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Partenariat rural canadien
Dialogue jeunesse rurale
Guide de planification et d’évaluation d’un projet communautaire
I Introduction
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II Principes de base du projet
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1. Déterminer l’enjeu ou le projet
2. Être innovateur
3. Buts
4.Fixer un objectif selon la règle d’or
a) Effectuer une analyse F.F.P.M. de votre projet
5. Enjeux communautaires et avantages abordés
6. Défis et obstacles
7. Définir vos atouts et vos ressources
a) Ressources et atouts personnels
b) Ressources et atouts humains
• votre mentor
• les partenaires
c) Ressources et atouts matériels et financiers
8. Outil de planification du projet
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III Faire avancer votre projet : transformer de bonnes idées en actions
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1. Planifier les étapes : définir les tâches et les calendriers
2. Faire participer la collectivité
a) Le comité directeur
b) Le comité consultatif
c) Promotion
d) Partenariats avec les gouvernements et des organismes
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IV Évaluation
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V Ressources
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Guide de planification et d’évaluation d’un projet communautaire
Format PDF
Entreprendre un projet communautaire pour répondre à des besoins
particuliers dans votre collectivité peut être une expérience
à la fois excitante et intimidante. En décidant de diriger
un projet communautaire, vous avez déjà commencé à
faire une différence dans la vie de vos concitoyens. Comme le dit
le vieil adage : C’est le premier pas qui est le plus difficile! L’étape
suivante consiste à canaliser son énergie et son enthousiasme
de façon à mener le projet à terme.
Trop souvent, nous négligeons ou nous sous-utilisons les ressources à notre
disposition. Ce guide vise à vous offrir des choix, à vous encourager
à employer votre imagination et vos ressources, ainsi qu’à vous
aider à concevoir le meilleur projet possible. Vous trouverez dans ce guide
différents outils pouvant vous aider dans vos projets notamment :
- des feuilles de travail comportant des questions visant à amorcer votre
réflexion sur les orientations possibles de votre projet et les éléments
que vous pourriez vouloir y inclure;
- des outils pour vous aider à analyser les buts de votre projet et à
évaluer les jalons vers sa réussite;
- des conseils en gestion de projet qui vous aideront à planifier chaque
étape, à suivre l’évolution du travail que vous avez accompli,
à déterminer ce qu’il reste à faire, ainsi qu’à
cerner qui fait quoi.
Il n’est pas nécessaire que vous répondiez à toutes les questions
ou que vous utilisiez tous les outils proposés. Bien que le guide soit plus
efficace s’il est appliqué en entier, certaines parties peuvent vous être
plus utiles que d’autres. Veuillez l’utiliser à votre guise pour réaliser
les buts de votre projet.
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1 » Déterminer l’enjeu ou le projet
Pour participer à la Conférence nationale des jeunes des
régions rurales de 2003, les jeunes devaient se préparer de
deux façons : premièrement, présenter une brève
proposition concernant un enjeu communautaire. À partir de cet enjeu,
on leur a demandé de créer un projet sur lequel ils travailleraient
au cours de l’année à venir. On a également demandé
aux participants de désigner un mentor qui travaillerait avec eux
au projet. Nous aimerions que vous réfléchissiez au processus
et que vous répondiez aux questions suivantes :
L’enjeu autour duquel s’articulait votre vision initiale du
projet est-il toujours valide?
Les circonstances ont-elles changé dans votre collectivité
depuis? Comment?
La portée de votre projet est-elle trop vaste ou a-t-elle besoin
d’être élargie?
Qu’avez-vous appris à la Conférence nationale des jeunes
des régions rurales de 2003 qui pourrait servir à préciser
davantage les objectifs de votre projet?
2 » Être innovateur
Lors de la Conférence nationale des jeunes des régions rurales
de 2003, les participants ont notamment discuté d’innovation.
Saviez-vous qu’il existe un processus et des principes liés
à la création d’un contexte favorable à l’innovation?
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La première étape du processus d’innovation consiste
à ne pas se contenter de recenser les meilleures idées établies,
mais plutôt à tenter de définir les résultats idéaux
de votre projet. En d’autres mots : remue-méninges! Dans le domaine de la
planification, il s’agit d’une vision ou de l’avenir que vous désirez.
Vous devez faire preuve d’imagination, faire confiance à vos convictions
profondes et vous laisser inspirer par le fruit de vos réflexions. C’est
la phase où vous réfléchissez à votre projet (qu’il
soit petit ou grand).
Votre tâche durant cette phase :
Ce qui devrait vous inspirer et orienter vos efforts de créativité pour
atteindre le meilleur des mondes devrait porter plus spécifiquement sur
l’élaboration d’une vision de votre projet.
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Le partage des leçons apprises constitue la deuxième étape du
processus d’innovation. Il s’agit de connaître : ce qui est possible et
ce qui a fonctionné et n’a pas fonctionné; ce qui a entraîné
des changements positifs dans les collectivités dans le passé; quelle pourrait
être votre contribution à l’avenir. C’est le premier jalon
de l’innovateur.
Votre tâche durant cette phase :
Vous devriez être capable d’expliquer ce que vous feriez différemment
et quels liens originaux vous établiriez.
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La troisième étape du processus d’innovation consiste à
inspirer d’autres personnes. Amorcez un dialogue, gardez-le vivant et partagez
votre vision avec d’autres.
Votre tâche durant cette phase :
Commencez à communiquer avec des partenaires dans la collectivité,
amenez-les à dévoiler leurs idées et à s’enthousiasmer
pour les vôtres.
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L’étape finale de l’innovateur est l’ACTION.
Votre tâche durant cette phase :
Commencez à poser des gestes pour faire de votre vision une réalité!
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3 » Buts
Commencez en définissant le but ultime de votre projet ou ce que vous tentez d’accomplir
ou de réaliser au bout du compte avec votre projet. Les buts constituent une série
d’énoncés qui décriront la fonction toute particulière ou le principal
intérêt de votre projet. Les buts peuvent être aussi vastes et variés que
votre imagination; ils peuvent prendre plusieurs formes. Voici quelques exemples :
But concret — « Mon but est de créer une maison des jeunes. »
But du processus — « Mon but est de créer des liens de communication entre les
jeunes de la collectivité et le conseil municipal. »
But organisationnel — « Mon but est de créer un réseau de conseillers vers
qui les jeunes peuvent se tourner lorsqu’ils sont aux prises avec des problèmes personnels
difficiles. »
Essayez de conserver vos buts aussi clairs et concis que possible. Il se peut
que votre projet ait plus d’un but, assurez-vous toutefois de ne
pas vous attaquer à un projet qui dépasse vos capacités.
Par exemple, vous pourriez vouloir créer une maison des jeunes
qui offre également une aide entre pairs. Il est pourtant plus
raisonnable de réaliser d’abord l’un de ces buts (par
exemple l’offre d’aide entre pairs), puis d’envisager d’autres
projets (maison des jeunes) pour l’avenir. Il est souvent possible
de décomposer des buts ambitieux en objectifs plus immédiats.
| Soyez certain qu’un petit groupe de personnes sérieuses et déterminées
peut changer le monde. En fait, c’est la seule chose qui a déjà changé
le monde.
- Margaret Meade, anthropologue
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4 » Fixer un objectif selon la règle d’or
Les objectifs représentent un travail à accomplir pour atteindre
votre but. Dans l’exemple ci-dessous, l’objectif est un montant
en dollars, établi pour chaque semaine du projet (une campagne de
levée de fonds). En fixant votre objectif selon la règle d’or,
essayez de déterminer le nombre d’objectifs dont vous pourriez
avoir besoin pour atteindre votre but.
L’objectif devrait :
être précis;
être mesurable;
être réalisable;
être pertinent;
permettre un suivi;
être appuyé (par vos partenaires et les membres de l’équipe).
Exemple : Centraide (une œuvre de bienfaisance) utilise un thermomètre pour suivre les
dons en argent. Les représentants de Centraide colorent le thermomètre à mesure
que sont atteints des jalons importants vers la réalisation de leur objectif. L’objectif
établi est un montant en dollars précis, il est mesurable. Les représentants
établissent le montant en fonction des sommes recueillies précédemment, pour
se donner un objectif réalisable. Ils montrent comment les fonds recueillis profiteront à
la collectivité de façon à ce que l’initiative soit perçue comme un
projet pertinent. Ils établissent des échéanciers pour suivre leurs résultats
et retiennent les services de bénévoles dans l’ensemble de la collectivité
pour assurer l’appui du travail accompli en vue de réaliser leurs objectifs.
Comment vous en sortez-vous?
- Avez-vous fixé vos objectifs selon la règle d’or?
- Comment indiquerez-vous les étapes importantes que vous
avez franchies?
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a) Effectuer une analyse F.F.P.M. de votre projet
F orces
F aiblesses
P ossibilités
M enaces
F.F.P.M. est l’acronyme de forces, faiblesses (internes), possibilités
et menaces (externes), et il résume bien le genre de facteurs à
examiner lorsque que vous vous préparez à lancer votre projet.
Pensez de manière générale à ces éléments
et inscrivez-les dans la grille proposée. Lorsque votre liste est
dressée, pensez à la façon dont vous pouvez utiliser
les forces et compenser les faiblesses. Existe-t-il de bonnes méthodes
pour exploiter les possibilités tout en réduisant au minimum,
en atténuant ou en éliminant les menaces?
FORCES
Quelles forces pouvez-vous utiliser pour faire avancer votre projet?
FAIBLESSES
Quelles faiblesses pouvez-vous atténuer ou éliminer pour assurer la réussite de votre projet?
POSSIBILITÉS
Quelles sont les possibilités particulières que votre projet vous permet tout particulièrement de mettre à profit?
MENACES
Quelles sont les éléments internes et externes qui pourraient miner votre projet?
|
Je vais essayer de trouver de nouvelles idées avant que d’autres ne les trouvent. (traduction libre)
- Ella Fitzgerald, chanteuse
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5 » Bénéfices et enjeux communautaires abordés
Prenez un peu de temps pour réfléchir aux enjeux collectifs et aux
avantages que votre projet abordera. Par exemple, si votre objectif est
de mettre sur pied un groupe de bénévoles, vous pourriez notamment
être préoccupé par le fait qu’il n’y a pas
assez de soutien offert aux membres vulnérables de la collectivité
ou qu’il n’y a pas assez d’esprit communautaire. Si des membres
de la collectivité se sentent vulnérables, c’est peut-être
qu’ils ont l’impression de ne pas recevoir de soutien de la part
de la collectivité ou de ne pas participer à la vie communautaire.
Pour la collectivité, les avantages d’un projet communautaire
touchant ces enjeux pourraient être les suivants :
- soutien aux membres vulnérables de la collectivité;
- acquisition par les bénévoles de compétences qui peuvent les aider
dans leurs entreprises futures (p. ex., démarche de demande d’emploi);
- perfectionnement des compétences organisationnelles des bénévoles;
- environnement plus propre et agréable (selon la nature du travail
bénévole); et
- un sentiment renforcé de bonne volonté et un plus grand sentiment
d’estime de la collectivité.
6 » Défis et obstacles
Les défis et les obstacles peuvent avoir une incidence sur l’avancement de votre projet.
Avant même le début de votre projet, il est important de les définir et de
prévoir une stratégie d’intervention à leur égard, de façon
à être en mesure de les affronter s’ils se présentent.
Cela ne signifie pas de prévoir à l’avance chaque détail de votre plan
et d’avoir une solution à tout. Vous pouvez trouver des solutions en vous servant de
votre bon sens, en faisant preuve de créativité et d’innovation et en consultant
d’autres personnes pour recueillir différents points de vue sur une question. Les
personnes dont vous sollicitez l’aide voudront savoir si vous avez réfléchi
à votre plan et si vous comprenez la nature des défis qui vous attendent. Par
exemple, si vous prévoyez que le financement sera difficile à trouver, les gens
devraient savoir que vous réalisez que c’est un à surmonter. Vous pouvez
indiquer que vous avez quelques idées pour relever les défis, mais que vous avez
aussi besoin d’un peu d’aide.
Ne soyez pas surpris de rencontrer des obstacles imprévus. Vous ne pouvez vous attendre
à tout savoir dès le début. L’astuce consiste à avancer dans le
sens du courant! Ne vous laissez pas décourager par un obstacle, pensez plutôt à
des façons de le déplacer, de le contourner ou de l’éliminer! Les obstacles
potentiels sont traités plus loin, là où l’on vous demande de définir des
tâches et de prévoir des difficultés possibles. Ce sont les obstacles
interpersonnels que nous explorons ici, car ils tendent à être les plus difficiles
à surmonter. Les obstacles auxquels vous vous heurtez sont parfois liés aux relations
interpersonnelles entre membres de l’équipe, parfois aux styles de travail conflictuels
ou encore aux points de vue divergents. Soyez prêt à assumer les rôles suivants,
au besoin, afin de faire avancer votre projet :
- Communicateur—Gardez les voies de communication ouvertes. Soyez la personne qui amorce la communication ou facilite une meilleure communication entre les membres de l’équipe.
- Animateur —Éduquer les gens et offrez-leur une
tribune pour discuter des questions entourant un projet. Les membres
de l’équipe doivent avoir une façon efficace de s’attaquer
aux problèmes. Elle doit être structurée, sans être
trop rigide.
- Agent de liaison—Soyez le cerveau qui aiguille les gens
vers des experts et des ressources humaines, comme des leaders communautaires
ou matériels, comme l’accès à des téléphones,
à des télécopieurs ou à des ordinateurs.
- Bouc émissaire—Partagez la responsabilité ou le blâme concernant une décision qui a mal tournée. Les membres de l’équipe peuvent sauver les apparences et poursuivre le projet en cherchant à obtenir le soutien de la collectivité. En d’autres mots, si vous acceptez d’être blâmé pour une bataille perdue, votre équipe peut encore être capable de persister et gagner la guerre.
- Personne réaliste—Limitez les pressions exercées sur votre équipe par les personnes qui peuvent avoir des attentes ou des objectifs exagérés ou irréalistes concernant le projet. Vous avez la responsabilité de veiller à ce que les objectifs soient réalisés et, pour y arriver, il se peut que vous ayez à encourager les membres de l’équipe à se concentrer sur une étape à la fois.
- Leader—Soyez la personne qui prend l’initiative de créer une vision, d’inspirer et de motiver les membres de votre équipe. Vous devez faire avancer le projet tout en obtenant des résultats mesurables en cours de route. Vous devrez peut-être à l’occasion ranimer l’enthousiasme des membres de l’équipe en cas d’épreuves.
7 » Définir vos atouts et vos ressources
Il existe plusieurs types de ressources sur lesquelles vous pouvez compter pour élaborer
votre projet. Vous possédez peut-être déjà certaines de ces ressources alors
que vous aurez besoin d’en acquérir d’autres. Par ressources on entend aussi bien les
qualités personnelles que les ressources humaines et que les ressources matérielles et
financières.
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| a) |
RESSOURCES ET ATOUTS PERSONNELS—
Votre ressource la plus précieuse est celle qui est pleine d’idées,
d’énergie, d’enthousiasme, de compétences, ainsi que d’expérience
et de savoir-faire personnels, c’est VOUS! Tel que souligné dans ce guide, il
existe plusieurs ressources que vous pouvez mettre à contribution pour assurer la
réussite de votre projet.
Dans votre proposition de projet, vous décrivez un projet ou un enjeu communautaire
que vous croyez important et auquel vous désirez travailler. L’une des raisons
pour lesquelles un projet vous attire plus spécialement est peut-être liée
à votre situation personnelle; il est possible qu’un certain type de projet vous
convienne tout particulièrement. Ce peut être en raison des compétences que
vous avez acquises ou des équipes ou des organisations dont vous avez fait partie.
Comme ce peut être aussi en raison des gens que vous connaissez ou parce que vous avez
déjà accompli du travail semblable dans le passé.
Prenez quelques minutes pour réfléchir, puis dressez
la liste des compétences et des atouts qui vous rendent particulièrement
apte à entreprendre ce projet communautaire. Des exemples de compétences
pourraient être des aptitudes à l’art oratoire, organiser
des choses ou encore des habiletés athlétiques. Des exemples
d’atouts pourraient comprendre des connaissances ou un savoir-faire
particuliers, des contacts avec certains groupes culturels ou l’accès
à certaines ressources comme un bon lieu de réunion ou d’autres
ressources matérielles.
Compétences que vous souhaitez acquérir ou perfectionner
Une autre des raisons pour laquelle vous avez choisi ce projet communautaire en particulier
est peut-être que vous désiriez enrichir vos connaissances ou acquérir
des compétences dans un certain domaine. Vous pensez que le projet communautaire
vous aidera à acquérir, renforcer ou perfectionner certaines compétences.
Prenez quelques minutes pour dresser la liste des compétences que vous aimeriez
acquérir ou perfectionner.
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| b) |
RESSOURCES ET ATOUTS HUMAINS—
Une foule de gens pourraient vous aider à réaliser votre projet. Au fur et à
mesure que vous envisagez de concrétiser votre vision, la liste toujours croissante
d’éventualités à prévoir peut vous sembler se transformer en
un défi insurmontable. Il peut vous arriver de souhaiter, d’un coup de baguette
magique, faire soudainement apparaître vingt personnes additionnelles pour vous aider
dans votre travail. Quelles sont les ressources humaines dont vous avez besoin dans votre
équipe? De quelles qualités ou des connaissances spécialisées
avez-vous besoin?
Tout comme vous aurez dressé la liste des compétences que vous voulez obtenir,
vous aurez probablement dressé celle des personnes qui ont des choses à vous
apprendre ou qui pourraient vous aider. En voici des exemples : les 4-H, les Guides, les Centres
d’amitié, des groupes confessionnels de jeunes, un Club Rotary, le corps de cadets,
des clubs de votre école ou des entreprises locales.
Dressez une liste de personnes à qui vous devrez parler ou
avec lesquelles vous aimeriez former un partenariat pour votre projet communautaire.
Assurez-vous de noter par écrit le type de soutien vous croyez que
ces personnes pourraient apporter au projet, et le temps qu’il faudrait
pour créer ce lien de partenariat (autrement dit, s’agit-il
d’amis ou de connaissances ou de parfaits inconnus?). Pensez à
comment vous devez créer ces liens. Quelles approches préconisez-vous?
Assurez-vous que ces partenaires potentiels connaissent les avantages de
leur participation. Prévoyez qu’ils vous demanderont pourquoi
ils devraient offrir leur aide. La grille suivante comporte quelques exemples
: |
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Nom
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Type de soutien de projet qu’elles peuvent fournir
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Création de liens nécessaire? Comment?
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Directrice Owens
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Salles de classe pour les réunions.
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Aucun lien nécessaire. A fourni des salles dans le passé.
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Maire Chartier
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Une source de financement? Savoir où s’adresser
et comment procéder pour l’obtention de contributions?
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Oui. Demandez au mentor de l’appeler et donnez suite à cet appel par une lettre concernant le projet.
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Bureau de ma tante
|
Utilisation d’ordinateurs et de papier à lettres.
|
Lettre de remerciements à placer sur le tableau d’affichage du bureau.
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ACME inc.
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Parrainage financier.
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Lettre de remerciements et reconnaissance du soutien sur tout document public lié au projet.
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| Nos espoirs sont grands. Notre foi dans le peuple est grande. Notre
courage est immense. Et nos rêves pour ce beau pays ne mourront
jamais. (traduction libre)
- Pierre Elliot Trudeau, ancien premier ministre |
Une fois votre liste dressée, questionnez les noms. Ces partenaires
sauront-ils vous prodiguer l’information et conseils? Peuvent-ils
vous aider à réaliser vos buts et votre vision? Est-ce qu’il
manque des noms sur la liste? Avez-vous déterminé pourquoi
ces personnes devraient vous aider?
Avec votre mentor, passez votre liste en revue. A-t-il une autre personne
à suggérer? Peut-il vous présenter une personne dont
le nom figure sur la liste?
Si votre projet a pour objet d’aider un certain groupe ou une certaine population, ou encore s’il
s’adresse à un public précis, assurez-vous d’inscrire ces personnes parmi vos
partenaires (pré-adolescents ou rouliplanchistes par exemple). Après tout, la réussite et
la poursuite du projet dépendent en partie de la volonté de participer des personnes que vous avez
l’intention d’aider.
Votre mentor
Le mentorat consiste en un partenariat reposant sur une collaboration mutuellement
avantageuse entre un mentor (qui possède une expérience, des
connaissances ou des compétences plus vastes) et un mentoré
apprenti (qui cherche à accroître son expérience, ses
connaissances ou ses compétences). L’apprenti retire de cette
collaboration plus de compétences, de connaissances, d’expérience,
de confiance, d’aptitudes à réseauter et de contact.
De son côté, le mentor en retire une amélioration de
ses compétences en mentorat, une satisfaction personnelle, et selon
le cas, une satisfaction professionnelle accrue.
Le processus de mentorat ne s’arrête pas là. Les gains potentiels pour la collectivité
sont impressionnants. Les relations actives de mentorat à l’intérieur de la collectivité
permettent à celle-ci d’acquérir une image publique plus forte et plus positive tout en
favorisant nettement l’émergence du leadership. Ces relations peuvent aider à encourager la
communication et la collaboration entre les leaders établis et les leaders émergents de la collectivité.
Les relations entre mentor et apprenti ne sont pas toutes pareilles. Votre mentor pourrait servir de modèle
ou bien représenter un objectif à atteindre dans quelques années. Il pourrait plus simplement
être quelqu’un qui vous motive ou vous inspire, ou encore un bon conseiller pendant la durée de votre projet.
Il est intéressant de souligner que la relation que vous établirez avec votre mentor suit les
différentes phases de votre projet. Elle aura un début, une phase de croissance et une phase de
maturité. Voici quelques repères à rechercher pendant toute la durée de votre projet,
de même que pendant les différentes étapes de votre relation avec votre mentor
(début, milieu, fin).
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Début
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Milieu
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Fin
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Relation
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Avez-vous parlé de votre projet communautaire avec votre mentor?
Croyez-vous pouvoir entreprendre votre projet avec l’aide de votre mentor?
Avez-vous parlé de vos attentes ainsi que de vos rôles et de vos responsabilités?
Avez-vous élaboré un plan pour travailler ensemble, vous rencontrer régulièrement et parler de votre projet?
|
Avez-vous établi un calendrier de réunions régulières?
Trouvez-vous que les objectifs du projet sont assez clairs?
Ensemble, avez-vous ciblé des obstacles à surmonter ou des défis à relever pour réaliser les objectifs du projet? (lacunes liées aux compétences, manque de temps, etc.)
Croyez-vous, tous les deux, être suffisamment préparés pour les réunions?
Trouvez-vous le niveau de vos rapports et de votre engagement satisfaisant?
Vous sentez-vous soutenu dans votre projet?
Croyez-vous que vous tirez le meilleur profit de votre relation avec votre mentor?
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De quelle façon votre mentor vous a-t-il aidé à faire avancer votre projet?
Avez-vous reçu des conseils concernant votre projet?
Votre relation va-t-elle prendre fin avec la conclusion de ce projet?
Si vous deviez recommencer, changeriez-vous quelque chose?
Aimeriez-vous devenir un mentor un jour? Pourquoi?
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Les partenaires
Les partenaires sont des bénévoles qui peuvent vous offrir leur appui et contribuer à la
réalisation de votre projet. Les personnes que vous connaissez, auprès desquelles vous obtenez
de l’information et que vous consultez jouent toutes un rôle important dans l’élaboration
de n’importe quel projet.
Prendre le temps de créer des partenariats peut grandement
nous aider à accomplir de bons résultats. Il existe différents
types de partenaires, il est donc important d’être ambitieux
quand vous pensez aux gens qui pourraient vous être utiles. Ne limitez
pas les contacts! Vous ne savez jamais qui pourrait se révéler
être un partenaire formidable pour votre projet.
Une fois que vous avez créé votre équipe et avez trouvé d’autres partenaires,
vous aurez besoin de définir les rôles et les responsabilités ainsi que de convenir de la
façon de travailler ensemble et même de procéder en cas de désaccord. Concentrez-vous
sur le but à atteindre, affrontez ensemble les obstacles et les problèmes et réjouissez-vous
des réussites. Un partenariat peut produire des résultats qui seraient hors de votre portée
si vous agissiez seul.
Vos amis et connaissances ainsi que les gens d’affaires de la région peuvent vous offrir de l’aide
qu’elle soit sous forme de fonds ou de ressources matérielles. Eux aussi profiteront de la contribution
qu’apporte de votre projet à la collectivité.
Des partenariats ont été formés avec les membres
de votre équipe, qui consacrent temps et énergie à
la planification et aux activités au projet. Des partenariats existent
aussi avec les personnes qui, sans participer directement au projet, peuvent
offrir un soutien moral et leur créativité. Ces personnes
peuvent être des gens que vous avez rencontrés à la
Conférence nationale des jeunes des régions rurales de 2003
et avec lesquelles vous avez gardé des liens par la suite.
Les partenariats exigent un engagement, du travail et un esprit ouvert. En retour, ils peuvent faire surgir des
idées et des possibilités nouvelles qui contribuent à renforcer un groupe ou une collectivité.
La création de partenariats est si cruciale à l’exécution
de votre projet que si vous n’avez pas déjà une liste
de personnes avec lesquelles vous pouvez former des partenariats, vous
devriez songer dès maintenant à établir cette liste.
Faites-en une priorité. Prenez un moment pour remplir la feuille
de travail des partenaires. Vous pouvez demander de l’aide à
votre mentor pour cet exercice.
| Néanmoins, au bout du compte, c’est à nous qu’il
revient de prendre nos propres initiatives, de faire nos propres choix,
et de définir notre propre voie. Nous ne pouvons pas attendre
le moment idéal, car le moment n’est jamais idéal.
(traduction libre)
- Hans George Classen, auteur |
Votre liste de partenaires
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Nom
|
Type de soutien de projet que peuvent fournir les partenaires
|
Établissement de liens? Comment?
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| c) |
RESSOURCES ET ATOUTS MATÉRIELS;
ET FINANCIERS— Selon la nature de votre projet, vous devrez peut-être
réfléchir aux ressources matérielles et financières
dont vous disposez ou dont vous aurez besoin pour votre projet. Vous pouvez
n’avoir besoin que d’un local pour vos rencontres, mais il se
peut aussi que vous ayez besoin de fonds de démarrage ou d’un
financement continu pour que votre projet soit viable. Servez-vous du tableau
suivant pour définir les ressources matérielles et financières
dont vous aurez besoin.
Ressources et atouts matériels
| Atout/ressource nécessaire
|
Objet de l’atout/la
ressource |
Accessible? Sinon,
comment l’acquérir? |
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Ressources financières
|
Atout/ressource nécessaire
|
Objet de l’atout/la ressource
|
Accessible? Sinon, comment l’acquérir?
|
| |
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|
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Comment ça va?
- Réfléchissez à votre projet et à comment
vous pouvez profiter d’une collaboration avec d’autres
personnes ou organismes. De quelles idées pouvez-vous discuter,
quelles ressources peuvent vous aider, de quelles compétences
pouvez-vous vous enrichir et quelle expérience peut vous
en apprendre davantage?
- Connaissez-vous des groupes ou des personnes qui travaillent à des
questions similaires ou connexes?
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8 » Outil de planification du projet
Prenez quelques minutes pour examiner votre vision du projet. Utilisez ce que
vous avez appris dans la section des principes de base du projet pour réunir
toutes vos données. Votre proposition originale est-elle toujours
adéquate? Avez-vous besoin de reformuler votre projet en fonction
de ce que vous avez appris en définissant l’objectif selon la
règle d’or ou encore en effectuant une analyse F.F.P.M.? En
revenant sur votre vision, commencez à penser aux interventions ou
aux activités que vous devrez accomplir.
Nom du projet :
Contexte et objet du projet
[Décrivez le contexte de votre projet, la collectivité en cause et ce qui sous-tend
l’enjeu communautaire visé par votre projet.]
Projet proposé
[Cernez l’objectif principal que vous avez établi pour votre projet communautaire. En
d’autres mots, que voulez-vous qu’il se produise?]
Objectifs
[Énoncez des objectifs mesurables, clairs et bien identifiés pour votre projet, tant
sur le plan qualitatif que quantitatif. De quelle information vous serviriez-vous ou auriez-vous
besoin pour montrer que le projet répond aux besoins de votre collectivité? En
d’autres mots, comment allez-vous mesurer vos résultats?]
Activités proposées
[Nommez les principales activités que vous entreprendrez dans le
cadre de votre projet. En d’autres mots, comment allez-vous le réaliser?
Voir la section « Faire avancer votre projet
».]
Défis et obstacles
[Décrivez les obstacles particuliers que vous aurez peut-être à surmonter dans
la réalisation de votre projet.]
Qualités personnelles et buts
[Indiquez les compétences, qualités personnelles, connaissances et expérience
dont vous disposez et qui vous aideront à atteindre vos buts.]
[Indiquez les compétences, qualités personnelles, connaissances et expérience
que vous souhaitez acquérir en réalisant ce projet.]
Autres ressources
[Nommez au moins trois personnes ou organisations de votre collectivité qui peuvent vous aider
à réaliser ce projet et indiquez ce que vous souhaitez qu’elles accomplissent ou
fournissent. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles elles seraient intéressées
à offrir leur aide et quelles sont les ressources matérielles et financières
qu’elles peuvent être en mesure d’offrir.]
|
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1 » Planifier les étapes : définir les tâches et élaborer les calendriers
Votre projet, de par sa nature, ne comporte peut-être pas de contraintes de temps. Pour d’autres
types de projets, vous avez peut-être un échéancier difficile qui approche à
grands pas, et vous devez rapidement réunir votre équipe pour tout accomplir à temps.
Dans les deux cas, il est important que vous établissiez une série de tâches
séquentielles pour aboutir à la réalisation des buts de votre projet.
Le secret de l’établissement de calendriers efficaces consiste à aborder votre projet
de manière réaliste et globale. Vous ne pouvez pas vous attendre à prévoir chaque
menu détail qui vous attend, mais vous devriez avoir une bonne idée des principaux
éléments à réaliser pour atteindre votre but. N’oubliez pas non plus que
les membres de votre équipe peuvent eux aussi avoir de bonnes idées à proposer quant
aux activités à entreprendre. Vous devriez donc attendre après votre première
réunion pour achever votre calendrier.
La feuille de travail suivante a été conçue pour vous aider à élaborer le
calendrier d’activités de votre projet. Dans la proposition de projet, vous avez défini
les principaux buts de votre projet. Vous devrez entreprendre des activités pour réaliser ces
buts. Réfléchissez aux étapes ou aux tâches les plus simples qui constituent ces
activités. Par exemple, si l’un de vos buts est de trouver du financement pour un centre jeunesse,
et que l’une de vos activités est une campagne de financement au moyen d’un tirage, vos
tâches comprendraient l’acquisition de prix, l’impression des billets et la vente des billets.
Un but peut comporter plus d’une activité, et l’activité peut exiger de nombreuses
tâches. Cette feuille de travail vous donnera un aperçu du déroulement de votre projet.
But :
Activité 1 :
Tâche -
Tâche -
Tâche -
Activité 2 :
Tâche -
Tâche -
Tâche -
Activité 3 :
Tâche -
Tâche -
Tâche -
|
Pour chaque tâche que vous avez définie, vous devrez répondre aux questions suivantes :
- Qui sera responsable de cette tâche?
- Combien de temps lui faudra-t-il pour accomplir la tâche?
- Faut-il faire autre chose avant de commencer cette tâche?
Le tableau suivant peut vous aider à organiser vos réponses à chacune
de ces questions, mais gardez les facteurs suivants à l’esprit.
- La personne à qui la tâche est affectée peut influencer le calendrier de réalisation. Si la tâche est confiée à quelqu’un qui part deux semaines en vacances, vous avez intérêt à en tenir compte. (Cela s’applique également à vous! Ainsi, ne vous réservez pas une foule de tâches pendant une semaine d’examen.)
- Si une tâche est affectée à un groupe, assurez-vous qu’il y ait un responsable qui coordonnera les efforts au besoin.
- Estimez de façon réaliste le temps qu’il faudra pour accomplir une tâche, en tenant pour acquis que certaines tâches pourraient prendre beaucoup plus de temps que vous ne l’aviez prévu au départ.
- Tenez compte des événements au calendrier général, comme les jours fériés ou à celui de la collectivité (festival, fête communautaire, etc.) pendant lesquels les gens peuvent être occupés à autre chose.
- N’oubliez pas que certaines tâches doivent être terminées avant que d’autres puissent débuter. Assurez-vous de définir ce qui doit être préparé avant qu’une personne puisse entreprendre sa tâche.
Une fois que vous avez fixé une échéance pour
chaque tâche, rassemblez-le tout de façon cohérente
dans un calendrier des tâches, un peu à la façon d’un
casse-tête . Commencez par désigner les tâches prioritaires
qu’il faut accomplir en tout premier lieu. Ensuite, décidez
de la séquence dans laquelle elles doivent être exécutées.
Après avoir planifié la plupart des tâches les plus
importantes, vérifiez s’il y a des trous dans votre calendrier
où vous pourriez caser certaines de vos tâches mineures. Si
trop de choses surviennent en même temps, vous aurez à déplacer
des échéanciers en conséquence.
Prévoyez que vous aurez à réviser votre calendrier au fur et à mesure que le projet
avancera, et qu’il prendra de l’avance ou du retard. De plus, une fois le projet amorcé, vous
pourrez mieux juger du temps que prendront certaines tâches, ce qui vous aidera à réviser
le calendrier.
Un dernier conseil de gestion de projet : il est essentiel d’être en contact avec les responsables
des tâches; un problème qui touche une partie du calendrier peut accidentellement modifier
tout le calendrier du projet.
Tâche
- Affectée à
- Date estimée de parachèvement
- Quelque chose à préparer à l’avance? Quoi?
2 » Faire participer la collectivité
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| a) |
LE COMITÉ DIRECTEUR
Un comité directeur peut aborder le projet dans son ensemble et vous aider à
le gérer depuis l’idée jusqu’à l’aboutissement. Ce genre de
comité exige un haut degré d’engagement des participants. Ce genre de gestion
de projet demandera habituellement plus de temps, et les participants pourront également
devoir accomplir d’autres tâches entre les réunions du comité.
Toutefois, il s'agit d'une bonne façon de faire ressortir davantage d'idées, et
de trouver de l’aide supplémentaire qui allégera votre charge de travail.
De plus, le fait d’inviter des gens à siéger à
un comité représente un bon moyen de créer des liens
durables. Cette formule facilite également la participation de la
collectivité à votre projet, donc, ses chances de réussite.
Selon vos liens avec les gens que vous désirez inviter à siéger
au comité, vous pouvez choisir de solliciter plus officiellement
leur soutien à votre projet, le meilleur moyen étant simplement
une lettre ou un courriel.
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Nom du projet
|
À : |
Membre potentiel pour le comité (nom)
|
| DE : |
Vous |
| OBJET : |
Invitation à siéger au comité directeur/consultatif
(objet : indiquer sujet)
|
(Par la présente lettre/Par le présent courriel),
vous êtes (invité/invitée) à devenir
membre d’un comité. Cette invitation vous est soumise
en raison de (votre participation antérieure à/au/aux
____/vos connaissances en ____/vos compétences en _____).
Vous avez également été (pressenti/pressentie)
comme une personne possédant des connaissances spécialisées
qui apporteraient une aide précieuse à cette nouvelle
initiative.
Vous auriez ainsi l’occasion de contribuer directement à (domaine où vous
avez besoin d’aide, ou objectifs de votre projet).
Dressez une liste de certains domaines dans lesquels vous avez besoin d’aide.
Le Comité comptera (nombre) membres. Tous les documents nécessaires
vous seront transmis par la poste ou par courrier électronique. La durée
prévue de votre engagement sur une période de (nombre de jours, semaines
ou mois) sera de (nombre approximatif d’heures de participation). Pourriez-vous
évaluer votre disponibilité à vous engager pour une période
de (durée)?
Je vous remercie de votre attention à cet égard.
Veuillez agréer l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Votre nom
Le titre de votre projet
|
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| b) |
LE COMITÉ CONSULTATIF
Une autre bonne façon d’attirer des partenaires à votre projet consiste
à créer un comité consultatif afin de vous aider à régler
un problème précis. Ce mécanisme est particulièrement utile pour faire participer des gens qui vous seraient d’une grande utilité, mais que vous ne connaissez pas très bien.
La formule du comité consultatif se distingue de celle de la liste de partenaires parce
que vous pouvez l’employer pour des questions ponctuelles, ou encore compter sur le comité
tout au long du projet. Le comité consultatif est censé être un petit groupe de
travail — pas plus de six personnes.
Voici l’illustration d’une table de conférence. Cette
information peut être utilisée comme outil pour vous aider
à trouver les personnes qui pourront vous épauler quand
surgira un problème particulièrement épineux. Ceci
peut également vous aider à réfléchir à
qui serait le mieux placé pour discuter en groupe d’une question
particulière.
Définissez l’enjeu dont vous voudriez confier l’examen au comité consultatif,
et réfléchissez à des participants possibles et au rôle qu’ils pourraient
jouer. Si par exemple vous songez à donner de l’expansion à une banque alimentaire,
un problème éventuel serait de trouver des locaux plus grands.
Parmi les gens que vous pourriez inviter à votre comité,
vous pourriez compter l’administrateur actuel de la banque alimentaire,
le maire ou le conseiller du quartier, le propriétaire des locaux
actuels de la banque alimentaire, un membre du clergé local, des
dirigeants d’oeuvres de bienfaisance locales, et ainsi de suite.
L’illustration vous propose un comité de six membres, mais
le vôtre peut en compter plus ou moins, à votre discrétion.
Que vont faire ces gens une fois que vous avez obtenu leur collaboration?
Plusieurs possibilités s'offrent à vous pour constituer votre équipe et vous
mettre à la besogne.
Conseils pour la gestion de l’équipe de projet
- Explicitez vos attentes par rapport au projet.
- Révisez et ajustez vos calendriers, vos rôles et vos buts.
- Exprimez votre gratitude et vos remerciements à ceux qui vous aident à atteindre les buts du projet.
- Établissez les jalons qui vous conduiront à l’atteinte de vos buts.
- Communiquez les réalisations du projet et félicitez les participants.
- Faites participer les gens à la planification du projet.
- Diffusez les idées excellentes, celles qui contribuent à votre vision et qui pourraient faire sauver du temps dans la planification et l’exécution.
- Discutez des problèmes qui pourraient vous retarder et des défis à surmonter.
- Définissez plus clairement ce qui est nécessaire pour atteindre les buts de votre projet.
- Tirez des leçons de l’expérience de projets antérieurs dans la collectivité, tant ceux qui ont bien réussi que ceux qui ont moins bien réussi.
- Fournissez une rétroaction et une appréciation des résultats déjà obtenus.
Lorsque vous et votre équipe aurez commencé à travailler au projet, n’oubliez
pas de prendre le temps de passer en revue vos progrès, d’exprimer votre appréciation
du travail accompli, et de maintenir le dialogue à l’intérieur de votre équipe
ainsi que dans la collectivité en général. Il existe plusieurs façons
de procéder, comme par exemple un forum d’information ou un événement public.
|
| c) |
PROMOTION
En consignant vos progrès et en les partageant avec d'autres personnes,
vous leur dites que leur travail contribue à l’avancement du
projet. Voici quelques idées pour faire connaître votre projet.
Événement public
Organisez un événement public ou une annonce qui aura lieu
à un endroit jugé stratégique pour votre projet.
Ce type d’événement peut prendre diverses formes :
- lancement officiel de votre projet;
- lancement d’un événement lié à un
aspect particulier de votre projet;
- conférence de presse ou événement médiatique
comportant la participation de personnalités de la région;
- événement soulignant la réalisation d’un
certain but;
- campagne de financement;
- cérémonie de première pelletée de terre
(pour marquer le début d’un projet de construction) ou d’inauguration
(pour marquer l’ouverture d’un endroit);
- événement social (danse ou fête);
- événement sportif;
- événement de démonstration (de planche à
roulettes par exemple);
- événement portes ouvertes pour informer le public à
propos de votre projet;
- fête;
- participation de personnalités de la région pour mieux
faire connaître votre forum;
- marche, défilé ou pétition pour sensibiliser
le public.
Forum d’information
Organisez une réunion d’une heure ou deux, à un endroit
et un moment qui conviennent à tous. Si vous pouvez offrir une pause-santé
ou prévoir un repas communautaire par la même occasion, c’est
encore mieux! Prévoyez suffisament de temps à l’horaire
pour des présentations (si nécessaire), un survol du projet
et surtout une période d’échange où tous peuvent
contribuer. Avant la réunion, demandez aux gens de se préparer
à parler de leur expérience de participation à des
projets particulièrement bien réussis et à expliquer
les facteurs qui ont contribué à ce succès. Demandez-leur
comment ils perçoivent leur rôle au sein de l’équipe.
Suivez l’horaire le plus rigoureusement possible afin que la réunion
ne s’éternise pas. |
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| d) |
PARTENARIATS AVEC LES GOUVERNEMENTS
ET DES ORGANISMES
Pour votre projet, vous envisagerez peut-être de faire appel à
divers partenaires : gouvernements fédéral, provincial ou
territorial, administrations municipales, gouvernements des Premières
nations, organismes communautaires, entreprises locales, Sociétés
d’aide au développement des collectivités (SADC), universités
et collèges, etc. Voici quelques conseils pour mettre à profit
ces partenaires, y compris les élus, au cheminement de votre projet.
- Invitez un représentant du ministère ou de l’organisme
(ou autre institution) à vous rencontrer ou à visiter
votre lieu de travail. À titre d’exemple, le personnel
des ministères et des SADC doit habituellement, dans le cadre
de ses fonctions, visiter la collectivité et prendre le pouls
des citoyens sur les besoins dans la collectivité et les moyens
de contribuer. Les élus ont habituellement un bureau dans la
collectivité qu’ils servent ou une personne-ressource disponible
pendant les heures de bureau. Prenez rendez-vous. Échangez avec
ces personnes, expliquez-leur le contexte de votre collectivité
et l’évolution de votre projet. Invitez-les à vous
communiquer l’information qui vous serait utile.
- Utilisez des lettres, des brochures ou d’autres outils de
communication afin de mieux faire connaître le projet. Soyez
imaginatifs! Comme dans la méthode de l’invitation, communiquez
de l’information sur le contexte de votre projet. Mentionnez votre
projet, cherchez la participation de vos partenaires et leurs conseils
sur le projet.
- Devenez un partenaire.Comme vous travaillez à votre
propre projet communautaire, vous êtes sans aucun doute au courant
des besoins dans votre collectivité. Proposez aux responsables
de leur parler de votre projet et du besoin auquel votre projet tente
de répondre dans votre collectivité. Participez à
des débats ou des réunions sur des thèmes liés
à ceux de votre projet. Votre travail dans ce projet fait de
vous un spécialiste dans votre domaine; offrez vos services à
titre de conseiller.
- Demandez de l’aide.Fondamentalement, c’est au gouvernement
et aux institutions qu’il revient de dispenser des services aux
citoyens. Informez-vous à propos des subventions, des programmes
et autres ressources. Si vous parlez à la bonne personne, vous
recevrez probablement une réponse enthousiaste. Ces personnes
peuvent également vous aiguiller vers des sources de financement
autres que gouvernementales. Il faut prendre le temps de faire quelques
recherches, mais prenez la peine de découvrir les ressources
disponibles et n’hésitez pas à y faire appel!
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Quand une occasion se présente, la plupart des gens ne la saisissent
pas parce qu'elle est habilée en salopette et semble exiger un
effort.
-Thomas A.Edison(1847-1931)(Inventeur connu surtout pour l'invention
du phonographe et de l'ampoule à incandescence)
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La section suivante est axée sur l’évaluation. L’évaluation
n’est pas un événement ne surgissant qu’à
la fin d’un projet. En fait, il pourrait être très utile
de se pencher sur les questions d’évaluation bien avant d’acquérir
l’expérience ou l’information nécessaires pour
y répondre. L’évaluation exige une démarche
d’apprentissage continu.
On espère que l’information que vous transmettrez au Secrétariat
rural à chacune des trois phases de l’évaluation pourra
être partagée avec d’autres. Nous voulons apprendre
de vos commentaires afin de nous permettre de mettre au point de meilleurs
outils pour vous aider à atteindre vos buts et à faire connaître
aux autres les « meilleures pratiques » de votre projet.
Phase 1 : Questions d’évaluation
Phase 2 : Questions d’évaluation-Questions
à poser à mesure qu’avance votre projet
Phase 3 : Questions d’évaluation-Questions
à poser à l’achèvement de votre projet
|
Vous voyez une chose, et vous dites "Pourquoi?" Moi,
je rêve de choses qui n'ont jamais existé, et je dis
"Pourquoi pas?"
-George Bernard Shaw (1856-1950)"En remontant à Mathusalen"
(1921), partie 1, acte 1
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Voici une brève liste de ressources qui pourraient vous donner des idées
et des outils pour vous aider à mesure que progresse votre projet. Pour encore
plus d’information et de ressources, n’oubliez pas le site Web
www.rural.gc.ca.
Ressources générales
http://www.training-youth.net/site/publications/tkits/tkit3/Tkit3.htm (anglais seulement)
http://www.youthsource.ab.ca/
teacher_resources/project_management.html (anglais seulement)
http://www.salto-youth.net/static/downloads/toolbox_downloads.php/
21/Checkpoint%20Exercise.doc (anglais seulement)
Jeu traitant de coopération et de partenariat,
et de la prise de conscience des préjugés dans un projet :
http://www.salto-youth.net/find-a-tool/115.html?
&date;_from=2003-03-01&date;_to=2004-08-18
&search;=cooperation&pagerCurrentOffset;=2 (anglais seulement)
Gestion de projet
Guide de gestion de projet :
http://www.salto-youth.net/static/downloads/toolbox_downloads.php/
42/Project%20management%20handbook.doc (anglais seulement)
Mentorat
Fondation canadienne des jeunes entrepreneurs
123, rue Edward, bureau 1404
Toronto (Ontario) M5G 1E2
Tél. : (800) 464-2923, poste 2101
Téléc. : (416) 408-3234
Courriel : info@cybf.ca
Web : http://www.cybf.ca/francais/index-fr.html
Mentors Peer Resources
1052, rue Davie, Victoria (Colombie-Britannique) V8S 4E3
Tél. : (250) 595-3503
Téléc. : (250) 595-3504
Courriel : info@mentors.ca
Web : www.mentors.ca/mentorprograms.html
(anglais seulement)
Sources de financement
Info-guide sur le micro-crédit
http://www.rural.gc.ca/cris/microcredit/index_f.phtml
Répertoire de bailleurs de fonds canadiens
http://strategis.ic.gc.ca/epic/internet/insof-sdf.nsf/
vwGeneratedInterF/Home
|
C'est merveilleux de ressentir la grandeur du Canada à son
état brut, non parce qu'il s'agit d'une chose sublime dans
laquelle vous avez vu le jour; une grande et rude puissance à
laquelle vous appartenez.
-Emily Carr, peintre canadienne
|
Conférence nationale des jeunes des regions
rurales de 2003.
Liste des personnes-ressources par région
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
Secrétariat rural
1341 chemin Baseline, 6e étage
Ottawa (Ontario)
Téléphone : 1 888 781-2222
Courriel : rs@agr.gc.ca
NATIONAL
Anne Gabriel, coordonnatrice de la conférence
1341 chemin Baseline, 6e étage
Ottawa (Ontario)
Téléphone : (613) 759-7260
Télécopieur : (613) 759-7105
Courriel : gabriela@agr.gc.ca
Conseillers régionaux
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