Le processus d'invitation à soumissionner

• consulter le service DIF (Données d'information des fournisseurs);
• consulter des publications comme les annuaires téléphoniques et les répertoires professionnels;
• tenir leurs propres listes d'entreprises;
• diffuser publiquement leurs besoins par l'entremise du service électronique d'appels d'offres MERX.

• Pour se renseigner sur les projets de marché
• Méthodes d'invitation à soumissionner de TPSGC
  • Achats par téléphone (T-buy)
  • Demande de prix (Dprix)
  • Appel d'offres (AO)
  • Demande de proposition (DDP)
  • Demande d'offre à commandes (DOC)
  • Demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAA)
• Fournisseur unique
• Conseils pour présenter des soumissions
• Attestations de sécurité d'installation
• Renseignements supplémentaires

• les projets de marché régionaux et certains projets de marché à l'administration centrale, dont la valeur est inférieure à 25 000 dollars;
• les projets de marché spécialisés pour lesquels on doit inviter des soumissionnaires préqualifiés;
• les projets de marché visant des services de consultation en architecture et en génie et des travaux de construction et des services reliés aux biens immobiliers pour lesquels on doit également inviter des soumissionnaires préqualifiés.

• on a besoin immédiatement d'un bien ou d'un service en raison d'une urgence impérieuse, et qu'on ne peut lancer un appel d'offres concurrentiel;
• la dépense estimative est inférieure à:
  • 25 000$ pour les biens et services (sous ce seuil, on s'attend néanmoins à ce que les autorités contractantes lancent des invitations à soumissionner quand il est rentable de le faire); ou
  • 100 000$ pour les services d'ingénieurs ou d'architectes ou d'autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d'un ouvrage; ou
  • 100 000$ dans le cas de marchés de services pour l'Agence canadienne de développement internationale (ACDI) ayant trait à des programmes ou à des projets de développement international;
• il n'y a qu'une entreprise qualifiée, par exemple une entreprise qui a mis au point un bien ou un service breveté ou protégé par un droit d'auteur, ou encore un prototype;
• il n'est pas dans l'intérêt public de faire appel à la concurrence, par exemple pour les marchés portant sur la sécurité nationale, dans le cas de projets militaires ou de défense nationale cotés.

• Chaque document d'invitation à soumissionner est unique. Lisez-le très attentivement. Tout ce que vous devez savoir sur les travaux à effectuer devrait s'y trouver.
• S'il y a des points obscurs, téléphonez à l'agent de négociation des contrats dont le nom est indiqué sur la première page du document. N'appelez pas vos personnes-ressources au ministère client : vous pourriez ainsi porter atteinte au processus de mise en concurrence. En effet, tous les soumissionnaires ont droit à la même information. Si l'agent d'achat constate qu'un soumissionnaire a fait appel à des personnes-ressources pour obtenir des renseignements supplémentaires, l'appel d'offres sera annulé et on devra en relancer un nouveau.
• Soyez attentif aux exigences obligatoires. Vous devez respecter toutes ces exigences, faute de quoi votre soumission sera jugée irrecevable.
• Les documents d'invitation à soumissionner précisent les dates, les heures et les lieux des conférences des soumissionnaires, le cas échéant. Ces conférences visent à s'assurer que les soumissionnaires comprennent parfaitement les caractéristiques techniques, opérationnelles et de rendement, demême que les exigences financières et contractuelles.
• Consultez le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA). Dans le document d'invitation à soumissionner, TPSGC et d'autres ministères feront référence aux clauses et aux conditions uniformisées en citant uniquement leur titre et leur numéro, afin d'économiser du papier. Vous pouvez consulter le Guide des CCUA ou acheter votre exemplaire du Guide en vous adressant au Service d'édition du gouvernement du Canada. Vous pouvez téléphoner à ce service au (819) 956-4802 ou envoyer une télécopie au (819) 994-1498. Vous pouvez également consulter le Guide des CCUA à la bibliothèque publique de votre localité.
• Vos chiffres doivent être exacts : vous devez savoir de quelles dépenses dont vous êtes responsable, les additionner correctement et indiquer la somme déterminée par unité (par ex. la boîte, le paquet).
• Déposez votre soumission à temps et au bon endroit, selon les précisions du document d'invitation. Pour être acceptées, les soumissions doivent être reçues avant l'attribution du marché et porter le cachet de la Société canadienne des postes (ou l'équivalent national d'un pays étranger) avant la date de clôture de l'invitation. Les soumissions déposées après l'attribution du marché seront retournées à leur expéditeur. Les soumissions reçues en retard ne seront pas acceptées non plus ET sont retournées à l'expéditeur.
• Vous pouvez aussi télécopier votre soumission, sauf si le document d'invitation précise qu'on ne peut pas le faire. Les soumissions déposées en retard ne seront pas acceptées, à moins que le retard soit imputable au Ministère.(Une ligne de télécopieur occupée n'est pas considéré comme une cause de retard imputable à TPSGC.) Prenez soin de faire parvenir immédiatement à l'agent d'achat l'exemplaire imprimé de votre soumission.

Le Accès entreprises Canada offre un programme permanent de colloques et d'information sur les thèmes essentiels incluant le processus de soumissions. Pour en savoir davantage sur le processus des achats, veuillez communiquer avec le bureau de TPSGC le plus proche ou avec le :