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Au sujet de l'OTC : Excellence en gestion
L'excellence en gestion : mise à jour du plan d'action
le 16 avril 2003
1. LEADERSHIP STRATÉGIQUE
2. GESTION DU RISQUE
3. INFORMATION INTÉGRÉE SUR LE RENDEMENT
4. GÉRANCE RIGOUREUSE
Actions clés 1.1.a
Renforcer et améliorer le processus opérationnel et de réaffectation des ressources
Progrès 1.1.a
- cette question a été l'objet de nombreuses discussions lors de la retraite stratégique de la gestion supérieure à l'automne 2002 qui ont donné lieu à des actions devant être entreprises en 2003 et en 2004 telles que: approbation du mandat du Comité de révisions des plans opérationnels (CRPO) par le Comité exécutif (CÉ), amélioration de la fonction de questionnement du CRPO à l'aide d'une approche pratique à court terme, l'élaboration d'une approche systématique pour la fonction de questionnement relative à l'exercice du CRPO pour 2004-2005 et le années futures
- Le CRPO a élaboré des questions et des critères et a effectué une révision détaillée des plans opérationnels
- Le CRPO a effectué une révision détaillée des plans opérationnels et a fait des recommandations au CÉ quant aux possibilités de ré-affectation des ressources
- les décisions du CÉ se sont soldés par des changements à la base budgétaire de différents secteurs de l'Office
Leçons apprises 1.1.a
- besoin d'élaborer des outils afin d'accélerer la révision des plans opérationnels
- a confirmé le besoin d'évaluer les besoins en ressources de façon plus systématique
Prochaine étape 1.1.a
- Post-mortem des membres du CRPO
- Élaboration d'une approche structurée à l'automne 2003
LEADERSHIP STRATÉGIQUE 1.1.b
Actions clés 1.1.b
Progrès 1.1.b
- Rien depuis le breffage de novembre 2002 au CÉ
Leçons apprises 1.1.b
- Intégrer à l'action clé 1.1 a) et que çà fasse partie intégrante d'une approche structurée?
Prochaine étape 1.1.b
- DG des transports aériens et des transports accessibles fournira son option pour discussions futures
LEADERSHIP STRATÉGIQUE 1.1.c
Actions clés 1.1.c
- Continuer la pratique de réaffectation des ressources à court-terme
Progrès 1.1.c
- Une équipe comprenant des employés des directions des Plaintes ferroviaires et des Services juridiques ont apporté de l'aide aux Transports accessibles afin de réduire le retard des causes
- Infrastructure ferroviaire fournit de l'aide dans le traitement des plaintes sur le transport aérien
- La direction des Transports accessibles et le bureau de projet de l'IEG partagent les services d'un stagiaire en gestion
Leçons apprises 1.1.c
- Utilisation de l'expertise entre directions générales s'avère efficace
Prochaine étape 1.1.c
- Semble être une pratique acceptée à l'Office et cette action clé peut être considérée comme étant complétée
LEADERSHIP STRATÉGIQUE 1.2
Actions clés 1.2
- Établir un processus pour définir les besoins en ressources re. Nouvelles mesures législatives
Progrès 1.2
- Rien depuis le dernier rapport étant donné que l'exercice du CRPO a pris plus de temps que prévu
Leçons apprises 1.2
- l'établissement d'une vision d'ensemble au départ aide à mieux planifier, par ex. Le programme des plaintes relatives au transport aérien
Prochaine étape 1.2
- fera partie du post-mortem du CRPO
LEADERSHIP STRATÉGIQUE 1.2.1
Actions clés 1.2.1
- Pratique re. Évaluer les ressources et les processus avant de demander des ressources additionnelles
Progrès 1.2.1
- la question a été soulevée au cours de l'exercice 2003-2004 du CRPO
Leçons apprises 1.2.1
- le CRPO a suggéré que cette question fasse partie du processus de vérification interne de l'Office
Prochaine étape 1.2.1
LEADERSHIP STRATÉGIQUE 1.3
Actions clés 1.3
- Séance pour les gestionnaires intermédiaires de l'Office et informer les employés régulièrement au sujet de l'initiative
Progrès 1.3
- Complétée
- Diverses annonces ont été envoyés à la gestion et aux employés, par ex. Cours, conférences, sous-sites intranet et internet, etc.
Leçons apprises 1.3
- Doit être évident, par ex. Illustrer par des exemples pratiques
Prochaine étape 1.3
- Continuer à fournir de l'information, par ex. Leçons et pratiques exemplaires
LEADERSHIP STRATÉGIQUE 1.4
Actions clés 1.4
- Déterminer le besoin d'un centre de liaison chargé du suivi des relations avec les clients
Progrès 1.4
- On a mené un sondage et tenu des réunions de consultation sur le cabotage
- Changements aux règlements et aux processus présentement envisagés
Leçons apprises 1.4
- On a constaté le besoin d'avoir de la rétroaction des clients
- Utiliser des professionnels en matière de sondages
- Avoir des processus/outils de consultation afin d'avoir de la rétroaction
Prochaine étape 1.4
- Réviser le processus dans le but de l'améliorer de manière rentable
- Reviendra avec une proposition au CÉ en milieu d'année
- Lien étroit entre cette action clé et l'action clé 3.3 (mesures de rendement)
Action clés (comprend 2.1 et 2.2)
2.1.a et b
2.2.a à .e
a. Réviser les processus de l'Office
b. Gérer le changement culturel (attitude)
c. Développer des séances de formation
d. Utiliser le processus actuel de reconnaissance pour l'innovation
e. Favoriser un dialogue ouvert avec la gestion concernant le niveau actuel de tolérance au risque
Progrès à date (comprend 2.1 et 2.2)
- Financement du Conseil du Trésor approuvé et reçu pour 2002-03. Projet interministériel (2 phases) mené par l'Office avec trois partenaires (Comité des griefs des Forces canadiennes, Secrétariat de l'ALENA et la Commission de révision de l'information sur les produits dangeureux)
- On a retenu les services de Conseil et Vérification Canada pour la Phase 1
- Financement non-utilisé de 2002-2003 reporté à 2003-2004. Cependant, du financement additionnel est requis afin de compléter la Phase 1 en 2003-2004 et une demande sera faite au CT pour les phases 1 et 2 du projet
Leçons apprises (comprend 2.1 et 2.2)
- Processus d'attribution des contrats du gouvernement prend du temps et requiert de l'expertise
- Les gestionnaires gèrent les risques de façon intuitive mais les organisations ont un besoin d'avoir une approche coordonnée (par ex. Attentes claires et vision commune)
Prochaines étapes (comprend 2.1 et 2.2)
- Finaliser la demande de financement au CT pour les phases 1 et 2
- Rencontre d'un groupe de discussion de l'Office le 30 avril 2003 pour commencer l'élaboration d'un profil de risque
- Élaborer des outils afin d'intégrer la gestion du risque dans le cycle de planification, du budget et de rapports
- Ateliers de formation d'une demie-journée pour les gestionnaires de l'Office en septembre 2003
- Commencer l'élaboration et la préparation de la phase 2
Objectifs/ résultats 3.1. a & b
- Participer dans des projets interministériels sur les exigences en matière de rapport
- Améliorer le suivi et les rapports sur les résultats
Progrès 3.1. a & b
- L'Agence canadienne d'évaluation environnementale (ACEE) et le Bureau de la sécurité dans les transports (BST) parrainnent un projet visant à simplifier les exigences en matière de rapports externes pour les petits organismes. L'Office des transports du Canada (l'Office), le Tribunal de la concurrence (TC) et la Commission de relations de travail de la Fonction publique (CRTFP) sont aussi partenaires de ce projet qui est financé par le CT.
- Les résultats d'un sondage (environ 75% des 62 petits organismes ont répondu) ainsi que le rapport découlant de l'analyse du sondage et des groupes de discussion serviront de pierre angulaire afin d'élaborer un modèle permettant de simplifier les exigences en matière de rapports externes
Leçons apprises 3.1. a & b
Rapports externes impliquent plus d'employés que les rapports internes
- La plupart des organismes n'ont pas de systèmes d'information intégrés
- Les rapport annuels et de rendement requièrent le plus de temps à préparer et de beaucoup
- Opinion partagée que les organismes centraux doivent mieux communiquer l'usage qu'ils font de ces rapports
Prochaines étapes
- Élaborer un modèle, basé sur un cycle de douze mois, simplifiant les exigences en matière de rapports - certains organismes agiront en tant que projets pilotes
- Les résultats de ce projet seront intégrés à la révision des politiques et des directives menée présentement par le Conseil du Trésor visant à réduire le fardeau en matière de rapports des ministères et organismes
INFORMATION INTÉGRÉE SUR LE RENDEMENT 3.2.a & b
Objectifs/ résultats 3.2.a & b
- Identifier et mieux communiquer l'information disponible et analyser l'information
- Identifier celle qui manque et effectuer des analyses coût/avantage concernant l'acquisition des données
Progrès 3.2.a & b
- APPINFO et RDIMS (logiciel de gestion des dossiers) sont maintenant reliés
- Améliorations apportées à APPINFO (logiciel de gestion de cas) telles que: liste de priorités, types de processus (12) permettant une comparaison des activités par organisation de façon générale.
- Détails des décisions en matière de transports accessibles inclus dans APPINFO (enjeux, conclusions, recours,etc.) facilitera l'analyse de la jurisprudence et des tendances
- Les activités liées au statut des cas a été normalisés dans APPINFO afin de faciliter l'entrée des données pour les agents et améliorer l'information de gestion concernant les causes sous considération.
- L'Office représente la communauté des petits organismes sur le projet interministériel sur la gestion des coûts mené par l'Agence des douanes et du revenu Canada (ADRC) qui examine différents cadres de coûts et applications (possibilités) pouvant être disponibles pour des petits organismes.
Leçons apprises 3.2.a & b
- Capacité à réviser les processus et éliminer des systèmes de suivi parallèles (par ex. Domus, assignation des membres, etc.)
- Formation requise pour les utilisateurs de APPINFO afin de les sensibiliser au potentiel du système
- Besoin d'approfondir l'usage qu'on fait de l'information (par ex. Est-elle utilisée pour mesurer le rendement sur les cas ?)
- Améliore le partage de l'information dû à une plus grande accessibilité
Prochaines étapes 3.2.a &b
- Un nouveau processus et un formulaire internet pour les plaintes en matière de transport aérien disponible au 30 avril 2003
- Mise en oeuvre de RDIMS d'ici le 30 juin 2003 pour la Direction générale de la gestion centrale
- Version accessible de APPINFO disponible le 30 juin 2003
- Un serveur de télécopie utilisant GroupWise d'ici Juillet 2003
- Un projet parrainé par l'ADRC qui tiendrait compte des capacités des petits organismes en matière de gestion de coûts est prévu pour 2003-2004
- Consolidation de ATLAS dans APPINFO d'ici le 30 novembre 2003
INFORMATION INTÉGRÉE SUR LE RENDEMENT 3.2.c
Objectifs/ résultats 3.2.c
Déterminer si nous pouvons faire une meilleure utilisation des systèmes administratifs actuels (par ex. accès étendu)
Progrès 3.2.c
Rien à rapporter autre que le besoin en financement pour cette action ne faisait pas partie de l'exercice 2003-2004 des plans opérationnels. L'échéancier original devra possiblement être reporté dû à d'autres priorités
Leçons apprises 3.2.c
nil
Progrès à ce jour / résultats attendus 3.2.c
nil
INFORMATION INTÉGRÉE SUR LE RENDEMENT 3.3
Objectifs/ résultats 3.3
Être un membre actif de projets interministériels sur les mesures de rendement
Progrès 3.3
- L'Office a mené la phase 2 du projet (financé par le CT) impliquant la TRNEE et l'ACEE
- Le consultant et le groupe de travail de l'Office ont élaboré un cadre de mesure du rendement et une chaine de résultats distribué au CÉ
- Deux directions (Infrastructure ferroviaire et Licences, Affrètements et Accords) sont des projets pilotes et ont élaboré leurs propres chaines de résultats
- Les deux projets pilotes ont été impressionnés par le travail du consultant et anticipent avec intérêt la suite du projet
Leçons apprises 3.3
- Le modèle de la TRNEE peut être adapté pour les besoins de l'Office
- Élaborer et implanter un système de mesures de rendement demande du temps et des investissements
- Le système doit être simple, rentable et être monté à l'aide des systèmes d'information et des processus existants si possible
- Le système doit être perçu comme étant positif et non punitif
- Les projets pilotes devraient valider l'application pratique du système
Prochaines étapes 3.3
- Demande de financement au CT afin de continuer le projet en 2003-2004
- Continuer avec le projet et gérer le risque (environ $25,000) d'élaborer des plans de mesures du rendement pour les deux projets pilotes jusqu'à ce que le financement soit assuré
- À l'aide d'une présentation matricielle, les plans décriront: les résultats stratégiques, les activités anticipées, les indicateurs de rendement, les sources d'information et les modes de collecte
- Utiliser les leçons apprises aux fins d'implantation dans l'ensemble de l'Office
Objectifs/ résultats 4.1.a, b et c
- Identifier les aptitudes et les connaissances qui seront perdues au cours des 5 prochaines années (lien à la stratégie et au plan de recrutement et de dotation des RH)
- Établir un programme de mentorat juste, ciblé et stratégique,
- par ex. 6 mois de Programme de rémunération d'affectation spéciale (PRAS)
- Établir des lignes directrices sur la gestion des connaissances
Progrès à ce jour / résultats attendus 4.1.a, b et c
- Le CÉ a approuvé la mise en oeuvre du plan de relève
- Tenue de séances d'information pour les employés de toutes les directions de l'Office au cours de l 'hiver 2003
- Processus d'auto-identification incorporé à l'exercice 2003-2004 d'évaluation de rendement de l'employé
- Voir aussi les progrès accomplis sous APPINFO action clé 3.2
Leçons apprises 4.1.a, b et c
- Les gestionnaires ont validé les recommandations proposées qui découlaient de l'analyse démographique
- Le message concernant la planification de la relève doit être réaliste, par ex. Équilibre entre les besoins organisationnels et individuels, test d'importance relative, etc.
Prochaines étapes 4.1a, b et c
- DRH va élaborer la mise en oeuvre des processus et des mécanismes du plan de relève pour ce qui touche le programme de perfectionnement des EX-01 et EX moins 01
- DRH va également élaborer les mécanismes administratifs à l'égard du programme de l'employé polyvalent
- Le Comité d'apprentissage va commencer le travail sur la politique d'apprentissage et le programme de mentorat en 2003-2004
Autres initiatives d'amélioration:
Valeurs et Éthique
- L'Office a participé à un atelier de deux jours organisé par le CT sur concernant les valeurs et l'éthique dans le cadre de partenariats
- Un guide sera publié afin d'aider les organismes à décider si ils devraient s'impliquer ou non dans des partenariats
Reddition des comptes claire
- Les instructions de la présidente dans le cadre de l'exercice ERE 2003-04 concernant la responsabilité de la gestion de relier au plan stratégique et aux priorités de l'Office des buts identifiables et mesurables
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