OBJET
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Les présentes lignes directrices renferment une
orientation, des conseils et des explications accompagnant la
Politique sur le système de classification et la
délégation de pouvoir en ce
qui a trait au processus d’évaluation.
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DÉFINITIONS
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Comité de classification – groupe
composé d'au moins trois personnes autorisées par
leurs ministères respectifs à évaluer le
travail. Les membres du comité devraient connaître
le travail à évaluer et l'organisation au sein de
laquelle le travail est effectué. Dans la mesure du
possible, les comités de classification devraient
comprendre des hommes et des femmes.
Évaluation – processus consistant à
évaluer un travail par rapport à une norme de
classification et servant à déterminer la
valeur relative du travail, en fonction des exigences de celui-ci.
Niveau –indicateur numérique du rang
pertinent d’un poste au sein de son groupe professionnel,
selon la valeur qui lui a été attribuée lors
de son évaluation au moyen de la norme de classification
appropriée.
Groupe professionnel – ensemble de professions ou
d’emplois liés de façon
générale par la nature des fonctions accomplies.
(Source : Politique sur le système de classification
et la délégation de pouvoir)
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VALEURS DE LA FONCTION PUBLIQUE
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Le
Code de valeurs et d’éthique de la fonction
publique met de l’avant les valeurs et
l’éthique de la fonction publique pour guider et
soutenir les fonctionnaires dans toutes leurs activités
professionnelles. Les valeurs démocratiques,
professionnelles, liées à l’éthique et
liées aux personnes y sont énoncées.
De plus, le
Cadre de surveillance de la classification définit
un certain nombre de valeurs plus spécifiques à la
classification qui vont de pair avec ces valeurs de
l’ensemble de la fonction publique. Les administrateurs
généraux, les gestionnaires et les conseillers en
ressources humaines doivent exercer leurs pouvoirs de
classification en respectant toutes ces valeurs.
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PRINCIPES D'ÉVALUATION
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Le processus d’évaluation doit respecter les
principes de la cohérence et du non-sexisme.
Seules les personnes ayant suivi une formation en
évaluation du travail doivent être choisies comme
évaluateurs.
Les évaluateurs devront étudier les faits et
veiller à disposer de toute l’information dont ils
ont besoin. Ils doivent pouvoir dire avec confiance que selon les
faits étudiés, leur décision est
justifiable.
Le niveau et le groupe professionnel ainsi que le taux de
rémunération actuels ne doivent pas influencer les
évaluateurs ni influer sur l’évaluation. La
rémunération obtenue par une personne influe
habituellement sur la perception que l’on a de
l’importance du poste de cette personne. Des études
ont révélé que le fait pour
l’évaluateur de connaître le taux de
rémunération a un effet statistiquement important
sur les évaluations, le travail moins bien
rémunéré obtenant de moins bonnes
évaluations. Les évaluateurs doivent faire
attention de ne pas céder à de telles idées
préconçues.
Les évaluateurs ne doivent pas faire de suppositions au
sujet d’un travail ou des rapports hiérarchiques
actuels. Le fait de faire des suppositions au sujet d’un
travail amène un élément de
subjectivité au sujet de sa valeur dans le cadre du
processus d’évaluation. Les évaluateurs
doivent faire preuve de neutralité et
d’objectivité. Ils doivent appliquer les normes de
classification de manière objective en fonction de la
description de travail et des autres renseignements pertinents
fournis et requis selon la norme de classification. Le rendement
personnel (sauf si un plan d’évaluation
orienté sur l’employé est utilisé),
les difficultés de recrutement, les salaires ou le niveau
de classification actuel du poste ne doivent pas être pris
en considération dans le cadre du processus
d’évaluation.
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RÔLES ET REPONSABILITÉS
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L’Agence de gestion des ressources humaines de la
fonction publique du Canada (AGRHFPC) détient toujours la
responsabilité générale d’assurer
l’intégrité du système de
classification, y compris le processus
d’évaluation.
Aux termes de la
Politique concernant le système de
classification et la délégation de pouvoir, les
administrateurs généraux peuvent classer les postes
au sein de leur ministère respectif conformément
à la politique, à la norme de classification
pertinente et aux lignes directrices émises par
l’AGRHFPC. Les représentants des ministères
devraient sélectionner les pratiques de gestion et les
mesures qui leur permettront de répondre à leurs
besoins selon les paramètres du cadre de travail prescrit
dans la politique et les renseignements fournis dans ces lignes directrices.
Il incombe aux administrateurs généraux de
garantir :
- que les gestionnaires et les conseillers en ressources
humaines au sein de leur ministère comprennent le
système de classification, y compris les normes de
classification utilisées par le ministère, et
qu’ils suivent une formation adéquate sur
l’évaluation des emplois;
- que les descriptions de travail au sein de leur organisation
sont exactes;
- que des consultations avec les représentants de
l’AGRHFPC et d’autres ministères se tiennent
lorsque les circonstances le justifient;
- que toutes les décisions en matière de
classification ont été prises de façon
transparente, équitable et uniforme et que ces
décisions sont justes et défendables;
- qu’un contrôle efficace du système de
classification du ministère est exercé au moyen
d’activités de surveillance et de
vérification interne qui garantiront
l’intégrité des résultats en
matière de classification et le dépôt de
rapports aux organismes centraux, au besoin.
Il incombe aux gestionnaires de garantir :
- qu’ils comprennent le système de classification,
y compris l’utilisation des normes de classification et
l’affectation des postes aux groupes professionnels;
- en qualité de parrains des postes, qu’ils
fournissent des renseignements précis et complets au
conseiller en ressources humaines ou aux membres de
comités de classification, au besoin;
- quand ils participent aux travaux de comités
d’évaluation, qu’ils appliquent les normes de
classification comme il se doit et avec cohérence
conformément aux présentes lignes directrices.
Il incombe aux gestionnaires et aux conseillers en ressources
humaines détenant des pouvoirs
délégués de classification de garantir :
- que les cotes et les groupes professionnels sont pertinents
au regard de l’organigramme du ministère,
conformément à la politique sur la classification,
et qu’ils sont harmonisés avec la relativité
de classification au ministère et dans l’ensemble de
la fonction publique;
- que les gestionnaires obtiennent les conseils et profitent du
savoir‑faire qui s’imposent au sujet du processus
d’évaluation, y compris la relativité
intraministérielle et interministérielle;
- que toutes les décisions en matière de
classification sont prises sous le signe de la transparence, de
l’équité et de la cohérence, et
qu’elles sont justes et défendables.
Il revient aux membres des comités de classification de
garantir :
- qu’ils comprennent le système de classification,
y compris les normes de classification et le processus
d’attribution des postes aux groupes professionnels;
- qu’ils appliquent les normes de classification avec
cohérence et comme il se doit conformément aux
présentes lignes directrices;
- qu’ils sont conscients du risque de subjectivité
et qu’ils y résistent, et qu’ils n’ont
aucune idée préconçue relativement à
l’objet de l’évaluation;
- que la relativité intraministérielle et
interministérielle est prise en considération au
moment de l’évaluation.
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PROCESSUS D'ÉVALUATION
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L’évaluation d’un travail consiste à
déterminer la valeur des emplois au sein d’une
organisation. Le processus d’évaluation est le
même, qu’il relève d’un comité de
classification ou d’un seul évaluateur. En bout de
ligne, le processus d’évaluation d’un travail
établit une hiérarchie des emplois au sein de
l’organisation qui fait état de la valeur relative
de chacun d’eux pour l’organisation. Le processus
d’évaluation est constitué des étapes
suivantes :
1. Un gestionnaire délégué ou un
conseiller en ressources humaines ayant suivi la formation qui
s’impose examine la description de travail afin de
vérifier qu’elle renferme toute l’information
pertinente et qu’elle est accompagnée d’un
organigramme à jour et complet et des autres pièces
justificatives requises selon la norme de classification.
2. Une fois que tous les renseignements
nécessaires ont été recueillis et que les
pièces justificatives ont été fournies,
l’évaluateur examine la description de travail et
attribue le travail à un groupe professionnel et à
un sous-groupe (le cas échéant). Les pourcentages de temps ne doivent pas
faire partie de la description de travail et ne constituent pas
un indicateur fiable de l’objet principal du travail.
3. Une fois que le travail a été
attribué à un groupe professionnel et à un
sous‑groupe, le cas échéant, les
étapes suivantes à observer sont celles qui sont
détaillées dans la norme
de classification qui s’impose.
L’attribution à un groupe professionnel et les
cotes doivent être opportunes compte tenu de
l’organigramme du ministère, et elles doivent
être harmonisées avec le mandat de
l’organisation. Avant qu’une décision finale
soit prise, il faut tenir compte de la relativité interne et externe des
postes semblables.
Il n’est pas acceptable de faire des suppositions. Les
évaluateurs doivent s’assurer de disposer de toute
l’information requise pour appliquer objectivement la norme
de classification qui s’impose. Ils ne doivent pas utiliser
leurs connaissances plutôt que celles du gestionnaire, de
l’employé qui occupe le poste ou que
l’information contenue dans la description de travail.
S’il leur manque l’information requise, les
évaluateurs ne doivent pas évaluer le travail tant
qu’elle ne leur est pas fournie. Les renseignements
additionnels fournis dans le cadre du processus
d’évaluation doivent être
consignés.
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OUTILS DE MISE EN CORRESPONDANCE DES NORMES DE
CLASSIFICATION
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Des
outils de mise en correspondance des normes de
classification ont été mis au point dans de
nombreux groupes professionnels afin de promouvoir
l’uniformité d’application des normes de
classification conformément aux descriptions de travail
établies selon la NGC. Ils permettent aussi de
déterminer et de recueillir l’information
susceptible de manquer dans ces descriptions de travail. Les
outils orientent les évaluateurs vers les
éléments, dans la description de travail
établie selon la NGC, les plus susceptibles de renfermer
la plus grande partie de l’information nécessaire
pour évaluer le poste relativement à chacun des
facteurs de la norme de classification.
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Pratiques exemplaires –
Évaluation
- Un examen de la qualité de la
description de travail par un conseiller en ressources humaines
avant l’évaluation permettra de simplifier le
processus d’évaluation en veillant à ce que
toute l’information pertinente soit mise à la
disposition de l’évaluateur.
- Les
outils de mise en correspondance des normes de classification
servent à déterminer où trouver
l’information dans les descriptions de travail
établies selon la NGC aux fins du processus
d’évaluation.
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MAINTIEN DE LA RELATIVITÉ INTRAMINISTÉRIELLE ET INTERMINISTÉRIELLE
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La relativité et le savoir‑faire technique aux
fins de l’application des normes de classification
constituent la clé de la cohérence et de la
pertinence des décisions de classification.
Le maintien de la relativité exige l’adoption
d’une démarche objective et uniforme en
matière d’évaluation du travail. Afin de
faire observer les valeurs de la fonction publique, les
évaluateurs doivent se concentrer sur les faits, et ne
rien présupposer au sujet de la valeur d’un
travail.
La relativité est interne et externe. Il est important
de pouvoir comparer des emplois faisant partie de
différentes composantes organisationnelles d’un
ministère et avec des emplois semblables, dans des
contextes organisationnels semblables, dans d’autres
ministères afin de veiller à ce que des cotes
semblables soient attribuées à des emplois
semblables. L’évaluation des emplois ne se fait
toutefois pas en vase clos. Lors de la comparaison des
descriptions de travail et des résultats
d’évaluation, dans différentes organisations,
il faut tenir compte du contexte organisationnel dans lequel le
travail est effectué. Au moment
d’« emprunter » des descriptions de travail qui
ont été rédigées et
évaluées dans une autre organisation ou un autre
ministère, il importe d’évaluer la
description de travail dans le nouveau contexte organisationnel
dans lequel elle est appliquée.
Il faut
consulter l’AGRHFPC relativement à toute
décision de classification susceptible d’avoir une
incidence notable sur la relativité
interministérielle.
Le recours à des comités
interministériels de classification est encouragé
dans les situations où la décision de
classification est liée à des postes que l’on
trouve dans de nombreux ministères ou dans la plupart
d’entre eux, ou si un ministère n’a pas
suffisamment de membres de comité pour soumettre un point
de vue objectif dans le cadre des
délibérations.
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Pratiques exemplaires – Maintien de la
relativité
- Des systèmes
ministériels d’information de gestion des ressources
humaines sont tenus à jour au moyen de données
d’évaluation de la classification à jour et
exactes, et des mises à jour périodiques sont
apportées au
Système d’information sur les postes et la
classification (SIPC).
- Des gestionnaires
délégués et des conseillers en ressources
humaines ont accès à
l’outil de requête du SIPC, ils ont reçu
la formation pour l’utiliser, et ils l’utilisent
régulièrement afin de comparer les données
ministérielles d’évaluation avec les
données de classification dans l’ensemble de la
fonction publique.
- Les ministères partagent
régulièrement l’information et la
documentation comme les descriptions de travail, les
organigrammes et les justifications avec des collègues
d’autres ministères.
- Au moment
d’« emprunter » des descriptions de travail qui
ont été rédigées et
évaluées dans une autre organisation ou un autre
ministère, il importe d’évaluer la
description de travail dans le nouveau contexte organisationnel
dans lequel elle est appliquée.
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CODES DE LA CLASSIFICATION NATIONALE DES PROFESSIONS (CNP)
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Pratiques exemplaires – Codes de la
CNP
- Les codes de la Classification nationale des
professions (CNP) sont utilisés comme moyen
additionnel de déceler un travail semblable au sein
d’organisations différentes à des fins de
relativité.
- Un code de la CNP est attribué
dès que la description de travail est
évaluée.
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VALEUR D'UTILISATION DES COMITÉS DE CLASSIFICATION
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L’AGRHFPC favorise le recours aux comités de
classification. Celui‑ci contribue à
l’intégrité du système de
classification en :
- réduisant le risque de
subjectivité à l’égard du travail.
L’exigence de consensus ralliant toutes les parties assure
le partage de toute l’information et fait en sorte que des
précisions sont demandées au besoin;
- accroissant la base de connaissances au
sujet du travail, du contexte organisationnel et de la
relativité dans le cadre du processus
d’évaluation. Ces renseignements pourraient ne pas
être disponibles avec un seul évaluateur;
- appuyant les valeurs
d’équité et de transparence dans le processus
d’évaluation. Les employés et les
gestionnaires accepteront plus facilement les résultats
s’ils savent qu’un comité de classification a
pris la décision.
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QUAND RECOURIR AUX COMITÉS DE CLASSIFICATION
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Il faut recourir à un
comité de classification :
- lorsque le résultat de
l’évaluation risque d’avoir une incidence
notable sur la relativité intraministérielle et
interministérielle ou sur la négociation
collective, ou s’il entraîne une augmentation
importante des dépenses salariales;
- quand un poste est soumis pour
reclassification;
- quand le résultat de
l’évaluation risque d’établir un
précédent;
- pour les emplois nationaux ou
génériques;
- relativement à des postes qui font
l’objet de litiges, quand la crédibilité et
la transparence sont essentielles;
- quand une nouvelle structure
organisationnelle susceptible de créer une nouvelle
relativité ou d’avoir une incidence sur celle qui
existe est mise en œuvre;
- quand un nouveau groupe professionnel est
créé dans un ministère.
Le conseiller en ressources humaines
délégué ou le gestionnaire
délégué, en consultation avec le conseiller
en ressources humaines, doit déterminer s’il y a
lieu de recourir à un comité de
classification.
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COMITÉS INTERMINISTÉRIELS
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Le recours à un comité
interministériel de classification est encouragé
quand :
- la décision de classification a
trait à des postes qui se trouvent dans un grand nombre ou
dans la plupart des ministères et risque
d’établir un précédent dans la
fonction publique;
- des préoccupations existent sur le
plan de la relativité interministérielle;
- un ministère n’a pas
suffisamment de membres de comité pour soumettre un point
de vue objectif dans le cadre des délibérations, ou
pour évaluer un genre de travail particulier en raison de
connaissances et d’une expérience insuffisantes.
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COMPOSITION DES COMITÉS
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Les personnes responsables du choix des membres des
comités d’évaluation doivent pouvoir prouver
aux tiers que leur choix est logique et pratique, qu’il est
gage d’une décision digne de foi, et qu’il est
conçu pour en arriver à une évaluation juste
et équitable du travail. La composition du comité
doit être acceptable pour le gestionnaire parrain comme
pour le conseiller en ressources humaines.
Les points suivants doivent être pris en
considération au moment du choix des membres d’un
comité de classification :
- les membres du comité ont suivi
une formation en évaluation des emplois; dans
l’ensemble, les membres du comité doivent
connaître les normes de classification en question, le
travail évalué et l’organisation dans
laquelle il sera effectué;
- au moins un membre est un gestionnaire
hiérarchique ayant suivi une formation;
- les comités
d’évaluation sont constitués de femmes et
d’hommes;
- les membres sont représentatifs de
la diversité des employés au ministère;
- ils ne sont pas en situation de conflit
d’intérêt; aucun membre ne doit être en
mesure de profiter, du point de vue personnel ou
opérationnel, des résultats de
l’évaluation.
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Pratiques exemplaires – Membres des
comités ayant suivi
la formation qui s’impose
- Les ministères ont un nombre
suffisant d’évaluateurs ayant suivi la formation
requise, ayant des connaissances de l’évaluation des
emplois et des normes de classification, afin de constituer un
bassin de membres de comités d’évaluation et
de comités d’étude de griefs en cas de
besoin.
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PROCESSUS D'ÉVALUATION - COMITÉS DE
CLASSIFICATION
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Les mesures suivantes doivent être observées pour
veiller à ce qu’un comité de classification
fonctionne avec efficience et efficacité :
1. Chacun des membres évalue d’abord
indépendamment la description de travail.
2. Le gestionnaire responsable du poste en processus
de classification peut assister aux travaux du comité afin
de fournir des renseignements et de répondre aux questions
des membres du comité. Les renseignements additionnels
fournis par le gestionnaire doivent être
consignés.
3. Le conseiller en ressources humaines fournit des
renseignements additionnels, s’il y a lieu, comme les
résultats d’un examen sur place le cas
échéant, l’information sur la
relativité intraministérielle et
interministérielle, et le savoir‑faire technique au
sujet de l’application de la norme de classification.
4. Les décisions sont prises par consensus,
plutôt que sur la foi d’un vote majoritaire. Comme le
processus d’évaluation constitue une recherche de la
cote qui s’impose, le comité doit s’efforcer
d’étudier les différends et d’y
remédier, et d’en arriver à une entente sur
la cote.
5. Si les membres du comité ne peuvent
s’entendre sur la cote, le ou les membres dont
l’opinion diffère de celle de la majorité
doivent rédiger un rapport minoritaire. La personne
à laquelle le pouvoir de classification est
délégué prend la décision
d’évaluation finale.
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COMMUNICATION DE L'INFORMATION
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En raison du caractère délicat de
l’information, toutes les personnes qui participent au
processus d’évaluation doivent accepter de ne pas
communiquer l’information obtenue dans le cadre du
processus ou au sujet de celui-ci, ou les résultats
de l’évaluation, sans l’autorisation des
fonctionnaires ministériels responsables.
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DOCUMENTATION
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Les ministères devraient conserver dans le dossier du
poste les documents suivants (exemplaire imprimé ou
électronique) relativement au processus
d’évaluation :
- la description de travail avec la date d’entrée
en vigueur autorisée par la signature du gestionnaire
concerné;
- l’organigramme;
- les renseignements qui justifient la date
d’entrée en vigueur fixée;
- un rapport sur l’examen sur place, s’il y a lieu,
confirmant que la description de travail décrit
fidèlement les fonctions assignées à
l’employé et exercées par celui‑ci
(concordance);
- le rapport du comité de classification signé
par tous les membres du comité;
- la décision de classification autorisée par le
conseiller en ressources humaines ou le gestionnaire
délégataire;
- une justification à l’appui de la
décision de classification et tout autre document
pertinent.
Le rapport du comité de classification, la
décision de classification autorisée, la
justification ou les autres renseignements pertinents peuvent se
trouver dans le même document.
Les données d’évaluation de la
classification sont inscrites dans le système
ministériel de gestion des ressources humaines pour
être transférées dans le
SIPC en temps opportun.
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