Guide pour la justification des aspects techniques d'une demande au titre de la recherche scientifique et du développement expérimental (RS&DE)

Introduction

Le présent document vise à guider les demandeurs, l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC) et d'autres intervenants quant au choix et à l'utilisation des méthodes servant à appuyer les aspects techniques d'une demande au titre de la RS&DE. Le demandeur doit fournir, au moyen du formulaire prescrit T661, des renseignements détaillés concernant les travaux et les dépenses de RS&DE réclamés. Une fois rempli, le formulaire informe l'ADRC de l'existence de la demande et fournit à l'ADRC l'information qui lui est nécessaire pour procéder à un examen initial et à l'évaluation du risque de la demande. Cette information, combinée à d'autres facteurs tels les antécédents du demandeur dans le cadre du programme de la RS&DE, peuvent suffire, selon les règles de gestion du risque adoptées par l'ADRC, pour que celle-ci traite la demande telle que produite.

Par contre, si l'information fournie au moyen du T661 n'est pas suffisante ou n'est pas satisfaisante, l'ADRC peut exiger des renseignements supplémentaires justificatifs du demandeur avant de traiter la demande. Par ces renseignements justificatifs, l'ADRC cherche à mieux comprendre la demande, et donner une certaine assurance que la demande ne sort pas de manière importante des limites du programme.

Le présent guide fait référence à deux types d'information nécessaire :

• l'information du T661 : l'information qui doit être produite avec le T661 pour que la demande soit considérée complète. Cette information est nécessaire comme point de départ pour toute demande; Une demande doit être complète avant d'être traitée; et
• l'information justificative supplémentaire : l'information que les demandeurs doivent conserver à l'appui de leur demande. Cette information doit être fournie à l'ADRC sur demande seulement.

Bien que les deux types d'information incluent des éléments à la fois de nature technique et de nature financière, le présent guide s'intéresse surtout aux éléments de nature technique.

Information du T661

Une fois dûment rempli, le formulaire T661 contient les renseignements déterminés dont l'ADRC a besoin pour procéder à un examen au bureau et à une évaluation du risque de la demande. Les renseignements déterminés correspondent à une description des travaux de RS&DE entrepris par le demandeur et précisent le contexte et les limites de ces travaux. Cette information précise sur les projets, demandée sous la forme de questions dans le formulaire T661, constitue une part importante de la demande.

Après avoir examiné l'information technique fournie sur le formulaire T661, l'ADRC doit pouvoir:

• soit déterminer que les travaux déclarés rencontrent vraisemblablement la définition de RS&DE.
• soit établir le risque que ces travaux ne soient pas essentiellement des activités de RS&DE;
• soit déterminer que des renseignements supplémentaires ou un examen plus détaillé sont requis.

Si, en examinant la description du projet fournie dans le T661, l'ADRC détermine que les travaux déclarés rencontrent vraisemblablement la définition de RS&DE ou que le risque que ces travaux ne soient pas essentiellement de la RS&DE est faible, elle peut accepter la demande sous sa forme initiale. Tel est normalement le cas lorsque l'ADRC connaît bien les antécédents du demandeur dans le programme, sa compréhension du programme et des critères d'admissibilité de celui-ci, ainsi que la façon dont il détermine quels travaux sont admissibles. À remarquer, toutefois, que cette acceptation par l'ADRC ne signifie pas que celle-ci juge les travaux déclarés admissibles; l'ADRC reste libre de demander plus de renseignements concernant les dépenses. Les demandeurs peuvent avoir une meilleur prévisibilité grâce au service d'examen préliminaire des projets (EPP) qui consiste en un examen immédiat et une opinion préliminaire de l'ADRC sur l'admissibilité des projets aux fins des incitatifs fiscaux pour la RS&DE.

Renseignements supplémentaires ou justificatifs

Suivant l'examen au bureau du T661 et d'autres renseignements concernant le demandeur, l'ADRC peut déterminer qu'il lui faut des renseignements supplémentaires ou qu'un examen plus détaillé est nécessaire avant de pouvoir traiter la demande. L'étape suivante comporte habituellement une visite au lieu d'affaires du demandeur. Cette étape aussi a pour objet principal d'évaluer le risque que les travaux déclarés ne soient pas essentiellement de la RS&DE.

Au cours de cette étape, l'ADRC discute des points suivants avec le demandeur : la compréhension que celui-ci a du programme, la méthode qu'il suit pour faire la distinction entre ses activités de RS&DE et ses autres activités, et la façon dont il a établi sa demande. En outre, des questions découlant de l'examen au bureau peuvent être posées au demandeur. Si cette étape permet à l'ADRC de déterminer que les travaux déclarés sont vraisemblablement des activités de RS&DE, ou que le risque que ces travaux ne soient pas essentiellement des activités de RS&DE est faible, la demande peut alors être acceptée telle quelle. Ici encore, il convient de noter que cette acceptation par l'ADRC ne signifie pas que celle-ci juge les travaux déclarés admissibles; l'ADRC reste libre de demander plus de renseignements concernant les dépenses.

Il se présentera des cas où, compte tenu de l'examen au bureau et de l'étape supplémentaire que nous venons de décrire, l'ADRC procédera à un examen plus en détail et nécessitera qu'on lui fournisse des renseignements supplémentaires ou justificatifs. L'ADRC pourra alors examiner l'admissibilité d'un ou de plusieurs projets et (ou) rechercher les faits à l'appui des travaux effectués. Des inscriptions faites dans les registres à l'époque même des travaux ou encore des documents à caractère technique établis au cours des travaux constituent des éléments d'information qui peuvent appuyer la demande. Ces inscriptions et documents peuvent être en version papier, sous forme électronique ou sur tout autre support. Il peut s'agir notamment :

• de documents de planification;
• de descriptions d'objectifs de projets;
• de descriptions de problèmes à résoudre;
• de registres d'affectation des ressources;
• de documents de travail portant sur des obstacles inattendus rencontrés;
• de procès-verbaux de réunions;
• de relevés d'essais expérimentaux;
• de fichiers de projets;
• de registres de laboratoire;
• de dessins techniques;
• de photographies;
• de résultats d'analyses;
• de dossiers de résultats de tests, de protocoles et de résultats;
• de données de mesure quantitative;
• de résultats d'analyses statistiques;
• de rapports d'étape et finaux sur des projets, etc;
• de prototypes ;
• d'échantillons physiques;
• de résidus.

L'absence de documents ou de registres ne devrait pas, en soi, décourager un demandeur éventuel de présenter une demande, ni être interprétée comme une indication qu'il n'y a pas eu de RS&DE. Dans des circonstances exceptionnelles, il est possible qu'un client exerce des activités de RS&DE sans établir aucun document technique. Par contre, il est fortement recommandé de communiquer avec l'ADRC au préalable, afin que celle-ci et le client puissent déterminer ensemble les travaux à déclarer. De plus, l'ADRC s'attend à ce que, après avoir discuté du projet avec elle, le client poursuive sa coopération afin d'établir une demande appuyée de façon suffisante. Il incombe à l'ADRC de fournir aux demandeurs l'aide qui leur permettra d'établir des demandes et de les appuyer. Il incombe au demandeur de faire en sorte de pouvoir appuyer sa demande peu importe la quantité de documents disponibles. Par conséquent, dans les situations où la documentation manque, il est impératif que les deux parties collaborent.

Lorsque l'ADRC demande des précisions supplémentaires concernant une demande de RS&DE, le demandeur peut souvent choisir entre de nombreuses méthodes de justification. Il peut utiliser des documents (certains genres de documents sont énumérés ci-dessus), des discussions ou entrevues, des prototypes, ou encore des produits ou procédés nouveaux ou améliorés. Il est recommandé que les deux parties gardent l'esprit ouvert quant au choix de la méthode de justification.

Il faut noter que la liste de registres et de documents ci-dessus ne prétend pas être exhaustive et qu'elle ne doit pas être utilisée comme une liste de contrôle par l'ADRC aux fins d'appuyer une demande. En fait, il serait à la fois inefficace et superflu, d'un point de vue de gestion du risque, de demander tous les registres et documents existants pour confirmer que la demande répond aux exigences du programme de la RS&DE. Il revient à l'ADRC de faire preuve de discernement lorsqu'elle demande des registres et documents à l'appui. Ce n'est ni la quantité ni le caractère détaillé des renseignements qui font que ceux-ci seront jugés suffisants, mais plutôt la mesure dans laquelle ces renseignements, même peu abondants, prouvent le bien-fondé de la demande.

Suite à l'examen plus détaillé de l'admissibilité et (ou) à la justification plus minutieuse des travaux déclarés, il peut y avoir des points importants dont l'ADRC discutera avec le demandeur. Il se peut aussi que l'ADRC propose certains redressements concernant les travaux déclarés. D'autre part, d'autres travaux admissibles pourraient être déterminés et admis pourvu que ce soit à l'intérieur du délai de production de 18 mois. Pour plus de précision, consulter le « Guide destiné aux examens de recherche scientifique et de développement expérimental ».

Conclusion

Le présent document vise à énoncer des manières d'appuyer une demande au titre de la RS&DE. Le formulaire prescrit T661 fournit à l'ADRC une description du projet de RS&DE, laquelle sert à évaluer le risque relatif à la demande au titre de la RS&DE. Dans certains cas, la description détaillée des projets contenue dans le T661 complété constitue toute la justification nécessaire au traitement de la demande.

Après avoir évalué la demande du point de vue de la gestion du risque, l'ADRC peut avoir besoin de précisions sur les différents projets de RS&DE en vue d'exécuter une ou plusieurs des tâches suivantes : évaluer l'admissibilité de la demande, s'assurer que les travaux déclarés ont été effectués et quand ils l'ont été et (ou) déterminer si les dépenses relatives aux travaux sont raisonnables. Le présent document suggère des méthodes que le demandeur et l'ADRC peuvent suivre pour justifier un projet de RS&DE.

Par ailleurs, l'ADRC a instauré plusieurs services axés sur le client, notamment le service de l'Examen préliminaire des projets (EPP) et celui des Chargés de compte. Ces services donnent à l'ADRC et au demandeur l'occasion de déterminer de concert quelles méthodes particulières de justification peuvent être appropriées, compte tenu de la nature des travaux effectués ou prévus. Recourir à ces services facilitera encore davantage un établissement et un examen efficaces des demandes au titre de la RS&DE.