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Aliments > Rappels des aliments / Alertes à l'allergie > Plans de rappel LES RAPPELS D'ALIMENTS : FAITES UN PLAN ET
APPLIQUEZ-LE!
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ÉQUIPE DE GESTION DES RAPPELS |
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| NOM | REMPLAÇANT | No DE TÉLÉPHONE AU TRAVAIL | No DE TÉLÉPHONE APRÈS LES HEURES DE TRAVAIL | RESPONSABILITÉS LORS DU RAPPEL |
| Nom et poste de la personne dans l'entreprise | Un remplaçant au cas où la personne ne serait pas disponible |
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Les fonctions de la personne au cours du rappel | |
Avantages
Lorsque votre entreprise reçoit une plainte, il est important d’enregistrer les détails et de procéder à une enquête. Votre entreprise pourra ainsi identifier les problèmes qui se posent dans ses systèmes de salubrité des aliments.
Description
Le dossier des plaintes comprend trois parties principales :
Enregistrement de l'information lors de la plainte initiale
Les plaintes devraient être enregistrées par un employé désigné. L’information relative à la plainte devrait comprendre ce qui suit, sans y être limitée :
1. Des précisions sur le plaignant
2. Le type de problème attribuable au produit (p. ex. goût de produits chimiques, réaction allergique, maladie, présence d'une matière étrangère dans l’aliment)
3. Des précisions sur le produit
4. Des précisions sur le détaillant
5. Des précisions sur la manière dont le plaignant a entreposé et manipulé le produit après l’achat
6. Des précisions sur les cas de maladie et de blessure
7. Autre organisme ou endroit où le plaignant s’est plaint. Ex: à l’ACIA , au gouvernement provincial, etc.
Enquête sur la plainte et enregistrement des résultats de l'enquête
Il conviendrait qu’une personne de votre entreprise, formée à cet effet, enquête immédiatement sur la plainte. Il lui faudra alors trouver une réponse aux questions suivantes :
« Que s’est-il produit pour expliquer une telle situation?
»
« Le problème s’est-il posé dans notre établissement
de transformation ou a-t-il été causé par une matière
première ou un emballage reçu d’un fournisseur? »
« Le problème pourrait-il toucher d’autres produits? »
Il faudrait que l’enquête porte sur tous les produits qui sont susceptibles d’avoir été touchés par le problème.
Dans votre dossier sur la plainte, inscrivez :
Action prise à la lumière des résultats de l'enquête
Une fois toutes les constatations de l’enquête connues, il faut décider quelle mesure sera prise. Communiquez avec l’Agence canadienne d’inspection des aliments pour vous assurer que votre intervention ou décision est correcte. Cette décision devra porter sur :
Enregistrez :
Avantage
Si vous pensez avoir distribué un produit alimentaire qui n’est pas salubre ou conforme aux lois et règlements à un autre fabricant, à un distributeur ou à un détaillant, communiquez immédiatement avec l’ACIA. Le personnel de l’Agence peut vous aider dans vos enquêtes et devrait être informé de toute action corrective prise face au risque pour la santé et la sécurité associée à un aliment. Un coordonnateur des rappels (CO) est présent dans chaque centre opérationnel de l’ACIA. Il vous aidera à entrer en contact avec les employés de l’ACIA; ceux-ci vous seconderont dans votre enquête et dans la collecte de l’information qui vous permettra de prendre la décision la plus appropriée. Une liste des coordonnateurs des rappels des centres opérationnels de l’ACIA vous est présentée plus loin. Comme elle peut changer, il serait bon de la réviser fréquemment. Cette liste figure sur le site de l’ACIA : www.inspection.gc.ca.
Description
Votre liste des personnes ressource à aviser à l’ACIA devrait comporter l’information suivante :
Les coordonnateurs des rappels des centres opérationnels de l’ACIA peuvent être rejoints aux numéros suivants de 8h00 à 23h00 :
| Atlantique | 506-381-7683 |
| Québec | 866-806-4115 |
| Ontario | 416-665-5049 |
| Manitoba / Saskatchewan | 204-229-9896 |
| Alberta | 403-661-7505 |
| Colombie-Britannique | 604-775-6085 |
Avantage
Il est très avantageux pour votre entreprise de pouvoir identifier le ou les produits à rappeler. De la sorte, vous pouvez limiter l’ampleur du rappel et enlever le ou les produits de la distribution rapidement et avec précision. Pour ce faire, vous devez être capable de retracer les matières premières dont vous vous êtes servies, les matériaux d’emballage et les produits finis.
Si vous ne pouvez identifier précisément le produit à être rappelé, il est possible que vous soyez tenu de rappeler plus de produits qu’il ne faut. En outre, si tous les produits ne sont pas correctement identifiés au cours du rappel, vous pourriez avoir à effectuer des rappels subséquents.
Description
Pour limiter votre rappel à un ou des produits particuliers, vous devez :
Traçabilité des matières premières
Dans certains cas, il se peut que votre entreprise ait à rappeler un produit à cause de l’utilisation d’une matière première ou d’un matériau d’emballage qui a été jugé non salubre. En reliant les numéros de lots des matières premières aux numéros de lots des produits finis, votre entreprise pourra identifier lequel des produits finis doit être rappelé.
Prémélange des ingrédients avant leur utilisation
Lorsque les matières premières sont prémélangées en vue d’être utilisés ultérieurement, il faudrait concevoir un système de codage qui permettra de retracer les matières premières qui sont entrées dans la composition du produit fini. Il faudrait enregistrer le code utilisé, son interprétation et le lien qu’il a avec le produit fini.
Retravaillage
Le fait de limiter le retravaillage au même lot permet d’atténuer les problèmes de traçabilité. Dans le cas du retravaillage, il faudrait concevoir un système qui permettra de rattacher les ingrédients utilisés au produit fini.
Documentation du système de codage
Pour certains produits, les exigences du système de codage sont définies dans la loi; pour d’autres, votre entreprise peut créer son propre système de codage. Dans l’un et l’autre cas, vous devriez préciser :
Quand il s'agit de prémélanges ou de retravaillage, il faut préciser :
Définition de « numéro de lot » :
« Toute combinaison de lettres, de chiffres ou des deux qui permet de remonter au fabricant d’un aliment et de l’identifier lors de sa distribution ».
Avantage
Il vous appartient de vous assurer que la plus grande quantité possible du produit soit enlevée du marché. Advenant un rappel, vous devrez savoir quelle quantité de produit est sous votre contrôle dans votre entreprise et quelle quantité a été vendue. À l’aide de ces chiffres, vous pourrez déterminer si vous avez avisé tous les clients du rappel. Ce processus s’appelle « rapprochement produit-clients ».
Description
Consignez la quantité de chaque numéro de lot de chaque produit préparé.
Avantage
Si vos dossiers de distribution sont exacts, vous pourrez limiter le rappel aux clients qui ont reçu le produit rappelé. Votre entreprise devrait disposer d’un système qui produira ces listes de clients avec précision et rapidité.
Description
Votre entreprise devrait pouvoir créer une liste de clients par produit et par numéro de lot.
Cette liste de clients devrait englober les éléments suivants :
Les listes des clients devraient être gardées pendant une période qui dépasse la durée de conservation du produit. Dans certains cas, cette période est précisée dans les manuels d’inspection de l’ACIA ou dans un règlement. Vérifiez auprès de l’ACIA si vous devez conserver vos listes pendant une durée déterminée.
Avantage
Pour votre propre protection, il est important d’enregistrer quels ont été les produits rappelés de manière à ce que vous sachiez si le produit a été contrôlé et n’a pas été remis sur le marché.
Description
Vos dossiers sur les produits rappelés devraient présenter :
Avantage
Votre plan de rappel doit contenir la description, étape par étape, de ce qu’il faut faire lors du rappel d’un produit. C’est le plan que vous appliquerez lors d’un rappel. Une brève description de chacune des étapes recommandées paraît plus loin. L’onglet 3 de ce guide apporte plus de précisions sur les parties de chacune des étapes et sur les façons d’appliquer votre plan.
Description
La procédure par étapes recommandée est la suivante :
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Avantage
Il incombe à votre entreprise de veiller à ce que tous les clients à qui le produit rappelé a été distribué soient avisés du rappel. Vous devez évaluer l’efficacité de votre avis de rappel. La façon d’aviser vos clients figure à l’onglet 3 de ce guide.
Description
La procédure de vérification de l'efficacité des rappels englobe un plan qui vise à contrôler l'efficacité du rappel. Les éléments du plan sont notamment les suivants :
Avantage
Lors d’un rappel, l’équipe de gestion des rappels sera occupée par l’application de votre plan. Il sera alors trop tard pour constater que votre plan de rappel ne fonctionne pas ou ne vous permet pas d’obtenir l’information nécessaire pour enlever complètement et rapidement du marché un produit qui n’est pas salubre. Tester votre plan de rappel avant d’avoir à procéder à un rappel vous permettra de déceler et de corriger les lacunes.
Description
Votre plan de rappel devrait être testé régulièrement.
Lors de l’expérimentation de votre plan, choisissez un numéro de lot d'un produit que vous savez avoir été écoulé sur le marché de la consommation. Mettez ensuite à l'essai votre système et consignez ce qui suit :
L’onglet 2 de ce guide a décrit la façon dont votre entreprise peut élaborer un plan de rappel écrit avant qu'elle ait à rappeler un produit. Les éléments de l’onglet vous permettent :
Tous les éléments du plan doivent être bien définis et documentés avant l’exécution d’un rappel.
L’objectif du présent onglet du Guide est de décrire en détail chacune des étapes principales que votre entreprise doit suivre une fois qu’il a été décidé d'effectuer un rappel. Cette marche à suivre recommandée englobe la préparation d’un avis de rappel et, dans certaines circonstances, d’un communiqué. Il conviendrait que votre entreprise passe en revue ce qui suit avant d’effectuer un rappel afin de se familiariser avec les exigences de la documentation et leur objectif. Votre entreprise gagnerait à conserver des « modèles » ou à préparer des exemples de documents dont elle pourrait s’inspirer lors d’un rappel. Cette préparation accélérerait le processus et garantirait à l’entreprise d’inclure toute l’information nécessaire.
Comme il est indiqué à l’onglet 2, point 8 (« Procédures de rappel »), les étapes recommandées pour l’exécution d’un rappel sont les suivantes :
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IDENTIFICATION DU
PROBLÈME ET DÉCISION DE RAPPELER UN OU DES PRODUITS
Les problèmes qui débouchent sur un rappel peuvent être signalés par le fabricant, les consommateurs ou l’ACIA. Dès qu'on juge qu’un produit n’est pas salubre ou conforme à la loi, il appartient à votre entreprise de déterminer sans délai la nature et l'ampleur du problème et de prendre rapidement les mesures appropriées pour protéger la santé des consommateurs. Si le problème est une source de préoccupation pour la santé et la sécurité, vous devez vérifier auprès de l'Agence canadienne d'inspection des aliments si la mesure ou la décision prise est la bonne.
Au tout début du processus de rappel, votre entreprise doit :
Avisez l’ACIA immédiatement lorsque vous soupçonnez que votre entreprise a fabriqué et vendu un produit susceptible de poser un risque grave pour les consommateurs. Fournissez à l’ACIA les renseignements suivants :
Cette information permettra à l’ACIA d’élaborer une stratégie de gestion des risques qui sera pertinente et complète.
Il appartient à votre entreprise de voir à ce que tous les produits devant être rappelés soient bien identifiés. En plus des produits directement touchés par le problème, votre entreprise doit :
Il appartient à votre entreprise de voir à ce que tous les produits à rappeler qui sont sous votre contrôle ne soient pas distribués. Votre entreprise doit :
Le communiqué vise à alerter la population qu’un produit présente un danger grave pour la santé. Il n’est pas nécessaire d'en préparer un pour tous les rappels; l’ACIA vous informera quand il faudra le faire. Si l’ACIA n’est pas d’accord avec le communiqué préparé par votre entreprise, elle peut en publier un autre qui sera distinct de celui de l’entreprise. Voir le modèle de communiqué à l’Annexe A. En plus, il est possible d'obtenir des exemples de communiqué en consultant le site Web de l’ACIA à l’adresse : www.inspection.gc.ca.
À cette étape, votre entreprise doit :
ÉTAPE 6 : PRÉPARER LA LISTE DE CLIENTS (voir l'onglet 2, point 6)
Préparer une liste de clients par produit et numéro de lot qui vous permettra :
Remettez la liste à l'ACIA dans les 24 heures.
Il incombe à votre entreprise est chargée d’aviser immédiatement tous les clients qui ont reçu le produit rappelé.
Il appartient à l’ACIA d’assurer un suivi auprès de certains clients afin de vérifier l’efficacité du rappel. Dans les cas où l’Agence détermine que le rappel n’a pas été efficace, il se peut que l’Agence demande à votre entreprise qu’elle reprenne le processus de rappel.
Votre entreprise doit veiller à ce que les produits rappelés ne se retrouvent pas de nouveau sur le marché.
Les mesures prises à l’égard du produit rappelé devraient être approuvées par l’ACIA.
En tant que fabricant du produit qui n’est pas salubre ou conforme aux loi et règlements, votre entreprise doit veiller à ce que toutes les mesures raisonnables soient prises en vue d'empêcher que des rappels analogues ne se répètent à l’avenir.
Voici quelques problèmes communs qui se rattachent à certaines des étapes des procédures de rappel, ainsi que leurs répercussions possibles et les solutions recommandées pour y remédier.
1. COMMUNIQUÉ ET AVIS DE RAPPEL
Problèmes :
Répercussions éventuelles :
Solutions recommandées :
2. PRÉPARATION DE LA LISTE DE CLIENTS
Problèmes :
Répercussions éventuelles :
Solutions recommandées :
3. INFORMER L'ACIA D'UN RAPPEL
Problèmes
Répercussions éventuelles :
Solution recommandée :
4. IDENTIFICATION DU OU DES PRODUITS À RAPPELER
Problèmes :
Répercussions éventuelles :
Solution recommandée :
5. NOTIFICATION DES CLIENTS
Problèmes :
Répercussions éventuelles :
Solution recommandée :
6. CONTRÔLE DU PRODUIT RAPPELÉ
Problèmes :
Répercussions éventuelles :
Solutions recommandées :
7. VÉRIFICATION DE L'EFFICACITÉ DU RAPPEL
Problèmes :
Répercussion éventuelle :
Solution recommandée :
POUR DIFFUSION IMMÉDIATE
ALERTE À L'ALLERGIE – PRÉSENCE NON DÉCLARÉE DE (Nom de l'allergène) DANS (Nom du produit)
(VILLE), (DATE) – L'entreprise (RAISON SOCIALE) de (ENDROIT) avise les consommateurs de ne pas consommer le produit (NOM DE MARQUE ET NOM DU PRODUIT) parce qu'il peut contenir (NOM DE L'ALLERGÈNE), substance dont la présence n'est pas déclarée sur l'étiquette.
Le produit rappelé est le suivant :
[DÉCRIRE LE PRODUIT, NOTAMMENT SON NOM, LE NOM DE LA MARQUE, L'EMBALLAGE, LE(S) FORMAT(S), LE NUMÉRO DE LOT, LE CUP].
Le produit est distribué dans (NOM DES PROVINCES) ou à l'échelle du Canada.
Le (NOM DU PRODUIT) peut déclencher une réaction grave, voire fatale, chez les personnes qui sont allergiques à (NOM DE L'ALLERGÈNE).
On recommande aux consommateurs de (SORT À RÉSERVER AU PRODUIT RAPPELÉ, p. ex. le retourner au point de vente pour être remboursés).
On a signalé jusqu'ici (NOMBRE) cas de maladie qui sont associés à ce produit.
Les consommateurs peuvent communiquer avec (RAISON SOCIALE DE L'ENTREPRISE) au (NUMÉRO DE TÉLÉPHONE).
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Pour de plus amples renseignements, les médias sont priés de communiquer avec :
(NOM DE LA PERSONNE RESSOURCE DE L'ENTREPRISE)
(RAISON SOCIALE DE L'ENTREPRISE)
(VILLE, PROVINCE/ÉTAT, PAYS)
(NUMÉRO DE TÉLÉPHONE LE JOUR)
(NUMÉRO DE TÉLÉPHONE APRÈS LES HEURES DE TRAVAIL)
URGENT - RAPPEL DU (nom du produit)
(RAISON SOCIALE ET ADRESSE DE VOTRE ENTREPRISE)
(Date)
Cher client,
ou
À l'attention de : (NOM DE LA PERSONNE RESSOURCE DU CLIENT)
L’entreprise (RAISON SOCIALE) rappelle les produits énumérés ci-dessous parce qu’ils peuvent contenir (DÉCRIRE LA NATURE DU PROBLÈME, p. ex. un ingrédient qui risque de causer une réaction allergique et qui n’est pas déclaré sur l’étiquette, une bactérie, des morceaux de matières étrangères).
| Nom du produit | Marque | Format | Code, date de péremption, CUP |
Veuillez cesser IMMÉDIATEMENT la vente de ces produits en les retirant des étalages, en établissant la quantité de ces produits que vous détenez et en les entreposant dans un lieu sûr.
Veuillez communiquer immédiatement avec tous les clients à qui vous avez vendu ce produit et les informer de ce rappel.
Le personnel de (RAISON SOCIALE DE VOTRE ENTREPRISE) portera à votre crédit le montant d’achat du produit rappelé. Veuillez inscrire sur le produit la mention « RAPPELÉ », et le personnel de (RAISON SOCIALE DE VOTRE ENTREPRISE) communiquera avec vous pour prendre les dispositions relatives à la cueillette du produit.
IMPORTANT
Veuillez inscrire l’heure et la date à laquelle vous avez reçu
cet avis de rappel et en accuser réception en signant ce document et en
l’envoyant par télécopieur à (RAISON SOCIALE DE VOTRE
ENTREPRISE) au (NUMÉRO DE TÉLÉCOPIEUR DE VOTRE ENTREPRISE).
Date et heure de réception : _________________ Signature : _______________________
Nom du magasin/Distributeur : _______________________________________________
Nous vous remercions de votre collaboration.
(Signature)
(PERSONNE RESSOURCE DE VOTRE ENTREPRISE, SON POSTE ET LA RAISON SOCIALE DE VOTRE ENTREPRISE)
« Rappel obligatoire » s’entend d’un rappel effectué en vertu de l’article 19 de la Loi sur l’Agence canadienne d’inspection des aliments.
19.(1) S’il a des motifs raisonnables de croire qu’un produit régi par une loi ou disposition dont l’Agence est chargée d’assurer ou de contrôler l’application aux termes de l’article 11 présente un risque pour la santé publique ou celle des animaux ou des végétaux, le ministre peut, par avis signifié à la personne qui vend, met en marché ou distribue ce produit, en ordonner le rappel ou son envoi à l’endroit qu’il désigne.
« Rappel volontaire » désigne un rappel qui est amorcé et effectué par l’entreprise effectuant le rappel sans arrêté ministériel.
« Rappeler » signifie pour une entreprise, enlever un produit afin de prévenir toute vente ou utilisation ultérieure, ou encore corriger un produit commercialisé qui contrevient à la législation administrée ou appliquée par l’ACIA.
« Rappel » désigne le processus qui consiste à rappeler le produit touché et englobe tous les paliers du système de distribution de ce dernier.
« Classification des rappels » s’entend d’une désignation numérique, par exemple, classe I, classe II ou classe III, assignée par le BSRA à un rappel de produit particulier afin d’indiquer le degré relatif de risque pour la santé que présente le produit rappelé.
« Mise en garde publique » désigne un communiqué portant sur un rappel d’aliment particulier. Le titre de cette forme de communication est : « MISE EN GARDE/WARNING ». La mise en garde publique est émise lorsqu’un produit est rappelé au niveau du consommateur.
« Entreprise effectuant le rappel » désigne l’entreprise responsable de la mise en oeuvre d’un rappel.
« Étendue du rappel » s’entend du niveau où le rappel se situe (consommateur, vente au détail, distribution).
« Retrait de produit » désigne l’enlèvement, par une entreprise, de la vente ou de l’utilisation d’un produit commercialisé qui ne contrevient pas à la législation administrée ou appliquée par l’ACIA. Il n’est pas considéré comme un rappel.
« Recouvrement de stock » désigne l’enlèvement ou la correction, par une entreprise, d’un produit non conforme qui n’a pas été commercialisé ou n’a jamais cessé d’être sous son contrôle direct. Il n’est pas considéré comme un rappel.
« Non conforme » se dit d’un produit qui contrevient à la législation administrée ou appliquée par l’Agence canadienne d’inspection des aliments.
| « Classe I » | correspond à une situation où il existe
une probabilité raisonnable que l’utilisation d’un produit non
conforme ou une exposition à celui-ci entraînera des effets nuisibles
graves sur la santé, voire même la mort. |
| « Classe II » | correspond à une situation dans laquelle
l’utilisation d’un produit non conforme ou l’exposition à
celui-ci peut entraîner des effets nuisibles temporaires sur la santé
ou dans laquelle la probabilité d’effets nuisibles graves est
faible. |
| « Classe III » | correspond à une situation où l'utilisation d'un produit non conforme ou l'exposition à celui-ci ne devrait pas entraîner d'effet nuisible sur la santé. |
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Avis importants |
