DIRECTIVES DU COMMISSAIRE

GESTION DE L'ENTRETIEN DES INSTALLATIONS

Bulletin politique 78

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

1. Faire en sorte que les biens immobiliers, y compris les installations, le matériel, les routes et les terrains, soient entretenus conformément à leur utilisation prévue et à un coût acceptable, tout en fournissant aux détenus l'occasion de remplir des tâches productives et d'acquérir une formation.

2. Veiller à ce que le matériel et les bâtiments de l'établissement fonctionnent de façon rentable, efficace et sûre, conformément aux normes et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux pertinents.

PROGRAMME D'ENTRETIEN DES INSTALLATIONS

3. Les directeurs doivent établir un programme approprié d'entretien des installations qui comprend les éléments suivants :

a. l'entretien préventif et courant du matériel et des systèmes de bâtiments;

b. l'entretien correctif et la réparation en cas de panne;

c. les réparations importantes ou le remplacement du matériel qui ne fonctionne plus ou des systèmes de bâtiments qui sont usés ou désuets.

ENTRETIEN PRÉVENTIF

4. Les directeurs doivent veiller à l'application d'un programme d'entretien préventif, une composante nécessaire de tout programme de gestion de l'entretien efficace, afin d'assurer l'utilisation économique des biens. Le but de l'entretien préventif est de prolonger la durée du matériel, d'améliorer la sécurité de son fonctionnement et de réduire le nombre des réparations en cas d'urgence ou de panne et des remplacements prématurés de matériel, ce qui permet une utilisation plus efficace des ressources.

ENTRETIEN CORRECTIF

5. Les directeurs doivent veiller à ce qu'on exécute les activités d'entretien correctif en faisant un usage économique et efficace du matériel et de la main-d'oeuvre. On ne doit pas engager des coûts excessifs pour l'entretien correctif si le remplacement est une solution plus économique.

RÉPARATION IMPORTANTE ET REMPLACEMENT

6. Les réparations importantes ou le remplacement de biens ou de pièces sont normalement prévus dans le cadre du budget et des plans établis chaque année pour le programme d'immobilisations qui fait partie du plan directeur d'aménagement de l'établissement. Les établissements devraient donc prévoir leurs besoins en matière de travaux d'entretien importants dans le cadre d'un plan global de gestion des biens qui couvre au moins la période de planification budgétaire de cinq ans.

ÉCONOMIE D'ÉNERGIE

7. Les directeurs doivent s'assurer que l'utilisation d'énergie est contrôlée et que le programme de gestion de l'énergie dans l'établissement permet de réaliser des économies d'énergie. Ce programme a pour objet d'assurer le fonctionnement le plus efficace possible du matériel et des systèmes de chauffage, d'eau chaude, d'éclairage et générateurs d'énergie au moyen d'activités rigoureuses d'entretien préventif et courant, de réparations promptes, de remplacements opportuns de composantes usées ou non fonctionnelles, ainsi que l'adoption de pratiques de fonctionnement efficaces sur le plan de l'énergie.

EMPLOI DES DÉTENUS

8. Les directeurs doivent s'assurer que les détenus participent d'une manière productive à l'entretien et au fonctionnement des installations lorsque cela est approprié et pratique. Les détenus acquièrent les compétences nécessaires au moyen d'une formation en cours d'emploi, et on veille à utiliser au maximum le potentiel de la main-d'oeuvre carcérale, surtout dans les secteurs moins complexes sur le plan technique du fonctionnement et de l'entretien des installations. Si un contrat d'entretien est conclu avec un entrepreneur, celui-ci doit employer des détenus lorsque cela est pratique et rentable de le faire.

SYSTÈME DE GESTION DE L'ENTRETIEN

9. Les directeurs doivent veiller à ce qu'on utilise des bons de travail pour les besoins du programme d'entretien des installations. Le système de gestion des services d'entretien doit comprendre au moins les activités suivantes :

a. prévoir, planifier et superviser le travail et déceler les retards;

b. évaluer le temps requis et le coût de la main-d'oeuvre et des matériaux pour les bons de travail;

c. inspecter le travail terminé et s'assurer que les travaux effectués par les employés, les détenus et des contractuels sont d'une qualité acceptable;

d. contrôler l'utilisation des pièces de rechange et d'autres matériaux et en garder en stock des quantités appropriées mais non excessives;

e. tenir un registre de l'entretien des divers articles de matériel et consigner les coûts d'origine de l'entretien du matériel et des bâtiments.

10. Outre les éléments susmentionnés, le système de gestion de l'entretien préventif doit prévoir :

a. un inventaire détaillé de tous les bâtiments, les systèmes, le matériel et les autres biens immobiliers qui doivent être inspectés, vérifiés ou réparés, avec les spécifications techniques, les inspections de garantie;

b. une description des exigences en matière d'entretien préventif et courant pour les biens susmentionnés ainsi qu'un calendrier des activités d'entretien préventif (ces calendriers doivent être établis en fonction de critères appropriés, comme les heures d'utilisation du matériel, et être mis à jour périodiquement afin d'éviter la tenue d'un nombre excessif ou insuffisant d'inspections).

RAPPORTS

11. Les directeurs doivent veiller à la production opportune des rapports suivants sur l'entretien et le fonctionnement des installations :

a. les rapports des établissements sur l'entretien et le fonctionnement des installations jugés nécessaires pour la mise à exécution efficace et rentable du programme d'entretien des installations;

b. les rapports sommaires jugés nécessaires par l'Administration régionale et (ou) l'Administration centrale;

c. les rapports requis en vertu des règlements fédéraux, provinciaux et municipaux pertinents.

Le Commissaire,

Original signé par
Ole Ingstrup

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