NOS SERVICES

Mise à jour janvier 2004

Le Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC) est un organisme neutre de soutien aux conférences. Il fournit les services administratifs nécessaires à la planification et au déroulement de conférences ou de réunions fédérales-provinciales-territoriales ou provinciales-territoriales de premiers ministres, de ministres et de sous-ministres. Les services du SCIC sont mis à la disposition des ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux susceptibles d’être appelés à organiser et à présider les conférences et les réunions en question. Le SCIC offre un vaste éventail de services qui peuvent être adaptés en fonction des besoins précis de chaque événement. Ces services sont notamment les suivants :

Un coordonnateur est affecté pour aider un ministère quelconque à planifier sa conférence. Le coordonnateur donne des avis et des conseils touchant différents aspects de l’organisation d’une conférence ou d’une réunion. Les dispositions sont prises en se fondant sur les discussions avec le président ou les coprésidents.

Une équipe de base ainsi que des interprètes, des traducteurs et un technicien accompagnent le coordonnateur de conférences pour assurer la prestation de services sur place.

Sur les lieux de la conférence, le SCIC fournit des services de secrétariat, notamment en ce qui touche les envois par télécopieur, les messages, le traitement de texte, la reproduction par photocopieur ainsi que le contrôle et la distribution des documents. Des services relatifs à la traduction, à l’inscription, à l’accréditation et à la sécurité sont également fournis. Des appareils téléphoniques ainsi que des ordinateurs reliés à Internet sont mis à la disposition des délégués. Le SCIC veille en outre à ce qu’un service d’interprétation simultanée soit offert dans la salle de conférence et lors des conférences de presse. Le bureau du SCIC ouvre une heure avant le début de la conférence et il ferme une heure après la fin de la conférence, à moins que d’autres besoins ne soient formulés. Des services peuvent également être fournis après le montage des installations le jour précédant la réunion.

 

Un certain nombre de pièces sont requises pour chaque conférence. Les détails ci-dessous peuvent servir de guide en ce qui a trait aux dimensions, à l’emplacement et à la location de salles pour des réunions de ministres et de sous-ministres. Les besoins additionnels pour d’autres réunions (premiers ministres) doivent faire l’objet de discussions avec le coordonnateur de conférences.
RÉUNIONS DE MINISTRES
PIÈCE	DIMENSIONS APPROXIMATIVES	ENDROIT	DISPONIBLE
Salle de conférence	50 pi X 75 pi		Une journée complète avant le début de la conférence
Bureau du SCIC sur place	20 pi X 30 pi	Le plus près possible de la salle de conférence	Une journée complète avant le début de la conférence
Bureau du traducteur	6 pi X 10 pi	Le plus près possible du bureau du SCIC sur place	Une journée complète avant le début de la conférence
Salle du communiqué	20 pi X 30 pi	Le plus près possible du bureau du SCIC sur place	Une journée complète avant le début de la conférence
Salle des médias	20 pi X 30 pi	Loin du secteur de la conférence	L'après-midi qui précède le début de la conférence
Aire pour les délégués		Le foyer de la salle de conférence ou une pièce distincte	Une journée complète avant le début de la conférence
RÉUNIONS DE SOUS-MINISTRES
PIÈCE	DIMENSIONS APPROXIMATIVES	ENDROIT	DISPONIBLE
Salle de conférence	50 pi X 75 pi		Une journée complète avant le début de la conférence
Bureau du SCIC sur place	20 pi X 30 pi	Le plus près possible de la salle de conférence	Une journée complète avant le début de la conférence
Aire pour les délégués		Le foyer de la salle de conférence ou une pièce distincte	Une journée complète avant le début de la conférence
Le SCIC se charge du montage des salles en fonction des besoins de la conférence. Le montage en question a lieu le jour précédant la réunion. Prière de noter que la sécurité doit être assurée pour toutes les salles de la conférence et qu’on doit y avoir accès à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit. Par ailleurs, le gouvernement hôte peut juger utile d’obtenir une pièce distincte pour son personnel. Le SCIC fournit, pour la salle de conférence, des drapeaux et des plaques identifiant les délégations. La table de la conférence prend le plus souvent la forme d’un rectangle vide au milieu. En règle générale, chaque délégation dispose d’un microphone et de deux places à la table tandis que d’autres places sont disponibles derrière chaque délégation concernée. Les délégations sont habituellement placées suivant l’ordre d’adhésion à la confédération, à l’exception du président et des coprésidents qui s’installent au bout de la table.

 

Le SCIC veille à assurer la sécurité dans la salle de conférence. Il fait en sorte que seuls les délégués, les invités et les conférenciers qui sont inscrits et portent un laissez-passer les identifiant puissent entrer dans la salle. Au besoin, on embauche du personnel chargé de la sécurité.

Avec l’autorisation du président ou des coprésidents de la conférence, le SCIC transmet une note administrative à toutes les délégations pour mettre les délégués au courant des dispositions prises en vue de la conférence.

Au besoin, le SCIC peut fournir des services de traduction avant, pendant et après la conférence. Toutefois, tout document à être traduit avant la conférence doit être transmis au SCIC au moins deux (2) semaines à l’avance. Le SCIC s’efforcera de répondre aux demandes de traduction qu’il recevra après la date limite, mais sa capacité de livrer les traductions en question à temps pour la réunion sera tributaire du volume de documents à traduire et des dates auxquelles il les recevra.

Le SCIC peut aider à distribuer les documents de la conférence avant ou après cette dernière.

Le SCIC produira des laissez-passer d’identification ainsi qu’une liste préliminaire et une liste finale des délégués. Une liste des ministres attendus pourrait être préparée sur demande pour remettre aux médias.

Le SCIC s’occupe de l’inscription des délégués. Les laissez-passer sont remis au moment de l’inscription.

Les délégations qui auront besoin d’équipement audiovisuel pour un exposé doivent en informer le SCIC préalablement à la conférence.

 

À moins qu’il ne reçoive d’autres instructions, le SCIC enregistre les délibérations de la conférence. Le SCIC garde l’enregistrement en question dans ses archives intergouvernementales confidentielles pendant une période de trois (3) ans. Des copies peuvent être fournies au président ou aux coprésidents qui en fait la demande ou mises à la disposition des délégués avec l’autorisation du président ou des coprésidents.

Le SCIC peut aider à l’accréditation des médias en établissant les laissez-passer et une feuille de contrôle avec les signatures.

Afin de faciliter le processus de rédaction du communiqué, le SCIC collabore avec le président du comité de rédaction. Ses services sont notamment les suivants : le traitement de texte, la traduction, l’impression et la distribution du communiqué. Les versions anglaise et française du communiqué sont distribuées simultanément sur les lieux de la conférence puis affichées sur le site Web du SCIC à l’adresse suivante : www.scics.gc.ca.

Le SCIC participe aux préparatifs pour les conférences de presse et les points de presse officiels. Les conférences de presse ont le plus souvent lieu dans la salle de conférence où l’on trouve un service d’interprétation simultanée ainsi qu’un système de sonorisation. Les autres dispositions possibles doivent faire l’objet de discussions avec le coordonnateur de conférences.

Le SCIC peut se charger de la traduction et de la distribution du résumé des travaux, du compte rendu des décisions ou du procès-verbal de la réunion produit par le président ou les coprésidents.

Le SCIC absorbe le coût de tous les services qu’il fournit. Toutefois, de son côté, le gouvernement hôte doit prendre à sa charge tous les frais rattachés à la location de salles pour la conférence et aux réceptions. Les besoins spéciaux doivent faire l’objet de discussions avec le coordonnateur de conférences puisque le gouvernement hôte pourrait avoir à absorber certains frais se rapportant à ces besoins. L’acquisition des biens et des services que le SCIC offre à une conférence s’effectue longtemps avant la date de la conférence. Par conséquent, l’annulation de conférences coûte cher à tous les gouvernements. Lorsqu’une réunion est susceptible d’être annulée, il incombe au gouvernement hôte d’en informer dès que possible le SCIC afin d’éviter d’éventuels frais inutiles découlant d’une annulation.

Prière de communiquer avec le :

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes 222, rue Queen, 10e étage C. P. 488, succursale A , Ottawa (Ontario) K1N 8V5 Téléphone : (613) 995-2341 Télécopieur : (613) 996-6091 Courrier électronique : Info@scics.gc.ca

 

[Ce que nous sommes] [Menu] [English]

Secrétariat des conférences intergouvernementales canadiennes (SCIC)

webmaster@scics.gc.ca