Information
Octobre 2000
Subventions et contributions de Santé Canada
Les programmes de subventions et contributions sont des mécanismes qui permettent à Santé Canada d'élaborer, en collaboration avec des partenaires, un vaste éventail de programmes de santé. Ils permettent de préserver et d'améliorer la santé de l'ensemble de la population et de fournir un soutien aux Premières nations et aux Inuits.
Catégories de programmes administrés
Les programmes de subventions et contributions de Santé Canada appuient des initiatives associées à trois grandes catégories. Il s'agit d'initiatives:
- qui remplacent des services de santé que le Ministère offre normalement (p.ex.: des accords de contribution permettant aux Premières nations et aux Inuits d'administrer eux-mêmes les programmes de santé, comme les Services de santé, les Services de santé non assurés, Pour des collectivités en bonne santé)
- qui s'intéressent aux priorités nationales et aux problèmes les plus importants pour lesquels on ne possède pas d'infrastructure ministérielle, de connaissances techniques ou de ressources spécialisées permettant d'assurer leur gestion (p.ex.: la Stratégie nationale sur le sida, la Stratégie nationale relative au cancer du sein, la Stratégie de traitement des toxicomanies et la Stratégie de recherche sur l'hépatite C)
- associées à des projets de recherche visant à améliorer les connaissances, les politiques et la prestation de programmes (p.ex.: programmes de contribution qui aident l'Institut canadien d'information sur la santé à coordonner la mise au point et la gestion d'un système d'information intégré en matière de santé).
Glossaire et définitions des termes
Subvention : transfert inconditionnel, versé à un individu ou à un organisme, non assujetti à un compte rendu ni à une vérification, mais pour lequel l'admissibilité peut faire l'objet d'une vérification et de conditions.
ontribution : transfert conditionnel effectué lorsqu'il est nécessaire, ou peut être nécessaire, de s'assurer que les fonds ont été utilisés conformément à la réglementation ou aux conditions du programme. La contribution se fonde sur le principe du remboursement d'un bénéficiaire pour certaines dépenses engagées conformément aux conditions mentionnées dans l'accord de contribution signé par les parties en cause.
Accord de contribution : texte spécifiant les modalités de l'engagement entre le ministère donateur et le bénéficiaire éventuel d'une contribution.
La décision relative à la forme que prendra le financement, soit une contribution ou une subvention, fait l'objet d'une recommandation du ministère. Cette recommandation est formulée lorsque le ministère rédige les modalités qui doivent être soumises à l'approbation du Conseil du Trésor. L'option retenue (p.ex.: contributions; subventions) dépend grandement du genre d'entreprise et d'organisme qui tirera profit des fonds. Les critères d'admissibilité et les demandes reçues avant l'approbation des subventions donnent l'assurance que les objectifs concernant le paiement seront atteints. S'il y a lieu, Santé Canada peut siéger à un comité directeur avec l'organisation bénéficiaire.
Processus relatif aux contributions
Une contribution est un paiement de transfert conditionnel effectué lorsqu'il est nécessaire, ou peut être nécessaire, de s'assurer que les fonds sont utilisés conformément à la réglementation ou aux conditions du programme. Autrement dit, la contribution se fonde sur le principe du remboursement d'un bénéficiaire pour certaines dépenses engagées conformément aux modalités mentionnées dans l'accord de contribution signé par les parties en cause. Les modalités comprennent des éléments clés tels que le nom du ou des bénéficiaires, une explication de la façon dont la contribution souscrit aux objectifs du programme, le montant maximal qui sera versé, la formule de calcul et le calendrier des paiements, le nom de la personne qui a le pouvoir d'approuver, de signer et de faire les paiements, les conditions de vérification ainsi que les critères d'évaluation de l'efficacité du programme de contribution par rapport à ses objectifs.
Lorsqu'un accord de contribution est négocié avec un bénéficiaire, le projet est comparé aux programmes de Santé Canada approuvés par le Conseil du Trésor. Après avoir vérifié son admissibilité, on rédige un accord précisant le nom du ou des bénéficiaires, les dates de l'accord, les modalités selon ce qui a été établi par le Conseil du Trésor, les objectifs, les activités et les rapports nécessaires. L'accord est acheminé à un comité d'examen formé des responsables des contrats, de l'agent de projet, du gestionnaire du centre de rapport, des Finances, des Services juridiques (au besoin) et des Ressources humaines (au besoin). Après l'obtention de toutes les approbations, l'accord est signé par les deux parties.
Pour toute la durée de l'accord, des rapports financiers et des rapports d'activités sont soumis et vérifiés en plus d'être évalués en fonction des modalités, des objectifs, des activités et de l'obligation de rendre compte.
Outre des fichiers papier documentés, tous les accords de contribution sont consignés dans des systèmes qui enregistrent des données telles que le nom du bénéficiaire, les dates de début et de fin de l'accord, l'affectation financière, le genre d'accord, des renseignements sur le responsable du projet et les commentaires de ce dernier.
À l'échéance d'un accord ou dans le cadre d'une vérification régionale, les recouvrements sont traités comme des opérations financières. On envoie une lettre (ou plusieurs lettres) au bénéficiaire expliquant la raison du recouvrement et un suivi est effectué comme ce serait le cas pour tout autre « compte débiteur ». Si le problème n'est pas réglé, un soutien ou des conseils juridiques sont alors demandés.
Contributions à la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits de Santé Canada
Accords de contribution
Pendant de nombreuses années, Santé Canada a fourni directement des services de soins de santé aux Premières nations et aux Inuits du Canada. Au cours des années 1970, les politiques gouvernementales ont commencé à préconiser une plus grande attribution de pouvoirs aux Premières nations et aux Inuits afin qu'ils s'occupent eux-mêmes de la prestation des services de santé sur leurs territoires respectifs. Par conséquent, les nouveaux programmes de santé ont nécessité des mécanismes permettant aux communautés inuites et des Premières nations de gérer et de contrôler la prestation des services de santé donnés à leurs membres. Les programmes de santé des Premières nations et des Inuits, approuvés par le Conseil du Trésor, ont commencé à inclure une autorisation en vertu d'un accord de contribution donnant aux communautés inuites et des Premières nations le pouvoir d'administrer elles-mêmes les programmes. Au fil des ans, le Conseil du Trésor a approuvé différents accords de contribution tenant compte de la nature des programmes et de la capacité administrative des organisations des Premières nations d'assurer la prestation des services.
Le rôle de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits
La Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits (DGSPNI) tente en étroite collaboration avec les Premières nations de renforcer les capacités au sein de la communauté. Lorsqu'une communauté inuite ou une communauté des Premières nations s'occupe de la prestation d'une certaine partie des services de santé en vertu d'un accord de contribution, la DGSPNI visite périodiquement la communauté pendant et après la négociation de l'accord. La Direction générale offre soutien et conseils aux Premières nations afin d'assurer la bonne prestation des services de santé précisés dans l'accord de contribution. La Direction générale assure également un suivi afin de s'assurer que tous les fonds sont utilisés conformément aux modalités de l'accord de contribution.
Catégories d'accords de contribution
Les communautés des Premières nations intéressées à exercer davantage de pouvoirs sur leurs services de santé ont le choix de différentes approches selon leur admissibilité, leurs intérêts, leurs besoins et leur capacité. Une discussion préparatoire avec la DGSPNI permet d'obtenir de l'information visant à aider les communautés à choisir la meilleure approche pour leur milieu.
Transfert des services de santé
Les communautés inuites et des Premières nations au sud du 60e parallèle sont admissibles au processus de transfert des services de santé. Lorsqu'une communauté décide de participer au processus de transfert, on amorce un processus de planification et des fonds sont accordés à cette fin. Pendant la phase de planification, la communauté doit établir une structure de gestion de la santé, examiner les exigences de formation, évaluer ses besoins en matière de santé et élaborer un plan de santé communautaire. La dernière activité de cette phase consiste à discuter de l'accord de transfert des services de santé et à se préparer à le signer. En vertu de cet accord, la communauté deviendra entièrement responsable de la prestation des services.
Services de santé communautaire intégrés
Au début, le transfert représentait la seule option qui s'offrait aux communautés souhaitant accroître leurs pouvoirs relativement aux programmes et services de santé à l'exception des accords de contribution de base. Un examen du transfert des services de santé a confirmé que les communautés n'étaient pas toutes prêtes à passer à un tel niveau de pouvoirs en matière de services de santé. Par conséquent, à la fin de 1994, le Conseil du Trésor a approuvé l'approche des services de santé communautaire intégrés qui représente une nouvelle option permettant aux communautés d'accéder à un niveau limité de pouvoirs dans le domaine des services de santé.
Les communautés qui optent pour l'approche des services intégrés établissent leur propre structure de gestion de la santé, mais partagent avec la DGSPNI la responsabilité de la prestation des services. De plus, ces communautés peuvent modifier le programme, de réaffecter les ressources et de créer des organismes de gestion de la santé qui reçoivent des fonds.
Pour certaines communautés, l'adoption de l'approche des services intégrés peut représenter le début de l'appropriation de pouvoirs plus importants par l'entremise du transfert ou de l'autonomie gouvernementale. Pour d'autres communautés, cette approche peut constituer la méthode la plus efficace de prestation de services de santé à leurs membres.
Entente de financement Canada-Premières nations
Santé Canada (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits) et Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) travaillent ensemble à l'examen des mesures qui pourraient être prises pour rationaliser les mécanismes et les outils de financement. Le comité sur les questions autochtones du sous-ministre a donc créé l'Initiative en matière d'efficience et d'efficacité dont l'objectif est d'étudier les possibilités de collaboration administrative au niveau de la gestion des ententes de financement entre le gouvernement fédéral et les Premières nations.
Par conséquent, une entente de financement multiministérielle a été élaborée conjointement par Santé Canada (Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits), Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) et le ministère de la Justice. Cette entente a été mise en oeuvre au cours de l'exercice1999-2000. L'Entente de financement Canada-Premières nations constitue un nouveau mécanisme de financement dont peuvent se servir les Premières nations souhaitant conclure une entente qui englobe des programmes de plusieurs ministères fédéraux, de manière à réduire le nombre d'ententes et le fardeau administratif tant pour les bandes que pour les ministères fédéraux.
Accords types
Les accords types ou les modèles d'accord sont modifiés de temps à autre afin de les adapter aux nouveaux enjeux et de clarifier certaines clauses. Les accords abordent maintenant des questions telles que les circonstances imprévues, la confidentialité et les dossiers médicaux, les interventions, la responsabilité du ministre, le processus de règlement des différends et le développement menant à un accord de contribution. De plus, les clauses portant sur l'évaluation, la résiliation, les revendications des peuples autochtones/droits issus de traités/revendications territoriales et les programmes obligatoires sont maintenant clairement définies. Les accords actuels sont le reflet des politiques gouvernementales, des avis juridiques et de la participation des Premières nations datant d'un certain nombre d'années. L'objectif des six modèles élaborés est de mieux répondre aux préoccupations de toutes les parties concernées.
Le processus de vérification
Les priorités de la Direction de la vérification interne sont établies en fonction d'une analyse des risques opérationnels. Le processus de planification comprend des activités régulières de consultation auprès de la haute direction et un suivi continu des nouvelles questions liées à la fonction de contrôleur touchant Santé Canada, autant à l'interne qu'à l'externe. Le plan de la Direction de la vérification interne est soumis chaque année au Comité ministériel de vérification et d'évaluation pour fins d'approbation. Ce Comité, qui est présidé par le sous-ministre adjoint, est formé de représentants provenant des différentes directions générales et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le plan de vérification s'intéresse aux aspects suivants:
- le risque que les fonds publics soient utilisés d'une façon inefficace et non efficiente
- le risque que les ressources publiques ne soient pas protégées adéquatement
- le risque que les fonds publics servent à procurer des avantages personnels
- la probabilité que se produise l'une ou l'autre des situations ci-dessus mentionnées.
Le plan est adapté au gré des faits nouveaux. Les modifications sont examinées et approuvées par le Comité ministériel de vérification et d'évaluation.
La structure du plan de vérification interne permet d'éviter le dédoublement du travail effectué par le vérificateur général au sein de Santé Canada.
Au cours des cinq dernières années, le vérificateur général a réalisé un certain nombre de vérifications de l'optimisation des ressources relativement aux programmes de Santé Canada, y compris des vérifications des systèmes et des processus liés aux contributions. La Direction de la vérification interne s'est surtout intéressée aux accords de contribution avec les Premières nations et les Inuits.
Vérification des accords de contribution de la DGSPNI
Les vérifications des accords de contribution de la DGSPNI visant des programmes et des services offerts dans les communautés des Premières nations et dans les communautés inuites ne sont pas effectuées au hasard. Il existe un processus annuel de vérification des accords de contribution conclus en vue de la prestation de services de santé aux Premières nations et aux Inuits. Chaque année, la Direction de la vérification interne (DVI) de Santé Canada fait parvenir une lettre d'appel aux directeurs régionaux de la DGSPNI leur demandant d'établir une liste classée par ordre de priorité des organisations qu'ils aimeraient faire soumettre à une vérification au cours de la prochaine année. Les accords de contribution ne sont pas choisis seulement en raison de la perception d'un risque ou d'une mauvaise gestion. En effet, le directeur régional de la DGSPNI peut demander que soit vérifié un accord pour aider à renforcer le processus de responsabilisation concernant les contributions et les services financés en vertu de celles-ci. De même, le suivi d'une vérification se fait en collaboration et en partenariat avec la communauté.
Suivi des vérifications
Lorsqu'un accord de contribution de la DGSPNI visant des programmes et des services au sein d'une communauté des Premières nations ou d'une communauté inuite a fait l'objet d'une vérification, les résultats de cette vérification sont transmis au directeur régional de la DGSPNI. Le personnel régional de la DGSPNI passe en revue les résultats de la vérification avec la communauté. À cette étape du processus de vérification, la communauté a la possibilité de passer en revue le rapport de vérification, de discuter du rapport avec la DGSPNI et de fournir, si besoin est, de la documentation supplémentaire. Lorsque, suivant l'examen de la vérification avec la communauté, il apparaît que des dépenses réclamées ne sont pas conformes aux modalités de l'accord de contribution, la DGSPNI établit en consultation avec la communauté un échéancier de recouvrement des fonds. Si d'autres problèmes sont relevés dans le rapport, le plan conjoint comprendra aussi des mesures pour les régler. Il faut aussi s'assurer que les mesures de recouvrement des fonds n'entraînent pas une interruption des services de santé dans la communauté.
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