Accès à l'information et Protection des renseignements personnels

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) ont été proclamées le 1^er juillet 1983.

La Loi sur l'accès à l'information permet aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada de consulter une vaste quantité de renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux personnes de consulter les renseignements détenus par le gouvernement qui les concernent, sous réserve, encore une fois, de certaines exceptions précises et limitées. La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers de consulter ces renseignements personnels; en outre, elle permet aux personnes d'exercer un contrôle substantiel sur la collecte et l'utilisation de l'information.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exigent qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établisse, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de ces lois dans son institution.

Les présents rapports annuels résument la gestion et l'administration des Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et de la Société immobilière du Canada limitée (SIC) pour l'exercice 2001-2002.

On peut se procurer des exemplaires supplémentaires de ces rapports à l'adresse suivante :

Bureau de l'accès à l'information et
de la protection des renseignements personnels
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 5C1
11, rue Laurier
Hull (Québec) K1A 0S5

Téléphone : (819) 956-1820
Télécopieur : (819) 994-2119

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est né en 1993 de la fusion de Travaux publics Canada, d'Approvisionnements et Services Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communications Canada) et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).

TPSGC est le principal fournisseur de services centraux et communs au gouvernement du Canada. Cinq directions générales opérationnelles fournissent ces services communs :

TPSGC compte deux organismes de services spéciaux qui fonctionnent de façon plus axée sur le marché, selon le principe de recouvrement des coûts :

Deux changements importants ont affecté la structure de TPSGC au cours de l'exercice 2001-2002. D'abord, le 1^er septembre 2001, la Direction générale des services de coordination des communications, qui était l'une des directions générales opérationnelles de TPSGC, est devenue une partie de Communication Canada.

Puis, le 15 janvier 2002, les responsabilités du Groupe de la mise en oeuvre des initiatives ministérielles, qui relevait de la sous-ministre et offrait un soutien en gestion du portefeuille aux sociétés d'État qui relevaient du ministre, ont été transférées au nouveau Bureau de l'infrastructure et des sociétés d'État du Canada.

1. Organisation du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le Bureau de l'AIPRP administre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour TPSGC, ainsi que pour deux organismes de services spéciaux, soit le Bureau de la traduction et Conseils et Vérification Canada.

Le Bureau de l'AIPRP est constitué de cinq équipes, ce qui permet de centraliser les activités fonctionnelles. Les équipes sont regroupées selon les sujets suivants : protection des renseignements personnels, politiques et gouvernement en direct; projet des hélicoptères maritimes; administration, commandites, ainsi que formation et projets spéciaux.

En vertu de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, le Ministre est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

L'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé et la coordonnatrice de l'AIPRP détient tous les pouvoirs délégués en rapport avec la Loi sur l'accès à l'information.

La coordonnatrice de l'AIPRP relève directement de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même du sous-ministre adjoint du Service opérationnel au gouvernement.

L'administration de la Loi par le Bureau de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales ainsi que des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint ou d'un directeur exécutif régional) qui coordonne les activités et fournit des conseils au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des méthodes ministérielles.

La politique ministérielle n^o 2 contient l'ordonnance de délégation de pouvoirs et des définitions, et elle décrit les rôles et les responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. Au cours de l'exercice, la politique était en cours de révision.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par le Bureau de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

Afin de normaliser les procédures suivies par le personnel, faciliter les travail des nouveaux employés et compléter les procédés du système de suivi électronique de l'AIPRP (ATIPflow), le Bureau de l'AIPRP a entrepris la rédaction d'un guide des procédures administratives.

Étant donné la complexité de la Loi sur l'accès à l'information et la nécessité d'établir un équilibre entre le droit du public à l'information et l'obligation de protéger les intérêts légitimes des autres parties, le Bureau de l'AIPRP donne des conseils et des séances d'information, selon les besoins, aux employés du Ministère. Au cours de l'année écoulée, 18 séances d'information ont été données à plus de 425 gestionnaires et employés du Ministère.

En mai, invitée à prendre la parole au 12^e atelier annuel de l'Institut de gestion du matériel tenu au Centre des congrès d'Ottawa, la coordonnatrice de l'AIPRP a présenté un exposé sur les tendances dans le domaine de l'accès à l'information. L'auditoire était composé de membres du public, de représentants des médias, de gens d'affaires et de fonctionnaires.

En novembre, de concert avec la Section de la gestion des documents et des fonds de renseignements, des séances d'information ont été offertes à environ 175 personnes réparties dans quatre endroits de la région de l'Atlantique. Ces séances avaient pour but de renseigner les employés sur l'incidence des modifications apportées à l'article 67.1 de la Loi sur leurs activités, et de leur rappeler leurs rôles et leurs responsabilités aux termes de la Loi.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi donné, en collaboration avec la Sécurité ministérielle, une séance d'information aux employés de la Direction générale de la vérification et de l'examen.

De plus, le Bureau a présenté des séances sur l'accès à l'information spéciales à plus de 200 employés qui assistaient au cours d'orientation en gestion du Ministère et qui provenaient de l'Unité de prévention et de gestion des réclamations de la Direction générale des services immobiliers.

On a informé les nouveaux cadres et le personnel exonéré du Cabinet du ministre de leurs rôles et de leurs responsabilités aux termes de la Loi. D'autres séances ont été données au besoin.

Tout au long de l'exercice, on a aussi organisé des séances d'orientation à tous les nouveaux agents de liaison de l'AIPRP qui entraient en fonction, et une séance d'orientation a été présentée au Bureau de l'élaboration de l'éthique de la Direction générale de la vérification et de l'éthique.

En octobre 2000, TPSGC a adopté le logiciel ATIPflow, un système électronique de suivi des demandes créé par MPRSYS Inc., renommé PRIVASOFT. Le Ministère voulait ainsi mieux organiser l'acheminement du travail, créer des lettres types avec efficience et améliorer la qualité des rapports de gestion. L'exercice 2001-2002 a été la première année financière complète d'utilisation du système au Bureau de l'AIPRP.

L'affichage sur Internet de statistiques et autres renseignements concernant les contrats permet au public d'accéder directement à certains renseignements sur les contrats adjugés par TPSGC pour le compte d'autres ministères et organismes depuis le 1^er avril 1997. L'adresse du site Internet est la suivante : http://contratscanada.gc.ca/fr/index.html.

Le système de cartes de débit ou de crédit de l'AIPRP, amélioré au cours de l'exercice 2001-2002, offre un meilleur service à valeur ajoutée au public en lui permettant d'acquitter les frais relatifs à l'AIPRP au moyen de ces cartes. Le système accepte les paiements par Visa, Mastercard, American Express, Diners/Enroute et Interac.

Le personnel chargé de l'AIPRP revoit périodiquement les méthodes et les processus en vue de permettre au public d'avoir davantage accès à l'information, que ce soit de façon officielle ou non. Ces travaux se poursuivront au cours de l'exercice 2002-2003.

Le Groupe d'étude de l'accès à l'information a organisé, au cours de son processus de consultation, plusieurs groupes de discussion auxquels ont participé les gestionnaires et des employés de TPSGC, y compris le personnel du Bureau de l'AIPRP. Le Groupe d'étude a effectué un examen administratif détaillé et une révision de la Loi sur l'accès à l'information et de son règlement d'application dans le but de recommander des changements en vue d'une mise en oeuvre immédiate et à long terme. Il devrait présenter son rapport final au cours de la prochaine année financière.

Toutes les demandes officielles de renseignements sont transmises au Bureau de l'AIPRP, qui en vérifie la clarté et la conformité par rapport à la législation. Chaque demande est ensuite acheminée vers un secteur organisationnel du Ministère, qui doit trouver et extraire les documents contenant l'information demandée et contribuer à déterminer les coûts et les frais liés au traitement de la demande.

Après avoir examiné les documents pertinents, le secteur organisationnel formule des recommandations sur le règlement de la demande. Avant qu'une décision finale soit prise, le Bureau de l'AIPRP évalue les documents et consulte au besoin d'autres organisations. Ce processus d'examen permet un traitement cohérent des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Lorsqu'une décision a été rendue, le Bureau de l'AIPRP avise le requérant et prend les dispositions nécessaires pour lui donner accès à tous les documents qui peuvent être communiqués.

Le tableau I donne un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes de renseignements reçues et traitées par TPSGC au cours des trois dernières années, par catégorie de requérants.

En 2001-2002, ce sont une fois de plus les entreprises qui ont présenté le plus grand nombre de demandes en invoquant la Loi, soit 49 p. 100. Le public vient au deuxième rang avec 27 p. 100, ce qui constitue une augmentation de 29 pour cent par rapport à l'année précédente. Les médias ont présenté 13 p. 100 de l'ensemble des demandes. Les autres demandes, soit 11 p. 100, proviennent des autres organismes et des universités.

TPSGC reçoit une quantité considérable de renseignements de tiers de nature commerciale, technique et financière. Comme au cours des années précédentes, la plupart des demandes reçues ont porté sur des documents contenant des renseignements de tiers. Bien qu'une très grande partie de ces renseignements soient de nature délicate, TPSGC a entrepris de communiquer le plus de renseignements possible, conformément à l'esprit de la Loi et aux dispositions de l'article 25 de la Loi relatives aux prélèvements.

Parmi les 964 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, 763 (79 p. 100) étaient de nouvelles demandes, alors que 201 (21 p. 100) avaient été reportées de l'exercice précédent. Vous trouverez plus de précisions au tableau II.

On constate une amélioration dans le traitement des demandes qui n'avaient pas encore été complétées. Seulement 19 p. 100 des demandes ont été reportées à l'exercice 2002-2003 alors que le nombre de reports à l'exercice précédent s'élevait à 21 p. 100.

La plupart des demandes reçues par le Bureau de l'AIPRP demeurent associées aux services de passation de marchés fournis par TPSGC dans le domaine des documents sur les approvisionnements (volume des transactions, contrats pour des biens et des services). La Direction générale du service des approvisionnements de TPSGC reste le principal destinataire de ce genre de demandes. Un certain nombre des demandes reçues avaient trait au projet des hélicoptères maritimes, au projet de l'hélicoptère canadien de recherche et de sauvetage, au programme de commandites du gouvernement et aux documents concernant l'immobilier (location, construction, aménagement, restauration et contrats d'entretien).

Le Tableau III présente les contributions de chaque direction générale et de chaque région de TPSGC, c'est-à-dire le nombre de demandes d'examen et de recherche d'information ayant trait à des demandes d'AI.

Direction générale/région de TPSGC	Nombre de demandes	%	Nombre de pages examinées	Nombre de pages communiquées
Service des approvisionnements	501	43.41	129,128	35,336
Service opérationnel au gouvernement	109	9.45	24,958	4,118
Région de l'Ontario	70	6.07	16,012	3,478
Direction générale des communications	70	6.07	26,520	6,303
Services immobiliers	64	5.55	19,672	3,207
Région de l'Atlantique	59	5.11	5,471	2,044
Direction générale des services de coordination des communications ¹	53	4.59	3,962	2,757
Services gouvernementaux de télécommunications et d'informatique	43	3.73	10,169	2,048
Région du Québec	42	3.64	7,882	2,786
Direction générale des ressources humaines	31	2.69	6,167	1,140
Région de l'Ouest	29	2.51	3,665	1,153
Région du Pacifique	27	2.34	2,837	1,405
Conseils et Vérification Canada	21	1.82	6,782	727
Direction générale de la vérification et de l'examen	21	1.82	2,070	1,481
Groupe de la mise en oeuvre des initiatives ministérielles ²	14	1.21	1,682	992
TOTAUX	1,154	100	266,977	68,975

TPSGC, en plus de recevoir un nombre important de demandes, a été consulté par d'autres institutions gouvernementales à 186 occasions différentes. Les 186 demandes de consultation susmentionnées ne paraissent pas dans les tableaux statistiques du rapport annuel, mais elles constituent une portion croissante (16 p. 100) de la charge de travail totale du Bureau de l'AIPRP. Le Tableau IV présente les cinq ministères qui ont consulté TPSGC le plus souvent en 2001-2002.

Bien qu'il n'en soit pas fait mention dans les tableaux statistiques du rapport annuel, le Bureau de l'AIPRP a aussi reçu de diverses directions générales de TPSGC 61 demandes d'examen de renseignements à titre non officiel. En général, il s'agissait de rapports ayant trait au personnel et de rapports de vérification interne.

Parmi les 964 demandes traitées, 780 (81 p. 100) ont été réglées au cours de l'exercice 2001-2002. Cent quatre-vingt quatre demandes (19 p. 100) ont donc été reportées à l'exercice suivant.

En ce qui concerne les 780 demandes que le Ministère a pu traiter, les renseignements ont été communiqués en tout ou en partie dans 69 p. 100 des cas (540 demandes).

En ce qui concerne 182 des 780 demandes réglées (23 p. 100 des cas), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents.

Dans 358 autres cas (46 p. 100), TPSGC a accordé aux requérants un accès partiel. Dans la plupart des cas, les renseignements non divulgués étaient des renseignements relatifs à un tiers.

Dans 25 des 780 cas (3 p. 100) de demandes réglées, aucun renseignement n'a été communiqué.

Des 780 demandes réglées, 41 concernaient des documents ne relevant pas du Ministère. Après un examen initial, ces demandes ont été transmises à l'institution fédérale concernée, conformément à l'article 8 de la Loi.

Quatre-vingt-six demandes n'ont pu, après un examen initial, être traitées par le Ministère. Dans la plupart des cas, le traitement s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document ayant trait à la demande.

Le Ministère a considéré que 85 demandes avaient été abandonnées par le requérant. Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes.

Dans 3 cas réglés, on a déterminé que les renseignements pouvaient être communiqués de façon non officielle plutôt que par le truchement de la procédure officielle stipulée par la Loi.

Comme l'annexe A l'indique, le Ministère a invoqué, lors du traitement des demandes, des motifs d'exception en vertu de tous les articles de la Loi, sauf l'article 17.

L'annexe A indique les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, tous sont rattachés à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est compté qu'une fois.

Dans plusieurs cas, il était interdit à TPSGC de communiquer les renseignements. La grande majorité des motifs d'exception invoqués par le Ministère découlaient du paragraphe 19(1) et des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi.

L'article 69 de la Loi stipule que celle-ci ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexe A indique les motifs d'exclusion invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, tous sont rattachés à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est indiqué qu'une fois.

En 2001-2002, on a invoqué des motifs d'exclusion, conformément aux articles 68 et 69 de la Loi, pour 57 (7 p. 100) de toutes les demandes réglées.

En dépit de la complexité des demandes, du volume constant des demandes d'accès et de l'augmentation du volume de consultation, 359 demandes formelles furent complétées dans le délai initial de 30 jours, une augmentation de 20 p. 100 si on compare à l'année 2002-2001 où 299 demandes avaient été complétées dans le délai initial de 30 jours.

En raison de la nature et de l'origine de l'information demandée, il a habituellement fallu procéder à des consultations et à des négociations avec un grand nombre de tierces parties et d'institutions gouvernementales. En fait, TPSGC a dû, à des fins de consultation, proroger les délais en vertu des alinéas 9(1)b) et c) de la Loi dans 333 cas (35 p. 100 des demandes traitées/reçues).

On a en outre prorogé des délais en invoquant l'alinéa 9(1)a) de la Loi dans 44 cas (5 p. 100). Tout comme en 2000-2001, TPSGC a continué à améliorer son rendement en se prévalant des prorogations autorisées par la Loi.

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

Les requérants continuent de préférer recevoir des copies des documents pour avoir accès à l'information.

Dans tous les cas où l'information a été communiquée, 84 p. 100 des requérants ont reçu des copies de l'information demandée (453 cas). Dans 32 de ces cas (soit 5 p. 100), les requérants ont eu accès à l'information par des copies et une consultation sur place et dans 17 cas (2 p. 100), leur seule source a été la consultation sur place. Les données de la présente section ne concernent que les demandes pour lesquelles on a fourni l'information en totalité ou en partie.

Bien qu'il n'en soit pas fait mention dans l'Annexe A, les renseignements ont été fournis sur disquette ou par courriel dans 38 cas (5 p. 100).

La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes présentées officiellement en vertu de la Loi. En plus des frais de 5 $ exigés pour la présentation de la demande, des frais peuvent s'appliquer à la recherche de divers documents, à leur préparation et à leur reproduction. Les frais actuellement en vigueur sont indiqués dans le Règlement sur l'accès à l'information.

Aucun frais n'est exigé pour l'examen de documents, les frais généraux et l'expédition. En outre, conformément à l'article 11 de la Loi, aucun frais n'est facturé pour les cinq premières heures consacrées à la recherche d'un document ou au prélèvement de la partie communicable.

On a cependant constaté une diminution du total des frais exigés pour la reproduction et les recherches. TPSGC a dispensé les frais pour 56 p. 100 des demandes reçues, ce qui représente une diminution de 2 p. 100 de la valeur des frais auxquels il a renoncé depuis le dernier exercice.

Les frais perçus au cours de la période visée s'élevaient à 12 380,12 $ et ceux auxquels on a renoncé, à 7 177,50 $. On évalue à 1 p. 100 du coût total du Programme d'accès à l'information les frais perçus pendant l'année.

On estime que les salaires liés aux activités ayant trait à la Loi sur l'accès à l'information totalisent 977 500 $ (90,3 % du budget du Bureau d'AIPRP) pour l'exercice 2001-2002. Les frais de fonctionnement et d'entretien, y compris les services de consultation qui s'élèvent à 255 220 $, pour un total de 1 232 720 $. On estime que les équivalents temps plein étaient au nombre de 19,5 en 2001-2002.

Pour des raisons financières, il a fallu réduire de cinq le nombre de postes au Bureau de l'AIPRP au cours de l'exercice.

En vue de maintenir la qualité du service et la conformité aux dispositions de la Loi, on a engagé quatre consultants professionnels en AIPRP pour de courtes périodes. De plus, en octobre 2001, on a octroyé un contrat d'une période de trois ans à ARTAN Enterprises Ltd. dans le but de profiter de plus de souplesse et de continuité lorsque vient le temps d'engager des consultants.

Le tableau V indique le nombre de plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada et le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois dernières années.

Plaintes concernant l'accès à l'information
et demandes de révision judiciaire

Le nombre de plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada a diminué par rapport à l'exercice précédent. En tout, 15 des 61 plaintes reçues, c'est-à-dire 25 p. 100, avaient trait à des retards dans la réponse aux demandes, ce qui constitue une diminution importante par rapport à l'année financière 2000-2001. Les autres plaintes étaient motivées comme suit : 36 (59 p. 100) concernaient des prélèvements d'information; cinq (8 p. 100) des prorogations de délai; une un manque de renseignements et quatre avaient d'autres motifs. Des 61 plaintes, 7 ont été réglées à la satisfaction de l'auteur de la demande, 4 ont été abandonnées, 4 n'étaient pas fondées et 46 enquêtes étaient toujours en cours à la fin de l'exercice.

Il est intéressant de constater que parmi les 61 plaintes présentées au Commissariat à l'information du Canada en 2001-2002, 11 plaintes contre le Ministère (soit 18 p. 100), provenaient de la même personne.

Au cours de l'exercice 2001-2002, cinq demandes d'accès à l'information ont donné lieu à la présentation à la Cour fédérale du Canada de demandes de révision judiciaire, toutes fondées sur l'article 44 de la Loi. Sept demandes de révision judiciaire soumises au cours d'exercices précédents, étaient toujours en suspens à la fin de l'année financière 2001-2002.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1347-01) a été déposée par Aventis Pasteur Limited. L'entreprise s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer le prix unitaire indiqué dans son contrat de vaccins passé avec le ministère de la Défense nationale. Aventis Pasteur Limited affirmait que les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a été fixée.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-727-01) a été soumise par EH Industries Limited. Cette dernière s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie des documents se rapportant au contrat du projet d'hélicoptère canadien de recherche et de sauvetage pour le ministère de la Défense nationale. Selon la société, les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a été fixée.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1067-01) a été soumise par ADGA Group Consultants Limited. L'entreprise s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie de leur proposition d'offre de services de soutien en matière de mise en oeuvre. Selon ADGA Consultants Limited, les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a été fixée.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1409-01) a été soumise par The High-Rise Group Incorporated, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie de leur soumission concernant un nouvel immeuble fédéral dans la région de Hamilton (Ontario). Selon l'entreprise, les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a été fixée.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-207-02) a été soumise par Shire Biochem Pharma Incorporated, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer des parties de leur contrat concernant des vaccins. Selon l'entreprise, les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a été fixée.

4.2.2 Révisions judiciaires présentées au cours d'exercices précédents et toujours en suspens

Deux demandes de révision judiciaire (numéros de dossier de la Cour fédérale T-1900-00 et T-2117-00) ont été soumises par la Société canadienne des postes au cours de l'exercice 2000-2001. La Société s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie des documents portant sur l'examen de son mandat et invoquait le fait que l'information faisait l'objet d'une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a été fixée. TPSGC a continué à gérer la procédure relative à cette affaire après janvier 2002, conformément à une entente avec le Bureau de l'infrastructure et des sociétés d'État du Canada.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1755-00) a été déposée au cours de l'exercice 2000-2001 par Promaxis Systems Inc., qui s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer une partie des documents se rapportant au contrat N^o W8466-5-REOA/01-BQ, que la compagnie avait obtenu. Selon Promaxis, l'information constitue une exception en vertu des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a encore été fixée.

Deux demandes de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1265-00) ont été présentées au cours de l'exercice 2000-2001 par l'entreprise Jean Chandioux Expert Conseil. Cette dernière s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer une partie des documents concernant son contrat et affirmait que les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, mais aucune date d'audience n'a encore été fixée.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-2342) a été déposée au cours de l'exercice 2000-2001 par GPEC International Ltd. Cette dernière s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie des documents concernant sa proposition, qui avait été retenue, pour un contrat du ministère de la Défense nationale. GPEC International Ltd. affirmait que les renseignements faisaient l'objet d'une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Les deux parties ont convenu de mettre fin au litige.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale : T-2337-00) a été soumise au cours de l'exercice 2000-2001 par Brookfield Lepage Johnson Controls. L'entreprise s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie des documents concernant son contrat et affirmait que les renseignements visés constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Une audience aura lieu le 19 février 2003.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-587-00) a été soumise au cours de l'exercice 2000-2001 par Siemens Canada Limited, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie des documents portant sur des renseignements fournis par la compagnie à TPSGC dans le cadre du processus de sollicitation pour un contrat avec le ministère de la Défense nationale, ainsi que les documents concernant son attestation de sécurité d'installation. Selon la compagnie, tous les renseignements constituaient une exception aux termes de l'article 24 de la Loi sur l'accès à l'information (référence à l'article 30 de la Loi sur la production de défense). La cause a été entendue le 24 octobre 2001 et la décision a été rendue le 5 novembre 2001. Le tribunal a accepté l'argument de la compagnie Siemens et a conclu que les renseignements demandés ont été obtenus aux termes de ou en vertu de la Loi sur la production de défense et ne pouvaient être divulgués sans le consentement de la compagnie. Un avis d'appel a été déposé par TPSGC le 5 décembre 2001.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1281-99) a été présentée au cours de l'exercice 1999-2000 par Stenotran Services Inc. en vertu de l'article 44 de la Loi. La compagnie, qui avait obtenu le contrat n^o 4R001-9-1000/001/ZG, s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer une partie des documents concernant les prix unitaires ainsi que toute la documentation connexe qui lui appartenait. Selon elle, les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. La demande a été refusée parce que Stenotran n'a pas prouvé que les renseignements en question étaient de nature confidentielle.

Une demande de révision judiciaire (numéro de la dossier de la Cour fédérale T-2785-97) a été présentée au cours de l'exercice 1997-1998 par la Corporation St-Joseph en vertu de l'article 44 de la Loi. La Corporation s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer une partie des documents concernant la vente et l'achat du Groupe Communication Canada. Selon la compagnie, les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Une décision rendue le 12 mars 2002 a donné en partie raison à la compagnie. Des renseignements additionnels ne peuvent être divulgués et le reste des documents demandés seront communiqués car, selon le tribunal, la Corporation na pas fourni suffisamment de preuves justifiant une exception aux termes de la Loi. Bien que la Corporation ait logé un appel le 10 avril 2002, l'appelant a communiqué un avis de désistement le 28 juin 2002. TPSGC traitera donc cette affaire en conformité avec la décision rendue par la Cour le 12 mars 2002.

L'article 71 de la Loi stipule que les institutions fédérales sont tenues de fournir des installations où le public peut consulter les manuels dont se servent les fonctionnaires pour mener à bien les programmes et les activités de l'institution. C'est pourquoi TPSGC a aménagé à l'intention du public des salles de lecture à l'administration centrale et dans tous les bureaux régionaux. On y trouve les manuels du Ministère, les données destinées à la publication du gouvernement du Canada intitulée Info Source, des formulaires de demande d'accès à l'information et des renseignements d'ordre général à l'intention des personnes qui veulent exercer leurs droits conformément à la Loi.

PARTIE IV : RAPPORT SUR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Organisation du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le Bureau de l'AIPRP administre les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, ainsi que pour deux organismes de services spéciaux, soit le Bureau de la traduction et Conseils et Vérification Canada.

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de TPSGC est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

L'instrument de délégation demeure basé sur un processus centralisé et la coordonnatrice de l'AIPRP détient tous les pouvoirs délégués à l'exception de ceux conférés par l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur de la Direction du contrôle du remboursement des chèques, située à Matane, au Québec, partage les pouvoirs délégués en vertu des alinéas 8(2)a), c) et e) de la Loi en ce qui concerne l'envoi de chèques originaux à des organismes d'enquêtes. Cela permet une certaine souplesse administrative dans le traitement des demandes de chèques.

La politique ministérielle n^o 2 contient l'ordonnance de délégation de pouvoirs et des définitions, et elle décrit les rôles et les responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC.

La politique ministérielle n^o 14 contient l'ordonnance de délégation de pouvoirs et des définitions, et elle décrit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et privées sur les lieux de travail.

La coordonnatrice de l'AIPRP relève directement de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même du sous-ministre adjoint des Services opérationnels au gouvernement.

Prévenir le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de toute initiative ou de toute question qui concerne la Loi sur la protection des renseignements personnels ou une de ses dispositions, ou qui pourrait entraver la protection de la vie privée des Canadiennes et des Canadiens, et ce, suffisamment tôt pour permettre au Commissaire de vérifier de quoi il s'agit et d'en discuter. Sont visés par cette exigence :

L'administration de la législation par le Bureau de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales ainsi que des bureaux régionaux. Chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint ou d'un directeur général régional), qui coordonne les activités et fournit des conseils au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des méthodes ministérielles.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP à TPSGC présente l'intention et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Conseil du Trésor sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels. Il a pour but de faire en sorte que tous les employés soient informés de leurs responsabilités en ce qui a trait à la gestion des fonds de renseignements, et plus particulièrement de leurs responsabilités d'enregistrer toutes les utilisations et les communications de renseignements personnels et d'en rendre compte, en documentant toutes les activités associées à des renseignements personnels et en conservant les documents pertinents dans des dossiers ministériels officiels. Les centres de responsabilité sont invités à consulter le Bureau de l'AIPRP avant de recueillir des renseignements personnels ainsi que lorsqu'il y a des doutes sur les règles à appliquer pour la conservation et le retrait de renseignements personnels. Le document est en cours de révision et la version révisée devrait être disponible au cours du prochain exercice.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par le Bureau de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

Le temps consacré par le personnel du Bureau de l'AIPRP aux questions de protection des renseignements personnels, y compris l'offre de conseils, a augmenté considérablement au cours de l'exercice.

Le Bureau de l'AIPRP est représenté au sein d'un comité ministériel, le Groupe de travail sur l'utilisation des réseaux, présidé par les Services gouvernementaux de télécommunications et d'informatique. Le groupe donne «au besoin» des conseils sur les incidences de la collecte, l'utilisation et la communication électroniques de renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP est aussi représenté au sein du groupe de travail interministériel sur la protection des renseignements personnels et sur l'enregistrement d'ICP.

Au cours du prochain exercice, le Bureau de l'AIPRP comptera des représentants dans les groupes suivants :

La nouvelle politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les ÉFVP a été élaborée au cours de l'exercice. Les ÉFVP ont pour but de permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si une initiative de prestation d'un programme ou d'un service comportant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels (définition dans la Loi sur la protection des renseignements personnels) est conforme aux principes en vigueur en matière de protection des renseignements personnels et d'éviter ou d'atténuer tout risque identifiable d'atteinte à cette protection.

Le Bureau de l'AIPRP a participé à plusieurs initiatives ministérielles, qui nécessiteront des ÉFVP au cours de l'année financière ou des années financières à venir.

Une de ces initiatives est associée au projet du Secteur de la rémunération sur les avantages accordés aux employés et le système de calcul de la pension sur le Web. Le projet vise à fournir une version électronique du relevé de prestations de retraite des employés, qui serait intégré à un calculateur qui permettrait aux employés fédéraux de calculer divers scénarios pour leur retraite. Un autre projet, qui serait associé à ce dernier, permettrait aux employés fédéraux de calculer diverses options pour le rachat du service ouvrant droit à pension.

Une autre initiative, qui porte sur les relevés de paye accessibles sur le Web, provient du Secteur de la rémunération; elle a pour but de permettre aux employés fédéraux d'accéder à leurs fiches de paye de l'année en cours et des années précédentes.

Un troisième projet, la « Touche achat du Receveur général », a pour but de relier les ministères et un fournisseur de services au moyen d'une page Internet afin de permettre les autorisations de paiement par carte de crédit.

Un quatrième projet, le Système financier ministériel commun (SFMC) accessible sur le Web par l'intranet vise à améliorer et à mettre à jour le SFMC en rendant ses services disponibles par l'intranet. Le SFMC est un système complet de gestion et de rapports financiers conçu pour être utilisé par plusieurs ministères. Son principal objectif est de simplifier et de rationaliser l'administration financière.

Un autre projet, en cours d'élaboration au Service d'applications protégées et de gestion de clefs, est l'infrastructure à clefs publiques (ICP) TruePass du gouvernement du Canada, qui vise à permettre à tous les employés du gouvernement l'accès à l'information nécessaire pour accomplir leurs fonctions par l'Internet, y compris l'accès aux renseignements les concernant. Pour garantir le caractère confidentiel des transactions, il faudra avoir recours aux services fournis par une ICP, y compris la remise de certificats numériques.

En janvier, au Centre Innovatec des SGTI, la personne responsable à l'AIPRP de la protection des renseignements personnels, des politiques et du GeD a présentée devant 16 personnes un exposé complet sur le processus associé à la politique sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

En octobre, dans le cadre d'une réunion spéciale du Comité directeur de l'infrastructure de bureautique, la coordonnatrice de l'AIPRP a donné aux 25 directeurs généraux présents, à l'aide d'un exposé interactif, un aperçu de la politique et des lignes directrices sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée en cours d'élaboration au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le Bureau de l'AIPRP doit être prévenu lorsque des renseignements personnels contenus dans un fichier de renseignements personnels sont utilisés ou communiqués à une fin pour laquelle ils ont été obtenus ou compilés par le Ministère, mais que cet usage ne figure pas dans le répertoire des usages compatibles publié dans Info Source.

Le Bureau de l'AIPRP a enregistré ce fichier de renseignements personnels pour le public. Le règlement sur les marchandises contrôlées, établi en vertu de la Loi sur la protection de défense (LPD), est entré en vigueur le 30 avril 2001. Le processus exige que toutes les personnes qui examinent, possèdent ou transfèrent à une autre personne au Canada des marchandises contrôlées (énumérées dans l'annexe à la LPD) soit enregistrée ou exemptée d'enregistrement.

Le Bureau de l'AIPRP a aussi enregistré le fichier normalisé pour les employés qui concerne le processus officiel de surveillance du réseau récemment adopté par TPSGC. Le processus a pour but de déceler le niveau d'utilisation élevé du réseau ministériel par les usagers. Les chiffres seront rapportés trimestriellement au gestionnaire compétent en vue d'un suivi. Le Groupe de travail sur l'utilisation des réseaux de TPSGC a demandé l'avis et les conseils du Bureau de l'AIPRP afin de s'assurer que cette initiative était conforme aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques pertinentes. Les employés de TPSGC ont été informés du processus par divers moyens (courriel, modification de la politique ministérielle, prospectus, bannière électronique, site sur l'utilisation du réseau de TPSGC).

Les requérants peuvent généralement avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent de façon non officielle en communiquant avec le gestionnaire du secteur de programme dont relèvent les documents. Dans ce cas, le Bureau de l'AIPRP fournit de l'aide et des conseils au besoin.

La plupart des demandes reçues par TPSGC portent sur des documents concernant le personnel. Ces documents relèvent de la Direction générale des ressources humaines. TPSGC insiste généralement pour qu'on ait recours à des demandes officielles lorsque les renseignements sont de nature délicate et peuvent être visés par les dispositions des articles 18 à 28, 69 et 70 de la Loi concernant les exceptions et les exclusions.

TPSGC a reçu peu de demandes de renseignements personnels. La majorité (56 p. 100) avait trait à des sujets comme les concours, les autorisations de sécurité et d'autres renseignements personnels concernant les requérants. Les autres demandes portaient sur des renseignements sur les pensions (29 p. 100), des enquêtes (12 p. 100) et des griefs (3 p. 100).

5.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Trente-quatre demandes ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2001-2002. En outre, 3 institutions fédérales ont consulté TPSGC au sujet de 3 cas différents. Ces cas ont représenté 4 p. 100 du nombre total de cas traités par le Bureau de l'AIPRP. Le nombre de demandes reçues par TPSGC a légèrement diminué par rapport à l'exercice de l'année précédente. Les requérants n'ont pas demandé de corrections ou de mentions en invoquant la Loi.

Bien que cela ne paraisse pas dans les tableaux statistiques du rapport annuel, le Ministère a aussi communiqué de l'information à des organismes d'enquête. Ainsi, en 2001-2002, on a traité 13 de ces demandes présentées par des organismes d'enquête, comme le stipule le règlement sur la protection des renseignements personnels.

Parmi les 37 demandes traitées, 33 (soit 89 p. 100) ont été réglées en 2001-2002. Les 4 autres demandes (soit 11 p. 100) n'étaient pas encore réglées au 31 mars 2002.

Si l'on ne tient compte que des demandes que le Ministère a pu traiter, l'information a été communiquée en tout ou en partie dans 85 p. 100 des cas.

Dans 13 des demandes réglées (39 p. 100), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents.

Dans 15 autres cas (45 p. 100), les requérants ont eu accès à une partie des documents.

Il n'y a eu aucune demande pour laquelle on n'a communiqué aucun renseignement (exemption).

Parmi les demandes reçues, aucune ne concernait des documents qui n'étaient pas sous le contrôle du Ministère.

Deux demandes (6 p. 100) n'ont pu être traitées par le Ministère après un examen initial. Dans la plupart des cas, le traitement de la demande s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document ayant trait à la demande.

Des demandes réglées, 3 ont été considérées comme abandonnées (9 p. 100). Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes.

Comme l'annexe B l'indique, des motifs d'exception ont été invoqués en vertu de l'alinéa 22(1)a) b) et des articles 26 et 27 de la Loi. La plupart de ces motifs d'exception ont été invoqués en vertu de l'article 26 de la Loi (Renseignements concernant un autre individu).

L'annexe B présente les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, tous sont rattachés à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est compté qu'une fois.

L'article 70 de la Loi stipule que celle-ci ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexe B indique les motifs d'exclusion invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, tous sont rattachés à l'article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est compté qu'une fois.

Aucun motif d'exclusion n'a été invoqué en rapport avec les demandes de renseignements personnels.

Vingt-deux demandes ont été réglées dans les 30 premiers jours. Dix ont été réglées dans un délai de 31 à 60 jours suivant leur réception par le Ministère.

Des délais ont été prorogés dans 3 cas; dans chacun d'entre eux, il a fallu consulter d'autres ministères gouvernementaux.

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

Des copies de documents ont été remises en réponse à 23 demandes (70 p. 100). On ne compte dans cette catégorie que les demandes pour lesquelles on a communiqué la totalité ou une partie de l'information.

Le temps consacré par le personnel de l'AIPRP aux demandes de renseignements personnels, y compris l'offre d'avis, a considérablement augmenté au cours de l'exercice.

On estime que les salaires liés aux questions associées à la protection des renseignements personnels totalisent 118 000 $ (10,7 p. 100) pour l'exercice 2001-2002. Les frais de fonctionnement et d'entretien sont évalués à 30 580 $, ce qui fait un total de 148 580 $. On estime que le nombre d'équivalents temps plein a été de 1,5 en 2001-2002.

Le tableau II indique le nombre de plaintes adressées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois derniers exercices.

6.1 Plaintes adressées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

Le Bureau de l'AIPRP a connu, au cours de l'exercice 2001-2002, une réduction considérable et constante du nombre de plaintes présentées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada par rapport aux deux exercices précédents. Cela peut être attribué, principalement, à la création d'une équipe d'agents de l'AIPRP qui se consacrent uniquement au traitement des demandes de communication de renseignements personnels et aux autres questions associées aux renseignements personnels que le Ministère doit traiter.

Des 5 plaintes présentées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, 2 qui visaient le Ministère portaient sur l'utilisation et la communication non autorisées de renseignements personnels et 3 avaient trait à des demandes de renseignements personnels.

Dix des onze enquêtes relatives à des plaintes reçues par TPSGC au cours du présent exercice et des précédents ont pris fin au cours de l'année financière. Six des dix plaintes (60 p. 100) ont été jugées bien fondées, 2 (20 p. 100) sont considérées comme ayant été réglées en cours d'enquête et 2 (20 p. 100) ont été abandonnées pendant l'enquête.

Ces dix plaintes concernaient des rapports manquants (50 p. 100), des prélèvements de renseignements (30 p. 100), des retards dans le traitement des demandes (10 p. 100), et la langue d'accès (10 p. 100). Il est intéressant de mentionner qu'il n'y a eu aucune plainte au sujet de prorogations de délais décidées aux termes de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6.2 Plainte ministérielle - Atteinte à la protection des renseignements personnels par la société Golden West Shredding

Au nom des Archives nationales du Canada, TPSGC a passé un contrat de services de déchiquetage avec la société Golden West Document Shredding Inc., de Burnaby (Colombie-Britannique). Entre janvier et juillet 1998, TPSGC, les Archives nationales et d'autres ministères ont envoyé pour destruction à la Golden West Document Shredding Inc. des tonnes de documents contenant des renseignements personnels de nature délicate. Parmi les documents ainsi transmis se trouvaient des dossiers de paye des fonctionnaires fédéraux, des registres de paye, des dossiers d'immigration, des données de recensement et des dossiers d'employés.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a par la suite été informé que la société vendait les documents au plus offrant au lieu de respecter les dispositions du contrat. On a alors su que la compagnie éprouvait de sérieuses difficultés financières et techniques et de graves problèmes sur le plan de la sécurité, et ce, avant que l'attestation de sécurité d'installation lui soit accordée et que le contrat ait été signé. Une enquête de la Gendarmerie royale du Canada a révélé qu'une compagnie de recyclage avait acheté les documents et les avait envoyé à divers endroits à l'extérieur du Canada, notamment en Corée du Sud et en République populaire de Chine. Il a été impossible de vérifier si les documents avaient effectivement été détruits.

Le Commissaire à la protection de la vie privée a fait plusieurs recommandations à la sous-ministre de TPSGC en vue de s'assurer que ce genre de situation ne se reproduirait pas.

Le Ministères'est engagé à faire une vérification auprès de toutes les entreprises de déchiquetage de l'extérieur pour s'assurer qu'elles respectaient en tous points la politique sur la sécurité du gouvernement ainsi que les exigences en matière de sécurité des contrats; à intégrer dans les dispositions des contrats l'application de sanctions administratives et/ou l'annulation du contrat en cas de communication non autorisée ou d'utilisation de renseignements personnels qui sont sous la responsabilité d'une institution ou d'une agence fédérale; et à revoir son processus d'autorisation de sécurité ainsi que les critères d'inclusion d'une évaluation officielle de viabilité financière et d'une évaluation de la menace et des risques dans tous les futurs contrats qui impliquent la manipulation de renseignements personnels de nature délicate.

De son côté, le Bureau de l'AIPRP s'est engagé à ajouter un module de protection des renseignements personnels au cours sur la sécurité et la passation des marchés afin d'informer les employés du Ministère de leurs rôles et de leurs responsabilités relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un communiqué sera distribué à tous les employés pour leur indiquer qu'ils doivent prévenir le fonctionnaire ministériel compétent s'ils découvrent ou soupçonnent une atteinte à la sécurité impliquant des renseignements personnels. De plus, le Bureau de l'AIPRP est en train de mettre à jour, en collaboration avec la direction du Ministère, diverses politiques ministérielles dans le but de faire en sorte qu'elles établissent des liens explicites avec les atteintes à la protection des renseignements personnels qui constituent des atteintes à la sécurité sur le plan de la protection des renseignements personnels.

Le Bureau de l'AIPRP examine, de concert avec la Direction de la sécurité industrielle canadienne et internationale et avec le Secteur de la gestion du programme des approvisionnements de TPSGC, le Guide des clauses et conditions uniformisées d'achat et le Guide des approvisionnements pour s'assurer qu'on y fait référence aux obligations en matière de protection des renseignements personnels.

Aucune demande de révision judiciaire des décisions prises n'a été présentée à la Cour fédérale du Canada.

1 -La Direction générale des services de coordination des communications ne fait plus partie de TPSGC depuis le 1^er septembre 2001.

2 -Le Groupe de la mise en oeuvre des initiatives ministérielles ne fait plus partie de TPSGC depuis le 15 janvier 2002.

Rapport annuel 2002-2003

Table Des Matières