LIGNES DIRECTRICES

Gestion des biens

Bulletin politique 151

OBJECTIFS DE LA POLITIQUE

1. Prescrire la marche à suivre pour faire en sorte :

1. que les biens matériels du Service correctionnel du Canada (SCC) soient protégés;
2. que le Service gère ses biens matériels de façon efficace;
3. que les gestionnaires soient conscients de la responsabilité qu'ils ont quant à la sécurité du matériel acheté ou produit par eux ou pour eux, et à la sécurité du matériel en leur possession;
4. que le Service exécute des programmes à l'aide du meilleur matériel possible.

INSTRUMENTS HABILITANTS

2. Politique du Conseil du Trésor sur la gestion du matériel;
Manuel du Conseil du Trésor, Fonction de contrôleur, chapitre 4-10 - Politique sur la comptabilité des stocks;
Directive du commissaire no 350 - Services de gestion du matériel et des approvisionnements.

RENVOIS

3. Directive du commissaire no 335 - Parc automobile;
Instructions permanentes no 670 - Matériel de sécurité;
Document du SCC sur le Pouvoir financier de signer, annexe 26 - Approvisonnement;
Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
Manuel de procédures des comptes publics, Receveur général du Canada, Lettre de déclaration;
Règles de conduite professionnelle du SCC;
Code de discipline du SCC.

EXIGENCES

4. Le Service doit veiller à ce que tous les biens soient comptabilisés et gérés de manière à assurer leur utilisation appropriée, conformément aux politiques des organismes centraux. Il revient à Corcan de comptabiliser et de gérer ses propres biens. Le SCC doit également faire en sorte :

1. que tous les stocks de produits consommables soient vérifiés de manière que les fonds publics soient utilisés avec efficience pour regarnir ou entretenir les stocks et pour distribuer les articles stockés;
2. qu'il y ait suffisamment d'espace d'entreposage pour répondre aux besoins et que l'entreposage soit réellement effectué et contrôlé selon les méthodes en usage;
3. que l'aliénation des ressources matérielles jugées excédentaires se fasse en conformité avec les politiques des organismes centraux et qu'elle soit coordonnée par un Comité d'étude sur la disposition des biens;
4. qu'une enquête administrative soit tenue pour examiner et consigner par écrit les pertes de stocks et (ou) de biens d'une valeur inférieure à 1 000 $;
5. qu'un Comité d'examen des biens soit formé pour faire enquête sur les pertes de stocks et (ou) de biens d'une valeur supérieure à 1 000 $ et inférieure à 25 000 $, et en rendre compte;
6. qu'un Comité d'inspection des biens soit formé pour faire enquête sur les pertes de stocks et (ou) de biens d'une valeur supérieure à 25 000 $, et en rendre compte;
7. que la valeur ou les frais d'aliénation soient considérés comme faisant partie de chaque mesure d'aliénation;
8. qu'un inventaire des stocks soit effectué au moins une fois par année.

RESPONSABILITÉS

Gardien

5. Le gardien (détenteur du bien) est responsable de l'équipement, du mobilier et du matériel qui lui sont prêtés pendant qu'il est à l'emploi du Service. Par conséquent, il doit en tout temps être capable de répondre de tous les biens acquis par lui ou en son nom et n'ayant pas été aliénés conformément aux politiques sur les biens excédentaires de la Couronne.

6. Le gardien doit veiller à ce que tous les biens et articles attrayants achetés au moyen de la carte d'achat soient consignés dans le système de gestion des biens du Service.

7. Les gardiens sont tenus de signaler au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle le déplacement, l'acquisition, le transfert, les dommages ou la perte d'un bien, sauf dans les cas où l'activité est entreprise par le technicien de la Gestion de l'information. Le système de repérage de la Gestion de l'information qui est utilisé pour les ordinateurs ne doit pas servir à repérer l'emplacement de biens d'équipement et d'articles attrayants.

8. Le formulaire SCC 1026, intitulé « Permission de retirer du matériel de l'immeuble », sert à consigner toute activité liée au retrait des locaux d'un article, d'un bien ou d'équipement.

9. Le prêt d'un ordinateur portatif nécessite l'autorisation du coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle, ou celle d'un autre membre du personnel autorisé désigné, à qui ce pouvoir a été délégué. Une copie de tous les formulaires portant cette autorisation doit être remise au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle.

10. Le prêt d'un bien (autre qu'un ordinateur portatif) à un employé qui l'utilisera pour travailler à l'extérieur de son lieu normal de travail (p. ex., à la maison) nécessite l'autorisation préalable du chef de secteur de l'unité opérationnelle, du directeur adjoint de l'établissement ou du gestionnaire de secteur compétent. L'autorisation indiquera les motifs du prêt et la date de retour prévue. Le formulaire SCC 1216, intitulé « Prêt de biens de l'État aux employés », doit être rempli et transmis au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle.

11. Pour qu'un bien puisse être prêté à une personne autre qu'un employé (p. ex., à un aumônier sous contrat), les deux parties doivent remplir le formulaire SCC 1217, intitulé « Contrat de prêt de matériel ». Une copie de l'entente dûment signée doit ensuite être transmise au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle.

12. Les Règles de conduite professionnelle du SCC serviront de principe directeur dans l'application de la politique. Le Code de discipline du SCC touche tous les employés qui ont recours à cette politique à mauvais escient ou n'en tiennent pas compte volontairement.

Unité opérationnelle

13. Chaque unité opérationnelle ou complexe doit désigner un coordonnateur de la gestion des biens.

14. Il revient au directeur de l'établissement, au chef du centre de responsabilité compétent ou au contrôleur à l'administration centrale de veiller à la prise de mesures pour enquêter sur les écarts constatés relativement aux biens. Ces mesures incluent la tenue d'une enquête administrative ou la formation d'un Comité d'examen des biens ou d'un Comité d'inspection des biens, tel qu'il est précisé dans le présent document.

15. Le chef de centre de responsabilité doit veiller à ce qu'un inventaire matériel des biens soit dressé chaque année.

16. Les agents principaux des Finances et de la Gestion du matériel de chaque unité opérationnelle prépareront et cosigneront la Certification du dénombrement des stocks, puis la feront parvenir au contrôleur régional. Une copie du rapport d'inventaire sera aussi envoyée au responsable régional de la Gestion du matériel.

Gestion du matériel

17. Les agents de la Gestion du matériel ont comme principale responsabilité de veiller à ce que des procédures administratives adéquates soient en place pour protéger les biens matériels contre la perte, le vol et l'usage abusif. Ils veillent à ce que les détails des biens soient consignés dans le système de gestion des biens utilisé par le Service. De plus, ces agents sont responsables de la planification, de la gestion et de la tenue des dénombrements de stocks. S'ils ne sont pas les détenteurs des biens, ils peuvent également participer à l'activité d'inventaire.

18. On se servira de l'annexe A, intitulée « Description du matériel », pour procéder au dénombrement des stocks du SCC.

19. L'annexe B dresse la liste nationale des articles attrayants, laquelle est approuvée par les responsables régionaux de la Gestion du matériel aussi souvent qu'il s'avère nécessaire de le faire.

20. Les responsables d'activités telles que les Programmes correctionnels, les Services d'alimentation et les Services de santé doivent s'assurer que le personnel de leurs secteurs respectifs effectue le dénombrement des biens matériels de la manière suivante :

1. les articles de cantine et les stupéfiants contrôlés (prescrits), selon les pratiques régionales;
2. les stupéfiants non contrôlés (non prescrits), selon les pratiques régionales;
3. les aliments, tous les mois.

21. Les responsables d'autres activités nécessitant l'usage de biens énumérés à l'annexe A doivent voir à ce que le dénombrement des biens matériels soit exécuté tous les ans.

22. Les agents de la Gestion du matériel doivent veiller à ce que le dénombrement des biens matériels soit exécuté une fois par année dans le cas de tous les autres biens, y compris ceux énumérés à l'annexe B.

23. Les articles suivants constituent des exceptions : les stocks de pièces de rechange de sécurité électronique, de logiciels dont le coût est inférieur à 10 000 $, ainsi que les meubles et accessoires de bureau. Ces articles n'ont pas besoin d'être consignés dans le système de gestion des biens du Service.

24. Tous les transferts, internes ou externes, ou tout retrait à court terme des lieux (comme un prêt ou un retrait du bien pour réparation), doivent être signalés au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle ou à un membre du personnel autorisé qui a été désigné à cette fin.

25. Les gardiens doivent signaler au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle toute transaction entreprise en vue de déplacer un bien.

26. Le coordonnateur de la gestion des biens désigné dans chaque unité opérationnelle (ou complexe) est chargé :

1. de consigner l'emplacement de tous les biens d'équipement et articles attrayants dans le système de gestion des biens utilisé par le Service, et d'en assurer le suivi;
2. de veiller à la gestion des inventaires de stocks, comme il est décrit dans le présent document;
3. de faire partie des Comités d'examen des biens.

27. Le dénombrement des biens doit être géré par le coordonnateur de la gestion des biens conformément à l'annexe C, intitulée « Comment effectuer un inventaire des biens ».

28. Le coordonnateur de la gestion des biens doit soumettre la liste des biens endommagés ou perdus au directeur de l'établissement ou au chef de centre de responsabilité compétent afin que des mesures soient prises. Une copie du rapport final visant à obtenir la permission de radier les écarts doit être transmise aux responsables régionaux de la Gestion du matériel et des Finances.

29. Le responsable régional de la Gestion du matériel peut procéder à l'aliénation en vue de réduire les coûts. Il doit cependant tenir un registre de tous les dons et le soumettre, dans un délai de 30 jours suivant la donation, au contrôleur régional pour fins de contrôle. Ce pouvoir ne doit pas être délégué à une autre personne.

30. De plus amples détails sur la mise en application au SCC de la politique portant sur l'aliénation des biens meubles excédentaires de la Couronne sont fournis à l'annexe D du présent document.

Finances

31. Les agents des Finances doivent veiller à ce que tous les biens d'équipement et articles attrayants soient consignés par les responsables de la Gestion du matériel dans le système de gestion des biens utilisé par le Service.

32. Les agents des Finances doivent participer à la planification de l'inventaire, à la mise à l'essai et à l'examen des dénombrements des stocks pour s'assurer que la détermination des quantités, de la condition et de la valeur des stocks se fasse en toute indépendance et de manière exacte et exhaustive. Ils doivent aussi recommander des améliorations, au besoin.

33. Les résultats du dénombrement des stocks doivent être communiqués au contrôleur à l'administration centrale, par l'entremise du contrôleur régional, en joignant un appendice à la Lettre de déclaration (voir les Procédures des comptes publics).

34. Les agents des Finances doivent veiller à ce que toutes les radiations de stocks perdus et de biens manquants, de même que les modifications nécessaires, soient consignées chaque année dans les registres d'inventaire.

35. Le contrôleur régional détient le pouvoir final de décision en ce qui a trait à la radiation de biens manquants d'une valeur supérieure à 10 000 $. Le chef du centre de responsabilité a le pouvoir de radier les biens manquants d'une valeur inférieure à 10 000 $.

Comité d'étude sur la disposition des biens

36. Le Comité d'étude sur la disposition des biens doit veiller à ce que :

1. le matériel jugé excédentaire soit redistribué au sein du Service, dans la mesure du possible (c.-à-d. remis à neuf, réutilisé ou recyclé);
2. le matériel excédentaire soit identifié comme utilisable ou non utilisable;
3. les mesures d'aliénation appropriées soient recommandées.

37. Le Comité d'étude sur la disposition des biens doit tout au moins être composé d'agents des Finances et de la Gestion du matériel, de la personne responsable du bien aliéné (s'il y a lieu) et du coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle.

Comité d'examen des biens

38. Un Comité d'examen des biens doit être formé pour mener une enquête sur toute perte de stocks ou de biens d'une valeur supérieure à 1 000 $ et inférieure à 25 000 $ par incident.

39. Le Comité d'examen des biens de l'unité opérationnelle doit conserver dans des dossiers le détail des pertes et des mesures prises pour les éviter dans le futur. Le dossier des activités doit être conservé aux fins de vérification. Des procédures identiques s'appliquent aux excédents de stocks. Une copie du rapport d'enquête et des recommandations doit être acheminée au chef de centre de responsabilité.

40. Le Comité d'examen des biens doit être composé d'agents des Finances et de la Gestion du matériel ainsi que du coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle, qui participe à distance. La personne responsable des biens perdus peut être appelée à témoigner.

41. Pour toute perte de moins de 1 000 $, une enquête administrative est tenue afin d'examiner l'incident et de le consigner par écrit, si le chef du centre de responsabilité le juge opportun. Des agents des Finances et de la Gestion du matériel doivent participer à cette enquête. Une copie des documents d'enquête et des résultats doit être transmise aux chefs des Finances et de la Gestion du matériel de l'unité opérationnelle. Une copie du rapport doit être envoyée uniquement à titre d'information au contrôleur régional et au responsable régional de la Gestion du matériel.

42. Les membres du Comité représentant les Finances et la Gestion du matériel doivent examiner, approuver et recommander la radiation des stocks perdus ou des biens manquants ainsi que les modifications apportées aux registres d'inventaire. Une copie du rapport de radiation doit être transmise à l'autorité qui a ordonné la tenue de l'enquête, au contrôleur régional et au responsable régional de la Gestion du matériel.

Comité d'inspection des biens

43. Un Comité d'inspection des biens doit être formé pour faire enquête sur les dommages et les pertes de stocks ou de biens d'une valeur supérieure à 25 000 $ par incident, et en rendre compte.

44. Le Comité d'inspection des biens doit être composé des agents principaux des Finances et de la Gestion du matériel de la région, ainsi que du coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle. Ce comité peut, au besoin, faire appel à des gestionnaires ou à tout autre membre du personnel pour expliquer la perte et faire des recommandations afin de prévenir de nouveaux incidents.

45. Les membres du Comité représentant les Finances et la Gestion du matériel doivent examiner, approuver et recommander la radiation des stocks perdus, des biens manquants ou des excédents de stocks ainsi que les modifications apportées aux registres d'inventaire.

46. Pour toutes les pertes supérieures à 25 000 $ et inférieures à 100 000 $ par incident, une copie du rapport et des recommandations doit être transmise aux cadres dirigeants compétents de la région.

47. Pour toutes les pertes supérieures à 100 000 $ par incident, une copie du rapport et des recommandations doit être transmise aux cadres dirigeants compétents de la région et au contrôleur à l'administration centrale.

GESTION DU PARC AUTOMOBILE

48. Les véhicules figurant sur l'inventaire du Service doivent être contrôlés conformément à la Directive du commissaire no 335 sur le parc automobile. Le Service doit aussi consigner ces biens dans le système de gestion des biens en usage.

La Commissaire adjointe des Services corporatifs,
Original signé par :
Louise Saint-Laurent

Annexe A - DESCRIPTION DU MATÉRIEL

Armes, armes à feu et munitions

Cette catégorie comprend tous les fusils, les carabines, les armes de main, les munitions et autres articles connexes énumérés dans le Manuel du matériel de sécurité du SCC. Toutes les armes à feu doivent être consignées dans le système de gestion des biens du Service.

Stupéfiants et drogues

Comprend tous les médicaments, prescrits ou non.

Matériel attrayant

Il s'agit d'un article évalué à moins de 1 000 $, qui est d'usage courant dans sa forme actuelle ou légèrement modifiée. Normalement, il peut être transporté à la main, facilement dérobé ou converti à un usage personnel. L'annexe B contient la liste nationale des articles attrayants.

Tous ces articles doivent être consignés dans le système de gestion des biens utilisé par le Service.

Formulaires numérotés en série

Il s'agit des formulaires qui doivent être gardés en lieu sûr et contrôlés suivant leur numéro de série individuel.

Matériel dangereux

Cette catégorie comprend tout matériel qui est inflammable, corrosif, oxydant, explosif, toxique ou radioactif.

Matériel consommable

Comprend tout matériel qui s'épuise ou se consomme à l'usage, pour lequel on ne tient pas de dossiers une fois qu'il a été livré à l'usager (p. ex., les matériaux de construction, les fournitures d'impression et de bureau, les articles d'hygiène, les produits de nettoyage non dangereux, le pétrole, l'huile et les lubrifiants).

Nota 1 : Cette catégorie englobe les articles emmagasinés en vrac par les Services en établissement, pour lesquels les consommateurs sont les détenus ou les agents du SCC.

Nota 2 : Les inventaires du matériel consom-mable doivent seulement être exacts à 95 p. 100 en raison de la nature des articles, du risque de perte, du volume des opérations et de l'effort qu'exige le contrôle de ces articles en regard des avantages que procure ce contrôle.

Articles du Dépôt national

Comprend tous les articles entreposés à l'échelle nationale au dépôt de Laval, comme les vêtements, la literie, la lingerie et les uniformes.

Véhicules, équipement de construction et de ferme

Comprend tous les véhicules motorisés. Cette catégorie peut aussi inclure les véhicules non motorisés conçus pour être rattachés à un véhicule motorisé.

Articles de cantine des détenus

Comprend tous les articles de cantine approuvés qui sont achetés par le Service à même les fonds publics ou par la cantine des détenus pour y être vendus aux détenus.

Matériel industriel

Il s'agit des articles de matériel qui ne peuvent être consommés que par la dépréciation et l'usage. Même si ces articles peuvent être fixés ou mis en place dans des endroits prescrits, ils ne perdent pas leur identité ni ne deviennent des parties intégrantes d'autres installations ou matériel. Normalement, les articles de cette catégorie doivent recevoir des services d'entretien réguliers. Ils incluent tous les articles contrôlables des ateliers industriels et professionnels.

Matériel de TED

Comprend tout le matériel de traitement électronique des données comme les micro-ordinateurs, les terminaux, les imprimantes, les multiplexeurs et les modems.

Articles entreposés appartenant à l'établissement

Cette catégorie comprend tous les articles temporairement entreposés par les responsables de la Gestion du matériel et pour lesquels les gestionnaires de centre d'activité assument la responsabilité.

Biens d'équipement mobiliers

Il s'agit d'un article qui a une durée de vie utile de plus d'un an, qui est destiné à servir de façon continue et qui est évalué à plus de 1 000 $.

Biens d'équipement mobiliers amortis

Un article dont la durée de vie utile est supérieure à un an et dont le coût d'acquisition est de 10 000 $ ou plus, excluant la TPS et la TVH, sera capitalisé et amorti pendant sa durée de vie utile.

Tous les biens d'équipement doivent être consignés dans le système de gestion des biens utilisé par le Service.

Annexe B - LISTE NATIONALE DES ARTICLES ATTRAYANTS

Toutes les armes à feu
Imprimante
Scanneur
Appareil photographique
Graveur de CD
Lecteur de CD-ROM externe
Déchiqueteuse
Télécopieur
Ordinateur de poche
Unité externe parallèle
Téléviseur
Magnétoscope
Matériel d'audioconférence et de vidéoconférence

La présente liste doit être examinée et approuvée par les responsables régionaux de la Gestion du matériel aussi souvent qu'il s'avère nécessaire de le faire.

Annexe C - COMMENT EFFECTUER UN INVENTAIRE DES BIENS

OBJECTIF

1. Le présent document décrit les procédures minimales à suivre pour la planification et la tenue de l'inventaire de tous les biens d'équipement et articles attrayants qui sont énumérés dans les Lignes directrices no 350-1 portant sur la gestion des biens. Il ne s'agit pas d'un document pratique exhaustif.

2. Le rapprochement de l'inventaire matériel et des registres de biens dans chaque unité opérationnelle du Service correctionnel du Canada (SCC) permettra aux gestionnaires de toutes les régions de certifier leurs avoirs financiers. Le commissaire pourra alors fournir au receveur général et au vérificateur général une déclaration écrite concernant l'inventaire des biens du SCC.

3. Les procédures prescrites dans le présent document doivent être suivies dans toutes les unités opérationnelles du SCC.

PLANIFICATION DE L'INVENTAIRE MATÉRIEL

4. Le responsable régional de la Gestion du matériel entreprend la planification, en consultation avec l'agent des Finances et le coordonnateur de la gestion des biens de chaque unité opérationnelle ainsi que le contrôleur régional. Le coordonnateur de la gestion des biens est le membre du personnel qui est responsable, dans chaque unité opérationnelle, de l'entretien et de la mise à jour de la base de données du système de gestion des biens; il est également chargé d'effectuer l'inventaire annuel des biens de l'unité.

5. Sachant qu'il est nécessaire de faire l'inventaire matériel tous les ans, le responsable régional de la Gestion du matériel, les coordonnateurs de la gestion des biens et les agents des Finances peuvent planifier les activités en conséquence. Ces modalités peuvent aussi s'appliquer à l'exécution d'un inventaire local n'importe quand, lorsque les gestionnaires estiment qu'il serait bon de procéder à des rapprochements dans leurs propres dossiers d'inventaire.

6. Confirmer la date de démarcation de l'inventaire matériel - Le dernier jour où les biens reçus seront inclus dans l'inventaire peut être la date de clôture de l'exercice, le 31 mars, ou une autre date vers la fin de l'exercice. Les coordonnateurs de la gestion des biens doivent s'assurer que tous les biens reçus avant la date de démarcation et ceux qui peuvent être en cours d'acheminement et ont été expédiés FAB au point d'expédition sont consignés dans le système de gestion des biens. Tout autre ajustement de l'exercice précédent doit être fait avant de produire les rapports servant à effectuer le rapprochement. Les biens reçus après la date de démarcation ne devraient être consignés dans le système de gestion des biens qu'une fois le rapprochement terminé, et les documents pertinents (c.-à-d. les bordereaux de marchandises) pris en note.

7. Sélectionner les membres du personnel qui procéderont à l'inventaire des stocks - Les responsables régionaux de la Gestion du matériel et les coordonnateurs de la gestion des biens doivent désigner des personnes compétentes pour faire l'inventaire. Il est suggéré de constituer des équipes d'au moins deux personnes (une pour recenser chacun des biens et une autre pour inscrire les résultats). Du personnel d'agence peut être embauché à cet effet, sauf dans les bureaux de libération conditionnelle ou autres établissements possédant peu de biens. Cet exercice peut aussi être confié à des employés. Il importe de souligner que le coordonnateur de la gestion des biens gère l'inventaire matériel, mais ne devrait pas participer au dénombrement des stocks.

8. Établir la ou les dates d'inventaire dans chaque établissement - Le responsable régional de la Gestion du matériel, en consultation avec le coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle, doit évaluer le temps requis pour effectuer l'inventaire, lequel sera fonction du nombre d'employés disponibles.

9. Prévenir tout le personnel concerné par écrit ou par un moyen électronique - Le coordonnateur de la gestion des biens prendra soin d'indiquer le moment où l'inventaire aura lieu dans chaque secteur. Il faudra demander aux membres du personnel d'avoir tous les articles prêts à être inspectés le jour de l'inventaire. Les employés devraient également avoir en leur possession le formulaire SCC 1026, intitulée « Permission de retirer du matériel de l'immeuble », pour tous les biens qu'ils détiennent hors du lieu de travail (p. ex., un ordinateur prêté pour travailler à la maison pour le compte du SCC).

10. Obtenir des autocollants confirmant l'inventaire (facultatif) - Le coordonnateur de la gestion des biens peut décider de s'en servir. Il s'agit habituellement de petites pastilles de couleur ou d'autres autocollants facilement reconnaissables que l'on appose sur chaque article après qu'il a été inspecté. L'utilisation de ces autocollants permet aux employés de distinguer d'un coup d'œil les biens qui ont été vérifiés et ceux qui ne l'ont pas encore été.

11. Préparer les rapports nécessaires pour l'inventaire matériel - Le coordonnateur de la gestion des biens devrait produire ces rapports après avoir entré toutes les transactions ayant trait à l'inventaire jusqu'à la date de démarcation inclusivement.

INVENTAIRE MATÉRIEL

12. Les employés qui procèdent à l'inventaire, ou dresseurs d'inventaire, doivent systématiquement vérifier tous les biens dans chaque aire de travail, en présence de l'employé concerné. Ils examineront tous les placards, armoires, unités de rangement et classeurs pour localiser et recenser tous les biens. Le numéro d'inventaire sur l'étiquette d'inventaire apposée sur chaque bien doit être comparé à celui inscrit dans le rapport.

1. Si le bien se trouve à l'endroit indiqué dans le rapport, un autocollant de confirmation d'inventaire pourra y être apposé (facultatif).
2. Si les dresseurs d'inventaire trouvent des biens ne figurant pas dans le rapport, ils doivent prendre note du numéro d'inventaire (qui se trouve sur l'étiquette) et du numéro de série de chacun, et donner une description complète du bien (y compris le nom du fournisseur, la date d'acquisition, etc.) ainsi qu'une explication (fournie par le gardien, le propriétaire du bien), afin que l'on puisse faire le rapprochement par la suite. Un autocollant peut également être apposé sur le bien (facultatif).
3. S'il n'y a pas d'étiquette d'inventaire sur un bien, il faut noter le numéro de série et donner une description complète du bien ainsi qu'une explication (fournie par le gardien du bien) pour fins d'ajustement et de signalement par la suite dans un inventaire. Un autocollant peut aussi être apposé sur le bien (facultatif).
4. Si un bien est énuméré dans le rapport mais qu'il ne se trouve pas à l'endroit indiqué, les dresseurs d'inventaire doivent inscrire dans le rapport que l'article est manquant. Ils demanderont au gardien s'il sait ce qu'il en est advenu et consigneront sa réponse (l'article peut avoir été installé ailleurs, où on le trouvera par la suite).

13. Les agents des Finances des unités opérationnelles observeront de façon sélective les activités d'inventaire matériel, effectueront des vérifications au hasard ou des dénombrements par sondage, et examineront les résultats pour confirmer que l'inventaire matériel est exact. Le personnel des Finances doit aussi vérifier si la date de démarcation a été respectée et s'il y a eu des arrivages, des sorties ou des transferts au cours du dénombrement des stocks.

14. Les dresseurs d'inventaire doivent vérifier que tous les biens en la possession du gardien ont été inventoriés et vus. Ils prendront note des biens inventoriés ou autres qui, au dire du gardien, se trouvent ailleurs (p. ex., dans sa voiture ou à la maison).

15. De plus, ils consigneront tous les commentaires pertinents qui leur sont formulés.

16. Les dresseurs d'inventaire doivent faire part de toutes les constatations, ainsi que fournir toutes les notes écrites et les rapports annotés sur les biens en la possession du gardien, au coordonnateur de la gestion des biens pour fins d'examen et de conservation. Ils contribueront au rapprochement d'inventaires au besoin. Le coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle doit signaler tout écart, par écrit, à son supérieur et aux Finances.

RAPPROCHEMENT DES INVENTAIRES DE BIENS

17. On doit procéder au rapprochement entre l'inventaire matériel et l'inventaire des biens inscrits dans le système de gestion des biens.

18. Les employés chargés de l'inventaire doivent aider le coordonnateur de la gestion des biens à confirmer que tous les biens recensés au cours de l'inventaire matériel sont correctement énumérés dans le système de gestion des biens et que tout bien manquant est repéré ou signalé en vue d'une radiation éventuelle.

Biens utilisés hors du lieu de travail

19. Il devrait être de pratique courante, pour le coordonnateur de la gestion des biens, de sélectionner au hasard un échantillon représentatif de biens prêtés pour utilisation hors du lieu de travail et n'ayant pas fait l'objet de vérification visuelle lors de l'inventaire matériel. En l'absence du formulaire SCC 1216 - intitulé « Prêt de biens de l'État aux employés » - dûment rempli pour un bien prêté, le bien pourra être inspecté à l'emplacement extérieur, et un formulaire sera rempli et approuvé par le chef de secteur, le directeur adjoint ou le gestionnaire de secteur. Le bien prêté devrait être correctement consigné dans le système de gestion des biens. Une autre solution consiste à demander au gardien du bien de le ramener sur le lieu de travail. Le formulaire précité doit être rempli pour la nouvelle période de l'entente, et le prêt doit être confirmé par le chef de secteur, le directeur adjoint ou le gestionnaire de secteur.

20. Si un ou des biens doivent être examinés hors du lieu de travail, le coordonnateur de la gestion des biens doit visiter le lieu en question, accompagné du gardien, puis signaler l'emplacement et l'état du bien ainsi que consigner celui-ci.

Biens inventoriés inscrits dans le rapport d'inventaire des biens du SCC

21. Si la description complète d'un bien inventorié ne concorde pas avec l'information qui figure dans le système de gestion des biens, il faut remplir le formulaire SCC 958, intitulé « Enregistrement et transaction de biens », en vue d'inscrire l'information exacte dans le système. La situation peut se produire en particulier dans le cas de l'équipement micro-informatique, lorsque, par exemple, on a fourni au gardien un nouveau moniteur (plus gros, de meilleure qualité) et que cette amélioration n'a pas déjà été consignée.

22. Dans la plupart des autres cas, cependant, il n'y a pas de mesure additionnelle à prendre pour faire le rapprochement des inventaires de biens, étant donné que l'inventaire matériel concorde avec le relevé d'inventaire dans le système de gestion des biens.

Biens inventoriés non énumérés dans le rapport d'inventaire des biens du SCC

23. Dans le cas des biens portant un numéro d'étiquette d'inventaire mais n'apparaissant pas dans le rapport sur les biens en la possession du gardien, il faut examiner les documents de réception que l'on a en main pour les biens livrés après la date de démarcation de l'inventaire. Si le bien est recensé, on vérifie que le gardien et l'endroit sont inscrits correctement dans les documents de réception. Aucune autre mesure ne s'impose, étant donné que ces biens seront inscrits dans le système après le rapprochement.

24. Pour tout bien portant un numéro d'étiquette d'inventaire et n'ayant pas été reçu après la date de démarcation, il faut examiner la liste maîtresse par numéro d'inventaire dans le système de gestion des biens, en vue de trouver le relevé d'inventaire du bien (dernier gardien et dernier emplacement). On vérifie dans le rapport d'inventaire des biens du SCC l'emplacement inscrit dans le système, afin de confirmer que les employés qui ont effectué l'inventaire matériel dans ce secteur ont indiqué que le bien était manquant. Le formulaire SCC 958, intitulé « Enregistrement et transaction de biens », doit être rempli pour consigner le transfert et inscrire le nouvel emplacement du bien dans le système.

Biens manquants

25. Le gardien et le coordonnateur de la gestion des biens doivent s'efforcer de repérer les biens figurant sur le rapport d'inventaire des biens du SCC qui ne se trouvent pas dans l'aire de travail du gardien.

26. Il faut dresser une liste de ces biens et la comparer aux biens ajoutés dans les autres rapports d'inventaire des biens du SCC dont on dispose pour ce lieu de travail. Le bien peut avoir été installé ailleurs sans que le gardien en ait avisé le coordonnateur de la gestion des biens. Si on le trouve, on doit remplir le formulaire SCC 958, intitulé « Enregistrement et transaction de biens », afin de consigner le transfert et d'inscrire l'emplacement exact du bien dans le système.

27. Si le bien ne peut pas être repéré sur les lieux de travail, on mène une enquête. Il s'agit d'interroger le gardien désigné afin de déterminer si le bien a été envoyé ailleurs (transfert interne ou externe) ou déclaré excédentaire (vérifier les registres de matériel excédentaire). On doit ensuite prendre les mesures nécessaires pour corriger le système et demander un relevé au gestionnaire du centre d'activité.

28. Si le bien ne peut être repéré, il faut inscrire « manquant » dans l'espace réservé aux commentaires sur le relevé d'inventaire, puis ajouter le bien à la liste des biens à radier.

29. Le coordonnateur de la gestion des biens doit remplir les formulaires SCC 577, « Page couverture du Rapport du Comité d'étude sur la disposition des biens », et SCC 578, « Demande de disposition des biens et document d'approbation », pour tous les biens manquants. Le Comité d'étude sur la disposition des biens ou le Comité d'inspection des biens se réunira alors pour procéder aux radiations avant la signature de la Certification du dénombrement des stocks.

Biens sans étiquette d'inventaire

30. Les biens sans étiquette d'inventaire devraient être mis de côté pour le rapprochement final, car il se peut que l'étiquette se soit détachée ou ait été enlevée. Une fois le rapprochement terminé sur tous les autres biens, il faut comparer la description du bien (y compris le numéro de série) à la liste maîtresse du système de gestion des bien et à la liste de biens à radier, afin de déterminer s'il s'agit d'un bien manquant. Dans l'affirmative, on doit prendre note du numéro d'inventaire, apposer une nouvelle étiquette sur le bien et remplir le formulaire SCC 958, intitulé « Enregistrement et transaction de biens », en vue d'inscrire l'information exacte (p. ex., le gardien et l'emplacement actuels) dans le système de gestion des biens.

31. Si le bien n'apparaît pas dans les relevés d'inventaire du système de gestion des biens, il faut l'ajouter à l'inventaire. Il s'agit alors d'obtenir le plus de renseignements possible de la part du gardien (c.-à-d. la date et le mode d'acquisition, le nom du fournisseur, le prix d'achat, etc.) et d'essayer de trouver les documents relatifs à l'acquisition afin de confirmer ces détails, si possible. Pour ajouter le bien à l'inventaire dans le système de gestion des biens, on doit remplir le formulaire SCC 958, intitulé « Enregistrement et transaction de biens », puis attribuer au bien un numéro d'inventaire. Il faut apposer l'étiquette d'inventaire sur le bien et le double de l'étiquette sur le formulaire précité. Enfin, le bien est inscrit dans le système en créant un nouveau relevé d'inventaire.

Radiation de biens

32. Le coordonnateur de la gestion des biens doit soumettre la liste des biens à radier au directeur de l'établissement ou au chef du centre de responsabilité, ainsi qu'une copie aux responsables régionaux de la Gestion du matériel et des Finances. Le directeur ou le chef du centre de responsabilité prendra les mesures appropriées et obtiendra l'autorisation adéquate du Comité d'examen ou d'inspection des biens. Après avoir examiné la situation et mené une enquête, les membres du Comité recommanderont des mesures correctives et approuveront la radiation de ces biens en signant le formulaire SCC 577, « Page couverture du Rapport du Comité d'étude sur la disposition des biens ».

33. Le coordonnateur de la gestion des biens peut ensuite éliminer de la base de données les biens manquants figurant dans le rapport du Comité d'inspection.

CERTIFICATION D'INVENTAIRE

34. Le coordonnateur de la gestion des biens doit procéder à la certification de l'inventaire des biens de l'unité opérationnelle quand :

1. il a en main tous les rapports sur les biens en la possession du gardien, dûment signés;
2. l'inventaire matériel des biens concorde avec les relevés d'inventaire dans le système de gestion des biens;
3. les questions mentionnées dans la Certification du dénombrement des stocks ont été réglées.

35. Les agents principaux des Finances et de la Gestion du matériel de chaque unité opérationnelle prépareront et cosigneront la Certification du dénombrement des stocks, puis la feront parvenir au contrôleur régional. Une copie sera envoyée au responsable régional de la Gestion du matériel, et une autre copie sera conservée dans les dossiers de l'établissement.

36. Le contrôleur régional doit faire part des résultats de l'inventaire matériel au contrôleur à l'administration centrale selon les Procédures des comptes publics émises annuellement.

37. Des exceptions ou des variations mineures dans l'inventaire des biens ne devraient pas retarder la préparation de la certification. En présence d'une telle situation, il faut consulter les responsables régionaux de la Gestion du matériel et des Finances afin de déterminer si la certification peut être nuancée et de quelle manière (au moyen de notes ou d'ajouts), de sorte qu'elle soit signée et présentée à temps.

38. Une fois que toutes les régions auront présenté leur rapport, l'agent principal des Finances du Service (CASC) doit signer la Lettre de déclaration annuelle et la remettre au commissaire aux fins d'approbation et d'acheminement au receveur général et au vérificateur général du Canada. La Certification du dénombrement des stocks doit accompagner la Lettre de déclaration de fin d'exercice de l'administration centrale et de chaque administration régionale, établissement et bureau de libération conditionnelle.

Annexe D - PROCÉDURES ET RESPONSABILITÉS DU SCC AYANT TRAIT À L'ALIÉNATION DES BIENS MEUBLES DE LA COURONNE

OBJECTIF

1. Fournir au SCC des directives sur l'aliénation des biens en soulignant les modifications au processus d'aliénation, énoncées dans le nouveau document de politique du Conseil du Trésor. Il revient à Corcan de comptabiliser et de gérer ses propres biens.

INSTRUMENT HABILITANT

2. Politique de la gestion du matériel du Conseil du Trésor sur « L'aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne », publiée en février 2000.

EXIGENCE

3. Veiller à ce que l'aliénation des biens meubles du Service déclarés excédentaires soit effectuée conformément aux politiques des organismes centraux.

RESPONSABILITÉS

4. Les gardiens doivent signaler au coordonnateur de la gestion des biens de l'unité opérationnelle tous les biens meubles dont ils n'ont plus besoin. Il est recommandé de procéder trimestriellement à l'examen des biens excédentaires, puis de soumettre un rapport au responsable régional de la Gestion du matériel.

5. Le responsable régional de la Gestion du matériel et son délégué à l'unité opérationnelle peuvent déclarer des biens excédentaires et les confier aux Centres de distribution des biens de la Couronne (DBC) ou aux fournisseurs de ceux-ci, au Programme des ordinateurs pour les écoles, ainsi qu'aux fournisseurs titulaires d'un contrat et désignés spécialistes nationaux de la revente des véhicules. Ils peuvent également identifier et aliéner les biens qui, selon eux, doivent être détruits.

6. Dans le cas des projets pilotes en matière d'aliénation, comme celui de la région de l'Ontario, le destin du projet sera déterminé d'après les discussions avec le Comité d'aliénation régional.

7. Tous les responsables régionaux de la Gestion du matériel peuvent procéder à l'aliénation en vue de réduire les coûts. Ils doivent cependant tenir un registre de tous les dons et le soumettre, dans un délai de 30 jours suivant la donation, au contrôleur régional pour fins de contrôle. Ce pouvoir ne doit pas être délégué à une autre personne.

DONS DE BIENS

8. Deux types de dons de biens excédentaires sont visés par la nouvelle politique du Conseil du Trésor.

1. Le premier type concerne les biens de grande valeur, tel le don de matériaux excédentaires pour clôture de périmètre à la collectivité locale. Dans ce cas, et dans les cas semblables, nous devrons toujours obtenir l'approbation de notre ministre avant de prendre une telle mesure.
2. Le deuxième type consiste en des dons en vue de réduire les coûts, à faire quand le coût estimatif de l'aliénation (soit les frais de manutention, de transport et d'entreposage directs, la mise en marché, les honoraires, les commissions et les frais de personnel, etc.) dépasse les recettes prévues. Par exemple, l'aliénation d'un vieux bureau peut coûter 50 $, et le rabais ou le paiement provenant de la DBC s'est élevé, dans le passé, à 40 $. Conformément à la politique, les biens de faible valeur ou sans valeur marchande peuvent être donnés, recyclés ou détruits d'une manière acceptable sur le plan environnemental s'il s'agit du moyen d'aliénation le plus rentable, qui peut résister à l'examen du public. Dans la majorité de ces cas, nous devrions conclure des accords d'offre permanente par l'intermédiaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou faire des arrangements avec la DBC pour aliéner des produits en bois, en métal, en papier ou en carton, des tissus ou chiffons, et même des étuis de cartouche, etc.

9. Lorsque les dons en vue de réduire les coûts s'avèrent la pratique à privilégier, les biens doivent être offerts à une société d'État, un autre palier de gouvernement, une œuvre de bienfaisance ou un organisme sans but lucratif, une collectivité des Premières nations ou un conseil scolaire au Canada. L'unité opérationnelle et la région concernées doivent s'assurer que les bénéficiaires des biens excédentaires sont sélectionnés d'une manière qui sera perçue par le public comme juste, équitable et transparente. Il faut tenir des dossiers appropriés pour ce type d'aliénation et les soumettre périodiquement à une vérification ou un examen. Les régions doivent prévoir des contrôles internes pour prévenir les abus. Chaque unité ou région doit dresser une liste des organismes intéressés et admissibles. Ces listes doivent être approuvées par le responsable régional de la Gestion du matériel et par le contrôleur régional. Le gestionnaire du matériel de l'unité opérationnelle s'occupera de l'établissement et de la mise à jour de la liste.

10. Le Comité d'inspection des biens de l'unité opérationnelle doit exposer au responsable régional de la Gestion du matériel les motifs à l'appui du don visant à réduire les coûts.

11. Le responsable régional de la Gestion du matériel se chargera d'examiner la demande concernant le don en vue de réduire les coûts et décidera de la rejeter ou de donner son approbation.

12. Les dons en vue de réduire les coûts ne devraient être faits qu'exceptionnellement. Il faut continuer d'aliéner les biens de faible valeur par l'entremise de la DBC lorsque cela s'avère faisable.

PROGRAMME DES ORDINATEURS POUR LES ÉCOLES

13. Tous les ordinateurs personnels, moniteurs, claviers, imprimantes et autres articles connexes dont nous n'avons plus besoin doivent être offerts au Programme des ordinateurs pour les écoles d'Industrie Canada. Si le Programme n'a pas besoin du matériel proposé, il faut prendre les mesures habituelles d'aliénation.

ACCORD AVEC LA PROVINCE DE LA COLOMBIE-BRITANNIQUE

14. Un accord a été conclu en vertu duquel la Colombie-Britannique vendra les biens excédentaires de la Couronne dans cette province. Par conséquent, en Colombie-Britannique, nous continuerons à envoyer nos biens excédentaires à la DBC provinciale et nous aurons aussi la possibilité d'avoir recours aux processus d'aliénation prévus dans la nouvelle politique du Conseil du Trésor.

RAPPORT

15. Il faut garder au moins les dossiers indiqués ci-après pour qu'ils puissent être consultés à des fins de renseignements, de vérification et de rapport.

• Mesures d'aliénation prises
• Type d'aliénation
• Nom des organismes participants

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