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Aliments > Produits de viande et de volaille > Manuel des méthodes > Chapitre 1 1. Introduction, politiques, protocoles et procéduresLa section suivante est le protocole d'audit de l'exécution du programme d'hygiène des viandes. Le protocole est conforme à celui de la Direction de l'inspection des aliments (DIA). Le protocole de la DIA s'appuie sur les principes de la norme ISO 10011, assortis des modifications nécessaires pour tenir compte des exigences de la DIA. Les principes de la norme ISO 10011 constituent des techniques d'audit internationalement reconnues. Les objectifs d'audit de la Division de la viande et des produits de la volaille (DVPV) sont les suivants :
Pour atteindre les objectifs susmentionnés, les audits serviront à déterminer :
Il importe de comprendre que l'audit n'est pas synonyme d'inspection. Il est contre-indiqué d'utiliser le terme audit pour désigner l'inspection ou l'examen d'établissements (voir la section 1.7 - Protocole d'inspection). L'inspection a pour but de déceler les lacunes opérationnelles touchant les produits ou les établissements. En revanche, les audits ont pour principal objectif de permettre aux auditeurs de faire une déclaration concernant leur jugement sur la conformité des audités visés par la vérification à une norme prescrite et la pertinence des contrôles qu'ils utilisent pour maintenir cette conformité. Dans le cas du programme d'hygiène des viandes, la norme particulière serait la Loi et le Règlement sur l'inspection des viandes, le manuel des procédures de l'hygiène des viandes, le guide du programme d'inspection, d'autres manuels et mémoires concernant les politiques et méthodes nationales émanant de l'administration centrale. La norme écrite en regard de laquelle sera évaluée la conformité de l'audité lui sera toujours expliquée avant l'audit. 1.8.1 Protocole national d'audit Les audits nationaux seront effectués par des auditeurs de l'administration centrale et seront conformes au protocole d'audit de la DIA. Ces audits ont pour principal objectif d'obtenir assez d'information pour permettre aux auditeurs nationaux de porter un jugement sur la façon dont les régions (l'audité) se conforment aux normes prescrites. Comme on l'a déjà mentionné, les normes auxquelles sera confrontée la conformité de l'audité seront toujours définies dans le plan d'audit avant l'audit comme tel. 1.8.1.1 Préparation à l'audit Vous trouverez ci-dessous les mesures à prendre dans la préparation d'un audit :
1.8.1.2 Exécution des audits Dresser une liste de contrôle, à l'intention de l'équipe d'audit, en utilisant la norme prescrite la plus courante pour le volet du programme visé par l'audit. Cette liste est un outil qui servira de guide à l'auditeur et qui est conçu de façon à ne pas restreindre les activités ou les enquêtes supplémentaires jugées nécessaires par suite des renseignements recueillis au cours de l'audit. Étapes de l'audit :
Au bureau régional et pendant les audits sur place, les auditeurs nationaux recueilleront des preuves en ayant recours à des moyens efficaces, comme les entrevues, l'observation et l'examen des documents. Ces preuves visent à les aider à évaluer le programme d'inspection. Au besoin, les listes de contrôle d'audit peuvent être modifiées pour permettre une enquête supplémentaire visant à clarifier des sujets de préoccupation éventuels. Toutes les observations seront enregistrées et examinées par l'équipe d'audit, et les cas de non-conformité seront clairement déterminés et justifiés par une preuve à l'appui.
Il est prévu que chaque audit sera terminé au bout de cinq jours. Toutefois, les auditeurs pourraient avoir besoin de prolonger la durée de l'audit ou de retourner dans une région donnée en vue de recueillir plus d'information. La région est invitée à identifier une personne-ressource régionale (généralement le gestionnaire du programme d'hygiène des viandes) pour aider à coordonner les activités d'audit et organiser les installations requises pour l'audit (salle de réunion, salle de travail, fourniture de dossiers, photocopies, etc.). Cette personne-ressource devrait être accessible pendant toute la période d'audit pour pouvoir jouer le rôle d'un agent de liaison auprès du titulaire régional visé par l'audit et résoudre toute difficulté qui pourrait se présenter. Il incombe aux auditeurs principaux de tenir l'agent de liaison régional au courant des résultats de l'audit à la fin de chaque jour. En outre, il incombe à la région de s'assurer qu'au cours de l'audit sur place des méthodes, l'inspecteur chargé des activités d'inspection à l'établissement et un représentant de la région (si possible) sont présents et que les activités d'exploitation et d'inspection ont lieu au moment de l'audit sur place. 1.8.1.3 Rapport d'audit Le rapport d'audit est le rapport officiel de l'auditeur qui sert à enregistrer la conformité et l'uniformité de l'exécution du programme aux normes prescrites. Il devrait être daté et signé par l'auditeur principal et les membres de l'équipe d'audit. Le rapport d'audit devrait être terminé dans les deux semaines suivant l'audit. Le rapport d'audit devrait renfermer l'information suivante :
Il faut prendre les mesures suivantes dans la préparation d'un rapport d'audit :
La lettre d'accompagnement du rapport d'audit est adressée au directeur de la DVPV et signée par le Chef des programmes de vérification. Une copie du rapport d'audit est adressée au : Directeur général de la DIA Directeur général régional de la région appropriée Gestionnaire du programme d'hygiène des viandes de la région appropriée Directeur associé (Élaboration et Organisation des politiques), DVPV Chef des programmes de vérification, DVPV Chef du programme visé, DVPV Coordonnateur de la formation nationale, Section de la formation nationale 1.8.1.4 Évaluation de l'exécution du programme par la région Après un audit, avant la réunion de clôture, l'auditeur national établira si l'exécution des normes prescrites par la région est « conforme » (C), « a besoin d'amélioration » (BA) ou « n'est pas conforme » (NC). Les résultats des auditeurs doivent s'appuyer sur des preuves objectives recueillies au cours de l'audit. Si un point du programme visé par l'audit est évalué « conforme », la région se conforme aux exigences du programme. Si un point du programme est évalué « besoin d'amélioration », la région est conforme aux exigences du programme; toutefois, des améliorations doivent être apportées. Si un point est évalué « non conforme », la région ne se conforme pas aux exigences du programme. Lorsque l'auditeur national trouve qu'un point du programme visé par l'audit « n'est pas conforme » aux exigences du programme (NC), une DMC est formulée et présentée à l'audité visé par l'audit pendant la réunion de clôture. La description de la non-conformité est remplie par l'auditeur principal (Partie A de la formule) avant la tenue de la réunion de clôture. La date limite pour apporter les correctifs écrits est également remplie par l'auditeur principal, mais après consultation de l'audité visé par l'audit, au cours de la réunion de clôture. L'exploitant a jusqu'à la date limite pour remplir et envoyer, à l'auditeur principal de l'administration centrale, la description des correctifs à apporter, avec la date limite de la mise en oeuvre des correctifs de la région (Partie B de la formule). Toutes les DMC formulées seront numérotées de façon à porter l'année, la région, le programme audité et le numéro de la DMC formulée pendant l'audit. 1.8.1.5 Suivi des audits nationaux 1.8.1.5.1 Suivi par le Chef du programme Le(s) Chef(s) du programme examinera(ont) tous les commentaires et recommandations faits par les auditeurs et, au besoin, modifiera(ont) la politique nationale (loi ou programme). Une fois que la DMC avec la Partie B remplie (mesure corrective écrite à prendre par la région) sont reçues par l'auditeur principal, une copie en est adressée au(x) responsable(s) du programme pour acceptation avec une note d'accompagnement. Une copie de cette note est envoyée au Chef des programmes de vérification et au directeur associé du responsable. Si le Chef du programme constate que la mesure corrective appliquée par la région n'est pas acceptable, il incombe au Chef du programme de communiquer avec la région pour obtenir une mesure corrective acceptable. Le Chef du programme devrait répondre à la section de la vérification dans les deux semaines suivantes, quant à l'acceptabilité ou à la non- acceptabilité de la mesure corrective écrite de la région. L'acceptation ou le rejet par le responsable du programme est justifié sur la « feuille de repérage des DMC » (annexe I). Une copie de toute correspondance que le Chef du programme entretient avec la région devrait être adressée à la section de la vérification. Cette information est requise lorsque les auditeurs nationaux font des audits de suivi. Le Chef du programme doit être tenu au courant de tous les progrès accomplis dans la mise en oeuvre régionale des mesures correctives prises par la région (p. ex., notes de service émises par le bureau régional). 1.8.1.5.2 Suivi par l'auditeur national Dans les douze mois suivant un audit, un auditeur national devrait donner suite (vérifier) toute DMC formulée à une région. Le suivi effectué par l'auditeur national comprend la visite du bureau régional pour recueillir des preuves par les moyens suivants : entrevues, examens de documents et vérification sur place pour déterminer si la mesure corrective écrite sur la formule de DMC a été prise par l'audité visé par l'audit et est efficiente. Lorsque les résultats du suivi révèlent que l'écart constaté sur la formule de DMC n'a pas été corrigé adéquatement dans la région, une note de service signée par le Chef des programmes de vérification est envoyée au gestionnaire du programme régional lui demandant une explication et la rédaction de nouveaux plans d'action. Le gestionnaire du programme régional doit présenter au Chef des programmes de vérification le plan d'action écrit indiquant comment la région doit faire pour remédier à cet écart. Le plan d'action régional sera évalué par les auditeurs nationaux au cours d'un audit subséquent effectué dans la région non conforme. Les volets qui ont été cotés « BA » doivent également faire l'objet d'un suivi par l' auditeur national au cours d'un audit de suivi. Lorsqu'un volet a été évalué « BA » au cours de l'audit initial et s'avère ne pas avoir été corrigé au cours d'un audit de suivi, une DMC sera formulée par l'auditeur responsable de l'audit de suivi. La Partie C de la formule de DMC doit être remplie avec les résultats de suivi des auditeurs. De même, un rapport des résultats de l'audit de suivi avec les DMC annexées doit être préparé. Une lettre accompagnant ce rapport d'audit de suivi est adressée au directeur DVPV et signée par le Chef des programmes de vérification. Copies de ce rapport sont envoyées à: Directeur général de la DI Directeur général régional de la région appropriée Gestionnaire du programme d'hygiène des viandes de la région appropriée Directeur associé (Élaboration et Organisation des politiques), DVPV Chef des programmes de vérification, DVPV Chef du programme visé, DVPV Coordonnateur de la formation nationale, Section de la formation nationale Finalement, la « feuille de repérage des DMC » doit être remplie par l'auditeur lorsqu'une DMC a été vérifiée. Le suivi peut être effectué par un auditeur national au cours d'une visite à la région en ce qui a trait aux examens de l'USDA, o peut être exécuté lorsque les auditeurs sont dans la région pour d'autres raisons (p. ex., audit d'un autre volet du programme d'hygiène des viandes). Il est prévu que chaque suivi à un audit sera terminé dans les deux ou trois jours suivants. 1.8.1.6 Dossiers d'audit Tous les dossiers d'audit (plans d'audit, rapports d'audit, rapports d'audit de suivi, DMC, etc.) doivent être classés à l'administration centrale. 1.9 Annulation de l'agrément d'un établissement; annulation ou suspension d'agrément d'exploitant d'un établissement agréé La façon de procéder est décrite dans le Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes. Cette section a pour but de définir les responsabilités de toutes les parties concernées. 1.9.1 Annulation de l'agrément d'un établissement Le protocole d'annulation de l'agrément d'un établissement est décrit à l'article 27 du Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes. Le processus d'annulation peut être engagé dans les trois cas suivants: (1) La fermeture de l'établissement (2) La cessation des activités de l'établissement agréé (3) La dérogation aux exigences minimales de construction 1.9.1(1) Fermeture de l'établissement Lorsque la décision de procéder à la fermeture d'un établissement agréé est prise, le propriétaire de l'établissement ou toute autre personne responsable (p. ex., un séquestre) doivent en aviser par écrit le Directeur général régional (DGR) concerné. Ce dernier enverra une copie de cet avis au chef, Réglementation et méthodes de la Division de la viande et des produits de la volaille (DVPV). Le chef, Réglementation et méthodes se chargera alors d'annuler l'agrément de cet établissement. 1.9.1(2) Cessation des activités d'un établissement agréé Conformément au paragraphe 27(4) du Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes, l'agrément d'un établissement prend fin lorsque celui-ci interrompt, pendant une période de 12 mois consécutifs, les activités pour lesquelles il a été agréé. Il est à noter que l'agrément peut devenir périmé en totalité ou partiellement. L'agrément devient périmé partiellement lorsque, par exemple, un établissement qui est agréé pour l'abattage des animaux destinés à l'alimentation humaine interrompt ses activités d'abattage mais continue celles de transformation, d'emballage et d'entreposage. Cette situation entraîne simplement une modification de l'agrément (nature des activités), sans en changer le numéro. Dans les cas où un établissement agréé pour l'abattage des animaux destinés à l'alimentation humaine ou pour la transformation et l'emballage des produits de viande interrompt ces activités mais continue à entreposer des produits de viande comestibles à titre d'entrepôt agréé, ce changement de vocation amène un changement de l'agrément et du numéro. Lors de l'arrêt de toutes les activités (abattage, transformation, emballage et entreposage) l'agrément devient périmé en totalité. Les Directeurs généraux régionaux devraient encourager les propriétaires d'établissement agréé à demander un changement de la nature de l'agrément de l'établissement, s'il y a lieu, bien avant qu'il soit déclaré caduc aux termes de paragraphe 27(4) du Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes. Chaque fois qu'un établissement a cessé de poursuivre les activités pour lesquelles il a été agréé pendant une période de 10 mois consécutifs, le DGR concerné devra avertir le propriétaire de l'établissement agréé que l'agrément de l'établissement sera déclaré caduc (partiellement ou en totalité) aux termes du paragraphe 27(4) du Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes, à moins que les activités ne reprenne dans un intervalle de deux mois. Une copie de cet avis devra être envoyée au Chef, Réglementations et méthodes de la DVPV. Dans tous les cas où un établissement ne reprend pas, au cours de la période de temps prescrite, les activités pour lesquelles il est agréé, le DGR avisera le propriétaire de l'établissement agréé que l'agrément de l'établissement est caduc (partiellement ou en totalité). Une copie de la lettre devra être envoyée au Chef, Réglementation et méthodes, DVPV, qui se chargera alors d'annuler ou de modifier l'agrément de l'établissement selon le cas. Dans tous les cas où l'agrément d'un établissement devient partiellement périmé, un nouvel agrément d'exploitant d'un établissement agréé sera émis pour mettre à jour l'agrément d'exploitant par rapport à l'agrément de l'établissement. L'exploitant devra rendre l'ancien agrément à l'inspecteur en chef. 1.9.1(3) Non conformité aux normes minimales Quand toutes les mesures prévues au Protocole de vérification, pour assurer le respect des normes, ont été prises, et qu'il devient apparent que l'établissement ne peut pas être rendu conforme aux exigences, une recommandation d'annulation de l'agrément sera alors envoyée au Directeur, DVPV. Si la décision d'enclencher le processus d'annulation d'agrément de l'établissement est prise, le DGR concerné fera parvenir un rapport au propriétaire de l'établissement et à son exploitant si celui-ci n'est pas le propriétaire, dans lequel il fait mention de la ou (les) disposition(s) de l'article 28 qui n'a (ont) pas été respecté(es) et du délai accordé pour s'y conformer afin d'éviter l'annulation de l'agrément. Une copie du rapport doit être envoyée au Directeur, DVPV. Si l'établissement n'est pas rendu conforme dans le délai prévu dans le rapport, le Directeur, DVPV envoie une lettre à l'effet qu'une recommandation d'annulation a été soumise et que des dispositions ont été prises pour tenir une audience finale avant l'annulation. Cette lettre précisera la date et l'heure de l'audience et donnera au propriétaire l'occasion d'y assister en compagnie de son avocat. À cette audience, la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments sera représentée par des membres du bureau régional concerné et de la DVPV, ainsi que par un conseiller juridique. Après que la décision finale d'annuler l'agrément aura été prise, le propriétaire de l'établissement sera avisé par écrit de la date officielle de l'annulation par le Directeur, DVPV. 1.9.2 Suspension de l'agrément d'exploitant d'un établissement agréé Le protocole de suspension de l'agrément d'exploitant est décrit au paragraphe 29(8) du Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes. Cette procédure peut être utilisée lorsque l'exploitant ne se conforme pas à la Loi ou au Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes et lorsqu'il y a des motifs raisonnables de croire que la non conformité présente des risques pour la santé publique. Lorsque la décision de suspendre l'agrément d'exploitant est prise le DGR concerné fera parvenir un rapport à l'exploitant précisant les motifs de la suspension envisagée et les mesures correctives immédiates qui s'imposent. Une copie du rapport devra être envoyée au Directeur, DVPV. Si l'exploitant n'a pas pris immédiatement les mesures correctives requises, le directeur général régional responsable fera parvenir un avis de suspension de l'agrément d'exploitant d'un établissement agréé à l'exploitant. La suspension de l'agrément demeure en vigueur jusqu'à ce que les mesures correctives soient prises (voir 1.7.9), ou jusqu'à la conclusion des procédures d'annulation entamées le cas échéant. 1.9.3 Annulation de l'agrément d'exploitant d'un établissement agréé Le protocole d'annulation de l'agrément d'exploitant est décrit au paragraphe 29(11) du Règlement de 1990 sur l'inspection des viandes. Entrent dans cette catégorie les pratiques ou les activités qui sont en contravention à la Loi sur l'inspection des viandes ou à son Règlement d'application. Après avoir été avisé qu'il y a eu infraction, le DGR concerné déterminera, en consultation avec le chef, Réglementation et Méthodes, DVPV, et autres chefs concernés, si l'infraction est mineure ou majeure. Cet avis peut provenir du personnel régional, d'enquêteurs, de Surveillants vétérinaires nationaux (SVN), de techniciens de laboratoire, d'agents de police, etc. S'il est jugé qu'il s'agit d'une infraction mineure et si les rappels à l'ordre antérieurs n'ont pas produit l'effet escompté, le DGR concerné devra alors servir un avertissement écrit, dans lequel on soulignera que les mesures correctives indiquées n'ont pas été prises et que toute autre infraction du genre pourrait entraîner l'annulation de l'agrément d'exploitant. Une copie de cette lettre sera envoyée au DG DIA, ainsi qu'au directeur DVPV. Dans les cas où les infractions ont fait l'objet d'une lettre d'avertissement et que celle-ci a été ignorée, ou dans les cas d'infractions majeures, le DGR concerné, après avoir consulté le directeur, DVPV, enverra à l'exploitant un rapport dans lequel il fait mention de la ou (des) disposition(s) de la Loi sur l'inspection des viandes ou du Règlement qui n'a (ont) pas été respecté(es) et du délai accordé pour s'y conformer et éviter ainsi l'annulation de l'agrément d'exploitant. Une copie de rapport sera envoyée au directeur DVPV. Si l'exploitant ne s'est pas conformé à la (aux) disposition(s) de la Loi ou du Règlement à l'intérieur du délai prévu, le directeur enverra à l'exploitant une lettre l'informant de la décision d'annuler son agrément et lui précisant la date et l'heure d'une audience à laquelle il pourra assister en compagnie de son avocat. À cette audience, la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments sera représentée par des membres du bureau régional concerné et de la DVPV, ainsi que par un conseiller juridique. Lorsque la décision finale d'annuler l'agrément d'exploitant est prise, le directeur, DVPV, fera parvenir à l'exploitant un avis d'annulation de l'agrément d'exploitant d'un établissement agréé l'informant de la date de l'annulation de l'agrément. Une copie de l'avis sera envoyé au DGR approprié. Les mesures prises pour annuler ou suspendre l'agrément sont indépendantes de toute poursuite judiciaire qui pourrait être intentée à la suite de cette infraction. 1.9.4 Actions supplémentaires Après l'annulation d'un agrément, l'agrément d'exploitant devra être remis à un inspecteur qui le fera parvenir à son bureau régional, accompagné de tout objet portant l'estampille et de toute estampille ou timbre d'exportation. L'agrément d'exploitant et toute estampille ou vignette portant le numéro d'agrément de l'établissement seront alors envoyés au Spécialiste en soutien administratif, Division de la viande et des produits de la volaille, Ottawa. Voir: 4.1.6(3). Les timbres d'exportation doivent être gardés au bureau régional ou détruits sous surveillance. Toutes les étiquettes portant l'estampille devront demeurer sous la garde d'un inspecteur, en attendant que soient prises les mesures appropriées d'élimination. Dans tous les cas, une fiche d'inventaire et un rapport de disposition doivent parvenir au Chef, évaluation des usines et de l'équipement, DVPV. Dans le cas de la suspension de l'agrément d'exploitant d'établissement agréé, les opérations sont suspendues et les articles portant l'estampille et l'agrément d'exploitant doivent être gardés sous le contrôle de l'inspecteur en chef jusqu'à ce que la situation soit corrigée. |
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