Procès-verbal de la séance de consultation sur les régimes de pension agréés
Le 3 décembre 2003

La séance de consultation annuelle d'une journée qui s'est tenue au Centre RA d'Ottawa a accueilli 43 représentants de 38 sociétés du secteur des pensions.

Mot d'ouverture

Annelisa Gillespie a souhaité la bienvenue aux participants de la séance de consultation et a souligné le nombre croissant de participants. Elle a parlé des changements chez les cadres supérieurs : Enikö Vermes est retournée à la Direction des organismes de bienfaisance et Fred O'Riordan, après avoir complété une affectation dans un bureau régional du Québec, est devenu l'adjoint spécial d'Alan Nymark, le nouveau commissaire. Comme Annelisa occupe le poste de directrice générale intérimaire, Bob Reynolds et Liz Scobie occupent en alternance le poste de directeur de la Division de l'enregistrement.

Le processus pour combler le poste de directeur général est en cours et les résultats seront connus au début de 2004. L'annonce sera affichée sur notre site Web.

Annelisa a souhaité la bienvenue aux directeurs qui sont de retour de leur formation linguistique, soit John O'Meara, Patricia Spice et Mark Legault et a indiqué que Mike Godwin n'est pas encore de retour.

Elle a présenté les directeurs de la DRE et les invités Phil Kohnen et Renée Shields de la Direction des décisions de l'impôt et Kevin Stackhouse, Louise Deslauriers et Pierre Beaudry de la Direction des cotisations et des recouvrements, ainsi que David Wurtele du ministère des Finances dont l'arrivée à la séance est prévue après le lunch.

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Annelisa a parlé brièvement des changements à l'Agence du revenu du Canada (ARC) avec la nomination d'Alan Nymark au titre de commissaire, de l'examen quinquennal qui doit être présenté au Parlement en novembre 2004, des changements au système des ressources humaines de l'ARC et de l'examen probable du programme en raison des changements au Cabinet du Premier ministre.

En tant que partie intégrante de la Direction générale de la politique et de la législation, la Direction poursuit son objectif visant à respecter les priorités de la Direction générale, c'est-à-dire :

• l'amélioration de la prestation des services à nos clients;
• le maintien de notre base de compétences;
• l'amélioration de nos procédés opérationnels;
• le renforcement des relations et des partenariats avec les provinces;
• la sécurité des renseignements des clients;
• la gestion du risque.

Ces priorités font partie d'une initiative de changements qu'Elinor Caplan, l'ancienne ministre du Revenu, a annoncée en 2002 dans son énoncé sur le projet des Directions futures.

La Direction s'engage à fournir des services de haut niveau à un coût administratif peu élevé en procédant à ce qui suit :

• améliorer les services aux clients;
• accroître l'éducation;
• augmenter les services en mode électronique.

Notre principal objectif est de favoriser la conformité volontaire à la Loi et au Règlement de l'impôt sur le revenu (la Loi). Toutefois, en l'absence de conformité, nous prenons des mesures coercitives.

Nous en sommes à la phase III de notre projet de réingénierie des procédés opérationnels et nous examinons actuellement la viabilité et l'incidence des recommandations de nos consultants. Nous prévoyons tenir des séances de consultation dans différentes villes du Canada en février et mars 2004 pour recueillir les commentaires du secteur des pensions. Nous envisageons la création d'un conseil consultatif permanent en collaboration avec des représentants du secteur des pensions, afin d'obtenir leurs commentaires qui nous permettrons de tenir en compte les changements qui surviennent dans le domaine des pensions.

Annelisa a donné un aperçu des quatre divisions et de leurs directeurs, soit John O'Meara, directeur de la Division de l'observation, Janice Laird, directrice de la Division de l'actuariat, Patricia Spice, directrice de la Division des politiques et des communications, Liz Scobie, directrice intérimaire de la Division de l'enregistrement, et Carl Finniss, gestionnaire du projet de réingénierie des procédés opérationnels.

Elle a parlé brièvement des trois engagements pris par Enikö l'an dernier, c'est-à-dire rendre le manuel technique accessible en ligne, accélérer les services aux clients et augmenter l'utilisation de la gestion du risque.

Pour donner suite aux changements apportés à la Loi énoncés dans le budget de février 2003 et aux modifications techniques à la Loi, nous comptons embaucher un maximum de 21 employés en janvier 2004. (Remarque : nous avons embauché 20 employés entre le 12 janvier et le 2 février 2004.) Bien que cette mesure nous permette de maintenir le nombre d'agents pour assurer les services aux clients, leur formation prend du temps et des ressources, ce qui peut avoir une incidence sur la prestation des services à court terme.

Nous avons noté une baisse du nombre de présentations reçues du secteur des pensions et nous aimerions connaître toute information relative à cette tendance.

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Liz Scobie s'est présentée et a donné un aperçu de la Division de l'enregistrement qui compte actuellement 74 employés répartis dans sept groupes opérationnels. Deux de ces groupes répondent aux demandes de renseignements téléphoniques (service bilingue et en anglais), un groupe est spécialisé dans les régimes enregistrés d'épargne-retraite (REER), les régimes enregistrés d'épargne-études (REEE) et les fonds enregistrés de revenu de retraite (FERR), un groupe est responsable du contrôle de la correspondance et trois groupes travaillent sur les régimes de pension agréés (RPA). Chaque demandeur est assigné à un groupe responsable des RPA en fonction du volume de travail. Nous procédons régulièrement à une réorganisation des membres de chaque groupe et de leurs tâches pour tenir compte des forces dynamiques et mieux servir nos clients.

Les gestionnaires de la Division de l'enregistrement présents étaient Ramesh Kapoor, Jeannine Lauzière et Betty Bertrand. Elisabeth Van Vliet (groupe 4), Nancy Payer (Section du contrôle de la correspondance) et Margaret Gussow (groupe des produits spécialisés) étaient absentes. S'il s'agit d'une question qui ne concerne pas un régime en particulier, le demandeur doit communiquer avec le service des demandes de renseignements généraux. S'il s'agit d'une question sur une lettre, le demandeur doit communiquer avec l'auteur de la lettre ou le gestionnaire du groupe responsable de ses demandes.

Nous avons publié nos normes de service aux clients dans le bulletin 95-2R, en mars 2002. Les voici :

Pendant la première moitié de l'année financière 2003-2004, pour les nouvelles demandes d'agrément, nous avons respecté la norme dans 87 % des cas; pour l'examen de l'agrément, nous avons respecté la norme dans 92 % des cas; pour les cessations de régimes, nous avons respecté la norme dans 76 % des cas. Les modifications aux RPA sont divisées en deux parties : pour les dispositions à cotisations déterminées, nous avons respecté la norme dans 85 % des cas; pour les dispositions à prestations déterminées, nous avons respecté la norme dans 73 % des cas.

Le temps que nous prenons pour compléter l'examen d'une demande varie en fonction de la complexité de la demande. Nous accordons la priorité aux dossiers qui remontent à plus de 180 jours et notre inventaire est passé de 4 300 dossiers en janvier 2003 à 2 700 dossiers en novembre 2003. L'inventaire global est passé de 12 000 à 8 355 dossiers pendant la même période.

Deux questions présentées avant la séance portaient sur la façon de traiter une nouvelle demande d'agrément d'un régime de pension.

L'examen de notre processus a révélé qu'un grand nombre de demandes n'ont pas été faites selon les modalités réglementaires, par exemple les demandes incomplètes. Débutant en 2004, les demandes incomplètes seront retournées au demandeur. Nous ne conserverons plus les documents et le régime ne sera pas présumé être agréé. Pour qu'une demande soit réactivée, la demande complète, accompagnée de tous les documents certifiés, doit nous être présentée de façon réglementaire comme l'exige le paragraphe 147.1(2) de la Loi et l'article 8512 du Règlement. Sauf dans certaines situations très particulières, si une demande incomplète est retournée au demandeur au cours d'une année et que la demande complète faite selon les modalités réglementaires n'est pas présentée avant l'année civile suivante, la « date d'agrément » permise par le paragraphe 147.1(2) sera l'année au cours de laquelle la demande complète a été faite.

Avant de mettre en application cette procédure, nous publierons un bulletin au début de 2004 qui en énoncera les détails.

D'autres questions reçues avant la séance portent sur l'inclusion des exigences provinciales dans le libellé des régimes et la nature des modalités des régimes.

Les modalités du régime doivent clairement énoncer les prestations prévues pour que les crédits de pension soient tenus en compte dans les modalités du régime. Un renvoi à des dispositions particulières d'une loi provinciale n'est pas suffisant, car elles sont assujetties à des changements par une tierce personne, ce qui peut entraîner le retrait de l'agrément du régime.

Nous avons aussi noté que des dispositions dans régimes précisent que les prestations accumulées avant 1987 ne peuvent pas être inférieures aux prestations prévues par les cotisations d'un participant au régime versées avant 1987 ajoutées de l'intérêt. La date d'application de cette règle varie en fonction de la loi sur les normes de prestations de pension qui s'applique au régime.

Bien que du point de vue technique l'alinéa 8503(2)h) ne le permet pas, nous considérons que l'achat d'une rente minimale en fonction des cotisations d'un participant versées avant 1987 ajoutées de l'intérêt est permis en vertu du sous-alinéa 8502c)(iii). Cette disposition traite des prestations prévues en raison d'une disposition déterminée d'une loi provinciale. L'article 8513 du Règlement définit la disposition déterminée de la façon suivante : « (...) s'entend du paragraphe 21(2) de la Loi de 1985 sur les normes de prestation de pension et de toute disposition analogue d'une loi provinciale. ». En d'autres mots, la règle de financement de 50 % par l'employeur produirait une rente deux fois plus élevée que celle dont il est question. Comme nous pourrions permettre qu'une rente prévue soit fondée sur des cotisations égales à deux fois les cotisations du participant versées avant 1987, nous permettrons une rente minimale en fonction des cotisations du participant versées avant 1987 ajoutées de l'intérêt.

L'an dernier, nous avons discuté d'un grand nombre de questions et nous nous sommes engagés à prendre certaines mesures.

La première de ces mesures était de publier nos normes de service aux clients, tel que discuté précédemment. Nous poursuivons l'objectif de respecter et de dépasser ces normes.

Nous avions pris l'engagement d'examiner la réception des demandes de renseignements généraux par courrier électronique. À cet effet, nous avons instauré un système pour traiter les demandes reçues par voie électronique. Cependant, le chiffrement des données sur Internet n'est pas fait à l'endroit voulu, de sorte que nous ne pouvons pas assurer le respect des règles sur la confidentialité. La confidentialité des renseignements sur les contribuables est au centre de nos préoccupations et la transmission de ces renseignements doit être protégée. Pour le moment, nous n'encourageons pas les demandeurs à nous envoyer leurs demandes de renseignements généraux par courrier électronique. Nous répondons par écrit à ces demandes, comme nous le faisons normalement dans les autres cas.

La question de la production des listes des REER sur support magnétique (CD-ROM) a aussi été soulevée l'an dernier. Nous continuons à promouvoir ce support pour l'envoi des listes de REER et un nombre croissant de clients l'utilisent. Cette méthode contribue à réduire l'usage du papier et facilite la recherche.

Nous comptions élargir notre questionnaire sur les normes de service aux clients pour y inclure davantage de clients particuliers et les administrateurs de régimes. Nous poursuivons la préparation d'un questionnaire qui accompagnera la correspondance envoyée aux employeurs et aux consultants et nous espérons le finaliser sous peu.

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Patricia Spice de la Division des politiques et des communications a présenté les membres de son personnel participants et a passé en revue le personnel de la Division et ses responsabilités. La Division fonctionne avec un effectif complet.

Les agents de la Section des services techniques de la Division ont diverses tâches incluant favoriser nos intérêts lors des réunions de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite, fournir des conseils aux autres divisions de la DRE et rédiger des notes d'information destinées au commissaire et au sous-commissaire. Ils ont également la responsabilité de rédiger les réponses pour la période des questions et réponses à la Chambre des communes et les réponses à la correspondance du ministre. Ils consacrent une grande partie de leur temps à l'examen des régimes de pension législatifs et aux demandes de renonciation.

Nous avons reçu des questions au sujet de l'approbation de demandes de renonciation et de la délégation de pouvoir. Nous examinons actuellement le processus des demandes de renonciation afin d'en accélérer l'approbation et nous y avons apporté certains changements pour régler certains cas. De plus, nous suivons un plan d'action en vue de modifier la délégation du pouvoir ministériel pour accélérer le processus d'approbation. Toutefois, nous continuerons à traiter les demandes de renonciation individuellement.

Les agents de la Section des politiques et des systèmes de la Division consultent les ministères de la Justice et des Finances sur des questions relatives à la loi, organisent des séances de consultation auxquelles sont invités les membres du secteur des pensions et, à compter de cette année, ils sont responsables de rédiger des documents comme le résumé du plan d'entreprise et d'y expliquer notre contribution aux objectifs de l'Agence. Ils sont aussi responsables de voir au maintien des nos systèmes informatiques, de coordonner la formation, d'aider les employés au sujet de leurs plans de développement de carrière, de rédiger et tenir à jour le manuel technique pour la Direction et de rédiger et réviser les bulletins, les circulaires et les guides.

Les publications de 2003 comprennent :

• le bulletin n^o 03-1, Déclaration de renseignements annuelle conjointe - Nouvel organisme de contrôle des régimes de retraite participant;
• la circulaire d'information 72-5R2, Régimes enregistrés de prestations supplémentaires de chômage, le 3 janvier 2003;
• la liste de 2002 des placements enregistrés en ligne.

Nous avons reçu une question au sujet de la liste des conditions pour les régimes qui comportent à la fois des dispositions d'un RPA et des dispositions d'une convention de retraite en vertu du paragraphe 147.1(5) de la Loi. Nous avons envoyé la liste des conditions aux membres de l'Association canadienne des organismes de contrôle des régimes de retraite et aux consultants en matière de pensions pour obtenir leurs commentaires. Nous comptons finaliser la liste des conditions en 2004 et publier ensuite un bulletin à ce sujet.

Des membres du personnel de la DRE ont suggéré de rencontrer les participants au cours de l'heure qui précède la séance de consultation pour prendre un café avec eux. Nous avons demandé l'opinion des personnes de l'auditoire.

En 2004, nous comptons publier une version révisée du guide qui traite de l'agrément des régimes de pension et une circulaire sur les régimes enregistrés d'épargne-études. Nous avons reçu des questions sur les progrès que nous avons réalisés dans d'autres projets. Parmi nos réalisations, nous avons affiché notre manuel technique sur notre site Web et à l'aide de ressources accrues, nous espérons le rendre disponible en ligne, en 2004. De plus, nous avons mis à jour le bulletin sur les régimes de pension flexibles. Cette activité est un processus continu et nous demanderons les commentaires du secteur des pensions sur la conception des régimes et les prestations accessoires optionnelles financées par l'employeur.

Nous avons reçu aussi des questions sur l'élaboration d'une politique et si le ministère des Finances envisage ou non de modifier l'alinéa 8503(2)a) et le paragraphe 147.4(1) qui traitent des paiements de rattrapage. Non. Le ministère des Finances n'envisage pas une telle mesure. Cependant, tel que nous l'avons indiqué précédemment, nous examinons des façons comme la sous-délégation du pouvoir pour accélérer le processus. De plus, les conséquences de l'achat d'une rente qui n'est pas conforme au paragraphe 147.4(1) préoccupent la Direction générale des cotisations et des recouvrements. Cependant, nous étudions la situation et cherchons des façons d'aider.

Une personne de l'audience a demandé si la sous-délégation du pouvoir pouvait être étendue aux administrateurs de régimes, en fonction d'une liste de critères. Non, pas à ce moment-ci, mais la situation pourrait changer suite aux résultats du projet de réingénierie. Une autre question a été posée relativement à des paiements supplémentaires dans le cas d'une faillite. Nous traitons ces situations individuellement.

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Janice Laird de la Division de l'actuariat s'est présentée et elle a présenté Joseph Gabriel et Shanour Remtoulah. Elle a donné un aperçu du rôle et des responsabilités de sa division.

La Division de l'actuariat (DA) travaille en étroite collaboration avec la Division de l'observation (DO) pour fournir des conseils sur le caractère raisonnable des montants, si la pertinence des calculs de la valeur de rachat est remise en question. La DA renvoie aussi des cas à la DO pour fin de suivi, lorsque l'examen des rapports d'évaluation actuarielle révèle des cotisations non admissibles, des transferts excédentaires, etc.

Les membres de la DA ont pour rôle de surveiller, élaborer et mettre à jour des politiques et des procédures relatives au financement des régimes de pension, ce qui nous amène à travailler avec le ministère des Finances, les organismes de réglementation provinciaux et les autres divisions de notre direction. Ils s'assurent que tous les changements législatifs aux normes et procédures ou aux recommandations de l'Institut canadien des actuaires sont tenus en compte dans nos procédures.

Notre charge de travail la plus significative et visible est de fournir des conseils sur des questions relatives à la capitalisation actuarielle des régimes de pension, tel que l'exige le paragraphe 147.2 de la Loi.

Suite aux engagements que nous avons pris l'an dernier, nous avons perfectionné nos outils pour évaluer les risques et contrôler l'inventaire, dans le but d'améliorer les services à nos clients. En ce qui a trait aux questions de dotation, la Division espère embaucher des étudiants COOP en actuariat et d'autres analystes de régimes de pension dans la Direction.

Nous avons élaboré des facteurs de risque et des paramètres pour aider la Division de l'observation à cibler les vérifications en fonction du risque dans le cadre de leur programme de vérification.

La DA examine actuellement certaines questions dont la réévaluation de notre position en ce qui a trait aux augmentations actuarielles lors d'une retraite différée et une clarification sur le calcul des prestations maximales lors d'une retraite anticipée. Nous mettrons à jour notre site Web pour faire connaître notre position.

Nous avons récemment proposé d'importantes modifications aux renseignements destinés uniquement à l'Agence du revenu du Canada dans le Sommaire des renseignements actuariels, suite à nos consultations extérieures. Ces modifications font actuellement l'objet d'un examen par le Bureau du surintendant des institutions financières et la Commission des services financiers de l'Ontario.

À la suite de l'examen de la DA des rapports d'évaluation sur des régimes désignés, nous avons trouvé de nombreux exemples où la capitalisation du déficit de solvabilité est recommandée. Le paragraphe 8516(3) du Règlement interdit cette pratique dans le cas des régimes désignés et nous continuerons de refuser l'approbation de la capitalisation fondée sur cette approche, comme nous l'avons indiqué l'an dernier.

Pour répondre aux questions reçues, nous confirmons que les régimes désignés ne sont pas limités aux méthodes de répartition des prestations pour évaluer le passif et le coût des services courants dans le cadre du régime. Cependant, l'article 8515 du Règlement prescrit l'usage des méthodes de répartition des prestations pour évaluer la capitalisation maximale, si la capitalisation sur une base de permanence produit des montants qui dépassent la limite énoncée à l'article 8515, l'actuaire doit donc utiliser les montants calculés selon la répartition des prestations.

Nous avons reçu une autre question. Lorsque le régime comporte un surplus excédentaire sur une base de capitalisation et un déficit de solvabilité, est-ce que l'employeur peut continuer à verser des cotisations pour services courants, si le déficit de solvabilité a été liquidé avant la fin de la période d'évaluation?

Oui. L'employeur peut continuer à verser des cotisations pour services courants même si le déficit de solvabilité est entièrement capitalisé avant la fin de la période d'évaluation. Nous avons approuvé les cotisations pour services courants sur une base de capitalisation en remplacement des paiements réels nécessaires pour conserver la solvabilité du régime. Cette mesure ne s'applique pas aux régimes désignés.

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John O'Meara de la Division de l'observation a décrit les initiatives en cours dans sa division, y compris la création du Groupe de développement des programmes qui s'occupera de négocier des ententes et des ressources avec nos partenaires, de surveiller nos relations avec les vérificateurs sur place au Canada et donner de la formation aux vérificateurs sur place et au personnel des divisions. Le Groupe s'occupera aussi de l'élaboration et de la révision de procédures internes, des techniques d'évaluation du risque, de la gestion des données, de l'analyse des tendances ainsi que d'autres projets.

Le Groupe a l'intention d'accorder davantage de ressources à la vérification et d'accroître l'efficacité de la Division.

Le Groupe de développement des programmes s'occupe actuellement de négocier des ententes avec nos partenaires à l'ARC en ce qui a trait au nombre de vérifications sur place et à la manière dont elles sont effectuées. Le Groupe examine aussi la possibilité de mener des vérifications conjointement avec d'autres administrations compétentes. Nous continuons à offrir de la formation aux vérificateurs sur place qui oeuvrent dans d'autres régions au Canada et qui effectuent environ 40 % de nos vérifications. Quant aux 60 % des autres vérifications, elles sont effectuées dans les bureaux de l'Administration centrale. Les vérifications au bureau sont moins intrusives et coûteuses et font partie de notre approche de gestion du risque que nous appliquons à la vérification des régimes de revenu différé. Cette approche nous permet de se concentrer davantage sur la vérification des régimes qui se poursuivent, des REER et des REEE.

Avec l'aide des employés de la Division des politiques et des communications responsables des systèmes, nous procédons actuellement à la conversion de notre base de données en une nouvelle plate-forme qui permettra d'augmenter le nombre de données archivées, ce qui rendra l'accès aux fichiers plus rapide et facile à un plus grand nombre d'utilisateurs.

L'an dernier, nous nous sommes engagés à publier un bulletin sur la conformité pour signaler des exemples de non-conformité au secteur des pensions. Actuellement, nous mettons la dernière main à la production du bulletin et nous comptons le publier sous peu.

• L'examen de nos programmes de vérification au cours de la dernière année a révélé les cas de non-conformité particuliers suivants.
• La déclaration de montants inexacts ou l'absence de déclaration des montants du FE ou du FESP représente presque 60 % de tous les cas de non-conformité.
• Le montant de transfert de prestations qui dépasse le montant prescrit énoncé à l'article 8517 représente 20 % de tous les cas de non-conformité. Les cotisations ou les revenus non admissibles représentent 7 % de tous les cas de non-conformité.
• Le manquement de produire les déclarations se divise en deux : le formulaire T1007 Déclaration de renseignements des personnes rattachées et les montants imposables représentent respectivement 4 % et 3 % de tous les cas de non-conformité.
• Les erreurs portant sur l'indexation représentent 2 % de tous les cas de non-conformité.
• Les cas désignés comme « autres » représentent 7 % de tous les cas de non-conformité.

Pour répondre aux questions de l'auditoire, John a formulé d'autres exemples où le FE et le FESP n'ont pas été calculés adéquatement.

Nous avons reçu une question au sujet de l'utilisation du formulaire T2151, Transfert direct d'un montant unique selon le paragraphe 147(19) ou l'article 147.3. Ce formulaire n'est pas un formulaire prescrit. Il s'agit plutôt d'un formulaire reconnu qui demande des renseignements qui seront peut-être exigés à un moment ultérieur. Un autre formulaire peut être utilisé, mais ce sont les mêmes renseignements qui y sont demandés et doivent servir à la vérification. Les agents demandent normalement le formulaire qui selon eux contient les renseignements qu'ils recherchent. Ce qui entraîne parfois de la confusion.

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Carl Finniss a donné un aperçu de l'état du projet et les résultats des phases I et II.

Au cours de la phase I, nous avons invité des consultants à venir examiner nos procédés et à formuler des recommandations. Dans la phase II, nous avons examiné la durabilité des options, ce qui a donné lieu à des rapports portant sur l'incidence des trois principaux plans d'action proposés par les consultants. La première approche que nous examinons est une autoévaluation accrue pour offrir aux membres du secteur des pensions une plus grande latitude pour déterminer qu'un plan d'action est conforme ou non aux exigences de la Loi et du Règlement. La deuxième est la certification. Le secteur des pensions certifie que les documents sont conformes à la loi, ce qui assurera une plus grande place à la vérification. La troisième est l'intégration des méthodes de gestion du risque par les différentes divisions pour une approche plus simple.

La phase III comprend quatre domaines à examiner :

• Communications et consultations
• Examen des documents du régime
• Intégration du cadre de gestion du risque dans la Direction
• Fournisseur de la certification du régime

Nous avons débuté le travail sur les communications et consultations en juin 2003 et avons affiché un questionnaire sur notre site Web pour connaître le type de communication qu'exigent les différents groupes de consultants. Ce qui comprend le nombre et le format des séances de consultation.

Nous continuons à chercher de meilleures pratiques de communication avec les autres administrations et nous avons mené des sondages auprès des employés pour obtenir leur rétroaction. Ils ont fourni de nombreux commentaires et idées et ont transmis un grand nombre de commentaires provenant des consultants.

Nous avons débuté notre examen de la gestion du risque à la fin de 2003 et nous cherchons à l'aide de ces changements à offrir des services uniformes et de meilleure qualité à l'ensemble de la Direction. Nous comptons terminer cet examen en mars 2004 et nous voulons mettre en place le cadre de gestion du risque avant d'apporter les changements à nos procédés.

L'examen des documents du régime représente une lourde tâche et nous demandera beaucoup de temps pour l'appliquer aux sept types de régimes de revenu différé. Certaines charges de travail sont plus importantes et complexes que d'autres. Les nouveaux procédés doivent être plus efficaces, être fondés sur le risque et faire une meilleure utilisation de nos ressources. Nous devons être en mesure de réagir plus rapidement aux changements et nous cherchons les moyens pour y arriver.

Le fournisseur de la certification du régime est vu comme un type de système (vérification, formation du personnel, formulaires, etc.) qu'un consultant a mis en place pour assurer que les documents présentés et l'administration du régime sont conformes à la Loi et au Règlement. Le travail à ce sujet devrait débuter à la fin de 2004 et nous comptons obtenir davantage de renseignements d'ici là.

Nous vous tiendrons informés des changements à nos procédés et des incidences sur ceux-ci. Nos ressources en personnel et les améliorations à notre technologie de l'information sont limitées, ce qui peut ralentir l'exécution de nos changements. Les priorités du Gouvernement et de l'ARC ont également un impact sur nous. Nous croyons donc que le projet de réingénierie fait partie de ces priorités.

Nous envisageons de tenir des séances de consultation à Vancouver, Calgary, Toronto, Montréal et Halifax à la fin de février et au début de mars. Nous désirons connaître nos actions positives et moins positives et les besoins du secteur des pensions.

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Kevin Stackhouse a exposé son point de vue sur le traitement des déclarations et des paiements des particuliers qui assure l'exactitude des déclarations du facteur d'équivalence, du facteur d'équivalence pour services passés et du facteur d'équivalence rectifié.

La Direction du traitement des déclarations et des paiements des entreprises lui a demandé d'expliquer le fonctionnement du nouveau système de production du facteur d'équivalence pour services passés sur support magnétique (CD-ROM) plutôt qu'au moyen du formulaire T215 sur papier, qui sera en vigueur à compter de 2004. Cette mesure fait partie des améliorations apportées aux procédures sur la production, incluant celles apportées aux modifications à l'article 8402 du Règlement qui porte sur le facteur d'équivalence pour services passés. L'article 8402 exige actuellement que l'administrateur du régime produise un formulaire T215 dans les 60 jours suivant le fait lié aux services passés. Cette échéance a été modifiée et elle passera à 120 jours, à compter du 1 ^er janvier 2004.

Dans le passé, nous avons reçu de nombreuses demandes visant à faciliter la production sur support magnétique (CD-ROM). Ce système sera mis en oeuvre au début de 2004 et il comporte certaines exigences, par exemple les déclarations doivent être présentées dans le langage XML (eXtensible Markup Language) sur CD-ROM.

Kevin a donné une brève explication du schéma, c'est-à-dire les divers champs obligatoires ou optionnels, de même que la méthode d'essai que le demandeur utilisera. L'essai vise à vérifier que les documents contenant les données ont été créés adéquatement en langage XML.

Pour plus d'information concernant la restructuration de la production sur support magnétique, veuillez visiter notre site Web à :
www.arc.gc.ca/eservices/magmedia/menu-f.html

Kevin a également répondu à certaines questions de l'auditoire au sujet des problèmes de production et de la mise à jour des guides.

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Les représentants de la Direction des régimes enregistrés ont répondu aux questions que nous avons reçues et elles seront affichées sur notre site Web. Dave Wurtele a répondu aux questions présentées antérieurement au ministère des Finances.

Annelisa Gillespie a remercié les participants et les orateurs. Elle a rappelé aux participants de bien vouloir remplir le questionnaire relatif à la réingénierie affiché sur notre site Web et le questionnaire sur les normes de service aux clients qu'ils ont reçu par la poste. Nous espérons vous voir à notre prochaine séance de consultation