Les SP en ligne
Protocole des opérations
Table des matières
- Description du système
- Exigences matérielles et logicielles
- Paramètres du système
- Tarifs
- Changements / Rajouts
- Utilisateurs
- Nom d'utilisateur / mot de passe et formation pour les utilisateurs des ministères fédéraux
- Nom d'utilisateur / mot de passe pour les fournisseurs
- Processus à l'intention des fournisseurs
- Protocole d'exploitation à l'intention des fournisseurs
- Processus à l'intention des utilisateurs des ministères fédéraux
- Protocole des opérations à l'intention des utilisateurs des ministères fédéraux
- Protocole des opérations à l'intention de la Direction de l'acquisition de systèmes informatiques et télécommunications (DASIT)
- La maintenance du système
SP en ligne est un outil d'acquisition automatisé qui permet aux fournisseurs partout au Canada de s'inscrire dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes du gouvernement fédéral dans le SCN pour répertorier les fournisseurs potentiels permettant de répondre aux besoins de l'administration en matière de GI/TI, conformément aux limites établies dans l'ALENA.
Description du système
Les SP en ligne est un outil d'acquisition automatisé qui permet aux fournisseurs partout au Canada de s'inscrire dans une base de données utilisée par les ministères et les organismes du gouvernement fédéral dans le SCN pour répertorier les fournisseurs potentiels permettant de répondre aux besoins de l'administration en matière des services professionnels, conformément aux limites établies dans l'ALENA.
Mis au point par les Services gouvernementaux de télécommunications et d'informatique (SGTI) et Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en techonologies (SGAST), Direction de l'acquisition de systèmes informatiques et télécommunications (DASIT) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), les SP en ligne comprend trois principaux éléments: un module du fournisseur, un module du client et un module de mise à jour (réservé aux administrateurs de systèmes de la DASIT).
Le module du fournisseur permet aux fournisseurs partout au Canada de s'enregistrer et mettre à jour les données dans les SP en ligne. Seules les données propres d'un fournisseur peuvent être visualisées dans le module fournisseur. Cette information statistique peut permettre aux fournisseurs de prendre des décisions sur les taux qu'ils proposent.
Le module du client comprend des composantes de recherche et de rédaction de documents. Au moyen du composant de recherche, les utilisateurs des ministères fédéraux peuvent produire une liste de fournisseurs qualifiés. Au moyen du composant de rédaction de documents, les utilisateurs des ministères fédéraux peuvent créer une demande de propositions, un contrat ou une modification. Le module du client n'est pas accessible aux fournisseurs.
Le module de mise à jour n'est accessible qu'aux administrateurs de systèmes de la DASIT. Ce module permet à la DASIT de créer des comptes, d'effectuer des vérifications et d'activer ou de supprimer des comptes.
Exigences matérielles et logicielles
Avoir au moins un processeur Pentium 120 MHz, avec une mémoire vive de 32 Mo, un lecteur de 2 Go et un navigateur Web (Netscape ou Internet Explorer), de même qu'un accès à Internet par l'entremise d'un fournisseur de services Internet.
Le navigateur (Netscape 4.x ou Explorer 4.x) doit être configuré en fonction des éléments suivants : protocole SSL, version 3 (SSL3), et clés de chiffrement 128 bits. Les navigateurs qui, par défaut, utilisent la norme internationale 40 bits ne pourront pas accéder les SP en ligne.
Paramètres du système
- Les SP en ligne est destiné uniquement aux sociétés canadiennes et aux besoins correspondant aux limites fixées dans l'ALENA. Les marchés avec des entreprises américaines doivent être traités conformément à la procédure de gestion du matériel de chaque ministère.
- Les SP en ligne contient des renseignements propres aux personnes et aux entreprises qui les ont fournis. La divulgation de ces renseignements sans la permission des personnes ou des entreprises qui les ont fournis est interdite par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'accès à l'information contenue dans les SP en ligne ainsi que son exploitation sont restreints aux employés du gouvernement fédéral. Dans des cas exceptionnels, et après consultation du consultant juridique, ces renseignements peuvent être partagés avec des tiers, pourvu que ces derniers signent un accord de non-divulgation.
- Les fournisseurs doivent signer l'Entente de partenariat commercial (EPC) répondre aux exigences et signer les attestations.
- L'EPC, le protocole d'exploitation et le cadre de vérification sont non négociables
- La valeur maximale des contrats, y compris les modifications, qui peuvent être adjugés au moyen des SP en ligne est de 89 000 $, TPS incluse.
- Les marchés en source unique ainsi que les marchés prescrits sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État.
- La durée d'un marché adjugé à une personne nommée individuellement ne doit pas dépasser vingt (20) semaines non-consécutives, cent (100) jours non-consécutifs. Les exceptions à cette règle doivent être approuvées par la haute direction du ministère fédéral concerné. Il est impératif d'éviter d'établir des relations de type employeur-employé.
Tarifs
Les taux quotidiens affichés dans les SP en ligne sont des taux maximums et peuvent faire l'objet de négociations à la baisse par les utilisateurs des ministère fédéraux. À la date d'adjudication du marché, les taux qui figurent dans ce dernier ne doivent pas dépasser les taux affichés sur les SP en ligne à cette date. Si, à la suite d'une vérification effectuée par le spécialiste en approvisionnement de TPSGC, on découvre qu'un taux qui figure dans un marché est supérieur au taux qui apparaît dans les SP en ligne, on considérera que ce dernier a été utilisé incorrectement. Le spécialiste en approvisionnement de TPSGC prendra alors les mesures qui s'imposent, en collaboration avec le fournisseur ou l'utilisateur du ministère fédéral. Veuillez vous reporter au Cadre de vérification.
Changements / Rajouts
Il incombe à tous les fournisseurs de passer en revue à l'occasion les "Bulletins d'information" sur le site web des SP en ligne.
Utilisateurs
Les utilisateurs des SP en ligne sont des fournisseurs partout au Canada qui ont signé l'Entente de Partenariat Commercial, ainsi que des utilisateurs autorisés des ministères fédéraux situés dans la région de la capitale nationale.
Nom d'utilisateur / mot de passe et formation pour les utilisateurs des ministères fédéraux
Les utilisateurs des ministères fédéraux devront se procurer la formation et un nom d'utilisateur et un mot de passe, auprès de la DASIT pour accéder les SP en ligne. Vous pouvez joindre Lucie Kealey au (819) 956-1206. L'information sur les SP en ligne est accessible dans le site Web à : http://www.tpsgc.gc.ca/approvisionnements/text/ps/online-f.html.
Nom d'utilisateur / mot de passe pour les fournisseurs
Une fois que la DASIT aura reçu la page de signature signée de l'Entente de partenariat commercial, la Personne dont l'accès est autorisé (PAA) par le fournisseur se verra attribuer un nom d'utilisateur et un mot de passe. Immédiatement après avoir obtenu son nom d'utilisateur et son mot de passe, la PAA doit accéder au Les SP en ligne, et changer son mot de passe.
Processus d'inscription pour les fournisseurs
Les fournisseurs doivent suivre les étapes décrites ci-dessous pour être inclus dans les SP en ligne :
Étape 1:
Le fournisseur doit signer la page de signature de l'Entente de partenariat commercial (EPC), répondre aux exigences, signer les attestations et transmettre le tout par télécopieur ou courrier à Lucie Kealey. Pour plus amples informations - « Procéssus d'inscription » au http://www.tpsgc.gc.ca/approvisionnements/text/ps/suppliers/reg-f.html.
Étape 2 :
La personne dont l'accès est autorisé (PAA) par le fournisseur se voit attribuer un nom d'utilisateur et un mot de passe. Immédiatement après avoir obtenu son nom d'utilisateur et son mot de passe, la PAA doit accéder aux SP en ligne, par moyen de la liaison sur le segment page d'acceuil pour fournisseur au http://www.tpsgc.gc.ca/approvisionnements/text/ps/online-f.html, et changer le mot de passe par défault.
Étape 3:
C'est la responsabilité du fournisseur de garder leur information dans les SP en ligne à jour.
Protocole d'exploitation à l'intention des fournisseurs
Le fournisseur :
- dote son propre poste de travail du matériel et des logiciels requis;
- doit compléter le processus d'inscription par - réviser l'Entente de partenariat commercial, remplir la page de signature, répond aux exigences et signer les attestations. Le fournisseur doit soumettre le tout à DASIT;
- convient que le contenu de l'EPC, le protocole d'exploitation et le cadre de vérification sont non négociables;
- convient qu'une évaluation doit être completer et que la demande acceptée par la DASIT, avant qu'il se voie attribuer un nom d'utilisateur et un mot de passe;
- convient qu'il lui incombe de choisir une Personne dont l'accès est autorisé (PAA), qui se verra attribuer par la DASIT un nom d'utilisateur et un mot de passe;
- convient que l'inscription dans les SP en ligne est terminée une fois les opérations a. à f. ci-dessus achevées, et une fois les données entrées dans les SP en ligne par la PAA;
- convient que le fournissuer est le seul responsable pour entrer et mettre à jour l'information dans les SP en ligne et de l'actualisation de ses données
- ne doit introduire dans les SP en ligne que des informations sur le consultants dont il a obtenu le consentement écrit (nom, tarif et compétences particulières);
- convient que les taux quotidiens affichés dans les SP en ligne sont des taux maximums et qu'ils peuvent faire l'objet de négociations à la baisse par les ministères;
- convient que, à la date d'adjudication du marché, les taux qui figurent dans ce dernier ne doivent pas être supérieurs aux taux affichés dans les SP en ligne à cette date;
- convient que l'utilisation des SP en ligne fera l'objet de vérifications par la DASIT conformément au cadre de vérification, et qu'une utilisation incorrecte peut entraîner la désactivation du compte du fournisseur;
- convient qu'il incombe à lui seul de consulter les "Bulletins d'information" pour se tenir au fait des changements apportés aux politiques ou aux SP en ligne;
- peut consulter un guide d'utilisation;
- convient qu'il lui appartient de changer son mot de passe et qu'il doit remplacer ce dernier dès qu'il l'obtient de la DASIT;
- convient qu'il a la responsibilité exclusive de garder secret le nom d'utilisateur et mot de passe et de restreindre l'accès aux SP en ligne à la personne autorisée, avant de passer la commande;
- convient que les consultants peuvent s'inscrire comme personnes physiques dans les SP en ligne;
- convient qu'il ne pourra pas accéder au module client ou au module de maintenance des SP en ligne;
- accepte d'envoyer un avis écrit à la DASIT pour l'informer de tout changement proposé par le fournisseur au sujet du représentant autorisé du fournisseur (RAF). Un nouveau nom d'utilisateur et mot de passe devront être créés pour le nouveau compte du RAF et le compte du RAF précédent sera désactivé;
- convient qu'un seul compte de représentant autorisé du fournisseur (RAF) sera créé ou activé pour chaque fournisseur; et
- accepte d'envoyer un avis écrit à la DASIT pour l'informer de tout changement du nom de l'entreprise; de plus, le fournisseur convient d'aviser tous les ministères fédéraux du nom des parties avec qui il a signé des contrats.
Processus à l'intention des utilisateurs des ministères fédéraux
Les utilisateurs des ministères fédéraux doivent suivre les étapes ci-dessous pour utiliser les SP en ligne :
Étape 1 :
Doit s'incrire et obtenir la formation avant de recevoir un nom d'utilisateur et un mot de passe, « Processus d'inscription ».
Étape 2 :
Tout de suite après la réception du nom d'utilisateur et du mot de passe, l'utilisateur doit accéder aux SP en ligne au moyen du lien fourni dans le segment SP en ligne - Page d'acceuil pour les ministères fédéraux et changer son mot de passe.
Étape 3 :
Avant de communiquer avec un fournisseur, les utilisateurs des ministères fédéraux doivent accéder aux SP en ligne et effectuer une recherche pour trouver les taux exigés.
On rappelle aux utilisateurs des ministères fédéraux ce qui suit:
- La valeur maximum d'un contrat, y compris les modifications, qui peut être adjugé au moyen des SP en ligne est de 89 000 $, TPS incluse.
- Les marchés en source unique ainsi que les marchés prescrits sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État.
- La durée d'un marché adjugé à une personne nommée individuellement ne doit pas dépasser vingt (20) semaines non-consécutives, cent (100) jours non-consécutifs. Les exceptions à cette règle doivent être approuvées par la haute direction du ministère fédéral concerné. Il est impératif d'éviter d'établir des relations de type employeur-employé.
Protocole des opérations à l'intention des utilisateurs des ministères fédéraux
- Les utilisateurs des ministères fédéraux feront l'acquisition des logiciels et du matériel nécessaires à l'utilisation des SP en ligne.
- Il appartient aux utilisateurs de chaque ministère fédéral d'obtenir l'approbation de leur ministère pour pouvoir utiliser les SP en ligne.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que l'inscription dans les SP en ligne est terminée une fois que: le formulaire d'inscription a été rempli; ce formulaire a été reçu, examiné et accepté par la DASIT; la formation a été dispensée par la DASIT.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux concluront des contrats en vertu du pouvoir conféré aux ministres concernés.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux peuvent utiliser des modèles ou leurs propres systèmes pour créer des documents contractuels.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que la valeur maximale des contrats, y compris les modifications, qui peuvent être adjugés au moyen des SP en ligne est de 84 000 $, TPS incluse.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que les marchés en source unique ainsi que les marchés prescrits sont soumis au Règlement sur les marchés de l'État.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que la durée d'un marché adjugé à une personne nommée individuellement ne doit pas dépasser vingt (20) semaines non-consécutives, cent (100) jours non-consécutifs. Les exceptions à cette règle doivent être approuvées par la haute direction du ministère concerné. Il est impératif d'éviter d'établir des relations de type employeur-employé.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que les taux affichés sur les SP en ligne sont des taux maximaux (plafonds) et qu'ils peuvent être négociés à la baisse.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que, à la date d'adjudication d'un marché, les taux qui figurent dans ce dernier ne doivent pas être supérieurs aux taux affichés sur les SP en ligne à cette date.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent que l'utilisation des SP en ligne fera l'objet de vérifications par la DASIT conformément au cadre de vérification, et que son utilisation incorrecte peut entraîner la désactivation du compte de l'utilisateur concerné.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux conviennent de répondre aux demandes de renseignements concernant leur ministère reçues par l'entremise du bureau de la Loi sur l'accès à l'information.
- Un utilisateur d'un ministère fédéral convient qu'il est seul responsable de l'administration et du règlement des différends suscités par un contrat établi au moyen des SP en ligne.
- Un utilisateur d'un ministère fédéral convient qu'il incombe à lui seul de consulter les "Bulletins d'information" dans le segment SP en ligne dans le site Web pour se tenir au fait des changements apportés aux politiques ou aux SP en ligne.
- Un utilisateur d'un ministère fédéral pourra consulter un guide d'utilisateur dans le segment SP en ligne - Page d'acceuil des ministères fédéraux.
- Un utilisateur d'un ministère fédéral convient qu'il lui appartient de changer son mot de passe et qu'il doit remplacer ce dernier dès qu'il l'obtient de la DASIT.
- Un utilisateur d'un ministère fédéral convient qu'il a la responsabilité exclusive de garder secret le nom d'utilisateur et mot de passe et de restreindre l'accès aux SP en ligne à la personne autorisée, avant de passer la commande. Les utilisateurs des ministères fédéraux ne doivent pas donner l'accès aux SP en ligne aux personnes non gouvernementales travaillant dans des sites gouvernementaux.
- Les utilisateurs des ministères fédéraux n'auront pas accès au module de fournisseur de SP en ligne ni au module de mise à jour des SP en ligne.
Protocole des opérations à l'intention de la Direction de l'acquisition de systèmes informatiques et télécommunications (DASIT)
- La DASIT demeure propriétaire des SP en ligne au nom de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.
- La DASIT gère les politiques et les procédures des SP en ligne, notamment l'information publiée dans le site Web de la DASIT.
- La DASIT est responsable de la gestion de l'outil d'acquisition SP en ligne ainsi que de la prestation de conseils et de directives en matière d'acquisition.
- La DASIT reçoit, vérifie et authentifie les données d'inscription d'un ministère ou d'un fournisseur, puis donne à ce dernier un nom d'utilisateur et un mot de passe temporaire.
- La DASIT conserve le droit d'effectuer des vérifications conformément au cadre de vérification établi pour les SP en ligne.
- La DASIT se réserve le droit de supprimer un compte utilisateur à la suite d'une utilisation incorrecte des SP en ligne.
- La DASIT engagera l'archivage des données annuellement.
La maintenance du système
TPSGC réserve la période de 8 h à 8 30 h de chaque dimanche matin pour effectuer la maintenance du serveur et du système selon ses propres critères. Du fait des activités de maintenance susceptibles d'être effectuées par TPSGC, les fournisseurs et les utilisateurs des ministères du gouvernement fédéral risquent d'éprouver des difficultés à accéder
aux SP en ligne pendant cette période de temps.
À l'exception des situations d'urgence, on affichera un avis sur le site web (site d'information) pour informer les utilisateurs de toute maintenance prévue qui risque de se prolonger au-delà de la période mentionnée ci-dessus.
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