LIGNES DIRECTRICES

Cartes d'achat

Bulletin politique 151

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

1. Énoncer la marche à suivre pour l'administration et le contrôle du programme des cartes d'achat.

INSTRUMENTS HABILITANTS

2. Politique du Conseil du Trésor sur les cartes d'achat;
Directive du commissaire no 350 - Services de gestion du matériel et des approvisionnements.

RENVOIS

3. Lignes directrices no 350-1 portant sur la gestion des biens;
Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
Politique du Conseil du Trésor sur l'accueil;
Règles de conduite professionnelle du SCC;
Code de discipline du SCC.

RESPONSABILITÉS

Généralités

4. Il revient au Secteur des services corporatifs de l'administration centrale de choisir l'établissement financier qui émettra les cartes devant être utilisées au Service correctionnel du Canada (SCC).

5. Le Service doit désigner un coordonnateur national des cartes d'achat ainsi que des coordonnateurs régionaux et locaux.

Coordonnateur national

6. Le coordonnateur national doit :

1. établir et faire connaître les politiques et les procédures internes;
2. communiquer à tous les coordonnateurs régionaux les politiques et procédures du SCC et des organismes centraux;
3. surveiller l'utilisation des cartes d'achat et en rendre compte;
4. informer les coordonnateurs régionaux et les détenteurs de carte de tout problème décelé ou de toute préoccupation;
5. s'assurer que les membres du personnel sont informés des exigences.

Coordonnateurs régionaux

7. Les coordonnateurs régionaux doivent exécuter les fonctions suivantes aux administrations régionales et aux unités opérationnelles :

1. traiter toutes les demandes de carte d'achat, consigner dans un registre le nom de tous les détenteurs de carte et conserver des copies signées du formulaire SCC 1095, intitulé « Carte d'achat - Consentement et accusé de réception »;
2. présenter les demandes de carte à l'établissement financier émetteur;
3. signaler toute annulation de carte à l'établissement financier émetteur et récupérer la carte;
4. informer les détenteurs de carte de leurs responsabilités;
5. surveiller l'utilisation des cartes d'achat;
6. informer les coordonnateurs locaux de tout problème décelé ou de toute préoccupation;
7. signaler les éventuels cas d'infraction grave au contrôleur régional, au responsable régional de la Gestion du matériel, au gestionnaire des Services des contrats et de gestion du matériel à l'administration centrale ainsi qu'au contrôleur.

Coordonnateurs locaux

8. Le coordonnateur local doit :

1. traiter les demandes de carte et les présenter au coordonnateur régional pour qu'il y donne suite;
2. distribuer les cartes d'achat;
3. informer les détenteurs de carte de leurs responsabilités;
4. informer les détenteurs de carte de tout problème décelé ou de toute préoccupation ayant trait à leur méthode d'acquisition ou utilisation de la carte;
5. récupérer toute carte non nécessaire à un détenteur, la détruire et informer le coordonnateur régional de la mesure qui a été prise;
6. lors de la cessation d'emploi d'un détenteur de carte ou de sa mutation à une autre unité, en aviser le coordonnateur régional et l'agent des Finances de l'unité opérationnelle;
7. fournir l'autorisation sur le formulaire CSC 0816, intitulé « Autorisation de départ pour l'employé(e)/contractuel(le) et autre personne », ou en obtenir une copie. Tous les membres du personnel devraient faire signer ce formulaire avant de quitter l'unité opérationnelle ou le Service.

Détenteurs de carte

9. Les détenteurs de carte doivent :

1. garder la carte en sécurité (la personne pour qui une carte a été émise doit montrer qu'elle prend des mesures raisonnables pour éviter tout abus ou usage incorrect de sa carte par une personne non autorisée);
2. en cas de perte ou de vol d'une carte, en aviser, par téléphone, l'établissement financier émetteur et le coordonnateur compétent;
3. informer le coordonnateur compétent s'il est muté à une autre unité opérationnelle du SCC;
4. dès la cessation de son emploi, remettre la carte au coordonnateur compétent;
5. procéder au rapprochement et à la vérification des relevés mensuels;
6. régler les écarts et les différends avec les commerçants ou les fournisseurs;
7. traiter les paiements en conformité avec les modalités prévues par l'établissement financier émetteur et éviter ainsi de devoir payer des intérêts sur les comptes en souffrance;
8. communiquer avec le coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle pour s'assurer que tous les biens et les articles attrayants achetés au moyen de la carte sont consignés dans le système de gestion des biens du Service, et veiller à informer les membres du personnel du magasin ou de l'aire de réception de toute livraison à l'unité opérationnelle;
9. veiller à ce que la politique relative à la taxe sur les produits et services (TPS/TVH) et la taxe de vente provinciale soit respectée lors de tout achat fait au moyen de la carte.

Finances

10. Les Finances doivent s'assurer que les achats ont été effectués conformément à la politique du Service, informer le détenteur de carte de tout écart décelé et demander des éclaircissements au besoin. Toute utilisation incorrecte de la carte doit être signalée au coordonnateur local.

Gestion du matériel

11. Il incombe à la Gestion du matériel de s'assurer que tous les biens ou les articles attrayants achetés au moyen de la carte et portés à sa connaissance sont consignés dans le système de gestion des biens du Service.

EXIGENCES

12. Les Règles de conduite professionnelle du SCC serviront de principe directeur dans l'application de la politique. Le Code de discipline du SCC touche tous les employés qui ont recours à cette politique à mauvais escient ou n'en tiennent pas compte volontairement.

13. Les membres du personnel peuvent être autorisés à employer les cartes d'achat pour se procurer des biens et des services (à l'exception des articles énumérés au paragraphe 19), selon les pouvoirs délégués d'achat et de dépense, lorsque cela est efficient, économique et faisable sur le plan opérationnel.

14. Le personnel peut être autorisé à utiliser la carte d'achat pour acquitter des frais d'accueil. Toutefois, il faut toujours obtenir une approbation préalable et consigner les renseignements requis à l'appui de ces dépenses.

15. Les cartes peuvent servir à effectuer des achats par téléphone ou directement auprès du fournisseur dans le cas de biens de faible valeur.

16. Bien qu'il ne soit pas nécessaire que le détenteur de carte dispose du pouvoir délégué d'engager des dépenses (article 34 de la LGFP), tous ses achats doivent être autorisés par le gestionnaire du budget.

17. Un détenteur de carte qui est un gestionnaire de budget et qui a fait un achat au moyen de sa carte peut attester le traitement de la facture en vertu de l'article 34 de la LGFP.

18. Les achats doivent être limités à un maximum de 5 000 $ par transaction. La valeur d'un article ne doit pas dépasser 5 000 $. Il est interdit de se servir de la carte d'achat dans le but de fractionner des marchés ou d'effectuer des achats répétés planifiés qui sont répréhensibles et démontrent une mauvaise gestion.

USAGES NON AUTORISÉS DE LA CARTE

19. Les cartes d'achat ne doivent pas être utilisées pour :

1. obtenir des services de personnel d'agence;
2. acquitter des frais d'essence, de repas, d'hébergement ou d'autres frais de voyage;
3. acquitter des frais liés à l'utilisation et à l'entretien de véhicules, à l'exception de l'achat de pièces par le garage d'un établissement aux fins d'utilisation et d'entretien de véhicules;
4. obtenir des avances de fonds;
5. effectuer des achats personnels;
6. effectuer des transactions interministérielles, à l'exception de celles avec Corcan;
7. faire des achats par Internet (le numéro de carte ne doit pas être transmis sur l'Internet).

20. Le détenteur ne doit ni céder ni prêter sa carte à un autre employé dans le but d'effectuer des achats pour le compte du SCC.

21. En aucun cas, le détenteur ne doit, à titre personnel, accumuler des points consentis par des fournisseurs.

22. Le détenteur doit remettre au responsable de l'unité opérationnelle tout avantage ou cadeau faisant suite à l'utilisation de la carte d'achat. Ces transactions doivent être signalées par écrit au coordonnateur national, régional ou local compétent ainsi qu'au chef et à l'administrateur régional des Finances, selon l'endroit où la transaction a eu lieu.

BIENS D'ÉQUIPEMENT

23. Pour les achats de biens d'équipement (p. ex., des ordinateurs) ou d'articles attrayants, le personnel (soit le coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle, l'agent des Finances compétent et le gardien) doit s'assurer que ces biens ou articles sont consignés dans le système de gestion des biens en usage au Service.

La Commissaire adjointe
des Services corporatifs,
Original signé par :
Louise Saint-Laurent

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