Les SP en ligne

Guide étape par étape pour le fournisseur

En résumé, ce guide étape par étade destiné aux fournisseurs donne accès à :

• des informations contenues dans le site Web (site d'information);
• des instructions pour s'inscrire;
• des instructions d'utilisation du Services Professionnels (SP) en ligne.

Table des matières

Partie I - Site Web (site d'information)

1. Signet/favori
2. Protocole des opérations
3. Cadre de vérification
4. Inscription

Partie II - SP en ligne

1. Nom d'utilisateur et mot de passe
2. Accès à votre compte
3. Mot de passe égaré ou oublié
4. Changement du représentant autorisé ou le nom de contact
5. Modification de la dénomination sociale ou Fusion d'entreprises ou Transfert de contrats
6. Rafraichissement des données

Options d'un compte des SP en ligne :

• Fournisseur
• Recherche de catégories ou de compétences
• Consultants
• Mot de passe
• Rapports

Aide
Maintenance du système

Partie I - Site Web (site d'information)

a. Signet/favori

Un signet ou un favori doit être créé pour accéder à : www.tpsgc.gc.ca/approvisionnements/text/ps/suppliers/index-f.html, en raison de l'importance et de la nécessité, pour les utilisateurs, de consulter le site Web (site d'information) et de prendre connaissance des avis/messages concernant les SP en ligne dans les Bulletins d'information. Il revient à chaque utilisateur de s'informer des modifications.

b. Protocole des opérations

L'utilisation des SP en ligne s'effectue selon les dispositions du protocole des opérations.

c. Cadre de vérification

En vertu du Cadre de vérification, le spécialiste des approvisionnements de TPSGC responsable des SP en ligne se réserve le droit d'effectuer périodiquement une vérification de l'utilisation des SP en ligne par les fournisseurs.

d. Inscription

Pour s'inscrire aux SP en ligne, les fournisseurs doivent suivre les directives sous Processus d'inscription. Toute information demander doivent être envoyer par télécopieur ou courrier au Spécialiste de l'approvisionnement des SP en ligne.

Partie II - SP en ligne

a. Nom d'utilisateur et mot de passe

Sur réception et après acceptation par le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC de votre offre et du formulaire d'EPC signé, un nom d'utilisateur et un mot de passe sont créés et fournis au représentant autorisé du fournisseur (RAF). Lorsque le RAF obtient son nom d'utilisateur et son mot de passe, il doit accéder aux SP en ligne afin de modifier son mot de passe.

Il appartient au RAF de protéger la confidentialité du nom d'utilisateur et du mot de passe qui lui ont été remis pour avoir accès aux SP en ligne.

b. Accès à votre compte

Vous devez exécuter les étapes suivantes pour accéder à votre compte:

1. Accédez à la page Services professionnels (SP) en ligne - Page d'acceuil de l'info pour les fournisseurs.
2. Dans cette page, on recommande de créer un signet / favori avant de sélectionner l'option <Accéder à votre compte> de la Table des matières.
3. Une invite de mot de passe apparaît. Introduiser votre nom d'untilisateur et votre mot de passe puis sélectionnez <OK>.

c. Mot de passe égaré ou oublié

Veuillez communiquer avec Jocelyn Richard au (819) 956-1408 ou jocelyn.richard@tpsgc.gc.ca. Les comptes se voient réattribuer leur valeur par défaut. Une foix qu'un comptes a été remis à zéro, l'utilisateur du fournisseur doit accéder aux SP en ligne et changer son mot de passe.

d. Changement du représentant autorisé ou du nom de contact

Le représentant autorisé du fournisseur (RAF) ou le nom de contact est désigné par le fournisseur à la section E du formulaire de signature de l'EPC. Tout changement de RAF doit être signalé par le fournisseur au moyen d'un avis écrit au spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC, indiquant clairement la modification apportée au représentant autorisé ou au nom de contact. Vous devriez fournir le nom de l'individu, leur numéro de téléphone et télécopieur ainsi que leur address de courriel. L'avis de modification doit être signé par un représentant dûment autorisé du fournisseur. Sur réception de l'avis de modification, le spécialiste de l'approvisionnement de TPSGC supprime le nom d'utilisateur du RAF remplacé et un nouveau nom d'utilisateur et un nouveau mot de passe sont créés. Les nouvelles information seront communiquer par courriel au nouveau RAF.

e. Modification de la dénomination sociale ou Fusion d'entreprises ou Transfert de contrats

Si la dénomination sociale du fournisseur est modifiée, ou si le fournisseur souhaite transférer le contrat à un autre fournisseur, il doit envoyer un avis écrit à toutes les autorités contractantes du gouvernement fédéral avec lesquelles il a un contrat en vigueur. Copie de l'avis écrit doit être transmise au spécialiste des achats de TPSGC.

Si le fournisseur souhaite transférer un contrat à un autre fournisseur, il doit signer une cession de contrat. Il doit alors fournir les documents suivants à toutes les autorités contractantes du gouvernement fédéral concernées :

1. une liste de tous les contrats qu'il détient avec les ministères fédéraux et une copie de tous les contrats qui seront transférés au nouveau fournisseur;
2. une lettre du fournisseur cédant demandant l'autorisation de céder son contrat;
3. une lettre du nouveau fournisseur proposé confirmant qu'il accepte d'exécuter les contrats transférés aux mêmes prix et aux mêmes conditions que le contrat cédé.

Si le fournisseur modifie sa dénomination sociale, il doit remplir, signer et transmettre au spécialiste des achats de TPSGC un nouveau formulaire d'entente de partenariat commercial (EPC), indiquant la nouvelle dénomination sociale (section A du formulaire), le nom sous lequel l'entreprise est généralement connue (section B) et tout autre renseignement ayant été modifié. Sur réception et acceptation du formulaire de signature par le spécialiste des achats de TPSGC, la dénomination sociale est modifiée dans les SP en ligne.

f. Mise à jour

Les SP en ligne est conçu pour mettre à jour automatiquement le compte des fournisseurs selon un délai donné, après que le représentant autorisé du fournisseur ait accédé au système. Il suffit d'accéder à votre compte de SP.

Le fournisseur doit accéder à son compte au moins une fois par trimestre, c'est-à-dire au cours de chacune des périodes suivantes :

du 1er janvier au 31 mars;
du 1er avril au 30 juin;
du 1er juillet au 30 septembre;
du 1er octobre au 31 décembre.

Options d'un compte des SP en ligne

Les options suivantes sont accessibles dans la barre de menu des SP en ligne :

• Fournisseur
  • écran donne des renseignements détaillés sur le fournisseur.
  • La première fois que le représentant autorisé du fournisseur (RAF) accède à son compte, il doit introduire des informations dans chacun des champs, puis sélectionner <Sauvegarder>.
  • Les renseignements introduits dans cet écran sont automatiquement reportés dans les documents préparés par le biais des SP en ligne.

Catégories/Compétences

Lorsque vous sélectionnez <Catégories> ou <Compétences>, une fenêtre de navigateur distincte s'ouvre. Pour revenir à l'écran précédent, refermez la fenêtre en sélectionnant l'option <Refermer cette fenêtre>.

Catégories

Pour « Rechercher une catégorie », procédez comme suit :

1. Introduisez la fonction associée au travail qu'il convient de réaliser. Note : Il suffit d'introduire quelques lettres du premier mot pour que le système entreprenne une recherche automatique du contenu de la liste et repère la catégorie.
2. Sélectionnez <Continuer>.
3. Le système détermine la catégorie à laquelle est associée la fonction.

Compétences

Pour « Rechercher des groupes de compétences », procédez comme suit :

1. Introduisez la compétence. Note : Il suffit d'introduire quelques lettres du premier mot pour que le système entreprenne une recherche automatique du contenu de la liste et repère la compétence.
2. Sélectionnez <Continuer>.
3. Le système détermine le groupe de compétences dont elle fait partie.

Consultants

Selon cette option, des renseignements sont entrés sur le ou les consultants. L'écran par défaut est un résumé des renseignements qui ont été entrés/sauvegardés. Des renseignements peuvent être sauvegardés n'importe quand.

Ajouter un consultant :

1. Dans la barre de navigation verticale, sélectionnez <Consultants> et ensuite sélectionnez <Ajouter>.
2. Entrez tous les renseignements pertinents sur le consultant, puis sélectionnez <Sauvegarder>.
3. Dans la barre de navigation verticale, sélectionnez <Catégories> (fond blanc). Entrez tous les renseignements pertinents, puis sélectionnez <Sauvegarder>.
4. Dans la barre de navigation verticale, sélectionnez <Compétences> (fond blanc).
5. Dans la liste déroulante « Groupe de compétences », sélectionnez le groupe de compétences que vous voulez afin d'obtenir une liste dans la case « Compétences ».
6. Dans la case « Compétences », mettez en évidence la compétence que vous voulez ajouter à la case « Choix de compétences ». Vouse exécuterez cette fonction en sélectionnant <Ajouter>. La compétence mise en évidence devrait maintenant apparaître dans le « Choix de compétences » pour ce consultant. Puis sélectionnez <Sauvegarder>.

Modifier les renseignements au sujet d'un consultant :

1. Dans la barre de navigation verticale, sélectionnez <Consultants>.
2. Sélectionnez le consultant au sujet duquel les renseignements doivent être modifiés.
3. Pour modifier les taux ou le nombre d'années d'expérience au pour ajouter des catégories, sélectionnez <Catégories> (fond blanc). Modifiez les renseignements, puis sélectionnez <Sauvegarder>.
4. Pour ajouter au supprimer des compétences, sélectionnez <Compétences> (fond blanc). Pour ajouter des compétences, sélectionnez le « Groupe de compétences » dans la list déroulante et mettez en évidence les compétences dans la case « Compétences » puis sélectionnez <Ajouter>. Les compétences seront ajoutées à la case « Choix de compètences ». Pour supprimer des compétences, sélectionnez les compétences dans la case « Choix de compètences » et sélectionnez <Enlever>.

Mot de passe

Les mots de passe doivent avoir un minimum de dix (10) caractères et être de préférence alphanumériques. Les mots de passe ne devraient pas être :

• des mots tirés d'un dictionnaire;
• des noms de parents ou d'animaux domestiques;
• la date de naissance; ou
• quelque chose que l'on peut facilement associer à l'utilisateur.

Pour modifier votre mot de passe dans les SP en ligne :

• Tapez votre ancien mot de passe.
• Tapez votre nouveau mot de passe, qui doit avoir une longueur d'au moins dix caractères.
• Tapez une seconde fois votre nouveaux mot de passe pour le confirmer.
• Sélectionnez <Changer mot de passe>.

Rapports

L'information suivante est disponible :

• Données relatives au fournisseur
  Il s'agit des renseignements fournis à propos du fournisseur (dénomination sociale, adresse, etc.)
• Sommaire des tarifs
  Il s'agit d'une liste résumant les tarifs selon les catégories par groupe d'expérience (1 à 2 ans, 3 à 4 ans, etc.)
• Liste relative au consultant
  Il s'agit d'une liste des renseignements relatifs à chaque consultant (catégorie, tarif, expérience, etc.)
• État de compte
  Indique l'état des renseignements fournis par le représentant autorisé du fournisseur et sert de référence rapide pour détecter les détails manquants.

Aide

Ce lien ouvrira une nouvelle fenêtre au Guide étape-par-étape pour le fournisseur.

Maintenance du système

TPSGC réserve la période de 8 h à 8 30 h de chaque dimanche matin pour effectuer la maintenance du serveur et du système selon ses propres critères. Du fait des activités de maintenance susceptibles d'être effectuées par TPSGC, les fournisseurs et les utilisateurs des ministères du gouvernement fédéral risquent d'éprouver des difficultés à accéder aux SP en ligne pendant cette période de temps.

À l'exception des situations d'urgence, on affichera un avis sur le site web (site d'information) pour informer les utilisateurs de toute maintenance prévue qui risque de se prolonger au-delà de la période mentionnée ci-dessus.