Secteur de l’évaluation du rendement
Service correctionnel du Canada
1. Introduction
L’examen des paiements et des rentrées de la fin
des exercices 1999-2000 et 2000-2001 a eu lieu au cours
des deux dernières semaines de juin 2001 dans
les régions du Québec et de l’Ontario. On
se conformait ainsi à la demande du contrôleur
du SCC dont l’objectif était de s’assurer que
les régions du SCC s’en tenaient aux politiques
et aux méthodes en vigueur en ce qui a trait aux
dates de l’arrêté des comptes à la fin
de l’exercice.
La politique 5-5 du Conseil du Trésor « Politique
sur les créditeurs à la fin de l’exercice »
en date du 10 octobre 1994 précise ce qui
suit : « Le gouvernement du Canada a pour politique
de comptabiliser, pour chaque exercice, les dettes non réglées
au 31 mars envers des tiers et de les débiter
des crédits existants ou d’en tenir compte au moyen
d’une provision centrale pour évaluation. »
La même politique définit un élément
de passif comme étant « […] des dettes contractées
envers des tiers à la suite d’opérations et
de faits qui se sont produits au plus tard à la date
de comptabilisation, c’est-à-dire le 31 mars ».
L’examen visait les transactions effectuées au cours
des deux exercices par les établissements Leclerc,
Montée Saint-François, Joyceville et Collins
Bay, ainsi que les transactions enregistrées par
les bureaux des deux régions.
2. Méthode et portée
C’est la Direction de la vérification et de l’accréditation
des programmes, en collaboration avec le bureau du contrôleur,
qui a fixé la portée de cet examen qui s’est
limité à la vérification d’un échantillon
des transactions effectuées par les établissements
susmentionnés au cours des deux exercices. Pour chaque
exercice, l’examen avait pour but de s’assurer que :
- les dépenses inscrites en mars ne comprenaient
pas les transactions effectuées en avril;
- les CAFE (créditeurs à la fin de l’exercice)
inscrits en mars ne comprenaient pas les dépenses
effectuées en avril;
- les dépenses inscrites en avril ne comprenaient
pas les transactions effectuées en mars.
Nous avons procédé à l’échantillonnage
d’un certain nombre de transactions relativement à
chacun des objectifs ci-dessus.
3. Conclusions et recommandations
L’équipe de vérification a pu se rendre compte
que la méthode utilisée pour les paiements
et les rentrées à la fin de l’exercice est
conforme aux politiques et aux règles du Secrétariat
du Conseil du Trésor et du SCC. Nous avons pu
constater que la plupart des échantillons des CAFE
examinés figuraient en fait en tant que transactions
de L’EXERCICE PRÉCÉDENT et que les paiements
avaient eu lieu au cours du nouvel exercice. Nous avons
en outre pu constater que nos échantillons des paiements
effectués en mars ou en avril de chaque exercice
correspondaient à des transactions relevant à
juste titre des exercices au cours desquels les fonds avaient
été versés.
Au cours de notre examen, nous avons pu cerner un certain
nombre de situations à l’égard desquelles
nous croyons que des améliorations pourraient être
apportées. Nous les analyserons brièvement.
De façon générale, les remarques et
les recommandations qui suivent s’appliquent à toutes
les unités opérationnelles visitées.
Lorsqu’une situation ne concerne qu’une seule unité,
nous le précisons.
3.1Nécessité de preuves documentaires plus
étayées
3.1.1Mécanismes de contrôle
Il s’agissait de déterminer, à partir de
la date de réception dans le SIGFM, si les
biens ou les services avaient été reçus
durant l’exercice précédent ou durant celui
en cours. On doit pouvoir se fier à cette date
étant donné qu’elle est attribuée
automatiquement par le calendrier ou l’horloge interne
du système d’exploitation. Dans le cas des biens
et des services reçus et inscrits dans le système
avant le 31 mars, nos échantillonnages ont
permis de constater que le processus était appliqué
adéquatement. Les personnes intéressées
avaient jusqu’au 6 avril pour inscrire les transactions
de biens et services reçus au plus tard le 31 mars.
Il existe dans le système un lien entre les transactions
visant les « réceptions » de biens et/ou
de services et les transactions de « bons d’achat ».
Lorsque des biens (ou des services) reçus ne figurent
pas en tant qu’achats dans le système en vertu
de l’émission d’un bon d’achat, ils ne peuvent
y être inscrits comme ayant été reçus,
et un numéro de réception ne peut être
émis. C’est un lien logique qui renforce le contrôle
de l’achat et du paiement des biens. Toutefois, en raison
d’une situation survenue en fin d’exercice, les responsables
n’ont pu inscrire dans le système les réceptions
de l’ancien exercice enregistrées au cours des
six premiers jours d’avril. Ainsi, il a été
impossible de se servir du système comme moyen
de contrôle des transactions reçues avant
le 6 avril, ou du moins avant le 31 mars. Les
Finances nous assurent que ce problème sera réglé
avant la fin du prochain exercice.
Nous proposons aussi, en ce qui concerne le prochain
exercice, que non seulement les Finances s’assurent que
la fonction « réception » du système
est entièrement opérationnelle pour l’inscription
des transactions de l’exercice précédent
effectuée durant le délai de grâce
d’avril, mais aussi que les responsables l’utilisent pour
les transactions visant tant les biens que les services.
Il faudrait restreindre la capacité des responsables
de contourner cette fonction.
3.1.2 Pièces justificatives
Pour attester de la date de réception, les gestionnaires
utilisent un timbre-dateur ou conservent de la correspondance
ou un message transmis par courriel par un collègue.
Pour ce qui est des biens achetés, on obtient habituellement
des documents de livraison (bons de livraison, bordereaux
d’expédition, etc.) émis soit par le transporteur,
soit par le fournisseur. Ils devraient toujours être
conservés et faire partie des pièces justificatives
du paiement des factures. En plus d’indiquer la date de
livraison, ces documents prouvent que les biens ont été
livrés et permettent l’autorisation par signature
prévue à l’article 34.
3.2 Nécessité de renforcer certaines procédures
pour la fin de l’exercice
Notre examen du processus de fin d’exercice a mis en lumière
la nécessité d’élaborer certaines nouvelles
procédures ou d’améliorer celles qui existent
déjà. Voici quelques exemples de ce que nous
avons pu constater :
- Généralement, le magasin ou le service
qui reçoit les biens n’est pas le même que
celui qui les a commandés. Dans le cas des services
rendus, la confirmation de la réception est habituellement
assurée par le même gestionnaire qui administre
le contrat et qui a la responsabilité du budget.
Nous proposons que, dans le cas des services, un mécanisme
indépendant de validation soit mis en place.
- La procédure du SCC en ce qui concerne l’importance
relative exige que les gestionnaires inscrivent tous les
éléments de passif de plus de 5 000 $.
Dans le cas des transactions dont la valeur est inférieure
à ce seuil, il appartient à chaque gestionnaire
(des Finances) de décider s’il faut ou non les
inscrire. C’est ainsi que des transactions d’une valeur
de 4 900 $ n’avaient pas été inscrites
et que des transactions de 35 $ d’une autre unité
opérationnelle l’avaient été en tant
que CAFE.
- Dans certains cas, des gestionnaires ont eu à
décider par eux-mêmes s’il fallait ou non
inscrire des transactions qui auraient pu être visées
par une règle de conduite générale.
Par exemple, que faut-il faire lorsque nous apprenons
avant la fin de l’exercice que nous aurons à effectuer
un règlement financier au cours du nouvel exercice
et qu’aucun document ou accord officiel n’a été
signé ou émis au 31 mars.
- Des montants de factures de TPSGC totalisant plusieurs
millions de dollars ont été inscrits à
la fin de l’exercice relativement à des travaux
de construction en cours. Il serait peut-être utile
de revoir la façon dont nous évaluons les
travaux en cours à la fin de l’exercice et surtout
comment nous documentons les dossiers.
Il serait avantageux de procéder à une analyse
critique des procédures de fin d’exercice et de s’inspirer
des leçons tirées de l’expérience pour
apporter les améliorations nécessaires. Cet
examen devrait faire appel aux responsables dans les régions
et aborder les questions mentionnées ci-dessus ainsi
que tout autre problème survenu à la fin de
l’exercice et par la suite.
3.3 De saines pratiques de gestion
Nous avons eu connaissance de transactions qui, même
si elles étaient effectuées en toute légalité,
ne répondaient peut-être pas aux règles
fondamentales d’une saine gestion : des achats faits
vers la fin de l’année, parfois volumineux, des
délais d’exécution difficiles entre la date
d’achat et celle de la livraison, etc.
Mentionnons aussi la question du temps qui s’écoule
généralement au sein du Service entre le
moment où la facture est reçue et celui
où elle est payée. Il faudrait trouver des
moyens pour accélérer la réception,
l’autorisation et l’acheminement d’une facture aux Finances.
Cette année, la courte période de grâce
accordée pour l’inscription des factures a fait
en sorte qu’il a fallu établir beaucoup plus de
transactions que l’année précédente
en tant que CAFE. Cette situation a imposé
un surcroît de travail aux Finances qui ont dû
traiter ces factures deux fois plutôt qu’une seule
en vue du paiement.
3.4 En Ontario, les dossiers de factures payées
des fournisseurs sont conservés par les gestionnaires
de budget.
Dans la région de l’Ontario, les gestionnaires de
budget conservent les dossiers des comptes créditeurs
des fournisseurs dans leurs services. Interrogées à
ce sujet, les personnes autorisées des Finances ont
invoqué la responsabilisation accrue des gestionnaires
de budget. Bien qu’il n’existe aucune exigence légale
ou autre visant la conservation des dossiers aux Finances,
cette façon de procéder nous semble susceptible
de causer des problèmes.
Il est difficile de consulter tout le dossier d’un fournisseur
lorsque les factures ne sont pas centralisées. Au cours
de notre vérification, l’accès aux renseignements
a parfois exigé beaucoup de temps. Par exemple, à
Collins Bay, nous avons dû nous rendre à pied
de l’établissement Frontenac, où les services
des Finances sont regroupés, à l’établissement
Collins Bay où se trouvaient les gestionnaires.
Nous proposons un examen de ce processus afin de déterminer
s’il est toujours approprié. Il n’y a que dans la région
de l’Ontario où les dossiers des fournisseurs sont
ainsi dispersés.
4. Remerciements
La Direction de la vérification et de l’accréditation
des programmes tient à souligner le chaleureux accueil
et l’excellente collaboration du personnel des établissements
et des régions. Ces personnes ont fait preuve de professionnalisme,
d’un esprit de collaboration et d’une grande amabilité.
Leur aide et leur dévouement ont grandement contribué
à lui simplifier la tâche.
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