Lignes directrices régissant la conservation des publications du gouvernement fédéral par les bibliothèques de dépôt

Les présentes lignes directrices s'appliquent aux bibliothèques de dépôt universel et de dépôt sélectif pour les publications du gouvernement fédéral dans l'une ou l'autre des deux langues officielles.

Le Programme des services de dépôt est une collaboration entre le gouvernement du Canada et les bibliothèques de dépôt du Canada, soit la plupart des bibliothèques publiques, universitaires et des assemblées législatives. Les bibliothèques de dépôt reçoivent sans frais directs, les documents et, en retour, les mettent à la disposition de leurs usagers.

Étant donné que les bibliothèques doivent constamment renouveler leurs collections, que parfois les documents anciens doivent céder leur place aux nouveaux et, qu'avec le temps, le nombre d'exemplaires que l'on doit conserver pour satisfaire les besoins de la population décroît, les lignes directrices suivantes désignent quels documents déposés peuvent être éliminer des collections des bibliothèques.

Ces lignes directrices reconnaissent également que les bibliothèques de dépôt universel, et particulièrement la Bibliothèque nationale, jouent un rôle particulier dans la préservation permanente et l'accès aux publications du gouvernement fédéral. La Bibliothèque nationale conserve en permanence toutes les publications du gouvernement fédéral au sein de la collection Canadiana en tant que valeurs à caractère patrimonial. Les bibliothèques de dépôt sélectif et la Bibliothèque nationale constituent aussi des bibliothèques de sauvegarde. Pour cette raison, nous distinguerons les lignes directrices s'appliquant aux bibliothèques de dépôt universel et celles, plus flexibles, des bibliothèques de dépôt sélectif.

Ces lignes directrices s'appliquent uniquement aux documents matériels, comme les documents en format papier, les microformes, les bandes audio et vidéo, les disquettes, les cédéroms, etc.

Veuillez noter que ces lignes directrices énoncent ce que peuvent faire les bibliothèques. Elles ne stipulent pas que les bibliothèques doivent éliminer les documents mentionnés, cette décision revient à la bibliothèque de dépôt et au bibliothécaire responsable.

1. Bibliothèques de dépôt universel : Les bibliothèques ont la discrétion d'éliminer des collections les documents appartenant aux catégories suivantes :

   a) les feuilles mobiles mises à jour;

   b) les feuilletons et avis parlementaires;

   c) les publications remplacées par une édition révisée;

   d) les parties séparées, lors de la réception des volumes complets, par exemple les numéros mensuels suppléés par une récapitulation annuelle;

   e) les documents portant une date d'expiration (il n'est nécessaire de conserver que le dernier numéro);

   f) les dépliants et brochures;

   g) tout périodique dont la parution a cessé et qui comptait moins d'un volume par année;¹

   h) tout document qui est remplacé par les médias suivants, à la condition que la bibliothèque assure un accès total, avec l'équipement adéquat, tels lecteurs de microformes, ordinateurs munis d'un lecteur de cédéroms, ordinateurs branchés à un réseau, etc.²

   i) microformes;

   ii) cédéroms;

   iii) sites Web gouvernementaux, avec la condition supplémentaire de prendre les mesures nécessaires pour permettre qu'ils soient toujours accessibles au public par le biais du PSD, de la Bibliothèque nationale du Canada ou de tout autre établissement public désigné par le PSD;

   i) les statuts présentent une situation particulière en raison du fait que seules les versions imprimées constituent un document valide. Les bibliothèques de dépôt devraient respecter cette ligne de conduite pour décider si elles doivent remplacer les versions électroniques par des versions imprimées.

   j) il y aurait lieu d'éliminer les codifications administratives des statuts et des règlements dès leur péremption par tout amendement ultérieur.

2. Bibliothèque de dépôt sélectif : Les lignes directrices pour les bibliothèques de dépôt universel s'appliquent également aux bibliothèques de dépôt sélectif. En outre, après cinq ans, les dépôts sélectifs peuvent éliminer toute publication. Dans le cas d'établissements à plusieurs succursales, la règle des cinq ans s'applique à un exemplaire seulement; la bibliothèque a la discrétion d'éliminer les autres exemplaires en tout temps.

3. Disposition des documents éliminés des bibliothèques de dépôt :

   a) Dresser une liste des documents à être éliminés et l'afficher sur le Listserv d'échange de documents du PSD à l'adresse INFO_X@lists.canada.gc.ca (les fichiers d'archives du Listserv sont disponibles au http://dsp-psd.pwgsc.gc.ca/INFOX/infox-f.html) (la liste doit faire partie du texte; prière de ne joindre aucune pièce).

   b) Afin de permettre la consultation de la liste des documents par les autres bibliothèques de dépôt du Canada, ainsi que par le Centre canadien d'échange du livre et la Division des services d'acquisition de la Bibliothèque nationale, celle-ci demeurera dans les fichiers d'archives Web du Listserv pour une durée d'un mois.

   c) Le PSD réaffichera la liste sur le Listserv CBEC-CCEL du Centre canadien d'échange du livre au cours des deux dernières semaines du mois. Pour de plus amples renseignements au sujet du CCEL, consulter leur site Web au http://www.nlc-bnc.ca/6/10/index-f.html.

   d) Le personnel de la Bibliothèque nationale du Canada aura le premier choix et tout document choisi sera expédié port payé.

   e) Le deuxième choix ira aux bibliothèques de dépôt du Canada avant toute autre bibliothèque.

   f) Les documents choisis par le Centre d'échange du livre ou par la Division des services d'acquisition de la Bibliothèque nationale seront expédiés aux frais de la bibliothèque de dépôt.

   g) Dans le cas des autres bibliothèques, les coûts d'expédition sont défrayés par la bibliothèque qui reçoit les documents.

   h) Le libraire responsable pourra disposer à sa discrétion des documents rejetés par le Centre canadien d'échange du livre qui n'ont pas été réclamés par d'autres bibliothèques.

²Les bibliothèques de dépôt et les institutions gouvernementales pourraient devoir collaborer pour assurer que les informations sont transférées, lorsque nécessaire, aux formats et normes actuels. Par exemple, il pourrait être nécessaire de faire passer les documents sur cédérom, de la plate-forme DOS à la plate-forme Windows. Il faudra être vigilant pour assurer un accès permanent.

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