Procédure des IRSC pour l'examen des allégations de non-conformité avec les politiques en matière de recherche
22 juillet 2004
ISBN 0-9736921-0-3
[ PDF (286 Ko) | Aide ]
Table de matières
Acronymes
Préambule
Définitions
- Ouverture et accessibilité
- Transparence et reddition de comptes
- Processus équitable
- Apprentissage continu
Schéma de décision
Acronymes
CA Conseil d'administration des IRSC
CCPA Conseil canadien de protection des animaux
CHD Comité de la haute direction des IRSC
CIR Comité de l'intégrité de la recherche des IRSC
CPE Comité permanent de l'éthique
CRSH Conseil de recherche en sciences humaines
CRSNG Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie
du Canada
IRSC Instituts de recherche en santé du Canada
PE Protocole d'entente
SASC Système d'alerte sur le statut du candidat
Préambule
Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont responsables envers les Canadiens de la façon dont ils investissent les fonds publics pour la recherche en santé. Il incombe donc aux IRSC de s'assurer que les recherches qu'ils financent respectent les exigences établies dans leurs propres politiques de financement et celles des organismes subventionnaires.
La Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada est la loi habilitante qui établit le mandat des IRSC. Ce mandat compte plusieurs aspects :
- La promotion, le soutien et l'exécution de projets de recherche selon les normes internationales les plus élevées d'excellence et d'éthique scientifique;
- L'encouragement des échanges sur les principes d'ordre éthique et sur l'application de ces principes à la recherche en matière de santé;
- La garantie de la transparence des investissements du gouvernement du Canada dans la recherche en matière de santé et l'obligation de rendre des comptes à la population canadienne.
Le comité permanent de l'éthique (CPE) des IRSC a créé un sous-comité sur la promotion de l'intégrité en recherche (SPIR) lequel a rédigé la présente procédure, qui est en fait un guide permettant de traiter efficacement les allégations de non-conformité avec les politiques des IRSC ou des organismes subventionnaires. Le CPE reconnaît qu'il faut que cette procédure évolue et s'engage à soutenir son amélioration continue.
La procédure se fonde sur les principes suivants de maintien et de promotion de l'intégrité dans la recherche :
- Ouverture et accessibilité
- Transparence et reddition de comptes
- Processus équitable
- Apprentissage continu
Ces principes respectent les valeurs fondamentales des IRSC énoncées dans le document Investir dans l'avenir du Canada : Plan stratégique des IRSC pour l'innovation et la recherche en santé - 2003-2004 à 2007-2008 :
Bien public
- Intérêt du public dans la création et l'utilisation de connaissances en matière de santé au cours de la recherche et des activités connexes appuyées par les IRSC.
Excellence
- Dans tous les aspects des travaux entrepris par les IRSC, incluant la recherche, l'application des connaissances et les services organisationnels, les IRSC s'efforcent de respecter les normes internationales d'excellence les plus élevées.
Éthique
- Les IRSC croient que l'excellence en recherche et la bonne gouvernance nécessitent le développement et l'application de solides principes d'éthique.
Intégrité
- Les IRSC maintiennent et encouragent le respect de politiques pertinentes en matière d'organisation et de recherche et ce, avec la plus grande honnêteté, probité et professionnalisme.
Liberté d'enquêter
- Les IRSC reconnaissent que le but premier de toute recherche dans le domaine public est la création de nouvelles connaissances dans un environnement qui incorpore les principes de liberté d'enquêter et de diffusion de résultats de recherche non assujettie à des restrictions.
Transparence et reddition de comptes
- Le processus décisionnel devrait s'assurer que toutes les décisions sont justes, ouvertes, dignes de confiance et peuvent satisfaire à un examen approfondi du public.
Collaboration
- Les IRSC valorisent le respect mutuel et les relations positives avec les partenaires et les intervenants qui s'engagent à la transparence, à la responsabilité et à l'équité, et qui respectent mutuellement les priorités et les objectifs de l'autre.
Données probantes
- Priorités de financement et élaboration de politiques fondées sur les meilleures données probantes disponibles.
Innovation
- Les IRSC valorisent les nouvelles idées et les approches créatrices visant à examiner les difficultés liées à la santé et au système de santé au Canada et partout dans le monde.
On souhaite que la procédure soit conforme au Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales (PE) et, plus particulièrement, à l'annexe 8 du PE : Examen et résolution des cas d'inobservation des politiques des organismes subventionnaires. (Actuellement, cette annexe fait l'objet d'une révision.)
À moins d'imprévus, les IRSC s'engagent à respecter l'échéancier fourni dans le présent document. Si les circonstances ne permettaient pas de respecter entièrement l'échéancier, les IRSC s'engagent à prendre les mesures qui s'imposent dès qu'il sera raisonnablement possible de le faire.
Définitions
Aux fins de la présente procédure, on entend par :
« Système d'alerte sur le statut du candidat » ( SASC ), le système utilisé par les IRSC pour avertir les employés qui reçoivent et traitent les demandes de subvention du fait qu'un chercheur ou un établissement n'est plus admissible au financement.
« Établissement », toute entité qui reçoit ou administre du financement des IRSC; il peut s'agir d'établissements qui ne sont pas affiliés à des universités, comme des hôpitaux communautaires.
« Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales (PE) », l'entente conclue entre le CRSNG, le CRSH, les IRSC et les établissements financés. Le PE et ses annexes décrivent les exigences fondamentales pour obtenir et maintenir l'admissibilité de l'établissement à administrer les fonds fournis par l'organisme.1
« Non-conformité », tout écart des politiques de recherche pertinentes, qu'il soit délibéré ou involontaire, particulièrement les écarts ayant trait aux aspects suivants :
- Le manquement à l'éthique de la recherche;
- L'inconduite dans la recherche et les travaux d'érudition;
- La mauvaise gestion des fonds publics.
L'annexe 8 du PE intitulée Examen et résolution des cas d'inobservation des politiques des Organismes subventionnaires propose trois niveaux de non-conformité:
Palier 1 - Si l'Organisme et l'Établissement considèrent la faute alléguée comme un manquement mineur, l'Organisme et l'Établissement font enquête de façon informelle et, s'il y a lieu, corrigent la situation. Les agents chargés de l'administration de la recherche concernés sont informés, mais les cadres supérieurs de l'Établissement ne participent généralement pas à la résolution du cas. Normalement, les détails de tels cas ne sont pas divulgués aux autres organismes subventionnaires fédéraux.
Palier 2 - Si l'Établissement ou l'Organisme considère que le manquement signalé est grave et confirmé, les agents chargés de l'administration de la recherche examinent la documentation et fixent un délai réaliste pour remédier à la situation. L'Organisme ou les Organismes peuvent demander que l'Établissement prenne des mesures correctives, par exemple qu'il embauche un consultant pour faciliter l'élaboration et la mise en ouvre d'un plan de redressement.
Palier 3 - Si le problème n'est pas résolu au palier 2 ou s'il s'agit d'un cas très grave ou de nature très délicate, le cas est soumis aux cadres supérieurs de l'Établissement et de l'Organisme.
« Procédure », les principes et les processus connexes énoncés dans le présent document.
« Politiques en matière de recherche », inclut les politiques suivantes, mais pourrait inclure d'autres politiques :
- Énoncé de politiques des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains;
- Politique inter-conseils sur l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition;
- Guide de subventions et bourses des IRSC
- Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines : Lignes directrices pour la recherche financée par les IRSC;
- Politiques et lignes directrices du CCPA sur le soin et l'utilisation des animaux de laboratoire;
- Protocole d'entente sur les rôles et les responsabilités des organismes et établissements en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales, et les annexes (PE).
« Sanctions » imposées par les IRSC. Ces sanctions peuvent inclure les mesures suivantes, sans se limiter à celles-ci :
Sanctions aux chercheurs sur une base individuelle (conformément aux modalités de la Politique inter-conseils sur l'intégrité dans la recherche et les travaux d'érudition)
- refuser d'étudier les demandes futures pour une période définie;
- annuler les versements qui restent de la subvention ou de la bourse;
- demander le remboursement, en tout ou en partie, des fonds déjà versés dans le cadre d'une subvention ou d'une bourse pour la recherche ou les travaux d'érudition touchés.
- Renvoyer aux autorités compétentes les cas où les faits signalés portent à croire qu'il y a eu infraction criminelle.
Sanctions aux institutions (conformément aux modalité de l'Annexe 8 du Protocole d'entente)
- Suspendre temporairement le financement de programmes ou de projets spécifiques jusqu'à ce que les mesures correctives nécessaires soient appliquées;
- Retirer l'admissibilité de l'Établissement ou de son corps professoral, en totalité ou en partie, au financement des IRSC ;
- Renvoyer aux autorités compétentes les cas où les faits signalés portent à croire qu'il y a eu infraction criminelle.
1 L'annexe 2 du PE précise la responsabilité institutionnelle d'élaborer une politique et des méthodes qui répondent, au minimum, aux critères de l'Énoncé de politique des Trois Conseils - Éthique de la recherche avec les êtres humains (end of italic) et Recherche sur les cellules souches pluripotentes humaines: Lignes directrices pour la recherche financée par les IRSC et d'appliquer ces politiques et lignes directrices à toutes les recherches conduites sous les auspices de l'institution, indépendamment de la source de financement.
I. Ouverture et accessibilité
Principe
Le IRSC s'engagent à adopter un processus ouvert facilement accessible à toute personne qui souhaite faire parvenir une allégation de non-conformité.
Processus
- Cette procédure doit être accessible au public sur le site Web des IRSC, dans les documents publics et par le truchement des serveurs de listes pertinents, selon le cas. Elle doit être fournie sur demande aux employés, aux établissements, aux chercheurs, aux participants aux recherches et au grand public.
- Les IRSC doivent nommer un agent des politiques en matière d'éthique qui aura pour responsabilité de recevoir les allégations de non-conformité avec les politiques de financement qui s'appliquent.
- Il incombe à l'agent des politiques en matière d'éthique de communiquer directement avec la source de l'allégation et de faciliter son accès aux IRSC.
- Le nom, l'adresse, le courrier électronique de même que les numéros de téléphone et de télécopieur de l'agent des politiques en matière d'éthique seront accessibles au public, de même que la procédure proprement dite, conformément au point 1, ci-dessus.
II. Transparence et reddition de comptes
Principe
La protection et la promotion de l'intégrité des recherches sont une responsabilité générale qui doit être mise en commun dans toute l'organisation. Les IRSC s'engagent à garantir l'établissement d'une hiérarchie claire des responsabilités à tous les paliers de l'organisation, au besoin, pour la mise en ouvre de cette procédure.
Les processus de prise de décisions qui font partie de cette procédure doivent être le plus possible justes, ouverts et communicables et pouvoir soutenir un examen public minutieux.
Processus
- Les IRSC doivent créer un comité de l'intégrité de la recherche (CIR) composé des membres suivants :
- Directeur, Éthique
- Directeur, Programmes de création de connaissances ou Directeur, Programmes d'application de la recherche
- Directeur, Gestion de l'information
- Directeur, Finances et administration
- Directeur, Institut des IRSC
- Chercheur
- Administrateur d'établissement
- Non-spécialiste
- Expert externe en éthique
- Membre du CPE *
- Une liste où figure le nom de trois volontaires pour chacun des postes suivants sera tenue à jour afin de garantir la disponibilité d'un volontaire pour siéger à chacune des réunions du CIR :
- Chercheur
- Administrateur d'établissement
- Non-spécialiste
- Expert externe en éthique
Le CIR peut aussi consulter d'autres employés ou membres externes, au besoin, de façon ponctuelle. Ces consultations respecteront la confidentialité de toutes les parties touchées, conformément au principe de processus équitable, expliqué ci-dessous.
- On aura quorum lorsque la moitié des membres du CIR plus un seront présents. Le président du CIR ou son remplaçant et au moins un membre externe qui n'est pas employé par CIHR doivent doit être présents à chaque réunion du CIR.
- Le CIR doit se réunir au besoin pour examiner les allégations de non-conformité et décider des mesures les plus adéquates à prendre. L'examen des allégations par le CIR doit se faire conformément à la présente procédure.
- Le directeur du Bureau de l'éthique doit assurer la présidence du CIR et signer la correspondance au nom du CIR.
- Le directeur du Bureau de l'éthique, à titre de président du CIR, doit fournir régulièrement un rapport sommaire au CHD des IRSC (composé du président, du vice-président des Services et des opérations, du vice-président, Application des connaissances et partenariat et du vice-président Affaires générales), sur la nature, l'état d'avancement et le règlement des plaintes reçues. Le rapport comprendra également un bref résumé des cas que le CIR a décidé d'abandonner et des raisons de ces décisions.
- Le CHD doit décider, au besoin, d'informer le CA des cas particulièrement graves.
- L'agent des Politiques en matière d'éthique étayera et consignera des données statistiques ayant trait aux aspects suivants :
- le nombre d'allégations reçues par le CIR au cours d'une année donnée; la nature générale des allégations reçues;
- le nombre d'allégations qui ont été abandonnées, et les raisons de l'abandon;
- le nombre d'allégations acceptées pour lesquelles il y a eu enquête;
- le nombre de cas réglés selon les catégories de résultats;
- le nombre d'allégations qui sont en suspens.
- Conformément aux principes d'ouverture et d'accessibilité, ces données statistiques doivent être affichées sur le site Web des IRSC et mises à jour deux fois par année.
* À réévaluer après 6 mois, compte-tenu de la nature opérationnelle des travaux du CIR
III. Processus équitable
Principe
Les IRSC s'engagent à respecter le principe de processus équitable pour toutes les parties touchées (c.-à-d. la personne qui fait l'allégation, la personne sur qui porte l'allégation, l'établissement touché et d'autres parties). Grâce à la mise en ouvre de cette procédure, les IRSC étudieront les allégations de non-conformité de façon juste et opportune.
Processus
- Habituellement les allégations de non-conformité doivent être présentées par écrit à l'agent des politiques en matière d'éthique par la personne qui fait l'allégation. Les allégations envoyées de source anonyme ou par le truchement d'un tiers pourraient être prises en considération, mais seulement si tous les faits pertinents sont publiquement accessibles ou par ailleurs vérifiables de façon indépendante.
- Lorsque quelqu'un des IRSC reçoit ou présente une allégation de non-conformité, celle-ci doit être transférée à l'agent des politiques en matière d'éthique.
- Les allégations que reçoit l'agent des politiques en matière d'éthique doivent être versées dans des dossiers confidentiels auxquels l'accès est restreint. Le nom des parties impliquées peut être divulgué aux employés et aux décideurs compétents des IRSC, mais seulement en cas de nécessité absolue.
- L'agent des politiques en matière d'éthique doit accuser réception à la source de l'allégation dans les trois jours ouvrables suivant la réception de l'allégation.
- L'agent des politiques en matière d'éthique doit communiquer avec la source de l'allégation pour obtenir les détails supplémentaires dont il a besoin avant de faire parvenir l'allégation aux membres du CIR.
- L'agent des politiques en matière d'éthique doit faire parvenir l'allégation aux membres du CIR pour qu'ils l'étudient à leur réunion ayant lieu dans les 30 jours qui suivent.
- Le CIR doit examiner l'allégation et décider de la mesure à prendre, c'est-à-dire :
- ne pas tenir compte de l'allégation;
- demander qu'il y ait une enquête; ou
- entreprendre de régler l'affaire directement avec l'établissement, lorsque l'allégation touche un établissement.
- Le CIR peut décider d'abandonner l'allégation s'il :
- a des raisons de croire que l'allégation est sans fondement;
- considère que l'allégation est étrangère au mandat des IRSC (p. ex., quand ni le chercheur ni l'établissement en question n'est financé par les IRSC); ou
- ne peut continuer à étudier l'allégation sans obtenir de renseignements supplémentaires, qu'il ne peut obtenir soit parce que la source est anonyme et que les faits ne sont pas publiquement accessibles ou, par ailleurs, vérifiables de façon indépendante, soit parce que la source refuse ou n'est pas en mesure de fournir ce type de renseignements.
- Si le CIR décide d'abandonner l'allégation, il doit informer la source de l'allégation de sa décision dans les 30 jours suivant la décision du CIR. Dans la mesure du possible, la source de l'allégation doit être aiguillée vers une autre organisation qui pourrait l'aider.
- Lorsque le CIR détermine qu'une enquête est justifiée, il peut déférer l'affaire à l'établissement pertinent ou à un organisme plus compétent pour effectuer l'enquête, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (L.R. 1985, c. P-21) du gouvernement fédéral à laquelle les IRSC sont assujettis.
- Par conséquent, le CIR doit obtenir le consentement de la source de l'allégation avant d'envoyer à l'établissement toute documentation contenant des renseignements personnels la concernant. Lorsque la source refuse que des renseignements personnels la concernant soient divulgués, le CIR doit retirer les renseignements personnels des documents avant de les envoyer à l'établissement. Le CIR doit indiquer clairement à la source de l'allégation que, dans certains cas, le fait d'éliminer tout renseignement personnel peut nuire à la capacité d'un établissement d'effectuer une enquête approfondie sur l'affaire.
- Toutes les enquêtes entreprises par les établissements doivent se conformer à ces procédures et être menées conformément à l'annexe 8 - Examen et résolution des cas d'inobservation des politiques des Organismes subventionnaires du PE.
- Lorsqu'il est informé des conclusions de l'enquête, le CIR doit se réunir dans les 30 jours pour les étudier.
- Dans les cas qui portent sur le palier 1 de non-conformité tel que défini par l'annexe 8 du PE, le CIR doit déterminer quelle est la réaction que doivent adopter les IRSC. Dans les cas de ce genre, le CIR doit informer le chercheur et l'établissement de sa réaction aux conclusions du rapport dans les 30 jours.
- Pour tous les cas des paliers 2 et 3, tels que définis dans l'annexe 8 du PE, le CIR doit formuler des recommandations à l'intention du CHD, qui prendra une décision et les mesures qui s'imposent. Au besoin, le cas doit être déféré au CA pour qu'il en prenne connaissance et (ou) prenne une décision finale.
- Si les IRSC ou l'établissement croient qu'une médiation serait utile, un médiateur, choisi d'un commun accord, sera nommé. Son rôle sera d'aider les deux parties à arriver à un règlement satisfaisant pour tous des questions en suspens. Il fera des recommandations à caractère non obligatoire que les deux parties pourront étudier.
- Les résultats de tous les cas liés aux paliers 2 et 3 doivent être communiqués au chercheur et à l'établissement.
- Lorsque la sanction imposée par les IRSC empêche un chercheur ou un établissement de présenter une demande de financement auprès des IRSC, le système d'alerte sur le statut du candidat ( SASC ) sera activé afin d'avertir les employés du fait qu'un chercheur ou un établissement n'est pas admissible et la période pendant laquelle il ne l'est pas.
IV. Apprentissage continu
Principe
Les IRSC et leurs employés s'engagent à tirer profit de leur expérience de traitement des cas d'allégations de non-conformité et à continuer à améliorer la procédure. Ainsi, la procédure se veut un document vivant qui devra être révisé régulièrement pour garantir une réponse juste et opportune aux allégations de manquement.
Processus
- Le CIR doit préparer chaque année un rapport qui résume les principales connaissances que son examen des allégations de non-conformité lui a permis d'acquérir. Le rapport comprendra un résumé anonyme des faits tirés de cas difficiles (p. ex., étude de cas) pour illustrer les défis auxquels le comité a fait face au moment d'appliquer la procédure. Conformément au principe d'ouverture et d'accessibilité, ce rapport annuel doit être affiché sur le site Web des IRSC.
- Le directeur de l'Éthique, à titre de président du CIR, doit présenter ce rapport annuel au CPE des IRSC pour que celui-ci puisse étudier de quelle façon la procédure pourrait être améliorée en vue de mieux relever les défis futurs.
- La procédure doit faire l'objet d'un examen deux ans après avoir été adoptée, et tous les trois ans, par la suite. On s'assurera ainsi qu'elle permet de répondre aux allégations de non-conformité de façon juste et opportune. La révision de la procédure doit être approuvée par le CA, après consultation avec le CPE.
Personne ressource :
Pour plus de renseignements ou pour obtenir de l'aide, veuillez communiquer avec :
Agent des politiques en matière d'éthique
Bureau de l'éthique, Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC)
160 rue Elgin
9e étage
Indice de l'adresse 4809A
Ottawa (Ontario)
K1A 0W9
Téléphone : (613) 954-1383
Télécopieur : (613) 946-0885
Courriel : ethique@irsc.gc.ca
Schéma de décision
