Offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement
Les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement constituent deux types d'accords nonéxécutoires entre le gouvernement fédéral et les fournisseurs éventuels de biens ou de services précisés.Ces accords font état des clauses et conditions qui s'appliquent aux biens ou aux services à commander éventuellement, selon les besoins.
Nouveaux renseignements importants sur les offres à commandes pour les fournisseurs
Table des matières
Offres à commandes
Ce qu'elles sont
L'offre à commandes n'est pas un marché.Il s'agit d'une offre déposée par un fournisseur éventuel qui propose des biens ou des services à des prix préétablis, selon des clauses et des conditions définies, et en cas de besoin.Il n'y a pas de contrat tant que le gouvernement ne passe pas une « commande subséquente » dans le cadre de l'offre à commandes; l'État n'est pas du tout obligé d'acheter les biens ou les services tant que la commande subséquente n'est pas passée.
Quand on s'en sert
On se sert des offres à commandes pour répondre à des besoins répétitifs.Parmi les produits courants achetés de cette façon figurent les aliments, carburants, produits pharmaceutiques, accessoires de plomberie, pneus et chambres à air, papeterie, équipement de bureau et matériel de traitement électronique des données.Les services usuels achetés grâce à cette méthode comprennent les services de réparation et de remise en état, et les services d'aide temporaire.
On fait généralement appel à des offres à commandes lorsqu'un ou plusieurs ministères commandent à maintes reprises les mêmes biens ou services, mais qu'on ne connaît pas d'avance la demande réelle, ou encore quand on prévoit d'avoir besoin d'un éventail de produits ou de services pour répondre à des besoins précis, mais qu'on ne connaît pas la demande réelle dès le début et que les livraisons doivent être effectuées selon les besoins.
Les offres à commandes sont parfaitement adaptées aux biens ou aux services qu'on peut clairement définir pour permettre aux fournisseurs d'offrir des prix fermes.Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) passe des offres à commandes lorsqu'on constate qu'il s'agit de la meilleure méthode d'approvisionnement.Les ministères peuvent aussi établir leurs propres offres à commandes.
Pourquoi on s'en sert
L'offre à commandes est une méthode pratique d'approvisionnement qui permet de gagner du temps et de réaliser des économies.Lorsqu'on établit une offre à commandes, le ministère qui a besoin de biens ou de services s'adresse directement à vous.Les commandes subséquentes passées dans le cadre d'une offre à commandes prévoient des délais de traitement plus rapides et une réduction de la paperasse, puisque les prix et les conditions ont été convenus d'avance et qu'il n'est pas nécessaire de les renégocier.Selon les contribuables, l'offre à commandes comporte des avantages, puisqu'elle permet de réduire les frais d'administration, et que les ministères ont moins besoin de garder des stocks.
Que faire pour obtenir une offre à commandes ?
Le processus d'établissement de l'offre à commandes est soumis aux politiques et aux méthodes normales d'attribution des marchés (notamment la marche à suivre en vertu des accords commerciaux).Dans les offres à commandes, vous déposez votre soumission de la même façon que vous le ferez pour répondre à d'autres invitations (voir « Le processus d'invitation à soumissionner »).Ainsi, à TPSGC, la plupart des demandes d'offres à commandes dont la valeur est estimée à 25 000 $ ou plus sont diffusées dans le cadre du système MERXet dans le bulletin Marchés publics (MP). Certaines demandes d'offres à commandes dont la valeur estimative est inférieure à 25 000 $ sont lancées à partir des listes de fournisseurs du ministère.
Lorsqu'on établit une offre à commandes avec votre entreprise, vous vous engagez à fournir certains produits ou services à des prix précisés dans un délai fixé.Si le gouvernement passe une commande subséquente dans le cadre de votre offre à commandes, ce n'est qu'à ce moment-là que vous concluez avec l'État un contrat pour la somme indiquée dans la commande subséquente.
Types d'offre à commandes
Il existe cinq types d'offre à commandes.Le type d'offre utilisé dépend du secteur géographique visé (à savoir s'il s'agit d'une région ou de l'ensemble du Canada) ainsi que du nombre de ministères ou d'organismes de l'État en cause.
- Offre à commandes principale et nationale (OCPN)
Elle est destinée à différents ministères ou organismes partout au Canada.
- Offre à commandes principale et régionale (OCPR)
Elle est destinée à différents ministères ou organismes dans une région en particulier.
- Offre à commandes individuelle et nationale (OCIN)
Elle est destinée à un ministère ou à un organisme en particulier dans l'ensemble du pays.
- Offre à commandes individuelle et régionale (OCIR)
Elle est destinée à un ministère ou à un organisme en particulier et peut être utilisée dans un secteur géographique précis.
- Offre à commandes individuelle et ministérielle (OCIM)
Seul TPSGC peut passer des commandes subséquentes, au nom de certains ministères et organismes, pour ce type d'offre à commandes.
Modalités de passation des commandes de biens et de services
Généralement, le ministère-client et, parfois, TPSGC commande des biens ou des services visés par une offre à commandes en passant une commande subséquente.Ce document indique qu'on accepte l'offre à commandes pour les biens ou les services commandés, et permet de faire savoir au fournisseur qu'il doit livrer des biens ou fournir des services.On conclut un contrat distinct chaque fois qu'on passe une commande subséquente dans le cadre d'une offre à commandes.
Ni l'une ni l'autre des parties n'a d'obligation contractuelle tant qu'une commande subséquente n'est pas passée
Les offres à commandes ne sont pas des contrats au sens juridique du terme : l'une des parties peut résilier une offre à commandes en adressant un préavis à l'autre.Toutefois, toutes les commandes subséquentes passées à un fournisseur avant la résiliation de l'offre à commandes sont exécutoires selon la loi et doivent être exécutées.Les ministères ne commandent que les biens ou les services dont ils ont effectivement besoin.
Limites financières
Les différentes commandes subséquentes sont limitées à une somme totale maximale précisée dans l'offre à commandes.
Établit-on des offres à commandes avec plusieurs fournisseurs ?
Oui. On peut établir des offres à commandes avec plusieurs entreprises pour les mêmes produits ou services.On peut ainsi s'assurer que les produits ou les services sont disponibles dans les cas urgents.
Émet-on des offres à commandes à un moment particulier de l'année?
Il n'existe pas de règle établie quant au moment où l'on établit des offres à commandes.Généralement, on les lance au début de l'exercice financier du gouvernement fédéral (qui s'étend du 1er avril au 31 mars); il peut toutefois y avoir de nombreuses exceptions. Normalement, les offres à commandes sont en vigueur pour un an; mais pour certaines d'entre elles, cette période peut varier (supérieure ou inférieure à un an). Le processus d'acquisition relatif à une offre à commandes commence longtemps avant la date de publication de celle-ci, suivant la nature et la complexité des besoins; alors, il est important de surveiller les projets de marché qui peuvent paraître des mois avant la date prévue d'entrée en vigueur de l'offre à commandes.
Explications
Si vous déposez une offre pour donner suite à une demande d'offre à commandes et que vous n'êtes pas sélectionné, demandez des explications. Nous vous dirons à qui nous avons attribué l'offre à commandes, et nous vous ferons connaître les raisons de notre choix ainsi que les points à améliorer dans les offres que vous déposerez ultérieurement. Nous pourrons également vous faire connaître l'information sur les différents prix unitaires reproduite dans les offres à commandes sur les biens et les services.
Arrangements en matière d'approvisionnement
Ce qu'ils sont
Les arrangements en matière d'approvisionnement sont des accords non exécutoires entre TPSGC et les fournisseurs qui doivent offrir un éventail de biens ou, plus couramment, des services, au fur et à mesure des besoins.Ce sont des listes de fournisseurs compétents et éventuels auxquels les ministères peuvent s'adresser pour demander des prix fermes afin de répondre à certains besoins.
Les arrangements en matière d'approvisionnement comportent un ensemble de clauses et de conditions prédéfinies qui s'appliquent à tous les contrats subséquents.Ces arrangements permettent aux ministères de demander des offres d'après l'étendue des travaux à effectuer; ils se distinguent des offres à commandes dans lesquelles les ministères ne peuvent que demander une partie des biens et des services dont ils ont besoin, qui sont déjà définis et dont le prix est établi.De nombreux arrangements en matière d'approvisionnement prévoient des prix plafonds permettant aux ministères-clients de négocier les prix à la baisse, d'après les besoins réels ou l'étendue des travaux.
Quand on s'en sert
On se sert des arrangements en matière d'approvisionnement pour acheter des biens ou des services à intervalles réguliers, lorsque l'offre à commandes ne convient pas en raison des variations dans les commandes subséquentes à passer (par exemple lorsque les méthodes et les bases de paiement varient ou que l'énoncé des travaux ou des biens ne peut être défini adéquatement d'avance).Les différents besoins font l'objet d'appels d'offres concurrentiels ou sont négociés d'après l'étendue précise des travaux.
Pourquoi on s'en sert
Les arrangements en matière d'approvisionnement permettent de gagner du temps et de réaliser des économies, puisqu'on présélectionne les fournisseurs et qu'on établit les clauses et les conditions essentielles qui s'appliquent à un éventail précis de biens ou de services.Ils apportent en outre aux ministères la marge de manoeuvre qui leur permet de négocier leurs besoins particuliers ou de lancer des appels d'offres concurrentiels afin de se prévaloir du meilleur rapport qualité-prix, compte tenu de l'importance des travaux qu'ils souhaitent réaliser.
Que faire pour obtenir un arrangement en matière d'approvisionnement ?
Pour établir un arrangement en matière d'approvisionnement, TPSGC prépare et lance une Demande concurrentielle d'arrangement en matière d'approvisionnement.À la fin de l'évaluation des offres, on réunit les prix plafonds et l'information sur les personnes à contacter auprès des fournisseurs sélectionnés, et on les publie avec un guide complet à l'intention des ministères, pour qu'ils sachent comment utiliser l'arrangement en matière d'approvisionnement.
Types d'arrangement en matière d'approvisionnement
Les ministères peuvent lancer des arrangements en matière d'approvisionnement à l'échelle nationale ou régionale.Le texte de l'arrangement précise la zone géographique et les utilisateurs visés.
Passation d'un marché dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement
TPSGC ou les ministères utilisateurs crée(nt) des contrats dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement.Lorsque les produits ou les services ne sont pas assujettis aux accords commerciaux, on ne s'adresse qu'aux fournisseurs sélectionnés titulaires d'un arrangement en matière d'approvisionnement pour leur demander des offres.Lorsque les biens ou les services sont assujettis aux accords commerciaux, on publie dans le système MERX puis dans le bulletin MP, un Avis de projet de marché, pour faire connaître aux autres fournisseurs éventuels le projet de marché et les inviter à soumettre des propositions pour répondre aux besoins précisés.On lance une Demande de proposition (DDP), on évalue les propositions déposées et on sélectionne un fournisseur.Les clauses et les conditions ainsi que les exigences générales prédéfinies de l'arrangement en matière d'approvisonnement doivent faire partie de la DDP et de tout contrat subséquent.On ne doit s'entendre que sur les exigences précises des ministères et sur les prix.Dans les cas où l'on ne fait pas appel à un processus d'invitation concurrentiel et qu'on établit des prix plafonds dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement, les ministères négocient généralement un prix ou un tarif inférieur au prix plafond indiqué, d'après les services ou les biens dont ils ont effectivement besoin.
Obligations contractuelles
Il n'existe pas de contrat en vertu de la loi, et rien n'oblige un ministère ou un organisme de l'État à acheter des biens ou des services tant que le fournisseur n'a pas déposé le document contractuel d'arrangement en matière d'approvisionnement et que ce document n'a pas été accepté par le ministère passant la commande.On considère que chaque marché passé constitue un contrat distinct entre le ministère passant la commande et le fournisseur.
Limites financières
Chaque arrangement en matière d'approvisionnement comporte une limite financière contractuelle.
Y a-t-il un moment particulier de l'année où on lance des arrangements en matière d'approvisionnement?
Comme dans le cas des offres à commandes, il n'existe pas de règles établies quant au moment où on lance des arrangements en matière d'approvisionnement.Généralement, il importe de surveiller les projets de marché qui peuvent être publiés plusieurs mois avant la date à laquelle un arrangement en matière d'approvisionnement doit entrer en vigueur.
Renseignements supplémentaires
Pour plus d'information sur les offres à commandes ou sur les arrangements en matière d'approvisionnement, veuillez communiquer avec le :
Centre d'information de Contrats Canada
3C1, Portage III
Gatineau (Québec) K1A 0S5
LigneInfo : 1-800-811-1148
Télécopieur : (819) 956-6123
ou avec le bureau de TPSGC de votre localité.
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