Annexe 1, 2, 3, 4 - Directive concernant les appels de propositions - Processus de sélection des promoteurs
| Annexe 2 | Annexe 3| Annexe 4|
ANNEXE 1 - Acronymes
AC - Administration centrale
AIPRP (Lois sur l'AIPRP) - Lois sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels
AP - Appel(s) de propositions
BCE - Bureau du conseiller en équité
BR - Bureau régional
CEI - Comité d'examen interne
COP - Conseiller aux opérations des programmes
CSC - Centre Service Canada
CSR - Cadre supérieur régional
CT - Conseil du Trésor
DGSCC - Direction générale des services aux citoyens et aux collectivités
EDMT - Entente sur le développement du marché du travail
ESB - Encéphalopathie spongiforme bovine
IMT - Information sur le marché du travail
S et C - Subventions et contributions
SC - Service Canada
SFA - Services financiers et administratifs
SMA - Sous-ministre adjoint
SRAS - Syndrome respiratoire aigu sévère
ANNEXE 2 - Définitions
L'AP est un processus officiel préétabli ouvert utilisé par Service Canada dans le but de repérer des intervenants qualifiés intéressés à dispenser des services qui satisfont aux objectifs des programmes. Les promoteurs éventuels doivent soumettre une proposition de projet officielle en vue de l'obtention éventuelle de financement. Le financement du projet s'inscrit dans la négociation d'ententes de contribution avec un demandeur ou plus.
L'utilisation de ce processus dans le contexte des subventions et contributions est conforme à l'article 7.1.1 de la politique du CT sur les paiements de transfert, qui exige qu'on fasse preuve de diligence raisonnable à l'égard de la sélection, de l'approbation, de la gestion et de l'administration d'une offre de services.
Le terme « Appel de propositions » ne devrait pas être utilisé dans le contexte des ententes de contribution, car on l'associe à la passation des marchés. Le terme Appel de propositions pourrait laisser croire que l'entente concerne la prestation de services à Service Canada ou en son nom, ce qui n'est pas le cas. De plus, il ne faudrait pas conclure que Service Canada, en lançant un AP, est disposé à consentir automatiquement du financement à un organisme pour renforcer sa capacité de dispenser des services offerts par Service Canada, à moins que cela ne soit expressément autorisé dans les modalités régissant les services en question.
On entend par « demandeur » l'organisme (ou son représentant) qui répond à un AP. Les demandeurs sont également qualifiés de promoteurs éventuels. Il est possible qu'un demandeur soit également un promoteur ou un fournisseur de services actuel si l'organisme en question touche des contributions de Service Canada.
Le demandeur donne suite à un AP en soumettant une proposition , qui constitue la base de la présentation d'un projet lorsqu'un promoteur est sélectionné dans le cadre d'un processus d'AP. La proposition fournit de l'information fondée sur les exigences énoncées aux fins de l'AP. Lorsqu'on retient la proposition d'un promoteur dans le cadre du processus d'AP, ce promoteur peut décider d'apporter des changements à sa proposition, à la lumière de la rétroaction fournie dans le cadre du processus d'AP, ou de tout simplement laisser la proposition initiale passer à l'étape de l'évaluation sans apporter de modifications, en vue de l'obtention éventuelle de financement.
Une trousse de demande se compose du Guide à l'intention du demandeur, formulaire qui doit être rempli, et de toute autre information pertinente qui est fournie aux organismes éprouvant le désir d'offrir les services déterminés à des particuliers.
Un comité d'AP est un groupe d'employés internes de Service Canada qui travaillent ensemble à l'élaboration d'un AP et qui examinent les projets de propositions qui sont présentés par des promoteurs éventuels dans le cadre d'un AP. La composition du comité d'AP est soumise à certaines règles bien précises, et il en va de même pour les rôles et responsabilités des membres du comité.
Les résultats sont les « quoi » mesurés selon le rendement; ils sont les éléments particuliers qui composent les responsabilités décrites dans l'entente de contribution. Les résultats constituent une combinaison d'activités, d'extrants et de résultats qui, ensemble, forment la chaîne de résultats :
- les activités sont les actions à effectuer;
- les extrants sont les biens et services fournis par suite des activités (bénéfice immédiat pour le client; p. ex. un chèque, un plan d'action pour le retour au travail, etc.);
- les résultats (immédiats et finaux) sont les conséquences prévisibles de l'extrant (p. ex. activité : atelier de rédaction de curriculum vitae; extrant : amélioration du curriculum vitae du client; résultat : meilleure mise en valeur des compétences du client, entrevue d'emploi, emploi).
Les jalons sont la mesure cumulative de la réalisation d'activités et d'extrants, et éventuellement de résultats. Toutefois, comme la plupart des résultats des programmes de RHDSC et de Service Canada sont seulement mesurables peu avant la fin ou à la fin d'une entente, ils ne seraient vraisemblablement pas utiles à la mesure continue du rendement.
La notion d'offres de service fait référence à l'architecture des services, des programmes et des prestations offerts par Service Canada. Les ententes de contribution sont financées par le truchement de programmes faisant partie de la structure des offres de services.
ANNEXE 3 - Responsabilités à toutes les étapes du processus
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Procédure |
Responsable |
Approbation |
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préparation de la trousse de demande
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Comité d'AP, sous la direction du chef du comité
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Membre désigné de la direction |
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Affichage/publication d'avis publics/de la trousse de demande |
Chef du comité d'AP Affichage par l'équipe technique |
S.O. |
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Préparation et animation des séances d'information |
Coordonnées et dirigées par le chef du comité d'AP, avec l'aide de la direction et du comité |
S.O. |
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Questions et réponses
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Coordination par le chef du comité d'AP, avec l'aide de la direction et du comité
Affichage par l'équipe technique |
Membre désigné de la direction |
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Réception des propositions |
Tel que déterminé par le comité d'AP/ou conformément à la procédure du bureau |
S.O. |
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Évaluation de la section « Admissibilité de la demande » de la grille d'évaluation |
Tel que déterminé par le comité d'AP/ou conformément à la procédure du bureau |
Comité d'AP |
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Avis aux demandeurs dont la proposition a été rejetée |
Tel que déterminé par le comité d'AP/ou conformément à la procédure du bureau |
Comité d'AP |
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Évaluation |
Comité d'AP, sous la direction du chef du comité |
Membre désigné de la direction |
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Avis relatif aux résultats
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Membre désigné de la direction Chef du comité d'AP Chef du comité d'AP Affichage par l'équipe technique |
SMA de la DGSCC Membre désigné de la direction Membre désigné de la direction |
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Rétroaction aux demandeurs |
Coordonnée par le chef du comité d'AP, avec l'aide de la direction et du comité |
S.O. |
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Formulation de la recommandation avec l'organisme ayant obtenu la note la plus élevée |
Agent de programme responsable |
Signataire autorisé |
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Recommandation et approbation de l'entente |
Comité d'examen interne |
Signataire autorisé |
Demande de lancement d'un processus d'appel de propositions pour un projet de moins de 500 000 $
Tout processus d'appel de propositions (AP) qui devrait donner lieu à la conclusion d'une entente pour un projet de moins de 500 000 $ doit être approuvé par la sous-ministre adjointe, Direction générale des services aux citoyens et aux collectivités, Service Canada, AC, avant son lancement.
Afin de prévenir les retards et de garantir le meilleur délai d'exécution possible, on a élaboré le modèle suivant afin d'aider les bureaux qui veulent présenter une demande en ce sens :
Le processus se déroule comme suit :
1) Le bureau local du Centre Service Canada doit envoyer à son bureau régional le modèle de sommaire dûment rempli, qui indique la raison pour laquelle on cherche à lancer l'AP (modèle de sommaire ci-joint).
2) L'assentiment du bureau régional sera envoyé avec la demande, par courrier électronique à Kelly Morrison, directrice par intérim, Efficacité Opérationel à l'adresse suivante : kelly.morrison@servicecanada.gc.ca.
3) La directrice (PMTO) doit vérifier si le sommaire est complet avant de l'acheminer au cabinet du SMA pour approbation. Une fois que la SMA a approuvé ou rejeté la demande d'AP, la directrice des PMTO enverra par télécopieur le sommaire dûment signé au bureau régional.
SOMMAIRE
DEMANDE DE LANCEMENT D'UN APPEL DE PROPOSITIONS POUR UN PROJET DE MOINS DE 500 000 $ PAR ANNÉE
Justification, recommandation et décision
DATE:
EMPLACEMENT DU PROJET D'AP :
EMPLACEMENT DU CENTRE SERVICE CANADA, RÉGION :
SERVICE OFFERT ET ACTIVITÉ :
VALEUR APPROXIMATIVE DE L'entente:
NOM ET NUMÉRO DED TÉLÉPHONE DE LA PERSONNE-RESSOURCE DU BUREAU RÉGIONAL :
A-T-ON DÉJÀ UTILISÉ UN PROCESSUS D'AP DANS CETTE RÉGION POUR ce service et cette activité?
RAISON DE LA DEMANDE :
RECOMMANDATION DU BUREAU RÉGIONAL
Le bureau régional a examiné en détail la demande de lancement d'un AP pour un projet de moins de 500 000 $ qui serait géré par le Centre Service Canada ______pour le service suivant : _____________ , et il approuve la recommandation du bureau local.
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Date Region
RECOMMANDATION DE L'AC (cochez un énoncé):
____ L'AC a examiné en détail la demande de lancement d'un AP pour un projet de moins de 500 000 $ qui serait géré par le Centre Service Canada /la direction nationale __________ pour le service suivant : __________, et il approuve la recommandation du bureau régional.
____ Comme aucun fournisseur de services n'offre actuellement ce service, un AP représente le processus le plus équitable, ouvert et transparent pour cerner un fournisseur de services.
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Elise Boisjoly Date
Directrice générale,
Coordination et Offres de services horizontales
DGSCC, Service Canada, AC
APPROBATION DE LA SOUS-MINISTRE ADJOINTE
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Donna Achimov Date
SMA, DGSCC
Service Canada, AC
