TPSGC > Rapports TPSGC > RMR 2004-2005 > Annexe B : Vérifications, examens et réponses au Parlement 2004-2005 RAPPORT MINISTÉRIEL SUR LE RENDEMENT TPSGC

ANNEXE B : VÉRIFICATIONS, EXAMENS ET RÉPONSES AU PARLEMENT

Cette annexe traite :

1. des vérifications et des examens effectués en 2004-2005;
2. de l'Examen des achats de l'ensemble du gouvernement;
3. du Comité permanent des comptes publics (CPCP).

Lorsque possible, nous avons ajouté des hyperliens vers des renseignements supplémentaires.

1 - Vérifications et examens effectués en 2004-2005

A) Réponse à la vérificatrice générale

En 2004-2005, aucun des rapports du Bureau du vérificateur général (BVG) du Canada ne concernait directement TPSGC. Dans le cas des vérifications pangouvernementales où il était question de TPSGC, la réponse a été fournie par le gouvernement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) ou d'autres ministères désignés ont coordonné les réponses.

Il en va de même pour la vérification du Programme des commandites et des activités de publicité menée par le BVG. Depuis la publication du rapport de la vérificatrice générale de 2003, TPSGC a apporté les améliorations mentionnées dans la section portant sur les initiatives de la Direction générale de l'intégration des services.

B) Vérifications externes

Vérification de la gestion du Programme des langues officielles

Cette vérification, effectuée par le Commissariat aux langues officielles, visait à déterminer si la mise en application du programme des langues officielles de TPSGC était conforme à la Loi sur les langues officielles. On a entre autres évalué si les renseignements appropriés étaient fournis aux gestionnaires et aux employés en ce qui concerne leurs droits et responsabilités en matière de langues officielles. On a également examiné le rôle de la Direction des langues officielles et la contribution du secteur des ressources humaines à l'atteinte des objectifs en matière de langues officielles. Les responsables ont vérifié si le Ministère disposait de mécanismes pour la gestion et le contrôle de ses plans et programmes en matière de langues officielles. Ils ont également vérifié si la culture organisationnelle reflétait bien la dualité linguistique du pays et si le Ministère disposait de mécanismes pour faire en sorte que les gestionnaires s'engagent à l'égard des langues officielles et définissent les exigences linguistiques des postes.

C) Vérifications et évaluations internes

Voici la liste des rapports sur les vérifications et les évaluations internes effectuées en 2004-2005. La liste est disponible à l'adresse suivante : http://www.tpsgc.gc.ca/dgve/text/2004_2005-f.html

• Vérification du Rapport financier sur les coûts d'administration imputables au compte du Régime de pensions du gouvernement du Canada pour l'exercice qui s'est terminé le 31 mars 2004;
• Vérification des achats de faible valeur;
• Vérification du cadre de contrôle de la gestion (CCG) pour les évacuations d'urgence en cas d'incendie dans les immeubles appartenant à l'État et respect des mesures prises à cet égard;
• Vérification de la gestion de certains contrats de recours à d'AFPS;
• Vérification préparatoire dirigée - Séparation des tâches dans les pratiques contractuelles à Conseils et Vérification Canada;
• Vérification préparatoire dirigée - Séparation des tâches dans les pratiques contractuelles au Bureau de la traduction;
• Vérification dirigée des mécanismes de responsabilisation et d'assurance de la qualité utilisés par TPSGC pour répondre aux questions inscrites au Feuilleton;
• Vérification du fonds renouvelable du Bureau de la traduction;
• Vérification du fonds renouvelable d'aliénation des biens immobiliers;
• Vérification du fonds renouvelable de Conseils et Vérification Canada ;
• Vérification du fonds renouvelable des Services communs de télécommunications de d'informatique;
• Vérification du fonds renouvelable des services optionnels;
• Vérification du fonds renouvelable des services immobiliers;
• Évaluation de L'Institut du savoir.

2 - Examen des achats de l'ensemble du gouvernement

L'Examen des achats de l'ensemble du gouvernement, dirigé par le secrétaire parlementaire des Travaux publics et des Services gouvernementaux, a débuté en décembre 2003. Le mandat de l'équipe chargée de l'examen était de se pencher sur la gestion, les activités, les politiques, les lois et les objectifs relatifs aux achats dans l'ensemble du gouvernement. Les membres de l'équipe devaient ensuite présenter des recommandations au gouvernement sur la meilleure façon de mener ses activités d'achat : en accélérant et en simplifiant le processus d'approvisionnement et en réduisant les coûts; en adoptant un code d'éthique solide; en obtenant la meilleure valeur possible du point de vue du gouvernement; en soutenant de façon efficace les priorités socioéconomiques du gouvernement; en faisant preuve de transparence, en s'acquittant des obligations de rendre compte et en assumant les responsabilités financières.

Le Groupe a terminé la rédaction du rapport final en janvier 2005. Voici certaines des principales recommandations : établir une approche pangouvernementale de la gestion de produits pour les achats effectués par le gouvernement fédéral en collaboration avec les autres ministères, les représentants de l'industrie et d'autres intervenants; apporter les changements nécessaires aux lois, aux règlements et aux politiques appropriés; l'utilisation des outils d'achat pour l'ensemble du gouvernement, s'il y a lieu, et assurer la formation de ressources humaines afin de refléter le nouveau modèle d'affaires. On peut obtenir de plus amples renseignements sur le rapport final en se rendant à l'adresse suivante : http://www.tpsgc.gc.ca/reports/text/rpp_2004-2005_annexB_b-f.html

Une fois que les observations et les conclusions ont été formulées, on a ajouté de la documentation interne préparée par TPSGC portant sur le recours aux marchés publics pour permettre au gouvernement de réaliser des économies, conformément aux objectifs des Prochaines étapes. Les propositions de TPSGC ont ensuite été présentées au Comité d'examen des dépenses et, suivant la recommandation du Comité, au Cabinet. En se fondant sur les résultats du rapport, on a formulé un plan d'action pour les achats du gouvernement, qui figure dans le Budget 2005.

3 - Comité permanent des comptes publics (CPCP)

A) Gestion de la recherche sur l'opinion publique

La neuvième recommandation du dix-neuvième rapport du CPCP publié en juin 2005 porte sur la gestion de la recherche sur l'opinion publique et prévoit [traduction] : " Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada devra s'assurer que toutes les dispositions relatives à l'obligation d'informer le public soient respectées et que le Ministère rende compte des réalisations à cet égard dans le Rapport ministériel sur le rendement ".

Réponse de TPSGC : Le gouvernement approuve cette recommandation; c'est pourquoi il a renforcé ses efforts pour faire en sorte que tous les ministères qui effectuent des recherches sur l'opinion publique présentent leurs rapports finaux à TPSGC dans les délais prescrits. Selon la Politique de communication du gouvernement du Canada, ces rapports devraient être accessibles à tous les Canadiens et Canadiennes, par l'entremise des bibliothèques nationales, dans les trois mois suivant la fin des travaux de recherche. On a d'ailleurs envoyé des lettres de rappel en ce sens à tous les ministères et organismes et on continuera de le faire régulièrement. Conformément aux observations formulées par la vérificatrice générale, la nouvelle Politique de communication du gouvernement du Canada, adoptée en décembre 2004, stipule que les rapports doivent être fournis sur support papier ou électronique.

On peut trouver de l'information relative à des rapports touchant la recherche sur l'opinion publique ou la publicité sur le site Web de TPSGC : Recherche sur l'opinion publique

http://commnet.gc.ca/por_rop/publication/index_f.html

Publicité

http://publiservice.gc.ca/services/adv-pub/reports/index-f.html

B) Biens immobiliers

Le Comité permanent des comptes publics (CPCP) a examiné le chapitre 8 du Rapport de la vérificatrice générale du Canada publié en décembre 2002, qui porte sur l'acquisition de locaux à bureaux, ainsi que le plan d'action que TPSGC a produit en réponse aux recommandations figurant dans le Rapport. Le CPCP a également tenu des audiences à ce sujet avec des représentants de TPSGC et du Bureau du vérificateur général (BVG) le 24 mars 2003 et a déposé son dix-neuvième rapport à la Chambre des communes le 6 juin de la même année. En tout, le rapport présente sept recommandations ayant trait à l'acquisition de locaux à bureaux. Voici un résumé des réponses du gouvernement au rapport du CPCP, lesquelles ont été présentées au Parlement le 3 novembre 2003, et au Rapport de la vérification générale de 2002 (Chapitre 8: acquisition de locaux à bureaux).

Recommandation 1: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare une description détaillée des progrès réalisés au niveau de l'élaboration et de la révision des plans et des stratégies d'investissement à l'échelle locale et régionale et qu'il communique cette information au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.

En raison du Projet de renouvellement des Biens immobiliers et de l'initiative " Les prochaines étapes ", la mise en oeuvre du régime de Gestion du portefeuille national (GPN) a été reportée à l'automne 2005. Certains documents relatifs à la GPN ont déjà été fournis au personnel du BVG.

Recommandation 2: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare, en collaboration avec les ministères clients, un document contenant une description détaillée des progrès réalisés dans l'élaboration de plans de gestion des locaux, et que cette information soit communiquée au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.

Nous avons travaillé en collaboration avec la DGIS afin d'obtenir les prévisions de la demande des clients. Nous avons établi un modèle pour les plans à long terme en matière de locaux, lequel doit être examiné par le Secteur de la gestion des locaux et du portefeuille dans le cadre d'un processus visant à déterminer sur quels clients l'organisation devra concentrer ses efforts au cours des années à venir. Des contrôles ont été effectués chaque trimestre.

Recommandation 3: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare un document contenant une description détaillée des mesures prises pour renforcer l'analyse des options à long terme, et que cette information soit communiquée au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.

À l'automne 2004, le Ministère a préparé un Rapport sur les activités de location prévues (RALP), qui permet de mieux planifier les mesures à prendre en ce qui a trait aux baux qui arrivent à expiration.

Recommandation 4: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada prépare un document sur les résultats des mesures qu'il a prises pour renforcer et améliorer ses systèmes, politiques et pratiques en matière d'information financière à l'appui de la gestion de projets, qu'il communique cette information au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.

On a approuvé le Cadre de régie de la gestion de l'information et de la technologie de l'information (GI-TI) et on a mis sur pied un comité directeur formé de représentants des régions afin d'examiner des activités de GI-TI et de présenter des recommandations au Comité de gestion de la Direction générale.

En plus d'améliorer la régie des activités de GI-TI, on a regroupé tous les systèmes nationaux de biens immobiliers dans une seule direction, ce qui a permis à la Direction générale d'accroître sa capacité de gérer la suite de systèmes, du point de vue du portefeuille, et d'assurer une meilleure planification des investissements et une plus grande intégration.

On fournit aux cadres supérieurs des rapports trimestriels sur le rendement des projets, dans lesquels on présente des analyses des tendances à l'échelle nationale, des exceptions et des comparaisons. Ces rapports nous permettent d'améliorer la qualité des données recueillies; ils sont utilisés pour mesurer les progrès réalisés et établir des repères en matière de rendement.

TPSGC a éliminé le recours à l'ancien Système de gestion financière (lequel avait été développé par Travaux publics Canada, avant la fusion de 1993) en ajoutant des fonctionnalités semblables au Système financier ministériel commun (SFMC) et au Système de gestion de projet et des activités (SGPA). Le passage au nouveau système a permis de régler des problèmes importants d'intégration de données et de réduire d'importants risques liés à l'utilisation d'un système désuet.

Recommandation 5: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada veille à ce que son rapport sur le rendement contienne de l'information sur l'application (résultats par rapport aux objectifs prévus) des mesures de son plan d'action conçues pour améliorer la planification, l'acquisition et la gestion des locaux à bureaux, qu'il commence à publier cette information dans son rapport sur le rendement portant sur l'exercice financier se terminant le 31 mars 2004.

Le Ministère a amélioré sa façon de rendre compte au Parlement, a défini les objectifs qu'il souhaite atteindre, a présenté des rapports sur le rendement et a expliqué comment les résultats étaient liés aux objectifs; il continuera de le faire de façon régulière.

Améliorations

En 2003-2004, TPSGC a réalisé des progrès pour ce qui est du cycle de planification et de présentation de rapports sur le rendement.

Dans le RMR de 2003-2004, le Ministère a dressé le bilan des progrès réalisés au cours de l'exercice par rapport aux recommandations de la vérificatrice générale et du CPCP et a établi des liens entre les résultats attendus et les objectifs visés.

Dans le Rapport sur les plans et les priorités de 2004-2005, le Ministère a présenté un tableau intitulé Rapports au Parlement, qui montre les activités prévues liées aux recommandations de la vérificatrice générale et du CPCP.

Ensuite, le Ministère et la Direction générale ont établi l'Architecture d'activités de programmes (AAP), laquelle comprenait notamment : le dictionnaire de l'AAP, les résultats attendus, les indicateurs de rendement (IR), les extrants et les IR connexes (ceux-ci permettent de voir les liens entre les objectifs stratégiques du Ministère et les résultats attendus). Cette nouvelle structure a été utilisée pour préparer le RPP de 2005-2006.

Recommandation 6: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada presse le gouvernement du Canada de modifier la Politique sur le cadre de gestion des biens immobiliers, la Politique sur les services communs et les autres politiques pertinentes de manière que TPSGC puisse facturer directement aux ministères clients ses services de gestion des locaux, et que le Ministère fasse rapport à ce sujet au Comité des comptes publics au plus tard le 31 mars 2004.

Lorsque nous avons analysé les mécanismes possibles pour la prestation de services dans le cadre du renouvellement des BI, nous avons conclu qu'en mettant en oeuvre un programme rigoureux pour ce qui est des services de gestion des locaux, nous obtiendrons des résultats semblables à ceux d'un régime utilisateur-payeur sans avoir les inconvénients associés à ce type de système, particulièrement le fardeau de mettre en oeuvre un régime utilisateur-payeur dans l'ensemble du gouvernement. Ce programme se fonderait sur des normes précises en matière de locaux et de logement. Il s'intégrerait à l'enveloppe de locaux actuelle et correspondrait aux objectifs de croissance approuvés (13 pour cent) pour les outils de gestion.

Rien dans le renouvellement des BI n'empêche le gouvernement ou la DGBI d'instaurer un régime utilisateur-payeur plus tard. On a cependant jugé qu'il ne s'agissait pas du moyen le plus efficace d'assurer le renouvellement de la prestation des services de BI ou l'atteinte des objectifs prioritaires du gouvernement à l'heure actuelle.

Ces conclusions figurent dans le rapport sur le renouvellement des BI présenté au sous-ministre de TPSGC en septembre 2004. Dans ce rapport, on évalue les options les plus efficaces pour assurer le renouvellement de la fourniture de locaux à bureaux à vocation générale au sein du gouvernement fédéral.

Recommandation 7: Que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada recueille auprès de tous ses ministères et organismes clients toutes les informations financières et les informations de gestion pertinentes relatives aux services de gestion de locaux et prépare un rapport financier consolidé reposant sur la comptabilité d'exercice intégrale contenant des renseignements détaillés sur le coût des services de gestion de locaux et les services immobiliers dans l'ensemble de l'administration fédérale et qu'il dépose ce rapport au Parlement tous les ans à partir du 1^eravril 2004.

On a formé un groupe de travail composé de représentants du SCT et de TPSGC afin d'élaborer un outil de collecte de données. Cet outil aurait été utilisé pour répondre à la recommandation formulée par le CPCP. Le SCT a entrepris le processus de consultation des intervenants à l'été 2004 et a rencontré le Comité consultatif du CT en matière de biens immobiliers à deux reprises afin d'informer les membres des recommandations du CPCP et d'obtenir leur collaboration. Malheureusement, le projet ne s'est pas concrétisé et nous n'avons pas obtenu les résultats attendus.

La stratégie de renouvellement des Biens immobiliers et, surtout, le travail visant la réalisation des économies définies par le CED sont des résultats tangibles des efforts déployés par les BI de TPSGC pour réduire les frais de logement du gouvernement.