Rapport annuel 2003-2004

Table Des Matières

AVANT- PROPOS

PARTIE I : CONTEXTE

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

PARTIE II : RAPPORT SUR LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

• 1.1 Instruments de délégation
• 1.2 Responsabilités du Bureau de l'AIPRP
• 1.3 Sommaire des activités et faits saillants

2. Traitement des demandes officielles

• 2.1 Sommaire
• 2.2 Clientèle externe

3. Rapport statistique - Interprétation et explication des tendances

• 3.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
• 3.2 Aperçu des demandes reçues au Ministère
• 3.3 Décisions prises à l'égard des demandes réglées
• 3.4 Motifs d'exception invoqués
• 3.5 Motifs d'exclusion invoqués
• 3.6 Délais de traitement
• 3.7 Prorogations de délai
• 3.8 Traductions
• 3.9 Mode de consultation
• 3.10 Frais
• 3.11 Coût

4. Plaintes et demandes de révision judiciaire

• 4.1 Plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada
• 4.2 Demandes de révision judiciaire

PARTIE III : SALLES DE LECTURE

PARTIE IV : RAPPORT SUR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Organisation du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

• 1.1 Instruments de délégation
• 1.2 Politiques ministérielles
• 1.3 Responsabilités du Bureau de l'AIPRP
• 1.4 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

2. Sommaire des activités et faits saillants

• 2.1 Comités
• 2.2 Séances d'information
• 2.3 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

• 3.1 ÉFVP terminées
• 3.2 ÉFVP en cours

4. Rapport statistique - Interprétation et explication des tendances

• 4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• 4.2 Mesures concernant les demandes réglées
• 4.3 Motifs d'exception invoqués
• 4.4 Motifs d'exclusion invoqués
• 4.5 Délai de traitement
• 4.6 Prorogation du délai
• 4.7 Traductions
• 4.8 Mode de consultation
• 4.9 Corrections et mentions
• 4.10 Coûts

5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

• 5.1 Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• 5.2 Demandes de révision judiciaire

AVANT-PROPOS

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre A-1, 1985) ont été proclamées le 1er juillet 1983.

La Loi sur l'accès à l'information permet aux citoyens canadiens et aux personnes présentes au Canada de consulter une vaste quantité de renseignements contenus dans les documents gouvernementaux, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées.

La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux personnes de consulter les renseignements détenus par le gouvernement qui les concernent, sous réserve, encore une fois, de certaines exceptions précises et limitées. La Loi protège également la vie privée des particuliers en empêchant des tiers de consulter ces renseignements personnels; en outre, elle permet aux personnes d'exercer un contrôle substantiel sur la collecte et l'utilisation de l'information.

L'article 72 de la Loi sur l'accès à l'information et l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exigent qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établisse, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de ces lois dans son institution.

Les présents rapports annuels résument la gestion et l'administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour l'exercice 2003-2004.

Exemplaires supplémentaires

On peut se procurer d'autres exemplaires de ces rapports à l'adresse suivante :

Direction de l'accès à l'information et
de la protection desrenseignementspersonnels
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 5C1
11, rue Laurier
Hull (Québec) K1A 0S5

Téléphone : (819) 956-1820
Télécopieur : (819) 994-2119

PARTIE I : CONTEXTE

1. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est né en 1993 de la fusion de Travaux publics Canada, d'Approvisionnements et Services Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada).

TPSGC est le principal fournisseur de services centraux et communs au gouvernement du Canada. En novembre 2003, TPSGC a entrepris une restructuration, au moment où le Conseil du Trésor effectuait son examen des dépenses et de la gestion. La nouvelle structure offre un modèle intégré de service à la clientèle qui a pour but d'aider le Ministère à fournir des services à valeur ajoutée en temps opportun aux Canadiennes et aux Canadiens ainsi qu'au gouvernement.

Le concept de prestation de services communs prévoit un guichet principal auprès duquel les ministères peuvent obtenir des services en biens immobiliers, en approvisionnement et en technologie de l'information et il prévoit aussi la gestion des liens opérationnels quotidiens avec les clients de TPSGC. La Direction générale de l'intégration des services sert de point de contact pour les cinq bureaux régionaux (Atlantique, Québec, Ontario, Ouest et Pacifique).

L'élaboration des politiques en matière de biens immobiliers, la gestion du programme d'approvisionnements du gouvernement et le soutien à l'infrastructure technique commune se font par l'entremise de trois directions générales chargées de programmes :

• la Direction générale du programme des biens immobiliers;
• la Direction générale du programme des approvisionnements;
• la Direction générale des services d'infotechnologie.

La gestion bancaire et la trésorerie, la comptabilité centrale et la rémunération, la fonction de remboursement des chèques et les services de pension de retraite demeurent la responsabilité de la Direction générale des finances, de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération.

Les services internes associés aux fonctions ministérielles sont assurés par la Direction générale des services ministériels, des ressources humaines et des communications.

Le Ministère compte toujours deux organismes de services spéciaux :

• Conseils et Vérification Canada;
• le Bureau de la traduction.

PARTIE II : RAPPORT SUR LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATION

1. Organisation du Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Direction de l'AIPRP administre les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information pour TPSGC ainsi que pour deux organismes de services spéciaux, soit le Bureau de latraduction et Conseils et Vérification Canada.

Depuis 2002, la Direction de l'AIPRP est divisée en cinq équipes distinctes afin de mieux gérer les types de demandes reçues au Ministère. Une équipe ne traite que les demandes associées aux commandites, à la publicité et aux recherches sur l'opinion publique, deux autres s'occupent de toutes les autres demandes, plaintes et affaires judiciaires associées à l'AI qui ont été reçues par le Ministère; une autre équipe se consacre aux questions touchant la protection des renseignements personnels, les politiques et Gouvernement en direct et une dernière est chargée des fonctions administratives, de la formation et des projets spéciaux entrepris par la Direction de l'AIPRP.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information, le ministre est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

L'instrument de délégation demeure fondé sur un processus centralisé et la coordonnatrice de l'AIPRP détient tous les pouvoirs délégués en rapport avec la Loi sur l'accès à l'information.

1.2 Responsabilités du Bureau de l'AIPRP

La directrice de l'AIPRP relève directement de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels, des ressources humaines et des communications.

Responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP :

• Gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que des directives, des lignes directrices et du règlement pertinents.
• Préparer, rédiger et publier des politiques, procédures, normes et lignes directrices ministérielles en matière d'accès à l'information.
• Préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et son règlement.
• Examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications.
• Défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans le cadre des enquêtes menées par le Commissaire à l'information et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada.
• Coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation de TPSGC et des documents que détient le Ministère en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du Conseil du Trésor.
• Présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'Article 72 de la Loi et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 70(1)d) de la Loi.
• Exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans le cadre des rapports avec leSecrétariat du Conseil du Trésor, le Commissariat à l'information du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux. En effet, chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur général ou d'un directeur général régional) qui coordonne les activités et fournit des conseils au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles.

1.3 Sommaire des activités et faits saillants

1.3.1 Politique ministérielle sur l'AIPRP

La politique ministérielle n^o 2 contient l'ordonnance de délégation de pouvoirs et des définitions, et elle décrit les rôles et les responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. La politique était en cours de révision pendant l'exercice.

1.3.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

• faire connaître la Loi sur l'accès à l'information et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
• exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC;
• fixer des normes nationales de traitement; et présenter des lignes directrices pour le traitement des demandes sur place.

Le guide a été révisé et distribué au cours de l'exercice.

1.3.3 Procédures administratives à la Direction de l'AIPRP

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP (ATIPflow), la Direction de l'AIPRP a élaboré un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP qu'elle met à jour régulièrement.

1.3.4 Séances d'information

Étant donné la complexité de la Loi sur l'accès à l'information et la nécessité d'établir un équilibre entre le droit du public à l'information et l'obligation de protéger les intérêts légitimes des autres parties, la Direction de l'AIPRP donne des conseils et des séances d'information, selon les besoins, aux employés du Ministère. Au cours de l'année écoulée, des séances ont été offertes à :

• 100 personnes dans le cadre du forum de gestion des questions d'intérêt;
• 20 participants à la conférence des adjoints exécutifs;
• 14 employés de la Direction de la gestion des biens saisis;
• 16 employés des Bureaux régionaux des ministres;
• 23 employés de la Direction générale des communications;
• 33 employés de la Direction générale des opérations, et de la Direction de l'apprentissage et des ressources des Biens immobiliers;
• 15 personnes travaillant au processus de transition au Ministère;
• 69 employés de la Direction générale des approvisionnements.

De plus, des employés de la Direction de l'AIPRP ont donné des exposés dans le cadre du Cours d'orientation en gestion. En tout, on a présenté sept (7) exposés à 147 gestionnaires du Ministère afin de les informer de leurs rôles et de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des politiques pertinentes.

1.3.5 Séances d'orientation

On a informé les nouveaux cadres et le personnel exonéré du cabinet du ministre de leurs rôles et de leurs responsabilités aux termes de la Loi. D'autres séances ont été données au besoin.

Tout au long de l'exercice, on a aussi offert des séances d'orientation à tous les nouveaux agents de liaison de l'AIPRP qui entraient en fonction. Étant donné que de nouveaux agents de liaison de l'AIPRP se sont joints au réseau à la suite de la réorganisation, en novembre, 15 séances ont été données à 19 nouveaux agents de liaison.

1.3.6 Affichage de statistiques

L'affichage sur Internet de statistiques et d'autres renseignements concernant les contrats permet au public d'accéder directement à certains renseignements sur les contrats adjugés par TPSGC pour le compte d'autres ministères et organismes depuis le 1eravril1997. L'adresse du site Internet est la suivante: L'affichage sur Internet de statistiques et d'autres renseignements concernant les contrats permet au public d'accéder directement à certains renseignements sur les contrats adjugés par TPSGC pour le compte d'autres ministères et organismes depuis le 1eravril1997. L'adresse du site Internet est la suivante: http://www.contratscanada.gc.ca/en/index.html.

1.3.7 Cartes de crédit ou de débit

Le système de cartes de débit ou de crédit de l'AIPRP, amélioré au cours de l'exercice 2000-2001, offre un meilleur service à valeur ajoutée au public en lui permettant d'acquitter les frais relatifs à l'AIPRP au moyen de ces cartes. Le système accepte les paiements par Visa, Mastercard, American Express, Diners/Enroute et Interac.

1.3.8 Études spéciales

Fiche de rendement du Commissariat à l'information du Canada

À la suite de la présentation de la fiche de rendement de la dernière année financière, TPSGC a continué à revoir ses processus et procédures afin d'améliorer la communication opportune de renseignements au public, tant de façon officielle que non officielle. La Direction de l'AIPRP a élaboré un plan d'amélioration de l'AI fondé sur les 13 recommandations du Commissaire à l'information du Canada.

Le plan d'amélioration a guidé les activités du dernier exercice :

• Informer aux trois mois les cadres supérieurs du taux de conformité de la direction générale.
• Rationaliser le processus d'approbation au sein du Ministère.
• Augmenter le nombre de séances de formation et d'information offertes chaque année au Ministère.
• Rédiger une politique sur les frais qui précise quand un requérant peut être dispensé des frais aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.
• Augmenter le nombre de postes à la Direction de l'AIPRP.

2. Traitement des demandes officielles

2.1 Sommaire

Toutes les demandes officielles d'accès sont transmises à la Direction de l'AIPRP, où l'on en vérifie la clarté et la conformité par rapport à la loi. Chaque demande estensuite acheminée vers un secteur organisationnel du Ministère, qui doit trouver et extraire les documents contenant l'information demandée et contribuer à déterminer les coûts et les frais liés au traitement de la demande.

Après avoir examiné les documents pertinents, le secteur organisationnel formule des recommandations sur la communication de l'information. Avant qu'une décision finale soit prise, la Direction de l'AIPRP évalue les documents et consulte au besoin d'autres organisations. Ce processus d'examen permet un traitement cohérent des demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.

Lorsqu'une décision a été rendue, la Direction de l'AIPRP avise le requérant et prend les dispositions nécessaires pour lui donner accès à tous les documents qui peuvent être communiqués.

2.2 Clientèle externe

Le tableau I donne un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes d'accès reçues et traitées par TPSGC au cours des trois dernières années, parcatégorie de requérants.

Tableau I
Demandes d'accès par catégorie de requérants

En 2003-2004, ce sont une fois de plus les entreprises qui ont présenté le plus grand nombre de demandes en invoquant la Loi, soit 45 p. 100. Le public a présenté 27 p. 100 des demandes, le même pourcentage (27 p. 100) que les organismes et les médias; et les universités ont soumis le 1 p. 100 des demandes restantes.

3. RAPPORT STATISTIQUE - Interprétation et explication des tendances

TPSGC reçoit une quantité considérable de renseignements de tiers de nature commerciale, technique et financière. Comme au cours des années précédentes, la plupart des demandes reçues ont porté sur des documents contenant des renseignements de tiers. Bien qu'une très grande partie de ces renseignements soient de nature délicate, TPSGC a entrepris de communiquer le plus de renseignements possible, conformément à l'esprit de la Loi et aux dispositions relatives aux prélèvements de l'article 25 de la Loi.

3.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

On rapporte 1038 demandes traitées au cours de la période visée par le présent rapport, ce qui représente une diminution de 8 p. 100 par rapport à l'année précédente. De ce nombre, 831 (80 p. 100) étaient nouvelles et 207 (20 p. 100) avaient été reportées de l'exercice précédent. Le tableau II contient des précisions à cet égard.

Tableau II
Tendances concernant le traitement des demandes d'accès à l'information

3.2 Aperçu des demandes reçues au Ministère

La plupart des demandes reçues par la Direction de l'AIPRP demeurent associées aux documents touchant les services de passation de marchés fournis par TPSGC dans le domaine des approvisionnements (volume des transactions, contrats pour des biens et des services). Avant la réorganisation, c'est la Direction générale des opérations qui recevait ce type de demandes. Toutefois, après la restructuration de novembre 2003, la responsabilité est passée à la Direction générale des approvisionnements.

Un nombre important de demandes reçues avaient trait au projet des hélicoptères maritimes, au projet de l'hélicoptère canadien de recherche et de sauvetage, au problème touchant les contrats de réinstallation octroyé à Royal Lepage, au programme des commandites et aux documents concernant l'immobilier (location, construction, aménagement, restauration et contrats d'entretien).

Le Tableau III présente les contributions de chaque direction générale et de chaque région de TPSGC avant la réorganisation, c'est-à-dire le nombre de demandes d'examen et de recherche d'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information reçues par chacune.

Tableau III: AI - Recherche de documents par les services responsables de TPSGC
entre le 1er avril 2003 et le 9 novembre 2003

Le tableau IV présente les contributions de chaque direction générale depuis la restructuration ministérielle de novembre 2003, c'est-à-dire le nombre de demandes d'examen et de recherche d'information présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Depuis la restructuration, la Direction générale des approvisionnements est la première destinataire de ce genre de demandes.

Tableau IV: AI - Recherche de documents par les services responsables de TPSGC
entre le 10 novembre 2003 et le 31 mars 2004

3.2.1. Consultations interministérielles

TPSGC, en plus de recevoir un nombre important de demandes, a été consulté par d'autres institutions gouvernementales à 241 occasions différentes. Les 241 demandes de consultation susmentionnées ne paraissent pas dans les tableaux statistiques du rapport annuel, mais elles constituent une portion croissante (22 p.100) de la charge de travail totale de la Direction de l'AIPRP. Le Tableau V présente les cinq ministères qui ont consulté TPSGC le plus souvent en 2003-2004.

Tableau V - Consultations interministérielles
reçues par TPSGC en 2003-2004

3.2.2 Examen non officiel des documents

Bien qu'il n'en soit pas fait mention dans les tableaux statistiques du rapport annuel, la Direction de l'AIPRP a aussi reçu de diverses directions générales de TPSGC 39demandes d'examen de renseignements à titre non officiel. Il s'agissait, en général, de rapports de vérification interne. À la Direction, on a examiné un total de 2 580 pages.

3.2.3 Collecte de documents

De plus, différentes directions générales du gouvernement ont présenté 17 demandes visant la collecte de documents conformément à des motions parlementaires ou pour répondre à des besoins externes dans le cadre de litiges, ce qui a entraîné l'examen de 3 753 pages.

3.3 Décisions prises à l'égard des demandes réglées

Au cours de l'exercice 2003-2004, 776 demandes ont été traitées et 262 autres ont été reportées à l'exercice suivant.

En ce qui concerne les 776 demandes que le Ministère a pu traiter, les renseignements ontété communiqués en tout ou en partie dans 67 p. 100 des cas (519 demandes).

3.3.1 Communication totale

En ce qui concerne 151 des 776 demandes réglées (20 p. 100 des cas), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents, ce qui représente une légère augmentation (19 p. 100) par rapport à l'année précédente.

3.3.2 Communication partielle

Dans 368 autres cas de demandes réglées (47 p. 100), TPSGC a accordé aux requérants un accès partiel. Le plus souvent, les renseignements non divulgués étaient des renseignements relatifs à un tiers.

3.3.3 Aucune communication (exception/exclusion en totalité)

Dans 37 des 776 cas (5 p. 100) de demandes réglées, aucun renseignement n'a été communiqué.

3.3.4 Transmission

Des 776 demandes réglées, 34 (4 p. 100) concernaient des documents ne relevant pas du Ministère. Après un examen initial, ces demandes ont été transmises à l'institution fédérale concernée, conformément à l'article 8 de la Loi.

3.3.5 Traitement impossible

Quatre-vingt-quatorze demandes n'ont pu, après un examen initial, être traitées par le Ministère. Dans la plupart des cas, le traitement s'est révélé impossible parce quele Ministère ne disposait d'aucun document ayant trait à la demande.

3.3.6 Abandon de la demande

Le Ministère a considéré que 92 demandes réglées avaient été abandonnées par le requérant. Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes.

3.3.7 Traitement non officiel

Il n'est pas arrivé que l'on décide que les renseignements pouvaient être communiqués de façon non officielle plutôt que par le truchement de la procédure officielle stipulée par la Loi.

3.4 Motifs d'exception invoqués

Comme l'annexe A l'indique, le Ministère a invoqué, lors du traitement des demandes, des motifs d'exception en vertu de tous les articles de la Loi, sauf l'article 26.

L'annexe A indique les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès à des renseignements. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est compté qu'une fois.

Dans plusieurs cas, il était interdit à TPSGC de communiquer les renseignements. Lagrande majorité des motifs d'exception invoqués par le Ministère demeurent encore associés au paragraphe 19(1) et aux alinéas 20(1)b) etc) de la Loi.

3.5 Motifs d'exclusion invoqués

L'article 69 de la Loi stipule que celle-ci ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexe A indique les motifs d'exclusion invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chacun est rattaché à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est indiqué qu'une fois.

En 2003-2004, on a invoqué des motifs d'exclusion, conformément aux articles 68 et 69 de la Loi, pour 61 (8 p. 100) des demandes réglées.

3.6 Délais de traitement

En dépit de la complexité des demandes, du volume constant des demandes d'accès et de l'augmentation du nombre des consultations, 347 des 776 demandes officielles, soit 45 p.100, ont été complétées dans le délai initial de 30 jours, ce qui constitue une légère augmentation de 3p. 100 par rapport à l'année 2002-2003, où 389 des 924 demandes officielles (42 p. 100) avaient été complétées dans le délai initial de 30 jours.

3.7 Prorogations de délai

En raison de la nature et de l'origine de l'information demandée, il a le plus souvent falluprocéder à des consultations et à des négociations avec un grand nombre de tierces partieset d'institutions gouvernementales. En fait, TPSGC a dû, à des fins de consultation, proroger les délais en vertu des alinéas 9(1)b) et c) de la Loi dans 465 cas (45 p. 100 des demandes traitées/reçues).

On a en outre prorogé des délais en invoquant l'alinéa 9(1)a) de la Loi dans 23 cas (2 p.100). Tout comme en 2002-2003, TPSGC a continué à améliorer son rendement en se prévalant des prorogations autorisées par la Loi.

3.8 Traductions

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

3.9 Mode de consultation

Les requérants préfèrent toujours, pour consulter l'information demandée, recevoir des copies des documents.

Dans tous les cas où l'information a été communiquée, 95 p. 100 des requérants ont reçu des copies de l'information demandée (487 cas). Dans 25 de ces cas (5 p. 100), les requérants ont eu accès à l'information par des copies et une consultation sur place et dans un cas, leur seule source a été la consultation sur place. Les données de la présente section ne concernent que les demandes pour lesquelles on a fourni l'information en totalité ou en partie.

Bien qu'il n'en soit pas fait mention dans l'annexe A, les renseignements ont été fournis sur disquette, sur CD ou par courriel dans 13 cas (2 p. 100).

3.10 Frais

La Loi sur l'accès à l'information autorise la perception de frais pour certaines activités liées au traitement des demandes présentées officiellement en vertu de la Loi. En plus desfrais de 5 $ exigés pour le traitement d'une demande, des frais peuvent s'appliquer àla recherche de divers documents, à leur préparation et à leur reproduction. Les frais actuellement en vigueur sont indiqués dans le Règlement sur l'accès à l'information. Une politique sur les frais exigés à TPSGC, a été rédigée et mise en vigueur à la Direction de l'AIPRP.

Aucun frais n'est perçu ni pour l'examen de documents, ni pour les frais généraux, ni pour l'expédition. En outre, conformément à l'article 11 de la Loi, aucun frais n'est facturé pour les cinq premières heures consacrées à la recherche d'un document ou au prélèvement de la partie communicable.

On constate cependant une diminution constante du total des frais exigés pour la reproduction etles recherches. TPSGC a dispensé les requérants des frais dans 59 p.100 des cas, ce qui représente une augmentation de 2 p. 100 de la valeur des frais auxquels le Ministère a renoncé depuis le dernier exercice.

Les frais perçus au cours de la période visée par le rapport s'élevaient à 11 450,20 $ et ceux auxquels on a renoncé en vertu du paragraphe 11 (6) de la Loi, à 8 173,30 $. La décision de renoncer à des frais se fait au cas par cas. On évalue à 1 p. 100 du coût total du Programme d'accès à l'information les frais perçus pendant l'année.

3.11 Coûts

On estime que les coûts salariaux liés au Programme d'accès à l'information ont totalisé 1 066 591 $ (82 p. 100 du budget de la Direction de l'AIPRP) pour l'exercice 2003-2004.

Les frais totaux de fonctionnement et d'entretien, y compris les services de consultation, se sont élevés à 235 466$.

On estime que les équivalents temps plein (ETP) étaient aunombre de 19,97 en 2003-2004.

Dans une perspective de maintien de la qualité du service et de conformité aux dispositions de la Loi, le contrat concurrentiel d'une période de trois ans passé avec ARTAN Enterprises Ltd. a procuré à la Direction une latitude accrue pour gérer les augmentations soudaines du nombre des demandes.

4. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau VI indique le nombre de plaintes adressées au Commissariat à l'information duCanada et le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale du Canada au cours des trois dernières années.

Tableau VI
Plaintes et demandes de révision judiciaire
Accès à l'information

4.1 Plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada

Le nombre de plaintes adressées au Commissariat à l'information du Canada aaugmenté par rapport à l'exercice précédent.

En tout, 36 des 86 plaintes reçues, c'est-à-dire 42p. 100, avaient trait à des renseignements retenus alors que 27 plaintes (31 p. 100) avaient pour motif les prorogations de délais.

Des autres plaintes, 13 (15 p. 100) portaient sur des renseignements manquants, 8 (9 p.100) sur des réponses en retard, et 2 (2 p.100) sur l'évaluation des frais.

Des 86 plaintes reçues, 34 ont été réglées à la satisfaction du requérant, 9 ont été jugées non fondées, deux ont été abandonnées, et 41 enquêtes étaient toujours en cours à la fin de l'exercice.

4.2 Demandes de révision judiciaire

Au cours de l'exercice 2003-2004, 2 demandes d'accès à l'information ont donné lieu à la présentation à la Cour fédérale du Canada de demandes de révision judiciaire et les deux découlaient d'un examen fondé sur l'article 44 de la Loi.

Quatre demandes de révision judiciaire soumises au cours d'exercices précédents étaient toujours en suspens à la fin de l'année financière 2003-2004.

En 2003-2004, 9 litiges ont été réglés.

4.2.1 Demandes de révision judiciaire présentées en 2003-2004

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1370-03) a été déposée par la société Osler Hoskin & Harcourt au nom de Northern Community Healthcare, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer des renseignements sur les noms, les codes de fournisseurs ainsi que les prix. Northern Community Healthcare affirmait que les renseignements constituaient une exception aux termes du paragraphe 19(1) et des alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Après discussion, il a été décidé que TPSGC protégerait les renseignements personnels et les renseignements sur les prix, conformément au paragraphe 19(1) et aux alinéas 20(1)b) 20(1)c) de la Loi. Le 7 octobre 2003, la société Osler Hoskin & Harcourt a présenté un avis de désistement.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1375-03) a été soumise par l'entreprise Sécuro Vision Inc., qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer ses prix unitaires relativement au contrat numéro W3304-02D001/A visant la fourniture de lentilles et de montures de lunettes. Le 1er août 2003, Sécuro Vision Inc. a présenté un avis de désistement.

4.2.2 Demandes de révision judiciaire non réglées présentées au cours d'exercices précédents

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1265-02) a été soumise en 2002-2003 par la Société canadienne des postes, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer de l'information sur Gouvernement en direct. La Société affirmait que les renseignements constituaient une exception selon les alinéas 20(1)a), 20(1)b) et 20(1)c) et 20(1)d) de la Loi. La Cour a décidé que les renseignements devaient être divulgués. La Société canadienne des postes en a appelé de la décision.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-808-02) a été soumise en 2002-2003 par l'entreprise Aventis Pasteur Limited, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer de l'information sur son contrat pour des vaccins. L'entreprise affirmait que les renseignements constituaient une exception selon les alinéas 20(1)b) et c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et une date d'audience a été fixée pour l'exercice 2004-2005.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-1347-01) a été soumise en 2001-2002 par l'entreprise Aventis Pasteur Limited, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer le prix unitaire mentionné dans le contrat pour des vaccins passé avec le ministère de la Défense nationale. L'entreprise affirmait que les renseignements constituaient une exception selon les alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et une date d'audience a été fixée pour l'exercice 2004-2005.

Une demande de révision judiciaire (numéros de dossier de la Cour fédérale T-1409-01 et A-225-03) a été soumise en 2001-2002 par l'entreprise High-Rise Group Incorporated, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer une partie de sa soumission concernant un nouvel immeuble à bureaux fédéral dans la région de Hamilton (Ontario). L'entreprise affirmait que les renseignements constituaient une exception selon les alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. La Section de première instance a accepté l'argument du High-Rise Group et a conclu que la valeur actuelle nette devrait demeurer une exception selon l'alinéa 20(1)b). L'appel, demandé par TPSGC, a été entendu le 19 février 2004. La Cour d'appel s'est prononcée en faveur de la position de TPSGC et a conclu que les valeurs actuelles nettes peuvent être divulguées. High-Rise Group Incorporated dispose de 60 jours à compter de la date de la décision pour faire appel auprès de la Cour suprême du Canada.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-2337-00) a été soumise en 2000-2001 par l'entreprise Brookfield Lepage Johnson Controls, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer des renseignements sur son contrat. L'entreprise affirmait que les renseignements constituaient une exception selon les alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. La Cour d'appel s'est prononcée en faveur de la communication des documents, Brookfield Lepage Johnson Controls a fait appel de la décision.

4.2.3 Demandes de révision judiciaire réglées au cours de l'exercice

Deux demandes de révision judiciaire (numéro de la Cour fédérale T-1265-00) ont été présentées en 1999-2000 par l'entreprise John Chandioux Expert Consultants, qui s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer des renseignements concernant ses contrats pour des services de traduction. L'entreprise affirmait que les renseignements constituaient une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et une date d'audience avait été fixée au 28 mai 2003. Le 27 mai 2003, John Chandioux Expert Consultants a présenté un avis de désistement.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-880-02) a été présentée en 2002-2003 par Professional Diving Contractors Limited, qui s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer des renseignements contenus dans la soumission qu'il a faite, et qui a été retenue, pour des services de plongée. L'entreprise affirmait que les renseignements devraient faire l'objet d'une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et une date d'audience a été fixée en juin 2004. Le 23 juin 2003, Professional Diving Contractors Limited a présenté un avis de désistement.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-131-03) a été déposée au cours de l'exercice 2002-2003 par l'entreprise ADGA Group Consultants Incorporated, qui s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer des renseignements contenus dans sa proposition pour la sollicitation de services professionnels généraux de conseil en gestion. L'entreprise affirmait que les renseignements devraient constituer une exception aux termes des alinéas 20(1)a), 20(1)b), 20(1)c) et 20(1)d) de la Loi. Des affidavits ont été échangés. En juillet 2003, ADGA Group Consultants Incorporated a présenté un avis de désistement.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-09-03) a été soumise en 2002-2003 par l'entreprise Telus Corporation, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer des renseignements sur sa soumission relativement à l'achat de services de gestion de réseau. L'entreprise affirmait que les renseignements constituaient une exception selon les alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés, et le 11septembre2003, Telus Corporation a présenté un avis de désistement.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-262-03) a été déposée au cours de l'exercice 2002-2003 par l'entreprise ADGA Group Consultants Limited, qui s'opposait à la décision de TPSGC de divulguer son projet de soumission pour un contrat de logiciel. L'entreprise affirmait que les renseignements devraient constituer une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et le 14 mai 2003, ADGA Group Consultants Limited a présenté un avis de désistement.

Une demande de révision judiciaire (numéro de dossier de la Cour fédérale T-462-03) a été soumise en 2002-2003 par l'entreprise Merck-Frosst Canada Limited, qui s'opposait à la décision de TPSGC de communiquer des renseignements contenus dans son contrat de fourniture de vaccins. L'entreprise affirmait que les renseignements devraient constituer une exception aux termes des alinéas 20(1)b) et 20(1)c) de la Loi. Des affidavits ont été échangés et l'entreprise a présenté un avis de désistement le 23 septembre 2003.

PARTIE III : SALLES DE LECTURE

L'article 71 de la Loi stipule que les institutions fédérales sont tenues de fournir des installations où le public peut consulter les guides dont se servent les fonctionnaires du Ministère pour mener à bien les programmes et les activités. C'est pourquoi TPSGC a aménagé des salles de lecture à l'administration centrale et dans tous les bureaux régionaux. On y trouve les guides du Ministère, la publication Info Source du gouvernement du Canada, des formulaires de demande d'accès à l'information et des renseignements d'ordre général à l'intention des personnes qui veulent exercer leurs droits conformément à la Loi.

À la Direction de l'AIPRP, on travaille à revoir les guides du Ministère dans le but d'offrir au public la possibilité, dans l'avenir, de les consulter par voie électronique.

PARTIE IV : RAPPORT SUR LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

1. Organisation de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

La Direction de l'AIPRP administre les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, qui comporte notamment deux organismes de services spéciaux, soit le Bureau de la traduction et Conseils et Vérification Canada.

1.1 Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de TPSGC est désigné comme le responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi.

L'instrument de délégation demeure basé sur un processus centralisé et la directrice de l'AIPRP détient tous les pouvoirs délégués à l'exception de ceux conférés par l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le directeur dela Direction du contrôle du remboursement des chèques, située à Matane, au Québec, partage les pouvoirs administratifs en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi pour ce qui est de l'envoi de chèques originaux à des organismes d'enquêtes. Une telle disposition permet une certaine souplesse administrative dans le traitement des demandes de chèques.

1.2 Politiques ministérielles

La politique ministérielle 002 contient l'ordonnance de délégation des pouvoirs en matière d'accès à l'information, des définitions, et une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de TPSGC. On travaille à rédiger une annexe à la politique qui portera sur l'attribution administrative des pouvoirs ainsi que sur les procédures et lignes directrices ministérielles concernant la divulgation de certains renseignements personnels conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les alinéas 8(2)j) et 8(2)m) de la Loi restent délégués par le ministre conformément à l'article 73 de la Loi.

La politique ministérielle 014 définit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels et privés sur les lieux de travail.

1.3 Responsabilités de la Direction de l'AIPRP

La directrice de l'AIPRP relève directement de la directrice générale du Secrétariat exécutif, qui relève elle-même de la sous-ministre adjointe de la Direction générale des services ministériels, des ressources humaines et des communications.

Responsabilités qui incombent à la Direction de l'AIPRP :

• Gérer toutes les activités de TPSGC qui ont trait à l'application de la Loi ainsi que du règlement, des directives et des lignes directrices pertinentes.
• Préparer, rédiger et publier des politiques, des procédures, des normes et des lignes directrices ministérielles en matière de protection des renseignements personnels.
• Préparer et donner des séances d'information aux gestionnaires et aux employés de TPSGC pour s'assurer qu'ils respectent les obligations que leur imposent la Loi et son règlement.
• Examiner les politiques, procédures et ententes ministérielles pour s'assurer qu'elles sont conformes aux dispositions de la Loi et recommander des modifications.
• Défendre les décisions de l'institution relativement à l'administration de la Loi dans le cadre des enquêtes menées par le Commissaire à la protection de la vie privée et des procédures judiciaires à la Cour fédérale du Canada et à la Cour suprême du Canada.
• Aider les gestionnaires et les employés du Ministère dans le cadre des enquêtes et veiller à ce que les documents de l'institution soient mis à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée si cela se révèle nécessaire dans le cadre des enquêtes sur les plaintes.
• Coordonner et approuver la mise à jour annuelle des descriptions de l'organisation de TPSGC et de ses fonds de renseignements en prévision de leur inclusion dans le document Info Source du Conseil du Trésor.
• Présenter un rapport annuel au Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi et aux instructions publiées aux termes de l'alinéa 71(1)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Exercer la fonction de porte-parole du Ministère dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que d'autres ministères et organismes gouvernementaux.
• Prévenir le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada de toute initiative ou de toute question qui touche la Loi sur la protection des renseignements personnels ou une de ses dispositions, ou qui risque d'entraver la protection de la vie privée des Canadiens et des Canadiennes, et ce, suffisamment tôt pour permettre au Commissaire de vérifier de quoi il s'agit et d'examiner les problèmes. Sont visés par cette exigence:
  1. Les nouveaux programmes de couplage des données. Une copie de l'évaluation ministérielle du programme doit être envoyée au Commissaire au moins 60 jours avant sa mise en oeuvre.
  2. L'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels d'une manière correspondant aux motifs pour lesquels l'information a été obtenue ou compilée, lorsque cette utilisation n'est pas mentionnée dans Info Source.
  3. L'élaboration de lois ou de règlements ayant une incidence sur la protection des renseignements personnels avant que les documents soient soumis pour approbation au gouverneur en conseil, ou, lorsque cela s'applique, avant l'approbation des règlements ministériels.
  4. La divulgation pour des raisons d'intérêt public, en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, avant la communication ou, si cela se révèle impossible, au moment de la communication.
  5. Les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP), à un moment jugé raisonnable avant la mise en oeuvre de l'initiative, du programme ou du service.
  6. Toute infraction ou violation soupçonnée ou réelle par rapport aux règles de sécurité en matière de renseignements personnels. De telles infractions doivent être rapportées sans tarder.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est facilitée à l'échelle des directions générales, des secteurs ainsi que des bureaux régionaux. En effet, chaque secteur organisationnel compte un agent de liaison en matière d'AIPRP (qui relève normalement d'un sous-ministre adjoint, d'un directeur général ou d'un directeur général régional), qui coordonne les activités etfournit des conseils au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles.

1.4 Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP à TPSGC présente l'intention et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que les lignes directrices du Conseil du Trésor sur la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels, de telle sorte que tous les employés sont au courant de leurs responsabilités à cet égard. Les employés sont notamment informés qu'ils doivent consigner toutes les utilisations et les communications de renseignements personnels et en rendre compte en documentant toutes les activités ayant trait à des renseignements personnels et en conservant les documents pertinents dans les dossiers ministériels officiels.

Les centres de responsabilité sont invités à consulter la Direction de l'AIPRP avant de recueillir des renseignements personnels ainsi que lorsqu'il y a des doutes sur les règles à appliquer pour la conservation et le retrait de renseignements personnels. La révision du Guide a été faite au cours de l'exercice.

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP et utilisé aux fins suivantes :

• faire connaître la Loi sur la protection des renseignements personnels et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP en poste dans tout le Ministère;
• exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à TPSGC;
• fixer des normes nationales de traitement et présenter des lignes directrices pour le traitement des demandes sur place.

2. Sommaire des activités et faits saillants

Le temps consacré par le personnel de la Direction de l'AIPRP aux questions de protection des renseignements personnels, y compris l'offre de conseils, a continué à augmenter au cours de l'exercice.

2.1 Comités

La Direction de l'AIPRP est représentée au sein d'un comité ministériel, le Groupe de travail sur l'utilisation des réseaux, présidé par la Direction générale des services d'infotechnologie. Le groupe donne au besoin des conseils sur les incidences de la collecte, de l'utilisation et de la communication électroniques de renseignements personnels.

La Direction de l'AIPRP est aussi représentée au sein d'autres comités ministériels:

• Comité directeur du projet Gouvernement en direct (GeD)
• Groupe de travail sur le projet GeD

2.2 Séances d'information

Au cours du dernier exercice, on a donné 13 séances d'information sur la protection des renseignements personnels à 226 employés du Ministère.

• On a offert 3 séances d'information sur la protection des renseignements personnels à 47 employés de la Direction générale des biens immobiliers et de la Direction de la gestion des biens saisis afin de leur faire connaître la Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques pertinentes.
• En collaboration avec la Sécurité ministérielle, la Sécurité de la TI et la Gestion des documents et des fonds de renseignements, la Direction de l'AIPRP a donné 9 séances d'information à 154 gestionnaires et employés du Secteur des ressources humaines. Ces séances avaient pour but de rendre les employés conscients de leurs responsabilités lorsqu'ils traitent de l'information et des biens sensibles, en particulier des renseignements personnels.
• En février 2004, pendant la semaine de sensibilisation à la sécurité au gouvernement, on a présenté un exposé à 25 employés au Centre Innovatech. L'exposé consistait en un bref aperçu de la loi sur l'AIPRP et de ses liens avec la politique sur la sécurité du gouvernement. On a aussi informé les employés de ce qui constituait une infraction à l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

À la suite de l'incident survenu avec la Golden West Shredding Inc. et des demandes du Commissaire à la protection de la vie privée qui ont suivi, la Direction de l'AIPRP a élaboré des modules sur la protection des renseignements personnels pour le cours de sécurité dans la passation de contrats, destiné aux fonctionnaires travaillant aux approvisionnements, ainsi que pour le cours d'orientation des agents de sécurité d'entreprise, destiné aux entrepreneurs. Un module sur la protection des renseignements personnels a aussi été rédigé pour le cours de gestion des risques en voie de préparation à la Direction générale des approvisionnements.

2.3 Collecte, utilisation et communication de renseignements personnels

2.3.1 Fichiers de renseignements personnels (FRP)

La Direction de l'AIPRP doit être prévenue lorsque des renseignements personnels contenus dans un FRP sont utilisés ou communiqués à une fin pour laquelle ils ont été obtenus ou compilés par le Ministère, mais que cet usage ne figure pas dans le répertoire des usages compatibles publié dans Info Source.

Le nouveau FRP qui suit a été enregistré et inclus dans la mise à jour de 2003-2004 de Info Source.

Divulgation interne d'information concernant les actes fautifs au travail (TPSGC PSE 923) - Ce fichier indique le type de renseignements nécessaires pour résoudre les plaintes présentées en vertu de la politique sur la divulgation interne d'information concernant les actes fautifs au travail.

2.3.2 Fichiers inconsultables

TPSGC ne tient pas de fichiers inconsultables.

2.3.3 Formulaires ministériels

Politique ministérielle 061 - Selon les principes de gestion des formulaires, tous les formulaires nouveaux et révisés qui contiennent des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la Direction de l'AIPRP, qui s'assure que de leur conformité aux exigences imposées par les lois et les politiques. En 2003-2004, 88 demandes ont été présentées en vue d'un examen de la conformité et de la rédaction de l'avis sur la protection des renseignements personnels nécessaire.

2.3.4 Communication en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi

En 2003-2004, le Ministère a communiqué des renseignements personnels à des organismes d'enquête. Vingt deux demandes avaient été présentées, conformément au règlement sur la protection des renseignements personnels.

3. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Le Conseil du Trésor du Canada a approuvé la politique sur les ÉFVP, entrée en vigueur le 2 mai 2002. La politique vise à permettre aux institutions gouvernementales de déterminer si un projet de prestation d'un programme ou d'un service comportant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels (définition dans la Loi sur la protection des renseignements personnels) est conforme aux principes en vigueur en matière de protection des renseignements personnels et d'éviter ou d'atténuer tout risque identifiable d'atteinte à cette protection.

La Direction de l'AIPRP a établi un cadre ministériel pour les ÉFVP et élaboré l'ébauche d'une politique ministérielle qui donne un aperçu clair du processus, ainsi que des rôles et des responsabilités des intervenants en ce qui concerne les ÉFVP. Les gestionnaires ont respecté le cadre et l'ébauche de politique lorsqu'ils ont effectué des ÉFVP.

Le personnel de la Direction de l'AIPRP donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de TPSGC tout au long du processus d'ÉFVP; il doit notamment examiner les ébauches et les versions définitives des ÉFVP et fourni une rétroaction au moment opportun, en plus d'assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Étant donné la nécessité d'effectuer une ÉFVP lorsqu'un programme ou un service est confié au secteur privé, on étudie, à la Direction de l'AIPRP, comment intégrer les exigences de la politique sur les ÉFVP au processus de passation des marchés. Pour l'instant, lorsque le personnel des Services juridiques de TPSGC examine des conditions contractuelles, il demande aux agents de négociation des marchés de communiquer avec la Direction de l'AIPRP pour savoir si une ÉFVP est nécessaire. À la Direction de l'AIPRP, on leur répond de vérifier auprès de leurs ministères clients et on donne le nom de la personne responsable de l'AIPRP dans ces ministères. Qu'une ÉFVP soit ou non requise, la Direction de l'AIPRP de TPSGC indique si le Ministère peut poursuivre le processus d'achat selon la nature des services et indique aussi s'il est nécessaire d'inclure les dispositions sur la sécurité et la protection des renseignements personnels dans les documents.

On a établi un partenariat avec la Direction de la sécurité de la technologie de l'information et le bureau du GeD afin d'évaluer les ÉFVP au moyen d'un cadre de gestion intégrée du risque et d'offrir aux gestionnaires un guichet unique pour la détermination de leurs besoins en ce qui concerne l'ÉFVP, l'énoncé de sensibilité et l'Évaluation de la menace et des risques.

La Direction de l'AIPRP a de plus mis à jour les activités associées aux ÉFVP dans le module sur la boîte à outils du GeD, élaboré en collaboration avec le bureau du programme de GeD. La boîte d'outils de GeD offre aux gestionnaires du Ministère un accès pour simple lecture lorsqu'ils font un suivi de leurs projets.

Puisque le pouvoir d'approuver les ÉFVP appartient au sous-ministre, on fournit tous les mois au bureau du sous-ministre un rapport d'étape sur les ÉFVP en cours. Au besoin, les questions touchant les ÉFVP sont traitées lors des réunions hebdomadaires de l'AIPRP.

La Direction de l'AIPRP, de concert avec la Direction générale des services d'infotechnologie, a créé un site Web qui sera accessible au public prochainement. Le site, qui a pour but d'aider le public à comprendre les lois et les procédures ministérielles connexes, présentera des résumés des résultats de tous les rapports des ÉFVP produits par TPSGC.

En 2003-2004, la Direction de l'AIPRP a participé à plusieurs initiatives ministérielles qui ont nécessité la production d'ÉFVP.

3.1 ÉFVP terminées

2.1 Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Infrastructure à clefs publiques (ICP) commune du gouvernement du Canada - Ce projet vise à offrir à tous les fonctionnaires un accès via Internet à l'information nécessaire à l'accomplissement de leurs tâches, et notamment l'accès aux renseignements qui les concernent. Pour assurer le caractère confidentiel des transactions, il faudra donc utiliser les services d'une ICP, y compris l'émission de certificats d'utilisateurs. Le Service d'applications protégées et de gestion des clés (SAPGC) a engagé l'entreprise Cinnabar Networks Inc. pour faire l'ÉFVP relative à ce projet.

L'ÉFVP finale a été approuvée par le sous-ministre et envoyée au Commissaire à la protection de la vie privée en septembre 2003. Le Commissaire à la protection de la vie privée a fait savoir que toutes les préoccupations concernant la protection de la vie privée avaient été réglées. La réalisation du projet a commencé le 1er avril 2004. Le résumé des résultats de l'ÉFVP seront affichés sur le site Web de la Direction de l'AIPRP.

3.2 ÉFVP en cours

Applications de la rémunération sur le Web - Ce projet du Secteur de la rémunération permettra aux employés d'avoir accès à l'information sur leur pension et d'obtenir de l'information sur leur paye à partir du Web. Il comporte les applications suivantes : État du revenu de pension et plan et régime d'avantages sociaux collectifs, calculateur de la rente, estimateur de rachat et talons de chèques de paye sur le Web.

On a fait une ÉFVP comportant une application progressive dans tous les ministères à compter d'avril 2004. L'ÉFVP finale a été approuvée par le sous-ministre et envoyée au Commissaire à la protection de la vie privée en mars 2004.

La Touche «achat» du Receveur général - Ce projet est un pont, sous forme de page Internet, qui relie les ministères gouvernementaux et un tiers fournisseur de services, et qui permet les autorisations de paiement par carte de crédit.

L'ÉFVP a été approuvée par le sous-ministre en février 2003. Bien que le Commissaire à la protection des renseignements personnels n'ait pas donné de réponse officielle au sujet de ce projet, la période de rodage de ce dernier a commencé le 20 mai 2003.

Services de paiement de factures - Ce service a pour but d'accepter, d'enregistrer et de sauvegarder les paiements reçus par des particuliers pour des services fournis par les ministères et organismes fédéraux. Il comporte l'offre aux ministères de boîtes postales scellées et de services d'imagerie ainsi que des autorisations de cartes de crédit.

L'ÉFVP pour ce projet a été révisée et devrait être terminée au cours du nouvel exercice.

Correction des données sur les pensions - Ce projet du Secteur de la rémunération visera l'examen manuel et la correction subséquente des erreurs dans les données sur les pensions qui ont été décelées dans le système informatique classique de pensions. Le travail sera effectué au moyen d'un contrat de service.

Une ÉFVP préliminaire a été effectuée par la Direction de l'AIPRP; elle donne un aperçu des dispositions contractuelles imposées au tiers pour faire en sorte que les renseignements personnels soient protégés adéquatement tout au long du processus de vérification. L'ÉFVP préliminaire a permis de constater qu'il n'est pas nécessaire de faire une ÉFVP complète pour ce projet.

Services bancaires à l'extérieur - Il s'agit d'un autre service du receveur général qui achemine notamment les remboursements d'impôt et les paiements du Régime de pensions du Canada (RPC) et de la Sécurité de la vieillesse (SV) aux bénéficiaires qui vivent à l'extérieur du Canada. TPSGC a engagé la Banque d'Amérique du Canada pour fournir ce service à compter du 12 janvier 2004.

L'ÉFVP finale a été approuvée par le sous-ministre et envoyée au Commissaire à la protection de la vie privée en octobre 2003.

Système intégré d'information (SII) - Ce nouveau système de commande en direct, mis en application par le Bureau de la traduction le 26 avril 2004, combine l'ancien système Web de contrôle d'enregistrement des commandes et le système de gestion des activités. Le SII a pour but la consignation des heures consacrées à chaque tâche, et ce, à des fins de facturation et de détermination de l'admissibilité des traducteurs à des incitatifs.

Une ébauche d'ÉFVP a été remise pour examen au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) le 31 mars 2004. On travaille à mettre à jour l'ÉFVP pour tenir compte des commentaires non officiels reçus du Commissaire à la protection de la vie privée.

Applications du réseau de savoir - La Direction générale des services d'infotechnologie doit planifier la relève pour le groupe des CS. Pour le faire efficacement, on doit trouver les points faibles du flux de l'information et connaître les réseaux informels de tâches. Les outils pour les applications du réseau des tâches peuvent se révéler très utiles.

Une ÉFVP est en cours pour l'intégration au projet des changements au flux de travail.

Programme de l'initiative des services de voyage communs - Le gouvernement du Canada est en train de moderniser sa politique globale, ses services, ses processus et ses systèmes dans le domaine des voyages. Il a à cette fin engagé la société Team AcXess afin de trouver, pour les voyages, une solution complète grâce à laquelle des services complémentaires et interopérables permettront aux employés du gouvernement fédéral et aux personnes qui organisent les voyages d'obtenir facilement des services associés aux voyages.

L'entrepreneur travaille à la version finale de l'ÉFVP.

Voie de communication protégée (VCP) et Service d'inscription commun - On a entrepris une ÉFVP relativement au projet Gouvernement en direct en raison de l'accroissement prévu de l'utilisation des preuves d'identité électroniques ePass (un laissez-passer ou un certificat qui permet au public d'obtenir en toute sécurité des services au moyen du site Web d'un programme du gouvernement). Ces dernières requièrent les mécanismes d'authentification de la VCP pour permettre l'accès aux « secrets partagés » du Ministère dont on utilise l'application. On a aussi ajouté une fonctionnalité au modèle d'authentification.

4. Rapports statistique : Interprétation et explication des tendances

Les requérants peuvent généralement avoir accès aux renseignements personnels qui les concernent de façon non officielle en communiquant avec le gestionnaire du secteur de programme dont relèvent les documents. Lorsque c'est le cas, la Direction de l'AIPRP fournit de l'aide et des conseils au besoin. Bien que ces chiffres ne paraissent pas dans les tableaux statistiques, au cours de l'exercice, 31 demandes ont été présentées par la direction en vue d'un examen non officiel des documents avant leur communication proactive aux personnes visées. Un total de 2 750 pages ont été examinées et 1 126 d'entre elles ont fait l'objet d'une recommandation en vue d'une communication non officielle.

Habituellement, à TPSGC, on traite les demandes de façon officielle lorsque les renseignements sont sensibles et pourraient faire l'objet d'une exclusion ou d'une exception aux termes des articles de 18 à 28, 69 et 70 de la Loi.

4.1 Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

En 2003-2004, 75 demandes ont été présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La majorité des demandes portaient sur des sujets comme les pensions (28 p. 100), des concours (20 p. 100) et d'autres renseignements personnels sur les demandeurs (33 p. 100). Les autres concernaient des griefs (8 p. 100), des enquêtes (7 p. 100) et des cotes de sécurité (4 p. 100).

En outre, 3 institutions fédérales ont consulté TPSGC au sujet de 3 cas différents. Ces cas ont représenté 7p. 100 du nombre total de cas traités par la Direction de l'AIPRP.

Le nombre total de demandes reçues par TPSGC a légèrement diminué (11p.100) par rapport à l'exercice précédent. Les requérants n'ont pas demandé de corrections ou de mentions en invoquant la Loi.

Tableau I
Tendances dans le traitement des demandes
de protection de renseignements personnels

4.2 Mesures concernant les demandes réglées

Parmi les 95 demandes traitées, 83 (87 p. 100) ont été réglées en 2003-2004. Les 12 autres demandes (13 p. 100) n'étaient pas encore réglées au 31 mars 2004.

Si l'on ne tient compte que des demandes que le Ministère a pu traiter, l'information a étécommuniquée en tout ou en partie dans 94 p. 100 des cas.

Les demandes réglées appartiennent aux catégories suivantes :

4.2.1 Communication totale

Dans 38 des cas réglés (46 p. 100), les requérants ont eu accès à tous les documents pertinents.

4.2.2 Communication partielle

Dans 28 autres cas (34 p. 100), les requérants ont eu accès à une partie des documents.

4.2.3 Aucune communication (exception/exclusion en totalité)

Il y a eu 4 demandes (5 p. 100) pour lesquelles on n'a communiqué aucun renseignement (exception).

4.2.4 Transmission

Parmi les demandes reçues, aucune ne concernait des documents qui relevaient d'un autre ministère.

4.2.5 Traitement impossible

Huit demandes (9 p. 100) n'ont pu être traitées par le Ministère après un examen initial. Dans la plupart des cas, le traitement de la demande s'est révélé impossible parce que le Ministère ne disposait d'aucun document pertinent à la demande.

4.2.6 Abandon de la demande

Des demandes réglées, 5 ont été considérées comme abandonnées (6 p. 100). Une telle mesure peut être prise à toute étape du traitement des demandes.

4.3 Motifs d'exception invoqués

Comme l'annexe B l'indique, des motifs d'exception ont été invoqués en vertu de l'alinéa 22(1)a) et 22(1)b) ainsi que des articles 26 et 27 de la Loi. La plupart de ces motifs d'exception ontété invoqués en vertu de l'article 26 de la Loi (Renseignements concernant un autre individu).

L'annexe B présente les motifs d'exception invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exception différents ont été invoqués pour une demande, tous sont rattachés à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exception. Si le même motif d'exception a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

4.4 Motifs d'exclusion invoqués

L'article 70 de la Loi stipule que celle-ci ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine. Comme dans le cas des motifs d'exception, l'annexeB indique les motifs d'exclusion invoqués pour refuser l'accès à l'information. Par exemple, si cinq motifs d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, toussont rattachés à un article pertinent, ce qui donne un total de cinq motifs d'exclusion. Si le même motif d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Aucun motif d'exclusion n'a été invoqué en rapport avec les demandes de renseignements personnels.

4.5 Délais de traitement

Soixante-seize demandes (92 p. 100) ont été réglées dans les 30 premiers jours suivant leur réception par le Ministère et 4 (5 p. 100) ont été réglées dans un délai de 31 à 60 jours. Pour les 3 autres demandes (3 p. 100), on a mis plus de 60 jours à y répondre.

4.6 Prorogations de délai

Des délais ont été prorogés dans 2 cas; à chaque fois, il fallait consulter d'autres ministères gouvernementaux.

4.7 Traduction

Aucune demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre n'a été présentée.

4.8 Mode de consultation

Des copies de documents ont été remises en réponse à 66 demandes (80 p. 100). On ne compte dans cette catégorie que les demandes pour lesquelles on a communiqué la totalité ou une partie de l'information.

4.9 Corrections et mentions

Aucune demande de correction ou de mention n'a été reçue.

4.10 Coûts

Le temps consacré par le personnel de l'AIPRP aux demandes de renseignements personnels, y compris l'offre d'avis, est le même que pour le dernier exercice.

On estime que les salaires liés aux questions touchant la protection des renseignements personnels totalisent 281  315 $, et les frais de fonctionnement et d'entretien sont évalués à 698 $; le tout s'élève donc à 282 013 $. On estime que le nombre d'équivalents temps plein utilisé a été de 5 en 2003-2004.

5. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau II indique le nombre de plaintes adressées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ainsi que le nombre de demandes de révision judiciaire présentées àla Cour fédérale du Canada au cours des trois derniers exercices.

Tableau II
Plaintes et demandes de révision judiciaire
Loi sur la protection des renseignements personnels

5.1 Plaintes adressées au Commissairiat à la protection de la vie privée du Canada

La Direction de l'AIPRP a connu, au cours de l'exercice 2003-2004, une diminution de 59 p. 100 du nombre de plaintes présentées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

5.1.1 Nouvelles plaintes reçues en 2003-2004

Des 7 plaintes présentées au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, 4se rapportaient à des demandes de protection des renseignements personnels. De ce nombre, 2 (50 p. 100) avaient pour motif des documents manquants, une (25p.100) portait sur un retard dans le traitement de la demande, et une autre (25p. 100), sur des exceptions. Il est intéressant de noter que les prorogations de délai décidées en vertu de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels n'ont pas été contestées.

À la suite d'une réponse à une demande d'accès à l'information, une personne a porté plainte contre le Ministère en invoquant une communication inadéquate de renseignements personnels. De plus, deux personnes ont déposé 2 plaintes pour utilisation et communication inadéquates de leurs renseignements personnels.

5.1.2 Plaintes réglées en 2003-2004

Quatorze enquêtes relatives à des plaintes reçues par TPSGC au cours du présent exercice et des précédents ont pris fin au cours de l'année financière. Sept (50 p.100) d'entre elles, qui concernaient des retards, des documents manquants, des exceptions et une communication inadéquate, ont été jugées non fondées, 4 (29 p.100), portant sur des retards, ont été considérées bien fondées, 2 (14 p.100), qui portaient sur des exceptions ainsi que sur une utilisation et une communication inadéquates ont été abandonnées, et 1 (7 p. 100), pour lesquelles on a invoqué une utilisation et une communication inadéquates, sont considérées comme ayant été réglées en cours d'enquête.

5.2 Demandes de révision judiciaire

Aucune demande de révision judiciaire des décisions prises n'a été présentée à la Cour fédérale du Canada.

• RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR L'ACCÈS À L'INFORMATON (PDF [an error occurred while processing this directive] o)
• RAPPORT CONCERNANT LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (PDF [an error occurred while processing this directive] o)