LIGNES DIRECTRICES

PROGRAMME D'AIDE AUX EMPLOYÉS

OBJECTIF DE LA POLITIQUE

1. Le Programme d’aide aux employés (PAE) est un programme confidentiel conçu pour inciter les employés et les membres de leur famille à demander volontairement de l’aide afin de faire face à des problèmes d’ordre personnel ou professionnel qui peuvent nuire à leur bien-être et à leur rendement.

RENVOIS

2. Directive du commissaire no 253 – Programme d’aide aux employés;

Lignes directrices no 253-2 – Gestion du stress à la suite d’un incident critique.

PORTÉE

3. Le Service correctional du Canada a adopté un modèle de PAE qui repose principalement sur la disponibilité d’agents d’orientation. Les employés qui se sont portés volontaires choisis conjointement par les syndicats et la direction reçoivent une formation spécialisée pour aider leurs collègues et les membres de leur famille qui se trouvent aux prises avec des difficultés, leur donner des conseils et les orienter vers les professionnels ou les organismes appropriés, y compris ceux dans la collectivité. De plus, le SCC passe des contrats de services pour offrir du counseling à court terme, afin de répondre sans délai aux différents besoins.

4. Conformément à la politique du Conseil du Trésor, les membres de la direction doivent appuyer le PAE. Les syndicats qui représentent les employés du Service sont consultés et invités à participer conjointement à tous les aspects de l’élaboration du Programme, notamment l'orientation, l'information et la publicité. Les syndicats, conformément à leur décision d’appuyer le Programme, et la direction, doivent désigner les représentants qui participeront aux comités du PAE.

5. Le PAE du SCC ne comprend pas de processus d’orientation officiel. Le recours au Programme est volontaire, de sorte que la décision d’utiliser les services offerts dans le cadre du PAE appartient à l’employé seul.

RESPONSABILITÉS

6. Les sous-commissaires régionaux et le commissaire adjoint de la Gestion des ressources humaines doivent s’assurer que les mécanismes qui servent à fournir des services d'aide aux employés sont en place et fonctionnent efficacement.

7. Les sous-commissaires régionaux, le commissaire adjoint de la Gestion des ressources humaines et les directeurs d’établissement ou de district sont responsables du PAE et doivent :

a. établir et appuyer des comités consultatifs régionaux ou des comités locaux tel qu'il est indiqué dans la Directive du commissaire sur le Programme d'aide aux employés;

b. de concert avec les représentants syndicaux qui appuient le Programme, désigner les membres des comités du PAE et sélectionner les agents d’orientation du PAE;

c. s’assurer que les services d’aide aux employés sont offerts en conformité avec les exigences du Programme;

d. s’assurer que les gestionnaires, les surveillants et les représentants syndicaux reçoivent une formation sur le PAE et que tous les employés reçoivent des séances d'information sur le PAE;

e. s'assurer que les agents d’orientation reçoivent tout le soutien nécessaire pour s’acquitter de leurs obligations et responsabilités reliées au PAE, y compris la formation, les services d'aide et la participation à des comités.

8.Les surveillants doivent :

a. s'assurer que tous les employés sont informés au sujet du PAE;

b. fournir tout le soutien nécessaire aux employés qui utilisent les services du PAE;

c. fournir tout le soutien nécessaire aux agents d’orientation du PAE, notamment en les dégageant au besoin de leurs fonctions de travail habituelles afin qu'ils puissent s’acquitter de leurs obligations et responsabilités reliées au PAE, y compris la formation, les services d'aide et la participation à des comités.

9. Le coordonnateur national du PAE est responsable de l’ensemble du Programme et de la gestion du stress à la suite d’un incident critique (GSIC), au niveau national, et chargé de fournir des conseils sur le PAE et la GSIC à la haute direction, aux agents de liaison, aux agents de programme, aux gestionnaires, aux surveillants, aux représentants syndicaux, aux employés du Service correctionnel du Canada et aux membres de leur famille ainsi qu’à tous les autres intervenants d’autres ministères et organismes communautaires et privés.

10. Les coordonnateurs régionaux du PAE sont responsables de l’élaboration, la mise en oeuvre, la gestion et la promotion à l'échelle régionale du PAE et de la gestion du stress à la suite d’un incident critique (GSIC), et chargés de fournir des conseils sur le PAE et la GSIC à la haute direction régionale, aux agents de liaison, aux agents de programme, aux gestionnaires, aux surveillants, aux représentants syndicaux, aux employés du Service correctionnel du Canada et aux membres de leur famille ainsi qu’à tous les autres intervenants d’autres ministères et organismes communautaires et privés.

COMITÉS CONSULTATIFS

11. Le Comité consultatif national du PAE est chargé de la supervision du Programme ministériel et de fournir des conseils concernant la gestion du Programme au Comité de direction du SCC.

12. Les comités consultatifs régionaux sont chargés de fournir conseils et avis concernant la gestion du Programme au Comité régional de direction du SCC.

13. Les comités locaux, avec le soutien de la direction locale et des syndicats, sont chargés de la mise en œuvre et de la promotion du Programme au niveau de l’unité opérationnelle. Le président du comité local est un agent de programme choisi par les membres du comité. Les responsabilités comprennent :

a. s’assurer que des liens et des relations sont établis et maintenus avec les ressources de la collectivité afin de dresser et de maintenir à jour des listes des services disponibles à l’intention des agents d’orientation;

b. s’assurer que des liens sont établis selon le besoin avec les syndicats, la direction, les surveillants et les agents du personnel des unités;

c. s’assurer, en collaboration avec le coordonnateur régional du PAE, que tous les employés, les membres de la direction et les représentants syndicaux reçoivent une formation sur le PAE;

d. informer la direction, les syndicats qui appuient le Programme et le coordonnateur régional du PAE des activités menées dans le cadre du Programme, y compris la formation assurée aux agents de programme, les réunions de comité, l’information et la formation des employés et les services d’aide;

e. s’assurer qu’un calendrier d’activités d’information, de formation et de prévention relatives au PAE est établi, afin de promouvoir la santé et le bien-être et de sensibiliser les employés aux problèmes d’ordre personnel et professionnel reliés au style de vie, au milieu de travail et aux mécanismes d’adaptation.

14. Les agents d'orientation doivent :

a. fournir des services de PAE sous forme d'aide, de renseignements, de conseils et d’orientation vers des professionnels ou organismes appropriés, tout en protégeant la confidentialité et, dans la mesure du possible, l’anonymat des utilisateurs du PAE;

b. reconnaître les limites de leur rôle et inciter les utilisateurs du PAE, selon les besoins exprimés, à avoir recours à d’autres ressources qualifiées disponibles;

c. assurer soutien et suivi;

d. veiller à perturber le travail le moins possible lorsqu'ils s'occupent de questions relatives au PAE;

e. compiler des données statistiques sur les services offerts et transmettre l'information au coordonnateur régional du PAE tel qu'il est requis, tout en protégeant la confidentialité.

CONFIDENTIALITÉ DE L'INFORMATION

15. Confidentialité signifie que l’on doit s’abstenir de divulguer volontairement de l’information reçue en confidence. Ce principe ne s’applique pas aux situations dans lesquelles la loi oblige une personne à divulguer des informations en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou lorsque des considérations humaines, morales ou éthiques prévalent. On ne peut promettre la confidentialité dans les cas visés au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui comprennent les citations à comparaître devant le tribunal, les cas présumés de violence faite à un enfant et les menaces de suicide ou l’activité criminelle.

16. Aucun agent d’orientation ne doit être convoqué comme témoin par la direction ou un syndicat dans le but de fournir de l'information à un tiers tel qu'un tribunal ou un arbitre.

17. Les entrevues dans le cadre du PAE sont confidentielles et les agents d’orientation du PAE ne doivent pas conserver de notes ni de dossiers. Un surveillant qui autorise un employé à rencontrer un représentant du PAE pendant les heures de travail peut demander confirmation du fait que l'employé s’est présenté à un rendez-vous seulement si l’employé autorise la divulgation de ce renseignement précis. Aucune information concernant le contenu d’une entrevue ne peut être partagée.

DROITS DES EMPLOYÉS

18. Étant donné que la participation au PAE est volontaire, aucun employé ne doit faire l'objet de mesures disciplinaires s'il refuse d’avoir recours au PAE. Le rendement et l’inconduite au travail sont les seuls critères sur lesquels la direction peut se fonder pour prendre des mesures administratives.

19. Au besoin, des crédits de congés de maladie sont utilisés aux fins de traitement et de réadaptation, conformément aux conventions collectives et politiques de la fonction publique en vigueur. Lorsque demandé, d’autres formes de congés doivent être autorisées et utilisées conformément aux conventions collectives et aux politiques de la fonction publique en vigueur.

SURVEILLANCE

20. Pour que l'on puisse évaluer l'efficacité de cette politique, le Secrétariat du Conseil du Trésor exige que les ministères présentent un rapport sur la structure du Programme et un rapport statistique de leurs activités. Les rapports statistiques ne doivent pas permettre d'identifier les clients. Le Secrétariat demande un rapport tous les deux ans à partir du 31 mars 1993.

21. Toute information produite dans le cadre du PAE doit être préparée de manière à préserver la confidentialité. Dans la mesure du possible, des efforts raisonnables doivent aussi être faits pour protéger l’anonymat.

Le Commissaire adjoint,
Gestion des ressources humaines

Original signé par :
Jacques M. Pelletier

Table des matières