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Végétaux > Forêts > Matériaux d’emballage en bois MSQ-02
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| __________________ Joanne Rousson Représentante du Comité des documents du système qualité |
_________ Date |
| __________________ Greg Stubbings Directeur, Division de la protection des végétaux |
_________ Date |
| Numéro | Modifié par | Date de soumission aux fins d'approbation |
Résumé de la modification et nombre de page(s) modifiée(s) |
Le présent document sur les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou le Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) vise à compléter la directive D-03-02 de l'ACIA, Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC), la directive D-01-05 de l'ACIA, Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) et le Manuel des conditions de fonctionnement et des directives techniques sur le traitement à la chaleur (PI-07).
Le présent manuel énonce les exigences d'enregistrement et d'audit visant les établissements suivants :
Établissements enregistrés de traitement thermique du bois (bois d'œuvre, billes ou emballages en bois).
Établissements enregistrés de fabrication ou de production de produits de bois traités à la chaleur (courtiers, établissements de production de matériaux d'emballage en bois, de maisons préfabriquées, etc.).
Établissements de traitement thermique et/ou d'exportation de produits de bois traités à la chaleur visés par un certificat phytosanitaire (établissements de production de maisons préfabriquées ou établissements de traitement thermique).
Le présent document est destiné aux établissements enregistrés aux termes du PCCPBTC ou du PCCMEB, aux fournisseurs de services approuvés par l'ACIA, au Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre (CLSAB) et à ses organismes de classement participant à ces deux programmes, au personnel d'inspection de l'ACIA et aux parties autorisées. Il énonce les exigences s'appliquant aux établissements qui veulent participer à ces programmes.
| ACIA | Agence canadienne d'inspection des aliments. |
| Agence accréditée par le CLSAB | Agence accréditée par le Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre (CLSAB) pour l'inspection et la certification du bois d'œuvre et l'apposition des marques de classement et reconnue par l'ACIA comme fournisseur de services chargé de recommander la participation des établissements au PCCPBTC prescrit par l'ACIA et d'évaluer leur conformité à ce programme. (Appelée aussi agence de classement). |
| Audit d'évaluation | Examen systématique effectué lors de l'enregistrement et visant à vérifier dans quelle mesure une entité est en mesure de satisfaire aux exigences du PCCMEB ou du PCCPBTC. |
| Audit de vérification | Examen, par un fournisseur de services, de la structure organisationnelle, des procédures, des procédés et des ressources utilisés par un établissement enregistré pour mettre en œuvre le programme de certification. |
| Audit de système | Examen, par l'ACIA, de la structure organisationnelle, des procédures, des procédés et des ressources utilisés par des établissements enregistrés ou des fournisseurs de services pour mettre en œuvre le programme de certification. |
| Bois | Catégorie de marchandises incluant les grumes, le bois scié, les copeaux et le bois de calage, avec ou sans écorce. |
| Bois brut | Bois qui n'a subi aucun traitement ou transformation. |
| Bois de calage (D) | Matériau d'emballage en bois qui sert à caler ou à soutenir une marchandise, mais qui ne reste pas associé à la marchandise. (CIPV, 2003). |
| Bois manufacturé | Matériau tel que contreplaqué, panneau de particules, panneau de copeaux orientés, bois de placage et fibre de bois, composé entièrement de produits du bois et fabriqué au moyen de colle à bois, de chaleur, de pression ou d'une combinaison de ces procédés. |
| CLSAB | Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre. |
| Envoi | Ensemble de végétaux, produits végétaux ou autres articles expédiés d'un pays à un autre et visés, s'il y a lieu, par un seul certificat phytosanitaire (un envoi peut renfermer plusieurs marchandises ou être composé de plusieurs lots). (CIPV, 2003) |
| Établissement | Dans le cadre du PCCPBTC et du PCCMEB, s'entend d'un établissement de traitement thermique, d'un producteur de matériaux d'emballage en bois, d'un fabricant de maisons préfabriquées, d'un exportateur, d'un expéditeur, d'un courtier regroupant des matériaux traités ou d'un fabricant secondaire utilisant des produits traités à la chaleur. |
| Établissement de traitement | Établissement reconnu officiellement où sont effectués des traitements phytosanitaires du bois (dans le cadre de la présente directive, on peut citer en exemple les traitements suivants : séchage au séchoir, traitement thermique). |
| Établissement enregistré | Établissement qui a soumis une demande de participation au PCCMEB ou au PCCPBTC et dont la demande a été approuvée par un agent de programmes de l'ACIA. |
| Fournisseur de services | Aux fins du présent document, organisation, entreprise ou personne qui a conclu une entente avec l'ACIA pour recommander la participation d'un établissement et pour vérifier sa conformité aux normes prescrites par l'ACIA. |
| KD-HT | Sigle signifiant que le bois a subi un traitement à la chaleur faisant en sorte que sa température interne atteigne au moins 56 °C pendant au moins 30 minutes et que sa teneur en humidité, exprimée en pourcentage de matière sèche, soit inférieure à 20 % à la fin du traitement. |
| Manuel qualité | Document énonçant la politique en matière de qualité et décrivant le système qualité d'une organisation. |
| Marchandise | Type de végétal, produit végétal ou autre article pouvant être expédiés lors d'échanges commerciaux ou pour d'autres raisons. |
| Marque (ou estampille) | Estampille ou cachet officiel, mondialement reconnu, appliqué sur un article réglementé pour attester de la situation phytosanitaire de ce dernier. |
| Marque de certification reconnue des matériaux d'emballage en bois | Aux fins du présent document, marque élaborée conformément à la norme sur les matériaux d'emballage en bois, Directives pour la réglementation de matériaux d'emballage à base de bois dans le commerce international (NIMP no 15), appelée également dans le présent document « marque de certification des matériaux d'emballage en bois ». |
| Matériau d'emballage en bois | Bois ou produit du bois (excluant les produits de papier) utilisés pour soutenir, protéger ou transporter des cargaisons (y compris le bois de calage). (CIPV, 2003) |
| Matériau en bois transformé | Produit en bois composite fabriqué en utilisant de la colle, de la chaleur, de la pression ou toute combinaison des méthodes précédentes. |
| Non-conformité | Le fait de ne pas satisfaire aux exigences prescrites. (ISO 8402) |
| Organisme d'évaluation du traitement thermique | Organisation (compagnie ou personne) autorisée par l'ACIA à effectuer une analyse scientifique concernant le traitement des produits du bois. |
| Organisme de vérification | Aux fins du présent document, s'entend d'une organisation (compagnie ou personne) qui a signé une entente avec l'ACIA et qui est approuvée et reconnue par l'ACIA comme fournisseur de services dans le cadre du PCCPBTC. |
| PCCMEB | Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois. (D-01-05) |
| PCCPBTC | Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur. (D-03-02) |
| Produits de bois | Aux fins du présent document, bois d'œuvre, bille de bois, maisons préfabriquées ou faites de bois rond (y compris les composantes de ces maisons), palettes prêtes à assembler et autres matériaux d'emballage en bois. |
| Séchage au séchoir | Procédé de séchage du bois en étuve fermée par application de chaleur et/ou par contrôle du taux d'humidité jusqu'à un taux d'humidité établi. |
| Traitement | Procédé officiellement autorisé pour l'éradication, l'élimination ou la stérilisation d'organismes nuisibles. (CIPV, 2003) |
| Traitement thermique | Procédé dans le cadre duquel une marchandise est traitée par la chaleur jusqu'à ce qu'elle atteigne une température interne minimale pendant une période minimale, selon une spécification technique officiellement reconnue. Synonyme de « traitement à la chaleur ». (CIPV, 2002) |
L'établissement qui souhaite s'enregistrer aux terme des directives de l'ACIA D-03-02 ou D-01-05 doit satisfaire aux exigences administratives et fonctionnelles énoncées dans le présent document. L'établissement doit faire parvenir à un fournisseur de services reconnu par l'ACIA une demande d'enregistrement signée ainsi que le manuel qualité de l'établissement. La liste des fournisseurs de services reconnus se trouve dans le site web de la Section des forêts de l'ACIA.
Le manuel qualité doit décrire les méthodes utilisées et les mesures prises par l'établissement pour respecter les procédures et les normes phytosanitaires établies dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB et les exigences énoncées dans le présent document. La demande dûment remplie doit être signée par un signataire autorisé de l'établissement.
Le fournisseur de services examine le manuel qualité de l'établissement et le compare aux exigences des directives D-03-02 et D-01-05, du document PI-07 ainsi que du présent document. Si le manuel qualité respecte ces exigences, le fournisseur de services approuve le manuel et signe la demande d'enregistrement.
Dans le cas d'un fournisseur de services qui n'a pas présenté de demande au CLSAB pour être reconnu comme fournisseur de services, mais qui a présenté une demande directement à l'ACIA à cette fin, le fournisseur de services doit faire parvenir sa demande ainsi que le manuel qualité au bureau régional de l'ACIA aux fins d'approbation finale et enregistrement.
Dans le cas d'une agence de classement qui a présenté une demande au CLSAB pour être reconnue comme fournisseur de services dans le cadre du PCCPBTC, l'agence de classement doit présenter les documents suivants au CLSAB aux fins de recommandation de son approbation dans le cadre du PCCPBTC :
la demande de participation de l'établissement au programme,
la déclaration signée approuvée par le CLSAB attestant au meilleur de sa connaissance, après un examen complet du manuel qualité, que les procédures d'exploitation de l'établissement sont conformes aux exigences énoncées dans la directive D-03-02, le document PI-07 et le présent manuel.
Suite à l'approbation par le CLSAB, le CLSAB envoie, au bureau régional de l'ACIA, la demande signée ainsi que la déclaration signée confirmant que les procédures d'exploitation sont décrites dans un manuel qualité. Le CLSAB met à la disposition de l'ACIA, sur demande, un exemplaire du manuel qualité de l'établissement. La demande doit indiquer l'acronyme assigné par l'Agence et le numéro d'enregistrement de l'établissement, qui apparaîtront sur les marques de classement de l'établissement et/ou les certificats délivrés par l'établissement.
Suite à la recommandation du fournisseur de services, à l'approbation par le CLSAB et à l'approbation finale par l'ACIA, l'ACIA assigné un numéro d'enregistrement à l'établissement, et un audit d'évaluation de l'établissement est effectué conformément à l'annexe 1 ou à l'annexe 2 du présent document.
Si un établissement a présenté une demande et que son enregistrement est approuvé dans le cadre de la NIMP no 15, l'ACIA autorise l'utilisation du code-pays de l'ISO (AC) et attribue un numéro d'enregistrement à cinq chiffres.
Remarque : La marque de certification reconnue dans le cadre de la NIMP doit être distincte des autres marques.
Lorsque l'établissement est approuvé, il doit conserver un exemplaire de son manuel qualité et le mettre immédiatement à la disposition du fournisseur de services, du CLSAB ou de l'ACIA, sur demande.
Pour satisfaire aux exigences de ces programmes, l'établissement enregistré doit embaucher du personnel compétent en nombre suffisant et assurer sa formation. Tous les employés de l'établissement qui sont chargés du contrôle de la qualité et de la production du bois d'œuvre traité certifié doivent connaître les exigences phytosanitaires des deux programmes et avoir reçu la formation requise pour exécuter les fonctions qui y sont prévues. La direction doit élaborer et tenir à jour un manuel qualité précisant les procédures de l'établissement pour assurer la qualité liée aux exigences phytosanitaires énoncées dans le cadre du PCCPBTC ou du PCCMEB.
Le manuel qualité énonce en général les objectifs de l'établissement, les procédés qualité et interactions de ces procédés, la méthode de contrôle des documents, la structure de l'établissement, la terminologie courante de l'établissement et les responsabilités des employés participant aux procédés phytosanitaires. Il doit aussi couvrir les éléments mentionnés dans la section 6.0. Les établissements qui présentent une demande d'enregistrement aux termes des directives D-03-02 ou D-01-05 et les établissements qui demandent un certificat phytosanitaire aux fins d'exportation doivent fournir des renseignements sur les éléments suivants dans leur manuel qualité.
Le manuel qualité doit préciser le nom et l'adresse de l'établissement et comporter une liste de distribution et, au besoin, un index. Toutes les pages doivent être numérotées.
L'établissement doit fournir des renseignements sur le rôle et les responsabilités des employés chargés de tenir à jour les exigences phytosanitaires. La préparation d'un organigramme est un moyen simple de satisfaire à cette exigence.
L'établissement doit décrire les procédures de formation des employés exécutant des tâches liées aux exigences phytosanitaires du PCCPBTC ou du PCCMEB, notamment les divers éléments de la formation et les intervalles entre formation et perfectionnement. L'établissement doit fournir un spécimen de registre de formation.
L'établissement doit indiquer les procédures de traitement des produits non conformes et inclure un plan d'action pour corriger les procédés et les activités spécifiques qui ne respectent pas un ou plusieurs des éléments précisés.
L'établissement peut décrire un audit interne de la qualité qu'il effectue régulièrement pour vérifier que les procédés qualité sont menés de manière uniforme.
Les procédures de modification du manuel qualité doivent être indiquées. L'établissement doit tenir à jour la liste des modifications apportées, et un exemple de liste doit faire partie du manuel. La liste doit indiquer le nom des personnes à qui sont envoyées des copies des modifications.
L'établissement doit indiquer de quelle façon on peut retracer le traitement thermique auquel le bois traité a été soumis.
Le manuel doit indiquer clairement une procédure permettant de retracer le traitement appliqué au produit. Dans le cas du bois traité qui est transporté d'un établissement enregistré canadien à un autre établissement enregistré canadien, la procédure doit respecter les spécifications énoncées dans la section 2.4 de la directive D-03-02 (PCCPBTC).
Si l'établissement exporte des produits de bois traités à la chaleur, le manuel qualité doit indiquer les procédures utilisées pour respecter les conditions énoncées dans la section 2.3.1.3 de la directive D-03-02.
L'établissement doit indiquer de quelle façon le bois de calage ou les matériaux d'emballage en bois servant à caler ou soutenir les produits exportés sont marqués conformément aux exigences phytosanitaires du pays importateur. Lorsque du bois de calage est fixé aux produits de bois et accepté par le pays importateur, un certificat de traitement thermique et/ou un certificat phytosanitaire peuvent être utilisés. Dans le cas du bois de calage ou des matériaux d'emballage en bois qui ne sont pas fixés, consulter la section 6.3.
L'établissement doit indiquer, par exemple au moyen d'un schéma, de quelle façon le bois traité est séparé du bois non traité.
Le manuel qualité de l'établissement doit préciser la procédure de délivrance des certificats de traitement thermique, notamment le nom des personnes responsables de la délivrance des certificats, le système de numérotation des certificats, etc. Le manuel qualité doit comprendre un spécimen du type de certificat délivré par l'établissement (s'il y a lieu).
L'établissement doit indiquer la durée de conservation de tous les registres utilisés par l'établissement pour suivre les activités ou les procédures liées au PCCPBTC ou du PCCMEB. Les documents doivent être conservés pendant au moins 2 ans.
Les procédures de fonctionnement des établissements de traitement thermique varient, mais les établissements doivent satisfaire à tout le moins aux exigences supplémentaires suivantes.
Le manuel qualité doit préciser de quelle façon l'établissement respecte et tient à jour les conditions générales de fonctionnement énoncées dans la PI-07. Ces conditions comprennent le débit d'air, le fonctionnement des ventilateurs, la description et l'emplacement des capteurs, le plan de modification de la circulation de l'air et, s'il y a lieu, la méthode de détermination de la température interne initiale du bois.
Le manuel doit contenir une description de la chambre de traitement thermique et préciser l'emplacement des capteurs de chaleur (p. ex. par un schéma).
L'établissement doit indiquer les options de traitement phytosanitaire à la chaleur qu'il a choisies (PI-07) ou présenter un programme de séchage au séchoir reconnu par l'organisme d'évaluation du traitement thermique.
Le manuel qualité doit décrire la méthode de consignation du procédé de traitement thermique reconnu mentionné au point 6.2.2. Cette description doit montrer de quelle façon les registres sont liés aux exigences phytosanitaires particulières en ce qui concerne les durées et les températures de traitement minimales. Le manuel doit décrire la méthode de consignation du procédé. Le manuel doit préciser les essences de bois à traiter, la dimension des pièces de bois à traiter ainsi que le calibre des espaceurs utilisés.
L'établissement doit tenir des registres permettant de vérifier que chaque traitement respecte les exigences techniques énoncées dans le PCCMEB. Le manuel qualité doit préciser quels types de renseignements doivent être consignés. Les registres doivent être conservés pendant au moins 2 ans après le traitement.
Le manuel qualité doit décrire la procédure servant à vérifier que le système de mesure (capteurs de température) fonctionne selon les normes prescrites.
Pour les options B, C, D et F, le manuel qualité doit décrire le procédé garantissant que le taux d'humidité du bois qui a été traité respecte les exigences de la PI-07. Il doit aussi décrire la manière dont l'établissement corrige les traitements non conformes.
Si l'établissement traite à la chaleur des matériaux d'emballage en bois ou fabrique des matériaux d'emballage à partir de bois traité à la chaleur, son manuel qualité doit décrire la méthode de marquage utilisée pour les produits qui respectent les exigences de la section 2.3.2 de la directive D-03-02. Le manuel qualité doit comporter également un spécimen de la marque de certification.
Les établissements qui produisent des matériaux d'emballage en bois nouveaux ou des maisons préfabriquées et ceux qui manutentionnent du bois traité certifié de manière à en modifier l'identité doivent garantir que les produits exportés peuvent être associés à un établissement enregistré de traitement à la chaleur et qu'ils sont tout marqués conformément aux exigences phytosanitaires du pays importateur.
Si l'établissement achète des produits de bois traités à la chaleur, ces produits doivent provenir d'établissements enregistrés aux termes du PCCPBTC ou du PCCMEB. Le manuel qualité doit préciser les marques ou les méthodes d'identification utilisées pour la réception du bois traité et sa séparation adéquate.
Les établissements qui regroupent des produits de bois produits par d'autres établissements doivent être enregistrés dans le cadre du programme pertinent, et le manuel qualité de ces établissements doit indiquer la procédure de délivrance de certificats de traitement thermique pour les produits regroupés, notamment le nom des personnes responsables de la délivrance des certificats, le système de numérotation des certificats, etc. Le manuel doit aussi indiquer les procédures utilisées pour garantir qu'on peut établir un lien entre le certificat des produits regroupés et un traitement approuvé.
Pendant un audit d'évaluation, un audit de vérification ou un audit de système, un examen des documents est effectué pour vérifier que l'établissement respecte toujours les exigences énoncées dans la directive D-03-02 ou D-01- 05, la PI-07 et le présent document et est exploité selon les consignes du manuel qualité.
Le type d'audit à effectuer lors de la visite initiale et des visites subséquentes de l'établissement et la fréquence de ces audits visant à vérifier la conformité de l'établissement au manuel qualité et aux directives D-03-02 ou D-01-05 sont indiqués à l'annexe 1 ou à l'annexe 2 (selon le cas).
Afin de mener à terme le processus d'enregistrement, un audit d'évaluation des nouveaux demandeurs est effectué avant l'enregistrement. Pour les établissements qui participent déjà au Programme canadien d'exportation de bois séché au four (1992) ou au Programme canadien de vérification du traitement à la chaleur (1993), l'audit d'évaluation est mené au cours de la première année d'enregistrement dans le cadre du Programme. Cet audit permet de vérifier que l'établissement est en mesure de respecter les exigences prescrites dans les directives D-03-02 ou D-01-05, le document PI-07 et le présent document et est exploité conformément à son manuel qualité. Un audit d'évaluation peut aussi être nécessaire pour confirmer qu'un établissement dont l'enregistrement a été suspendu pour non-conformité a pris les mesures correctives nécessaires pour empêcher la répétition des non-conformités.
L'audit d'évaluation est effectué par le fournisseur de services en collaboration avec l'ACIA. Si l'établissement ne respecte pas les conditions énoncées dans le manuel qualité approuvé ou les exigences énoncées dans les directives D-03-02 ou D-01-05, dans le document PI-07 ou dans le présent document, il doit prendre les mesures correctives exigées par le fournisseur de services ou l'ACIA. Si ces mesures ne sont pas prises à la satisfaction de l'ACIA, l'établissement est rayé du programme.
Les audits de vérification permettent de déterminer si le manuel qualité, les procédures et les instructions sont entièrement mis en œuvre et respectent les directives D-03-02 ou D-01-05, le document PI-07 et le présent document. Pendant la première année d'exploitation, des audits de vérification sont effectués conformément aux indications de l'annexe 1 ou de l'annexe 2 (selon le cas).
Si l'établissement a respecté les exigences phytosanitaires pendant la première année de sa participation au programme, la fréquence des audits peut être réduite. Remarque : les normes de l'industrie peuvent exiger que des audits soient menés plus fréquemment pour certains produits de bois.
Les audits de vérification, effectués conformément aux indications de l'annexe 1 ou de l'annexe 2 (selon le cas), visent à garantir que l'établissement respecte toujours les exigences phytosanitaires. L'audit porte sur les secteurs qui sont le plus déterminants pour la production de produits de bois conformes. L'audit détermine si le manuel qualité, les procédures et les instructions sont entièrement mis en œuvre et conformes aux directives D-01-05 ou D-03-02. Si le fournisseur de services ou l'ACIA observent des non-conformités, ils peuvent augmenter la fréquence des audits pour s'assurer que les mesures correctives ont été appliquées ou que les mesures prises empêcheront la répétition des non-conformités.
L'ACIA ou le fournisseur de services exige que l'établissement non conforme prenne les mesures correctives qui s'imposent à l'égard des non-conformités observées. Ces mesures sont surveillées par l'ACIA et le fournisseur de services.
Si l'ACIA ou le fournisseur de services constate qu'un établissement enregistré n'est pas conforme, ils peuvent augmenter la fréquence des inspections jusqu'à ce que le suivi indique que les mesures correctives ont été appliquées. De même, l'ACIA peut augmenter la fréquence des inspections visant un fournisseur de services, en cas de non-conformité de sa part.
Lorsqu'une non-conformité est constatée, l'ACIA ou le fournisseur de services remet à l'établissement enregistré un rapport écrit indiquant la non-conformité observée, les mesures correctives nécessaires et les inspections de suivi à venir.
Lorsqu'une inspection révèle que des non-conformités se répètent dans un établissement enregistré ou qu'une non-conformité menace l'intégrité du PCCPBTC, l'enregistrement de l'établissement est suspendu ou annulé par l'ACIA. L'ACIA doit en avertir par écrit l'établissement enregistré.
La non-conformité peut être majeure ou mineure. Pour les définitions et des exemples de non-conformités, voir l'annexe 3.
En cas de non conformité mineure observée par le fournisseur de services, le fournisseur de services doit envoyer à l'établissement un avis décrivant la non conformité et les mesures correctives prescrites, dans un délai de cinq jours ouvrables. Le fournisseur de services doit faire un suivi des mesures correctives prises, dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois.
Chaque année, le fournisseur de services doit transmettre à l'ACIA ou au CLSAB, s'il y a lieu, les renseignements relatifs aux non conformités observées dans chaque établissement enregistré et aux mesures correctives prévues et confirmer que ces mesures ont été prises.
En cas de non conformité majeure, le fournisseur de services doit rédiger un avis décrivant la non conformité et les mesures correctives prescrites et envoyer cet avis à l'établissement, à l'ACIA et au CLSAB, s'il y a lieu, dans un délai de trois (3) jours ouvrables suivant l'audit. Si la nature de la non conformité le justifie, l'ACIA, en consultation avec le fournisseur de services et le CLSAB, s'il y a lieu, peut suspendre temporairement l'enregistrement de l'établissement.
Le fournisseur de services demandera à l'établissement de prendre des mesures correctives dans un délai approprié ne dépassant pas 10 jours ouvrables.
Dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite fixée pour l'application des mesures correctives, le fournisseur de services fait un suivi de la mise en œuvre des mesures correctives aussi souvent que cela est nécessaire pour s'assurer que les mesures exigées ont toutes été mises en œuvre.
Le fournisseur de services confirmera à l'ACIA et au CLSAB, le cas échéant, si les mesures correctives ont été mises en œuvre, dans les trois (3) jours ouvrables suivant la visite de suivi effectuée à cet égard.
Si le système qualité de l'établissement s'avère un échec total, la participation de l'établissement au programme est immédiatement annulée. L'établissement dont l'enregistrement a été annulé peut présenter une nouvelle demande de participation au programme. Si cette demande est approuvée, un nouveau numéro d'enregistrement est attribué à l'établissement.
Le rapport d'inspection du fournisseur de services doit être rempli, daté et conservé dans les dossiers de l'établissement et du fournisseur de services, aux fins d'examen par l'ACIA, à sa discrétion, pendant les heures normales de travail.
Advenant une suspension, les modalités et la durée de la suspension sont établies après consultation entre le fournisseur de services, le CLSAB, le cas échéant et l'ACIA.
Pendant la durée de la suspension, il est interdit à l'établissement enregistré d'apposer la marque de certification reconnue du PCCPBTC sur les produits de bois ainsi que la marque de certification mondialement reconnue sur les matériaux d'emballage en bois conformément aux indications du PCCPBTC ou du PCCMEB. Le non respect de cette exigence entraîne immédiatement l'annulation de la participation au programme.
Si les mesures correctives prises par l'établissement et le plan qualité sont jugés suffisants par l'ACIA, cette dernière lève la suspension, et le fournisseur de services attribue à l'établissement une nouvelle fréquence d'audit. Une fois que l'établissement a démontré une conformité constante aux exigences du PCCPBTC ou du PCCMEB, à la satisfaction du fournisseur de services, ce dernier ramène la fréquence d'inspection à celle prévue à l'annexe 1 ou 2 (selon le cas).
Si l'établissement ne corrige pas les non-conformités observées au moment de la suspension, si une non-conformité majeure menaçant l'intégrité du programme a été observée par le fournisseur de services en consultation avec l'ACIA, ou si l'établissement se retire volontairement du PCCPBTC ou du PCCMEB, l'enregistrement de l'établissement peut être annulé.
Dès que l'enregistrement est annulé, le nom et le numéro d'enregistrement de l'établissement sont retirés de la liste de l'ACIA des établissements approuvés. Les conditions de la demande de participation au PCCPBTC ou au PCCMEB précisent que, en cas d'annulation de l'enregistrement, l'établissement doit cesser immédiatement d'utiliser la marque de certification reconnue dans le cadre du PCCPBTC et la marque de certification des matériaux d'emballage en bois reconnue dans le cadre de la NIMP no 15.
L'établissement de production ou de traitement de matériaux d'emballage en bois dont l'enregistrement a été suspendu peut présenter une nouvelle demande lorsqu'il a pris toutes les mesures correctives requises, à la satisfaction de l'ACIA, du CLSAB, s'il y a lieu et/ou du fournisseur de services, pour empêcher la répétition des non conformités. L'établissement doit soumettre un nouveau manuel qualité et un rapport détaillé sur les mesures correctives prises. Le fournisseur de services, en collaboration avec l'ACIA, et le CLSAB, s'il y a lieu, effectue ensuite une nouvelle inspection de l'établissement, afin de déterminer si ces mesures sont suffisantes. Une fréquence d'inspection plus élevée est imposée à l'établissement. Une fois que l'établissement a démontré une conformité constante aux normes du programme, à la satisfaction de l'ACIA, du CLSAB, s'il y a lieu, et/ou du fournisseur de services, la fréquence d'inspection est ramenée à celle prévue pour les établissements conformes.
L'ACIA effectue, dans les établissements, au CLSAB, s'il ya lieu, et chez le fournisseur de services, conformément aux indications de l'annexe 1 ou 2, un audit visant à vérifier que le système de production des produits de bois traités à la chaleur certifiés (y compris les emballages en bois) permet de maintenir de façon constante les exigences phytosanitaires des pays importateurs et d'assurer le respect des conditions générales du PCCPBTC et du PCCMEB.
Activités et audits des établissements surveillés par le fournisseur de services (autres que les fournisseurs de services audités par le CLSAB quant à leur conformité au programme pertinent)
| Type d'établissement | ||
|---|---|---|
| Activités | Établissement avec chambre de traitement (Établissement de traitement primaire) | Exportateurs, expéditeurs, courtiers regroupant des matériaux traités, fabricants secondaires utilisant des produits traités à la chaleur (y compris les producteurs d'emballages en bois) |
| Demande d'enregistrement au PCCPBTC ou au PCCMEB et présentation du manuel qualité | Pour les établissements déjà inscrits au Programme canadien du bois d'œuvre, dans les 6 mois qui suivent la date d'entrée en vigueur de la directive (1er avril 2006). Pour les nouveaux demandeurs, avant l'enregistrement. | Pour les établissements déjà inscrits au Programme canadien du bois d'œuvre, dans les 6 mois qui suivent la date d'entrée en vigueur de la directive (1er avril 2006). Pour les nouveaux demandeurs, avant l'enregistrement. |
| Assignation par l'ACIA du numéro d'enregistrement de l'établissement | Au moment de l'approbation du manuel qualité de l'établissement. | Au moment de l'approbation du manuel qualité de l'établissement. |
| Audit d'évaluation effectué par le fournisseur de services en collaboration avec l'ACIA | Pour les nouveaux demandeurs, l'audit doit être effectué avant l'enregistrement. Pour les établissements déjà inscrits au programme, il doit être effectué au cours de la première année de l'enregistrement, ou à la suite d'une suspension de la participation au programme. | Pour les nouveaux demandeurs, l'audit doit être effectué avant l'enregistrement. Pour les établissements déjà inscrits au programme, il doit être effectué au cours de la première année de l'enregistrement, ou à la suite d'une suspension de la participation au programme. |
| Audit de vérification effectué par le fournisseur de services | Au moins 4 fois par année. | Au moins 4 fois au cours de la première année d'enregistrement ou de nouvel enregistrement à la suite d'une suspension, puis 2 fois par année par la suite. |
| Audit de vérification (en cas de non conformité) | À n'importe quel moment jusqu'à ce que les non conformités soient corrigées à la satisfaction du fournisseur de services et/ou de l'ACIA. | À n'importe quel moment jusqu'à ce que les non conformités soient corrigées à la satisfaction du fournisseur de services et/ou de l'ACIA. |
| Audit de système effectué par l'ACIA | Chaque année, chez un échantillon représentatif (jusqu'à 33 %) des établissements enregistrés. | Chaque année, chez un échantillon représentatif (jusqu'à 33 %) des établissements enregistrés. |
Activités et audits des établissements surveillés par les fournisseurs de services (agences de classement accréditées) audités par le CLSAB quant à leur conformité au programme pertinent.
| Demande d'enregistrement au PCCPBTC et présentation du manuel qualité | Pour les établissements déjà inscrits au Programme canadien du bois d'œuvre, la demander et un avis officiel délivré par l'agence de classement indiquant que le manuel qualité de l'établissement satisfait aux exigences du MSQ-02 doivent être soumis par le CLSAB à l'ACIA dans les 6 mois qui suivent la date d'entrée en vigueur de la directive (1er avril 2006). Pour les nouveaux demandeurs, avant l'enregistrement. |
| Assignation par l'ACIA du numéro d'enregistrement de l'établissement | Au moment de l'approbation du manuel qualité de l'établissement et de la réception de la recommandation par le CLSAB. Pour les établissements enregistrés dans le cadre de l'ancien programme visant les produits du bois traités à la chaleur (HT), un numéro d'enregistrement est assigné automatiquement sous réserve de la présentation de la demande par l'établissement et d'un avis officiel envoyé par l'agence de classement indiquant que le manuel qualité satisfait aux exigences du MSQ-02. |
| Audit d'évaluation effectué par une agence accréditée par le CLSAB en collaboration avec l'ACIA | Pour les nouveaux demandeurs, l'audit doit être effectué avant l'enregistrement. Pour les établissements déjà inscrits au programme, il doit être effectué par une agence de classement accréditée par le CLSAB au cours de la première année de l'enregistrement. L'ACIA se réserve le droit de participer à l'audit de l'établissement; en collaboration avec l'ACIA, l'agence de classement coordonnera l'audit au besoin. |
| Audit de vérification effectué par une agence accréditée par le CLSAB | Au moins 4 fois par année pour les établissements de traitement primaire. Pour les établissements secondaires, au moins 4 fois au cours de la première année d'enregistrement ou de nouvel enregistrement à la suite d'une suspension, puis 2 fois par année par la suite. Pour les établissements qui doivent satisfaire aux exigences ALS, 12 visites sont effectuées chaque année. |
| Audit de suivi | À n'importe quel moment jusqu'à ce que les non‑conformités majeures soient corrigées à la satisfaction de l'agence accréditée et/ou de l'ACIA. |
| Audit de vérification effectué par le CLSAB | Deux fois par année pour chaque agence accréditée et au moins 10 % des établissements de l'agence dans chaque groupe de taille (petit, moyen et grand établissement) choisis au hasard. Pour les agences de classement de petite taille (expéditions inférieures à un milliard de PMP), un minimum de trois établissements ou 15 % du nombre total d'établissements échantillonnés, sans référence à la taille de l'établissement. |
| Audit de système effectué par l'ACIA | Chaque année, on effectue un audit du CLSAB, d'un échantillon représentatif (*jusqu'à 50 %) d'agences accréditées par le CLSAB ainsi que d'un échantillon représentatif (jusqu'à 20 %) d'établissements enregistrés relevant de l'Agence. |
| *Nota : L'ACIA doit aviser le CLSAB ainsi que les agences de classement et les établissements de son intention d'effectuer un audit de manière à maximiser l'efficacité du programme d'audit. |
Exemples de non-conformités
Non-Conformités Mineures
Les résultats de l'inspection révèlent un cas isolé de non-conformité n'ayant aucune répercussion directe pour l'intégrité du produit, pourvu que les mesures correctives puissent être prises à l'intérieur du délai fixé par l'inspecteur. Les mesures correctives doivent être prises à la satisfaction de l'ACIA, ou la participation de l'établissement au programme peut être suspendue. Si plus de 5 non-conformités mineures sont observées, on considère qu'il s'agit d'une non-conformité majeure.
Non-Conformités Majeures
Les résultats de l'inspection révèlent que l'intégrité du programme peut être compromise. Aucun certificat ne doit être délivré. La participation de l'établissement au programme peut être suspendue.
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