Procès-verbal du Programme des services de dépôt Comité consultatif des bibliothèques (PSD-CCB)

Les 30 et 31 août 2006
350, rue Albert
Ottawa (Ontario), Canada

• Jour 1
  • Présentations
  • Séance avec animateur
  • Séance de présentations et de mises à jour
    • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (BAC)
    • Bibliothèque et Archives Canada (BAC)
  • Séance avec animateur
    
    
• Jour 2
  • Suivi de la réunion précédente
  • Séance avec animateur
  • Présentations et séance de mise à jour
    • Conseil du Trésor du Canada (CT)
    • Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC)
    • Ressources naturelles Canada (RNCan)
    • Statistique Canada
  • Conclusion
    
    
• Annexe 1
  • Mesures de suivi
    
    
• Annexe 2
  • Transcriptions des séances avec animateur - jour 1
    • Sujets qui intéressent les membres du PSD-CCB
    • Discussions de suivi des présentations et des ébauches de thèmes
  • Séances avec animateur - jour 2
    • Troisième ébauche des thèmes et des priorités
    • Examen des mesures de suivi pour chaque thème
  • Ce qui fonctionne bien / Ce qui est préoccupant

JOUR 1 (de 2)

Présentations

Le consultant en animation David McCallum se présente et accueille les membres à la réunion. Madame Christine Leduc, directrice, Éditions et Services de dépôt, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et monsieur Marc Saint-Pierre, directeur général, Services de communication, TPSGC, se présentent à leur tour.

M. McCallum passe en revue l’ordre du jour et décrit son rôle d’animateur de groupe.

A. SÉANCE AVEC ANIMATEUR (1 de 3)

Les membres sont priés de se présenter, de donner un très court exposé de leurs activités et lieux de travail dans le contexte du PSD, puis d’indiquer ce qui leur semble un sujet d’intérêt et/ou de préoccupation à l’égard des services du PSD. On avait demandé d’avance aux membres de préparer ces sujets, jusqu’à un maximum suggéré de trois.

L’animateur note les sujets sur des tableaux de papier à mesure qu’ils sont présentés, après quoi on réalise des regroupements en fonction de sujets ou de « thèmes ». Chaque sujet est ensuite examiné, puis rattaché à un ou plusieurs thèmes.

Note : La transcription de tous les tableaux de papier issus de la réunion est jointe (annexe 2). Nous joignons (annexe 1) la liste des mesures de suivi immédiates et à court ou moyen terme découlant de la réunion, avec les responsables et les échéances.

B. SÉANCE DE PRÉSENTATIONS ET DE MISES À JOUR (1 de 2)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (BAC)

Christine Leduc
Directrice, Éditions et Services de dépôt

Points saillants :

• Une table ronde a été organisée avec les directeurs généraux (DG) des directions générales des Communications de 10 ministères fédéraux afin de discuter des difficultés de satisfaire aux exigences du PSD énoncées dans la Politique de communication fédérale. On remet personnellement aux DG des « feuilles de pointage » évaluant la mesure dans laquelle leurs ministères se conforment à ces exigences, en fonction d’une comparaison entre les ISBN des publications déjà fournies par le PSD et celles livrées en fait. Cet exercice a sensibilisé les intéressés et a renforcé leur engagement vis-à-vis du Programme. Les contacts se resserrent et davantage de relations professionnelles plus productives sont établies. Nous prendrons contact avec d’autres ministères fédéraux au fil du temps.
• Le volume de la documentation mise à la disposition des dépositaires a augmenté; on note une augmentation sensible dans les listes de monographies de fonds que contient la Liste hebdomadaire. Trois employés du PSD ont été affectés à temps plein aux Acquisitions.
• L’acquisition et le catalogage d’anciennes publications électroniques ont augmenté; les données bibliographiques relatives aux publications électroniques « de fonds » seront publiées dans une série de suppléments à la Liste hebdomadaire.
• Les restrictions sur l’accès à la collection électronique ont été levées et l’annonce sera publiée sous peu.
• Le projet Lien Web de PSD-BAC a été mis en œuvre avec succès, à titre de projet pilote.
• Le site Web du PSD sera révisé sous l’angle de la conformité aux critères de normalisation des sites Internet dans l’ensemble du gouvernement et de l’amélioration des fonctions.
• Une trousse d’aide au client sera proposée à l’automne 2006, et offrira aux bibliothèques et au grand public l’accès aux informations et aux transactions concernant leur compte, par l’entremise d’un canal en ligne sécurisé.
• On procédera à des examens des conditions actuelles des ententes conclues avec les bibliothèques de dépôt universel et de dépôt sélectif, ainsi que des lignes directrices actuelles sur la conservation. On effectuera une enquête sur l’utilisation des publications électroniques; un mécanisme de collecte de données statistiques sur l’utilisation des publications du gouvernement du Canada sera établi.
• Des négociations sont en cours sur l’examen des protocoles d’ententes (PE) conclus avec les ministères partenaires au sujet des publications tarifées.
• La responsabilité de fournir les ISBN sera transmise à Bibliothèque et Archives Canada (BAC) au début de 2007.
• Dans un proche avenir, des sondages sur la satisfaction de la clientèle seront adressés par voie électronique à toutes les bibliothèques de dépôt. Les associations de bibliothèques seront informées de ce sondage et des avis seront affichés sur InfoDep et d’autres serveurs de listes. Une entrevue sera menée avec quelques bibliothèques choisies au hasard. Tous ceux qui ont été appelés directement sont fortement conviés à participer. Le rapport définitif sera mis à la disposition de toutes les bibliothèques de dépôt.
• On demande que des observations soient formulées sur l’ébauche du guide-trousse d’information sur le PSD que contient le relieur de la réunion.
• Le Programme a été présent à l’occasion des récentes conférences de l’ASTED et de la CLA, et des visites ont été menées dans plusieurs régions du pays.
• On convie fortement les membres à constamment informer le PSD des difficultés (documents conservés à titre provisoire, limitations opérationnelles, etc.), de lui communiquer des témoignages et des exemples de réussites, et d’encourager le recours au serveur de liste InfoDep.
• Les services du PSD sont limités par la disponibilité des ressources; les demandes de ressources supplémentaires nécessitent la préparation et la présentation « d’analyses de rentabilisation » qui doivent clairement expliquer les problèmes, ainsi que l’application qui serait faite des nouvelles ressources en vue de fournir d’importants services à la valeur ajoutée, susceptibles de répondre aux besoins particuliers du client et des organisations de clients ou d’associés.

(Une présentation-diaporama a été distribuée avec les relieurs de la réunion et sera aussi distribuée par voie électronique).

Bibliothèque et Archives Canada (BAC)

Sharon Reeves
Directrice, Description des ressources, Direction du patrimoine de l’édition

Points saillants :

• À la lumière des modifications au règlement sur le dépôt légal qui entreront en vigueur en 2007, BAC s’adressera aux ministères fédéraux en vue d’obtenir la permission générale de faire l’acquisition de leurs publications électroniques.
• On élabore à l’heure actuelle un système de gestion du contenu numérique, dont les capacités comprendront notamment des adresses Web persistantes et des métadonnées à des fins diverses (notamment la conservation de données).
• Une politique d’exploration des ressources sur le Web a été élaborée en vue de déterminer les niveaux d’accès qui conviennent – depuis la recherche textuelle de base jusqu’au catalogage complet – aux différents types de contenu Web.

(Pas de présentation-diaporama)

C. SÉANCE AVEC ANIMATEUR (2 de 3)

D’autres discussions avec animateur se tiennent en conséquence des informations découlant de la présentation et de la mise à jour. On met au point les thèmes et on attribue les priorités. Les priorités principales sont « l’accès / l’exploration », « les partenariats » et « la promotion / marketing ».

Les activités de la journée sont passées en revue; les membres indiquent ce qui leur semble avoir bien marché, ainsi que leurs préoccupations.

[Fin du jour 1]

JOUR 2

L’animateur examine le travail de la veille et décrit les activités du jour.

D. SUIVI DE LA RÉUNION PRÉCÉDENTE (Les 29 et 30 août 2005)

1. Sur la question des préoccupations exprimées par le Conseil des directeurs des bibliothèques provinciales et territoriales (PTLDC) concernant les difficultés auxquelles les bibliothèques publiques font face en raison de la tendance vers l’édition électronique (procès-verbal anglais, p. 6, 4e paragraphe), notamment la recherche d’informations et les coûts supplémentaires d’impression, Sylvie Nadeau retrouvera les discussions du PTLDC sur ce sujet et les communiquera, sous la forme enregistrée dans le procès-verbal de leurs réunions.
2. Certains membres signalent qu’ils n’ont pas reçu le rapport final et les pièces justificatives qui se rapportent aux longues discussions tenues sur la coopération entre PSD et BAC, y compris la fusion possible qui n’a pas finalement abouti (procès-verbal anglais, page 12, dernier paragraphe, sous les recommandations en vue d’encourager la conformité). Ce même jour, le directeur général Marc Saint Pierre a renvoyé par voie électronique tous les documents pertinents à la totalité des membres.
3. Louise Carpentier demande qu’on fasse le point sur les documents en souffrance et sur le moment où ils apparaissent sur la liste hebdomadaire, ou dans un supplément à cette liste. Christine Leduc s’informera de la situation et fera rapport des progrès. On note que la Bibliothèque du Parlement affiche sur son site Web des publications de la DRP (Direction de la recherche parlementaire), et que si les catégories par sujet ont été éliminées, en revanche les résumés législatifs sont encore présentés à part.
4. Sylvie Nadeau note qu’on n’a pas encore abordé la question des mesures supplémentaires à prendre pour appuyer le perfectionnement de spécialistes de documents gouvernementaux (procès-verbal anglais, page 7, quatrième paragraphe depuis le haut de la page). Cette question avait été soulevée à des réunions précédentes du PSD-CCB.

E. SÉANCE AVEC ANIMATEUR (3 de 3)

Pour chaque thème, les membres sont dirigés à travers une série de séances de « remue méninges » sur les moyens de relever les difficultés mises à jour. On dresse une liste des activités immédiates et à court ou moyen terme, indiquant dans chaque cas les responsables des mesures à prendre et les échéances (voir l’annexe 1).

F. PRÉSENTATIONS ET SÉANCE DE MISE À JOUR (2 de 2)

Conseil du Trésor du Canada (CT)

Brian Biggar
Politique de communication et programme de coordination de l’image de marque

Points saillants :

• Toutes les politiques du CT – y compris la Politique de communication, qui fixe les exigences ministérielles relatives au PSD – font actuellement l’objet d’une réévaluation périodique dont le but est de les rationaliser, d’améliorer leur clarté globale et de favoriser la conformité ministérielle. Les « procédures » seront refondues en des « directives ».
• La réévaluation ne modifiera en rien les exigences actuelles du PSD. Le CT continue à voir les bibliothèques comme un associé indispensable pour communiquer aux Canadiens des informations sur le gouvernement fédéral.
• La fonction d’édition a été déléguée à de nombreux secteurs au sein des ministères fédéraux; en conséquence, les directions générales des Communications des différents ministères ignorent quels travaux d’édition se déroulent dans leurs propres organisations, aussi bien à l’administration centrale que dans les bureaux régionaux; il est très difficile, dans ces conditions, de veiller à ce que les ministères soient conformes aux exigences de la Politique de communication.
• Bien que le TB ne soit pas responsable d’appliquer les directives sur les politiques, il s’efforcera de sensibiliser les sous-ministres (et à travers eux leurs gestionnaires) à leurs responsabilités collectives de veiller à la conformité. On note une poussée au gouvernement fédéral vers l’amélioration de la vérification et des rapports, et la clarification des conséquences de la non-conformité.

(Pas de présentation-diaporama)

Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC)

Jean-François Fleury
Directeur, Opérations, communications et consultations

Points saillants :

• On présente un rapport sur un projet pilote consistant à attribuer des codes de suivi à des projets d’édition internes, en vue de déterminer et de suivre le cycle de vie des publications AAC. S’il aboutit, le projet a des chances d’augmenter sensiblement le contrôle exercé par le ministère sur les publications qu’il produit, d’améliorer la conformité aux exigences du PSD et peut-être de servir de modèle pour les autres ministères fédéraux.
• Le projet est actuellement axé sur les publications bilingues. À quelques exceptions près, la Loi sur les langues officielles interdit la publication de documents à moins qu’il en existe des versions anglaises et françaises; mais une bonne partie de la production du Ministère est scientifique et de nature spécialisée, et n’est pas habituellement traduite; en conséquence, une forte proportion de ces documents ne sera pas suivie pour l’instant. Reste à savoir si l’acte même d’afficher des informations sur le Web est assimilable à une publication est une question sujette à interprétation.
• Parmi les priorités du Ministère figure la création d’un index sur le Web.
• Les membres saluent ce projet et espèrent qu’il aboutira.

(Pas de présentation-diaporama)

Ressources naturelles Canada (RNCan)

Yvan Desy
Directeur p.i., Centre d’information topographique, RNCan

Points saillants :

(La présentation-diaporama sera distribuée par voie électronique)

Statistique Canada

Bernie Gloyn
Directeur adjoint, Division des communications et des services de bibliothèque

Points saillants :

• En avril, les publications électroniques sur le site Web de SC sont devenues gratuites.
• Le site Web de SC a été restructuré, mais ses signets demeurent inchangés.
• La bibliothèque de SC a présenté une version révisée de son catalogue sur le Web (BiblioCat).
• L’Annuaire du Canada 2006 est désormais disponible dans un nouveau format « ouvrage de référence » et a obtenu un financement pour les trois prochaines années.
• La date de parution des relevés des populations et des habitations tirés du recensement de 2006 est reportée de février à mars 2007.
• Il est prévu que le projet de numérisation des annuaires du Canada sera achevé en mars 2007, tout dépendant du financement offert par le ministère du Patrimoine canadien.

(Une présentation-diaporama [papier] est distribuée à la réunion; elle sera aussi distribuée par voie électronique).

G. CONCLUSION

On procède à un examen des activités du jour, durant lequel les membres indiquent ce qui leur paraît avoir bien fonctionné et leurs préoccupations éventuelles. La directrice, madame Leduc, remercie tous les participants de leur apport.

La prochaine réunion du PSD-CCB est fixée aux 27 et 28 août 2007, précédée par une séance d’accueil préliminaire le 26 août.

[Fin du jour 2]

ANNEXE 1

MESURES DE SUIVI (en ordre chronologique)

Mesure : Aviser le personnel en cause de se servir d’InfoDep pour faire rapport des documents conservés à titre provisoire (c.-à-d. les publications du gouvernement du Canada non fournies au PSD, contrairement aux directives). Le PSD doit insérer un avis sur une « feuille rose » et/ou sur InfoDep.
Responsable(s) : Tous les membres, personnel du PSD
Échéance : En cours

Mesure : Affichage sur InfoDep des progrès de l’élimination des restrictions sur l’accès à la collection électronique.
Responsable(s) : PSD – Christine Leduc
Échéance : Le 15 septembre 2006 – envoyé aux membres de PSD-CCB le 18 septembre 2006

Mesure : Créer des URL pour le Guide de mise en place des métadonnées du gouvernement du Canada et pour le Centre des ressources de la gestion de l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor (fournis à PSD pour distribution à tous les membres du PSD-CCB).
Responsable(s) : David McCallum
Échéance : Le 15 septembre 2006 - envoyés aux membres du PSD-CCB le 6 septembre 2006.

Mesure : Observations sur l’ébauche de guide du PSD (inclus dans le relieur de la réunion) transmises à PSD.
Responsable(s) : Tous les membres
Échéance : Le 22 septembre 2006

Mesure : Envoyer les versions électroniques des présentations aux membres du PSD-CCB.
Responsable(s) : Christine Leduc
Échéance : Envoyées aux membres du PSD-CCB le 11 septembre 2006

Mesure : Observations sur l’ébauche de procès-verbal de cette réunion du PSD-CCB.
Responsable(s) : Tous les membres
Échéance : Deux semaines après la distribution aux membres (le consultant doit livrer au PSD la version anglaise finale au plus tard le 22 septembre 2006)

Mesure : Rapport d’étape sur la rédaction par CARL-ABRC d’un exposé de situation – qui doit être avalisé plus tard par d’autres associations – concernant l’importance du PSD pour les bibliothèques de dépôt.
Responsable(s) : Gwendolyn Ebbett
Échéance : Le 22 septembre 2006

Mesure : Faire part au PSD des sujets proposés pour la réunion prochaine, et les suivantes, du PSD-CCB.
Responsable(s) : Tous les membres
Échéance : Le 22 septembre 2006 (et en cours)

Mesure : Discussions entre le personnel en TI des universités Memorial et Windsor et le PSD sur les possibilités pour créer des URL persistants.
Responsable(s) : Gwendolyn Ebbett / Personnel du PSD – Christine Leduc
Échéance : Début octobre 2006

Mesure : Distribution de matériel promotionnel sur le PSD à afficher dans les bibliothèques de dépôt.
Responsable(s) : Personnel du PSD
Échéance : Mi-octobre 2006

Mesure : Observations sur les lignes directrices concernant la conservation.
Responsable(s) : Tous les membres
Échéance : Le 27 octobre 2006

Mesure : Idées et suggestions sur la collecte de statistiques concernant le taux de consultation des publications du gouvernement du Canada dans les bibliothèques du PSD.
Responsable(s) : Tous les membres
Échéance : Le 27 octobre 2006

Mesure : Distribution à tous les membres d’un spécimen de « tampon » qui marquerait les documents du PSD (Louise Carpentier se procurera le motif du tampon employé par la bibliothèque de l’université Concordia et l’acheminera au personnel du PSD).
Responsable(s) : Personnel du PSD
Échéance : Octobre 2006

Mesure : Distribution des « tampons » finals à tous les membres.
Responsable(s) : Personnel du PSD
Échéance : Noël 2006

Mesure : Prochaine réunion
Responsable(s) : PSD / tous les membres
Échéance : La prochaine réunion se tiendra aux dates suivantes :

• Dimanche 26 août 2007 (séance d’accueil)
• Lundi 27 août 2007 (jour 1 de 2)
• Lundi 27 août 2007 (visite guidée de la Bibliothèque du Parlement, qui sera organisée par Cynthia Hubbertz)
• Mardi 28 août 2007 (jour 2 de 2)

ANNEXE 2

TRANSCRIPTIONS DES SÉANCES AVEC ANIMATEUR - JOUR 1 (de 2)

SUJETS QUI INTÉRESSENT LES MEMBRES DU PSD-CCB

1. Lacunes dans le « radar » du PSD, surtout dans la « littérature grise » numérique.
2. Marketing et promotion des bibliothèques du PSD, pour montrer l’importance des services à la clientèle (p. ex. des réponses aux demandes de référence qui font autorité et qui sont uniformes, etc.).
3. Politique du gouvernement du Canada (s’il y a lieu) sur la saisie des métadonnées en vue des publications gouvernementales numériques.
4. Archivage des publications gouvernementales et parlementaires numériques pour veiller à ce qu’elles soient accessibles en permanence.
5. Les lignes directrices sur la conservation devraient autoriser l’élimination de magazines dans certaines conditions (p. ex. s’il existe d’importantes lacunes dans une série).
6. Promotion du PSD – Il faut sensibiliser les gens par une publicité accrue sur la disponibilité d’informations gouvernementales (affiches, avis sur les sites Web fédéraux, etc.). Le Service des bibliothèques publiques du Nouveau Brunswick produit des prospectus pertinents.
7. S’il n’y a pas de copies-papier de publications gouvernementales numériques, le Service des bibliothèques publiques du Nouveau-Brunswick ne les catalogue pas; il faut des versions imprimées officielles des ministères fédéraux.
8. Absence de données sur la conformité des autres ministères, p. ex. le pourcentage de publications fédérales fournies en fait au PSD.
9. Absence de données sur le pourcentage de bibliothèques du PSD qui font appel au catalogage de BAC des publications fédérales.
10. a) Nécessité que le PSD soit stable et permanent.
    b) Le PSD doit augmenter le pourcentage de publications papier et numériques saisies.
11. Le PSD doit cibler les services en fonction des différents types de bibliothèques et de leurs besoins; ainsi, les membres du groupe CREPUQ qui traite des bibliothèques gouvernementales ont des besoins différents.
12. Les publications de la Bibliothèque du Parlement présentent un grand intérêt (p. ex. études générales, questions d’actualité, autres documents de recherche).
13. Il faudrait que les Lignes directrices sur la conservation donnent plus de précisions pour prévoir des situations comme la fusion des collections, le moment où une bibliothèque de dépôt sélectif cesse d’être dépositaire, etc.
14. Convaincre RNCan (Ressources naturelles Canada) de conserver des cartes sur papier, ou du moins les couches de données SIG voulues à un niveau suffisant pour qu’il soit possible d’en faire des imprimés de bonne qualité.
15. On ne fournit pas toujours au PSD, ou même à BAC, les « exemplaires uniques » de cartes de RNCan (p. ex. les cartes thématiques).
16. Il faudrait conclure des ententes relatives au SIG numérique à l’égard de plusieurs séries actuellement non saisies par le PSD (p. ex. le Service hydrographique du Canada) – Les bibliothèques ne peuvent se payer les dossiers SIG d’Environnement Canada, trop coûteux.
17. Il faut clarifier les rôles du PSD, de BAC et de la Bibliothèque du Parlement, afin de renforcer la coordination et les relations entre ces organisations.
18. a) Assurer la préservation permanente des publications gouvernementales numériques.
    b) Numériser les publications gouvernementales qui existent sous forme imprimée uniquement (p. ex. les débats parlementaires), surtout pour les bibliothèques universitaires.
19. Besoin d’URL persistants pour les publications numériques – Le personnel en TI de Memorial et de Windsor peut donner des conseils.
20. Question globale des cartes numériques et imprimées : Qui publie quoi? Traiter de l’accès, de la sensibilisation, la préservation, la conservation, etc.
21. Revues du NRC (National Research Council) : Maintenir l’accès, et renouveler et réorganiser les ententes actuelles.
22. « Exploration » – S’informer de ce que le gouvernement du Canada publie en ligne constitue un gros problème.
23. Conformité (c.-à-d. que les ministères fédéraux ne se conforment pas toujours aux exigences du PSD).
24. Les Lignes directrices sur la conservation ne sont pas toujours bien comprises, surtout par les petits et nouveaux dépositaires dans les communautés éloignées ou petites.
25. Le public manifeste une préférence pour des publications imprimées plutôt que numériques.
26. Les bibliothèques publiques, en particulier, ne sont pas aussi avancées sur le plan électronique que les autres; la sensibilisation aux publications numériques fait défaut.
27. Préservation des publications numériques (contenu même et données d’accès).
28. Améliorer les métadonnées de catalogage.
29. Conformité – séances de remue-méninges sur les moyens de l’améliorer.
30. Étudier la possibilité d’autres associations, à l’image des ententes réussies avec RNCan sur les cartes.
31. La Politique de communication fédérale actuelle préfère le format HTML au format PDF, ce qui impose des limites aux options d’impression.
32. Maintenir le PSD et assurer une évaluation permanente, un examen des rôles des organisations connexes, etc.
33. Favoriser la conformité de la part des ministères fédéraux – saisir des données qui ne sont pas fournies à l’heure actuelle au PSD.
34. Améliorer le marketing : Le public est moins « passionné » au sujet des publications gouvernementales que des autres documents.
35. Préservation du matériel imprimé et non imprimé.
36. Aider les petites bibliothèques (p. ex. les succursales) (accès au Web, navigation des sites Web fédéraux, formation, persistance des URL, etc.).
37. Un comité parlementaire dresse actuellement un plan d’action qui traite des incidences de la nouvelle Loi fédérale sur l’imputabilité sur les autres mesures législatives (p. ex. la Loi sur l’accès à l’information) – comment satisfaire aux critères du « devoir de documenter »; la ligne entre les fiches ou notices et les publications du gouvernement fédéral devient floue.
38. Un examen et une révision des politiques du Conseil du Trésor sont en cours en vue de réduire, de simplifier et de clarifier les responsabilités des sous ministres, de créer des lignes directrices nouvelles ou révisées, etc.
39. La nouvelle politique sur le service (reliée à la Politique de communication fédérale) exige qu’on mesure la satisfaction de la clientèle à l’égard des programmes du gouvernement fédéral; un outil de mesure commun (que les gouvernements provinciaux pourraient eux aussi adapter) est en cours d’élaboration.
40. On demande des conseils pour améliorer les normes de métadonnées relatives aux sites Web fédéraux; des lignes directrices sur les normes de métadonnées SIG sont en cours de rédaction.
41. Clarifier à l’échelle du gouvernement la définition de « publication » (c.-à-d. par rapport aux données ou autres types d’informations du gouvernement fédéral) – La définition actuellement en usage au PSD est distribuée plus tard dans la réunion.
42. Comme le PSD n’a pas de données sur l’utilisation des informations qu’il fournit aux dépositaires, il est difficile au Programme de présenter une analyse de rentabilisation (en vue par exemple d’obtenir un financement accru).

DISCUSSIONS DE SUIVI DES PRÉSENTATIONS ET DES ÉBAUCHES DE THÈMES

1. Le PSD doit, pour des raisons techniques, réviser les URL de ses collections de publications numériques; on consultera le personnel des bibliothèques de dépôt qui s’occupe de la TI, du catalogage et des collections.
2. Les changements aux critères de dépôt légal concerneront aussi les sites Web : Le PSD doit-il continuer à recueillir et à cataloguer des publications numériques? Est-ce un domaine de collaboration possible entre le PSD et BAC? Le PSD a un service d’annonce des publications. Certains trouvent l’interface AMICUS difficile d’utilisation à des fins d’exploration ou d’accès.
3. Question : Pourquoi la création de données de catalogage fait-elle problème? Toutes les publications que reçoit le PSD sont cataloguées (voir le point 5).
4. Dans le nouveau système PSD, maintenir et améliorer le lien à AMICUS.
5. Beaucoup de documents publiés sont absents de la liste de contrôle du PSD.
6. Le PSD dispose de trop peu de ressources humaines pour assurer un degré de conformité optimal.
7. Les vedettes-matières complètes LC (Library of Congress) et autres ne sont pas toujours disponibles.
8. Question : Le dépôt légal des publications numériques est-il conforme? Difficile à établir, en raison de l’explosion dans le nombre de sources.
9. Les URL des sites Web seront fournis à BAC au plus tard en 2007. On ignore si les URL des séries seront fournis par titre uniquement ou pour chaque numéro.
10. Comment améliorer les liens entre le monde des bibliothèques et PSD-BAC touchant le suivi des documents conservés à titre provisoire, la mise en commun des informations, etc.? On note actuellement beaucoup de travail et de services en double. Nécessité d’établir un groupe de travail? Établir l’existence de documents conservés à titre provisoire est une preuve utile de non-conformité. Dans l’industrie privée, un livre ne peut être mis sur des rayons à moins d’avoir un ISBN, mais les publications du gouvernement du Canada échappent à cette contrainte.
11. Le PSD fournit actuellement des ISBN pour les publications numériques.
12. Question : Pourquoi des ministères fédéraux ne voudraient-ils pas que le PSD soit au courant de leurs publications? Des ministères prétendent que certains documents, très techniques, n’intéressent qu’un auditoire restreints.
13. Question : Comment informer le PSD des lacunes dans la publication? Par InfoDep, et peut-être par d’autres voies. Le guide du PSD, des FAQ, etc., pourraient contenir un rappel d’utiliser InfoDep à cette fin.
14. Question : Qui est abonné à InfoDep et qui devrait l’être? Les informations sur ce sujet figurent sur le site Web du PSD.
15. a) Préparer une liste à jour des abonnés à InfoDep.
    b) Question : Avec qui communiquer à PSD pour du matériel promotionnel, etc.? Ces renseignements figurent dans l’ébauche de guide du PSD; on demande aux membres de communiquer leurs observations au plus tard le 22 septembre.
16. Suggestion : Il serait utile, quand on demande l’avis des membres du PSD CCB, de préciser les demandes dans la mesure du possible (c.-à-d. donner son avis sur un ou plusieurs problèmes par « date » plutôt que de faire une demande générale de « rétroaction »).
17. Problème possible de livraison de courriel : Certains membres signalent qu’ils ne reçoivent pas toujours leurs messages.
18. Le PSD doit faire des balayages par des moyens multiples pour détecter les publications non signalées.
19. De meilleures façons de communiquer au monde des bibliothèques les projets et les changements survenus à PSD et à BAC; tout le monde tire profit d’un partage d’informations sur les progrès.
20. Quel est le meilleur moyen de traiter des aspects prioritaires? Faut-il des groupes de travail? Cette séance traitera du plus grand nombre possible de domaines; d’autres moyens seront employés au fil du temps. Se concentrer sur ce que les bibliothèques de dépôt et le PSD peuvent gérer eux-mêmes.
21. La promotion et le marketing sont indispensables; indiquer les meilleures façons de cibler les bibliothèques du PSD, leurs utilisateurs, le public, les ministères fédéraux. Des idées : Liens au site Web du PSD depuis les sites Web des bibliothèques du PSD, et vice-versa. Le PSD envisage de créer un graphique ou une icône conforme au Programme de coordination de l’image de marque.
22. Témoignages nécessaires; il serait utile que chaque bibliothèque du PSD fournisse un rapport mensuel.
23. Besoin du PSD pour des statistiques sur l’utilisation – La bibliothèque publique de Mississauga a un projet de collecte de données bien établi qui pourrait servir de modèle.

EXAMEN DES ACTIVITÉS DU JOUR – CE QUI FONCTIONNE BIEN ET CE QUI EST PRÉOCCUPANT? (VOIR LA FIN DE CE DOCUMENT)

[FIN DU JOUR UN]

SÉANCES AVEC ANIMATEUR – JOUR 2 (de 2)

TROISIÈME ÉBAUCHE DES THÈMES ET DES PRIORITÉS :

Notes :
A1 = Priorité absolue
A = Priorité
B = Important, mais pas une priorité à l’heure actuelle

EXAMEN DES MESURES DE SUIVI POUR CHAQUE THÈME

ACCÈS / EXPLORATION

1. La création d’un Wiki (système de partage d’informations en ligne) pourrait-il se révéler une solution partielle au problème du partage de publications conservées à titre provisoire avec le PSD? La quête des mêmes publications gouvernementales occasionne beaucoup de chevauchements : « si ce n’est pas là, on ne peut pas le savoir ».
2. Problèmes de URL persistants. Pourrait-on trouver un URL unique sur lequel le PSD et BAC pourraient s’entendre? À court terme, il est peu probable qu’on établira une politique fédérale globale sur l’uniformisation des URL, qui de toute façon risquerait de ne pas toujours être respectée.
3. Préservation : Nécessité de saisir en collaboration le contenu purement électronique avant qu’il disparaisse (c.-à-d. les documents utiles qui sont retirés sans préavis d’un site Web ministériel).
4. Création de métadonnées et de SGML/XML : Il faut plus de précisions sur leurs natures, incidences, encadrements, etc. L’animateur David McCallum donnera des URL aux membres pour le plus récent Guide de mise en place des métadonnées du gouvernement du Canada, et pour le Centre des ressources de la gestion de l’information du Conseil du Trésor. On note aussi que la récente Initiative de numérisation ouverte AlouetteCanada (www.alouttecanada.ca), dont le but est d’établir une stratégie nationale de numérisation, a mis sur pied un groupe de travail sur les questions techniques.
5. Il ne faut pas négliger la préservation de documents sous forme de papier, dans le contexte de l’accès à long terme.
6. Comment le PSD peut-il aborder le problème des publications qui disparaissent (voir le point précédent (5))? Les ministères ne sont pas toujours conscients des conséquences de la déconnexion de leur vieux matériel électronique du Web. Le PSD fournit un filet de sécurité s’il a recueilli la documentation; dans la négative, les dépositaires et les autres bibliothèques doivent prendre charge. Il conviendrait de communiquer cette difficulté à des niveaux supérieurs que les seules bibliothèques : plus les hauts fonctionnaires du monde des bibliothèques, ses associations et d’autres groupes envoient de lettres et d’autres communications, mieux cela vaut. Ni le PSD, ni le Conseil du Trésor ne dispose de « pouvoirs d’application ».
7. Un exposé de position, préparé avec l’aval des associations de bibliothèques, pourrait traiter de la gravité de ce problème de perte d’informations par les bibliothèques, et aussi mettre en valeur d’autres problèmes liés aux dépositaires. Il pourrait s’insérer dans les relations entre le PSD et les ministères fédéraux et le Conseil du Trésor, surtout à un moment où le CT révise sa Politique de communication et prépare des lignes directrices révisées susceptibles d’avoir plus de force que les procédures actuelles.
8. Touchant 11), le climat politique se prête actuellement à de telles mesures, au vu de la tendance à veiller à ce que les citoyens canadiens soient mieux informés au sujet du gouvernement fédéral et de ses activités.
9. Le bibliothécaire du Parlement souhaitera peut-être participer à la rédaction de l’énoncé des recommandations dans l’exposé de position.
10. Le PSD ne peut participer à la rédaction de l’exposé de position; par contre, il pourra certainement se servir de cet exposé quand il sera publié.
11. Les membres non fédéraux du PSD-CCB pourraient avaliser l’exposé.
12. Comment financerait-on la rédaction de cet exposé? Il ne devrait pas coûter grand-chose de rédiger un court exposé contenant deux ou trois recommandations clés. Gwendolyn Ebbett consultera Tim Mark, directeur exécutif de CARL-ABRC, concernant la préparation d’un exposé de position conjoint, et le partage des frais si la question du financement se pose.
13. Touchant 5), les membres sont priés d’utiliser InfoDep pour l’instant et de partager des informations sur les publications numériques du gouvernement du Canada « conservées à titre provisoire », ainsi que les noms des personnes ressources utiles aux ministères fédéraux.
14. La Liste hebdomadaire pourrait servir à faire la promotion d’InfoDep, ainsi qu’à publier des renseignements importants (de concert avec des affichages dans InfoDep).
15. Il faut faire une promotion d’InfoDep lui-même.
16. La liste des abonnés à InfoDep et leurs courriels seront mis à jour.
17. L’ébauche de guide du PSD (la « bible » du Programme) contient des informations sur quelles personnes à contacter, et pour quoi, au PSD.
18. Les membres du PSD-CCB sont priés de communiquer leurs observations sur l’ébauche du guide du PSD au plus tard le 22 septembre 2006.
19. Le site Web du PSD pourrait-il héberger un sous-site de « documents conservés à titre provisoire »? Christine Leduc fera le suivi de cette question auprès du groupe des TI du PSD, et aussi de la notion de créer un Wiki spécialisé.
20. CARL-ABRC possède la capacité d’accommoder un Wiki.

PROMOTION ET MARKETING

1. Des mesures sont également nécessaires au niveau local et provincial : il est important de fournir davantage d’informations au grand public.
2. Formation – Il convient d’aider les bibliothèques à offrir de meilleurs services d’information sur le gouvernement, au moyen entre autres de conseils au sujet d’InfoDep. Jeff Moon (université Queen’s) a créé un cours en ligne (voir le site Web http://www.thepartnership.ca/cgi-bin/site/printPage.cgi?page=education/ei05/moon_govt.html).
3. Le problème des statistiques sur l’utilisation : il est difficile, pour plusieurs raisons – collections hébergées séparément, systèmes de catalogage distincts, etc. – de mesurer l’utilisation des publications du gouvernement du Canada dans les bibliothèques du PSD. Toutefois, les ministères fédéraux et le Conseil du Trésor sont plus portés à prendre au sérieux des « données sur papier » à titre de preuve de la valeur du Programme. L’Initiative de démocratisation des données fait le suivi de ce qu’elle qualifie de « Metrics » (mesures) au moyen du système « Sherlock ».
4. Question : Les ISBN pourraient-ils être suivis dans les bibliothèques de dépôt?
5. On pourrait recueillir des statistiques sur le nombre d’étudiants qui suivent des cours qui les obligent à accéder aux documents du gouvernement canadien.
6. Certaines universités ne prêtent pas leurs publications du gouvernement du Canada : elles n’offriraient donc aucune statistique sur les prêts même s’il était possible de faire le suivi des ISBN.
7. Les bibliothèques pourraient convenir de faire le suivi d’indicateurs comme les questions de référence ou les documents replacés sur les rayons durant un intervalle donné (p. ex. un jour ou une semaine), afin de produire au moins quelques données. Au Nouveau-Brunswick, une étude de cette nature donne à penser que l’utilisation interne est environ 50 p. 100 de celle des documents prêtés. Une période de mesure commune à tous les intéressés pourrait aussi faire partie d’un exercice de sensibilisation beaucoup plus général.
8. Pour les cartes numériques, la licence conventionnelle peut inclure une clause autorisant la mesure de l’utilisation.
9. L’Université Concordia fait le suivi de l’utilisation des cartes en papier.
10. Pour les dépositaires qui suivent l’utilisation en fonction des ISBN :
    • · 0-660 est le code des publications du gouvernement du Canada tarifées;
    • · 0-662 est le code des publications du gouvernement du Canada gratuites.
11. MARC (la norme de fichier catalogue lisible sur machine) contient une zone fixe pour les publications gouvernementales, mais il est difficile ou impossible d’en « extraire » des informations à des fins de suivi. Quelques bibliothèques indiquent, dans la zone des « notes », qu’il s’agit de documents gouvernementaux.
12. L’université Concordia et l’université d’Ottawa ont créé un « tampon » qui distingue les publications du gouvernement du Canada. Le PSD pourrait créer un tel tampon, portant le logo du Programme, pour toutes les bibliothèques de dépôt. Le problème serait de séparer les documents du gouvernement du Canada qui ont été rangés parmi la collection générale (beaucoup en contravention des lignes directrices sur la conservation).
13. Les membres du PSD-CCB présenteront au PSD, au plus tard à la fin d’octobre 2006, des idées sur la collecte de données sur l’utilisation des publications du gouvernement du Canada.
14. Les membres ont été impressionnés par les avis sur papier plié (« tentes ») rédigés par le PSD pour faire la promotion des bibliothèques du PSD, et du Programme lui-même, qui ont été placés sur les bureaux dans les secteurs des utilisateurs (le relieur de la réunion en contient des spécimens). Ils ont invité le PSD à distribuer la version finale, ce qui sera fait.
15. Cynthia Hubbertz a convenu de chercher dans les rapports annuels de ses prédécesseurs à la Bibliothèque du Parlement des données sur la valeur des collections du PSD. Ces renseignements peuvent comprendre le coût d’option de NE PAS recevoir des livraisons gratuites par le PSD (c.-à-d. combien il en coûterait d’obtenir le matériel si le PSD ne le livrait pas). Gay Lepkey fait observer qu’on dispose des données sur les frais d’expédition des documents gratuits, en plus de celles sur la valeur des documents tarifés.
16. Les bibliothèques de dépôt universel doivent en outre absorber les frais de conservation permanente des publications que le Programme leur fait parvenir (un coût caché).
17. La bibliothèque Weldon à l’université de Western Ontario distribue des guides « Pathfinder » (traceurs) qui orientent l’utilisateur vers les publications du gouvernement du Canada pertinentes, organisées par discipline, pour référence – un autre indicateur potentiellement précieux.
18. Un autre indicateur est l’utilisation des publications du gouvernement du Canada dans des classes de formation en « rudiments de l’information » et en utilisation des bibliothèques. On pourrait s’adresser aux associations intéressées pour obtenir d’elles des renseignements plus détaillés.
19. Il faudrait fortement convier les Bibliothèques à se procurer et à utiliser l’outil de mesure de la « satisfaction de la clientèle » du gouvernement du Canada en cours de création par le Conseil du Trésor (voir le point 39 de la veille).
20. Si les bibliothèques de dépôt ne peuvent fournir les renseignements nécessaires, comment peut-on obtenir des données sur le nombre de fois que le public est orienté vers les bibliothèques des ministères fédéraux? Le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral peut-il fournir une aide à cet égard?
21. BAC créera un site Web où seront indiqués les sondages commandés par le gouvernement fédéral; il sera obligatoire, en vertu de la nouvelle Loi fédérale sur l’imputabilité, de publier ces sondages dans les six mois qui suivent leur achèvement.
22. Les ministères fédéraux pourraient-ils insérer des informations sur le PSD dans leurs propres publications? Sur leurs sites Web?
23. On pourrait insérer sur le site Web du PSD des liens aux sites Web des bibliothèques de dépôt (il faudrait fournir au Programme les URL qui conviennent). Il serait aussi possible de demander au site Web de Service Canada d’accepter des liens.
24. Comment tenir le PSD au courant de la disponibilité des ensembles de données géospatiales? Le PSD propose d’utiliser InfoDep pour faire la publicité de produits gratuits, mais de communiquer directement avec lui quand de nouveaux produits tarifés paraissent.

CE QUI FONCTIONNE BIEN (CQFB) / CE QUI EST PRÉOCCUPANT (CQEP) (POUR CHAQUE JOUR)

Le 30 août 2006

CE QUI FONCTIONNE BIEN (CQFB)

• Moments bien choisis pour chaque segment
• L’idée de demander aux membres d’indiquer trois sujets d’intérêt et/ou préoccupations était bonne
• Quelques contributions inattendues et intéressantes
• Les segments étaient à la fois structurés et flexibles
• Notation par écrit des contributions des membres sur des tableaux de papier
• Séances d’accueil
  • Les efforts du personnel du PSD ont été appréciés
  • Bonne transition vers les réunions
• Informations utiles à ceux qui ne travaillent pas avec des documents gouvernementaux
• Les séances ne se sont pas enlisées dans des détails « pratiques » – accent sur la « situation d’ensemble » plutôt que sur les « petits détails » (les réunions précédentes discutaient trop de minuties)
• Participation de tous les membres
• Exposé par Christine Leduc, directrice du PSD
• Les membres sont passionnés par leur travail
• « J’ai énormément appris » – Christine Leduc, directrice du PSD

CE QUI EST PRÉOCCUPANT (CQEP)

• On a laissé tomber quelques sujets « autonomes », mais ils ont été traités dans le contexte des autres

Le 31 août 2006

CE QUI FONCTIONNE BIEN (CQFB)

• Les membres ont aimé pouvoir rencontrer le personnel du PSD au sujet des opérations et des projets, et discuter avec lui
• De bons exposés par les ministères (les copies non encore distribuées le seront plus tard)
• Contenu et organisation du relieur pour la réunion
• Excellente nourriture
• Température agréable dans les chambres
• Salle de réunion confortable – beaucoup de place pour bouger
• Chambre d’hôtel
• La facilitation et la prise de notes ont été utiles

[FIN DU JOUR 2]