Procès-verbal de la séance de consultation sur les régimes de pension agréés
Le 21 novembre 2002

La séance de consultation annuelle d'une journée qui s'est tenue au Centre RA d'Ottawa a accueilli 38 représentants de 33 sociétés du secteur des pensions du Canada.

Mot d'ouverture

M^me Enikö Vermes, directrice générale intérimaire de la Direction des régimes enregistrés (DRE), a souhaité la bienvenue aux participants de la séance de consultation annuelle sur les régimes de pension agréés 2002. Elle a expliqué qu'elle remplace M. Fred O'Riordan qui a accepté une affectation temporaire au bureau régional de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC), au Québec. Elle a parlé brièvement de ses antécédents professionnels, de l'utilisation des langues officielles durant la séance de consultation, du nombre inhabituel de participants et de l'absence de plusieurs directeurs, alors en formation linguistique.

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Rapport sur la Direction des régimes enregistrés

M^me Vermes a ensuite donné un aperçu des projets en cours de la Direction, avec en tête de liste, le projet de réingénierie des procédés opérationnels (RPO).

Dans la première phase de ce projet, nous comptons, entre autres choses, publier le manuel technique sur le site Web de l'ADRC, améliorer nos délais de traitement et accorder plus d'attention à la gestion des risques. Dans la seconde phase, présentement en cours, nous analysons la faisabilité de trois innovations particulières. Actuellement, nous déployons une grande partie de nos efforts à l'agrément des régimes de pension en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (LIR). Nous désignons nos activités en la matière comme des activités « préliminaires » dans le processus d'agrément. Toutefois, les trois innovations nous obligeront à mettre davantage l'accent sur la conformité en fin de processus. Autrement dit, nous devons contrôler les régimes pour savoir s'ils sont administrés conformément ou non aux modalités du régime telles qu'elles sont agréées. Nous sommes présentement en consultation avec les parties intéressées au sujet du changement en question. Fort heureusement, le projet de RPO s'inscrit bien dans le projet à grande échelle de l'ADRC appelé « Directions futures » qui vise essentiellement à tirer avantage au maximum de la technologie de pointe pour améliorer la façon de servir nos clients.

M^me Vermes a fait un résumé des résultats du sondage sur la satisfaction des clients réalisé en 2001.

• Un peu plus de 50 % des répondants se disaient satisfaits des services de la DRE. Nous comprenons que nous devons continuer à apporter des améliorations.
• Les répondants ont classé nos services selon l'importance qu'ils ont pour eux :

1er service :les réponses aux demandes écrites;
2e service : l'examen préliminaire;
3e service : l'approbation des cotisations admissibles.

Nous accorderons la priorité à ces trois services.

• 70 % des répondants sont satisfaits de la norme de 180 jours pour terminer l'examen des modifications aux régimes existants et procéder à l'approbation des cotisations admissibles. Par contre, seulement 50 % des répondants sont satisfaits de cette même norme (180 jours) pour l'approbation du financement.
• Les répondants ont mentionné qu'ils trouvent notre site Web utile et sont en faveur d'une plus grande utilisation du courrier électronique. Nous tiendrons compte, dans le projet de RPO, du fait que les clients sont favorables à ces moyens de communication.

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Rapports des divisions

Division de l'enregistrement

M^me Annelisa Gillespie, directrice de la Division de l'enregistrement (DE), a donné un aperçu de son secteur de responsabilité.

La DE compte 87 employés qui sont responsables de l'agrément ou l'enregistrement de régimes, dans le cadre des sept programmes de régimes de revenu différé. Ils doivent également répondre aux demandes de renseignements écrites et téléphoniques. La Division doit aussi consacrer beaucoup d'efforts à la formation et à l'encadrement du nouveau personnel en raison du taux élevé de roulement.

La DE comporte huit groupes. Deux de ces groupes répondent chaque année à environ 30 500 appels téléphoniques portant sur les programmes de régimes de revenu différé, le facteur d'équivalence (FE), le facteur d'équivalence pour services passés (FESP) et le facteur d'équivalence rectifié (FER). Un groupe est spécialisé dans les régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER), les fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR) et les régimes enregistrés d'épargne-études (REEE). Les autres groupes travaillent sur les questions les plus complexes des programmes de la DE, les demandes d'agrément, les modifications ou les cessations de régimes de pension.

Au cours de la dernière année, outre le travail sur le projet de réingénierie des procédés opérationnels, nous avons poursuivi nos projets pour améliorer les services dans les trois domaines suivants : la gestion des risques, le contrôle de la qualité et l'intégration des rapports d'évaluation actuarielle.

Gestion des risques

L'utilisation judicieuse de nos ressources limitées exige que nous utilisions une méthode de supervision axée sur les risques. Nous appliquons déjà cette méthode aux RPA et l'appliquons progressivement à tous les programmes de revenu différé; plus récemment, aux REER et bientôt, aux régimes de participation différée aux bénéfices (RPDB). Nous travaillons avec la Division de l'observation (DO) pour nous assurer que les régimes à risque très élevé de non-conformité sont systématiquement repérés et traités adéquatement.

Au cours de la dernière année, nous avons mis en place une méthode officielle de contrôle de la qualité. Le contrôle de la qualité est une façon de nous assurer que nous traitons les questions d'agrément ou d'enregistrement de manière cohérente. Le roulement de personnel constitue une difficulté pour l'application uniforme des règles d'agrément. M^me Gillespie a invité les participants à nous aider à repérer les secteurs où il existe un manque d'uniformité. À cet effet, elle a proposé l'idée d'insérer un questionnaire dans nos envois postaux afin de demander une rétroaction sur la cohérence et les délais de traitement.

La division a également travaillé avec la Division de l'actuariat (DA) pour créer une méthode de traitement plus rapide des rapports d'évaluation actuarielle.

Le 28 mars 2002, nous avons publié une version révisée de nos normes de service aux clients que nous avions initialement publiée en 1995 [Bulletin de nouvelles 95-2R]. Nous voulions que le secteur des pensions connaisse nos délais de traitement des réponses et nous voulions surveiller notre temps d'exécution pour chacune des années. Par exemple, notre norme d'examen des modifications des régimes de pension agréés est passée de deux ans à neuf mois. Nous montrons, avec l'utilisation d'une norme aussi évidente, que nous sommes sur le point d'atteindre la norme de six mois. Dans la prochaine année, nous nous engageons à respecter nos normes applicables à l'agrément réputé, à l'agrément et à la cessation des régimes de pension et à l'enregistrement des régimes d'épargne-études. Nous voulons aussi publier de nouvelles normes pour les régimes de participation différée aux bénéfices (RPDB) et les placements enregistrés (PE).

M^me Gillespie a expliqué notre rendement par rapport aux nouvelles normes. La bonne nouvelle concerne le traitement des modifications des régimes de pension. La norme est de traiter en neuf mois 80 % des modifications des RPA, ce qui comprend les modifications des régimes à cotisations déterminées et des régimes à prestations déterminées. En ce qui a trait aux régimes à cotisations déterminées, nous avons examiné 88 % des modifications dans le temps prévu. Nous avons examiné 6 % de plus de modifications qu'en 2001 et à ce propos nous avons réduit de 44 jours notre temps de traitement qui est passé de 242 à 198 jours. Au sujet des régimes à prestations déterminées, nous avons examiné 77 % des modifications en neuf mois. Bien que nous n'ayons pas encore atteint le taux visé de 80 %, nous avons amélioré notre rendement de 13 %, par rapport à 2001. Nous avons réduit notre temps de traitement de 86 jours pour le ramener de 319 à 233 jours. Notre temps de traitement moyen s'est aussi rapproché de notre prochain objectif de 180 jours, ou six mois. Les régimes plus anciens et complexes qui exigent l'aide de notre section des services techniques sont la principale cause du dépassement du délai de traitement que nous nous sommes fixé. Toutefois, nous avons cessé d'emmagasiner les réponses des clients à nos demandes de modification. L'analyste qui demande la modification est aussi celui qui traite la réponse à la demande. Ce qui est plus efficace.

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Bien que nous ayons traité 88 % des nouvelles demandes d'agrément de régimes de pension dans un délai de 180 jours, seulement 59 % des demandes d'agrément réputé ont été traitées dans les 60 jours, c'est-à-dire l'objectif visé. Le manque d'expérience du personnel pourrait expliquer ce résultat. Les nouvelles procédures d'accusé de réception devraient se traduire par l'amélioration immédiate de la situation. Nous avons traité 85 % des cessations de RPA à l'intérieur de la norme d'un an. Nous avons traité 80 % des présentations de REEE dans les 60 jours. Nous considérons la date inscrite sur la demande du client comme étant la date du début de notre travail.

Le délai de traitement de nos diverses tâches varie beaucoup selon la nature des demandes. En général, nous tentons de traiter en priorité les demandes qui remontent à plus 180 jours. Cela a eu pour effet de faire passer de 7 000, en septembre 1999, à 3 700 en septembre 2002, le nombre de demandes datant de plus de 180 jours. En 1999-2000, le nombre de demandes non traitées atteignait presque 12 000. Ce nombre a chuté en 2000-2001 et a ensuite remonté constamment jusqu'au nombre actuel de 10 000 demandes. Nous comptons ramener ce nombre à celui de 2000-2001 d'ici la fin de mars 2003. Les RPA représentent la moitié de notre charge de travail; les six autres programmes de revenu différé représentent l'autre moitié. Nous continuons à étudier d'autres façons de réduire notre inventaire.

Parmi les questions posées au début de la séance, l'une d'elles portait sur le projet du gouvernement en direct (GED) dont il a été question dans la présentation de M. Ray Bradley en 2001. La DRE a présenté plusieurs suggestions, mais aucune d'elles n'a été retenue. Nous avons suggéré entre autres la conversion du formulaire Déclaration de renseignements annuelle concernant les régimes de pension agréés et d'autres formulaires en versions sécurisées en direct. Cependant, une grande partie du budget destiné au projet du GED a été allouée aux mesures de sécurité à la suite de la tragédie du 11 septembre 2001. Malgré cette réduction, nous avons poursuivi nos projets. Par exemple, nous avons créé un programme de REEE qui fonctionne de façon entièrement électronique. Nous avons travaillé en collaboration avec les gens de Développement des ressources humaines Canada responsables de la Subvention canadienne pour l'épargne-études (SCEE) pour nous assurer que les émetteurs présentent leurs régimes à la SCEE, que la DRE procède à l'enregistrement de ces régimes et que la SCEE verse les subventions de façon entièrement électronique.

De même, nous comptons appliquer le concept de la production électronique au programme des REER. Dans la première phase, 13 sociétés émettrices de RER ont transmis leurs listes par voie électronique. Nous avons reçu 214 000 dossiers sur cinq disques compacts, ce qui représente environ 10 700 feuilles de papier. Huit autres sociétés participent actuellement à la phase d'essai. Nous avons invité les autres membres du secteur des REER à transmettre leurs listes par voie électronique. Dans un proche avenir, nous envisageons également de traiter les demandes d'allégement administratif des RER par voie électronique.

D'ici la fin de l'année financière, soit en mars 2003, nous espérons être en mesure de recevoir les demandes de renseignements généraux par courriel. Nous éprouvons quelques difficultés avec la réception de documents par courriel. L'envoi de réponses par courriel continuera de poser problème jusqu'à ce que le codage des données soit possible. Entre temps, nous devons continuer à envoyer nos réponses par la poste. Les experts techniques de l'ADRC tentent de trouver une solution à ce problème. Dès qu'un système sécurisé d'envoi et de réception de documents par courriel sera en place, nous ferons des essais avec les demandes de renseignements généraux.

Pour conclure cette partie de la présentation, nous aimerions rappeler que lorsque les clients présentent des documents de façon réglementaire, ils évitent les délais. Nous attirons votre attention sur ce qui suit :

• Les documents doivent être des originaux ou des copies certifiées des documents originaux. S'il existe une résolution du conseil concernant le régime, elle doit nous être fournie. S'il n'en existe aucune, l'administrateur du régime doit approuver la modification au moyen d'une attestation des documents pertinents ou du formulaire T920 dûment rempli et signé. Sauf si nous avons demandé une modification précise du régime, le formulaire T920 doit accompagner toute modification des régimes agréés ou qui sont réputés agréés.
  
  Il est important de se conformer à ces exigences, particulièrement dans le cas des demandes de nouveaux régimes parce qu'un retard peut avoir des conséquences sur la date d'entrée en vigueur des régimes. Les modifications que nous demandons d'apporter à un régime doivent nous être présentées le plus rapidement possible et les dates d'entrée en vigueur doivent être cohérentes.
• Lorsque nous demandons que le texte d'un régime spécimen soit modifié, les régimes qui sont établis selon le texte de ce régime spécimen doivent être modifiés sans délai.

Une personne a demandé si la DRE est prête à accepter la production de régimes et modifications spécimens. M^me Gillespie a répondu que le bulletin de nouvelles 95-6 a été publié à cette fin précisément. L'utilisation de régimes spécimens favorise l'efficacité. Une autre personne a mentionné que les consultants reçoivent parfois des avis incohérents des analystes de régimes de pension de la Division de l'enregistrement. M^me Gillespie a invité les demandeurs à communiquer avec les gestionnaires de groupe lorsque cette situation se produit. Les gestionnaires mentionneront le problème à un palier supérieur, obtiendront un accord et offriront davantage de directives aux employés à cet effet.

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Division des politiques et des communications [P et C]

M. Michael Godwin agit comme directeur de la Division des politiques et des communications, en remplacement de M^me Patricia Spice qui est actuellement en formation linguistique. Il a donné un aperçu des projets dans son secteur de responsabilité.

Pour les nouveaux participants à la séance de consultation, voici la composition de la Division des politiques et des communications : une adjointe administrative et une traductrice qui relèvent de la directrice; deux gestionnaires, qui relèvent également de la directrice, supervisent les employés de deux sections. Pour le moment, la Section des services techniques compte trois agents et la Section des politiques et des systèmes en compte sept (l'un d'eux est actuellement directeur intérimaire) et deux agents de liaison des systèmes. Nous prévoyons pouvoir combler les postes vacants très bientôt.

Les employés de la Section des services techniques ont pour principale activité de fournir des conseils à la DE sur des questions et régimes complexes. Ils examinent aussi les régimes légiférés. L'année passée, ils ont traité et examiné plus de 800 questions et dossiers. Ils rédigent normalement de 30 à 50 lettres pour le ministre en réponse à des questions sur les programmes des régimes de revenu différé. Ils font le suivi de l'information diffusée par les médias sur des questions relatives au revenu différé, ils rédigent les réponses pour la période de questions et ils informent la haute direction des questions de nature délicate.

Les employés de la Section des politiques et des systèmes s'occupent des publications et de l'élaboration de politiques et assurent la liaison avec les provinces en ce qui concerne les questions de politique. Ils fournissent aussi un soutien informatique interne, conçoivent des applications et assurent la liaison avec les provinces au sujet des déclarations de renseignements annuelles et du partage de l'information.

M. Godwin a fait rapport sur les progrès promis par M^me Spice l'an dernier. Nous avons atteint cinq des six objectifs que M^me Spice avait établis pour 2001. Nous avons révisé les circulaires sur les FERR, les RPSC et les RERR et les questions et réponses sur notre site Web qui portent sur les conjoints de fait, le FE, le FESP et le FER. Nous n'avons pas pu mettre à jour le guide sur les RPA, mais nous nous en occuperons sous peu.

Dès le début de cette séance, on nous a demandé de faire une mise à jour sur les progrès réalisés en ce qui concerne les modifications au bulletin de nouvelles sur les régimes de pension flexibles. Malheureusement, nous n'avons fait que très peu de progrès, en raison d'un manque de ressources. Cependant, nous comptons faire de ce projet une priorité dès que cette séance de consultation sera terminée. Une personne de l'auditoire a souligné l'importance de permettre aux employeurs de financer les prestations prévues par ce type de régime et elle a demandé s'il nous était possible de mettre « en banque » les régimes qui contiennent ce type de modification. M. Godwin a confirmé que nous allions mettre en banque ces demandes, jusqu'à ce qu'elles soient examinées en fonction de nos nouvelles règles.

On nous a également demandé de faire une mise à jour sur notre engagement à publier en direct le manuel technique sur les RPA. Nous aurions voulu annoncer pendant cette séance que nous avions rempli notre engagement, mais nous ne pouvons pas. Nous avons entrepris un examen complet en trois étapes du manuel pour nous assurer qu'il s'applique au plus grand nombre de personnes, qu'il est cohérent et exact. Nous avons déjà supprimé l'information qui touche peu de gens et nous avons corrigé les parties en conflit avec les positions publiées. La DE examine actuellement le manuel pour en assurer l'exactitude du point de vue technique. Nous devrions publier ce manuel à la fin de l'hiver ou tôt au printemps prochain.

Le commissaire a signé un protocole d'entente avec la Régie des rentes du Québec. Selon cette entente, les administrateurs des régimes du Québec peuvent maintenant nous envoyer leurs déclarations de renseignements annuelles au moyen d'un guichet de service unique de la Régie des rentes. L'ADRC au complet a lancé le plan personnel d'apprentissage (PPA) pour encourager le développement de carrière et l'épanouissement personnel des employés. Nous avons transformé le formulaire sur papier du PPA en un formulaire électronique. Le formulaire électronique est maintenu dans une nouvelle base de données qui sert à gérer la formation. Nous offrirons cet outil prochainement aux autres secteurs de notre direction générale. Nous avons également élaboré une application appelée « Boîte à suggestions en ligne ». Elle permet aux employés de lire les suggestions formulées par le personnel et les réponses de la part de la gestion, sur un site Web interne. De plus, cet outil favorise la communication entre le personnel et la gestion. Nous avons aussi révisé deux bulletins de nouvelles : Les régimes spécimens et Services offerts par la Direction des régimes enregistrés.

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Division de l'actuariat

M. Luc Taillon, qui remplace M^me Janice Laird en tant que directeur de la Division de l'actuariat (DA), a donné un aperçu de l'organisation de sa division et de ses projets.

La DA comprend trois secteurs liés entre eux : la Section de l'actuariat, la Section des analystes en actuariat et l'aide de bureau. Dans la Section de l'actuariat, les employés préparent et donnent de la formation en actuariat à l'ensemble de la Direction. Ils répondent également aux demandes de renseignements en actuariat, élaborent des systèmes, mènent des recherches sur des problèmes et participent à la gestion des risques. La Section des analystes en actuariat examine les rapports d'évaluation actuarielle transmis par la Division de l'enregistrement (DE) et les rapports sur la liquidation de régimes transmis par la Division de l'observation (DO). L'aide de bureau gère notre base de données qui contient les informations recueillies dans les rapports d'évaluation que nous examinons. Ces informations servent à la rédaction de rapports sur le travail, la gestion des risques et les activités de conformité. L'an dernier, deux analystes et un étudiant en actuariat ont joint les rangs de la DA, ce qui porte notre effectif à 13 personnes. Nous comptons embaucher un autre étudiant en actuariat dans un proche avenir.

Notre division est responsable de l'évaluation des demandes des clients qui portent sur les cotisations versées à des régimes de pension à prestations déterminées et sur les transferts de montants provenant de ce type de régime. L'année passée, nous avons conçu un outil pour analyser les demandes financement. Cet outil nous est utile pour repérer les rapports d'évaluation actuarielle à faible risque et les traiter rapidement. Nous avons aussi participé à l'élaboration d'un outil d'évaluation des risques pour la DO. Nous avons fourni des analyses et conseils techniques portant sur des questions d'actuariat à d'autres divisions et à des clients de l'extérieur. Nous avons répondu à plus de 1 000 demandes de renseignements provenant de l'intérieur et de l'extérieur. Nous avons supervisé ou examiné directement environ 5 000 rapports d'évaluation actuarielle et avons analysé les droits de cotisations admissibles des employeurs et les valeurs de rachat.

L'année dernière, nous avons également établi des normes de service pour traiter les rapports d'évaluation actuarielle, les transmissions des autres secteurs de la Direction et les demandes de renseignements écrites et téléphoniques. La norme de service établie pour l'examen des rapports d'évaluation actuarielle vise à examiner 80 % de ces rapports dans les neuf mois suivant leur réception ou dans les neuf mois suivant l'agrément ou la modification du régime de pension.

Nous avons continué à travailler en étroite collaboration avec les autres divisions de la Direction. Par exemple, nous avons découvert des questions de non-conformité pendant notre évaluation actuarielle de la valeur de rachat et des cotisations. Nous avons transmis plusieurs de ces dossiers à la DO pour fin de recouvrement fiscal. Nous avons aussi donné de la formation aux nouvelles recrues de la DE, portant sur la nouvelle fiche de vérification des risques aux fins d'analyse des demandes de financement des régimes à faible risque. Nous avons travaillé avec la DE pour mettre en œuvre des procédures qui nous permettent d'examiner (et d'approuver, selon le cas) les demandes de cotisations avant même que les modifications en suspens ne soient acceptées.

Nous avons élaboré et mis en place un chiffrier électronique pour calculer la valeur actualisée dont il est question dans le bulletin traitant des prestations de pension proportionnelles (bulletin de nouvelles 99-1). Nous avons conçu un autre chiffrier actuariel pour l'examen des rapports d'évaluation des régimes désignés, qui représentent une grande partie de notre travail. Cet outil contribue à offrir un service plus rapide et une plus grande uniformité dans la prestation de nos avis actuariels, à réduire le temps de formation et le temps nécessaire à l'examen des dossiers et à améliorer le contrôle de la qualité. Nous avons automatisé l'analyse des régimes de pension flexibles pour évaluer le bien-fondé des demandes de financement.

Nous avons fourni des avis actuariels à la Division P et C et des commentaires sur les modifications législatives proposées par le ministère des Finances.

Nous comptons continuer à améliorer nos outils d'évaluation des risques afin de mieux cerner les nouveaux risques et de cibler plus efficacement l'examen des rapports d'évaluation. Nous devons surveiller l'ensemble de nos indicateurs de risque pour nous assurer de repérer les rapports d'évaluation qui nécessitent un examen en profondeur. Ces mesures devraient nous aider à améliorer nos normes de service.

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Division de l'observation

M. André Martin a donné un aperçu de son secteur de responsabilités. Il agit en tant que directeur de la Division de l'observation (DO), en remplacement de M. John O'Meara qui est actuellement en formation linguistique.

Notre division est responsable de la surveillance de la conformité des sept programmes des régimes de revenu différé. Notre travaillons principalement sur les RPA et les RPDB. Nous assurons toutefois la vérification des programmes des REEE et des REER et la vérification des programmes des FERR, des PE et des RPSC, dans une moins grande mesure.

Dans le cadre du programme sur les RPA, nous mettons l'accent sur trois domaines particuliers, c'est-à-dire les cotisations, les prestations et l'administration du régime. Plus précisément, nous portons attention à ce qui suit : le FE, le FESP, les services admissibles, la rémunération donnant droit à pension, la relation employeur-employé, les transferts au régime et provenant du régime, les prestations payées par le régime, l'achat de rentes et les attributions du surplus.

Afin de maintenir notre service actuel de vérification et l'étendre davantage, nous comptons embaucher d'autres conseillers en vérification sur place, des vérificateurs au bureau et des conseillers en vérification au bureau. Nous utiliserons ces ressources supplémentaires pour maintenir le niveau de service actuel et offrir du soutien à quelque 50 vérificateurs sur place dans les bureaux des services fiscaux au Canada. Les vérificateurs au bureau procèdent à la sélection des régimes comportant des risques de non-conformité et demandent ensuite aux vérificateurs sur place d'en faire le suivi. Nous sommes aussi responsables de la formation des vérificateurs sur place en ce qui a trait à tous les aspects des régimes de revenu différé. Les vérificateurs au bureau effectuent aussi des vérifications de régimes provenant de nos bureaux d'Ottawa. Notre division a constamment pris de l'ampleur depuis 1997 en raison du nombre considérable de recouvrements.

Nous effectuons des vérifications afin de contrôler et encourager la conformité à la Loi de l'impôt sur le revenu. Nous offrons aux administrateurs de régimes l'information technique et l'aide dont ils ont besoin pour remplir leurs obligations. Nous envisageons de publier un bulletin annuel de conformité dans un proche avenir. Entre autres choses, nous voulons offrir aux administrateurs des outils éducatifs, mettre en évidence les points de conformité délicats, faire connaître les éléments de non-conformité que nous avons relevés, indiquer les endroits où ils peuvent obtenir de l'aide et donner de l'information sur la conformité en général.

Nous aimerions maintenant souligner des exemples de non-conformité dans le programme des RPA. Plus précisément, nous remarquons de nombreux cas où il n'y a aucune déclaration des montants du FE et du FESP ou la déclaration de montants inexacts, particulièrement dans le cadre de régimes d'actionnaires importants et de régimes non cotisables. L'absence de déclaration des montants ou la déclaration de montants inexacts représente plus de 50 % de tous les cas de non-conformité.

Nous notons aussi le manque d'application de l'article 8517 du Règlement qui traite de la limite applicable aux transferts, lorsqu'il y a liquidation d'un régime à prestations déterminées ou lors de la conversion rétroactive d'un régime à prestations déterminées en un régime à cotisations déterminées. Les transferts dont les montants dépassent la limite permise par l'article 8517 du Règlement représentent environ 25 % de tous les cas de non-conformité.

Des administrateurs de régimes éprouvent encore des difficultés avec les dispositions de la législation qui traitent des services admissibles. La difficulté la plus fréquente concerne les améliorations des services avant la réforme, en raison probablement du fait qu'elles ont peu ou pas d'incidences sur le FE. Les services non admissibles représentent environ 10 % des cas de non-conformité.

Certains répondants de régimes versent des cotisations qui dépassent le montant exigé par les modalités du régime; d'autres répondants versent des cotisations lorsque leurs régimes comportent un « surplus excédentaire ». Les cotisations non admissibles représentent environ 10 % des cas de non-conformité.

Certains administrateurs n'administrent pas leurs régimes « tels qu'ils ont été agréés », en conformité avec le paragraphe 147.1(15) de la LIR. Ils négligent de produire les modifications aux régimes, même celles qui ont d'importantes conséquences sur la formule des prestations prévues par le régime. Ces prestations peuvent être permises en vertu du Règlement. Cependant, il est inexact de présumer que le régime peut payer ce type de prestations sans contenir des dispositions particulières qui en permettent le paiement. Les modalités du régime doivent refléter fidèlement les obligations de l'employeur en ce qui concerne ses employés ainsi que les responsabilités de l'administrateur du régime. Par exemple, si un régime à prestations déterminées permet aux participants de verser des cotisations facultatives, l'administrateur du régime doit s'assurer que ces cotisations sont considérées comme des cotisations versées à une disposition à cotisations déterminées et qu'elles sont traitées adéquatement. La même règle s'applique aux prestations de raccordement. Si un employeur veut que son régime prévoie un certain type de prestations, le régime doit contenir les dispositions qui en permettent le paiement.

Une personne a demandé de quels critères il est tenu compte dans l'évaluation des régimes à risque élevé. M. Martin a répondu que les régimes qui permettent un nombre peu élevé de participants, des membres de l'exécutif ou des personnes rattachées sont des régimes à risque élevé.

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Réingénierie de la DRE

M. Carl Finniss, gestionnaire du projet de réingénierie des procédés opérationnels (RPO), a fait rapport sur le projet de réingénierie de la DRE. Il s'agit ici d'une suite au rapport qu'il a présenté lors de la séance de consultation sur les RPA de 2001.

Dès le début du projet sur les RPO, nous avons appris une leçon précieuse de l'« examen des procédés ». Nous avons compris qu'en raffinant nos procédés, ils ne seront qu'un peu plus efficaces. Seul un changement en profondeur permettra d'améliorer de façon importante la rapidité et la qualité de nos services.

Ce type de changement nous oblige à jeter un regard neuf sur le fonctionnement de nos opérations actuelles. En fait, ce que nous faisons c'est agréer ou enregistrer et contrôler l'administration des sept types de régimes de revenu différé pour nous assurer qu'ils sont conformes à la LIR et aux règles administratives de l'ADRC. Nous consacrons présentement la majeure partie de nos ressources à la première étape de notre mandat, c'est-à-dire l'agrément ou l'enregistrement des régimes de pension. Essentiellement, dans le projet de RPO, nous examinons la possibilité de transférer certaines de nos ressources à la deuxième étape de notre mandat, soit le contrôle de l'administration actuelle des régimes de pension.

Les sept programmes de revenu différé dont la DRE est responsable sont les suivants : les RPA, les REER, les FERR, les REEE, les RPDB, les RPSC et les PE. Pour débuter, nous souhaitons appliquer le projet de RPO aux principaux programmes, soit les RPA, les REER et les REEE, et l'appliquer éventuellement aux autres programmes. Les ressources de la DRE sont allouées stratégiquement de la façon suivante. La DE procède à l'examen et à l'agrément ou l'enregistrement des régimes, et répond aux demandes de renseignements écrites et téléphoniques (87 postes). La DO coordonne et exécute la vérification des régimes de pension (17 postes). La DA examine les rapports d'évaluation actuarielle et repère les cas de non-conformité (13 postes). La Division P et C est responsable de l'interprétation technique, des questions de politique, des publications et du soutien informatique (17 postes).

Malgré le peu de ressources dont nous disposons, nous avons tout de même accompli beaucoup de travail. Par exemple, en 2001-2002, à elle seule la DE a traité 30 523 demandes téléphoniques, 2 429 demandes écrites, 5 025 demandes de financement actuariel, 1 178 nouvelles demandes d'agrément ou d'enregistrement, 14 861 modifications de régimes de pension, 4 880 modifications et approbations de REER, 1 545 modifications et approbations de FERR et 1 039 présentations de REEE.

Pourquoi maintenant? Quelles sont les principales raisons qui motivent les changements? Les principales raisons comprennent entre autres ce qui suit :

• La difficulté que nous avons à respecter nos normes actuelles de service aux clients, de manière uniforme sur une longue période.
• La pression que les clients exercent sur nous pour améliorer nos délais de traitement et pour nous inciter à porter davantage d'attention à la manière dont les régimes sont administrés et moins d'attention sur la façon dont ils sont rédigés.
• La pression que les clients exercent sur nous pour passer à la supervision axée sur les risques, comme le font déjà les organismes de réglementation provinciaux.
• Les exigences de l'ADRC pour que le rendement soit mesuré davantage sur la qualité des résultats plutôt que sur le taux de production.
• La nécessité d'étendre les vérifications à la façon dont les régimes sont administrés.

C'est pour toutes ces raisons que la DRE a lancé le projet de RPO. Il contient une méthode par étapes : la première, pour déterminer les options; la deuxième, pour évaluer la faisabilité de ces options; la troisième, pour mettre en œuvre les options durables. Nous en sommes presque à la conclusion de la deuxième phase, c'est-à-dire faire rapport sur la faisabilité des trois options. Notre rapport contient les résultats des longues discussions tenues avec des intervenants, tant de l'intérieur que de l'extérieur de la DRE.

Notre équipe de gestion a assigné un gestionnaire à temps plein à ce projet et a retenu les services de M. Adrian Foster, de Consultations et Vérifications Canada, pour nous aider au travail des deux premières phases. Nous avons mis à contribution le personnel et les clients de la DRE et nous avons examiné les meilleures pratiques utilisées dans d'autres administrations, particulièrement au Canada, au Royaume-Uni, en Australie et aux États-Unis.

Dans la première phase, nous avons établi les améliorations et les innovations. Les améliorations ont été définies comme les changements qui pourraient être apportés à nos services à court terme au moyen des ressources actuelles. Les innovations ont été définies comme des changements plus étendus et profonds exigeant davantage d'efforts et des ressources non précisées.

Voici les améliorations que nous avons établies et mises de l'avant :

• Mettre à jour les procédures et informer le personnel.
• Publier le manuel technique des RPA sur le site Web de l'ADRC.
• Examiner les publications et repérer les lacunes.
• Élaborer une stratégie de consultation permanente.
• Appliquer la méthode de gestion des risques aux secteurs du programme qui n'ont pas encore fait l'objet de cette gestion.
• Améliorer le déroulement du travail.
• Harmoniser les activités de conformité dans la Direction.
• Appliquer les procédures aux rapports d'évaluation.

Les options dont il est question ci-dessus nécessitent un changement à deux volets de notre processus d'agrément ou d'enregistrement actuel. Le premier volet vise à ce que la conformité soit la responsabilité des auteurs de demandes plutôt que la nôtre. Nous tenons compte bien sûr du fait que ces personnes auront accès à toute l'information dont elles ont besoin pour présenter des demandes conformes. Le second volet vise à ce que la DRE modifie son examen détaillé des textes des régimes en vue d'évaluer les cas éventuels de non-conformité et contrôle davantage la façon dont le régime est administré. Les trois options d'innovation que nous voulons évaluer sont l'auto-évaluation du client, l'attestation et la supervision axée sur les risques.

« L'auto-évaluation du client » signifie que les clients nous déclarent que leurs demandes sont conformes aux règles fiscales pertinentes. Étant donné que les clients ont besoin d'une information complète et détaillée pour que leurs déclarations soient plausibles, nous examinons la possibilité entre autres de leur donner accès aux manuels techniques et de leur demander d'utiliser des fiches de vérification.

Nous examinons l'idée d'un programme qui permettrait à la DRE de pénaliser les bureaux de conseil technique en matière de pensions, les administrateurs de régimes ou les deux. Par exemple, nous pourrions envisager la certification d'un bureau de conseil technique qui produit de façon constante des documents conformes. Lorsque l'administrateur d'un régime peut faire la preuve que son régime est bien administré, que des programmes de formation sont instaurés, qu'il utilise des systèmes fiables, et qu'il a recours à des pratiques d'examen par les pairs, nous pourrions reconnaître ces efforts et remettre un certificat de conformité de l'ADRC au répondant du régime. Selon la méthode actuelle, nous accordons le même traitement aux clients qui présentent des textes de régimes conformes qu'aux clients dont les documents ne sont pas conformes. Par exemple, les auteurs de demandes qui utilisent des libellés de régimes spécimens que nous pouvons facilement traiter doivent patienter au même titre que ceux qui portent moins d'attention au libellé de leurs régimes et dont les présentations exigent beaucoup de notre temps. Nous aimerions récompenser les clients qui utilisent les régimes spécimens.

Nous pourrions mettre davantage d'efforts sur les éléments d'importance et porter moins d'attention à ceux dont la conformité est constante. L'idée c'est de faire un usage plus judicieux de nos ressources. Une fois de plus, nous traitons actuellement les régimes et présentations qui sont tout à fait conformes de la même manière que ceux qui comportent un risque élevé de non-conformité. Nous pourrions envisager une méthode d'examen périodique pour que les présentations et régimes qui comportent un risque élevé de non-conformité soient examinés à une plus grande fréquence que ceux qui sont à risque moins élevé. Notre objectif n'est pas d'attraper les gens qui commettent des erreurs. Nous voulons simplement les aider à se conformer à nos règles. Nous présumons que c'est un objectif que vous et nous désirons atteindre.

Nous avons évalué la durabilité de nos options d'innovation. Cependant, nous devons aussi consulter le ministère des Finances pour connaître les incidences législatives de la mise en œuvre de ces options. Il est entendu que nous aimerions mieux intégrer notre modèle renouvelé de prestation de services au cadre de nos règles actuelles. Nous pourrions ainsi éviter le long processus associé aux modifications législatives. Nous avons élaboré une stratégie informatique pour maintenir notre nouveau modèle. Nous ne connaissons pas encore quelle forme prendra le nouveau modèle, mais nous mettrons l'accent sur la manière de mesurer les résultats plutôt que la production.

Les prochaines étapes incluent une analyse comparative de notre modèle à celui d'autres organismes de réglementation (au Canada, au Royaume-Uni, aux États-Unis et en Australie) et une consultation accrue de nos clients, du personnel et des autres intervenants. Nous prévoyons que le travail de la phase 2 sera terminé le 15 décembre 2002.

Nous prévoyons que nos innovations apporteront non seulement d'énormes gains mais aussi une nette amélioration de la qualité et du niveau de l'ensemble de nos services. Par conséquent, grâce au projet de RPO, nous prévoyons ce qui suit :

• Devenir proactifs dans la résolution des problèmes de nos clients et répondre à leurs besoins.
• Accroître la satisfaction au travail et offrir de meilleures perspectives d'emploi pour garder le personnel.
• Mettre l'accent sur les secteurs à risque très élevé de non-conformité.
• Offrir aux clients de meilleurs outils pour encourager la conformité.
• Transmettre les décisions plus rapidement et offrir des réponses cohérentes.
• Consulter plus souvent les intervenants.
• Offrir plus d'information sur notre site Web.
• Mettre l'accent sur les résultats et non sur la production.
• Améliorer et élargir les communications électroniques avec nos clients.

Au sujet des communications électroniques, nous avons appris récemment que l'IRS éprouve également des difficultés avec ses communications bi-directionnelles par courrier électronique. Comme nous, l'IRS peut recevoir des documents par courriel mais doit envoyer ses réponses par la poste, pour des raisons de sécurité.

Une personne, au nom des autres membres de l'auditoire, a exprimé un grand appui au projet de RPO.

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Nouvelle prestation indexée du Québec

Comme nous avons reçu de nombreuses questions à ce propos au début de la séance, M. Godwin a pris à nouveau la parole pour faire une présentation sur le sujet.

À l'origine, la province de Québec a modifié la Loi sur les régimes complémentaires de retraite pour obliger les employeurs à offrir aux participants qui cessent leur emploi plus de 10 ans avant l'âge normal de la retraite une prestation indexée égale au moins élevé de ½ de l'indice des prix à la consommation (IPC) et 2 % entre la date de cessation d'emploi et la date qui tombe 10 ans avant la date normale de la retraite. (Les régimes qui prévoient déjà une indexation sont exemptés de cette exigence.) Cette prestation donnerait lieu à un FESP. Ainsi, le 21 mars 2002, le Québec a adopté une autre modification pour exiger que les régimes prévoient des prestations viagères dont la valeur est égale à la valeur de la prestation indexée. Si la prestation donne lieu à un FESP, le régime pourrait payer le montant de l'indexation en un montant forfaitaire.

Nous avons estimé que même le paiement en un montant forfaitaire est en conflit avec le Règlement de l'impôt sur le revenu (RIR). Comme le montant forfaitaire ne correspond pas à la valeur d'une prestation précise du régime, il n'est pas un élément attribuable en vertu de l'alinéa 8502d) du RIR. Nous avons demandé au ministère des Finances d'examiner cette question et il a décidé de proposer une modification au RIR. Nous avons reçu une lettre d'accord à cet effet et nous pouvons maintenant approuver les régimes qui prévoient le paiement de ces prestations en un montant forfaitaire.

En résumé, nous approuverons les modalités du régime qui prévoient une prestation, dont la valeur est égale à la valeur de l'indexation des prestations viagères des participants qui cessent leur emploi plus de 10 ans avant la date normale de la retraite, égale au moins élevé de ½ de l'IPC et 2 % entre la date de cessation d'emploi et la date qui tombe 10 ans avant la date normale de la retraite. L'indexation de la prestation peut être faite sous une forme acceptable en vertu de la LIR. Si une partie ou la totalité du montant de l'indexation ne peut être versée sans donner lieu à un FESP, ce montant peut donc être versé en un montant forfaitaire.

Voici des exemples d'indexations qui ne donnent pas lieu à un FESP :

• Toute indexation des prestations pour refléter l'augmentation du salaire moyen ou de l'IPC;
• Une modification du facteur de réduction à la préretraite (par ex. de ½ à ¼ % par mois jusqu'à l'âge normal de la retraite);
• Une diminution de l'âge auquel une pension non réduite peut être payée selon les exigences de l'alinéa 8503(3)c) du RIR;
• Une modification du nombre d'années requises pour calculer le salaire moyen de fin de carrière.

Le Québec sera responsable de déterminer les prestations pour lesquelles une indexation sera possible.

Si le régime le prévoit, nous pourrions même approuver des modalités permettant aux particuliers de choisir entre diverses indexations possibles, tout comme nous l'acceptons pour les régimes de pension flexibles.

Nous nous attendons à ce que le libellé du régime contienne les exigences du Québec et montre clairement la façon dont les prestations supplémentaires seront établies. Toute augmentation du taux d'accumulation des prestations du régime doit être prévue clairement dans le texte du régime. M. Godwin a invité les participants à nous transmettre par écrit leurs commentaires sur le traitement de ces prestations par la DRE.

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Régimes à participant unique

Nous avons reçu de nombreuses questions au sujet des régimes à participant unique (RPU). Nous avons remarqué une tendance à ce que des personnes cessent leur participation à des régimes de pension de l'État dans le but d'établir leur propre RPU. Pour ces raisons, M^me Gillespie a fait une présentation sur cette question.

Nous avons divisé la présentation en trois sujets reliés : le transfert de prestations déterminées, le transfert de fonds et la signification de « régime tel qu'il est agréé ».

Il est très important d'examiner minutieusement l'objectif d'un régime de pension au moment d'établir un RPU et d'y transférer des fonds. Nous le mentionnons parce que nous avons reçu de nombreuses demandes de participants aux régimes qui désiraient abandonner l'agrément de leur régime. Voici les explications que nous avons reçues : le RPU n'était pas ce qu'ils voulaient; ils n'ont pas compris les conséquences de l'agrément; ils n'ont pas compris les coûts élevés d'administration d'un tel régime; ils n'ont jamais eu l'intention réelle de travailler dans l'entreprise qui a été créée. Par exemple, le répondant d'un régime indiquait récemment dans une lettre que la seule raison pour laquelle il voulait transférer ses montants accumulés dans un RPU, c'était de prévoir une sécurité de revenu pour une personne à charge atteinte de maladie. Ce client a reçu un avis d'un planificateur financier qui lui conseillait de créer une entreprise qui lui offrirait un RPU. Le client prétend que l'entreprise qui a été créée pour offrir un RPU n'a jamais été exploitée et qu'aucun salaire ne lui a été versé. Pour terminer, il mentionne qu'il a trouvé un autre moyen pour s'occuper de la personne à charge et, en conséquence, il demande l'abandon de la demande d'agrément du régime.

Cet exemple donne une idée du nombre de RPU pour lesquels une demande d'agrément est faite sans tenir compte de l'objectif fondamental d'un régime de pension, c'est-à-dire assurer des paiements périodiques à des particuliers au moment de la retraite pour des services qu'ils ont accomplis en tant qu'employés.

En outre, aux fins du principal objet du régime, deux autres points importants doivent être soulignés. En premier, pour qu'une personne participe à un RPA, il doit exister une véritable relation employeur-employé. L'ADRC offre plusieurs publications dans lesquelles on trouve des renseignements sur ce sujet. Finalement, lorsque des prestations déterminées sont transférées d'un régime de pension agréé à un autre régime de pension agréé et que l'employeur précédent ne verse pas de cotisations au régime auquel le montant est transféré, le montant des prestations de retraite payées par le nouveau régime doit être fondé sur la rétribution reçue du nouvel employeur, pas de l'ancien. Les prestations accumulées dans le cadre du régime antérieur ne peuvent pas être assurées par le nouveau régime, même sous forme d'une prestation forfaitaire. Les prestations maximales prévues au paragraphe 8504(1) du Règlement sont fondées sur la rémunération donnant droit à pension reçue d'un employeur qui participe au régime pour le bénéfice du participant. Ces prestations maximales ne sont pas fondées sur la rémunération donnant droit à pension reçue de l'employeur précédent, sauf si ce dernier est un employeur participant au nouveau régime.

Les prestations prévues par le RPU doivent être calculées en fonction des modalités du RPU. De sorte que, si la rémunération donnant droit à pension du nouvel employé n'est pas suffisamment élevée, il se peut que les prestations payées par le RPU soient beaucoup moins élevées que celles qui auraient été payées par le régime initial. Dans un tel cas, il est peut-être préférable de laisser les prestations accumulées dans le régime antérieur afin d'offrir des prestations de retraite ou une rente différée (si les modalités du régime le permettent). Si les prestations prévues par le RPU sont beaucoup moins élevées en raison du transfert d'un régime de l'État offrant des prestations plus élevées, nous serions en droit de nous demander si le RPU respecte le principal objet, en raison du surplus important qui résulterait sans doute de ce transfert.

Nous avons également reçu des questions au sujet des prestations maximales applicables aux personnes rattachées dans cette situation. Comme la rémunération reçue de l'employeur précédent ne peut pas être utilisée pour calculer les prestations payables d'un RPU, le salaire moyen de carrière maximal pour les services accomplis auprès de l'employeur précédent serait égal à zéro. Cependant, il n'est pas obligatoire d'utiliser le salaire moyen de carrière maximal des personnes rattachées pour les services accomplis auprès de l'employeur précédent. Le salaire moyen de fin de carrière maximal calculé sur la rémunération reçue d'un employeur participant précédent peut être appliqué à ces années. Le salaire moyen de carrière maximal est nécessaire seulement pour les années au cours desquelles le participant était rattaché à un employeur qui a participé au régime au cours de l'année.

L'employeur précédent d'un participant ne devient pas un employeur participant du nouveau RPU seulement en raison du fait que les fonds ont été transférés du régime précédent au RPU. La définition d'un employeur participant énoncée au paragraphe 147.1(1) de la LIR est un « employeur qui cotise ou est tenu de cotiser à un régime de pension pour ses employés actuels ou anciens... ». Bien qu'il soit exact qu'un transfert est une « cotisation permise » en vertu de l'alinéa 8502b)(iv) du RIR, la LIR établit clairement la distinction entre une « cotisation » versée par un employeur ou un employé et le « transfert » d'un régime de pension agréé. La définition d'un employeur participant montre clairement qu'un employeur devient un employeur participant du seul fait qu'il verse des cotisations au régime. Par conséquent, le transfert du régime d'un employeur précédent n'est pas une raison suffisante pour faire de l'employeur responsable du régime qui reçoit le transfert un « employeur participant ». Cette distinction est aussi logique du point de vue administratif. Un employeur pourrait être réticent à permettre que des fonds soient transférés de son propre régime au nouveau régime de ses anciens employés, si ce transfert fait en sorte qu'il se retrouve avec toutes les responsabilités d'un employeur participant au nouveau régime.

Le terme « régime tel qu'il est agréé » est un concept important de la loi. Conformément au paragraphe 147.1(15) de la LIR, voici les éléments qui constituent un « régime tel qu'il est agréé » :

1. les modalités du régime sur lesquelles l'ADRC s'est fondée pour agréer le régime et les modifications apportées à ces modalités;
2. les modalités qui ne sont pas énoncées dans les documents instituant le régime mais qui constituent des modalités de celui-ci par l'effet de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension ou d'une loi provinciale semblable.

L'ajout des modalités exigées par la législation provinciale est important car l'agrément du régime peut être retiré si le régime n'est pas administré conformément aux modalités « telles qu'elles sont agréées ». Le paragraphe 147.1(15) de la LIR indique que l'administrateur doit administrer le régime en conformité avec la législation provinciale même si le régime n'a pas encore été modifié pour être conforme à celle-ci. Finalement, le régime doit être conforme en tous points à la LIR, les modalités du régime doivent être conformes et le régime lui-même doit être administré de manière à être conforme à la loi. En cas de manquement à ces règles, l'agrément du régime peut être retiré en vertu paragraphe 147.1(11). Si nous avons agréé par erreur un régime dont les modalités sont non conformes et que le régime est administré en conformité avec ces modalités, le paragraphe 147.1(15) ne sera d'aucun recours pour empêcher le retrait de l'agrément. Les organismes de réglementation fédéral et provinciaux travaillent en collaboration pour s'assurer que leurs exigences n'entrent pas en conflit. De sorte que l'ajout automatique des exigences provinciales aux modalités d'un régime en vertu du paragraphe 147.1(15) ne devrait pas être une source d'inquiétude en ce qui concerne l'agrément du régime.

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Questions techniques

Nous avons reçu 28 réponses à notre demande de présenter des questions techniques en vue de la présente séance. Nous avons répondu à la plupart d'entre elles dans le cadre de nos présentations et dans la partie réservée aux questions et réponses de la séance. Nous vous invitons à nous transmettre vos commentaires pour nous assurer que la version finale des réponses est claire et utile. Une version simplifiée des questions originales et de nos réponses sera affichée sur le site Web de l'ADRC. Les experts en la matière ont rédigé les réponses et les ont présentées verbalement à la séance. Vous pouvez lire la version finale des questions et réponses en cliquant ici.

Mot de la fin

M^me Vermes a remercié les participants et les orateurs pour leur apport et elle a rappelé aux participants de bien vouloir remplir le questionnaire d'évaluation de la séance de consultation.

Résultats de l'évaluation de la séance de consultation

Parmi les participants du secteur des pensions, 66 % ont rempli le questionnaire. Les résultats montrent un taux de satisfaction de 78,4 % des participants à la séance. Ils ont apprécié particulièrement les questions et réponses techniques et la présentation sur le projet de RPO. Ils ont également indiqué qu'ils n'étaient pas totalement satisfaits du format utilisé pour les questions et réponses techniques, de la présentation sur la nouvelle prestation indexée du Québec et de l'utilisation des langues officielles.