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Végétaux > Forêts > Matériaux d’emballage en bois MSQ-05
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| __________________________ Joanne Rousson Représentante du Comité des documents du système qualité |
_______________ Date |
| __________________________ Greg Stubbings Directeur, Division de la protection des végétaux |
_______________ Date |
Les modifications apportées au présent MSQ recevront un numéro consécutif et seront datées.
Prière d’inscrire toutes les modifications, de supprimer les pages désuètes et de remplir la grille ci-dessous.
| Numéro | Modification et pages | Modifié par | Date |
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Au Canada, l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA) est l'organisation nationale de la protection des végétaux chargée de la certification phytosanitaire des exportations de matériel végétal et de l'élaboration de systèmes de certification visant à répondre aux exigences phytosanitaires des pays importateurs.
La directive de l'ACIA D-03-02, Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC), énonce les exigences en matière de certification phytosanitaire régissant l'exportation des produits de bois, selon lesquelles le bois doit être traité à la chaleur de manière à ce qu'il atteigne une température interne minimale de 56 °C pendant au moins 30 minutes.
Le Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre (CLSAB) est chargé d'accréditer et de superviser toutes les agences de classement du bois d'œuvre. Il s'agit de la seule instance autorisée à contrôler l'efficacité du programme de classement et les marques de qualité applicables aux bois de sciage canadiens. Le CLSAB est habilité en vertu de la Loi nationale sur l'habitation de 1960 et détient son autorité et son mandat de l'Association canadienne de normalisation (CSA). L'ACIA reconnaît le régime de réglementation du CLSAB qui lui permet de surveiller les agences de classement qu'il a accréditées et leurs établissements enregistrés pour garantir la conformité aux exigences de certification phytosanitaire du PCCPBTC.
Le présent manuel énonce les exigences fonctionnelles que doivent respecter les agences accréditées par le CLSAB à titre de fournisseurs de services aux termes des dispositions de la directive de l'ACIA D-03-02, Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC). Dans le cas où la réglementation du CLSAB porte spécifiquement sur une exigence fonctionnelle mentionnée dans le présent document, les sections pertinentes de la réglementation du CLSAB sont indiquées. Les politiques et les procédures adoptées par le fournisseur de services pour respecter ces exigences doivent être énoncées dans un manuel qualité qui est présenté au CLSAB et à l'ACIA aux fins d'approbation et est revu régulièrement.
Le présent document est destiné au CLSAB, aux agences accréditées par le CLSAB qui participent à l'inspection des établissements enregistrés au PCCPBTC et au personnel d'inspection de l'ACIA.
- NIMP no 5, Glossaire des termes phytosanitaires, FAO, octobre
2002.
- Guide ISO 8402, Vocabulaire des systèmes qualité.
- NIMP no 15, Directives pour la réglementation de matériaux
d’emballage à base de bois dans le commerce international, FAO, mars 2002.
- NIMP no 7, Système de certification à l’exportation, FAO,
1997.
- Directive de l’ACIA D-01-05, Programme canadien de certification des matériaux
d’emballage en bois
- Directive de l’ACIA D-03-02, Programme canadien de certification des produis de bois traités à la chaleur (PCCPBTC)
- MSQ-02 de l’ACIA, Exigences visant le système qualité des établissements
enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux
d’emballage en bois (PCCMEB) ou du Programme canadien de certification des
produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC).
- ACIA PI-07, Manuel des conditions de fonctionnement et des directives techniques sur
le traitement à la chaleur.
- Règlements du Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre (1er janvier 2005).
| ACIA | Agence canadienne d’inspection des aliments. |
| Audit d’évaluation | Audit d'un établissement effectué au moment de l'enregistrement par un fournisseur de services et visant à garantir que l'établissement est en mesure de respecter les normes prescrites. L'audit permet de vérifier que le manuel qualité de l'établissement est mis en œuvre et que les employés de l'établissement ont reçu une formation suffisante. Il peut aussi être nécessaire pour confirmer qu'un établissement dont l'enregistrement a été suspendu en raison de non-conformités a corrigé adéquatement ces non-conformités et a mis en œuvre des activités garantissant que les non-conformités ne seront pas répétées. |
| Audit de suivi | Audit effectué par un fournisseur de services visant à vérifier que les mesures correctives exigées à l'égard d'une non-conformité majeure ont été prises et que l'établissement continue d'être exploité conformément à son manuel qualité. |
| Audit de système | Audit du CLSAB, des fournisseurs de services ainsi que d'un nombre représentatif d'établissements enregistrés, effectué par l'ACIA et visant à vérifier s'ils respectent les conditions assorties à leur reconnaissance. |
| Audit de vérification | Examen effectué par le fournisseur de services de la structure organisationnelle, des procédures, des procédés et des ressources utilisés par l'établissement enregistré pour mettre en œuvre le programme de certification. |
| Audit effectué au hasard par le CLSAB | Audit effectué au moins deux fois par année par le CLSAB chez ses agences accréditées et dans un nombre représentatif d'établissements enregistrés afin de vérifier s'ils respectent les règlements du CLSAB et les exigences assorties des normes applicables. |
| Bois | Catégorie de marchandises incluant les grumes, le bois scié, les copeaux et le bois de calage, avec ou sans écorce. (CIPV, 2002) |
| CLSAB | Conseil d'accréditation de la Commission canadienne de normalisation du bois d'œuvre. |
| Établissement | Dans le cadre du PCCPBTC, s'entend d'un établissement avec chambre de traitement, d'un exportateur, d'un expéditeur, d'un courtier regroupant des produits traités à la chaleur, ou d'un fabricant secondaire utilisant des produits de bois traités à la chaleur. |
| Établissement de traitement | Établissement reconnu officiellement où sont effectués des traitements phytosanitaires du bois [dans le cadre de la présente directive, on peut citer les traitements suivants : KD-HT (séchage au séchoir-traitement thermique); HT (traitement thermique)]. |
| Établissement enregistré | Établissement qui a présenté une demande de participation au PCCPBTC et qui a été autorisé par l’ACIA à y participer. |
| Fournisseur de services | Aux fins du présent document, agence qui est accréditée par le CLSAB, est responsable devant l'ACIA par le biais du CLSAB de la mise en œuvre du PCCPBTC et produit des rapports sur tous les audits, inspections, cas de non-conformité et activités de suivi, comme la réinspection des établissements non conformes. |
| Manuel qualité | Manuel opérationnel détaillé d'un établissement, qui énonce les mesures à utiliser pour respecter la norme prescrite. |
| Marchandise | Type de végétal, produit végétal ou autre article pouvant être expédié lors d’échanges commerciaux ou pour d’autres raisons. |
| Norme | Aux fins du présent document, ensemble des exigences relatives au programme de certification des produits du bois énoncées dans la directive D-03-02, le document de l'ACIA MSQ-02, le document PI-7 et la présente directive. |
| PCCMEB | Programme canadien de certification des matériaux d’emballage en bois (directive de l’ACIA D-01-05). |
| PCCPBTC | Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (directive de l’ACIA D-03-02). |
| Traitement | Procédé officiellement autorisé pour l’éradication, l’élimination ou la stérilisation d’organismes nuisibles (CIPV, 2002). |
| Traitement thermique | Procédé dans le cadre duquel une marchandise est traitée par la chaleur jusqu'à ce qu'elle atteigne une température interne minimale pendant une période minimale, selon une spécification technique officiellement reconnue (CIPV, 2002) |
Les agences accréditées par le CLSAB qui souhaitent être reconnues comme fournisseurs de services doivent accepter de respecter les conditions énoncées dans la directive de l'ACIA D-03-02, Programme canadien de certification des produis de bois traités à la chaleur (PCCPBTC).
Une demande de reconnaissance des agences accréditées par le CLSAB à titre de fournisseurs de services aux termes de la présente norme doit être présentée par écrit par le CLSAB à l'ACIA. La demande doit comprendre un énoncé clair de la portée de la reconnaissance demandée ainsi que le manuel qualité de chaque agence accréditée décrivant les procédés et les procédures servant à assurer la conformité aux normes mentionnées dans le présent document.
L'ACIA reconnaît officiellement les agences accréditées soumises par le CLSAB comme fournisseurs de services dans le cadre du PCCPBTC une fois qu'elle a confirmé que le manuel qualité de ces agences satisfait aux exigences énoncées dans la présente norme. L'ACIA doit rendre publiques cette décision et l'entente en affichant sur son site web le nom des agences accréditées par le CLSAB comme fournisseurs de services aux fins du PCCPBTC.
Le fournisseur de services doit :
| a) | être légalement constitué; |
| b) | être responsable de ses activités de vérification; |
| c) | avoir des politiques et des procédures de prise de décision écrites établissant une distinction entre les activités pour lesquelles il a reçu une reconnaissance officielle et ses autres activités (sections 3.5 à 3.5.26 des règlements du CLSAB); |
| d) | ne pas offrir de consultations ou autres services susceptibles de nuire à l'objectivité de son processus de reconnaissance et de ses décisions (section 3.5.2 des règlements du CLSAB); |
| e) | être bien appuyé sur le plan financier (sections 3.2 à 3.4.9 des règlements du CLSAB); |
| f) | être libre de toute influence commerciale ou autre susceptible de nuire à son intégrité (section 3.2.1 des règlements du CLSAB); |
| g) | s'assurer qu'il y a suffisamment d'employés compétents pour mettre en œuvre le programme d'audit; |
| h) | tenir à jour un manuel qualité approuvé par le CLSAB et l'ACIA et régissant tous les aspects du programme de certification; |
| i) | en collaboration avec l'ACIA et le CLSAB, communiquer aux établissements enregistrés les exigences ou les procédés en matière d'inspection et informer les établissements enregistrés des mises à jour ou modifications apportées au règlement selon les indications de l'ACIA et du CLSAB. |
Au nom de l'ACIA, le fournisseur de services exécute les tâches suivantes :
| a) | Recevoir les demandes des établissements qui souhaitent participer au PCCPBTC, examiner leur manuel qualité et recommander éventuellement à l'ACIA de les inscrire au CLSAB. |
| b) | Participer avec l'ACIA à des audits conjoints des établissements, s'il y a lieu. |
| c) | Surveiller la conformité des établissements enregistrés au PCCPBTC par des audits réguliers du programme, selon la fréquence et la forme précisées par le CLSAB et approuvées par l'ACIA. |
| d) | Identifier et signaler à l'établissement les non-conformités mineures et vérifier si elles ont été corrigées. |
| e) | Identifier et signaler à l'établissement, au CLSAB et à l'ACIA les non-conformités majeures et mener une inspection selon les directives pour confirmer qu'elles ont été corrigées. |
| f) | Tenir des registres et faire rapport au CLSAB et à l'ACIA selon la façon et la fréquence précisées à la section 7.3 du présent document. |
| g) | Répondre aux demandes d'enregistrement en fournissant les documents pertinents, les lignes directrices et les références. |
| h) | Ternir à jour ses connaissances sur les politiques et les lignes directrices de l'ACIA, ainsi que sur les exigences en matière d'exportation de l'ACIA relatives au bois. |
| i) | Fournir un organigramme indiquant tous les postes de responsabilité à l'égard des activités incluses dans la prestation de services (sections 3.5.5 et 3.5.6 des règlements du CLSAB). |
| j) | Inclure dans son manuel qualité une description des responsabilités des employés du fournisseur de services, leurs fonctions dans le cadre du programme, le nom des personnes-ressources chargées de la liaison avec le CLSAB et les méthodes du fournisseur de services adoptées pour garantir que les employés reçoivent une formation complète à l'égard des exigences du programme (section 3.4 des règlements du CLSAB). |
| k) | Préciser et définir les responsabilités de la personne choisie comme personne-ressource auprès du CLSAB et du gestionnaire du programme |
| l) | Préciser les qualifications des employés et leur formation (section 3.5.6 des règlements du CLSAB). |
| m) | Aviser le CLSAB par écrit dès qu'on lui signale qu'un établissement enregistré cesse les activités visées par l'entente qu'il a conclue avec celui-ci ou se retire du PCCPBTC. |
| n) | Remplir et dater chaque rapport d'inspection d'un établissement enregistré. Ces rapports sont conservés par le fournisseur de services aux fins d'examen régulier par le CLSAB et l'ACIA, à leur discrétion. |
| o) | Conserver pendant au moins deux (2) ans tous les registres relatifs aux vérifications des établissements qu'il a effectuées, y compris, les rapports d'évaluation aux fins d'enregistrement, les rapports d'audit, les rapports de non-conformités et les audits de suivi, les autorisations relatives aux modifications des manuels qualité et de la formation du personnel travaillant pour le fournisseur de services. |
Le CLSAB doit :
| a) | Tenir à jour, conformément à la section 3.5.23 des règlements du CLSAB, des ententes de services avec les agences accréditées et un registre de tous les établissements qui participent au PCCPBTC et qui sont autorisées par le CLSAB à étiqueter ou à certifier que les produits du bois ont été exposés à un traitement thermique de manière à atteindre une température interne minimale de 56 °C pendant au moins 30 minutes. |
| b) | Informer ses agences accréditées de toute modification apportée au présent programme. |
| c) | Donner un pré-avis raisonnable à l'ACIA pour toute réunion qui pourrait porter sur des questions relatives aux règlements du CLSAB concernant le PCCPBTC et d'autres documents connexes qui pourraient être élaborés sur le PCCPBTC. |
| d) | Actualiser régulièrement l'annexe C des règlements du CLSAB de manière qu'elle soit conforme aux exigences du PCCPBTC, au PI-07 et au présent document. |
| e) | Effectuer des audits de ses fournisseurs de services conformément aux règlements du CLSAB ainsi qu'aux exigences du PCCPBTC et du présent document. |
| f) | Informer l'ACIA, par écrit, et en temps opportun et de manière confidentielle, au plus trois (3) jours ouvrables suivant l'audit, du non-respect des exigences du PCCPBTC ou de l'annexe C des règlements du CLSAB par les agences accréditées ou ses établissements membres. |
| g) | Soumettre à l'ACIA un manuel qualité qui décrit les activités du CLSAB, ses fonctions et ses responsabilités conformément au document de l'ACIA Exigences visant le système qualité du CLSAB et des agences accréditées par le CLSAB approuvées dans le cadre du PCCPBTC. (MSQ-05). |
| h) | Recommander à l'ACIA l'enregistrement des établissements qui satisfont aux exigences du PCCPBTC et mettre à la disposition de l'ACIA, sur demande, un exemplaire du manuel qualité de l'établissement. |
| i) | Informer l'ACIA, par écrit, dès qu'on lui signale qu'un établissement enregistré cesse les activités visées par l'entente qu'il a conclue avec le fournisseur de services ou se retire du PCCPBTC. |
| Remarque : Tout établissement qui est autorisé par un fournisseur de services approuvé par le CLSAB à étiqueter ou à certifier les produits en apposant la marque HT doit être enregistré auprès de l'ACIA. | |
ACIA doit :
| a) | Effectuer un audit du CLSAB chaque année et un audit au hasard des agences accréditées par le CLSAB et de leurs établissements membres qui participent au PCCPBTC, dans leurs locaux ou autres lieux appropriés, pendant les heures normales de travail, afin de vérifier si le CLSAB et ses agences accréditées respectent les conditions assorties à la reconnaissance dans le cadre du PCCPBTC et de vérifier leur compétence et leur capacité de vérification. |
| b) | Prendre les mesures appropriées dans les cas de non-conformité aux conditions énoncées dans le PCCPBTC, selon la recommandation du CLSAB ou la prescription de l'ACIA. |
| c) | Consulter le CLSAB en ce qui concerne les améliorations proposées à la norme, aux politiques et à la formation liées au PCCPBTC et/ou à l'annexe C des règlements du CLSAB. |
| d) | Tenir une liste des établissements sur laquelle le CLSAB indique que ces établissements satisfont aux exigences du PCCPBTC ainsi qu'un registre de rendement sur l'agence accréditée par le CLSAB et ses établissements enregistrés, à la suite de tout audit de surveillance mené au hasard. |
Sur réception de la demande d'enregistrement de l'établissement, du manuel qualité ainsi que de l'accord signé pour la prestation de services par le fournisseur de services, le tout à la satisfaction du fournisseur de services, ce dernier doit :
| a) | examiner et vérifier le manuel qualité de l'établissement par rapport aux conditions précisées dans le PCCPBTC; |
| b) | envoyer au CLSAB une copie de la demande remplie par l'établissement ainsi que le manuel qualité approuvé; |
| c) | recommander au CLSAB l'enregistrement de l'établissement. |
| a) | Le fournisseur de services effectue un audit d'évaluation initial de l'établissement, conjointement avec le CLSAB et l'ACIA, pour s'assurer qu'il satisfait aux exigences du PCCPBTC, ce qui comprend un examen du manuel qualité de l'établissement et une visite des lieux. |
| b) | Le fournisseur de services audite les opérations de l'établissement en se fondant sur les exigences applicables du PCCPBTC, sur l'annexe C des règlements du CLSAB, sur les éléments applicables du Manuel des conditions de fonctionnement et des directives techniques sur le traitement à la chaleur (PI-07), sur toute autre exigence qu'il aura été convenu d'ajouter de temps en temps au programme, et sur le manuel qualité de l'établissement. |
| c) | Le fournisseur de services effectue tous les audits selon les exigences énoncées dans le présent document et dans le MSQ-02, Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou du Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC), en se gardant de porter préjudice à l'établissement enregistré ou de se placer en conflit d'intérêt. |
| d) | Sous réserve des rapports qu'il doit présenter à l'ACIA conformément aux exigences du PCCPBTC, le fournisseur de services doit garantir, en tout temps, la confidentialité et la sécurité de toutes les données sur les audits, des mesures d'application ainsi que de tout autre renseignement relatif à l'établissement. |
Le tableau ci-dessous indique les activités ainsi que la fréquence des audits des établissements effectués dans le cadre du PCCPBTC.
| Activités | Établissements enregistrés en vertu du PCCPBTC |
|---|---|
| Demande d'enregistrement au PCCPBTC et présentation du manuel qualité | Pour les établissements enregistrés dans le cadre de l'ancien programme visant les produits du bois traités à la chaleur (HT), la demande et un avis officiel délivré par l'agence de classement indiquant que le manuel qualité de l'établissement satisfait aux exigences du MSQ-02 doivent être soumis à l'ACIA par le CLSAB dans les 6 mois qui suivent la date d'entrée en vigueur de la directive (1er avril 2006). Pour les nouveaux demandeurs, ces documents doivent être soumis avant l'enregistrement. |
| Assignation par l'ACIA du numéro d'enregistrement de l'établissement | Au moment de l'approbation du manuel qualité et de la réception de la recommandation par le CLSAB. Pour les établissements enregistrés dans le cadre de l'ancien programme visant les produits du bois traités à la chaleur (HT), un numéro d'enregistrement est assigné automatiquement sous réserve de la présentation de la demande et de l'avis officiel délivré par l'agence de classement indiquant que le manuel qualité de l'établissement satisfait aux exigences du MSQ-02, dans les 6 mois qui suivent l'entrée en vigueur de la directive (1er avril 2006). |
| Audit d'évaluation effectué par une agence accréditée par le CLSAB en collaboration avec l'ACIA | Pour les nouveaux demandeurs, l'audit doit être effectué avant l'enregistrement. Pour les établissements déjà inscrits au programme, il doit être effectué par une agence accréditée par le CLSAB au cours de la première année de l'enregistrement. L'ACIA se réserve le droit de participer à l'audit de l'établissement; en collaboration avec l'ACIA, l'agence de classement coordonnera l'audit au besoin. |
| Audit de vérification effectué par l'agence accréditée par le CLSAB | Au moins 4 fois par année. Pour les établissements secondaires, au moins 4 fois au cours de la première année d'enregistrement ou de nouvel enregistrement à la suite d'une suspension, puis 2 fois par année par la suite. Pour les établissements qui doivent satisfaire aux exigences ALS, au moins 12 visites seront effectuées chaque année. |
| Audit de suivi | À n'importe quel moment jusqu'à ce que les non-conformités majeures soient corrigées à la satisfaction de l'agence accréditée et/ou de l'ACIA. |
| Audit de vérification effectué par le CLSAB | Deux fois par année pour chaque agence accréditée et au moins 10 % des établissements de l'agence dans chaque groupe de taille (petit, moyen et grand établissement) choisis au hasard. Pour les agences de classement de petite taille (expéditions inférieures à un milliard de PMP), un minimum de trois établissements ou 15 % du nombre total d'établissements échantillonnés, sans référence à la taille de l'établissement. |
| Audit de système effectué par l'ACIA | Chaque année, on effectue un audit du CLSAB, d'un échantillon choisi au hasard (*jusqu'à 50 %) d'agences accréditées par le CLSAB ainsi que d'un échantillon choisi au hasard (jusqu'à 20 %) d'établissements enregistrés relevant de l'agence. |
| *Remarque : L'ACIA doit aviser le CLSAB ainsi que les agences de classement et les établissements de son intention d'effectuer un audit de manière à maximiser l'efficacité du programme d'audit. |
Suite à l'audit effectué par le fournisseur de services, ce dernier remet à l'établissement un rapport d'audit dans les 5 jours ouvrables suivant l'audit. Si l'audit révèle que des mesures correctives sont nécessaires pour corriger des non-conformités, le fournisseur de services prend les mesures supplémentaires suivantes :
| a) | Dans le cas d'une non-conformité mineure, selon les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du Programme canadien de certification des matériaux d'emballage en bois (PCCMEB) ou du Programme canadien de certification des produits de bois traités à la chaleur (PCCPBTC) (MSQ-02) : |
| (i) le fournisseur de services doit vérifier que les mesures correctives demandées ont été prises par l'établissement, dans un délai raisonnable ne dépassant pas un mois suivant la date de l'avis initial de non-conformité par le fournisseur de services; (ii) le fournisseur de services doit transmettre, dans son rapport trimestriel au CLSAB et à l'ACIA, conformément à la section 3.5.19 des règlements du CLSAB, les renseignements relatifs aux non-conformités relevées et aux mesures correctives prescrites et doit confirmer que ces mesures ont été prises. |
|
| b) | Dans le cas d'une non-conformité majeure, selon les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du PCCMEB ou du PCCPBTC (MSQ-02) : |
| (i) le fournisseur de services envoie à l'établissement enregistré, au CLSAB et à l'ACIA un avis décrivant la non-conformité et les mesures correctives prescrites, dans un délai de trois jours ouvrables suivant l'observation de la non-conformité; (ii) le fournisseur de services demande à l'établissement de prendre des mesures correctives dans un délai approprié ne dépassant pas 10 jours ouvrables, pendant lesquels l'établissement était en activité. (iii) le fournisseur de services doit faire le suivi des mesures correctives qui ont été prises aussi souvent qu'il est nécessaire pour vérifier que l'établissements est entièrement conforme, dans les dix (10) jours ouvrables qui suivent la date limite de prise de la mesure corrective; (iv) le fournisseur de services doit confirmer à l'ACIA si les mesures correctives exigées ont été prises, dans les trois (3) jours ouvrables suivant la date de la visite de suivi visant à vérifier la mise en œuvre des mesures correctives; (v) en cas de non-conformité majeure nuisant à l'intégrité du programme, le fournisseur de services suspend la participation de l'établissement au programme, retire toutes les estampilles et certificats pertinents à ce programme et en avise l'ACIA et le CLSAB dans les trois jours ouvrables suivant cet audit. |
| a) | Advenant un cas de non-conformité relevé dans un établissement enregistré, l'ACIA peut demander au CLSAB que le fournisseur de services augmente la fréquence d'inspection jusqu'à ce que des mesures correctives jugées satisfaisantes par l'ACIA aient été prises et que le fournisseur de services en ait vérifié la mise en œuvre. |
| b) | Si un cas de non-conformité menaçant l'intégrité du PCCPBTC est signalé à l'ACIA, l'ACIA peut exiger que le CLSAB impose une suspension de l'enregistrement de l'établissement dans le cadre du PCCPBTC. Pendant la durée de la suspension, il est interdit à l'établissement enregistré de certifier des matériaux d'emballage en bois aux fins d'exportation selon les exigences du PCCPBTC. |
| c) | Si l'ACIA détermine, à sa seule et libre discrétion, que la mesure corrective proposée ou prise par le CLSAB ou le fournisseur de services est jugée non satisfaisante, les parties conviennent que l'ACIA se réserve le droit d'imposer ou de mettre en œuvre directement dans l'établissement enregistré toute mesure corrective jugée nécessaire pour corriger la non-conformité. |
| d) | Si l'ACIA détermine, à sa seule et entière discrétion, qu'un établissement enregistré est régulièrement incapable de se conformer aux exigences énoncées dans le PCCPBTC ou qu'une non-conformité constatée menace l'intégrité du PCCPBTC, l'ACIA annule l'enregistrement de l'établissement au PCCPBTC. L'ACIA avise par écrit l'établissement enregistré que sa participation au programme a été annulée et en avise le CLSAB. Dans ce cas, l'ACIA demande au CLSAB d'aviser le fournisseur de services de l'annulation. |
| e) | Si les mesures correctives prises par l'établissement sont jugées suffisantes par le CLSAB et l'ACIA, l'ACIA demande au CLSAB de lever la suspension et attribue à l'établissement une nouvelle fréquence d'inspection. Une fois que l'établissement a démontré une conformité constante aux exigences du PCCPBTC à la satisfaction du fournisseur de services et du CLSAB, le fournisseur de services ramène la fréquence d'inspection à celle prévue dans les Exigences visant le système qualité des établissements enregistrés dans le cadre du PCCPBTC (D-03-02) et du PCCMEB (D-01-05) (MSQ-02). |
| a) | Le CLSAB présente chaque année à l'ACIA, au plus tard le 31 mars, un rapport écrit détaillé de toutes les activités d'audit, d'inspection et de suivi exécutées pendant l'année financière. Le rapport doit comprendre, entre autres, une liste des établissements visités par chacun de ses fournisseurs de services, les renseignements sur le nombre total d'audits effectués par chaque fournisseur, une liste des établissements audités, une liste des non-conformités majeures constatées, le nombre d'établissements ajoutés ou rayés du programme (avec date), etc. |
| b) | Le CLSAB doit remplir et dater chaque rapport d'inspection d'un fournisseurs de services et d'un établissement enregistré dans le cadre du PCCPBTC et de l'annexe C des règlements du CLSAB. Ces rapports sont conservés par le CLSAB aux fins d'examen régulier par l'ACIA. |
| c) | Le CLSAB doit conserver pendant au moins deux ans tous les registres relatifs aux vérifications de ses fournisseurs de services qu'il a effectuées, entre autres, les rapports d'évaluation aux fins d'enregistrement, les rapports d'audit, les rapports de non-conformités et les audits de suivi, les autorisations relatives aux modifications des manuels qualité et de la formation du personnel travaillant pour le fournisseur de services. |
| d) | Le CLSAB et le fournisseur de services doivent satisfaire à tout autre exigence en matière de rapports qui sera convenu d'un commun accord, s'il y a lieu. |
La suspension, totale ou en partie, de l'enregistrement d'un établissement doit être envisagée, pour une période déterminée, dans l'un ou l'autre des cas suivants :
| a) | l'intégrité du programme est compromise; |
| b) | un audit a révélé une défaillance du système qui sème le doute quant à l'aptitude de l'établissement à s'acquitter adéquatement de ses fonctions; |
| c) | les mesures correctives convenues n'ont pas été mises en œuvre dans le délai prescrit; |
| d) | les droits applicables n'ont pas été acquittés; |
| e) | le fournisseur de services en fait la demande. |
L'annulation, en totalité ou en partie, de l'enregistrement d'un établissement doit être envisagée dans l'un ou l'autre des cas suivants (conformément aux règlements du CLSAB) :
| a) | le fournisseur de services et le CLSAB en font la demande; |
| b) | l'audit révèle de façon systématique et permanente que l'établissement ne s'acquitte pas adéquatement de ses fonctions. |
Si l'établissement enregistré est rayé de façon permanente du programme, son numéro d'enregistrement est annulé, et l'établissement est retiré de la liste des établissements enregistrés de l'ACIA. Le numéro de l'établissement qui a été annulé ne peut plus être utilisé.
L'établissement de production ou de traitement de matériaux d'emballage en bois dont l'enregistrement a été annulé doit faire une nouvelle demande d'enregistrement, en commençant par la présentation d'une demande de participation au PCCPBTC.
| a) | Si l'ACIA détermine, à sa seule et entière discrétion, que le fournisseur de services ne satisfait pas aux exigences du PCCPBTC ou ne respecte pas ses engagements et les conditions du présent accord, l'ACIA remet au CLSAB un rapport décrivant en détail les non-conformités ou lacunes. |
| b) | À la réception de ce rapport, le CLSAB doit immédiatement corriger les non-conformités ou lacunes et doit démontrer à l'ACIA en moins de un (1) mois que chaque non-conformité ou lacune a été corrigée à la satisfaction de l'ACIA. Faute de quoi, l'ACIA est autorisée à suspendre ou à révoquer, à sa seule discrétion, la reconnaissance du fournisseur de services à titre de fournisseur de services dans le cadre du PCCPBTC et à transmettre cette information aux établissements enregistrés ayant conclu une entente avec le fournisseur de services. |
| c) | Les établissements qui ont été recommandés à l'ACIA par un fournisseur de services et enregistrés auprès de l'ACIA et dont la participation au programme a été annulée par la suite doivent obtenir les services d'un autre fournisseur de services reconnu par le CLSAB et/ou l'ACIA. |
La suspension, totale ou en partie, de la reconnaissance d'un fournisseur de services doit être envisagée, pour une période déterminée (conformément à la section 14.0 des règlements du CLSAB), dans l'un ou l'autre des cas suivants :
| a) | un audit a révélé une défaillance du système qui sème le doute quant à l'aptitude du fournisseur de services à s'acquitter adéquatement de ses fonctions; |
| b) | les mesures correctives convenues n'ont pas été mises en œuvre dans le délai prescrit; |
| c) | les protocoles d'évaluation ont été modifiés de manière à ne plus satisfaire aux normes minimales de l'ACIA; |
| d) | le CLSAB en fait la demande. |
L'annulation, en totalité ou en partie, de la reconnaissance d'un fournisseur de services doit être envisagée dans l'un ou l'autre des cas suivants (conformément à la section 14.1.1 des règlements du CLSAB) :
| a) | le CLSAB en fait demande; |
| b) | l'audit révèle de façon systématique et permanente que le fournisseur de services ne s'acquitte pas adéquatement de ses fonctions. |
Si l'ACIA détermine, à sa seule et entière discrétion, que le CLSAB ne satisfait pas aux conditions du présent document ou aux exigences du PCCPBTC, l'ACIA peut, après en avoir avisé par écrit le CLSAB, annuler la reconnaissance du CLSAB, immédiatement ou à la fin d'un délai de correction précisé dans l'avis, s'il ne s'est pas conformé aux exigences à la satisfaction de l'ACIA dans le délai prévu.
Si le CLSAB ou l'ACIA en vient à la conclusion que le CLSAB doit cesser de participer au programme, le CLSAB et l'ACIA s'efforcent chacun d'aviser l'autre partie le plus tôt possible de son intention d'annuler la participation au programme. Ce préavis devra être donné au moins trois (3) mois à l'avance, afin de permettre une surveillance continue du programme de certification.
Les établissements qui participent au présent programme doivent payer directement à l'ACIA les droits exigibles. L'ACIA impose ces droits conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les droits, communiquer avec n'importe quel bureau local de l'ACIA ou visiter le site web de l'ACIA.
Remarque : Au moment de la publication du présent document, les droits d'enregistrement des établissements au programme sont de 400 $ par année. L'ACIA se réserve le droit d'imposer des frais supplémentaires pour ses services, conformément à l'Avis sur les prix de l'Agence canadienne d'inspection des aliments, pour les inspections de suivi visant à vérifier que les mesures correctives demandées ont été prises par les établissements pour corriger les non-conformités majeures.
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