PROGRAMME D'APPRENTISSAGE, D'ALPHABÉTISATION ET D'ACQUISITION DES COMPÉTENCES ESSENTIELLES POUR LES ADULTES (PAAACEA)

GUIDE À L’INTENTION DU DEMANDEUR

SECTION A : RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

SECTION B : COMMENT PRÉSENTER UNE DEMANDE DE FINANCEMENT

• Ce qu'il faut faire
• Votre proposition détaillée

SECTION C : PROCHAINES ÉTAPES

• Le processus d'examen et d'approbation
• Une fois la proposition approuvée
• Exigences en matière de rapport
   

N.B. : Le masculin est employé à titre générique afin d’alléger le texte et désigne autant le féminin que le masculin.

SECTION A : RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Le présent guide vise à aider les demandeurs à préparer une proposition et une demande de financement en rapport avec le Programme d’apprentissage, d’alphabétisation et d’acquisition des compétences essentielles pour les adultes (PAAACEA) du ministère des Ressources humaines et du développement social (RHDS).

QU’EST‑CE QUE LE PROGRAMME D’APPRENTISSAGE, D’ALPHABÉTISATION ET D’ACQUISITION DES COMPÉTENCES ESSENTIELLES POUR LES ADULTES?

Le gouvernement du Canada reconnaît l’importance d’aider les Canadiens à se donner les compétences nécessaires – du point de vue de l’apprentissage, de l’alphabétisation et des compétences dites essentielles – pour évoluer dans l’économie du savoir. Les compétences en question sont les fondements de l’apprentissage à vie; elles représentent un élément capital de la productivité du Canada et du bien‑être de ses habitants.

Le 1^er avril 2006, le Programme d’apprentissage, d’alphabétisation et d’acquisition des compétences essentielles pour les adultes (PAAACEA) a été instauré. Le programme regroupe le Programme national d’alphabétisation (PNA), le programme du Bureau des technologies d’apprentissage (BTA) et le Programme des initiatives d’apprentissage (PIA). Grâce à cette fusion, RHDS sera mieux en mesure de répondre aux besoins des partenaires, des intervenants et des communautés clés de tout le Canada en ce qui concerne l’apprentissage, l’alphabétisation et l’acquisition des compétences essentielles chez les adultes.

Les objectifs du PAAACEA sont les suivants :

     1. promouvoir l’apprentissage à vie en réduisant les obstacles non financiers à l’apprentissage chez l’adulte;

     2. faciliter la création d’occasions pour les Canadiens de se donner – du point de vue de l’apprentissage, de l’alphabétisation et des compétences essentielles – les moyens nécessaires pour participer à une économie et à une société fondées sur le savoir.

QUEL TYPE DE PROJET EST ADMISSIBLE AU FINANCEMENT PRÉVU DANS LE CADRE DU PAAACEA?

Toutes les activités doivent s’inscrire dans au moins un des quatre volets de financement suivants pour être admissibles dans le cadre du PAAACEA :

1.   Renforcement de la capacité

Projets renforçant la capacité qu’a le secteur de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition des compétences essentielles chez les adultes de dispenser des services de première qualité aux gens dont le niveau d’alphabétisation et les compétences essentielles sont faibles. Par exemple :

• la conception, à l’intention des apprenants et des formateurs, de méthodes, d’instruments et de matériels pédagogiques qui reflètent la réalité canadienne et répondent aux besoins et aux intérêts particuliers des apprenants adultes;
  
• les colloques et les activités de perfectionnement professionnel destinés aux formateurs et/ou aux apprenants du domaine de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition des compétences essentielles;
  
• la création de partenariats et de réseaux, ou encore l’extension des partenariats et réseaux existants, dans la mesure où il s’agit d’un élément capital du renforcement de la capacité du milieu de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition des compétences essentielles chez l’adulte;
  
• le renforcement de la capacité touchant la gestion de projets, l’imputabilité et la mesure des résultats.

2.   Recherche et savoir

Projets qui permettent de générer, de transférer et d’appliquer des connaissances dans le domaine de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition de compétences essentielles chez les adultes. Par exemple :

• les recherches qui s’appliquent directement aux programmes d’alphabétisation et d’acquisition de compétences essentielles ou qui répondent aux besoins en alphabétisation de groupes particuliers au sein de la communauté;
  
• la coordination du travail et l’échange d’information concernant les avancées, les recherches et les activités du domaine de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition des compétences essentielles, en vue de favoriser la diffusion des connaissances et une utilisation plus efficace des ressources;
  
• les recherches visant à combler une lacune identifiée dans le domaine de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition des compétences essentielles chez l’adulte.

3.  Innovation

Projets contribuant à l’élaboration d’approches novatrices de mise à exécution des programmes et des services d’apprentissage, d’alphabétisation et d’acquisition des compétences essentielles chez l’adulte. Par exemple :

• les approches novatrices servant à améliorer l’accès aux programmes et les mesures d’approche en alphabétisation et en acquisition de compétences essentielles au profit de groupes d’apprenants dont la participation est faible ou inexistante, ainsi que les projets qui permettent d’améliorer le taux de persévérance des apprenants qui participent à un programme;
  
• les approches novatrices visant à élever le niveau d’alphabétisation et de compétences essentielles de groupes cibles désignés, par exemple les Autochtones, les immigrants, les apprenants dont les compétences doivent être relevées, les communautés de langue officielle en situation minoritaire, les sans-abri et les personnes handicapées;
  
• les approches novatrices faisant le lien entre les compétences essentielles et leur usage en milieu de travail et au sein de la communauté, et visant à soutenir ou à promouvoir l’utilisation de la technologie pour parfaire les compétences en question.

4.  Promotion et sensibilisation

Projets permettant de mieux faire saisir aux Canadiens l’importance de l’alphabétisation, de l’apprentissage à vie et des compétences essentielles nécessaires pour participer pleinement à une économie et à une société fondée sur le savoir. Par exemple :

• les campagnes de sensibilisation du public visant à encourager les Canadiens à parfaire et à appliquer leur niveau d’alphabétisation et leurs compétences essentielles;
• les activités de promotion ciblées visant des groupes clés, ainsi que la création et la diffusion de produits promotionnels.

LIEUX DES ACTIVITÉS

Les activités admissibles au programme peuvent se dérouler dans un ou plusieurs des lieux suivants, dans la mesure où une personne y acquiert des compétences en alphabétisation et des compétences dites essentielles : 

1. la famille;
2. la communauté;
3. salle de classe;
4. le milieu de travail.

PROJETS OU ACTIVITÉS JUGÉS NON ADMISSIBLES

• la prestation directe et continue de services ou de programmes d’apprentissage, d’alphabétisation et d’acquisition de compétences essentielles à l’intention des adultes;
  
• les activités qui ont déjà eu lieu;
  
• les activités en cours;
  
• les projets qui exigent un financement à 100 % (sauf les activités soutenues par divers gouvernements en partenariat, y compris le gouvernement fédéral, les provinces, les territoires et les municipalités);
  
• toute activité qui ne s’inscrit pas dans la portée du projet ou dans le délai établi;
  
• les dettes et pertes financières résultant d’un projet.

QUEL TYPE DE FINANCEMENT EST OFFERT DANS LE CADRE DU PAAACEA?

Deux types de financement sont offerts dans le cadre du PAAACEA :

      1. des contributions;
      2. des subventions.

Si votre demande est retenue, les responsables du PAAACEA vous diront à quel type de financement vous avez droit. Les critères présents à cette décision sont énoncés ci‑dessous. 

1.  CONTRIBUTIONS

Qu’est‑ce qu’une contribution?

Une contribution est un paiement de transfert conditionnel fait à une personne ou à une organisation en vue d’une fin précise, sous réserve des conditions devant être définies dans un accord de contribution.  

• L’accord de contribution doit porter la signature des deux parties;
• le destinataire doit rendre compte des catégories de dépense et des montants versés (p. ex. au moyen d’états mensuels ou trimestriels comportant une ventilation financière détaillée et des rapports périodiques sur les activités);  
• le gouvernement doit procéder à une vérification financière en examinant les documents pertinents ou en menant un examen sur place. Il peut également décider que l’utilisation de la contribution de la part du destinataire fera l’objet d’un contrôle. 

Qui a droit à une contribution?

Les organisations des types suivants peuvent demander un financement sous forme de   contribution : 

• les organismes sans but lucratif;
• les associations professionnelles;
• toute organisation faisant partie du secteur bénévole (voir « Comment définir le secteur bénévole? »);
• les gouvernements provinciaux et territoriaux, ainsi que les organismes qui y sont rattachés*;
• les établissements provinciaux et territoriaux, dont les sociétés d’État;
• les universités, les cégeps, les collèges et les autres établissements d’enseignement et de formation;
• les organisations du domaine du travail, dont les conseils sectoriels, les syndicats et les associations de gens d’affaires; 
• les organismes internationaux sans but lucratif (p. ex. l’Organisation de coopération et de développement économiques);
• les municipalités.

*Les ministères et organismes relevant des gouvernements provinciaux et territoriaux sont admissibles dans la mesure où ils sont mentionnés dans une entente ou un protocole d’entente fédéral‑provincial/territorial ou s’ils sont autorisés par le ministre de RHDS. 

2.  SUBVENTIONS

Qu’est‑ce qu’une subvention?

Une subvention est un paiement de transfert sans condition, qui n’est pas sujet à vérification, mais où l’admissibilité est sujette à vérification.

• l’accord de subvention porte la signature des deux parties;  
• le destinataire peut être tenu de remettre périodiquement des rapports d’étape concernant les activités réalisées et des états financiers généraux.

Pour être admissible à une subvention, le demandeur doit remplir les conditions suivantes :

• le financement demandé doit être inférieur à 350 000 $;
• la proposition doit être centrée sur l’alphabétisation des adultes, sinon faire de cette dernière un élément d’un objectif plus vaste (p. ex. le volet alphabétisation d’un programme d’apprentissage en milieu de travail); 
• le demandeur doit faire partie du secteur bénévole. On trouvera une définition des types d’organisations que comprend le secteur bénévole dans la section « Comment définir le secteur bénévole? »;
• le demandeur doit présenter une feuille de route positive auprès du gouvernement du Canada ou d’autres bailleurs de fonds en ce qui concerne la gestion des finances et la réalisation d’objectifs. Si le demandeur n’a pas d’historique à cet égard, il peut demander une subvention qui sera d’au plus 25 000 $ dans le cas d’un premier accord. 

Qui a droit à une subvention?

Seules les organisations du secteur bénévole ont droit à une subvention.

COÛTS ADMISSIBLES DANS LE CADRE DU PAACEA

Les coûts suivants sont admissibles au financement prévu dans le cadre du PAAACEA. Les coûts admissibles dans le cadre de votre projet seront énumérés dans l’accord de financement qui sera conclu.

1. Le salaire du personnel professionnel, administratif et technique, qu’il soit permanent ou temporaire, pour le temps consacré directement au projet ou au programme, ainsi que les charges sociales de l’employeur;
   
2. les honoraires;
   
3. les frais de services professionnels;
   
4. les services d’administration, de comptabilité et de tenue de livres;
   
5. le loyer, les services publics d’usage comme l’électricité, le chauffage, l’approvisionnement en eau et le téléphone, l’entretien des bureaux et des bâtiments, et les taxes (seule la portion du coût qui se rapporte au projet);
   
6. le matériel et les fournitures, les frais d’expédition, la papeterie, les frais de poste, les frais d’impression, les licences et autres droits;
   
7. les déplacements liés aux projets et aux programmes – pour voyager à l’étranger, il faut obtenir une autorisation particulière;
   
8. les services informatiques, les frais de bibliothèque, les frais de recherche et les frais pour la collecte et l’analyse de statistiques;
   
9. les frais pour la publicité annonçant les services relatifs au projet ou au programme;
   
10. la formation et le perfectionnement professionnel du personnel;
    
11. les autres dépenses administratives sur lesquelles les deux parties s’entendent;
    
12. indemnisation des accidents du travail : le pourcentage propre au projet des coûts réels engagés pour indemniser la personne ou des cotisations payées directement à la commission provinciale ou territoriale des accidents du travail au nom de l’employeur et des coordonnateurs pour les participants ou le personnel administratif; 
    
13. les dépenses d’immobilisations ne sont pas admissibles. Toutefois, les outils pédagogiques faisant partie intégrante du projet ou du programme, notamment le matériel informatique, y compris les logiciels, sont admissibles, si le financement est prévu dans l’accord de contribution. L’accord doit expressément inclure l’acquisition de l’équipement.

MAXIMUM DU FINANCEMENT OFFERT

Là où le destinataire n’est pas un organisme gouvernemental, le total de l’aide gouvernementale (fédérale, provinciale et municipale) ne peut représenter plus de 95 % des coûts admissibles. Votre organisation doit contribuer en espèces ou en nature pour au moins 5 % de la valeur totale du projet. De fait, un investissement important de la part du destinataire est encouragé; c’est un bon indicateur du degré d’engagement et de confiance à l’égard du projet proposé. Dans les cas où le destinataire est une province, un territoire ou une municipalité, l’aide gouvernementale totale peut dépasser 95 % des coûts admissibles, mais il faut encore que le destinataire fasse lui‑même un investissement.    

Le montant maximal des fonds prévus pour chacun des projets s’établit comme suit :

1. pour les contributions, 2 000 000 $ par année; 
2. pour les subventions, 350 000 $ par projet.

Cependant, les fonds loués à un projet donné sont habituellement nettement inférieurs au maximum précisé plus haut. 

Le financement est assujetti aux conditions suivantes :

• l’examen annuel de son budget par RHDS;
• l’utilisation des fonds par le Parlement;
• l’examen par RHDS de la mesure dans laquelle le projet s’approche des objectifs fixés et la façon dont le bénéficière gère ses finances.

DURÉE MAXIMALE

La durée maximale d’un accord (de contribution ou de subvention) peut être de cinq ans. Cependant, la durée est habituellement plus courte que cinq ans.

SECTION B : COMMENT PRÉSENTER UNE DEMANDE DE FINANCEMENT

CE QU’IL FAUT FAIRE

1.  Lisez la section « Comment présenter une demande » de l’appel de propositions qui s’applique à votre cas

Le texte en question sert de complément au présent guide et donne des renseignements essentiels sur l’appel de propositions, par exemple la date limite, les coordonnées des personnes-ressources et l’adresse à laquelle envoyer votre demande. Chaque appel de propositions est accompagné d’un document taillé sur mesure intitulé « Comment présenter une demande ».

Veuillez vous assurer d’étudier la version du document « Comment présenter une demande » qui relève précisément de l’appel de propositions qui s’applique à votre demande.

2.  Remplissez la « Demande de financement »

Il faut inscrire sur le formulaire des renseignements sur votre organisation et votre projet. Le formulaire doit porter la signature d’une ou plusieurs des personnes de votre organisation ayant l’autorisation de signer.

Prière de prendre note que le formulaire en ligne de "Demande de financement" est disponible sur les pages Web du PAAACEA uniquement lorsqu'un appel de propositions est ouvert.

3.   Rédigez votre proposition de projet

Veuillez vous conformer aux instructions données dans la section intitulée « Votre proposition détaillée » et respecter le mode de présentation requis.

Prière de ne pas attacher les copies des documents ou d’utiliser des reliures à attaches ou à anneaux de plastique.

4.   Documentation requise

Nota : nous écarterons les trousses de demande si l’un des documents suivants fait défaut ou se révèle incomplet.

L’ensemble des documents que vous transmettez au PAAACEA devrait comprendre :

     1. l’original dûment signé du formulaire de demande de financement;
     2. une copie papier et une copie électronique de la proposition de projet (sur une disquette ou un cédérom clairement étiqueté et exempt de virus, de préférence en format Microsoft Word);
     3. les annexes suivantes : 

• les états financiers vérifiés de votre organisation et son plus récent rapport annuel. Si vous n’êtes pas en mesure de les fournir, veuillez donner une explication;
• les lettres et autres documents dévoilant les autres sources de financement proposées. Les lettres ou documents en question devraient comporter une référence particulière au projet visé et préciser la somme contribuée. Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir par écrit une confirmation du financement d’autres sources au moment de présenter votre demande, veuillez indiquer la date où vous prévoyez recevoir la confirmation ou présenter un plan d’action en cas de refus;
• au moins deux lettres témoignant de l’appui de la communauté à l’égard du projet;
• une preuve quelconque d’accord syndical relativement au projet (si cela s’applique).

Veuillez noter que RHDSC n’acceptera aucun document supplémentaire après la date limite sauf s’il l’a demandé expressément.

VOTRE PROPOSITION DÉTAILLÉE

Nota : pour vous assurer que votre proposition est claire et facile à lire, veuillez utiliser une police de caractères équivalente au Times New Roman 12 points ou une police plus grande.

Votre proposition de projet doit inclure les sections suivantes.

Titre du projet

Donnez à votre projet un titre pertinent. Veuillez vous limiter à 100 caractères au maximum.

Résumé

Le résumé doit être succinct, mais renfermer suffisamment de renseignements pour bien décrire le projet. Il ne peut faire plus d’une page.

Principaux axes et contexte du PAAACEA

Veuillez indiquer l’axe et le ou les principaux contextes dans lesquels votre projet s’inscrit. Veuillez vous reporter à la section A du présent guide.

But du projet

Exposez le but premier de votre projet. Par exemple, quel problème est-il censé régler? Quel vide doit-il combler dans le domaine d’action touché?

Le but énonce les résultats à atteindre et l’approche à mettre à l’essai au cours d’une certaine période. Les buts doivent être liés clairement aux objectifs du PAAACEA.

Objectifs

Les objectifs représentent les cibles précises qu’il faut toucher afin d’atteindre le but du projet.

Les objectifs doivent...

• faire voir le changement que le projet vise à amener;
• être clairs et concis;
• être réalistes, étant donné les contraintes, les délais et les ressources à la disposition de l’organisation;
• s’appliquer aux besoins établis.

Résultats attendus

Il s’agit des conséquences ou des changements qui devraient se matérialiser suite à la réalisation du projet. Il s’agit de montrer en quoi consiste actuellement le problème ou le vide à combler, puis d’indiquer jusqu’à quel point il y aura amélioration ou changement. Les résultats doivent être spécifiques et mesurables (sur les plans quantitatif et qualitatif).

Nota : RHDSC est à élaborer un cadre de mesure du rendement selon lequel les destinataires de ces fonds seront tenus de faire rapport sur les résultats de leur projet d’une façon qui soit systématique et cohérente. Cela permettra au programme de RHDSC de veiller à ce que les résultats produits grâce aux fonds en question cadrent avec les objectifs des programmes et correspondent aux attentes, et de s’assurer que les autorités gouvernementales ont judicieusement investi les fonds.

Veuillez montrer en quoi votre projet permettra d’atteindre les résultats attendus au PAAACEA, soit :
    1) une amélioration de la diffusion, de l’échange et de l’application des connaissances et des informations;
    2) un accroissement de la capacité des destinataires des fonds, d’autres intervenants et des utilisateurs finaux;
    3) une plus grande sensibilisation aux avantages de l’apprentissage, de l’alphabétisation et de l’acquisition de compétences essentielles pour les adultes et aux possibilités à ce chapitre.

Veuillez noter que les produits comme la publication de matériel pédagogique, une campagne de promotion, un rapport de recherche, un atelier ou un site Web ne sont pas des résultats à proprement parler. Ce sont plutôt des produits livrables (voir « Plan d’action : activités et produits livrables »).

Nécessité du projet

Expliquez clairement la nécessité ou la valeur du projet. Montrez que vous avez fait des recherches pour faire la preuve que votre projet ne reprend pas ce qui a déjà été fait. Une telle recherche pourrait faire appel aux bases de données des centres de ressources suivants :

• AlphaCat;
• Catalogue CDÉACF;
• Centre d'alphabétisation du Québec;
• Directory of Canadian Adult Literacy Research in English;
• Literacy Alberta Resource Centre Database;
• Literacy BC Resource Catalogue;
• Base de données en alphabétisation des adultes;
• PRIMO;et
• Répertoire canadien de la recherche sur l'alphabétisation des adultes en français (RÉCRAF) du Centre de documentation sur l'éducation des adultes et la condition féminine.

Votre recherche devrait également vous amener à consulter les sites Web suivants, qui décrivent les projets financés ces dernières années dans le cadre du Programme national d’alphabétisation (PNA), du programme du Bureau des technologies d’apprentissage (BTA) et du Programme des initiatives d’apprentissage (PIA) :

• PNA;
• BTA;
• PIA.

De même, les sites Web suivants proposent des données utiles sur l’alphabétisation, les compétences essentielles et le marché du travail :

• Enquête de 2003 sur la littératie et les compétences des adultes - information et résultats;
• Conseil canadien de développement social; 
• Ressources humaines et Développement social Canada;
• Information sur la population active; et
• Service Canada;

Veuillez fournir aussi au moins deux lettres faisant la preuve des appuis de la communauté à l’égard de votre projet.

Destinataires ciblés

En prenant pour référence le ou les contextes principaux choisis, décrivez les groupes cibles visés par le projet (formateurs en alphabétisation, apprenants adultes, femmes, Autochtones, etc.) et dites en quoi ils profiteront du projet. S’il est possible de le faire, donnez une estimation du nombre de personnes qui profiteront du projet.

Durée

Veuillez indiquer la date de début et la date de fin prévues de votre projet.

Plan d’action : activités et produits livrables

Le plan d’action décrit les activités que votre organisation exécutera pour atteindre les objectifs du projet. La présente section doit servir à préciser ce qu’il faut faire, qui doit le faire, à quel moment et pendant combien de temps, les ressources qui seront employées et les produits livrables attendus. Votre plan d’action permettra à RHDSC d’évaluer la qualité de votre planification et la capacité qu’a votre organisation de gérer le projet.

Cadre d’évaluation

L’évaluation est définie ici comme étant la collecte et l’analyse systématiques de données en rapport avec le rendement d’un projet. C’est un élément essentiel de tout projet. Veuillez noter que RHDSC est à élaborer un cadre de mesure du rendement selon lequel les destinataires des fonds seront tenus de faire rapport sur la façon dont les résultats de leur projet cadrent avec les objectifs des programmes et les attentes.

Un cadre d’évaluation doit être joint à toute proposition. Cela permet de s’assurer que les résultats du projet sont bel et bien consignés et mesurés. Le cadre d’évaluation doit donner des renseignements sur les indicateurs qui seront employés pour mesurer le degré de succès du projet et pour déterminer la mesure dans laquelle ses résultats concordent avec les objectifs et les attentes du PAAACEA. Le cadre doit comporter un délai, indiquer les ressources nécessaires et énumérer les produits d’évaluation et produits livrables (par exemple, les rapports d’évaluation).

Plan de diffusion et plan de communication

Le plan de diffusion permet de faire profiter à tous du matériel élaboré, des leçons retenues, des pratiques exemplaires adoptées et des résultats atteints. Identifiez les personnes et les organisations qui profiteront de l’information que vous diffuserez sur votre projet et vos résultats. Expliquez de quelle manière l’expertise, les leçons retenues, le matériel et les pratiques exemplaires découlant de votre projet seront diffusés (p. ex. ateliers, colloques, conférences, revues, bulletins, sites Web, brochures, cédéroms) et inscrivez un délai pour chacune des activités prévues.  

S’il y a lieu, le plan de communication fait la promotion de votre projet auprès d’apprenants potentiels et d’autres intervenants.   

Plan de viabilité à long terme

Le plan de viabilité à long terme décrit les mesures qui seront prises pour faire en sorte que les activités et les réalisations du projet puissent être maintenues au terme de celui‑ci, pour que l’on puisse continuer de répondre aux besoins des personnes ciblées. 

Si cela s’applique (p. ex. dans le cas d’un projet pilote), décrivez comment vous entendez obtenir des ressources renouvelables pour financer le projet, une fois le financement de départ épuisé.    

Budget associé au projet

Le budget doit préciser quelles dépenses seront couvertes par les fonds du PAACEA et lesquelles seront couvertes en tout ou en partie par d’autres sources. 

Pour chacun des articles du budget, veuillez montrer de façon suffisamment détaillée comment vous en êtes arrivé au chiffre projeté. Par exemple, plutôt que de regrouper les salaires et d’en faire un seul article budgétaire, présentez une ventilation des coûts salariaux par titre de poste.  

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les articles budgétaires particuliers ci‑dessous, à la rubrique « Postes de dépense ». 

Autres considérations budgétaires importantes

• Tous les coûts doivent être liés clairement aux activités prévues dans le cadre du projet.
• N’oubliez pas que les coûts visés par la demande de financement doivent être admissibles dans le cadre du PAAACEA.  
• Dans le cas des postes de dépense se partageant entre votre projet et les autres activités de votre organisation (loyer, services publics, location d’équipement, etc.), ne signalez dans votre budget que la part des coûts qui se rapporte directement au projet.   
• Veuillez indiquer le montant de la TPS à part dans la liste des coûts. Le PAAACEA ne remboursera que la partie de la TPS se rapportant aux coûts admissibles du projet pour laquelle vous n’avez pas droit au remboursement habituel de l’Agence du revenu du Canada.  

POSTES DE DÉPENSE

Nota : Les dépenses engagées avant la date de début du projet, telle qu’indiquée dans l’accord de contribution ou de subvention conclu entre RHDSC et votre organisation, ne seront pas considérées comme admissibles. De ce fait, elles ne seront pas remboursées par RHDSC. 

Charges salariales : Salaires du personnel professionnel, technique ou administratif, qu’il soit permanent ou temporaire, pour le temps consacré directement au projet ou au programme. 

Charges sociales obligatoires de l’employeur : Indiquez les charges sociales que l’employeur est légalement tenu d’assumer. Cela comprend les cotisations en matière d’assurance‑emploi, de Régime de pensions du Canada ou du Québec, de vacances et d’indemnisations des accidents du travail.    

Avantages sociaux supplémentaires : Signalez les avantages sociaux supplémentaires que l’employeur entend fournir au personnel affecté au projet. Cela peut comprendre par exemple un REER ou un régime de soins dentaires et médicaux. Le montant des avantages accordés au personnel affecté au projet ne peut dépasser le montant des avantages accordés aux autres employés de l’organisation. 

Dépenses d’immobilisations   : Par dépenses d’immobilisations il faut entendre tout article dont la valeur d’achat dépasse 1 000 $ et qui demeure fonctionnel au terme du projet. Par exemple, un article d’ameublement payé 1 250 $, que l’on peut continuer à utiliser après le projet, est considéré comme une immobilisation. Les biens de plus de 1 000 $ ne sont pas admissibles au PAAACEA. Cependant, les outils pédagogiques faisant partie intégrante du projet ou du programme, notamment les logiciels et le matériel informatique, sont admissibles dans la mesure où cela est prévu expressément dans un accord de contribution.   

Vous pouvez acquérir des immobilisations non admissibles au moyen de fonds provenant d’autres sources.

Honoraires :  Il s’agit notamment des sommes versées à une personne ou à une entreprise en échange de services d’expert. En règle générale, les experts‑conseils fournissent une expertise qui n’est pas accessible à l’intérieur même de l’organisation du demandeur (p. ex. il peut s’agir d’un expert en évaluation de projet).   

Si vous devez engager des experts‑conseils, signalez les services qu’ils seront appelés à fournir et le coût des services en question (y compris les tarifs quotidiens). Veuillez noter que les personnes recevant un salaire de la part de l’organisation du demandeur ne sont pas admissibles à des honoraires d’experts‑conseils; le coût de leurs services doit être inclus dans les salaires et autres prestations.

Les contrats d’expertise de plus de 25 000 $ doivent être attribués à la suite d’un appel d’offre donnant lieu à au moins trois soumissions. Vous devez pouvoir fournir les soumissions et comptes en question au responsable du PAAACEA, sur demande.

En outre, il faut obtenir l’approbation écrite du gouvernement du Canada avant de conclure tout contrat en vue d’obtenir des biens ou des services, quelle qu’en soit la valeur, avec :  

• un agent, un administrateur ou un employé du demandeur;
• un membre de la famille immédiate d’un agent, d’un administrateur ou d’un employé du demandeur; 
• une entreprise dans laquelle un agent, un administrateur ou un employé du demandeur encore un membre de sa famille immédiate détient une participation financière;
• une entreprise qui, de l’avis du gouvernement du Canada, est liée ou associée de quelque manière que ce soit au demandeur.

Frais de déplacement :   Pour chacun des voyages, indiquez les motifs du déplacement, le mode de transport employé, la destination, le nombre de personnes voyageant et les tarifs approximatifs. Indiquez que les déplacements seront ceux de membres du personnel chargés du projet, de sous‑traitants (si les dépenses ne sont pas incluses dans la section « honoraires ») ou de toute autre personne, par exemple les participants à une conférence ou à une formation. Les allocations de voyage doivent être conformes aux lignes directrices du Conseil du Trésor (voir à l’adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/hr-rh/gtla-vgcl/index_f.asp). Tous les déplacements doivent se faire au tarif économique. Les voyages à l’étranger doivent être autorisés expressément par les responsables du PAAACEA.  

Coûts généraux du projet

Matériel et fournitures : Parmi les articles habituellement énumérés ici, il faut compter le matériel de bureau (papier, stylos, agrafes, ruban transparent, etc.), le matériel informatique (disquettes, disques compacts, etc.), les fournitures d’imprimerie si l’impression se fait à l’interne (papier, encre) et les ouvrages de référence (dictionnaires).

Édition et communications : Il s’agit ici de tous les services requis pour publier, promouvoir et diffuser des documents. Articles habituellement énoncés : services d’impression, publicité, services de mise en marché, traduction, frais de poste, frais d’expédition et services Internet. 

Location de matériel : Comprend la part se rapportant au projet de tous les coûts de location d’équipement ou de location d’espace, que ce soit de manière permanente ou périodique. Cela englobe les téléphones, le matériel informatique et les locaux (bureaux, entrepôt et salles de conférence, par exemple).

Services publics : La part attribuable au projet des services publics comme l’électricité, le gaz naturel, le chauffage, l’eau courante, le service téléphonique, l’entretien des bureaux et autres bâtiments, et les impôts et taxes.  

Autres coûts : Tout autre coût pouvant donner lieu à un remboursement, mais qui n’est pas prévu dans une autre catégorie. Cela peut comprendre les honoraires (d’un conférencier invité ou d’une personne‑ressource, par exemple), l’assurance, les droits de licence, les coûts d’administration, de comptabilité et de tenue de livres (voir la note ci‑dessous), la formation, le perfectionnement professionnel du personnel et les frais de réunion.
Nota : Dans le cas des frais administratifs, l’application d’un montant forfaitaire ou de pourcentage est interdite, à moins que RHDSC ait donné son approbation.    

Recettes découlant du projet

Veuillez indiquer si le projet doit produire des recettes et, le cas échéant, comment celles‑ci seront employées au regard de la contribution de RHDSC. On peut les affecter à la poursuite des activités une fois le financement de RHDSC venu à terme. Les recettes en question peuvent provenir d’une levée de fonds ou de frais demandés en échange de services, par exemple. 

Autres sources de financement (en espèces ou en nature)

Les autres sources de financement renvoient au montant que votre organisation met à contribution et à tout autre montant reçu d’autres sources. 

N’incluez que les contributions en nature qui se rapportent particulièrement au projet. Exemple : activités de promotion, ordinateurs et locaux fournis à titre gracieux. Les estimations des services d’experts-conseils en nature ne doivent pas dépasser les taux raisonnablement facturés pour des biens ou des services semblables. Le calcul du travail bénévole doit se fonder sur le salaire réel des personnes qui font don de leur temps. L’estimation des contributions bénévoles doit se fonder sur la juste valeur marchande de services semblables.    

SECTION C : PROCHAINES ÉTAPES

LE PROCESSUS D’EXAMEN ET D’APPROBATION

Votre trousse de demande doit être complète pour que la proposition passe au stade de l’évaluation. Après un premier examen, les propositions admissibles sont soumises à un comité d’examen composé d’experts du gouvernement et d’ailleurs. 

L’évaluation des demandes de financement repose sur les critères suivants : 

• l’admissibilité, la capacité et l’expérience du demandeur;
• la pertinence des objectifs au regard du PAAACEA;
• la pertinence du projet étant donné les priorités et les besoins établis, si cela s’applique;
• la stratégie et la méthode proposées pour atteindre les objectifs du programme;  
• la qualité globale de la proposition;
• le budget (adéquation avec les activités proposées, juste valeur marchande, somme demandée).

À la suite de l’examen, les recommandations finales sont formulées. Une fois le processus d’examen terminé, tous les demandeurs sont informés de la décision.   

UNE FOIS LA PROPOSITION APPROUVÉE…

Une fois la proposition approuvée, un agent de RHDSC peut communiquer avec le demandeur pour discuter de toute question soulevée au moment de l’examen et du processus d’approbation. Des modifications du projet proposé peuvent être négociées à ce stade. 

Le financement sera versé au moyen d’une entente aux demandeurs dont le projet est retenu. Le document en question, qui porte la signature du destinataire des fonds et de l’autorité gouvernementale appropriée, énonce les conditions du financement ainsi que les droits et obligations des signataires. Les demandeurs doivent pouvoir conclure un accord avec le gouvernement du Canada en vertu des lois applicables de la province ou du territoire où ils exercent leurs activités. Si votre organisation est située au Québec, vous allez peut‑être devoir tenir compte des dispositions du chapitre M‑30 des Lois révisées du Québec.  

EXIGENCES EN MATIÈRE DE RAPPORT

Si votre demande est retenue, les responsables du PAAACEA vous feront part des exigences en matière de rapport auxquelles sera soumis votre projet. Les exigences peuvent varier selon le type de financement accordé (subvention ou contribution), le montant accordé et la durée de l’accord. 

Toute exigence en la matière sera énoncée dans l’accord de financement.