Introduction

Le site Données d'inscription des fournisseurs (DIF) donne accès à une base de données dans laquelle sont inscrits des fournisseurs désireux de faire affaire avec le gouvernement fédéral. Les ministères fédéraux peuvent ainsi consulter l'information que ces derniers ont fournie afin de savoir où ils peuvent obtenir les biens et services dont ils ont besoin. En vous enregistrant dans DIF, vous faites connaître le nom de votre entreprise et vos capacités d'approvisionnement à un grand nombre d'acheteurs du gouvernement fédéral. Lorsque les prescriptions en matière d'achat sont régies par un accord commercial, les ministères utilisent le service d'appels d'offres électroniques, MERX, pour annoncer leurs projets de marché.

Renonciation

Les renseignements contenus dans la base de Données d'inscription des fournisseurs sont accessibles à divers niveaux gouvernementaux et ne doivent servir qu'à des fins d'achat et de facturation. Ces renseignements constituent un document du gouvernement et, à ce titre, sont assujettis aux lois et règlements applicables, notamment la Loi sur les Archives nationales du Canada, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (lorsque des renseignements personnels sont fournis). En remplissant le formulaire DIF, vous acceptez de divulguer l'information contenue dans le système à différents niveaux gouvernementaux (ministères et organismes du gouvernement fédéral, sociétés d'État ainsi que gouvernements provinciaux et municipaux).

Le fait de vous inscrire ne vous garantit pas l'attribution d'un marché. En effet, vous devrez soumissionner et concurrencer d'autres sociétés en ce qui a trait au prix, à la qualité et à la livraison.

Il se peut que des ministères ou organismes gouvernementaux demandent de plus amples renseignements sur votre entreprise. Par exemple, dans le cas de certains besoins, les produits et les normes de qualité doivent faire l'objet d'une vérification avant que des soumissions puissent être acceptées.

Comment s'inscrire

Pour vous inscrire dans le DIF, vous devez avoir un numéro d'entreprise (NE) de l'Agence du revenu du Canada. Si vous avez déjà un numéro de Taxe sur les produits et services (TPS)/Taxe de vente harmonisée (TVH) alors vous avez un numéro d'entreprise. Le numéro d'entreprise est composé des 9 premiers chiffres de votre numéro TPS/TVH (par ex. 123456789RT0001). Si vous n'avez pas de numéro, communiquer avec l'Agence du revenu du Canada au :

• entreprises canadiennes : 1-800-959-7775;
• autres pays.

L'inscription se fait en deux étapes.

• Cliquez sur le bouton « Continuer » puis entrez votre Numéro d'entreprise (NE). Une liste de comptes existants apparaît si d'autres bureaux de votre compagnie sont déjà inscrits.
• Remplissez toutes les cases y compris votre adresse de courrier électronique, et créez votre nom d'utilisateur (8 caractères ou plus) et votre mot de passe (6-10 caractères incluant un chiffre). Notez votre nom d'utilisateur et mot de passe, ils seront nécessaires pour accéder à votre compte DIF.
• Cliquer sur le bouton « Envoyer ».

2) Achèvement de l'information sur votre entreprise

Des renseignements généraux sur votre entreprise sont nécessaires pour la création de votre compte.

Accéder à votre compte DIF existant

• Lorsque vous recevrez votre NEA de l'Agence du revenu du Canada par courrier électronique, cliquez sur l'adresse web; ou cliquez sur « Accéder à votre compte » de la page d'accueil d' Accès entreprises Canada.
• Pour la connexion au DIF, entrez votre NEA, nom d'utilisateur et mot de passe et cliquez sur le bouton « Envoyer ». (Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur et mot de passe communiquez avec l'administrateur de système [ncr.contractscanada@tpsgc.gc.ca]). Remplissez toutes les cases des pages « Information sur l'entreprise, Adresse, Personne-ressource et Produits ».

• Dans le premier écran qui est affiché, sélectionnez les régions dans lesquelles vous pouvez assurer l'approvisionnement. Cliquez ensuite sur « Mettre à jour ».
• Dans l'écran suivant, cliquez sur les icônes des dossiers pour visionner les sous-catégories jusqu'à ce que vous vous rendiez au dernier niveau et que vous trouviez le(s) produit(s) que vous fournissez. Vous pouvez remonter d'un niveau en cliquant sur un dossier ouvert. Pour inscrire un produit, cliquez sur le cercle gris à gauche de la description du produit. La même liste reparaîtra (en indiquant le produit qui a déjà été choisi) pour vous permettre de faire d'autres choix sur la liste ou d'effectuer une nouvelle recherche.
• Vous pouvez aussi trouver des produits en faisant une recherche par mot-clé ou par code de produit.
• Lorsque vous avez fait votre choix de produits, vous pouvez retourner à l'écran contenant l'information sur votre entreprise pour consulter la liste de produits que vous avez enregistrés dans Données d'inscription des fournisseurs.

Autres bases de données

Mise à jour de votre compte

• Indiquer votre NEA, Nom d'utilisateur et Mot de passe et cliquez le bouton « Envoyer ».
• Utiliser les boutons « Afficher/Modifier » pour modifier Adresse, Personne-ressource et Produits.
• « Éditer cette entrée » pour éditer les autres renseignements sauf Raison sociale et NEA (communiquer avec l'administrateur de système pour modifier ceux-ci).

Désactiver/Réactiver votre compte

Tenue à jour de votre dossier DIF

Examinez régulièrement votre dossier DIF pour vous assurer que l'information qu'il contient est exacte. Vous ne raterez ainsi aucune occasion de soumissionner. S'il y a eu des changements, notamment en ce qui concerne les produits que vous vendez, vous devez mettre votre dossier à jour. De nouveaux produits sont ajoutés aux listes du DIF périodiquement et certains d'entre-eux pourraient s'appliquer à votre entreprise. Il est donc important de consulter la rubrique "Quoi de neuf" à l'occasion. Veuillez noter qu'il n'y a pas de vérification des données des entreprises inscrites dans le DIF.