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Document d’orientation : Divulgation proactive des subventions et des contributions supérieures à 25 000 $
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| Période visée par le rapport | Date d'affichage (sur le site Web) |
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| 1er janvier au 31 mars 2006 | 31 mai 2006 |
| 1er avril au 30 juin 2006 | 31 août 2006 |
| 1er juillet au 30 septembre 2006 | 30 novembre 2006 |
| 1er octobre 2006 au 31 décembre 2007 | 28 février 2007 |
Ce cycle se poursuit sans interruption par la suite. Lorsque la date d'affichage tombe un week-end ou un jour férié, les ministères et les organismes doivent afficher l'information sur leurs sites le dernier jour ouvrable précédant le week-end ou le jour férié en question.
Comme c'est le cas de toutes les initiatives de divulgation proactive, les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être respectées. En conséquence, toute information dont la divulgation serait interdite en vertu de l'une ou l'autre de ces lois ne doit pas être divulguée. À cette fin, les ministères et les organismes devraient d'abord consulter leurs agents à la coordination de l'AIPRP ou leurs Services juridiques pour déterminer quelle information peut être divulguée.
Les besoins de financement aux fins d'une subvention ou d'une contribution en particulier échappent à l'initiative sur la divulgation proactive des subventions et contributions. Plus particulièrement, les règlements interministériels (RI) des fonds nécessaires pour octroyer une subvention ou une contribution ne sont pas visés par cette initiative. En conséquence, le ministère ou l'organisme qui autorise et octroie effectivement une subvention ou une contribution à un bénéficiaire doit produire un rapport accompagné d'une note au sujet de la participation d'un ou de plusieurs autres ministères.
Dans le même esprit, les ministères et les organismes dont les subventions et les contributions sont octroyées en leur nom par un autre ministère ou organisme doivent l'indiquer sur leur site Web de divulgation proactive des subventions et des contributions (voir la section 3.7.2 ci dessous).
L'information affichée pour une période de rapport peut être modifiée dans une période de rapport ultérieure seulement si une erreur importante a été commise dans les données divulguées au départ. Les ministères et les organismes doivent disposer d'une politique précise quant à la définition d'une erreur importante. Toute information modifiée doit être clairement indiquée comme telle (voir la section 3.7.3 ci dessous). Une subvention ou une contribution qui est octroyée et par la suite remboursée à l'État ne constitue pas une erreur importante.
Lorsque des subventions et des contributions sont octroyées et qu'elles s'appliquent à plus d'un exercice, le montant total octroyé doit être déclaré. Dans ces cas, une note doit aussi être affichée dans le champ Commentaires. (voir la section 3.7.5 ci dessous).
Les ministères et les organismes qui n'ont pas de programmes de subventions et de contributions doivent néanmoins d'indiquer sur leur site Web de la divulgation proactive des subventions et contributions. Une note suffit.
L'administrateur général du ministère ou de l'organisme doit s'assurer que les données divulguées sont attestées comme il convient, qu'elles sont complètes et qu'elles sont produites dans les délais. Les ministères et les organismes doivent signaler clairement sur leurs sites les limites inhérentes aux données produites.
2.2.1 Paiements de transfert aux provinces et aux territoires
2.2.2 Paiements de transfert prévus par la loi (p. ex., les prestations aux termes de la Loi sur l'assurance-emploi)
2.3.1 Paiements versés en remplacement d'impôts
Le tableau qui suit présente un résumé des champs d'information qu'il faut remplir pour chaque subvention ou contribution déclarée.
| Champ d'information | Description / Comment | |
|---|---|---|
| 3.1 | Nom du bénéficiaire | Nom de la personne, raison sociale de la société ou de l'organisation, etc. |
| 3.2 | Endroit | Municipalité etc. du bénéficiaire |
| 3.3 | Date | Date à laquelle le bénéficiaire a droit à la subvention ou à la contribution |
| 3.4 | Valeur | Montant total de la subvention ou de la contribution octroyée |
| 3.5 | Type | Type de subvention ou de contribution octroyée |
| 3.6 | Objectif | Description générale des motifs ou de l'utilisation de la subvention ou de la contribution octroyée |
| 3.7 | Observations (s'il y a lieu) |
Voici des indications précises sur chacun des champs :
Le nom de la personne, ou la raison sociale de la société ou de l'organisation à qui la subvention ou la contribution est octroyée. Habituellement, cette information figure, par exemple, dans une entente de financement.
La municipalité, la province ou le territoire et le pays où le bénéficiaire réside, ou à son lieu d'affaires ou son siège social. Cette information est d'habitude indiquée sur les chèques émis.
La date à laquelle l'octroi d'une subvention ou d'une contribution a été officiellement autorisé et, par extension, la date à laquelle le ministère ou l'organisme s'est engagé envers un bénéficiaire.
La valeur monétaire de la subvention ou de la contribution. Lorsqu'une subvention ou une contribution prend la forme d'un bien ou d'un service, la juste valeur marchande de ce bien ou de ce service doit être déclarée.
Lorsqu'une subvention ou une contribution octroyée s'applique à plus d'un exercice, le montant total doit être déclaré. Dans ces cas, les ministères et les organismes devraient inclure une note à cet effet dans le champ Commentaires (voir la section 3.7.5 ci dessous).
Indication selon laquelle le montant octroyé est une subvention ou une contribution.
Les ministères et les organismes devraient s'efforcer de faire des inscriptions décrivant le mieux possible l'objectif de la subvention ou de la contribution octroyée.
On s'attend à ce que des inscriptions dans ce champ d'information soient faites à titre exceptionnel seulement. Voici des exemples de cas où les ministères et organismes devraient néanmoins fournir de l'information dans ce champ:
3.7.1 (Note indiquant que) le bénéficiaire réaffecte ou redistribue par ailleurs la subvention ou la contribution octroyée à des tiers.
3.7.2 (Avis lorsque) deux ministères ou organismes ou plus participent au financement ou à l'octroi d'une subvention ou d'une contribution en particulier.
3.7.3 Reformulation en raison d'une erreur importante concernant une subvention ou une contribution déjà déclarée, ainsi qu'un renvoi
approprié.
3.7.4 Déclaration tardive d'une subvention ou d'une contribution octroyée.
3.7.5 Subvention ou contribution octroyée s'appliquant à plus d'un exercice.
Les renseignements relevant des exemptions aux articles 13 à 23 de la Loi sur l'accès à l'information, comme ceux concernant le maintien de l'ordre ou les services de renseignement de sécurité, ne devraient pas être affichés. Dans ces cas, les ministères et les organismes peuvent obtenir l'avis de leurs agents à la coordination de l'AIPRP ou de leurs Services juridiques.
L'information sur les subventions et les contributions doit être affichée sur les sites Web des ministères et des organismes conformément à la Normalisation des sites Internet imposée par le Conseil du Trésor. Pour faciliter la navigation et assurer l'uniformité, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a conçu un nouveau site intranet de divulgation proactive qui expliquera comment afficher l'information sur les subventions et les contributions. Il comprendra aussi une foire aux questions et sera mis à jour périodiquement au fur et à mesure que la situation évoluera.
Dans l'immédiat, les sites Web des ministères et des organismes doivent être structurés de la façon suivante :
La page d'accueil de chaque ministère ou organisme devrait inclure un lien bien en évidence qui amène les utilisateurs à une page où se trouvent des liens à tous les renseignements faisant l'objet d'une divulgation proactive – à laquelle seront maintenant ajoutés des renseignements concernant les subventions et les contributions. Ces renseignements doivent être classés par période de rapport par bénéficiaire.
Cette page doit fournir de l'information sur le contexte et des avis importants, ainsi que les hyperliens voulus, de la façon suivante :
« Le 21 octobre 2005 et dans le cadre de son programme d'amélioration de la gestion, le gouvernement a annoncé qu'il s'engageait à divulguer proactivement les subventions et contributions supérieures à 25 000 $.
Le présent site Web offre des renseignements sur les subventions et les contributions octroyées par ou pour [Nom du ministère ou de l'organisme]. À compter du 31 mai 2006 et à tous les trois mois par la suite, ce site Web sera mis à jour pour fournir de l'information sur les subventions et contributions octroyées pendant l'année.
Les règles et principes qui régissent les subventions et les contributions gouvernementales sont décrits dans la Politique du Conseil du Trésor sur les paiements de transfert, à l'adresse http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TBM_142/ptp_f.asp. Les paiements de transfert sont des transferts, imputables sur un crédit, d'argent, de biens, de services ou d'actifs à des personnes ou à des organisations ou à d'autres ordres de gouvernement, sans que le gouvernement fédéral reçoive directement en retour des biens ou des services, mais qui peuvent obliger les bénéficiaires à produire un rapport ou d'autres renseignements après avoir reçu le paiement de transfert. Ces dépenses sont signalées dans les Comptes publics du Canada. Les principaux types de paiements de transfert sont les subventions, les contributions et « autres paiements de transfert ». Sont inclus dans cette catégorie, mais non assujettis à la divulgation proactive : (1) les transferts à d'autres ordres de gouvernement, par exemple les paiements de péréquation ainsi que les paiements effectués dans le cadre du Transfert canadien en matière de santé et du Transfert canadien en matière de programmes sociaux; (2) les subventions ou les contributions réaffectées ou par ailleurs redistribuées par un bénéficiaire à des tiers; et (3) l'information qui ne serait normalement pas divulguée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. »
Pour faciliter au public l'accès à l'information sur les subventions et les contributions dans toute l'administration publique, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada proposera sur sa page Web des liens avec l'URL de la page de divulgation des subventions et des contributions pour chaque ministère ou organisme. Les ministères et les organismes doivent fournir cet URL à Michael Hutchison de la Section des communications ministérielles du SCT, à hutchison.michael@tbs-sct.gc.ca ou au (613) 952-3094.
Il incombe aux ministères et aux organismes de veiller à ce que l'information sur les subventions et les contributions soit exacte et à jour et à ce qu'elle soit affichée conformément aux présentes lignes directrices.
Pour toute question sur les systèmes financiers, les systèmes d'approvisionnement ou l'accès à l'information relativement au présent document, il faut s'adresser au responsable fonctionnel compétent de chaque ministère et organisme.
Pour de plus amples renseignements au sujet de la divulgation obligatoire des subventions et des contributions, les agents devraient d'abord effectuer des recherches dans les renseignements disponibles sur le site Web : http://publiservice.tbs-sct.gc.ca/pd-cp/index_f.asp et demander les consignes explicatives aux experts fonctionnels compétents de leur institution. Ils peuvent aussi demander des conseils et des interprétations en communiquant de préférence par courriel avec Suzanne Murtagh du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à murtagh.Suzanne@tbs-sct.gc.ca ou par téléphone au (613) 957-9677.
Pour des consignes relativement à la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, ils peuvent communiquer de préférence par courriel avec Jean Plamondon du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada plamondon.jean@tbs-sct.gc.ca, ou par téléphone au (613) 946-3047.
[1] L'amélioration constante de la gestion au sein du gouvernement du Canada - Notre engagement (octobre 2005) p. 22.
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