LIGNES DIRECTRICES

INSTRUCTIONS RELATIVES À L'ADMINISTRATION DES RÉCLAMATIONS

Bulletin Politique 205

PARTIE I

Réclamations et demandes de paiement à titre gracieux concernant des effets personnels de détenus et d'employés

Réclamations contre l'État

PARTIE II

PARTIE III

Réclamations présentées par l'État pour des biens perdus ou endommagés

PARTIE IV

Demandes d'indemnité présentées par des délinquants en cas d'accident

PARTIE V

Annexe A - Renseignements sur la présentation des réclamations

Annexe B - Enquêtes sur les réclamations

Annexe C - Facteurs à prendre en considération pour l'évaluation d'une réclamation

OBJET

1. Établir des méthodes administratives pour :

1. l'application de la Directive du commissaire nº 234, intitulée " Réclamations contre l'État et Programme d'indemnisation des délinquants en cas d'accident ";
2. les réclamations (autres que celles mentionnées dans la DC 234) présentées par une tierce partie concernant des effets personnels endommagés ou perdus;
3. les réclamations faites par l'État pour des effets perdus ou endommagés.

INSTRUMENTS HABILITANTS

2. Règlement sur la radiation des créances (1994);
Politique du Conseil du Trésor sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers;
Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des comptes débiteurs.

SURVEILLANCE

3. Les coordonnateurs régionaux et national des réclamations peuvent demander un dossier complet sur toute réclamation.

DÉFINITIONS

4. " Cellule " a la même signification qu'au paragraphe 5 de la Directive du commissaire no 090, intitulée " Effets personnels des détenus ".

5. " Réclamation " signifie un montant dû, ou que l'on prétend être dû, ou encore une mesure qui est prise relativement à des dommages aux biens subis par l'État ou par un demandeur. En outre, le terme s'entend des réclamations pour des pertes, des dépenses ou des dommages aux biens subis par l'État ou un requérant, y compris les demandes ou suggestions pour que l'État fasse un paiement à titre gracieux, mais ne comprend pas ce qui suit :

1. les réclamations ou les demandes de paiement à titre gracieux ayant trait à des circonstances abordées dans un autre document de l'État (p. ex., la Politique du Conseil du Trésor sur les voyages);
2. les réclamations soumises conformément aux dispositions du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition ayant trait aux indemnités de décès et d'invalidité.

6. " Objets interdits " a la même signification qu'à l'article 2 de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition.

7. " Objet non autorisé " a la même signification qu'à l'article 2 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition.

PARTIE I

RÉCLAMATIONS ET DEMANDES DE PAIEMENT À TITRE GRACIEUX CONCERNANT DES EFFETS PERSONNELS DE DÉTENUS ET D'EMPLOYÉS

Renseignements requis pour traiter une réclamation

8. L'administrateur des réclamations doit veiller à ce que le requérant, ou la personne autorisée par la loi à le représenter, ait fourni les renseignements suivants :

1. un formulaire de réclamation signé;
2. un état détaillé des faits qui sont à l'origine de la réclamation;
3. un état détaillé justifiant le montant réclamé;
4. des copies des documents attestant tous les débours, en reconnaissant que les délinquants n'ont pas toujours accès à ces renseignements;
5. des renseignements détaillés sur les objets perdus ou endommagés;
6. le coût total de remplacement d'un article perdu ou endommagé par un article de qualité équivalente, en reconnaissant que les délinquants n'ont pas toujours accès à ces renseignements;
7. g. une estimation du coût de réparation d'un article endommagé, en reconnaissant que les délinquants n'ont pas toujours accès à ces renseignements.

9. Lorsqu'un requérant n'a pas présenté tous les documents exigés, le Service ne doit pas retarder le traitement de la réclamation, sauf si une décision ne peut pas être rendue sans ces renseignements.

10. Le délinquant peut remplir le formulaire SCC 561, intitulé " Réclamation du détenu pour les effets perdus ou endommagés ", afin de présenter une réclamation. Lorsque le délinquant n'a pas utilisé ce formulaire, sa réclamation doit y être annexée.

11. Lorsqu'un groupe présente une réclamation concernant la perte ou l'endommagement d'effets lui appartenant, tous les membres du groupe doivent signer la réclamation et indiquer le nom du membre auquel la réponse doit être communiquée.

Unité responsable du traitement de la réclamation

12. La responsabilité du traitement d'une réclamation incombe à l'unité opérationnelle où s'est produit l'incident en cause sauf si l'incident est survenu pendant la livraison par le Service, à ses frais, des effets personnels d'un détenu. Dans ce cas, la responsabilité du traitement de la réclamation devrait généralement incomber à l'établissement d'où les effets ont été envoyés. S'il s'agit d'un délinquant ayant résidé temporairement dans au moins un établissement et dont les effets n'ont pas été déballés, le traitement de la réclamation devrait revenir à l'établissement initial.

13. L'administrateur des réclamations de l'unité opérationnelle où la réclamation a été présentée doit, le plus rapidement possible, examiner celle-ci pour déterminer quelle installation du SCC est responsable du traitement de la réclamation.

14. Lorsqu'il incombe à une autre unité opérationnelle de traiter la réclamation, l'administrateur des réclamations doit promptement transmettre celle-ci à l'administrateur des réclamations de cette unité. L'installation qui envoie la réclamation doit également :

1. enregistrer la réclamation dans le Système de gestion des règlements de réclamations et la transférer par voie électronique, conformément à la partie VI des présentes instructions;
2. envoyer des copies du rapport de l'enquête pouvant avoir été effectuée au sujet de la réclamation ainsi que tout document qu'elle détient concernant les effets qui appartiennent ou qui appartenaient au délinquant (p. ex., le dossier d'admission et d'élargissement du délinquant);
3. surveiller la réception de la réclamation en utilisant une Note d'envoi et reçu (formulaire GC 44A).

Renseignements à fournir aux requérants

15. L'administrateur des réclamations de l'unité opérationnelle où la réclamation a été présentée initialement doit, dès que possible après la réception de la réclamation, envoyer au requérant un accusé de réception indiquant :

1. la date à laquelle le Service a reçu la réclamation;
2. le numéro de référence de la réclamation attribué par le Système de gestion des règlements de réclamations;
3. l'unité opérationnelle responsable de la réponse à la réclamation;
4. le droit du requérant de consulter un avocat indépendant, à ses frais, pour demander un avis ou présenter des observations concernant la réclamation.

Enquêtes sur les réclamations

16. Dès qu'une réclamation est présentée ou que le Service est avisé d'un incident susceptible de donner lieu à une réclamation contre l'État, il doit procéder le plus tôt possible à une enquête. Les conclusions de l'enquête doivent être mises par écrit. Les instructions concernant la tenue des enquêtes sur les réclamations figurent à l'annexe B.

17. Aucune personne impliquée dans l'incident qui a donné lieu à la réclamation ne doit être responsable de la tenue de l'enquête.

Demandes de renseignements

18. Aux fins de l'évaluation ou du règlement d'une réclamation, on peut obtenir l'avis des agents régionaux et nationaux responsables des réclamations ou des griefs.

Avis juridiques

19. Il faut obtenir un avis juridique des Services juridiques ministériels au SCC lorsque le règlement proposé d'une réclamation dépasse 25 000 $. Un avis juridique peut également être obtenu dans tout autre cas.

20. La demande d'avis juridique doit être accompagnée du rapport d'enquête, de copies de tous les documents à l'appui des faits mentionnés dans le rapport d'enquête, de la réclamation et de tout autre renseignement fourni par le requérant. Les Services juridiques ministériels doivent se prononcer sur les points suivants :

1. la responsabilité de l'État;
2. les mesures à prendre, s'il y a lieu, pour régler la réclamation, en fonction de la rentabilité de telles mesures;
3. les modalités selon lesquelles il serait souhaitable de régler la réclamation.

Analyse des réclamations

21. Les dépenses occasionnées par la présentation d'une réclamation ne doivent pas être remboursées si elles ne sont pas liées directement à l'incident qui a donné lieu à la réclamation.

Demandes de paiement à titre gracieux

22. Un paiement à titre gracieux est un instrument exceptionnel qui n'est utilisé que lorsqu'il n'y a aucune loi, aucun règlement ou aucune politique permettant de faire le paiement. Par conséquent, on ne doit pas y avoir recours d'une manière systématique ou à titre de substitut. Chaque cas doit être étudié au mérite et répondre aux conditions énoncées ci-après.

23. Le traitement des demandes de paiement à titre gracieux doit être conforme aux exigences des alinéas 7.3.4 et 7.3.5 de la Politique du Conseil du Trésor sur les réclamations et paiements à titre gracieux. Conformément au sous-alinéa 7.3.4.(i), il incombe aux administrateurs des réclamations de vérifier si une indemnité peut être versée :

1. en vertu du Régime de soins de santé de la fonction publique (p. ex., dans le cas d'une réclamation présentée par un employé pour des lunettes);
2. par une commission provinciale des accidents du travail ou la Commission de la santé et de la sécurité du travail du Québec (pour les lunettes d'un employé ou d'autres effets personnels d'un employé qui ont été endommagés lors d'un accident du travail);
3. par l'assureur de biens personnels de l'employé;
4. conformément au barème de distribution des vêtements des employés que le SCC a approuvé.

24. Lorsqu'un requérant a reçu une indemnisation couvrant une partie seulement du coût de remplacement ou de réparation d'un effet personnel perdu ou endommagé et que cette indemnisation ne représentait pas un paiement à titre gracieux, la portion non financée pourra être prise en considération en vue de l'obtention d'un paiement à titre gracieux.

RÉCLAMATIONS CONTRE L'ÉTAT

Généralités

25. En plus de tenir compte des aspects juridiques et du bien-fondé de la réclamation, le décideur doit prendre en considération la rentabilité et le caractère opportun de la mesure sur le plan administratif.

26. Une réclamation doit normalement être acceptée lorsque les circonstances à l'origine de la réclamation montrent que :

1. l'article 84 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition n'a pas été respecté; ou
2. le Service est, aux termes de l'article 3 de la Loi sur la responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif, responsable des dommages ou des pertes causés aux biens du requérant.

27. Des exemples de facteurs à prendre en considération pour déterminer si une réclamation devrait être acceptée ou refusée figurent à l'annexe C.

Réclamations présentées par des délinquants

Objets interdits ou non autorisés

28. Une réclamation concernant un objet interdit ou non autorisé qui a été saisi suivant la procédure établie aux articles 57 et 58 du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition doit être rejetée, sauf si l'objet devait être remis au requérant - ou à son représentant - aux termes de l'article 59 du Règlement. Par exemple, une réclamation peut être acceptée dans les cas suivants :

1. lorsqu'il avait été convenu que l'objet serait restitué au délinquant en vertu du paragraphe 59 (3) du Règlement et que l'objet est demeuré sous la garde du Service;
2. lorsque le délinquant a pris des mesures pour la disposition ou la garde à l'extérieur du pénitencier de l'objet conformément au paragraphe 59 (4) du Règlement alors que l'objet est encore sous la garde du Service;
3. lorsque, suivant le paragraphe 59 (7), la confiscation de l'objet a été annulée.

29. Lorsque des effets personnels d'un délinquant, dans lesquels un objet interdit ou non autorisé avait été dissimulé, ont été endommagés par inadvertance au moment où l'objet interdit ou non autorisé a été extrait, le Service ne doit pas être tenu responsable des dommages causés aux effets personnels s'il fallait endommager ces effets pour extraire l'objet interdit ou non autorisé. Cependant, une indemnité devrait être offerte si des effets ont été endommagés, mais qu'il n'y avait aucun objet interdit ou non autorisé.

Objets d'artisanat - Propriété

30. Un objet d'artisanat appartient à un délinquant lorsque celui-ci le fabrique pendant ses heures de loisir avec des matériaux de récupération ou qu'il a achetés lui-même. La réclamation du délinquant concernant un tel objet peut être acceptée si l'article est perdu ou endommagé du fait de la négligence du Service.

31. Une réclamation concernant un objet d'artisanat doit être rejetée lorsque l'article en question a été fabriqué dans le cadre d'un programme éducatif ou avec des matériaux fournis et payés par le Service. Dans ce dernier cas, l'article appartient au Service.

Réclamation de délinquants résidants des établissements résidentiels communautaires

32. Dans le cas d'une réclamation présentée par un délinquant qui est logé dans un établissement résidentiel communautaire (ERC) ou par suite de la suspension de sa mise en liberté, le Service doit envisager d'accepter la réclamation lorsque la perte ou les dommages sont attribuables à sa négligence ou à celle d'un transporteur commercial dont le SCC avait retenu les services. Par exemple, les effets personnels du délinquant, pour lesquels il possède une preuve qu'il en est le propriétaire (entre autres un relevé des effets personnels du SCC ou de l'ERC, des reçus d'achat ou des déclarations du personnel de l'ERC), ont été :

1. perdus ou endommagés avant qu'ils soient expédiés à l'ERC, par suite de négligence de la part du SCC;
2. perdus ou endommagés pendant le transport vers l'ERC par suite de négligence de la part du SCC ou du transporteur commercial dont le SCC avait retenu les services;
3. perdus ou endommagés après leur livraison au SCC par l'ERC par suite de négligence de la part du SCC;
4. constatés perdus ou endommagés après que le SCC ait donné acte que le transporteur commercial les avait livrés et qu'aucun article ne manquait ni n'était endommagé (p. ex., en signant la lettre de transport et en ne signalant aucun écart entre les effets envoyés et les effets reçus ni aucun dommage subi par ces effets ou par les conteneurs utilisés pour leur transport);
5. constatés endommagés après leur livraison au SCC par un ERC, sauf si l'inventaire de l'ERC indique que les effets personnels en question étaient endommagés lorsqu'ils ont été emballés;
6. constatés perdus après que le SCC les ait transférés d'un ERC à une de ses unités opérationnelles, dans les cas suivants :
   1. le Service n'a pas vérifié, au moment de leur arrivée à son unité opérationnelle, si les effets personnels inscrits sur l'inventaire de l'ERC correspondaient aux effets livrés,
   2. le Service ne peut prouver que les effets reçus de l'ERC ont bel et bien été livrés.

Décisions relatives aux réclamations

33. Les titulaires de postes autorisés à rendre des décisions au sujet des réclamations ainsi que les limites de leurs pouvoirs figurent dans le document du SCC sur le Pouvoir financier de signer.

34. Le Service doit rendre une décision à l'égard de toute réclamation, sauf si le requérant la retire par écrit. Toutefois, une réclamation ne peut pas être retirée si une somme a été versée au requérant pour son règlement ou pour la réparation d'un objet faisant l'objet de la réclamation.

35. Lorsque l'adresse du délinquant n'est pas connue au moment où la décision est rendue, la réponse du Service à une réclamation doit, dans la mesure du possible, être transmise à son surveillant de libération conditionnelle. En cas de décès du requérant, la décision doit être transmise à son plus proche parent, à son représentant légal ou à la personne que le délinquant a déjà désignée par écrit au Service à cette fin.

36. Lorsqu'un délinquant a été expulsé vers les États-Unis ou transféré dans une prison des États-Unis, l'adresse de ce dernier peut être obtenue au moyen du numéro de repérage des délinquants du Bureau of Prisons des États-Unis, soit le (202) 307-3126.

37. Une réclamation doit être considérée comme traitée à la date à laquelle le Service envoie une réponse au requérant. Lorsqu'une réponse ne peut pas être transmise au requérant, la date de traitement de la réclamation doit être la date à laquelle la décision concernant la réclamation a été rendue.

Document de renonciation (Quittance)

38. Lorsque le règlement d'une réclamation a été autorisé, le paiement ne doit pas être versé à moins que le requérant ne signe un avis de renonciation à tout droit d'action qu'il peut exercer contre l'État par suite de l'incident qui a donné lieu à la réclamation. Toutefois, une renonciation n'est généralement pas nécessaire dans le cas des paiements à titre gracieux ou lorsqu'il n'est pas indiqué sur le plan administratif d'obtenir le document. Le document de renonciation du Service (formulaire SCC 536 intitulé " Quittance ") doit être utilisé, sauf si les Services juridiques ministériels au SCC prescrivent une autre façon de procéder.

39. Le document de renonciation doit indiquer clairement l'incident pour lequel le requérant renonce à son droit d'action concernant toute réclamation future contre l'État, y compris les griefs.

40. Lorsqu'un règlement a été autorisé à l'égard de tous les effets personnels faisant l'objet d'une réclamation et du montant total demandé, le requérant doit :

1. recevoir un document de renonciation (selon le cas) ainsi que la décision relative à sa réclamation;
2. être informé, par écrit, que le paiement de la réclamation sera effectué au moment de la réception du document de renonciation dûment signé, sauf lorsque le document de renonciation n'est pas requis.

41. Le document de renonciation signé devrait être retourné à l'employé qui a envoyé au requérant la décision concernant la réclamation.

42. Lorsqu'un règlement a été autorisé à l'égard d'une partie seulement des effets personnels faisant l'objet d'une réclamation ou que le montant demandé a été réduit et que le requérant accepte le règlement partiel, le Service peut régler la réclamation en préparant un document de renonciation qui doit :

1. indiquer clairement les effets personnels pour lesquels le requérant a accepté de renoncer à son droit d'action contre l'État;
2. indiquer le droit du requérant d'engager des poursuites, y compris des griefs, concernant les effets personnels pour lesquels une indemnisation a été refusée.

Griefs

43. Lorsqu'une réclamation est rejetée ou réduite, l'employé ou le délinquant visé peut contester la décision au moyen du processus de règlement des griefs approprié.

Rapports sur les réclamations non réglées

44. La réclamation et les raisons du retard dans le traitement de celle-ci doivent être déclarées au moyen des formulaires appropriés du Système de gestion des règlements de réclamations, soit le Rapport trimestriel, Réclamations des détenus non réglées dans les 90 jours et le Rapport trimestriel, Réclamations des employés non réglées dans les 90 jours. (Nota : Ce dernier formulaire n'est pas encore élaboré.)

45. La responsabilité de signaler les " raisons du retard " dans le traitement d'une réclamation incombe à l'unité opérationnelle du SCC chargée de la réclamation à la fin du trimestre.

46. Une réclamation figurant dans le rapport trimestriel antérieur doit figurer dans le rapport suivant si la décision rendue n'a pas été envoyée au requérant, et ce, par écrit, avant la fin de la période visée par le rapport trimestriel.

47. Le contrôleur transmettra les rapports au cadre supérieur compétent avec les observations concernant les rapports de chaque région. Une copie de tous ces documents doit également être transmise aux sous-commissaires régionaux et, en ce qui a trait au rapport des réclamations des détenus, au Bureau de l'enquêteur correctionnel.

PARTIE II

RÉCLAMATIONS (autres que celles mentionnées à la partie I) PRÉSENTÉES PAR UNE TIERCE PARTIE CONCERNANT DES EFFETS PERSONNELS PERDUS OU ENDOMMAGÉS

48. Les réclamations présentées par une tierce partie doivent être traitées conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les réclamations et paiements à titre gracieux ou à la Loi sur la responsabilité civile de l'État et le contentieux administratif. Cependant, la présente partie ne s'applique pas aux réclamations autrement couvertes (p. ex., les contrats et la Politique sur les voyages ou la Politique sur les bénévoles du Conseil du Trésor).

PARTIE III

RÉCLAMATIONS PRÉSENTÉES PAR L'ÉTAT POUR DES BIENS PERDUS OU ENDOMMAGÉS

Généralités

49. Les réclamations présentées par le Service pour des biens perdus ou endommagés doivent être traitées conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur les réclamations et paiements à titre gracieux. Cependant, la présente partie ne s'applique ni aux réclamations autrement couvertes, telles que les contrats, ni aux réclamations concernant la perte et le recouvrement d'argent.

50. Il faut déployer tous les efforts raisonnables pour régler les réclamations formulées par l'État, tout en tenant compte de la rentabilité et de l'efficacité du processus sur le plan administratif. Par exemple, une réclamation pourrait être présentée par l'État contre un transporteur commercial pour récupérer le montant versé à un délinquant par suite de la perte d'effets personnels ou de dommages causés à ceux-ci pendant un transfèrement.

51. La procédure décrite dans la Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des comptes débiteurs doit être suivie en ce qui concerne le recouvrement des créances de l'État.

52. La procédure décrite dans la Politique du Conseil du Trésor sur les réclamations et paiements à titre gracieux doit être suivie lorsque :

1. le Service a formulé une réclamation contre un fonctionnaire pour laquelle celui-ci n'est pas indemnisé aux termes de la Politique du Conseil du Trésor sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers;
2. un décideur entend autoriser la retenue du montant de la réclamation en le déduisant ou en l'affectant en compensation de tout montant qui peut être dû ou payable par l'État au fonctionnaire.

53. Les réclamations de l'État ne doivent être radiées qu'aux termes du Règlement sur la radiation des créances (1994) et conformément à la Politique du Conseil du Trésor sur la suppression des dettes dues à la Couronne.

54. Les fonctionnaires du SCC qui sont autorisés à radier les réclamations de l'État sont désignés dans le document du SCC sur le Pouvoir financier de signer.

55. Les titulaires de postes qui sont autorisés à présenter les réclamations de l'État peuvent signer un avis de renonciation en tant que condition du paiement effectué pour régler une réclamation de l'État.

Dommages résultant de la négligence d'un employé, d'un bénévole, d'un entrepreneur ou d'un détenu

Employé

56. Lorsque, en raison de la négligence d'un employé du SCC,

1. des dommages sont causés à des biens du SCC,
2. une réclamation a été présentée au SCC par suite de la perte d'effets personnels d'un tiers ou des dommages causés à ceux-ci (p. ex., ceux d'un détenu ou d'un autre employé),
3. le SCC doit effectuer des paiements à un tiers,
   
   il faut déterminer si l'employé qui a fait preuve de négligence peut être protégé contre une réclamation formulée par le Service d'après la Politique du Conseil du Trésor sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers, en ce qui concerne le remboursement des dommages causés à ses biens ou le montant du règlement de la réclamation du tiers.

57. La Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers ne s'applique qu'aux fonctionnaires. Les bénévoles, les travailleurs détenus et les personnes engagées à contrat ne sont pas visés par cette politique.

Bénévole

58. La politique du gouvernement concernant la protection des bénévoles contre les risques financiers ou autres figure dans la Politique sur les bénévoles du Conseil du Trésor.

Entrepreneur

59. Lorsqu'une personne engagée à contrat est responsable de dommages causés à des biens du SCC (p. ex., par suite d'un accident avec un véhicule du SCC), une réclamation pourrait être présentée par l'État contre l'entrepreneur pour récupérer la perte subie par le SCC au moment de l'incident.

Détenu

60. Le Service peut accepter la responsabilité des dommages que les détenus causent pendant qu'ils participent à un programme de travail en établissement, car ils relèvent de la garde, du contrôle et de la surveillance de celui-ci. (Le Service n'assumerait probablement aucune responsabilité si, par exemple, un détenu prenant part à un programme de placement à l'extérieur causait des dommages après avoir suivi les directives de l'employeur.) Selon les circonstances, le Service peut présenter, mais n'est pas tenu de le faire, une réclamation contre un détenu qui, pendant qu'il participe à un programme de travail en établissement, cause des dommages aux biens du SCC ou d'un tiers.

61. Lorsqu'un détenu détruit volontairement ou avec malveillance des biens de l'État, le Service peut demander une indemnisation en formulant une réclamation contre ce dernier ou l'inculper d'une infraction disciplinaire et essayer d'obtenir une ordonnance de dédommagement en guise de sanction.

Demandes de renseignements

62. Aux fins de l'évaluation ou du règlement d'une réclamation, on peut obtenir l'avis des agents régionaux et nationaux responsables des réclamations.

Avis juridiques

63. Le Service devrait solliciter l'avis d'un juriste des Services juridiques ministériels à l'administration centrale :

1. lorsqu'il soupçonne un fonctionnaire de l'État de ne pas satisfaire aux critères figurant dans la Politique sur l'indemnisation des fonctionnaires de l'État et sur la prestation de services juridiques à ces derniers en ce qui concerne les exemptions en matière de réclamation;
2. pour déterminer - lorsqu'un bénévole ou un détenu participant à un programme de travail cause des dommages aux biens du SCC ou d'un tiers - si une personne doit être tenue de rembourser au SCC les coûts des dommages causés à ses biens et (ou) le montant du règlement accordé par le SCC à un tiers;
3. lorsque des montants élevés sont en jeu, ou encore lorsque les faits pertinents ou les principes juridiques applicables ne sont pas connus avec certitude.

PARTIE IV

DEMANDES D'INDEMNITÉ PRÉSENTÉES PAR DES DÉLINQUANTS EN CAS D'ACCIDENT

Demandes de renseignements

64. Toutes les demandes de renseignements concernant une demande d'indemnité ou le Programme d'indemnisation des délinquants en cas d'accident doivent être adressées à Développement des ressources humaines Canada (DRHC) ou au coordonnateur national des réclamations.

Délais

65. Les dispositions du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition se rapportant aux indemnités de décès et d'invalidité, ainsi que le Guide d'indemnisation des délinquants sous responsabilité fédérale, établissent les délais et les exigences concernant les rapports d'accident et la présentation des demandes d'indemnisation.

Avis juridiques

66. Les requêtes visant à obtenir un avis juridique au sujet d'une demande d'indemnité ou de tout aspect des dispositions du Règlement sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition lié aux indemnités de décès ou d'invalidité doivent être adressées aux Services juridiques ministériels au SCC.

Décisions relatives aux réclamations

67. Il revient au Solliciteur général du Canada, ou à une personne autorisée par celui-ci, de prendre les décisions concernant le Programme d'indemnisation des délinquants en cas d'accident. La liste des personnes autorisées est dressée dans le document du SCC sur le Pouvoir financier de signer.

68. En procédant cas par cas, le coordonnateur national des réclamations ou DRHC doit informer le requérant, par écrit, de la décision qui a été prise au sujet de sa demande d'indemnité.

PARTIE V

SYSTÈME DE GESTION DES RÈGLEMENTS DE RÉCLAMATIONS (SGRR)

69. Dès que possible après la réception d'une réclamation contre l'État ou lorsqu'une réclamation est présentée par l'État, l'administrateur des réclamations de l'unité opérationnelle doit :

1. introduire les données pertinentes dans le SGRR; ou
2. faire parvenir à cette fin une copie de la réclamation au coordonnateur régional des réclamations lorsqu'il n'a pas accès au SGRR.

70. Seul le coordonnateur national des réclamations peut enregistrer dans le SGRR les demandes d'indemnité en cas d'accident.

71. Le renvoi de la réclamation à une autre unité opérationnelle, pour enquête, doit également être enregistré dans le SGRR.

72. On peut générer au moyen du SGRR divers rapports concernant les réclamations de délinquants et d'employés, notamment pour s'assurer que les délais de traitement des réclamations sont respectés et relever les réclamations qui ne sont pas réglées dans les délais prescrits.

Commissaire adjointe des Services corporatifs

Original signé par
Louise Saint-Laurent

Annexe A

RENSEIGNEMENTS SUR LA PRÉSENTATION DES RÉCLAMATIONS

Réclamations contre l'État autres que des demandes d'indemnité présentées par des délinquants en cas d'accident

1. Pour obtenir des renseignements sur la présentation d'une réclamation, les requérants doivent communiquer avec les services indiqués ci-après.

1. Dans les établissements et les bureaux de district et de libération conditionnelle : l'Unité des services administratifs.
2. Dans les administrations régionales :
   • Atlantique - le chef régional de l'Administration, de l'accès et de la protection des renseignements personnels;
   • Québec - l'administrateur régional des Finances;
   • Ontario - le chef régional de la Protection des renseignements personnels, des demandes de renseignements et des griefs;
   • Prairies - l'analyste des affaires des détenus;
   • Pacifique - l'administrateur régional de l'Évaluation du rendement.
3. À l'administration centrale : le coordonnateur national des réclamations.

2. Le requérant peut examiner les documents de politiques du Service concernant les réclamations ainsi que la Politique du Conseil du Trésor sur les réclamations et paiements à titre gracieux. Il suffit de communiquer avec les services ou les représentants indiqués au paragraphe 1.

3. Les réclamations doivent être préparées par écrit et présentées sans délai de la façon indiquée ci-après.

1. Réclamations d'employés :
   • dans les établissements autres que les centres correctionnels communautaires - au directeur de l'établissement;
   • dans les centres correctionnels communautaires - au directeur de district;
   • dans les bureaux de libération conditionnelle - au directeur de district;
   • dans les administrations régionales - au sous-commissaire régional;
   • à l'administration centrale - au directeur des Opérations.
2. Réclamations de délinquants :
   • dans les établissements, autres que les centres correctionnels communautaires - au directeur de l'établissement;
   • dans les centres correctionnels communautaires - au directeur de district;
   • dans les établissements résidentiels communautaires (lorsqu'on croit que le Service est responsable de la perte des effets personnels des délinquants ou des dommages causés à ceux-ci) - au directeur de l'établissement où le délinquant a été mis en liberté.

Demandes d'indemnité présentées par des délinquants en cas d'accident

4. Pour obtenir des renseignements au sujet de la présentation d'une réclamation, les requérants doivent communiquer avec Développement des ressources humaines Canada au (819) 953-8001.

5. Une fois remplie, la Demande d'indemnisation du détenu (formulaire LAB 1076) doit être envoyée à l'adresse suivante :

Service fédéral d'indemnisation des accidentés du travail
Développement des ressources humaines Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0J2

Annexe B

ENQUÊTES SUR LES RÉCLAMATIONS

GÉNÉRALITÉS

1. Le rapport d'enquête doit, selon le cas, aborder les questions sous les rubriques suivantes :

1. « enquêtes », au paragraphe 7.1 de la Politique sur les réclamations et paiements à titre gracieux du Conseil du Trésor;
2. « enquêtes et évaluation » au paragraphe 4.2 des Lignes directrices su r la gestion des risques du Conseil du Trésor (appendice B de la Politique sur la gestion des risques).

2. La portée de l'enquête dépend du montant réclamé ou du montant qui peut être offert pour le règlement de la réclamation.

3. Aucune personne ayant participé à l'incident qui a donné lieu à la réclamation ne doit être responsable de la tenue de l'enquête.

4. Lorsqu'elle recueille des renseignements et formule une recommandation, la personne responsable de la tenue de l'enquête doit s'assurer que les renseignements sur lesquels elle se fonde sont sûrs et convaincants (se reporter au paragraphe 8 pour des exemples).

ENQUÊTE OFFICIEUSE

5. On devrait envisager de procéder à une enquête officieuse (c.-à-d. une enquête préliminaire visant à établir les faits) avant de préparer un rapport global d'enquête sur les circonstances d'une réclamation (c.-à-d. ordonner une enquête administrative). Cette enquête officieuse vise à déterminer les circonstances de base relatives à la réclamation, par exemple confirmer :

1. que le requérant possède ou possédait les effets faisant l'objet de la réclamation;
2. qu'une perte ou que des dommages ont été subis;
3. si le Service peut être tenu responsable de la perte ou des dommages.

ENQUÊTE ADMINISTRATIVE

6. Il n'y a lieu d'ordonner une enquête administrative que dans les cas suivants :

1. l'enquête officieuse n'a pas révélé de renseignements suffisants pour justifier une décision;
2. il est opportun et rentable d'ouvrir une enquête administrative.
   
   La Liste de vérification pour la tenue d'une enquête ci-jointe donne des directives concernant le type de renseignements devant être recueillis à l'égard d'une réclamation présentée par un détenu.

7. Les résultats de l'enquête administrative doivent être consignés par écrit et devraient inclure les renseignements suivants :

1. un court énoncé résumant les circonstances qui sont à l'origine de la réclamation (il s'agit d'offrir au lecteur une vue d'ensemble de la réclamation avant d'entrer dans les détails);
2. un exposé chronologique complet des faits qui ont immédiatement précédé et suivi l'incident qui a donné lieu à la réclamation, par exemple :
   1. où se trouvait le requérant et ce qu'il faisait au moment de l'incident,
   2. les mesures prises, ou qui auraient dû être prises, par le personnel pour assurer en toutes circonstances la protection des effets du requérant;
3. à compter de l'incident qui a donné lieu à la réclamation, un récit chronologique détaillé de :
   1. ce qu'il est advenu des effets personnels du délinquant,
   2. les occasions où les employés ou le requérant ont eu accès aux effets en question,
   3. les déplacements successifs de ces effets (c.-à-d. les traces écrites des effets faisant l'objet de la réclamation);
4. des commentaires concernant la question de savoir si le Service est responsable de la perte ou des dommages en cause et les motifs s'y rapportant;
5. les efforts consacrés à l'obtention des renseignements essentiels qui s'avéraient manquants.

PREUVES ADMISSIBLES

8.  Les faits présentés dans le rapport d'enquête doivent se rapporter à l'incident en cause et être étayés, non pas par des ouï-dire, mais plutôt par des preuves documentaires . Par exemple, ils peuvent être fondés sur :

1. des entrées dans un journal (registre);
2. la liste des effets trouvés dans la cellule du requérant, c.-à-d. les Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule) (formulaire SCC 872);
3. le Relevé des effets personnels du détenu (Effets gardés en cellule et entreposés) (formulaire SCC 514);
4. des reçus d'achat;
5. des rapports du SCC;
6. des déclarations écrites d'employés.

LISTE DE VÉRIFICATION POUR LA TENUE D'UNE ENQUÊTE

L'objet de la présente liste de vérification est d'aider un enquêteur à déterminer les circonstances ayant poussé un détenu à présenter une réclamation contre l'État pour des effets personnels perdus ou endommagés. Les questions ne sont pas exhaustives et ne s'appliquent pas à tous les cas. Toutefois, elles devraient guider l'enquêteur quant aux renseignements dont il aura besoin pour en arriver à une décision concernant une réclamation.

I. PREUVE DE PROPRIÉTÉ

Obtenir des copies des titres de propriété du requérant afin d'établir une preuve de propriété, par exemple :

  Formulaire SCC 514, Relevé des effets personnels du détenu (Effets gardés en cellule et entreposés)

  Formulaire SCC 514-4, Effets personnels du détenu (Conditions et responsabilités)

  Formulaire SCC 872, Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule)

  Formulaire SCC 513, Relevé des effets personnels du détenu (Effets de valeur et documents importants)

  Formulaire SCC 502, Relevé des effets personnels du détenu (Argent et titres)

  Permis d'artisanat

II. COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

2. Personnel

a.  A-t-on essayé de trouver les articles en cause avant de procéder à l'enquête?

Oui

Dans l'affirmative - Préciser quelles tentatives ont été faites ou quelles mesures ont été prises en vue de trouver les articles manquants.

Non

Dans la négative - Pourquoi?

b.  Quand le requérant a-t-il été admis à l'établissement où le présumé incident s'est produit (date et heure)?

c.  Le requérant partageait-il sa cellule avec un autre détenu?

Oui Non

Dans l'affirmative - Un contenant avait-il été fourni au requérant pour ranger en toute sécurité ses effets personnels avant que se produise l'incident à l'origine de la réclamation? Oui Non

Dans l'affirmative - Lui avait-on fourni un cadenas?

Oui Non

d.  L'autre détenu se trouvait-il dans la cellule à partir du moment où le requérant est sorti jusqu'au moment où ses effets de cellule ont été consignés sur le formulaire SCC 872, Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule), et empaquetés?

Oui Non

Dans l'affirmative - L'autre détenu a-t-il été fouillé?

Oui Non

A-t-on fouillé la cellule?

Oui Non

Dans l'affirmative - Indiquer la date, l'heure et les résultats de la fouille.

Dans la négative - Pourquoi?

e.  Si la réclamation concerne des bijoux, peut-on prouver que ces bijoux ont disparu avant que le détenu soit sorti de sa cellule?

Oui Non Dans l'affirmative- Expliquer.

f.  Où se trouvait le requérant au moment où s'est produit l'incident à l'origine de la réclamation?

Par exemple :

Le détenu était au travail.

En permission de sortir.

Au sein de la population carcérale générale.

En voie d'être placé en isolement.

En situation de transfèrement.

Hospitalisé.

En comparution devant un tribunal.

Illégalement en liberté.

En permission de sortir sans escorte.

SI LE DÉTENU N'ÉTAIT PAS AU SEIN DE LA POPULATION CARCÉRALE GÉNÉRALE

-

Fournir les renseignements indiqués ci-après, selon le cas.

Annexe C

FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION POUR L'ÉVALUATION D'UNE RÉCLAMATION

Les facteurs décrits ci-après devraient être pris en considération lorsqu'il s'agit de déterminer si le Service peut être tenu responsable de la perte ou des dommages causés aux effets personnels d'un détenu.

Facteurs justifiant l'acceptation d'une réclamation

1. Les effets personnels se trouvant dans la cellule du détenu n'ont pas été immédiatement protégés au moment de son départ de la population carcérale générale (sauf si aucun autre détenu ne pouvait avoir accès à la cellule, par exemple pendant un isolement cellulaire dans tout l'établissement).

2. Il était possible que quelqu'un puisse prendre les effets faisant l'objet de la réclamation dans la cellule du détenu entre le moment où celui-ci a quitté la population carcérale générale et la préparation du formulaire SCC 872, Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule).

3. Les effets personnels du requérant ont été perdus ou endommagés pendant qu'ils étaient sous la garde du Service.

4. Les effets personnels du délinquant ont été perdus ou endommagés pendant leur expédition par un transporteur commercial dont les services avaient été retenus par le SCC (sauf si le délinquant a demandé la livraison).

5. Lorsqu'un détenu se trouve éloigné de sa cellule pour diverses raisons (soit hospitalisation, isolement, évasion, permission de sortir, comparution devant un tribunal ou transfèrement d'urgence), le Service n'a pas suivi les procédures énoncées dans une directive du commissaire ou des directives connexes en ce qui concerne l'emballage, la consignation au registre et le retrait (s'il y a lieu) des effets personnels du détenu.

6. Lorsqu'un détenu a été exclu de la population carcérale générale ou qu'on apprend qu'il est illégalement en liberté, il faut établir un inventaire détaillé des effets personnels que ce dernier utilisait dans l'établissement (c.-à-d. effets gardés en cellule, objets d'artisanat ou articles destinés à un usage commercial). Si ces effets n'ont pas été détaillés au moment où le Service a emballé les effets personnels pour en assurer la bonne garde [p. ex., en remplissant le formulaire SCC 872, Effets personnels du détenu (Retraits de la cellule)], le Service doit pouvoir démontrer qu'il était impossible que des effets aient été perdus ou endommagés avant l'établissement de l'inventaire.

Facteurs justifiant le refus d'une réclamation

7. Les effets, que le Service n'avait pas demandés et qui avaient été envoyés au détenu par un membre de la collectivité, ont été perdus ou endommagés en cours de transport (p. ex., par un transporteur commercial ou par la Société canadienne des postes).

8. Lorsque des effets personnels ont, semble-t-il, été perdus ou endommagés pendant l'absence volontaire du détenu de sa cellule, toute réclamation à cet égard devrait être rejetée si le détenu ne se trouvait pas dans une cellule en occupation double et aurait pu en interdire l'accès (c'est-à-dire que la perte des effets du détenu ou les dommages qu'ils ont subis étaient attribuables à la négligence de celui-ci plutôt qu'à celle du Service).

9. Lorsque le Service installe, à la demande du détenu, un dispositif sur son bouton de déverrouillage de porte électronique (là où ce système est disponible), le Service ne doit pas être tenu responsable de la perte des effets gardés dans la cellule du détenu ou des dommages qui leur sont causés pendant que le dispositif est en place.

Effets personnels perdus ou endommagés par un transporteur commercial

10. Lorsque les effets personnels d'un délinquant ont été perdus ou endommagés au cours de leur expédition, sur demande du Service, par un transporteur commercial, l'établissement du SCC qui a reçu les effets aurait dû informer le plus tôt possible, par écrit, l'établissement de départ de la perte ou des dommages et envoyer les documents justificatifs (p. ex., la copie originale de la lettre de transport, les états concernant les dommages causés aux effets, le mode d'emballage et l'état du conteneur des effets endommagés).

11. Après avoir été informé de la perte ou des dommages, l'établissement qui a expédié les effets perdus ou endommagés devrait :

1. envisager d'aviser le transporteur commercial, le plus tôt possible et par écrit :
   1. des détails relatifs à la perte ou aux dommages,
   2. du fait qu'il peut être tenu de rembourser au Service le montant de l'indemnité à laquelle a droit le propriétaire des effets;
2. si une réclamation a été présentée à l'égard d'une perte ou de dommages, accepter la réclamation, car le transporteur commercial agissait à titre d'agent du Service;
3. envisager de présenter une réclamation contre le transporteur commercial pour récupérer le montant du règlement de la réclamation.

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