Employeurs - ce que vous devez savoir à propos du numéro d'assurance sociale
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Cette publication (SC-203-03-06) fournit des renseignements à l'employeur concernant sa responsabilité légale de voir la carte d'assurance sociale lors de l'embauche d'un nouvel employé, la confidentialité du NAS et le rôle de l'employeur dans la prévention de fraude.
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Les renseignements qui suivent vous aideront à être pleinement conscient, à titre d’employeur, de vos responsabilités à l’égard du numéro d’assurance sociale (NAS) et de votre rôle primordial pour la protection des renseignements personnels concernant vos employés et la prévention des activités frauduleuses.
Vos principales responsabilités
Demandez et examinez la carte d’assurance sociale de chaque nouvel employé dans les trois jours suivant le début de son emploi.
- Vous devez consigner le nom et le numéro d’assurance sociale (NAS) de l’employé tels qu’ils sont inscrits sur la carte. Chaque personne qui occupe un emploi assurable au Canada doit avoir un numéro d’assurance sociale. Ce numéro sert à l’administration des prestations gouvernementales versées en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu, de la Loi sur le Régime de pensions du Canada et de la Loi sur l’assurance-emploi.
- Vous devez demander au nouvel employé qui n’a pas de NAS, mais qui est autorisé à travailler au Canada, d’en faire la demande et de vous remettre une preuve de cet effet.
- Vous pouvez appeler le bureau d’immatriculation aux assurances sociales de Service Canada au 1 800 808‑6352 (ou au 506 548‑7961, à l’extérieur du Canada) pour faire confirmer le numéro d’assurance sociale d’un employé actuel ou d’un ancien employé. Vous devrez indiquer au préalable votre numéro d’entreprise (attribué par l’Agence du revenu du Canada) et fournir tous les renseignements exigés permettant d’identifier votre entreprise et le titulaire du NAS.
Vérifiez si un numéro d’assurance sociale qui commence par « 9 » n’est pas périmé. Vous êtes tenu de vérifier si l’employé est autorisé à travailler au Canada.
· Les numéros d’assurance sociale (NAS) qui commencent par « 9 » ont une date d’expiration et sont émis aux travailleurs temporaires qui ne sont ni des citoyens canadiens, ni des résidents permanents.
· Si la carte d’assurance sociale d’un employé commence par « 9 », vous devez vérifier qu’elle n’est pas périmée et que le permis de travail de l’employé, habituellement délivré par Citoyenneté et Immigration Canada, est encore valide. Pour que vous puissiez l’embaucher, cette personne doit remplir toutes les conditions indiquées dans le permis de travail, y compris les dates et les endroits où elle est autorisée à travailler.
· Embaucher une personne qui n’est pas dûment autorisée à travailler au Canada est une infraction passible d’une amende pouvant atteindre 50 000 $, d’une peine d’emprisonnement maximale de deux ans, ou les deux, aux termes de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés.
· Pour obtenir de plus amples renseignements sur l’embauche de travailleurs étrangers temporaires, consultez le site Web de Citoyenneté et Immigration Canada, cic.gc.ca, ou composez le 1 888 242‑2100.
Protégez les renseignements personnels concernant vos employés, en particulier les numéros d’assurance sociale, contre le vol et l’utilisation ou la divulgation.
- Vous avez la garde de renseignements personnels, notamment les numéros d’assurance sociale (NAS), de vos employés. Vous devez veiller à la protection de ces renseignements contre le vol et l’utilisation ou la divulgation.
- Afin de bien protéger les renseignements personnels concernant vos employés, conservez les renseignements confidentiels dans un endroit protégé ou dans un système informatique encodé et ne permettez l’accès à ces renseignements qu’aux personnes qui doivent les consulter.
- Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit des règles précises sur la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels par des entreprises privées.
- Si vous constatez que le NAS d’un employé a été volé ou a été utilisé ou divulgué, adoptez immédiatement les mesures suivantes pour atténuer les conséquences possibles : (1) évaluez les dommages; (2) communiquez avec la police si vous avez constaté une activité de nature criminelle; (3) communiquez avec Service Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée; (4) communiquez avec le bureau de crédit; (5) communiquez avec toutes les personnes intéressées.
Informez Service Canada de tout soupçon relatif à l’utilisation frauduleuse d’un numéro d’assurance sociale.
- Vous jouez un rôle important dans le dépistage et la prévention de l’utilisation frauduleuse des numéros d’assurance sociale (NAS) et de ses deux principales conséquences : le travail illégal et la fraude fiscale.
- L’employeur qui embauche en toute connaissance de cause une personne qui utilise frauduleusement un numéro d’assurance sociale commet une infraction en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu.
- Si vous avez des raisons de soupçonner une utilisation frauduleuse d’un numéro d’assurance sociale, vous devez immédiatement communiquer avec le bureau d’Immatriculation aux assurances sociales de Service Canada, au 1 800 808‑6352 et choisir l’option « 3 ». Composez le (506) 548‑7961 si vous appelez de l’extérieur du Canada.
Les responsabilités de l’employeur en bref
1. Demandez à voir la carte d’assurance sociale d’un nouvel employé dans les trois jours suivant le début de son emploi.
2. Vérifiez et consignez la date d’expiration de toute carte d’assurance sociale qui commence par « 9 ».
3. Protégez les dossiers personnels de vos employés, en particulier leur numéro d’assurance sociale.
4. Communiquez avec Service Canada si vous soupçonnez une utilisation frauduleuse d’un numéro d’assurance sociale.
Rappel : Le numéro d’assurance sociale de votre employé est confidentiel et doit servir uniquement à des fins relatives au revenu.
Communiquez avec nous
Pour obtenir des renseignements plus précis sur le programme du numéro d’assurance sociale, composez sans frais le 1 800 808‑6352 et choisissez l’option « 3 ».
Pour obtenir de plus amples renseignements sur Service Canada ou pour connaître leCentre Service Canada le plus près, consultez notre site Web, à servicecanada.gc.ca, ou composez le 1 800 O‑Canada (ATS : 1 800 926‑9105).
NOUVEAU – Le programme du numéro d’assurance sociale (NAS) relève maintenant de Service Canada, le nouveau réseau de prestation des services du gouvernement du Canada qui propose un vaste ensemble de prestations et de services fédéraux adaptés à vos besoins personnels. Service Canada offre des services personnalisés, tous facilement accessibles à partir d’un même point. Vous pouvez utiliser le moyen que vous préférez pour accéder à ces services – par téléphone, par la poste, par Internet ou une visite en personne.
