financière. Les renseignements demandés par le Secrétariat du Conseil du Trésor seront fournis sur demande.
Références:
* Politique du Conseil du Trésor du Canada : Harcèlement en milieu de travail
* Loi canadienne sur les droits de la personne
* Loi sur l'accès à l'information
* Loi sur la protection des renseignements personnels
* Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
* Manuel du Conseil du Trésor (Matériel, risques et services communs, chapitre 2-6), Politique sur la prestation de services juridiques aux fonctionnaires de l'État.
