Directive n°40
Version originale

La gestion de l’information à l’Aviation civile

Objectif de la politique :

Énoncer des obligations de rendre compte claires en ce qui a trait à la gestion du cycle de vie de l’information au sein de l’Aviation civile, essentiellement par l’intégration du Système de gestion des dossiers, des documents et de l'information (SGDDI) dans les activités quotidiennes.

Contexte :

Chaque jour, les membres du personnel de l’Aviation civile prennent des décisions fondées sur des documents et communiquent celles-ci ainsi que leurs suggestions et leurs idées par l’intermédiaire de documents. Le stockage et l’extraction efficiente de ces documents sont essentiels pour assurer la continuité de notre travail et retracer l’historique des événements.

L’information est un atout stratégique qu’il faut protéger dans le but de maintenir l’intégrité de notre programme de l’Aviation civile pour la prochaine génération. Tous les services que nous assurons aux intervenants, tant internes qu’externes, sont axés sur l’information. La gestion de l’information fait partie intégrante de la réalisation du programme et de la prestation des services et est visée par une bonne gouvernance et l’obligation de rendre compte.

C’est le 30 août 2002 que Transports Canada (TC) a officiellement terminé la mise en œuvre, à l’échelle nationale, du SGDDI. Ce système est une initiative de systèmes partagés du gouvernement composée d’un ensemble intégré d’instruments et de règles pour faciliter la création, la saisie, le stockage, l’organisation, l’extraction, la communication, la réutilisation, la protection et la destruction des renseignements dans un environnement électronique, sans égard au format et sans restrictions géographiques ou organisationnelles. La fonctionnalité du SGDDI comprend la gestion des dossiers, la gestion des registres, la recherche sur du texte intégral, le déroulement des opérations, l’imagerie et l’établissement de rapports.

Pour se conformer aux lois et aux politiques du gouvernement du Canada régissant l’information, le Ministère doit maintenant faire en sorte que ses employés utilisent le SGDDI pour gérer les documents électroniques. L’utilisation du SGDDI garantira que l’information peut être trouvée facilement et qu’elle est accessible, échangée et éliminée en conformité avec la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur les Archives nationales du Canada et la Directive de Transports Canada sur la gestion de l’information. L’utilisation du système rapportera en outre des gains de productivité au Ministère en termes d’économies de temps et d’efforts nécessaires pour trouver, récupérer et valider des éléments d’information, contribuant ainsi à des principes valables de gestion des connaissances.

La mise en œuvre du SGDDI au sein de l’Aviation civile à l’échelle nationale ne s’est pas faite sans heurt. L’orientation additionnelle qui était nécessaire pour assurer l’utilisation adéquate du SGDDI est encore requise afin que celui-ci puisse servir à gérer collectivement l’information électronique dans des secteurs opérationnels en particulier. L’application a été installée et la formation prodiguée à tous les employés de l’Aviation civile, mais il reste des possibilités à explorer pour intégrer encore davantage les principes et pratiques du SGDDI dans les activités quotidiennes du programme de l’Aviation civile.

Énoncé de politique :

L’Aviation civile va intégrer le SGDDI dans la gestion des documents, conformément aux directives et politiques ministérielles, afin de garantir la conservation et l’extraction efficaces et efficientes des documents et de l’information.

Application :

La présente politique s’applique à tous les employés de l’Aviation civile de Transports Canada et à tous les secteurs d’activité de la gamme de services de l’Aviation civile.

Exigences applicables

• Norme sur le Système de gestion intégrée

La partie 1.3.1, sous-partie (c) mentionne : «  L'organisation documentera le système de gestion. La documentation comprendra : (…) c) une procédure pour l'identification, l'entreposage, la récupération, la protection, la conservation et l'élimination des dossiers renfermant des preuves sur la conformité du programme et le fonctionnement efficace du système de gestion. Les dossiers devront être facilement accessibles. »

La partie 4.2 mentionne : « L'organisation planifiera et documentera la conception des services ou des processus et, à cet égard, prendra en considération les ressources humaines et matérielles ainsi que les renseignements requis pour produire le résultat souhaité. »

• Directive de Transports Canada sur la gestion de l’information (TP 13953F, SGDDI, fichier no 443902)

Définitions :

Les définitions suivantes sont tirées de la Directive de Transports Canada sur la gestion de l’information.

Information gouvernementale : Tous les renseignements sous l’autorité d’une institution gouvernementale, sans égard au mode ou support physique dudit stockage de l’information. Sans préjudice de la portée générale des dispositions précédentes, cela peut comprendre la correspondance, les mémorandums, les livres, les plans, les cartes, les dessins, les illustrations ou les graphiques, les photographies, les films, les enregistrements sonores, les bandes vidéo, les enregistrements informatisés, les documents publiés et tout autre document. Le matériel détenu par les bibliothèques fédérales qui n’a pas été préparé ou produit par ou pour le gouvernement est exclu de cette définition.

Information sous l’autorité de Transports Canada : Tous les accords de collaboration avec les autres institutions gouvernementales et les autres gouvernements ou organismes non gouvernementaux en vertu d’une entente officielle définissant la garde et les obligations de rendre compte.

Document officiel : C’est un document qui possède une ou plusieurs des valeurs suivantes : administrative (valeur d’exécution des opérations assignées); légale (valeur de documentation relative aux droits du gouvernement ou du simple citoyen exécutoires par les tribunaux); financière (valeur de détermination de l’obtention, l’affectation, la surveillance et la dépense des fonds) et(ou) archivistique/historique (valeur d’aide à la reconstruction des activités passées du Ministère, en tant que document unique ou parce qu’il a de la valeur aux yeux des historiens ou des chercheurs).

Mémoire institutionnelle : C’est l’expression utilisée pour identifier tous les renseignements officiels détenus par le Ministère.

Documents essentiels : Ce sont les documents, peu importe le support, contenant les renseignements dont Transports Canada auraient besoin dans l’éventualité d’une situation d’urgence ou d’un désastre pour exécuter ses opérations.

Démarche

L’information de l’Aviation civile doit être organisée de façon logique et être fiable et exacte, et on doit y avoir accès facilement. Chaque secteur fonctionnel doit établir des protocoles propres :

• à la structure des fichiers;
• à la classification des cotes de sécurité;
• aux conventions de profil de document;
• aux protocoles de balayage électronique;
• aux droits d’accès

Rôles et responsabilités :

Le CNGAC et les directeurs fonctionnels ont la responsabilité :

• d’assurer l’intégrité et la gestion de l’information qui servira au programme de l’Aviation civile;
• d’appuyer le Groupe de travail national de l’Aviation civile sur le SGDDI conformément à son mandat. 

Les responsabilités du Groupe de travail national de l’Aviation civile sur le SGDDI  sont énoncées dans le mandat du Groupe.

• Les gestionnaires ont la responsabilité :

• d’établir des pratiques opérationnelles et des règles de travail;
• de s’assurer que le personnel utilise le SGDDI en conformité avec les protocoles établis;
• de surveiller l’utilisation du SGDDI;
• de corriger les lacunes relevées;
• de faire preuve de leadership et d’engagement;
• de demander la rétroaction des employés et leur contribution à l’amélioration continue.

• Les employés ont la responsabilité
  
  
  • de conserver les documents du SGDDI conformément aux directives et protocoles ministériels;
  • de fournir de la rétroaction et de contribuer à l’amélioration continue de la mise en œuvre du SGDDI dans le cadre du programme de l’Aviation civile;
  • de contribuer à la culture préconisant la communication de l’information par le maintien de communications ouvertes et l’échange de l’information.

Surveillance et rapports

Le directeur de la Gestion de la qualité et des ressources fera rapport à intervalles réguliers au directeur général de l’Aviation civile au sujet de la mise en œuvre du SGDDI dans les activités quotidiennes de la Direction générale.

Pour de plus amples renseignements

Robert Sincennes
Directeur, Gestion de la qualité et des ressources
Téléphone : 613 993-8976
Télécopieur : 613 993-7038
Adresse électronique : sincero@tc.gc.ca

Le directeur général,
Aviation civile
Merlin Preuss

Date d’entrée en vigueur : 20 janvier 2006
Date d’expiration : La présente directive sera révisée chaque année.

Références :

• SGDDI, fichier nº 443902, Directive de Transports Canada sur la gestion de l’information (TP 13953F)
• SGDDI, fichier no 461482, Mandat du Groupe de travail national de l’Aviation civile sur le SGDDI
• SGDDI, fichier no 419398, Composition du Groupe de travail national sur le SGDDI de l’Aviation civile
• SGDDI, fichier no 1254806, Lignes directrices pour la convention nationale d’affectation des noms de la série nationale de dossiers et de sous-divisions spécifiques pour l’Aviation civile
• SGDDI, fichier no 884674, Politique de gestion de l’information gouvernementale du Secrétariat du Conseil du trésor