|
|
Lignes directrices régissant la conservation des publications du gouvernement
fédéral par les bibliothèques de dépôt
Les présentes lignes directrices s'appliquent
aux bibliothèques de dépôt universel et de dépôt
sélectif pour les publications du gouvernement fédéral
dans l'une ou l'autre des deux langues officielles.
Le Programme des services de dépôt est une collaboration entre le gouvernement
du Canada et les bibliothèques de dépôt du Canada, soit la plupart des bibliothèques
publiques, universitaires et des assemblées législatives. Les bibliothèques
de dépôt reçoivent sans frais directs, les documents et, en retour, les mettent
à la disposition de leurs usagers.
Étant donné que les bibliothèques doivent constamment renouveler leurs collections,
que parfois les documents anciens doivent céder leur place aux nouveaux et,
qu'avec le temps, le nombre d'exemplaires que l'on doit conserver pour satisfaire
les besoins de la population décroît, les lignes directrices suivantes désignent
quels documents déposés peuvent être éliminer des collections des bibliothèques.
Ces lignes directrices reconnaissent également que les bibliothèques de dépôt
universel, et particulièrement la Bibliothèque nationale, jouent un rôle particulier
dans la préservation permanente et l'accès aux publications du gouvernement
fédéral. La Bibliothèque nationale conserve en permanence toutes les publications
du gouvernement fédéral au sein de la collection Canadiana en tant que valeurs
à caractère patrimonial. Les bibliothèques de dépôt sélectif et la Bibliothèque
nationale constituent aussi des bibliothèques de sauvegarde. Pour cette raison,
nous distinguerons les lignes directrices s'appliquant aux bibliothèques de
dépôt universel et celles, plus flexibles, des bibliothèques de dépôt sélectif.
Ces lignes directrices s'appliquent uniquement aux documents matériels, comme
les documents en format papier, les microformes, les bandes audio et vidéo,
les disquettes, les cédéroms, etc.
Veuillez noter que ces lignes directrices énoncent ce que peuvent faire
les bibliothèques. Elles ne stipulent pas que les bibliothèques doivent
éliminer les documents mentionnés, cette décision revient à la bibliothèque
de dépôt et au bibliothécaire responsable.
- Bibliothèques de dépôt universel : Les bibliothèques ont la discrétion
d'éliminer des collections les documents appartenant aux catégories suivantes
:
a) les feuilles mobiles mises à jour;
b) les feuilletons et avis parlementaires;
c) les publications remplacées par une édition révisée;
d) les parties séparées, lors de la réception des volumes complets, par
exemple les numéros mensuels suppléés par une récapitulation annuelle;
e) les documents portant une date d'expiration (il n'est nécessaire de
conserver que le dernier numéro);
f) les dépliants et brochures;
g) tout périodique dont la parution a cessé et qui comptait moins d'un
volume par année;1
h) tout document qui est remplacé par les médias suivants, à la condition
que la bibliothèque assure un accès total, avec l'équipement adéquat, tels
lecteurs de microformes, ordinateurs munis d'un lecteur de cédéroms, ordinateurs
branchés à un réseau, etc.2
i) microformes;
ii) cédéroms;
iii) sites Web gouvernementaux, avec la condition supplémentaire de prendre
les mesures nécessaires pour permettre qu'ils soient toujours accessibles
au public par le biais du PSD, de la Bibliothèque nationale du Canada
ou de tout autre établissement public désigné par le PSD;
i) les statuts présentent une situation particulière en raison du fait
que seules les versions imprimées constituent un document valide. Les bibliothèques
de dépôt devraient respecter cette ligne de conduite pour décider si elles
doivent remplacer les versions électroniques par des versions imprimées.
j) il y aurait lieu d'éliminer les codifications administratives des statuts
et des règlements dès leur péremption par tout amendement ultérieur.
- Bibliothèque de dépôt sélectif : Les lignes directrices pour les
bibliothèques de dépôt universel s'appliquent également aux bibliothèques
de dépôt sélectif. En outre, après cinq ans, les dépôts sélectifs peuvent
éliminer toute publication. Dans le cas d'établissements à plusieurs succursales,
la règle des cinq ans s'applique à un exemplaire seulement; la bibliothèque
a la discrétion d'éliminer les autres exemplaires en tout temps.
- Disposition des documents éliminés des bibliothèques de dépôt :
a) Dresser une liste des documents à être éliminés et l'afficher sur le
Listserv d'échange de documents du PSD à l'adresse INFO_X@lists.canada.gc.ca
(les fichiers d'archives du Listserv sont disponibles au http://dsp-psd.pwgsc.gc.ca/INFOX/infox-f.html)
(la liste doit faire partie du texte; prière de ne joindre aucune pièce).
b) Afin de permettre la consultation de la liste des documents par les
autres bibliothèques de dépôt du Canada, ainsi que par le Centre canadien
d'échange du livre et la Division des services d'acquisition de la Bibliothèque
nationale, celle-ci demeurera dans les fichiers d'archives Web du Listserv
pour une durée d'un mois.
c) Le PSD réaffichera la liste sur le Listserv CBEC-CCEL du Centre canadien
d'échange du livre au cours des deux dernières semaines du mois. Pour de
plus amples renseignements au sujet du CCEL, consulter leur site Web au
http://www.nlc-bnc.ca/6/10/index-f.html.
d) Le personnel de la Bibliothèque nationale du Canada aura le premier
choix et tout document choisi sera expédié port payé.
e) Le deuxième choix ira aux bibliothèques de dépôt du Canada avant toute
autre bibliothèque.
f) Les documents choisis par le Centre d'échange du livre ou par la Division
des services d'acquisition de la Bibliothèque nationale seront expédiés
aux frais de la bibliothèque de dépôt.
g) Dans le cas des autres bibliothèques, les coûts d'expédition sont défrayés
par la bibliothèque qui reçoit les documents.
h) Le libraire responsable pourra disposer à sa discrétion des documents
rejetés par le Centre canadien d'échange du livre qui n'ont pas été réclamés
par d'autres bibliothèques.
1Il est recommandé que la bibliothèque
de dépôt conserve ces documents pendant une année, ou plus, après la parution
du dernier numéro, en cas de reprise de la publication.
2Les bibliothèques de dépôt et les institutions
gouvernementales pourraient devoir collaborer pour assurer que les informations
sont transférées, lorsque nécessaire, aux formats et normes actuels. Par
exemple, il pourrait être nécessaire de faire passer les documents sur cédérom,
de la plate-forme DOS à la plate-forme Windows. Il faudra être vigilant
pour assurer un accès permanent.
|