Foire aux questions

1. Dois-je avoir un site de commerce électronique ou d'approvisionnement électronique pour faire affaire avec l'ARC?
2. De quels renseignements provenant du catalogue ai-je besoin?
3. Quelle garantie ai-je que les employés de l'ARC n'achèteront pas des biens semblables d'un autre fournisseur?
4. Qu'est-ce que le WBRO?
5. Comment le catalogue est-il téléchargé vers le système de l'ARC?
6. Comment les demandes de modifications au catalogue sont-elles faites?
7. Est-ce que l'ARC suit les normes et les règles d'affectation des noms de la classification UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification) pour le catalogue?
8. Est-ce que l'ARC serait d'accord pour utiliser l'échange de données informatisées (EDI) plutôt que le langage de balisage extensible (XML)?
9. Quelles sont les attentes de l'ARC en ce qui a trait au catalogue? Quels sont les délais normaux pour rendre le catalogue fonctionnel?
10. Est-ce que tous les employés de l'ARC ont besoin d'accéder aux factures (ou la gestion en est-elle centralisée)?
11. Quelle est la méthode de paiement reconnue par l'ARC?
12. Pourquoi l'ARC requiert-elle l'état d'une commande pour les fournitures livrées le jour suivant?
13. Pouvez-vous expliquer la définition d'une « commande ponctuelle passée par courrier électronique » et d'une « confirmation des commandes »?
14. Pourriez-vous nous donner un exemple de courriel et de l'information qu'il contient?
15. Est-ce que l'ARC pourrait fournir plus d'information en ce qui a trait au système d'approvisionnement électronique que ses employés utilisent ainsi qu'à sa fonctionnalité, la description de son application, son usage, sa base d'opération, son réseau, etc.?

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1. Dois-je avoir un site de commerce électronique ou d'approvisionnement électronique pour faire affaire avec l'ARC?

Non. L'ARC héberge le site d'approvisionnement électronique et permet l'accès à la technologie à ses utilisateurs finals. Vous devez cependant, posséder un site Web électronique décrivant votre compagnie et ses services.

2. De quels renseignements provenant du catalogue ai-je besoin?

L'entrepreneur doit fournir à l'ARC un fichier de catalogue électronique. Le catalogue électronique doit être présenté en fichier tableur électronique et ou en fichier étiqueté XML. Le fichier d'images (article n^o 18 au tableau ci-dessous) doit mesurer 191 x 200 et 72 pixels par pouce.

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3. Quelle garantie ai-je que les employés de l'ARC n'achèteront pas des biens semblables d'un autre fournisseur?

L'ARC obligera ses employés à acheter les biens du(des) fournisseur(s) avec qui le(s) marché(s) a(ont) été conclus.

4. Qu'est-ce que le WBRO?

Le WBRO (prononcé Web-Ro) est l'outil d'approvisionnement électronique de l'ARC. Cette application sur le Web, bilingue et facile à utiliser, a été élaborée à l'interne et est accessible à tous les employés de l'Agence pour l'approvisionnement en biens et services couramment achetés. Le WBRO automatise le processus de commandes afin de permettre à l'ARC de favoriser les partenariats, de capitaliser sur son pouvoir d'achat et de réaliser des économies importantes.

5. Comment le catalogue est-il téléchargé vers le système de l'ARC?

Un logiciel Java interne est utilisé pour le téléchargement du contenu du fichier MS Excel fourni par le fournisseur.

6. Comment les demandes de modifications au catalogue sont-elles faites?

Toutes les demandes de modification au catalogue sont communiquées par courriel à l'agent de passation des marchés.

7. Est-ce que l'ARC suit les normes et les règles d'affectation des noms de la classification UNSPSC (Universal Standard Products and Services Classification) pour le catalogue?

Non.

8. Est-ce que l'ARC serait d'accord pour utiliser l'échange de données informatisées (EDI) plutôt que le langage de balisage extensible (XML)?

Non.

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9. Quelles sont les attentes de l'ARC en ce qui a trait au catalogue? Quels sont les délais normaux pour rendre le catalogue fonctionnel?

Les compagnies doivent posséder un niveau de capacité technique permettant de fournir l'information du catalogue en format électronique, accepter les commandes, faire parvenir les confirmations électroniques, les mises à jour électroniques, les états de compte électroniques et permettre les paiements électroniques.

La chronologie générale comprend ce qui suit : les exigences électroniques doivent être rencontrées avant que le marché ne soit octroyé et dans les 30 jours civils suivant l'avis écrit de l'ARC. Suivant immédiatement la période de 30 jours civils, l'ARC mettra à l'essai et vérifiera les infrastructures électroniques du soumissionnaire pour une période de 14 jours civils. À la fin de cette période d'essai et de vérification, l'ARC fournira ses commentaires par écrit au soumissionnaire concernant n'importe quelle lacune; il disposera de 30 jours civils supplémentaires, à compter de la réception des commentaires écrits de l'ARC relatifs aux lacunes, pour prouver que l'infrastructure est pleinement fonctionnelle à la fin de la période prescrite. Celui-ci travaillera en collaboration avec l'ARC afin de s'assurer que l'infrastructure sera approuvée par l'Agence, à la fin de la période de 30 jours civils. N'importe quelle prolongation de cette période sera à la seule discrétion de l'ARC.

10. Est-ce que tous les employés de l'ARC ont besoin d'accéder aux factures (ou la gestion en est-elle centralisée)?

Les fournisseurs doivent faire parvenir à chaque commande leurs bordereaux d'emballage qui servent de facture et la banque fait parvenir à l'utilisateur de fin l'état de compte mensuel de la carte d'achat.

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11. Quelle est la méthode de paiement reconnue par l'ARC?

La méthode de paiement des commandes reconnue pour l'approvisionnement électronique est la carte d'achat approuvée par le gouvernement. L'utilisation des cartes d'achat permet à l'Agence d'économiser immédiatement grâce à un inventaire et à des coûts administratifs réduits, et d'effectuer des paiements à la fois directs et rapides aux fournisseurs. Les fournisseurs de cartes d'achat (banques) facturent l'ARC une fois par mois.

12. Pourquoi l'ARC requiert-elle l'état d'une commande pour les fournitures livrées le jour suivant?

L'ARC requiert l'état d'une commande afin de le mettre à jour automatiquement dans le système destiné à toutes les commandes passées.

13. Pouvez-vous expliquer la définition d'une « commande ponctuelle passée par courrier électronique » et d'une « confirmation des commandes »?

L'ARC exige que le fournisseur donne une seule adresse de courrier électronique que tous les acheteurs utiliseront lorsqu'ils enverront une commande.

14. Pourriez-vous nous donner un exemple de courriel et de l'information qu'il contient?

----- Message d'origine -----
De : WBRO.IT/TI-@ccra-adrc.gc.ca
Date : le vendredi 18 juillet 2003 19:00
Objet : Fournitures R' Us : WBRO Commande n^o : 27989

Envoyé: 2003-07-18 19:01

Code : 2099-482
Identité de l'utilisateur WBRO : Harley102
Nom de l'utilisateur : Mark Harley
Numéro de Téléphone : 905-913-1122
Centre de coûts : 120006500
Destinataire : 1166 West Pender Street
Vancouver, British Columbia
Canada, V6E 3H8

Déclaration d'expédition : Aux soins de : Mark Harley WP14 Tél. : (205) 916-3456 Sec : 471-30

Taxe : 0,30
Expédition et manutention : 0,00
Autres frais : 0,00
Total : 2,30 

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15. Est-ce que l'ARC pourrait fournir plus d'information en ce qui a trait au système d'approvisionnement électronique que ses employés utilisent ainsi qu'à sa fonctionnalité, la description de son application, son usage, sa base d'opération, son réseau, etc.?

L'application de l'approvisionnement électronique de l'ARC est une application sur le Web conçue pour l'Intranet; elle permet aux acheteurs de l'ARC de parcourir le catalogue, de passer des commandes, de gérer des commandes et d'exécuter des rapports pour des achats de marchandises variées. Environ 2 000 utilisateurs à travers le Canada accèdent à cette application en utilisant un fureteur standard Web. Cette application utilise l'infrastructure de courrier électronique de l'ARC pour communiquer avec les fournisseurs.