Renseignements généraux

• Définitions
• Vérification du format
• Procédures de production
• Exigences pour produire de nouveau sur disquette, CD-ROM et DVD-ROM
• Instructions d'envoi
• Transmetteurs qui produisent des déclarations en leur nom ou pour le compte de tiers (p. ex. centres de traitement à façon, spécialistes en déclarations)
• Éviter les problèmes et les retards
• Validation des numéros d'assurance-sociale, des numéros de compte de fiducie et des numéros d'entreprise
• Transmissions pluriannuelles
• Corrections apportées aux données produites sur support magnétique

Définitions

Centre de traitement - Entreprise qui prépare des déclarations et les envoie à l'ARC pour le compte de ses clients.

Déclarant - Payeur, commerçant, vendeur, fiduciaire ou employeur tenu de déclarer des données sur le revenu et sur les retenues, selon la Loi de l'impôt sur le revenu.

Déclaration - Feuillets et formulaire Sommaire s'y rapportant.

Fichier - Peut renfermer une seule ou plusieursdéclarations.

Numéro de compte de déclarant - Numéro de compte attribué par l'ARC pour identifier un déclarant de façon unique (p. ex. le numéro d'entreprise (NE), le numéro d'assurance sociale (NAS), le numéro d'identification du déclarant, le numéro de compte de non-résident, le numéro de compte de payeur ou le numéro de fiducie).

Spécialiste en déclarations - Entreprise qui prépare des déclarations pour ses clients à qui elle demande d'envoyer les déclarations à l'ARC.

Transmetteur - Un transmetteur est une personne qui produit des déclarations, en son nom propre ou pour le compte d'un tiers.

Utilisateur de logiciels - Entreprise qui utilise des logiciels commerciaux pour remplir ses propres déclarations.

Vendeur de logiciels - Entreprise de vente au détail qui élabore et commercialise des logiciels pour la préparation de déclarations de renseignements destinées à l'ARC.

Vérification du format

L'ARC ne fournira pas de service de vérification pour les soumissions produites en format XML. Vous pouvez vérifier vous-même vos soumissions en utilisant le schéma XML que vous téléchargez de notre site Web et votre analyseur de validation. Vous devez vérifier votre soumission avant de la transmettre à l'ARC. Les soumissions qui contiennent des erreurs de format de fichier seront rejetées par l'ARC, et toutes les déclarations de la soumission seront considérées non produites. Vous devez vous assurer que la fonction de validation de votre analyseur soit fonctionnelle avant de vérifier votre fichier.

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Procédures de production

Rappelez-vous les points suivants lorsque vous produisez des déclarations sur support magnétique :

• Une déclaration se compose de trois éléments:
  • un enregistrement de transmission sur supports magnétiques,
  • des feuillets de renseignements,
  • un formulaire Sommaire renfermant les totaux des feuillets d'une déclaration d'une même transmission sur support magnétique.
  
  
  Remarque : Chaque formulaire Sommaire doit contenir au moins un feuillet pour être accepté. Si vous essayez d'informer l'ARC au sujet de remise des retenues à la source à ZÉRO, veuillez visionner le site Web suivant : Retenues sur la paie.
  
  
• Nous acceptons les déclarations originales et modifiées sur support magnétique.
• Transmettez séparément les disquettes, CD-ROM ou DVD-ROM des déclarations originales et modifiées.
• Faites toutes les corrections nécessaires aux feuillets de renseignements à l'aide des instructions qui se trouvent dans la page Modifications électroniques.
• Ne présentez pas de copies papier des feuillets et du formulaire Sommaire pour les déclarations produites sur support magnétique. Cependant, vous devez conserver les originaux de vos dossiers pour une période de six ans.
• Des déclarations de plusieurs numéros de compte de déclarant peuvent être compris dans un seul fichier, mais vous devez les séparer selon les formulaires Sommaire.
• Assurez-vous que le format que vous avez utilisé respecte les spécifications.
• Le système ne peut traiter les transmissions qui se trouvent sur plus d'une disquette, CD-ROM ou DVD-ROM.
• Le système ne peut traiter les fichiers comprimés.
• Des modifications à la Législation relative à la protection de la vie privée ont été examinées et il n'y a actuellement aucune exigence légale de soumettre sur support magnétique à l'ARC sous forme chiffrée ou avec un mot de passe protégé.
• Vous pouvez utiliser n'importe quelle combinaison alphanumérique pour créer un nom de fichier. Vous devez ajouter 001.XML à la fin du nom du fichier. Par exemple : ABCD001.XML

Remarque : Si vous nous envoyez une seconde transmission, modifiez 001.XML pour 002.XML

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Exigences pour produire de nouveau sur disquette, CD-ROM ou DVD-ROM

Vous serez avisé si votre transmission doit être reprise. Il faut produire de nouveau une soumission dans les cas suivants:

• Erreurs de programmation, c.-à-d. données invalides, formatage incorrect, non observation des spécifications; ou
• Défauts du support.

Les déclarations sur les soumissions refusées doivent être produites de nouveau comme des déclarations originales. Il faut seulement produire de nouveau les déclarations rejetées..

Instructions d'envoi

Avant d'envoyer vos données à l'ARC, portez particulièrement attention aux renseignements suivants :

• Une soumission se compose d'une disquette, CD-ROM ou DVD-ROM.
• Vous pouvez inclure plus d'une soumission dans un envoi. Étiqueter la trousse « déclarant sur support magnétique » et envoyez-la à :

  Équipe de traitement sur support magnétique
  Centre de technologie d'Ottawa
  Agence revenu du Canada
  875, chemin Heron
  Ottawa ON  K1A 1A2

Remarque:
Étiquetez chaque disquette, CD-ROM ou DVD-ROM en y inscrivant vos nom et numéro de téléphone, afin que l'ARC puisse communiquer avec vous si vous devez retransmettre votre fichier.

Déclarants de l'extérieur du Canada

Pour éviter de payer la TPS sur les importations, indiquez « Support magnétique - Déclaration de revenus/de renseignements - Aucune valeur commerciale » sur votre expédition.

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Transmetteurs qui produisent des déclarations en leur nom ou pour le compte d'un tiers (p. ex. centres de traitement à façon, spécialistes en déclarations)

Tous problèmes de programmation ou de données survenant lors d'une transmission seront acheminés au transmetteur.

Éviter les problèmes et les retards

Pour éviter les problèmes ou les retards de traitement de votre déclaration(s) :

• Assurez-vous que le format que vous utilisez respecte les spécifications. Les noms et/ou adresses non valides ou manquants sur les feuillets causent des retards.
• Vous devez balayer toutes vos disquettes, CD-ROM ou DVD-ROM pour détecter les virus avant de les transmettre. Les transmissions contenant des virus ne seront pas traitées.
• Veuillez fournir les bons numéros de compte lesquels sont nécessaires pour le traitement des déclarations.
• Veuillez fournir un numéro d'assurance sociale valide. Un numéro d'assurance sociale (NAS) non valide ou manquant occasionne des retards dans le traitement.
• Veuillez fournir des numéros de compte de déclarant, des numéros de fiducie et des numéros d'entreprise valides. Un numéro non valide ou manquant occasionne des retards dans le traitement.

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Validation des numéros d'assurance sociale, des numéros de compte de fiducie et des numéros d'entreprise

Consultez ou téléchargez la formule (en format pdf) utilisée pour valider les numéros d'assurance sociale, les numèros de fiducie et les neuf premiers chiffres des numèros d'entreprise.

Transmissions pluriannuelles

Indépendamment de l'année d'imposition, seulement les déclarations de renseignements produites dans les formats de fichier décrits sur ce site seront acceptés.

Corrections apportées aux données produites sur support magnétique

En tant que déclarant, vous devrez peut-être corriger les données originales produites sur support magnétique. Vous pouvez apporter les corrections requises à l'aide du processus de révision électronique. Visitez le Modifications électroniques.