Lignes directrices environnementales

Système de management environnemental(SME)

SECTION 1 - DÉFINITIONS, RESPONSABILITÉS ET PORTÉE
SECTION 2 - EXIGENCES GÉNÉRALES
SECTION 3 - EXIGENCES SPÉCIFIQUES
SECTION 4 - GESTION DES DONNÉES ET RAPPORTS
SECTION 5 - FORMATION ET RÉFÉRENCES

ANNEXE A - Responsabilités environnementales types des autorités en établissement
ANNEXE B - Composition des Comités de management environnemental
ANNEXE C - Modèle (cycle) proposé de fonctionnement des Comités de management environnemental
ANNEXE D - Exemple d'un ordre du jour typique d'un Comité de management environnemental
ANNEXE E - Structure harmonisée proposée pour le classement des dossiers environnementaux constituant le Système de management environnemental (SME) de base du SCC
ANNEXE F - Exemple d'un organigramme de classement des sous-dossiers environnementaux, ventilé pour l'aspect « Mesure et gestion des déchets solides »

BUTS PRINCIPAUX

Contribuer, grâce à des Systèmes de management environnemental (SME) efficaces, à préserver les ressources naturelles, à réduire la pollution sous toutes ses formes et à mettre en œuvre puis maintenir des mesures préventives axées sur la protection de l'environnement.

Assurer l'amélioration continue de la performance environnementale dans les établissements du Service correctionnel du Canada au moyen de Systèmes d'information sur l'environnement (SIE), de systèmes de communication environnementale appropriés et de Comités de management environnemental (CME) officiels.

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

Promouvoir une gestion efficace et responsable axée sur la protection de l'environnement au sein des établissements du Service correctionnel du Canada.

Mettre en place un Système de management environnemental (SME) aux fins de la planification, de la mise en œuvre et de l'examen des aspects environnementaux des activités en établissement. Le SME permettra :

• de recueillir, d'enregistrer et de sauvegarder des données vérifiables sur les questions environnementales;
• d'assurer une gestion structurée du volet environnemental de la Stratégie de développement durable du SCC;
• d'assurer le suivi continu des résultats et donc de la performance environnementale.

INSTRUMENTS HABILITANTS

Directive du commissaire no 318 du Service correctionnel du Canada - Programmes environnementaux.

La stratégie de développement durable (SDD) du Service correctionnel du Canada.

ISO 14001 Système de management environnemental - Spécifications et lignes directrices pour son utilisation, Organisation internationale de normalisation (ISO), 1996 (et éditions subséquentes).

ISO 14004 Systèmes de management environnemental - Lignes directrices générales concernant les principes, les systèmes et les techniques de mise en oeuvre, Organisation internationale de normalisation (ISO), 1996 (et éditions subséquentes).

SECTION 1 - DÉFINITIONS, RESPONSABILITÉS ET PORTÉE

DÉFINITIONS ET ACRONYMES

Pour les besoins des présentes lignes directrices environnementales :

DAPC - Directeur adjoint des Programmes correctionnels.

DASG - Directeur adjoint des Services de gestion.

CTSE - Chef des travaux ou Services d'entretien.

ISO - Organisation internationale de normalisation.

SIE - Système d'information sur l'environnement de l'établissement.

CME - Comité de management environnemental de l'établissement.

SME - Un Système de management environnemental est un outil qui permet à un établissement de se conformer à toutes les lois sur l'environnement et à toutes les exigences de rendement envers lesquelles le directeur de l'établissement est imputable. Aux termes de la norme ISO 14004, un SME fournit le cadre qui aide une organisation à gérer son programme environnemental ainsi qu'à documenter, à évaluer et à communiquer sa performance environnementale. Un SME aide les organisations fédérales à s'assurer que les principaux risques et atteintes environnementales sont dûment déterminés, réduits et gérés. À tout le moins, un SME aide les établissements à s'assurer que les opérations sont menées en conformité avec les lois sur l'environnement.

ARE - Agent régional en environnement.

SDD - Stratégie de développement durable du SCC.

RESPONSABILITÉS

Les directeurs d'établissement, leurs assistants et les directeurs adjoints de Corcan, doivent veiller au respect des présentes lignes directrices environnementales.

Le chef des travaux ou Services d'entretien (CTSE) sera normalement la personne responsable de la mise en oeuvre et de la surveillance des présentes lignes directrices environnementales afin que la gestion environnementale soit mise en application, évaluée et maintenue à partir d'un point centralisé en établissement.

PORTÉE

Tous les secteurs en établissement qui doivent rendre compte d'aspects environnementaux reliés à leurs opérations sont assujettis aux présentes lignes directrices environnementales.

SECTION 2 - EXIGENCES GÉNÉRALES

1. Le directeur de l'établissement doit s'assurer qu'un Système de management environnemental (SME) efficace est établi et mis en application au sein de son établissement et que ce système porte sur toutes les questions environnementales pour lesquelles il est tenu de rendre compte, incluant les activités de Corcan qui se déroulent à l'intérieur de l'établissement.

2. Le directeur de l'établissement doit mettre en place une structure formelle d'organisation aux fins de la gestion des aspects environnementaux des activités dont il est responsable. Ordinairement, il peut à cette fin confier la mise en application de chaque exigence des lignes directrices environnementales à un membre précis de la structure formelle de l'organisation [voir annexe A].

SECTION 3 - EXIGENCES SPÉCIFIQUES

COMITÉ DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL (CME)

1. Le directeur de l'établissement doit constituer un Comité de management environnemental (CME) permanent pour l'établissement et il peut également former un sous-comité permanent du CME.

2. En règle générale, le CME a pour but d'apporter des améliorations tangibles au chapitre du management environnemental au sein des unités opérationnelles du SCC. Les activités du CME doivent donc viser à l'obtention de résultats mesurables. À cette fin, il faudra souvent coordonner la mise en oeuvre de mesures environnementales au niveau de l'établissement, en collaboration avec l'AR et l'AC.

3. Le CME devrait normalement être formé du directeur de l'établissement (président), du directeur adjoint des Services de gestion (vice-président), du sous-directeur ou du directeur adjoint des Programmes correctionnels (ou des deux), du directeur adjoint de Corcan, du chef des travaux ou Services d'entretien et du chef des Services d'alimentation. Le directeur peut aussi exiger la présence d'autres personnes [voir annexe B].

4. Le sous-comité ne serait ordinairement composé que du directeur adjoint des Services de gestion (président), du directeur adjoint de Corcan, du CTSE et de tout autre participant requis par le DASG.

5. Le CME complet, présidé par le directeur de l'établissement, doit tenir au moins une réunion par année, préférablement en avril. Le sous-comité devrait se réunir trimestriellement.

6. Les réunions du CME et des sous-comités ont principalement pour but de présenter les rapports sommaires sur les aspects environnementaux des activités de l'établissement et de confirmer ou de modifier les plans d'action pour la période suivante [voir annexe C]. Les réunions devraient être relativement brèves et très ciblées. Le plus souvent, les initiatives qui doivent être approuvées ou à l'égard desquelles une décision doit être prise ne sont pas portées à l'attention du Comité mais examinées au moment opportun par l'organisation intéressée. Chaque membre du Comité devrait être dûment informé avant les réunions.

7. Le directeur adjoint des Services de gestion (DASG) est responsable des réunions du CME et du sous-comité et doit, à ce titre, en déterminer le lieu, en établir l'ordre du jour [voir annexe D], en organiser le soutien administratif, notamment la photocopie et la distribution des documents d'information, et en préparer les procès-verbaux. Le DASG nomme généralement un secrétaire qui prendra des notes pendant la réunion.

8. Les établissements situés dans un complexe pénitentiaire (regroupant deux ou plusieurs pénitenciers) devraient établir des partenariats de management environnemental. Certains projets, reposant sur l'utilisation des infrastructures communes, pourraient donner lieu à des économies d'échelle (compostage, recyclage, plans d'urgence environnementale, etc.).

Note : Dans certains cas, on peut former un Comité de management environnemental pour l'ensemble du complexe de manière à pouvoir mettre en commun les ressources, coordonner les activités écologiques à grande échelle ou simplement promouvoir la synergie entre les établissements. On peut en outre étendre cette coopération à plusieurs complexes ou conclure des accords avec les collectivités locales et d'autres services ou organismes de la région. À cet égard, les possibilités sont quasi illimitées.

SECTION 4 - GESTION DES DONNÉES ET RAPPORTS

SYSTÈMES D'INFORMATION ET DOSSIERS ENVIRONNEMENTAUX

1. Le CTSE est responsable de la mise en place et de l'exploitation du Système d'information sur l'environnement (SIE) de l'établissement. Ordinairement, le SIE est essentiellement composé d'un système de classement des dossiers papier et de fichiers informatiques. Comme certains de ces dossiers peuvent être des doubles d'autres dossiers conservés en un autre endroit, il faut établir des interactions et des liens clairs entre les composants du SIE indiquant l'emplacement des documents connexes.

2. Bien que le SIE fasse office de dépôt central des dossiers environnementaux, il n'est pas nécessaire d'y conserver des doubles des dossiers conservés dans d'autres systèmes d'information, par exemple dans le Système de gestion de l'entretien ou les dossiers de formation et de certification des opérateurs administrés par le CTSE.

Note : La documentation peut comprendre :

1. de l'information sur les procédures en usage;
2. des organigrammes;
3. des normes et des procédures pour les opérations internes (p. ex., des ordres permanents);
4. les plans d'urgence existants sur place.

3. Le SIE doit être complet et contenir des dossiers ou des groupes de dossiers tout au moins sur les sujets suivants [voir annexes E et F] :

1. un ensemble de dossiers sur toutes les lignes directrices environnementales;
2. des dossiers sur la SDD du SCC et d'autres documents environnementaux, les lois, les règlements, les lignes directrices, etc. du gouvernement fédéral, de même que ceux provinciaux et des administrations municipales qui visent les activités environnementales de l'établissement;
3. les réunions du CME, ainsi que les procès-verbaux et les rapports sur les mesures de suivi;
4. des dossiers décrivant l'organisation, les fonctions et les affectations temporaires à l'égard des agents qui doivent assumer la responsabilité de certaines activités environnementales;
5. des dossiers d'évaluation de la performance environnementale;
6. des dossiers sur d'autres aspects, dont la formation, les vérifications, les examens ou les révisions (internes et externes) qui s'appliquent au programme environnemental de l'établissement dans son ensemble.

4. La personne affectée à la gestion des dossiers environnementaux au sein de l'établissement doit établir et maintenir des procédures pour la détermination, l'énumération, la mise à jour et l'aliénation des dossiers environnementaux.

5. Tous les documents exigés dans les présentes lignes directrices environnementales (vérifications, données, dossiers) doivent être conservés sur place pendant au moins cinq ans à partir de la date de publication.

Note :
Les procédures pour la détermination, la mise à jour et la consultation des dossiers devraient porter essentiellement sur les tâches de tenue des dossiers nécessaires à la mise en œuvre et au fonctionnement du SME et servir à consigner dans quelle mesure les cibles et les objectifs planifiés ont été atteints.

Les données entrées portant sur l'environnement peuvent comprendre :

1. de l'information sur les lois environnementales applicables et d'autres exigences;
2. de l'information sur les aspects environnementaux importants;
3. les enregistrements des réclamations;
4. les enregistrements relatifs à la formation;
5. de l'information sur les procédures;
6. de l'information sur les produits;
7. les enregistrements de contrôle, d'entretien et d'étalonnage;
8. de l'information pertinente sur les sous-traitants et les fournisseurs;
9. des rapports sur les incidents à caractère environnemental;
10. de l'information sur les situations d'urgence et la capacité d'intervention;
11. les résultats des vérifications environnementales;
12. les revues de gestion.

Il convient de traiter comme il se doit les renseignements confidentiels sur les activités de l'établissement.

RAPPORTS

6. Les rapports trimestriels présentés au CME sont corrigés au besoin à l'issue de chaque réunion, et une copie est envoyée à l'agent régional en environnement aux fins d'information et d'usage futur.

7. Une fois l'an, un rapport préliminaire est préparé pour résumer la performance environnementale globale de l'établissement au cours de l'année précédente. Ce rapport forme la partie principale du document d'information qui est examiné au cours de la réunion annuelle du CME. La version définitive du rapport annuel est finalisée, puis publiée après la réunion. Une copie du rapport final est envoyée à l'agent régional en environnement et au gestionnaire des Programmes environnementaux à l'AC.

SECTION 5 - FORMATION ET RÉFÉRENCES

FORMATION

1. Les mesures nécessaires pour offrir au personnel de l'établissement de la formation continue et des séances d'encadrement sur le SME devraient être prises. Les attestations de la formation du personnel relatives à ce type d'activités devraient être consignées dans le registre approprié du SME de l'établissement.

RÉFÉRENCES

2. Site infonet d'Environnement Canada (page d'accueil de la Voie verte) à l'adresse : http://www.ec.gc.ca/fenvhome.html.

3. Site infonet d'Environnement Canada (page d'accueil Info SGE) à l'adresse : http://www.ec.gc.ca/infosge/home_f.htm.

4. Site internet de l'Association canadienne de normalisation (CSA) à l'adresse : www.csa.ca.

5. Site internet du Conseil canadien des ministres de l'Environnement (CCME) à l'adresse : http://www.ccme.ca/.

6. Site infonet du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) - Guide environnemental pour les gestionnaires immobiliers fédéraux à l'adresse : http://www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/TB_G3/enviro_f.html.

7. Loi canadienne sur la protection de l'environnement (LCPE) à l'adresse : http://lois.justice.gc.ca/fr/C-15.31/texte.html.

Commissaire adjointe,
Services corporatifs

Original signé par :
Louise Saint-Laurent

ANNEXE A - Responsabilités environnementales types des autorités en établissement

Les principales autorités dans un établissement type sont indiquées ci-après.

ANNEXE B - Composition des Comités de management environnemental

La composition recommandée des CME est décrite ci-après.

ANNEXE C - Modèle (cycle) proposé de fonctionnement des Comités de management environnemental

ANNEXE D - Exemple d'un ordre du jour typique d'un Comité de management environnemental

ANNEXE E - Structure harmonisée proposée pour le classement des dossiers environnementaux constituant le Système de management environnemental (SME) de base du SCC¹

¹ La structure ci-dessus représente le système harmonisé de base qui est proposé pour le classement des dossiers du SME du SCC. Selon les conditions de collecte propres à chaque emplacement, les autorités locales peuvent décider de rajuster certains points pour assurer la conformité avec leur système interne de gestion.

ANNEXE F - Exemple d'un organigramme de classement des sous-dossiers environnementaux, ventilé pour l'aspect « Mesure et gestion des déchets solides »

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