Le Programme des services de dépôt du Canada (PSD) a fonctionné pendant soixante-dix ans et il a assuré un lien incontournable entre les citoyens canadiens et le gouvernement fédéral grâce à la distribution gratuite des publications officielles dans les bibliothèques de dépôt universel et sélectif. L’expansion rapide et récente de l’édition et de la diffusion par voie électronique de l’information du gouvernement fédéral canadien a poussé le PSD à financer la première étude importante visant à déterminer dans quelle mesure les bibliothèques de dépôt sont prêtes à adopter les nouvelles technologies.

À l’automne de 1996, les chercheurs de la Graduate School of Library and Information Science, University of Western Ontario, ont entrepris un projet d’étude sur les capacités technologiques et les services connexes qui permettront aux bibliothèques de dépôt d’assurer un accès permanent public à l’information électronique du gouvernement fédéral canadien. Un questionnaire à remplir soi-même a été envoyé à toutes les bibliothèques de dépôt universel et sélectif au Canada et à l’étranger afin de recueillir des données à la fois quantitatives et qualitatives. Les résultats sont basés sur l’analyse de données provenant de 450 questionnaires remplis (ce qui représente un taux de retour de 50 %). Le taux de retour des bibliothèques de dépôt canadiennes est d’environ 57 %.

Les principales conclusions de l’étude sont résumées comme suit :

Importance des publications du gouvernement : Les publications du gouvernement fédéral occupent une place prépondérante dans les collections de documents officiels tenues par les bibliothèques de dépôt et les publications gouvernementales elles-mêmes sont considérées comme « très importantes » ou « essentielles » par une majorité de bibliothèques bien que, par rapport aux bibliothèques publiques, un pourcentage beaucoup plus important de bibliothèques universitaires les ont cotées comme « essentielles ».

Agencement des collections : La majorité des bibliothèques ont un agencement mixte, quelques documents étant mis sur les rayons avec la collection principale alors que d’autres se trouvent dans des secteurs distincts; au cours des dix dernières années, 16,1 % des bibliothèques ont cherché à intégrer leurs documents aux collections principales.

Installations pour l’accès électronique : Une grande majorité de bibliothèques de dépôt sont équipées de catalogues en ligne et, parmi celles-ci, à peine plus de la moitié a un accès automatique. Dans l’ensemble des bibliothèques de dépôt, il y a une distribution étonnamment inégale d’ordinateurs personnels (OP ou PC) pour usage public. Les bibliothèques universitaires ont deux OP d’utilisation publique pour 1 000 personnes alors que lesbibliothèques publiques n’ont que 0,15 pour chaque tranche de 1 000 personnes qu’elles ont le mandat de servir. Ces chiffres n’indiquent pas combien d’OP il faut pour chaque tranche de 1 000 personnes servies, mais il est raisonnable de prédire que les bibliothèques publiques ne pourront pas répondre à la demande accrue d’accès à l’information gouvernementale par voie électronique. Les résultats montrent également que les bibliothèques universitaires offrent un pourcentage plus élevé d’OP d’accès public avec une mémoire RAM qui dépasse les huit méga-octets, ce qui est une indication du type de logiciel que ces appareils peuvent exécuter. Il y a une grande variabilité dans le nombre de lecteurs de CD-ROM d’utilisation publique disponibles et le type le plus courant d’imprimante utilisée est l’imprimante par points (ou imprimante matricielle) qui est remarquable par sa lenteur. Les systèmes d’exploitation Windows 3.1 et Windows 95 sont accessibles dans la plupart des PC d’utilisation publique, mais les 20 % des bibliothèques de dépôt équipées uniquement de MS-DOS auront de la difficulté à accéder à l’information sur le World Wide Web au moyen d’une interface graphique. Une grande majorité des bibliothèques sont en réseau et, parmi celles qui ne le sont pas, presque 60 % ont des plans d’installation de réseau. De nouveau, une grande majorité (89 %) a accès à Internet et la plupart des autres bibliothèques ont des plans de connexion. Les bibliothèques publiques ont généralement des connexions à moins grande largeur de bande avec Internet. Le navigateur principal Web est Netscape Navigator.

Frais de service : Dans la plupart des cas (89 %), les bibliothèques de dépôt ne facturent pas à leurs clients l’accès à Internet, même si 65 % d’entre elles imposent des frais d’impression, ce qui va sans doute résulter en des coûts Internet plus élevés pour les clients.

Utilisation actuelle et état de préparation du personnel : Les formats électroniques sont utilisés beaucoup moins fréquemment que les documents imprimés. Un grand nombre de répondants ont fait part de leurs observations; l’un des thèmes qui revient le plus souvent est celui du manque d’équipement informatique et de temps du personnel pour aider les utilisateurs, ainsi que l’absence de sensibilisation du public, le manque de temps du personnel pour promouvoir l’utilisation des sources électroniques et des collections limitées dans ces secteurs. Plus fréquemment, les clients qui utilisent des sources électroniques demandent de l’aide pour le logiciel. Les bibliothèques de dépôt semblent être à court de personnel formé pour leur prêter assistance avec l’accès électronique. De nombreux répondants se plaignent de l’absence de financement, de la rareté des programmes de formation et du manque de temps pour une expertise croissante.

Installations matérielles et soutien financier : La plupart des répondants ont qualifié les installations matérielles de satisfaisantes ou « très bien » même si l’analyse montre que les bibliothèques publiques avaient plus tendance à qualifier les installations de médiocres ou très médiocres. Il en est de même pour le soutien financier; la plupart des répondants ont qualifié leur financement de « satisfaisant » ou mieux, mais les bibliothèques publiques étaient plus portées à qualifier leur financement de « médiocre » ou « très médiocre ».

Changement perçu dans l’utilisation des ressources : Les répondants se divisaient en parts égales sur la question de savoir si le passage à l’information gouvernementale électronique mènerait à une utilisation accrue, à une utilisation moindre ou à l’utilisation inchangée de leurs ressources.

Dans leurs commentaires écrits, les répondants ont reconnu le potentiel offert par Internet pour un accès rapide et à temps, mais ils ont exprimé des réserves dans les domaines suivants : gestion et archivage bibliographique inadéquats; risque d’accès inéquitable si des frais de service sont imposés; transfert des coûts d’édition du gouvernement aux bibliothèques si celles-ci doivent télécharger et imprimer l’information gouvernementale qui n’est accessible que sur Internet; besoins de formation du personnel et coûts de la maintenance et du remplacement du matériel.

Pendant soixante-dix ans, le Programme des services de dépôt (PSD) a assuré un lien vital entre les citoyens canadiens et le gouvernement fédéral. Le Programme a été inauguré officiellement par un décret en conseil de 1927 même si la pratique de mettre gratuitement à la disposition du public les publications gouvernementales par l’entremise des députés et de l’Imprimeur de la Reine a été établie bien avant la Confédération en 1867. Le PSD est administré actuellement par les Éditions du gouvernement du Canada, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC); les publications officielles fédérales sont distribuées sans frais à 949 bibliothèques gouvernementales, universitaires et publiques au Canada et à l’extérieur où elles sont entreposées, organisées et où elles servent d’ouvrages de référence au public, à d’autres gouvernements, à des entreprises et à des universités.

Tous les ministères et organismes fédéraux canadiens soumis à la politique du Conseil du Trésor sur les communications doivent participer à ce Programme; ils fournissent des copies de leurs publications à PSD pour distribution. Le Programme absorbe tous les coûts d’exploitation et gère la distribution des publications tarifées auprès des bibliothèques de dépôt du gouvernement. Les bibliothèques participantes sont responsables de tous les coûts ultérieurs d’entreposage et elles doivent mettre l’information à la disposition du public.

Les bibliothèques de dépôt universel, au nombre de 48 au Canada et de quatre à l’étranger, reçoivent automatiquement les envois de toutes les publications énumérées dans la Liste hebdomadaire des publications du gouvernement du Canada. Les bibliothèques de dépôt sélectif (754 au Canada et 143 à l’étranger) utilisent la Liste hebdomadaire pour choisir les documents qu’elles veulent commander pour leur collection. La Liste hebdomadaire est produite en version électronique et en version imprimée.

Il y a eu dernièrement une expansion rapide de la publication et de la diffusion par voie électronique de l’information du gouvernement fédéral au Canada; de nombreux ministères et organismes fédéraux sont en train de planifier et d’élaborer des initiatives visant à convertir les publications imprimées en format électronique. Bien que ces développements offrent de grandes possibilités d’améliorer l’accès public aux documents officiels, les bibliothèques doivent relever des défis importants en ce qui concerne l’adoption des nouvelles technologies, le développement de nouvelles méthodes de traitement des produits d’information sous forme électronique et le paiement des coûts associés.

L’accent qui est mis de plus en plus sur la gamme d’options de diffusion toujours croissante est très évident :

• Le Secrétaire du Conseil du Trésor a déclaré qu’au gouvernement fédéral « Nous voulons que, d’ici 1998, le commerce électronique soit notre outil de prédilection pour transiger avec les autres gouvernements, les organisations du secteur privé et la population canadienne ». (Harder)
• La Bibliothèque nationale du Canada a terminé son projet pilote de publications électroniques en réponse à l’explosion de l’édition électronique et de l’information en réseau et elle déclare : « Nous continuons d’édifier notre collection de publications électroniques et de renforcer le support des systèmes envers cette collection ». (Nouvelles de la Bibliothèque nationale, p. 4)
• Les représentants de 20 bibliothèques canadiennes ont lancé l’Initiative canadienne sur les bibliothèques numériques (ICBN) afin de travailler ensemble à améliorer l’accès aux ressources numériques. Cette alliance a été proposée à une réunion de consultation tenue sur invitation à la Bibliothèque nationale du Canada en mars 1997. (Bibliothèque nationale du Canada)
• La perspective de mettre l’information gouvernementale au service du grand public est touchée par « les formats de l’information du gouvernement... Les bibliothèques ont une obligation inhérente d’offrir des modes d’accès dans tous les formats assez courants, quelques-uns de ces formats ne pouvant tout simplement pas être traités par l’oeil ou l’intellect humain. À ce stade, ces formats non standard sembleraient être des microformes, des documents cartographiques, des CD-ROM, des bandes pour ordinateur et de l’information fournie sur Internet ». (MacDonald) [nous soulignons]

Des efforts ont été faits dernièrement pour étudier les diverses questions de politique concernant l’industrie de l’information électronique du gouvernement fédéral et du Canada (Morton, 1995), les perspectives de l’édition électronique et du système de dépôt canadien (Monty, 1996) et la possibilité de remodeler le PSD (Partners, 1991). Bien entendu, il y a eu un intérêt profond aux États-Unis et des initiatives ont été lancées pour la mise en oeuvre prévue en 1998 d’un « programme de bibliothèques de dépôt électronique ». Le bureau d’impression du gouvernement américain (U.S. Government Printing Office) a terminé une étude visant à déterminer les mesures de transition qui permettront de passer avec succès à un Programme de bibliothèques de dépôt fédéral électronique (USGPO 1996). Deux numéros du Journal of Government Information ont été consacrés aux défis auxquels les bibliothèques de dépôt doivent faire face lorsqu’elles cherchent à passer des ressources imprimées aux ressources électroniques tout en jouissant des avantages des ressources électroniques sans perdre les services traditionnels.

Le passage proposé à des formats électroniques pour l’information gouvernementale se fonde sur l’hypothèse que de nombreux avantages suivront, y compris l’accessibilité plus vaste et plus rapide de l’information officielle et, sans aucun doute, une rentabilité accrue. Les bibliothèques sont des sources essentielles et des fournisseurs de publications officielles et, si elles ne sont pas entièrement équipées et prêtes pour les changements, il peut en résulter un impact négatif plutôt que positif sur l’accès à l’information gouvernementale. Il faut entreprendre des études systématiques sur les conditions qui stimuleront une intégration efficace des documents électroniques dans les collections des bibliothèques afin de répondre aux demandes prévues des utilisateurs en matière de services de bibliothèque numériques. Les bibliothèques de dépôt universel et de dépôt sélectif qui constituent le réseau du Programme des services de dépôt du Canada constituent un sujet idéal pour une telle enquête.

À l’automne de 1996, des chercheurs de la Graduate School of Library and Information Science, University of Western Ontario, ont entrepris un projet financé par le Programme des services de dépôt pour étudier les capacités technologiques et les services connexes exigés par les bibliothèques de dépôt universel et sélectif au Canada et à l’étranger afin d’assurer un accès public permanent à l’information du gouvernement fédéral canadien sous forme électronique. C’est le premier examen approfondi sur l’état de préparation des bibliothèques de dépôt du Canada pendant une époque de défis importants à la fois pour les bibliothèques et pour le Programme des services de dépôt lui-même.

La méthodologie du projet qui fait l’objet du rapport est une étude de toutes les bibliothèques de dépôt universel et sélectif du gouvernement canadien, au Canada et à l’étranger. L’instrument de recherche est un questionnaire à remplir soi-même qui a été établi en diverses phases et sur plusieurs mois, au cours de l’automne 1996. La version initiale a été révisée après avoir été testée dans quatre bibliothèques : deux bibliothèques publiques, une collégiale et une bibliothèque universitaire. Des consultations ont suivi avec les membres du Programme des services de dépôt et de la Bibliothèque de Statistique Canada, ce qui a donné lieu à des améliorations ultérieures. Cet instrument a été envoyé à Statistique Canada pour être examiné de près par un expert en conception de questionnaire, il a été révisé de nouveau et traduit en français. Le résultat de tous ces efforts est un questionnaire complet en quatre parties comprenant cinquante questions et offert en anglais et en français (annexe C); le questionnaire porte sur le profil de la bibliothèque, sur les installations servant à l’accès électronique de l’information gouvernementale, sur l’appui et la préparation des bibliothèques en vue de l’accès électronique, sur les besoins de l’utilisateur et sur les services. Des paquets comprenant le questionnaire, les lettres d’accompagnement des chercheurs et du PSD (annexes A et B) et des enveloppes-réponses affranchies ont été envoyées à toutes les bibliothèques de dépôt en décembre 1996. Des données à la fois quantitatives et qualitatives ont été recueillies. Les données quantitatives ont été recueillies de manière à fournir de l’information factuelle sur les ressources humaines et matérielles des bibliothèques de dépôt alors que les données qualitatives servaient à mieux comprendre et à interpréter les données factuelles. Les principales questions à l’étude étaient les suivantes :

• Les bibliothèques de dépôt ont-elles les capacités technologiques nécessaires pour assurer un accès efficace aux produits officiels d’information sous forme électronique?
• Quel est l’état actuel et quelle est la nature de leurs ressources matérielles?
• Les bibliothèques sont-elles équipées de façon adéquate en ordinateurs?
• Sont-elles en réseau?
• Ont-elles suffisamment de personnel (bien formé) pour répondre aux demandes croissantes (perçues ainsi) d’information gouvernementale sous forme électronique?
• Les bibliothèques de dépôt ont-elles des politiques en place pour la gestion des services électroniques?
• Des plans en vue de services ultérieurs sont-ils établis?
• Quelles sont les difficultés les plus pressantes auxquelles les bibliothèques de dépôt doivent faire face lorsqu’elles cherchent à jouer le rôle de fournisseurs locaux de produits d’information du gouvernement sous forme électronique?
• Quelles mesures doivent être prises pour surmonter ces difficultés et résoudre les problèmes?
• Que peut faire le PSD pour aider dans tout cela?

Les données ont été introduites dans un fichier électronique (Microsoft Excel, version 5.0) et des analyses ont été entreprises à l’aide du logiciel statistique SPSS pour Windows, version 6.1.3. Les données provenant de 450 questionnaires remplis (ce qui représente un taux de retour de 50 %) ont été analysées. Le taux de retour des bibliothèques de dépôt du Canada est d’environ 57 %.

Le retour des questionnaires remplis a été lent, sans aucun doute à cause de la nature détaillée des questions et de la nécessité de distribuer cet instrument si près de la période des Fêtes. Des écarts entre l’information sur l’étiquette d’envoi et les noms et adresses habituels peuvent avoir été aussi un facteur dans ce cas. Pour encourager une grande participation à l’étude, deux messages de suivi ont été envoyés par le PSD en février et en mars 1997 aux bibliothèques qui n’avaient pas répondu. Le DSP a continué à recevoir les questionnaires et de nouvelles données se sont ajoutées au fichier de données après le 19 mars 1997. Cela signifie que différentes bibliothèques de dépôt ont rempli des questionnaires pendant des périodes différentes, à partir de décembre 1996 jusqu’à juin 1997, soit une période de sept mois. À cause du développement rapide de l’industrie informatique et des changements fréquents qui en résultent pour ce qui est des ressources informatiques et des bibliothèques (comme l’indiquent certains commentaires écrits), on peut prévoir que ces ressources peuvent changer de façon importante au cours de la période de sept mois. Cela pose un problème dans la méthodologie de recherche : les questionnaires renvoyés au début de la période ne sont pas comparables à ceux qui nous sont parvenus à la fin de la période. Pour résoudre ce problème, il a fallu faire une analyse des données des 450 questionnaires reçus au 19 mars 1997. Au 1 août 1997, un total de 532 questionnaires nous sont parvenus. Pour nous assurer que les 450 qui ont été analysés étaient représentatifs de tous les questionnaires reçus, nous avons comparé la distribution des types de bibliothèques (bibliothèques publiques, universitaires, etc.) dans ces 450 questionnaires à la distribution relevée dans les 532 questionnaires. Les distributions se sont révélées identiques lorsqu’on les a arrondies au nombre entier le plus proche. Vous trouverez un exposé de la distribution des types de bibliothèques à la section 4.1.1 de ce rapport.

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