Le relevé d'emploi sur le Web (RE Web) - Exigences de l'utilisateur
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III. Principales fonctions
1. Inscription de l'employeur
Les employeurs doivent s'inscrire pour participer au programme. Nous recueillons les données des employeurs à l'étape de l'inscription: numéro d'entreprise attribué par l'Agence du revenu du Canada (NEARC), nom, adresse, code postal, numéro de téléphone, adresse de courriel, nom et numéro de téléphone de l'agent principal. L'employeur doit également répondre aux exigences de l'utilisateur. Voir l'annexe D.
2. Administration du profil d'entreprise de l'employeur
Pour établir le profil d'entreprise de l'employeur, ce dernier doit entrer le nom et le numéro de téléphone d'une personne-ressource. L'employeur peut régler par défaut le profil d'entreprise à utiliser pour soumettre des relevés d'emploi.
3. Entrée en ligne des données
L'une des fonctions de l'application RE Web permet de créer de nouveaux RE : l'employeur entre les données du RE dans un formulaire électronique à l'aide d'un fureteur disponible sur le marché — on trouve sur le site epass Canada
la liste des fureteurs qui sont soutenus. L'application affiche une version électronique du RE, préremplie avec certaines données de l'employeur : le nom, l'adresse et la personne-ressource de l'entreprise. Voir l'annexe A.
L'employeur peut valider et emmagasiner le RE nouvellement créé. Celui-ci est sauvegardé sous forme d'ébauche, sans numéro de série, pendant quinze jours civils. Après cette période, l'application RE Web le supprimera automatiquement. Le message d'avertissement suivant sera affiché chaque fois que l'employeur se connectera : « Attention: Tous les RE ébauchés non soumis seront supprimés après une période de 15 jours ».
L'employeur peut soumettre et sauvegarder le RE nouvellement créé. Si le RE réussit les essais de validation, il est sauvegardé avec un numéro de série et peut être consulté seulement. Si le RE échoue les essais de validation, il sera sauvegardé sous forme d'ébauche.
En utilisant l'entrée en ligne des données, l'employeur peut modifier l'ébauche d'un RE en y apportant les changements nécessaires, puis le soumettre et le sauvegarder.
Une autre fonction de l'application RE Web permet de modifier un RE déjà sauvegardé, soumis et doté d'un numéro de série. Dès que l'on apportera des changements au formulaire original, l'application créera un numéro de RE modifié. Le numéro de série du RE modifié ou remplacé sera automatiquement inscrit dans la case 2 du formulaire. Lorsqu'un RE a été modifié, le RE original ayant servi à apporter les modifications peut être uniquement lu et imprimé.
4. Transfert par lots
L'application RE Web est dotée d'une fonction de transfert par lots qui permet à l'employeur de télécharger un fichier de relevés d'emploi extrait de son propre système automatisé d'information sur la paye. La présentation de ce fichier est fondée sur les exigences décrites à l'annexe B. L'employeur peut indiquer le ou les RE à sauvegarder automatiquement avec un numéro de série et le ou les RE à sauvegarder en ébauche.
Après le traitement et la validation du fichier des RE téléchargé, et à l'aide d'un fureteur Web, l'employeur peut voir à l'écran: les RE créés, réussis, échoués et rejetés. Les relevés dont le numéro d'entreprise attribué par l'Agence du revenu du Canada (NEARC) est incorrect ou inexistant portent la mention « RE rejetés ». Les relevés dont les validations ont réussi et dont l'employeur aura prévu l'enregistrement avec un numéro de série sont sauvegardés pour consultation seulement et portent la mention « RE créés ». Les relevés dont les validations ont réussi et dont l'employeur aura prévu l'enregistrement sous forme d'ébauche sont sauvegardés sous forme d'ébauche et portent la mention « RE réussis ». Enfin, les relevés dont les validations ont échoué sont sauvegardés sous forme d'ébauche et portent la mention « RE échoués ».
L'employeur peut sélectionner les RE réussis pour les soumettre. Il peut sélectionner les RE échoués et y apporter les mises à jour nécessaires en entrant les données en ligne. Ceci fait, il peut sauvegarder et valider, ou soumettre et sauvegarder les RE mis à jour. L'employeur peut corriger dans le fichier original tous les RE échoués et télécharger un nouveau fichier ne comportant que des RE corrigés. Pour l'ensemble des RE rejetés, l'employeur doit apporter les corrections dans le fichier original et télécharger un nouveau fichier ne comportant que les RE corrigés.
5. Importer
La fonction d’importation permettra d’extraire les numéros de série des RE et autres renseignements pertinents de la base de données RE Web et de les placer dans un fichier XML selon des critères de recherche spécifiques. L’employeur pourra alors importer les données spécifiées et autres renseignements dans son logiciel de paie en tant que référence des RE émis.
Si le système de paie accepte l’information avec les nouvelles dispositions de fichiers lancées en septembre 2005, il pourra être utilisé pour permettre aux employeurs d’émettre des RE modifiés par lots — uniquement en format de 53 semaines — en indiquant le numéro de série des RE modifiés dans la case 2. La disposition pour les fichiers importés en format XML est basée sur les exigences décrites dans l'Annexe C.
6. Impression
Le RE est imprimé sur papier bond ordinaire à l'aide d'une imprimante de bureau standard. L'employeur a le choix d'imprimer ou de ne pas imprimer l'information présentée actuellement au verso du Relevé.
L'ébauche de RE est imprimée sans numéro de série, avec le mot « Ébauche » en filigrane.
L'employeur peut sélectionner tous les relevés à l'écran pour les imprimer ou en faire une sélection.
L'employeur peut imprimer les RE dans la langue dans laquelle ils ont été sauvegardés.
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