Politique sur la protection des renseignements personnels

La Politique sur la protection des renseignements personnels de la Division des Programmes de garanties financières d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), concernant le Programme de paiements anticipés (PPA), le Programme d'avances printanières (PAP), et le Programme d'avances printanières bonifié (PAPB), (les « programmes »), vise les organisations de producteurs qui recueillent des renseignements personnels sur les demandeurs aux fins de l'administration des programmes. Les renseignements recueillis servent à l'évaluation de l'admissibilité du demandeur aux programmes et à s'assurer que le versement des avances respecte les paramètres établis par la loi (Loi sur les programmes de commercialisation agricole - LPCA), les modalités du PAP ou les modalités du PAPB, selon le cas. Un contrôle est également exercé sur la conformité aux modalités de l'Accord de garantie d'avance avec l'organisation de producteurs et aux lignes directrices du programme visé.

La politique touche également les renseignements sur le producteur recueillis par AAC aux fins des programmes.

La politique repose sur neuf principes fondamentaux :

1. consentement à la collecte de renseignements et mention de la justification de la collecte
2. consentement à l'utilisation des renseignements sur le producteur
3. consentement à la divulgation de renseignements sur le producteur
4. conservation des renseignements
5. protection des renseignements
6. exactitude des renseignements recueillis
7. transparence au sujet de l'utilisation des renseignements recueillis
8. accès des particuliers aux renseignements les concernant
9. droit des particuliers de corriger les renseignements dans leur dossier

Les pages suivantes expliqueront en détail ces principes.

1. Consentement à la collecte de renseignements et mention de la justification de la collecte

La Loi sur les programmes de commercialisation agricole (LPCA), les modalités du PAP ou les modalités du PAPB fixent les paramètres des programmes. Afin d'assurer une bonne administration et gestion des programmes en respectant ces paramètres, des renseignements personnels sont recueillis au sujet des producteurs et des membres de partenariats, de coopératives et (ou) de sociétés. Les producteurs qui participent doivent faire une demande à l'Agent d'exécution et consentir à l'utilisation des renseignements personnels recueillis, c'est à dire :

Producteur individuel (demandeur unique) : 

• Nom et prénom officiels
• Date de naissance
• Statut de citoyen / de résident
• Adresse résidentielle du demandeur
• Numéro de téléphone
• Numéro d'enregistrement du producteur au PPA
• Numéro de contrat d'assurance production

Chaque membre d'un partenariat, d'une coopérative, d'une société ou d'une association :  (demandeur commercial) : 

• Nom et prénom officiels
• Date de naissance
• Statut de citoyen / de résident
• Adresse résidentielle postale
• Numéro de téléphone
• Numéro d'enregistrement du producteur au PPA
• Numéro de contrat d'assurance production

Les renseignements suivants sur les affaires et l'entreprise seront également recueillis, s'il y a lieu, dans le cas des producteurs individuels, des sociétés, des coopératives, des partenariats et d'autres organismes :

• renseignements sur l'emplacement des exploitations agricoles, la superficie ensemencée, le rendement prévu, les installations d'entreposage et les ventes;
• renseignements sur le crédit et les finances, y compris les états et les rapports financiers;
• statuts constitutifs;
• renseignements sur le prêteur du demandeur.

2. Consentement à l'utilisation des renseignements sur le producteur

En présentant une demande de participation aux programmes, le demandeur consent à ce que l'Agent d'exécution et AAC utilisent les renseignements fournis pour évaluer son admissibilité et les droits versés au titre de ces programmes. Une fois la demande approuvée, le consentement donné permet à l'Agent d'exécution et à AAC de s'assurer que les avances sont remboursées conformément à la Loi, aux règlements, aux modalités et aux lignes directrices qui s'appliquent, notamment en transmettant les renseignements aux représentants délégués pour toute mesure de recouvrement si le prêt n'est pas remboursé.

3. Consentement à la divulgation de renseignements sur le producteur

Le demandeur qui veut participer à l'un des programmes ou aux deux consent, au minimum, à la divulgation des renseignements personnels et financiers à l'Agent d'exécution et à AAC aux fins de l'évaluation de son admissibilité et des droits versés dans le cadre de ces programmes. Si le demandeur mentionne sa participation à un autre programme financé par le gouvernement fédéral ou provincial à titre de caution sur une avance, les renseignements personnels et commerciaux fournis pourraient également être utilisés pour vérifier la caution auprès des responsables du programme pertinent. En outre, les renseignements pourraient servir à la vérification de la caution ou de la solvabilité du demandeur auprès des institutions financières et des sociétés d'évaluation du crédit.

Dans l'éventualité où l'Agent d'exécution ou AAC souhaite divulguer des renseignements personnels ou commerciaux à des fins autres que d'administration des programmes, il devra obtenir le consentement écrit du demandeur à cet effet. En règle générale, cette exigence de consentement sera satisfaite dans le cadre du processus de demande et clairement mentionnée dans le formulaire de demande du producteur.

4. Conservation des renseignements

L'Agent d'exécution et AAC conserveront les renseignements fournis par le demandeur pendant au moins trois ans après le remboursement du prêt. Les dossiers concernant des prêts non remboursés et pour lesquels AAC a pris des mesures seront conservés par le ministère pendant six ans après le remboursement, la date de la dernière transaction financière ou de la dernière mesure de recouvrement du prêt, l'éventualité la plus tardive étant retenue. Des renseignements additionnels sur les périodes de conservation de renseignements en vigueur à AAC sont fournis dans la description des programmes et dans le Fonds de renseignements des Fichiers de renseignements personnels PPU 140, disponibles dans l'InfoSource, à l'adresse http://www.infosource.gc.ca/inst/agr/fed00_f.asp.

5. Protection des renseignements

Plusieurs mesures ont été prises afin d'assurer la protection des renseignements et d'éviter leur divulgation imprévue.

• Aucune divulgation à d'autres parties n'est autorisée avant d'obtenir le consentement écrit du demandeur ou de son représentant.
• Les données électroniques seront transmises à AAC uniquement par des voies de communication protégées et avec des protocoles appropriés au niveau de protection requis pour le transfert de données.
• Les Agent d'exécutions ont conclu avec AAC des ententes sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels, ententes qui les obligent à respecter les mêmes principes et normes qu'AAC.
• Les Agent d'exécutions peuvent uniquement faire des recherches de données au sujet des producteurs de leur secteur lorsqu'ils sont en direct sur le site d'AAC (l'« hameçonnage » n'est pas possible).
• Des procédures sont en vigueur pour vérifier et (ou) corriger l'exactitude des données versées aux dossiers (voir ci dessous).

6. Exactitude des renseignements recueillis

L'Agent d'exécution et AAC veillent à l'exactitude des données versées aux dossiers. AAC prendra toutes les mesures raisonnables pour assurer l'exactitude et la mise à jour des données du demandeur. Dans cette optique, chaque demandeur aura accès (voir la rubrique no 8, « Accès ») à son dossier personnel et pourra vérifier les renseignements personnels qui y sont consignés. S'il constate des erreurs ou veut y apporter des modifications, le demandeur doit en faire la demande à l'Agent d'exécution ou à AAC.

Un demandeur peut soumettre à l'organisme visé par la demande initiale une requête écrite de correction de son dossier personnel. L'Agent d'exécution communiquera par la suite à AAC les corrections à faire aux renseignements personnels déjà transmis.

7. Transparence au sujet de l'utilisation des renseignements recueillis

Les Agent d'exécutions et les agents de programmes de la Division des Programmes de garanties financières d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) ont accepté de faire preuve de transparence et d'ouverture au sujet des renseignements versés dans le dossier des demandeurs. En d'autres mots, si un demandeur téléphone pour savoir ce que contient son dossier, le répondant lui divulguera la totalité de l'information recueillie, dans la mesure où le demandeur satisfait à certaines exigences de sécurité. La méthode que doivent suivre les demandeurs pour avoir accès à leurs renseignements personnels est expliquée ci dessous. Ce principe de transparence vise à faciliter l'accès des demandeurs à leurs renseignements personnels et à faire en sorte que les problèmes liés à l'exactitude de l'information soient rapidement cernés et corrigés.

8. Accès des particuliers aux renseignements les concernant

Toute personne qui a fait une demande au titre des programmes peut soumettre une requête d'accès à l'information fournie aux fins de sa demande. La requête devrait être soumise à l'Agent d'exécution. L'organisation des producteurs qui gère les programmes au nom d'AAC est tenue de recueillir tous les renseignements sur le producteur liés aux paiements anticipés versés, mais elle ne transmet qu'une partie des données au ministère. L'Agent d'exécution s'est entendu avec AAC pour faire preuve de transparence et d'ouverture à l'égard des renseignements consignés dans ses dossiers. Étant donné que tous les renseignements transmis à AAC sont fournis directement par l'Agent d'exécution, tout problème concernant l'information dans le dossier du demandeur doit être signalé d'abord à l'Agent d'exécution.

L'Agent d'exécution et les agents de programme de la Division des programmes de garanties financières d'AAC vérifieront l'identité du demandeur avant de répondre à ses questions concernant les renseignements versés au dossier. La vérification de l'identité vise à assurer que les renseignements ne sont divulgués qu'aux personnes autorisées à en prendre connaissance. Si une personne demande l'information au nom d'une tierce partie, une autorisation écrite de celle ci est nécessaire et l'authenticité du consentement sera vérifiée avant toute divulgation d'information. Cette confirmation de l'authenticité peut exiger du temps, si le demandeur est difficile à joindre.

Le demandeur ou son représentant délégué doit communiquer avec AAC pour toute question portant sur les renseignements du producteur transmis au ministère. L'Agent d'exécution peut communiquer au demandeur le nom de la personne ressource de la Division des Programmes de garanties financières d'AAC responsable de sa région. Le nom de ces personnes est également disponible dans le site Web d'AAC, www.agr.gc.ca, à la rubrique « Personnel du programme » de la page d'accueil de la Division des programmes de garanties financières, ou auprès du service téléphonique sans frais d'AAC, au 1 888 346-2511. Il faut laisser un message à l'intention de la personne ressource, en précisant le nom du programme et la province de résidence du demandeur afin qu'on puisse vous rappeler dès que possible.

Les membres de sociétés et de partenariats qui souhaitent avoir de l'information devraient également commencer par demander à leur représentant autorisé de communiquer avec l'Agent d'exécution et ensuite avec la personne ressource du programme d'AAC, s'il y a lieu.

Dans la majorité des cas, il est possible de répondre par téléphone aux requêtes d'information des demandeurs. Par contre, si le demandeur veut voir le contenu du dossier, il peut le faire avec l'Agent d'exécution du bureau où il a fait sa demande ou exiger qu'on lui envoie une copie du dossier. Si tel est le cas, le dossier visant une seule campagne agricole lui sera envoyé dans les deux semaines suivantes; pour de multiples campagnes agricoles (maximum de cinq), dans les trente jours. Toute demande pour un nombre supérieur de campagnes agricoles exigera une discussion officielle entre l'Agent d'exécution et la Division des programmes de garanties financières d'AAC et une évaluation de la nécessité de soumettre une requête officielle (voir ci dessous).

Si le demandeur n'est pas satisfait de l'information reçue ou souhaite soumettre une requête officielle à ce sujet, il peut le faire conformément aux procédures établies par la loi qui sont décrites ci dessous.

Le demandeur qui veut soumettre une requête officielle d'information à l'Agent d'exécution peut le faire aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques, une loi fédérale qui régit la protection des renseignements personnels et l'accès à ceux ci dans le secteur privé. Le demandeur peut faire sa demande par écrit, en précisant les renseignements qu'il souhaite obtenir de l'Agent d'exécution.

La Loi sur la protection des renseignements personnels assure la protection des renseignements personnels détenus par le gouvernement du Canada et le droit des individus d'accéder aux renseignements personnels qui les concernent et au besoin, d'y apporter des corrections. Toute demande de communication ou de correction d'information doit être faite par écrit au coordonnateur de la protection des renseignements personnels et de l'accès à l'information, et elle doit être envoyée à l'adresse suivante :

Agriculture et Agroalimentaire Canada
930, avenue Carling, bureau 282
Ottawa (Ontario)
K1A 0C5
Téléphone : (613) 759-6766
Télécopieur : (613) 759-6547

Si le demandeur n'est pas satisfait de la réponse reçue, il peut communiquer avec le :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Place de Ville, 3e étage
112, rue Kent, tour B
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : 1 800 282-1376
http://www.privcom.gc.ca

Un membre d'une société ou d'un partenariat peut également demander l'accès à un dossier détenu par le ministère, en soumettant une requête au coordonnateur à la protection des renseignements personnels et l'accès à l'information d'AAC à l'adresse indiquée ci dessus. S'il n'est pas satisfait de la réponse reçue, il peut communiquer avec le :

Commissariat à l'information du Canada
Place de Ville, tour B
112, rue Kent, 22e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3
Téléphone : (613) 995-2410 (région de la capitale nationale)
1 800 267-0441 (sans frais)

9. Droit des particuliers de corriger les renseignements dans leur dossier

Comme il a été mentionné précédemment, l'Agent d'exécution et la Division des programmes de garanties financières d'AAC veulent assurer l'exactitude des renseignements versés dans le dossier d'un demandeur. Après examen de son dossier, si un demandeur ou son représentant souhaite y apporter des corrections, il doit en faire la demande par écrit et l'envoyer par la poste à l'Agent d'exécution. Après examen de la demande, l'Agent d'exécution avisera d'une part le demandeur de l'acceptation ou non de la correction et d'autres part la Division des programmes de garanties financières d'AAC des corrections nécessaires à faire aux données transférées.

En cas de différend au sujet d'une correction à apporter à un dossier, il faut communiquer avec Graham Amey, la personne ressource de la Division en matière de protection des renseignements personnels, au (613) 759-6290. Monsieur Amey examinera le dossier et les circonstances de la demande de correction. Il avisera par la suite les deux parties de sa décision d'accepter ou non la correction.

Les étapes décrites ci dessus pour apporter des corrections à un dossier ne sont que des suggestions; elles seront toutefois suffisantes pour régler la majorité des demandes de corrections. Ces suggestions ne visent en aucun cas à empêcher un demandeur de se prévaloir des mécanismes officiels de demande d'information prévus dans les dispositions des lois mentionnées précédemment.